Åpen anbudskonkurranse: Rammeavtale Pukk og grus. Tilbudsfrist:

Transkript

1 Åpen anbudskonkurranse: Rammeavtale Pukk og grus Tilbudsfrist:

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1.0 ANSKAFFELSENS FORMÅL 2.0 OMFANG OG KONTRAKTSVERDI 3.0 GENERELT OM KONKURRANSEN 3.1 Krav til tilbudet 3.2 Avtalens varighet 3.3 Prosedyre 3.4 Kunngjøring 3.5 Kontaktperson 3.6 Utlevering av konkurransegrunlag 3.7 Innlevering av tilbud 3.8 Vedståelsesfrist 3.9 Rettelser/spørsmål 3.10 Offentlighet 3.11 Forbehold 3.12 Skatteattester og HMS-erklæring 4.0 KRAVSPESIFIKASJON 5.0 KVALIFIKASJONSKRAV 6.0 TILDELINGSKRITERIER 7.0 STANDARD KONTRAKTSVILKÅR 7.1 Endringer, tillegg m.v. 7.2 Forholdet til tredjemann 7.3 Dokumentrang 7.4 Taushetsplikt 7.5 Fakturerings- og betalingsbetingelser 7.6 Prisjusteringer 7.7 HMS 7.8 Kvalitet, reklamasjoner 7.9 Oppsigelse 7.10 Tvister 7.11 Bruk av utenlandsk arbeidskraft 7.12 Lønns- og arbeidsforhold VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Firmaopplysninger/signering Prisskjema Ekstra prisskjema HMS-erklæring

3 1. ANSKAFFELSENS FORMÅL Eigersund kommune innbyr til åpen anbudskonkurranse for kjøp av pukk og grus til kommunen. Formålet er å inngå en rammeavtale for 2 år, med mulighet for forlengelse i år. Det er ikke tillatt å gi tilbud på kun deler av oppdraget. 2. OMFANG OG KONTRAKTSVERDI Estimert årlig verdi på avtalen er ca. kr ,- eks MVA, basert på erfaringstall. Samlet verdi på avtalen, inkludert opsjon, vil være i størrelsesorden på ca. kr eks. MVA. Beløpet er veiledende og medfører ingen rettigheter for leverandør eller forpliktelse for kommunen. Kommunen gjør oppmerksom på at dette er masse til bruk i arbeid i egen regi. Kommunen forbeholder seg retten til å trekke ut prosjekter for separate konkurranser, som f.eks. totalentrepriser eller anleggsprosjekter. Kommunen forbeholder seg retten til å hente inn annen type masse med spesielle egenskaper, som ikke er tatt med i prisskjemaet, feks. Rekefjord-grus, fra ekstern leverandør. 3. GENERELT OM KONKURRANSEN 3.1 Krav til tilbudet Tilbyder skal utarbeide et skriftlig tilbud med dokumentasjon iht de krav som er spesifisert i dette konkurransegrunnlaget. Mangelfulle tilbud kan bli forkastet. Tilbudet skal følge denne rekkefølgen: 1. Tilbudsbrevet i vedlegg 1 med leverandøropplysninger og eventuelle forhold av ikke vesentlig karakter, samt signaturen til bemyndiget person. 2. Prisskjemaet i vedlegg 2 og 3 3. HMS egenerklæring (vedlegg 4 kan benyttes) 4. Skatteattester (skatt + MVA), ikke eldre enn 6 mnd 5. Firmaattest 6. Regnskap 7. Beskrivelse av masseuttak 8. Dokumentasjon erfaring og leveranser, jfr. kvalifikasjonskrav 9. Dokumentasjon knyttet til punktene i kapittel 4 kravspesifikasjon og kapittel 6 tildelingskriterier. Det gis ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Tilbudet skal være på norsk. Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av den enkelte tilbyder.

4 Det gjøres oppmerksom på at manglende dokumentasjon vil kunne føre til avvisning av leverandør og/eller tilbud. Avvisningsreglene knyttet til offentlige anskaffelser finnes i Forskrift til lov om offentlige anskaffelser til 11-11, og tilbydere oppfordres til å gjøre seg kjent med disse. 3.2 Avtalens varighet Rammeavtalen skal gjelde for to år fra planlagt avtaleinngåelse til med mulighet for forlengelse i år. 3.3 Prosedyre Konkurransen baseres på prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jf Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med tilhørende Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 del I og III. Informasjon om regelverket finnes på Kunngjøring Konkurransen utlyses i Doffin-databasen og den europeiske databasen TED. CPVkoder på på anskaffelsen er: : Grus, sand, knuste stein og tilslagsmaterialer og : Pukk. 3.5 Kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson i anskaffelsesprosessen er: Navn: Ellen Nilsen Skogen Telefon: ellen.nilsen.skogen@eigersund.kommune.no All kommunikasjon ifm. konkurransen skal rettes per til kontaktpersonen. 3.6 Utlevering av konkurransegrunnlag Konkurransegrunnlaget utleveres etter skriftlig anmodning om deltakelse per e-post til Oppdragsgivers kontaktperson. 3.7 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres i to eksemplarer i lukket, nøytral konvolutt og merkes «Tilbud på rammeavtale pukk og grus». I det ene eksemplaret skal leverandøren sladde den informasjonen som de mener skal unntas offentlighet. Oppdragsgiver vil imidlertid gjøre en selvstendig vurdering mht. offentlighet. Innlevering kan skje per post eller ved direkte oppmøte. (Post må være Oppdragsgiver i hende innen fristen).

