KNUTEPUNKT SØRLANDET - INNKJØP KONKURRANSEGRUNNLAG FOR AVTALE OM KJØP AV IT-UTSTYR

Transkript

1 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 1 KNUTEPUNKT SØRLANDET - INNKJØP KONKURRANSEGRUNNLAG FOR AVTALE OM KJØP AV IT-UTSTYR Juni 2012 Saksnr

2 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN Oppdragsgiver Kontaktperson Konkurransen gjelder Omfang og eventuell deling av avtalen Avtalens varighet Anskaffelsesprosedyre Avtaletype Kunngjøring Innlevering av tilbud Tilbudsfrist Krav til tilbudets utforming Informasjon om tilbyder Spørsmål og svar knyttet til konkurransegrunnlaget Saksbehandling og innsynsrett Saksbehandling Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Tilbudsåpning Avvisning Vedståelsesfrist Avvik fra konkurransegrunnlaget Presentasjon / demonstrasjon Avlysning / forkastelse Kvalifikasjonskrav Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN Produktene Produkter med universell utforming Krav til utførelse av kontrakten Utdyping av tildelingskriterier Pris og produktenes egenskaper Salg, oppfølging og levering Miljøkrav til produktene SJEKKLISTE OVERSIKT OVER VEDLEGG... 16

3 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 3 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN 1.1. Oppdragsgiver Oppdragsgiver for konkurransen er Knutepunkt Sørlandet innkjøp (KnS-i), heretter kalt oppdragsgiver. KnS-i omfatter følgende kommuner: Vennesla kommune, Søgne kommune, Songdalen kommune, Lillesand kommune, Birkenes kommune og Kristiansand kommune. Informasjon om KnS-i finnes på Knutepunkt Sørlandets hjemmeside Kontaktperson All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til denne kontaktpersonen. Navn: Gunnvor Juell Sørvig Telefon: e-post: Gunnvor.juell.sorvig@kristiansand.kommune.no 1.3. Konkurransen gjelder Oppdragsgiver ber om tilbud på levering av IT-utstyr oppdelt i varegrupper som er definert under punkt 1.4 i konkurransegrunnlaget. Se del 2 for nærmere informasjon om anskaffelsen. Alle enheter hos oppdragsgiver omfattes av avtalen. Det skal også være anledning for andre kommunale virksomheter, herunder alle offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av en eller flere av disse kommunene, jfr. definisjonen i lov om offentlige anskaffelser 2, til å knytte seg til avtalen. Den juridiske avtalepart vil være den enkelte kommune. Nåværende rammeavtale er forlenget inntil ny avtale foreligger. Ny avtale vil starte opp så snart som det er praktisk mulig etter tildeling Omfang og eventuell deling av avtalen Antatt årlig verdi, eksklusive merverdiavgift: ca.16 millioner Varegruppe Beskrivelse Verdi i NOK A. Utstyr til bruk i ansattnett inkl. nettverksskrivere til 11 mill. ansatte og elever B. Utstyr til bruk i elevnett ekskl. nettverksskrivere 3,5 mill. C. Prosjektorer og interaktive tavler 2 mill. Vi forbeholder oss retten til å kunne gjøre unntak fra avtalen i følgende tilfeller: Mulighet for å kjøpe brukt utstyr til elevnettet Gaver som gis til elevnettet

4 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 4 Se nærmere beskrivelse av varene i vedlagte kravspesifikasjoner og del 2. Ovennevnte beløp medfører ingen forpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for leverandøren. Leverandør må legge til grunn at ovennevnte beløp for årlig avrop er beheftet med betydelig usikkerhet. De er ment som en indikasjon på avtalens størrelse og omfang. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå avtaler med en eller flere leverandører. Det er mulig å innlevere tilbud på en eller flere av varegruppene. En ytterligere oppdeling aksepteres ikke. Bruk av underleverandører er akseptert, men dersom dette benyttes er det leverandøren selv som står ansvarlig, og skal være avtalepart overfor kommunen Avtalens varighet Kontrakten skal gjelde i to år fra kontraktsinngåelse, med opsjon på år. Oppdragsgiver står fritt til å velge om opsjonen skal utløses. Dersom oppdragsgiver ønsker å utløse opsjonen, gis det beskjed 3 måneder før opsjonen skal tre i kraft Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse over terskelverdi, etter forskriftens del I og III regelverket for offentlige anskaffelser. For å kunne delta i konkurransen må tilbyderne oppfylle de krav som er satt i konkurransegrunnlagets punkt 1.18 Kvalifikasjonskrav Avtaletype Obligatorisk rammeavtale Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN database for offentlige anskaffelser og i EU s TED database Innlevering av tilbud Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i en original og 2 komplette papirkopier samt 8 elektroniske i lukket forsendelse merket: Tilbud IT-utstyr KnS-i 2012 til følgende adresse: KnS-i v/kristiansand kommune v/ Gunnvor Juell Sørvig Postboks 417 Lund, 4604 Kristiansand Kirkegata 11B, 1. etasje

