KRISTIANSAND KOMMUNE KONKURRANSEGRUNNLAG FOR VARER OG TJENESTER I FORBINDELSE MED IP-TELEFONI

Transkript

1 Kristiansand kommune 1 KRISTIANSAND KOMMUNE KONKURRANSEGRUNNLAG FOR VARER OG TJENESTER I FORBINDELSE MED IP-TELEFONI Mars 2013 Saksnr

2 Kristiansand kommune 2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN Oppdragsgiver Kontaktperson Konkurransen gjelder Omfang og eventuell deling av avtalen Avtalens varighet Anskaffelsesprosedyre Avtaletype Kunngjøring Innlevering av tilbud Tilbudsfrist Krav til tilbudets utforming Informasjon om tilbyder Spørsmål og svar knyttet til konkurransegrunnlaget Saksbehandling og innsynsrett Saksbehandling Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Tilbudsåpning Avvisning Vedståelsesfrist Avvik fra konkurransegrunnlaget Presentasjon / demonstrasjon Avlysning / forkastelse Kvalifikasjonskrav Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN Minstekrav Produktene Utdyping av tildelingskriterier Priser Teknisk løsning Levering, service og oppfølging Øvrige krav Krav til dokumentasjon SJEKKLISTE OVERSIKT OVER VEDLEGG... 13

3 Kristiansand kommune 3 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN 1.1. Oppdragsgiver Oppdragsgiver for konkurransen er Kristiansand kommune, heretter kalt oppdragsgiver Kontaktperson All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til denne kontaktpersonen. Navn: Eva Ottesen Telefon: / e- Post: Eva.ottesen@kristiansand.kommune.no 1.3. Konkurransen gjelder Oppdragsgiver ber om tilbud på kjøp av utstyr (HW) og tjenester som gjelder utvidelser/omlegginger av kommunale enheter mot vår Aastra MX-ONE v.4.1 SP2 telefonsentral. Det gjelder også kjøp av tjenester/produkter (SW) for å effektivisere/optimalisere bruken av telefoni i kommunen. Ny leverandør må være villig til å overta ansvaret for drifting av eksisterende IP utstyr som allerede er i bruk i kommunen. Dette er: DT390 Cordless Phone EU, US, Desk Charger DT390/690 EU, IPBS 430 Internal antenna, Konftel 300 IP, Aastra 7434 ip, Aastra 7433 ip, Ericsson/AastraDialog 4422, DRG22i Se del 2 for nærmere informasjon om anskaffelsen Omfang og eventuell deling av avtalen Antatt verdi, eksklusive merverdiavgift: NOK 2-2,5 millioner i avtaleperioden. Anskaffelsen vil bestå av varer og tjenester, med hovedvekt på varer. Ovennevnte beløp medfører ingen forpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for leverandøren. Leverandør må legge til grunn at ovennevnte beløp for årlig avrop er beheftet med betydelig usikkerhet. De er ment som en indikasjon på avtalens størrelse og omfang. Bruk av underleverandører er akseptert, men dersom dette benyttes er det leverandøren selv som står ansvarlig, og skal være avtalepart overfor kommunen Avtalens varighet Kontrakten skal gjelde i to år fra kontraktsinngåelse, med opsjon på år. Oppdragsgiver står fritt til å velge om opsjonen skal utløses. Dersom oppdragsgiver ønsker å utløse opsjonen, gis det beskjed 3 måneder før opsjonen skal tre i kraft.

4 Kristiansand kommune Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse over terskelverdi, etter forskriftens del I og III (NOK eks. mva.) i henhold til regelverket for offentlige anskaffelser. For å kunne delta i konkurransen må tilbyderne oppfylle de krav som er satt i konkurransegrunnlagets punkt 1.18 Kvalifikasjonskrav Avtaletype Ved avtalestart vil en gjennomføre omlegging av 5 sykehjem, og deretter vil det være en obligatorisk rammeavtale. Dette vil omfatte omlegging av øvrige sykehjem, skoler, og eventuelt andre aktuelle enheter, samt ny-etableringer Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN database for offentlige anskaffelser og i EU s TED database 1.9. Innlevering av tilbud Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i en original og en komplett kopi i lukket forsendelse merket: Tilbud Varer og tjenester i forbindelse med IP-telefoni til følgende adresse: Kristiansand kommune v/ Eva Ottesen Serviceboks 417 Lund, 4604 Kristiansand Kirkegata 11B - 1. etasje, 4610 Kristiansand Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er satt til mandag 22. april 2013 kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, før utløpet av fristen. Tilbudet kan sendes i posten, men tilbyder er ansvarlig for å sende det tidsnok og at det rekker frem. Tilbud levert på e-post aksepteres ikke. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf. Prinsippet om likebehandling. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.) Krav til tilbudets utforming Tilbudet skal inneholde et signert tilbudsbrev undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder. Tilbudet skal være utformet etter samme mal som konkurransegrunnlaget er bygget på. Tilbyder skal henvise til disse punktene i sin besvarelse. Det er viktig at alle vedlegg, tegninger osv. merkes tydelig. Tilbudet skal foreligge på papir i 1 original og 1 kopier. I tillegg skal tilbudet foreligge som 1 kopi i e-format, CD/minnepenn (Hoveddokumenter skal lagres i PDF-format, produkt- og prisskjema skal lagres i excel-format,