5 Innleveringsfrist: kl Innleveringsadresse: Eigersund kommune Økonomiavdelingen v/ Ellen Nilsen Skogen Postboks Egersund Innleveringssted: Bøckmansgt. 2 (Rådhuset), 3. etj. Att. Ellen Nilsen Skogen For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Tilbud på /fax aksepteres ikke. Det vil ikke finne sted offentlig åpning av tilbudene. 3.8 Vedståelsesfrist Tilbyder skal vedstå seg sitt tilbud i tre måneder fra innleveringsdato. 3.9 Rettelser/spørsmål Innen tilbudsfristens utløp har kommunen rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Disse skal umiddelbart sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Tilbydere oppfordres til umiddelbart å informere Oppdragsgiver dersom det oppdages feil eller mangler i konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget skal stilles skriftlig til kontaktperson senest kl Spørsmål etter dette tidspunkt er ikke garantert svar. Dersom rettelser, endringer og suppleringer kommer så sent at det vanskeliggjør leverandørens mulighet til å ta hensyn til det i tilbudet skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelses av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. Opplysninger som kommunen gir på skriftlig forespørsel fra leverandører vil meddeles alle som har bedt om konkurransegrunnlaget Offentlighet Oppdragsgiver følger Offentlighetsloven mht til innsyn i tilbud og protokoll ( 23 tredje ledd) og meroffentlighet ( 11). Opplysninger som er underlagt taushetsplikt i medhold av lov eller forskrift er imidlertid unntatt offentlighet, som Fvl 13 og FOA 3-6. Tilbyder bes angi hvilke opplysninger i sitt tilbud som de mener skal unntas offentlighet. Oppdragsgiver vil imidlertid gjøre en selvstendig vurdering mht offentlighet.

6 3.11 Forbehold Dersom leverandøren tar forbehold eller har avvik mot deler av konkurransegrunnlaget, skal forbeholdene og avvikene beskrives entydig og presist i tilbudet, slik at det ikke kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes. Forbehold kan beskrives i vedlegg 1, eventuelt som et eget vedlegg til tilbudet. Forbehold eller avvik må referere til et mer konkret punkt i konkurransegrunnlaget. Forbehold eller avvik som ikke er beskrevet på en slik måte som i forrige avsnitt vil det ikke tas hensyn til, med mindre det er åpenbart at leverandør har ment å ta et forbehold eller gjøre avvik, og dette blir oppdaget av oppdragsgiver ved gjennomgangen av tilbudet. Det forutsettes at oppdragsgiver kan vurdere forbeholdene uten kontakt med leverandør. Oppdragsgiver oppfordrer leverandør til å inngi tilbud uten forbehold eller avvik. Vesentlige forbehold eller avvik kan føre til avvisning av tilbudet. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende krav og kontraktbestemmelser. Slike forbehold vil føre til avvisning Skatteattester og HMS-erklæring Sammen med tilbudet skal det vedlegges skatteattest for skatt og merverdiavgift. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder fra innleveringsfristen av tilbudet. Det fremgår av Forskrift om offentlige anskaffelser annet ledd bokstav f, at oppdragsgiver kan avvise leverandører som ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser. Dette betyr at oppdragsgiver har anledning til å avvise leverandører hvis skatteattestene viser restanser, men at det vil bli gjort en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle. Leverandøren skal oppfylle myndighetspålagte krav om HMS. Det skal sammen med tilbudet vedlegges en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved en eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). 4 KRAVSSPESIFIKASJON Kommunen har behov for å kjøpe grus, pukk og steinmaterialer til fyllmasse. Andre massetyper er også tatt med i prisskjemaet. Fallsand levers i henhold til Norsk Standard, NS-EN 1177:2008. Kommunen skal selv kunne hente masse fra verk eller depot etter behov, på kort varsel og med akseptabel transportetappe. For å få til en kostnadseffektiv drift i kommunen, er det viktig med nærhet til de tilbudte produkter og levering av massene. Pukkverket må ligge innenfor en rekkevidde på maks 30 km (avstand fra Rådhuset i Egersund sentrum) Dersom leverandør ikke kan levere (går tom for) den type masse oppdragsgiver har behov for, og som er oppgitt i prisskjemaet (vedlegg 2), har leverandøren ansvar for å