5 Knutepunkt Sørlandet innkjøp Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er satt til fredag , kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, før utløpet av fristen. Tilbudet kan sendes i posten, men tilbyder er ansvarlig for å sende det tidsnok og at det rekker frem. Tilbud levert på e-post aksepteres ikke. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf. Prinsippet om likebehandling. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.) Krav til tilbudets utforming Tilbudet skal inneholde et signert tilbudsbrev undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder. Tilbudet skal være utformet etter samme mal som konkurransegrunnlaget er bygget på. Tilbyder skal henvise til disse punktene i sin besvarelse. Det er viktig at alle vedlegg, tegninger osv. merkes tydelig. Tilbudet skal foreligge på papir i 1 original og 2 kopier. I tillegg skal tilbudet foreligge som 8 kopier i e-format på minnepenn (Hoveddokumenter og kravspesifikasjoner skal lagres i PDF-format, brosjyrer/kataloger skal lagres som bilder i PDF med 300 dpi som oppløsning). Hvert vedlegg skal navngis med unike og logiske navn. Minnepenn skal merkes med tilbyders navn. Papirformatet bes levert i ringperm, eller innbundet. Dersom det er misforhold mellom versjonene, så er det papirversjonen som gjelder. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbud utformet på andre språk vil bli forkastet. All korrespondanse vedrørende tilbudet skal være på norsk. Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere Informasjon om tilbyder Følgende informasjon skal følge tilbudet: tilbyderens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, kontaktperson, e-postadresse og eventuell Internett-adresse. Vedlegg 2 Tilbyderskjemaskjema, for opplysninger om tilbyder skal leveres i utfylt stand sammen med tilbudet Spørsmål og svar knyttet til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser i forbindelse med konkurransegrunnlaget skal fremsettes skriftlig til kontaktperson oppgitt i punkt 1.2. Spørsmål kan stilles frem til 12. juli og mellom august pga. ferieavvikling. Svar på spørsmål vil bli besvart fortløpende innenfor oppgitte tidsrom, og senest 24. august. Etter denne dato vil det ikke komme ut noe ny informasjon. Vesentlige spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli meddelt samtlige som har bedt om konkurransegrunnlaget.

6 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 6 Eventuelle tilleggsopplysninger etter forespørsel, sendes ut senest 5 virkedager før tilbudsfristen. Spørsmål som kommer senere enn fristen ovenfor vil ikke bli besvart Saksbehandling og innsynsrett Saksbehandling Det er kun beslutningstakere i anskaffelsesprosessen som i utgangspunktet vil få tilgang til mottatte tilbud. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anskaffelsesprosessen Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlige innsyn frem til avtaleleverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud Avvisning Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i Forskrift om offentlige anskaffelser Vedståelsesfrist Tilbudet må vedståes i 4 måneder fra tilbudsfristen Avvik fra konkurransegrunnlaget Tilbyderen skal i eget vedlegg liste (bruk vedlagte skjema) alle eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget. Avvik som ikke er listet under dette vedlegget vil ikke bli akseptert. Tilbyderen skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudet som det enkelte avvik refererer seg til, og skal for hvert avvik oppgi priskonsekvens dersom disse ikke tas til følge. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at det er mulig å vurdere avvikene uten å kontakte tilbyder. Generelle kommentarer vil ikke bli akseptert. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot de generelle avtalevilkårene, viser til vedlegg Presentasjon / demonstrasjon Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å kalle inn tilbyderer til presentasjon, demonstrasjon og eventuelle avklaringer i forbindelse med konkurransen. Oppdragsgiveren har ingen plikt til å gjennomføre slike møter Avlysning / forkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette.