5 Kristiansand kommune 5 brosjyrer/kataloger skal lagres som bilder i PDF med 300 dpi som oppløsning). Hvert vedlegg skal navngis med unike og logiske navn. CD/minnepenn skal merkes med tilbyders navn, for CD både på CD og cover. Papirformatet bes levert i ringperm, eller innbundet. Dersom det er misforhold mellom versjonene, så er det papirversjonen som gjelder. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbud utformet på andre språk vil bli forkastet. All korrespondanse vedrørende tilbudet skal være på norsk. Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbyderer Informasjon om tilbyder Følgende informasjon skal følge tilbudet: tilbyderens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, kontaktperson, e-postadresse og eventuell Internett-adresse. Vedlagte skjema, vedlegg 2 Tilbyderopplysningsskjema, for opplysninger om tilbyder skal leveres i utfylt stand sammen med tilbudet Spørsmål og svar knyttet til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser i forbindelse med konkurransegrunnlaget skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, punkt 1.2. Vesentlige spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli meddelt samtlige som har bedt om konkurransegrunnlaget. Eventuelle tilleggsopplysninger etter forespørsel, sendes ut senest 6 dager før tilbudsfristen. Spørsmål som kommer senere enn dette vil ikke bli besvart Saksbehandling og innsynsrett Saksbehandling Det er kun beslutningstakere i anskaffelsesprosessen som i utgangspunktet vil få tilgang til mottatte tilbud. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anskaffelsesprosessen Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlige innsyn frem til avtaleleverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud Avvisning Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i Forskrift om offentlige anskaffelser.

6 Kristiansand kommune Vedståelsesfrist Tilbudet må vedståes i 3 måneder fra tilbudsfristen Avvik fra konkurransegrunnlaget Tilbyderen skal i eget vedlegg liste (bruk vedlagte skjema) alle eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget. Avvik som ikke er listet under dette vedlegget vil ikke bli akseptert. Tilbyderen skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudet som det enkelte avvik refererer seg til, og skal for hvert avvik oppgi priskonsekvens dersom disse ikke tas til følge. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at det er mulig å vurdere avvikene uten å kontakte tilbyder. Generelle kommentarer vil ikke bli akseptert. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot de generelle avtalevilkårene, viser til vedlegg Presentasjon / demonstrasjon Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å kalle inn tilbyderer til presentasjon, demonstrasjon og eventuelle avklaringer i forbindelse med konkurransen. Oppdragsgiveren har ingen plikt til å gjennomføre slike møter Avlysning / forkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette Kvalifikasjonskrav Tilbyder må tilfredsstille kvalifikasjonskravene opplistet nedenfor for å få sitt tilbud vurdert. For å kunne vurdere om tilbyder tilfredsstiller kvalifikasjonskravene skal tilbyder fremskaffe de etterspurte dokumentene og levere disse til oppdragsgiver sammen med tilbudet, ref. kunngjøring i DOFFIN: Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som tilbyder ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (Mva-attest). (Skatteattest for merverdiavgift skrives ut av Skatteetaten i den region der leverandøren har sitt hovedkontor) Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Skatteattest). (Skatteattest skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor)

7 Kristiansand kommune 7 Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften Felles for begge attester: Attester, ikke eldre enn 6 måneder. Krav til å fremlegge egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), viser til vedlegg 4 HMS - egenerklæring Dokumentasjonskrav og dokumentasjon knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har god soliditet Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette Eventuelt stiftelsesdokument med åpningsbalanse for nystartet selskap Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Foretakets viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker (gjelder vare- og tjeneste kontrakter) Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) Kriterier for tildeling av avtale vil være det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier vektet slik tabell nedenfor viser: Tildelingskriterier Vekting 1 Priser 45 % 2 Teknisk løsning 35 % 3 Service, levering og oppfølging 20 % 4 SUM 100 % Nærmere opplysninger om hva oppdragsgiveren legger til grunn i vurderingen av de ulike tildelingskriteriene fremgår av beskrivelse i del 2.

8 Kristiansand kommune 8 2. NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN 2.1. Minstekrav Produktene og tjenestene som leveres skal fungere mot Aastra MX-ONE v.4.1 SP2 telefonsentral Det vil i avtaleperioden være aktuelt å oppdatere sentralen til nyere versjoner og disse versjonene må en eventuell avtalepart kunne håndtere. Dette er minstekrav som skal oppfylles. De vil ikke være gjenstand for evaluering mellom de ulike tilbyderne. Tilbydere som ikke oppfyller minstekrav vil bli avvist Produktene Kristiansand kommune har i dag et blandet telefonimiljø med ca IP brukere på Aastra MX-ONE 4.1 SP2 plattform i tillegg til lokasjoner med egne PBX er (hovedsakelig Telenor Venus). Kommunen ønsker å standardisere all fasttelefoni på eksisterende IP plattform. Kommunen har i dag avtale med NetNordic om drift og vedlikehold av eksisterende telefonsentral (Aastra MX-ONE 4.1 SP2). Denne avtalen vil gå parallelt med avtalen om utvidelse/omlegging av telefonsentral. Kommunen har et lager med IP bord-apparater som skal brukes opp før vi kjøper nye. Dette er apparater av typen Aastra 7433 IP og Aastra 7434 IP. Leverandørene skal gi et løsningsforslag for følgende case: Omlegging av telefoniløsning for to sykehjem: Sykehjemmene har lokale hussentraler (PBX) som skal byttes ut til fordel for IP telefoni på eksisterende plattform. Det forutsettes at sykehjemmene har fibertilkobling som skal benyttes til data/ip telefoni og at internt spredenett støtter bruk av IP telefoni. Kommunens IT avdeling er ansvarlig for at VOIP vlan er på plass på lokasjonene som skal kobles opp på IP telefoni i samarbeid med leverandør. Alle kostnader knyttet til omlegging skal oppgis, dvs. pris på utstyr, planlegging og gjennomføring. Sykehjem 1 Skehjemmet har i dag: - Ascotel PBX 2065 m/dect kobling mot sykesignalanlegg - Condigi CD-2000 sykesignalanlegg - Blanding av analoge bordtelefoner og dect apparater Sykehjemmet skal ha: - 10 ip dect robuste/avanserte telefoner inkl. docking/lader - 10 ip dect standard telefoner inkl. docking/lader - 3 stk. IP Dect baser for å dekke sykehjemmet - Portering av nummerserie (30 nummer) - Videreføre 1 fax på IP

9 Kristiansand kommune 9 Tillegg: - Nytt telefonisystem skal integreres mot Condigi CD-2000 sykesignalanlegg på den måte at alarmer fra sykesignalanlegget vises i display på IP dect telefon. Det skal være mulig å styre alarmene til ulike telefoner avhengig av hvilken bemanning som er på jobb. - Her prises nødvendig utstyr for integrasjon og selve arbeidet med å sette dette opp. Sykehjem 2 Sykehjemmet har i dag: - Ascotel PBX Condigi CD-2000 sykesignalanlegg - Dect apparater Sykehjemmet skal ha: - 10 ip dect robuste/avanserte apparater inkl. docking/lader - 5 ip dect standard apparater inkl. docking/lader - 10 ip standard bordtelefoner inkl. strømforsyning - 1 ip avansert bordtelefon(inkl. strømforsyning) som skal fungere som ekspedisjonsapparat med mulighet for blant annet å sette over samtaler til andre apparater. - 3 stk. IP Dect baser for å dekke sykehjemmet - 1 fax skal videreføres på IP - 1 heistelefon skal videreføres på IP - 1 dørtelefon skal videreføres på IP - Portering av nummerserie (20 nummer) Telefonisystem skal ikke integreres mot sykesignalanlegg 2.3. Utdyping av tildelingskriterier Priser Det skal gis pris på de produkter og tjenester som tilbys jfr. løsningsforslag på «Sykehjemscase 1 og 2». I evaluering av dette kriteriet vil en legge disse casene til grunn for vektingen mellom tilbyderne. Casene skal føres i vedlagt prisskjema. Dette skjemaet er ikke utfyllende men skal fylles ut for å gi en oversikt over pris på de aktuelle produktene som kreves for å levere komplett løsning. Prisene som oppgis i dette skjemaet skal gjenspeile prisene på øvrige produkter, og vil være gjeldende for rammeavtalen som inngås. Det skal også leveres en komplett, datert prisliste over alle produkter og tjenester som leveransen berører. Leverandøren må holde beste markedspris i avtaleperioden. Ved prisreduksjoner pga. nye modeller, markedsendringer, ol., skal prisene reduseres tilsvarende. Endringer i produktutvalget skal det informeres om fortløpende til oppgitt kontaktperson hos oppdragsgiver. Vesentlige endringer skal godkjennes før endring gjennomføres.

10 Kristiansand kommune 10 Dersom kommunene får kjennskap til, og kan dokumentere at det har skjedd vesentlige endringer i pris- og markedsforhold, men avtalepartneren likevel ikke tar initiativ til endringer, kan kommunene kreve at tilsvarende endring skal komme kommunene til gode Teknisk løsning Beskrive hvilke produkter og tjenester som kan leveres for å oppfylle krav til løsning Levering, service og oppfølging Leverandør skal beskrive en plan for gjennomføring av «Sykehjems case 1». Tilbyder skal beskrive sin organisasjon og sitt salgs- og serviceapparat med antall ansatte fordelt på de ulike avdelinger, samt hvordan dette er tenkt å komme til anvendelse i forbindelse med en eventuell avtale. Tilbyderen må spesifisere eventuell bruk av underleverandør. Ved valg av tilbyder forutsettes det at tilbyderen har kapasitet til å dekke oppdragsgivers behov på en tilfredsstillende måte, og at oppdragsgiver blir en prioritert kunde for avtaleleverandøren. Oppdragsgiver ønsker dedikerte, faste kontaktpersoner. Vi ønsker at kontaktperson presenteres i tilbud ved CV. Bytte av kontaktperson skal skje i samråd med oppdragsgivers kontaktperson. Beskriv hvilke garantiforhold som gjelder de ulike produktgrupper og hvordan reklamasjoner vil bli behandlet og kvalitetssikret. Tilbyder må legge ved forslag til bestillingsrutiner som kan brukes ved bestilling Øvrige krav Miljøhensyn - Returordning for emballasje og produkter Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon på at leverandøren er medlem i en returordning, eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS, eller tilsvarende returordning). Produktenes levetid og gjenvinningspotensiale skal beskrives. Krav til dokumentasjon Tilbyderen må bekrefte at det kan fremskaffes anvendelsesdokumentasjon og brukerveiledninger på norsk, eventuelt engelsk, og angi hvordan denne dokumentasjonen kan gis til oppdragsgiveren (for eksempel papirversjon, elektronisk eller lignende) og bekrefte at produktene skal være merket iht. krav i lover, forskrifter og direktiv

11 Kristiansand kommune 11 Elektronisk faktura Oppdragsgiver ønsker å motta inngående fakturaer i EHF eller e2b format. En elektronisk faktura er en faktura som overføres elektronisk på strukturert format fra selger til kjøper, og ikke på papir eller som pdf-vedlegg i e-post. Tilbyder må opplyse om sin mulighet og sine rutiner for elektronisk fakturering i disse formatene. ehandel Kristiansand kommune har innført elektronisk handel for alle sine enheter og bruker Visma Uniques ehandel som innkjøpsverktøy, og benytter Markedsplassen anskaffelser.no/e-handel, det offentliges markedsplass for elektronisk handel. E-handelssystemet er et verktøy for å effektivisere og rasjonalisere innkjøpsprosessen og skape lojalitet til inngåtte rammeavtaler. Kristiansand kommune har pr. dato en abonnementsavtale med driftsoperatør av den offentlige markedsplassen, firmaet IBX, Integrated Business Exchange AS Vi vil i avtaleperioden kunne se på muligheten for å ta i bruk ehandelseportalen for innkjøp av utstyr. Vi vil i så fall ta kontakt for utfylling av samhandlingsavtale. Vi ber om bekreftelse på at dette aksepteres.

12 Kristiansand kommune 12 SJEKKLISTE Skjemaet nedenfor er ment som en sjekkliste for tilbyder, og for å gjøre tilbudet mer oversiktlig både for tilbyder og oppdragsgiver. Skjemaet nedenfor skal følge tilbudet ferdig utfylt. Dokumentasjon Vedlagt: ja/nei? Vedlegg nr. 2 eksemplarer av tilbudet (1 original og 1 kopi) samt 2 elektroniske kopier Skjema for opplysninger om tilbyder Avviksskjema Kvalifikasjonskrav ref 1.18 Skatteattest MVA-attest HMS egenerklæring Årsregnskap evt. Stiftelsesdokument Foretakets viktigste leveranser siste 3 år Tildelingskriterier ref 1.19 Priser Teknisk løsning Levering, service og oppfølging Øvrige krav Miljøhensyn Krav til dokumentasjon Elektronisk faktura ehandel Det er svært viktig at tilbyder leverer den etterspurte dokumentasjonen og svarer på alle forhold som er bedt om i konkurransegrunnlaget slik at vi kan vurdere tilbudene på en best mulig måte. Dersom obligatorisk eller annen vesentlig informasjon mangler, kan tilbudene blir avvist.

13 Kristiansand kommune OVERSIKT OVER VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Generelle avtalevilkår - varer Tilbyderopplysningsskjema Avviksskjema Egenerklæring for helse, miljø og sikkerhet Pris- og produktskjema