7 skaffe denne massen hos eksempel annen leverandør, til tilbudt pris. Alle typer masse skal til enhver tid være tilgjengelig for levering. All masse skal veies, og kvittert vektseddel skal uferdiges og skal medfølge faktura. Pris på masse per tonn, samt egenvekt på massen oppgis i prisskjema (vedlegg 2). Tilbyder skal levere inn prisliste med avtalepriser til kommunen på andre typer masse som leverandøren kan levere. Prisene vil ikke inngå i evalueringen (vedlegg 3). Estimert mengde masse av hver type, som er oppgitt i prisskjemaet, er kun veiledende, og vil bli brukt i evalueringen av tilbudene. Faktisk behov vil variere med investeringsprosjekter og driftsbudsjetter. 5 KVALIFIKASJONSKRAV Det stilles en rekke minimumskrav for at tilbyderen skal kunne delta i konkurransen. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Krav: Leverandøren skal oppfylle myndighetspålagte krav om HMS. Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak. Leverandøren må ha en finansiell stilling som gjør han i stand til å gjennomføre leveransen i hele avtaleperioden. Tjenesteyter må ha solid erfaring fra tilsvarende arbeid Leverandøren må ha et tilstrekkelig stort masseuttak/depot til å kunne dekke kommunens behov for leveranser. Dokumentasjonskrav: Firmaattest Foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette Oversikt over foretakets viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Skatteattest (skatt og MVA) Egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved en eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). (Vedlegg 4 kan fylles ut) Beskrivelse av masseuttaket skal vedlegges tilbudet Oppdragsgiver kan foreta en kredittvurdering fra en offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon.

8 6 TILDELINGSKRITERIER Etter at kvalifikasjonene (jfr. kap. 5) til de leverandørene som ikke er avvist er vurdert, vil tildeling av kontrakt skje på basis av hvilket tilbud som har den laveste prisen. Kriteriene for valg av tilbud er: Pris (100 %) Pris Pris skal oppgis i vedlegg 2. Når tilbyderne sammenlignes på pris legges følgende til grunn: 1. Estimert total kostnad på produktprisene (ref.prisskjema, vedlegg 2) 2. Estimert fraktkostnad = Fraktkostnad i kr per km x distanse (Rådhus/Pukkverk) For å beregne fraktkostnaden tar en utgangspunkt distansen (antall km). Det er anslått at det vil koste kommunen 4,0 kr pr km. Sum av disse benyttes i prisevalueringen, hvor 1. vil telle 70 % og % STANDARD KONTRAKTSVILKÅR 7.1 Endringer, tillegg m.v. Endringer, tillegg m.v. til denne avtale skal være skriftlig. Vesentlige endringer godtas ikke. 7.2 Forholdet til tredjemann Det er ikke adgang til å overføre rettigheter eller plikter etter denne avtale til tredjemann uten skriftlig samtykke fra den annen part. I denne anledning anses kommunen, kommunalt eide selskaper og selskaper/stiftelser som får sine vesentligste økonomiske bidrag fra kommunen som en enhet. Leverandøren plikter å sørge for at kommunen får de samme rettigheter overfor underleverandører eller andre som deltar i oppfyllelsen av leveranse iht. denne avtale, og at disse blir pålagt de forpliktelser som fremgår av denne avtale, inkludert de dokumenter som er nevnt i denne avtale.

9 7.3 Dokumentrang Dersom avtaledokumentet inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: Skriftlige endringer til kontrakten Kontrakten Konkurransegrunnlaget Tilbudet fra leverandøren 7.4 Taushetsplikt Leverandøren og dennes personale skal følge de samme regler som gjelder for kommunens personale i forbindelse med sikring av konfidensiell informasjon. Det forventes ellers høy etisk standard på det personell som benyttes til å gjennomføre oppdrag for kommunen. 7.5 Fakturerings- og betalingsbetingelser Betalingsbetingelser er 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Det skal ikke beregnes noen form for gebyrer eller tillegg. Eventuell morarente beregnes iht. forsinkelsesrenteloven. Faktura skal henvise til gjeldende avtale. Faktura skal være oversiktlig og godt lesbart slik at det er lett å kontrollere at kommunen har fått avtalte priser. Faktura skal sendes elektronisk via vår meldingssentral. Betaling skal anses å være foretatt når kommunen har innlevert betalingsoppfordring/- anmodning til bank/post. 7.6 Prisjusteringer Fastprisen og timeprisene er bindende, med mindre helt spesielle forhold ved oppdraget/arbeidet tilsier nærmere forhandlinger. Prisene skal være faste i ett år regnet fra avtaleinngåelsen. Deretter kan prisene justeres årlig iht siste tilgjengelige KPI fra SSB for siste 12 måneder. Prisøkning skal varsles skriftlig minst en måned i forveien, og begrunnes med økning i KPI. 7.7 HMS Leverandøren må rette seg etter de vernereglene og de internkontrollrutiner som er etablert på anleggene. Det forutsettes at leverandøren tilpasser sine arbeidere med de øvrige aktiviteter på arbeidsstedet. Leverandøren har ansvar for å evaluere risiko, etablere rutiner, gjennomføre opplæring og sikre seg at de spesifikke vernetiltakene knyttet til det innleide utstyret blir respektert og fulgt.