7 Knutepunkt Sørlandet innkjøp Kvalifikasjonskrav Tilbyder må tilfredsstille kvalifikasjonskravene opplistet nedenfor for å få sitt tilbud vurdert. For å kunne vurdere om tilbyder tilfredsstiller kvalifikasjonskravene skal tilbyder fremskaffe de etterspurte dokumentene og levere disse til oppdragsgiver sammen med tilbudet, ref. kunngjøring i DOFFIN: Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som tilbyder ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (Mva-attest). (Skatteattest for merverdiavgift skrives ut av Skatteetaten i den region der leverandøren har sitt hovedkontor) Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Skatteattest). (Skatteattest skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor) Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften Felles for begge attester: Attester, ikke eldre enn 6 måneder. Krav til å fremlegge egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), viser til vedlegg 4 HMS - egenerklæring Dokumentasjonskrav og dokumentasjon knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har god soliditet Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette Eventuelt stiftelsesdokument med åpningsbalanse for nystartet selskap

8 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 8 Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har erfaring fra tilsvarende oppdrag av leveranse It-utstyr til oppdragsgiver av tilsvarende størrelse Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Foretakets viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker Øvrige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har utarbeidet en miljøpolicy for foretaket Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Dokumentasjon som beskriver bedriftens miljøpolicy Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) Kriterier for tildeling av avtale vil være det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier vektet slik tabell nedenfor viser: Tildelingskriterier Vekting 1 Priser og produktenes egenskaper 50 % 2 Service, oppfølging og levering 40 % 3 Miljøkrav til produktene 10 % 4 SUM 100 % Evaluering gjøres for hver varegruppe. Nærmere opplysninger om hva oppdragsgiveren legger til grunn i vurderingen av de ulike tildelingskriteriene fremgår av beskrivelse i del 2.

9 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 9 2. NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN Målet med denne konkurransen er å komme frem til en eller flere avtaler som dekker behovene for IT-utstyr til alle enhetene i de kommunene som deltar. Det forutsettes at de tilbudte produktene kan fungere tilfredsstillende i de tekniske miljøene. Dette er produktområder hvor teknologien endres raskt. Vi ønsker at leverandøren skal være aktiv i forhold til oppdragsgiver, og holde oss oppdatert om produktendringer og nyheter. Ny teknologi som utvikles i rammeavtalens varighet og som gir nye produkter vil inkluderes i avtalen Produktene Anskaffelsen er delt opp i følgende varegrupper og omfatter: A. Utstyr til bruk i ansattnett inkl. nettverksskrivere til begge nett PC, skjerm, tynn klient, lesebrett, tastatur, mus skjermkort, minnepenn, ekstern harddisk og øvrig periferutstyr samt toner og slitedeler til nettverksskriverne. B. Utstyr til bruk i elevnett ekskl. nettverksskrivere PC, skjerm, tynn klient, lesebrett, tastatur, mus, skjermkort, minnepenn, ekstern harddisk og øvrige periferutstyr C. Prosjektorer og interaktive tavler Produktene i kravspesifikasjonene er hovedproduktene i avtalen, og disse vil utgjøre største delen av oppgitt kjøpsverdi. Kommunene vil standardisere innen den enkelte varegruppe, men i tillegg ønsker vi å ha mulighet til å kjøpe andre produkter både mht. til modeller og merker. Avtalen skal dekke mange behov, så det er vesentlig at det kan tilbys ett bredt sortiment fra ulike/mange produsenter. Vi ber om en oversikt over det tilgjengelige produktutvalget innen de aktuelle varegruppene vedlegges tilbudet. Avtalen vil være «levende» og bytte av produkter fra ulike produsenter vil skje fortløpende etter oppdragsgiver ønsker. De produktene som endelig tilbys til enhetene for avrop skal avklares med brukerutvalget for anskaffelsen og kommunenes IT-tjenestene. Det må oppgis i tilbudet hvor langt frem i tid det er mulig å kjøpe toner til nettverksskriverne som kjøpes på avtalen Produkter med universell utforming Med universell utforming menes utforming eller tilrettelegging av hovedløsninger i de fysiske forholdene slik at virksomhetens alminnelige funksjon kan benyttes av flest mulig. Målgruppen for universell utforming er alle mennesker i alle å aldre, størrelser og med ulike ferdigheter uten at de skal ha behov for tilpassing eller en spesiell utforming. Likestilling betyr i denne sammenheng at alle skal ha samme muligheter til å delta på ulike samfunnsarenaer for eksempel utdannelse, arbeid og fritid uten å måtte bli henvist til spesielle løsninger og særtiltak. Tilbyderen må vedlegge beskrivelse som klarlegger om denne typen produkter kan skaffes eller om det er mulig å gjøre tilpasninger i de tilbudte produktene slik at

10 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 10 kravene til universell utforming imøtekommes. Ergonomiproduktene vil ikke inngå i evalueringen Krav til utførelse av kontrakten Krav til dokumentasjon Tilbyderen må bekrefte at det kan fremskaffes anvendelsesdokumentasjon og brukerveiledninger på norsk eller engelsk, og angi hvordan denne dokumentasjonen kan gis til oppdragsgiveren og bekrefte at produktene skal være merket iht. krav i lover, forskrifter og direktiv. Alle som leverer kjemikalier skal uoppfordret levere elektroniske HMS-datablader på norsk inn til kommunen/es internett leverandør av kjemikalieregister. Ved førstegangslevering, før levering av varen, eller unntaksvis samtidig med varen. Tilbyderen forplikter seg under avtaleperioden å uoppfordret gjennom hele avtaleperioden levere oppdaterte elektroniske versjoner av HMS-datablader. Statusmøter Vi ønsker å ha gode samarbeidsforhold med våre avtaleleverandører, og vil derfor legge opp til gjensidig informasjonsutveksling ved blant annet å gjennomføre minimum 2 statusmøter i året. I tillegg til statusmøter skal det avholdes møter med oppdragsgiver etter behov. Møtene skal avholdes i Kristiansand eller eventuelt i en av de andre avtalekommunene, og leverandøren må dekke egne kostnader ved møtene. Returordning for emballasje Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon på at leverandøren er medlem i en returordning, eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS, eller tilsvarende returordning). Elektronisk faktura Kristiansand kommune ønsker å motta inngående fakturaer i elektronisk form i det til enhver tid gjeldende format. En elektronisk faktura er en faktura som overføres elektronisk på strukturert format fra selger til kjøper, og ikke på papir eller som pdfvedlegg i e-post. Tilbyder må opplyse om sin mulighet og sine rutiner for elektronisk fakturering i dette formatet. Bestillingsrutiner Det er et ønske fra oppdragsgiver at tilbyderen har et web-basert bestillingssystem. Tilbyderen må beskrive nettsidens innhold og muligheter (bilder av produktene, avtalepris, kjøpshistorikk/statistikk, egne bestillingslister, lagerstatus, ordrebekreftelse m.m.). ehandel Kristiansand kommune har innført elektronisk handel for alle sine enheter og bruker Visma Unique ehandel som innkjøpsverktøy, og benytter Markedsplassen anskaffelser.no/e-handel, det offentliges markedsplass for elektronisk handel. E-handelssystemet er et verktøy for å effektivisere og rasjonalisere innkjøpsprosessen og skape lojalitet til inngåtte rammeavtaler.

11 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 11 Kristiansand kommune har pr. dato en abonnementsavtale med driftsoperatør av den offentlige markedsplassen, firmaet IBX, Integrated Business Exchange AS Leverandører som Kristiansand kommune inngår rammeavtaler med, må tilpasse seg slik at anskaffelser kan skje via den offentlige markedsplassen (det være seg bestilling, ordrebekreftelse m.m.). Leverandører av denne avtalen må inngå avtale med operatøren av E-handelsplattformen. Samhandlingsavtalen vil være et vedlegg til rammeavtalen og beskriver ansvar og frister for begge parter for gjennomføring av den elektroniske handelen som skal skje over Markedsplassen. Den må skrives under av leverandør og returneres sammen med tilbudet. Åpne punkter vil bli gjennomgått i fellesskap ved signering av avtale. Leverandører må selv dekke sin del av kostnadene en slik endring vil medføre. E-handel via ovennevnte Markedsplass stiller en del krav til leverandører og informasjon om dette ligger på nettstedet Kostnader og prisliste for leverandører finnes også på nettstedet Utdyping av tildelingskriterier Pris og produktenes egenskaper Vi ønsker at tilbyder oppgir nettopriser på tilbudt produktutvalg med tilhørende påslag. Leverandørens netto innpris skal være tilgjengelig for oppdragsgiver til enhver tid, og omfatte alle varegrupper som forespørselen inneholder. Prismodell som legges til grunn ved utfylling av produktene i kravspesifikasjon skal legges til grunn i hele rammeavtalens varighet og for alt kjøp på avtalen. Det vil bli tatt stikkprøvekontroll i avtaleperioden. Vennligst legg ved en datert innprisliste for påslag av oppgitt % - sats. I tillegg skal det oppgis følgende priser i vedlagte kravspesifikasjon: produktets pris (ekskl. merverdiavgift). eventuelt tillegg for levering/installasjon opsjon 1 og 2 i punkt eventuelt tillegg for 3 års garanti opsjon Opsjon på 3 års på stedet garanti kostnad retur/sletting Kilometergodtgjørelse, bompenger og parkering skal være inkludert i oppgitte priser. Vedlagte kravspesifikasjon må fylles ut og vedlegges tilbudet for evaluering. PC ene som tilbys må ha igjen minimum 60 % av levetiden. Oppgi på modellene hvor lenge de er tilgjengelige frem i tid. Produktene i kravspesifikasjonene er definert med minstekrav. Det vil i evalueringen sees på oppgitt pris og produktenes egenskaper og evalueres utfra en helhet. I evalueringen vil en for varegruppe A likestille pris og produktenes egenskaper, mens for varegruppe B vil pris vektlegges mer enn produktenes egenskaper. Det vil lages en produktmiks for hver av varegruppene A og B som så blir evaluert hver for seg. Leverandør må oppgi priskonsekvens dersom kontrakten deles, ref. pkt. 1.4.

12 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 12 Leverandøren må holde beste markedspris i avtaleperioden. Ved prisreduksjoner pga. nye modeller, markedsendringer, ol., skal prisene reduseres tilsvarende. Endringer i produktutvalget skal informeres om fortløpende. Forespurt prismodell med innpris og påslagsprosent gjelder gjennom hele avtalens varighet, og for alt kjøp på avtalen. Dersom oppdragsgiver får kjennskap til, og kan dokumentere at det har skjedd vesentlige endringer i pris- og markedsforhold, men kontraktspartneren likevel ikke tar initiativ til endringer, kan oppdragsgiver kreve at tilsvarende endring skal komme Oppdragsgiver til gode med tilbakevirkende kraft Salg, oppfølging og levering Tilbyder skal beskrive sin organisasjon og sitt salgs- og serviceapparat med antall ansatte fordelt på de ulike avdelinger, samt hvordan dette er tenkt å komme til anvendelse i forbindelse med en eventuell avtale. Tilbyderen må spesifisere eventuell bruk av underleverandør. Ved valg av tilbyder forutsettes det at tilbyderen har kapasitet til å dekke oppdragsgivers behov på en tilfredsstillende måte, og at oppdragsgiver blir en prioritert kunde for avtaleleverandøren. Oppdragsgiver ønsker dedikerte, faste kontaktpersoner. Vennligst presenter kontaktpersonene i tilbudet med CV. Reklamasjonshåndtering, garanti og DOA Produktene skal tilbys med standard garanti og opsjon på 3 års garanti jfr. pkt Vi ber om at leverandøren skisserer hvordan og av hvem garantisaker skal håndteres. Avtalt garanti gjelder i hele avtaleperioden. Det må fremkomme av tilbudet om garantien gis av tilbyder og om tilsvarende garanti gis av underleverandør. Dersom det oppstår en situasjon der tilbyder opphører som leverandør, skal garantiansvaret fortsatt gjelde fra produsent/importør, og motsatt. Utstyr som er DOA, skal hentes og erstattes med nytt utstyr på avtalt sted. Leverandør skal dekke alle utgifter i forbindelse med garantisaker og DOA-produkter. Retur av feilbestilte varer Tilbyder må beskrive hvordan retur av feilbestilte varer håndteres, og oppgi eventuell kostnad for dette. Testing av utstyr Det kan være aktuelt å innhente utstyr til testing med 14 dagers varsel. Oppdragsgiver vil ikke refundere eventuelle kostnader leverandøren pådrar seg forbundet med testing. Bekreft og beskriv rutine. Opplæring Tilbyder må vedlegge en beskrivelse av opplæring for de produktene/produktgruppene der hvor det er aktuelt.

13 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 13 Levering Oppdragsgiver ønsker at levering skal skje innen en tidsfrist på maksimum 5 fem virkedager etter at bestilling er mottatt. Ved knapphet skal leverandøren gi oppdragsgiver høyeste prioritet. Opsjon 1 Image installasjon - Installere pc en ferdig, med et windows7 image produsert av kunde - Levere ut maskin til bruker eller til fast avtalt lokasjon. Opsjon 2 Komplett OS og program installasjon med System Center Configuration Manager - Pc ene skal settes ut hos bruker ferdig installert via kundens SCCM løsning o SCCM installasjonen kan enten gjøres ute hos bruker eller på en fast avtalt lokasjon hos kunde. - Sjekke at maskinen virker og at bruker kan logge på. - Hjelpe bruker med å flytte dokumenter og favoritter dersom de har noe lokalt. Vi regner at det i gjennomsnitt brukers ca. 1,5 timer pr maskin. Dette inkluderer installasjon, kjøring og oppkopling hos bruker. Det ønskes at det leveres en pris på opsjon 1 og 2 beskrevet ovenfor. Det må også komme fram om det påløper kostnader som for eksempel ved endringer av PC modeller som krever nye image. Vennligst legg ved skriftlige leveranser på levering og installasjon iht. ovennevnte tjenester. Vi ønsker også å kunne kontakte referansen hvis noe er uklart eller vi ønsker en utdypning. Referansen må være fra oppdragsgiver som er sammenlignbar med denne forespørselens størrelse og kompleksitet. Referansen må ikke være fra noen av kommunene som her er en del av oppdragsgiver Miljøkrav til produktene Oppdragsgiveren ønsker å føre en miljøvennlig innkjøpspolitikk. Dette innebærer at det bl.a. vil bli lagt vekt på miljømessige konsekvenser gjennom produktets levetid og livssykluskostnader i anskaffelsesprosessen. Miljøvennlige varer skal foretrekkes med den hensikt å oppnå minst mulig forbruk av ressurser, mindre forurensning, mindre avfall og økt gjenvinning / resirkulering så lenge dette er praktisk gjennomførbart. Produktenes levetid, holdbarhet, reparerbarhet, innhold og gjenvinnings potensiale er også forhold som tas i betraktning. Tilbyderen må vedlegge dokumentasjon i tilbudet som viser miljøsertifikater og miljødeklarasjoner på standardiserte produkter i kravspesifikasjonene til varegruppene. Ved utskifting av standard produkter skal oppdragsgiver automatisk få tilsendt denne informasjonen. Oppgi dersom produktene har Energy Star-merking eller tilsvarende, jf. FOR nr.940

14 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 14 Tilbyder skal kunne tilby ordning for retur av utrangert datautstyr hos oppdragsgiver inkl. tomme tonere. Returbehovet vil være varierende hos den enkelte kommune. Vi ber om at tilbyder skisserer hvilke muligheter han har til å organisere innsamling og fjerne denne typen utstyr på en god måte til gjenbruk eller avhending. Tilbudet på sikker sletting er også ønskelig, og en eventuell kostnad må oppgis.

15 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 15 SJEKKLISTE Skjemaet nedenfor er ment som en sjekkliste for tilbyder, og for å gjøre tilbudet mer oversiktlig både for tilbyder og oppdragsgiver. Skjemaet nedenfor skal følge tilbudet ferdig utfylt. Dokumentasjon Vedlagt: ja/nei? Vedlegg nr. 11 eksemplarer av tilbudet (1 original og 2 papirkopier og 8 elektroniske tilbud) Skjema for opplysninger om tilbyder Avviksskjema Kvalifikasjonskrav iht. pkt Skatteattest - MVA-attest - Årsregnskap eller utdrag av dette - Oversikt over foretakets viktigste leveranser - Miljøpolicy Tildelingskriterier iht. pkt Priser og produktenes egenskaper - Salg, oppfølging og levering - Miljøkrav til produktene Datert prisliste komplett sortiment Utfylt kravspesifikasjon for - Varegruppe A - Varegruppe B - Varegruppe C Det er svært viktig at tilbyder leverer den etterspurte dokumentasjonen og svarer på alle forhold som er bedt om i konkurransegrunnlaget slik at vi kan vurdere tilbudene på en best mulig måte. Dersom obligatorisk eller annen vesentlig informasjon mangler, kan tilbudene blir avvist.

16 Knutepunkt Sørlandet innkjøp OVERSIKT OVER VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6A, 6B og 6C Generelle avtalevilkår - varer Tilbyderopplysningsskjema Avviksskjema Egenerklæring for helse, miljø og sikkerhet Samhandlingsavtalen Kravspesifikasjon for varegruppene A, B og C