10 7.8 Kvalitet, reklamasjoner Leverandør skal tilby varer av tilfredsstillende kvalitet. Massen skal være etter den standard og kvalitet som beskrevet i konkurransegrunnlaget og i tilbud fra leverandør. Det regnes som en mangel dersom avtalegjenstanden ikke holder den kvalitet eller standard som er avtalt. 7.9 Oppsigelse Oppdragsgiver har rett til å si opp avtalen med minimum seks måneders skriftlig varsel. Ved vesentlig mislighold fra en av avtalepartene kan avtalen skriftlig sies opp med én måneds varsel for begge parter. Dersom det i avtaleperioden oppstår forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene, kan det kreves forhandlinger om revidering eller oppsigelse av avtalen for gjenværende avtaleperiode Tvister Dersom det oppstår tvister mellom partene om tolkninger eller rettsvirkninger av kontrakten, skal tvisten søkes løst ved forhandlinger. Fører slike forhandlinger ikke frem kan enhver av partene bringe saken inn for de ordinære domstoler. Verneting er Dalane tingrett Bruk av utenlandsk arbeidskraft Leverandøren er ansvarlig for å sette seg inn i og overholde de lover og regler som gjelder for bruk av utenlandsk arbeidskraft. Sjåfører må kunne forstå og gjøre seg forstått på norsk, både skriftlig og muntlig. Hvis sjåfører ikke er kjent i kommunen, skal de gjøre seg så kjent i kommunen at de kan utføre oppdragene på en hensiktsmessig måte Lønns- og arbeidsforhold Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for aktuelt sted og yrke. Dette gjelder for alle ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. (ILO-konvensjon nr 94.) Leverandøren skal på anmodning legge fram dokumentasjon på de lønns- og arbeidsvilkår som gjelder. Dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandører.

11 Firmaopplysninger Vedlegg 1 Navn: Adresse: Kontaktperson ifm. anbud: Telefonnr.: Epost-adresse: Organisasjonsnr.: Tilbudsbrev Pukk og grus Dato: Vi viser til mottatt konkurransegrunnlag. Vi ønsker herved å inngi et komplett tilbud i henhold til de forutsetninger som er gitt i konkurransegrunnlaget. Tilbudet leveres uten forbehold. Vi tar følgende forbehold: Referanse konkurranse- Beskrivelse av forbehold Årsak til forbehold Konsekvenser for ytelser, pris, risiko, fremdrift m.v. grunnlaget Med vennlig hilsen (signatur) Navn og tittel:

12 1. Prisskjema Vedlegg Massetype Estimert mengde per år Egenvekt på massen: tonn per m 3 Estimert årsvolum i tonn Pris per tonn Total (3 x 4) (1 x 2) Fallsand 100 m 3 Pussesand/ 100 m 3 Sandkassesand Støpesand 100 m mm strøsand med salt 500 m mm steinstøv 1000 m mm steinstøv 1500 m mm bærelagsmasse 2000 m mm singel 500 m mm knust fjell 200 m mm grøftesingel 2000 m mm pukk 1000 m mm pukk 500 m mm pukk 200 m mm pukk 200 m mm veigrus 500 m 3 Harpa mold 300 m 3 Sprengstein 300 m 3 Returasfalt 300 m 3 Sum Hvite felt fylles ut. 2. Fraktkostnad Antall km fra masseuttak/depot til Eigersund Rådhus: km (en vei) For å beregne fraktkostnaden tar en utgangspunkt i distansen (antall km). Det er anslått at det vil koste kommunen 4,0 kr pr km.

13 Prisliste på annen type fyllmasse Vedlegg 3 Massetype Pris per tonn Egenvekt på massen: tonn per m 3

14 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Vedlegg 4 Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land * Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: *) For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. av 6. desember 1996 i medhold av lov av 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder (sign.) Dato: