KRISTIANSAND KOMMUNE KONKURRANSEGRUNNLAG FOR RAMMEAVTALE INNKJØP AV SERVERE

Transkript

1 Kristiansand kommune 1 KRISTIANSAND KOMMUNE KONKURRANSEGRUNNLAG FOR RAMMEAVTALE INNKJØP AV SERVERE August 2012 Saksnr INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN Oppdragsgiver Kontaktperson Konkurransen gjelder Omfang og eventuell deling av avtalen Avtalens varighet Anskaffelsesprosedyre Avtaletype Kunngjøring Innlevering av tilbud Tilbudsfrist Krav til tilbudets utforming Informasjon om tilbyder Spørsmål og svar knyttet til konkurransegrunnlaget Saksbehandling og innsynsrett Saksbehandling... 5

2 Kristiansand kommune Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Tilbudsåpning Avvisning Vedståelsesfrist Avvik fra konkurransegrunnlaget Presentasjon / demonstrasjon Avlysning / forkastelse Kvalifikasjonskrav Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN Produktene Utdyping av tildelingskriteriene Teknisk løsning Pris Service og oppfølging Øvrige krav ehandel Håndtering av reklamasjoner og returer Bestillingsrutiner Elektronisk faktura SJEKKLISTE OVERSIKT OVER VEDLEGG... 13

3 Kristiansand kommune 3 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN 1.1. Oppdragsgiver Oppdragsgiver for konkurransen er Kristiansand kommune, heretter kalt oppdragsgiver Kontaktperson All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til denne kontaktpersonen. Navn: Eva Ottesen Telefon: e- Post: Eva.ottesen@kristiansand.kommune.no 1.3. Konkurransen gjelder Oppdragsgiver ber om tilbud på rammeavtale på levering av servere. Se del 2 for nærmere informasjon om anskaffelsen Omfang og eventuell deling av avtalen Antatt verdi for hele perioden, eksklusive merverdiavgift: 2,5 millioner NOK. Ovennevnte beløp medfører ingen forpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for leverandøren. Leverandør må legge til grunn at ovennevnte beløp for årlig avrop er beheftet med betydelig usikkerhet. De er ment som en indikasjon på avtalens størrelse og omfang. Bruk av underleverandører er akseptert, men dersom dette benyttes er det leverandøren selv som står ansvarlig, og skal være avtalepart overfor kommunen Avtalens varighet Kontrakten skal gjelde i to år fra kontraktsinngåelse, med opsjon på år. Oppdragsgiver står fritt til å velge om opsjonen skal utløses. Dersom oppdragsgiver ønsker å utløse opsjonen, gis det beskjed 3 måneder før opsjonen skal tre i kraft Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse over terskelverdi ihht FOA del I og III. For å kunne delta i konkurransen må tilbyderne oppfylle de krav som er satt i konkurransegrunnlagets punkt 1.18 Kvalifikasjonskrav Avtaletype Leveransen gjelder en obligatorisk rammeavtale.

4 Kristiansand kommune Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN - database for offentlige anskaffelser, og i EU s TED database Innlevering av tilbud Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i en original og 2 komplett kopier i lukket forsendelse merket: Rammeavtale for innkjøp av servere. til følgende adresse: Kristiansand kommune IT-tjenesten v/ Eva Ottesen Postboks 411 Lund, 4604 Kristiansand eller leveres til Kristiansand kommunes Servicesenter, Kirkegata 11 B, 4611 Kristiansand Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er satt til torsdag, , kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, før utløpet av fristen. Tilbudet kan sendes i posten, men tilbyder er ansvarlig for å sende det tidsnok og at det rekker frem. Tilbud levert på e-post aksepteres ikke. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf. Prinsippet om likebehandling. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.) Krav til tilbudets utforming Tilbudet skal inneholde et signert tilbudsbrev undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder. Tilbudet skal være utformet etter samme mal som konkurransegrunnlaget er bygget på. Tilbyder skal henvise til disse punktene i sin besvarelse. Det er viktig at alle vedlegg, tegninger osv. merkes tydelig. Tilbudet skal foreligge på papir i 1 original og 2 kopier. I tillegg skal tilbudet foreligge som 1 kopi i e-format, CD/minnepenn (Hoveddokumenter skal lagres i PDF-format, produkt- og prisskjema skal lagres i excel-format, brosjyrer/kataloger skal lagres som bilder i PDF med 300 dpi som oppløsning). Hvert vedlegg skal navngis med unike og logiske navn. CD/minnepenn skal merkes med tilbyders navn, for CD både på CD og cover. Papirformatet bes levert i ringperm, eller innbundet. Dersom det er misforhold mellom versjonene, så er det papirversjonen som gjelder. Det skal legges ved en komplett sladdet versjon av tilbudet. Kan leveres elektronisk. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbud utformet på andre språk vil bli forkastet. All korrespondanse vedrørende tilbudet skal være på norsk.

5 Kristiansand kommune 5 Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbyderer Informasjon om tilbyder Følgende informasjon skal følge tilbudet: tilbyderens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, kontaktperson, e-postadresse og eventuell Internett-adresse. Vedlagte skjema, vedlegg 2 Tilbyderopplysningsskjema, for opplysninger om tilbyder skal leveres i utfylt stand sammen med tilbudet Spørsmål og svar knyttet til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser i forbindelse med konkurransegrunnlaget skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, punkt 1.2. Vesentlige spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli meddelt samtlige som har bedt om konkurransegrunnlaget. Eventuelle tilleggsopplysninger etter forespørsel, sendes ut senest 6 dager før tilbudsfristen. Spørsmål som kommer senere enn dette vil ikke bli besvart Saksbehandling og innsynsrett Saksbehandling Det er kun beslutningstakere i anskaffelsesprosessen som i utgangspunktet vil få tilgang til mottatte tilbud. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anskaffelsesprosessen Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlige innsyn frem til avtaleleverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud Avvisning Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i Forskrift om offentlige anskaffelser Vedståelsesfrist Tilbudet må vedståes i 3 måneder fra tilbudsfristen Avvik fra konkurransegrunnlaget Tilbyderen skal i eget vedlegg liste (bruk vedlagte skjema) alle eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget. Avvik som ikke er listet under dette vedlegget vil ikke bli akseptert. Tilbyderen skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudet som det enkelte avvik refererer seg til, og skal for hvert avvik oppgi priskonsekvens dersom disse ikke tas til følge. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at det er

6 Kristiansand kommune 6 mulig å vurdere avvikene uten å kontakte tilbyder. Generelle kommentarer vil ikke bli akseptert. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot de generelle avtalevilkårene, viser til vedlegg Presentasjon / demonstrasjon Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å kalle inn tilbyderer til presentasjon, demonstrasjon og eventuelle avklaringer i forbindelse med konkurransen. Oppdragsgiveren har ingen plikt til å gjennomføre slike møter Avlysning / forkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette Kvalifikasjonskrav Tilbyder må tilfredsstille kvalifikasjonskravene opplistet nedenfor for å få sitt tilbud vurdert. For å kunne vurdere om tilbyder tilfredsstiller kvalifikasjonskravene skal tilbyder fremskaffe de etterspurte dokumentene og levere disse til oppdragsgiver sammen med tilbudet, ref. kunngjøring i DOFFIN: Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som tilbyder ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (Mva-attest). (Skatteattest for merverdiavgift skrives ut av Skatteetaten i den region der leverandøren har sitt hovedkontor) Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Skatteattest). (Skatteattest skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor) Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften Felles for begge attester: Attester, ikke eldre enn 6 måneder. Krav til å fremlegge egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og

7 Kristiansand kommune 7 sikkerhet (HMS), viser til vedlegg 3 HMS - egenerklæring Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Firmaattest (Norske firmaer) Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det landet hvor leverandøren er etablert (utenlandske firmaer) Dokumentasjonskrav og dokumentasjon knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har god soliditet Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Foretakets siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette Eventuelt stiftelsesdokument med åpningsbalanse for nystartet selskap Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har tilstrekkelig kompetanse Det kreves at tilbyder har betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag Det kreves at tilbyder har et velfungerende kvalitetssikringssystem Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget (gjelder tjeneste-, og bygge- og anleggskontrakter) Foretakets viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker (gjelder vare- og tjeneste kontrakter) Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssys tem

8 Kristiansand kommune 8 Øvrige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har utarbeidet en miljøpolicy for foretaket Det kreves at tilbyder respekterer grunnleggende krav til menneskeog arbeidstakerrettigheter som bidrar til at varer produseres etisk forsvarlig i hele verdikjeden. Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Dokumentasjon som beskriver bedriftens miljøpolicy Dokumentasjon som viser at kvalifikasjonskravet oppfylles, viser til vedlegg 5 og 6 Bekreftelse etisk handel Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) Kriterier for tildeling av avtale vil være det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier vektet slik tabell nedenfor viser: 1. Teknisk løsning. 40 % 2. Pris 30 % Kostnader for kjøp av løsning Innføringskostnader Drifts- og vedlikeholdskostnader 3. Service og oppfølging 30 % Leveringstid Nærmere opplysninger om hva oppdragsgiveren legger til grunn i vurderingen av de ulike tildelingskriteriene fremgår av beskrivelse i del 2.

9 Kristiansand kommune 9 2. NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN Kristiansand kommune har ca pc er og 400 servere (administrasjons- og elevnett). Kristiansand kommune drifter også Songdalen kommune. Om lag 50% av serverene idag er på VM-Ware, HP-servere (DL 360/DL380/DL580) og HP BladeSystem C7000 G2 (BL460c,BL490c). Vi bruker System Insight Manager og OP5 til overvåkning, og har reservedelslager for disk/vifter/minne/strømforsyning og i enkelte tilfelle komplette servere der dette er påkrevd og hensiktsmessig Produktene 1 stk Bladechassis bestykket med redundant løsning for: power, nettverks tilknytning/switch 10Gbits, management modul, opsjon på fiberchannel tilknytning. 9 stk terminalservere. Bestykket som følger: 2-cpu, 64 GB RAM, 300 GB 15k-disker i RAID 0+1, WriteBackCache Alle produkter skal leveres med 3 års påstedet delegaranti. Minimum 8/5 NBD. Opsjon på: 1 stk Bladechassis bestykket med redundant løsning for: power, nettverks tilknytning/switch, management modul,fiberchannel tilknytning- Databaseserver 1-CPU, 64Gb RAM, 2x300GB disk 15k, Writebackcache og tilknyttet SAN. Beskriv hvordan blade server kobles mot eksisterende SAN(via FC modul i chassis, eget kort i server e.l). Komponenter: FC-Adaptere, disker, strømforsyninger, bladechassis etc. Servere med store krav til disk får disk fra SAN, koblet via Fiber Channel. Vi har i dag 10Gbits nettverk som benytter SFP+ teknologi. Leverandøren må også kunne tilby supplering til eksisterende serverpark. Produktene listet opp over, vil danne grunnlaget for rammeavtalen, men i avtaleperioden vil vi også kunne velge andre produkter og andre løsninger Utdyping av tildelingskriteriene Teknisk løsning Alle funksjoner fra bladechassis skal være redundante. Beskriv muligheten for å tilknytte de redundante nettverkskomponentene til eksisterende nettverk på datarommet. Fleksible løsninger for utvidelse av ressurser (god skalerbarhet). Server skal ha hensiksmessig bestykning av minne, cpu, disk og lignende med tanke på funksjon (DB server, Terminalserver, Webserver og lignende). Beskriv mulighet for strømstyring av chassis og servere.

10 Kristiansand kommune 10 Beskriv management grensesnittet mot bladechassis, blades, nettverks- og lagringskomponenter. Det er ønskelig at det beskrives og prises alternativer til de I/O komponentene som tilbys i løsningen om dette finnes Pris Punktet vurderes samlet for anskaffelse av forespurt antall servere inkludert opsjon for å se kostnadsbildet over tid. Dette for å ta høyde for eventuelle teknologiskifter som vil være dyre ved anskaffelse, men rimeligere sett over noe tid. Alle kostnader ved teknologiskifte må prises eksempelvis installasjon og opplæring. Alle relevante kostnader skal beskrives, innkjøp, lisenser, garanti og vedlikehold. Vedlagte produkt- og prisskjema skal fylles ut. Det skal også legges ved en komplett, datert prisliste, ev. innloggingsmulighet til Webshop. Prisene oppgis som nettopris + påslagsprosent Service og oppfølging Beskriv leveringstid på hovedbestilling. Beskriv leveringstid på enkeltbestillinger. Beskriv leveringstid på enkeltkomponenter og servere 2.3. Øvrige krav ehandel Kristiansand kommune har innført elektronisk handel for alle sine enheter og bruker Visma Uniques ehandel som innkjøpsverktøy, og benytter Markedsplassen anskaffelser.no/e-handel, det offentliges markedsplass for elektronisk handel. E-handelssystemet er et verktøy for å effektivisere og rasjonalisere innkjøpsprosessen og skape lojalitet til inngåtte rammeavtaler. Kristiansand kommune har pr. dato en abonnementsavtale med driftsoperatør av den offentlige markedsplassen, firmaet IBX, Integrated Business Exchange AS Vi vil i avtaleperioden kunne se på muligheten for å ta i bruk ehandelsportalen for innkjøp av servere. Vi vil i så fall ta kontakt for utfylling av samhandlingsavtale. Vi ber om bekreftelse på at dette aksepteres Håndtering av reklamasjoner og returer Tilbyder må oppgi følgende: hvilke garantiforhold som gjelder de ulike produktgrupper hvordan reklamasjoner vil bli behandlet og kvalitetssikret Tilbyder må beskrive hvordan retur av feilbestilte varer håndteres, og oppgi eventuell kostnad for dette Bestillingsrutiner Tilbyder må legge ved forslag til bestillingsrutiner som kan brukes ved bestilling pr. e- post / Webshop. Det er et ønske fra kommunen at tilbyderen har et web-basert bestillingssystem. Tilbyderen må beskrive nettsidens innhold og muligheter (bilder av produktene,

11 Kristiansand kommune 11 avtalepris, kjøpshistorikk/statistikk, egne bestillingslister, lagerstatus, ordrebekreftelse m.m.) Elektronisk faktura Oppdragsgiver ønsker å motta inngående fakturaer i EHF eller e2b format. En elektronisk faktura er en faktura som overføres elektronisk på strukturert format fra selger til kjøper, og ikke på papir eller som pdf-vedlegg i e-post. Tilbyder må opplyse om sin mulighet og sine rutiner for elektronisk fakturering i disse formatene.

12 Kristiansand kommune 12 SJEKKLISTE Skjemaet nedenfor er ment som en sjekkliste for tilbyder, og for å gjøre tilbudet mer oversiktlig både for tilbyder og oppdragsgiver. Skjemaet nedenfor skal følge tilbudet ferdig utfylt. Dokumentasjon Vedlagt: ja/nei? Vedlegg nr. 3 eksemplarer av tilbudet (1 original og 2 kopier) Skjema for opplysninger om tilbyder Avviksskjema Kvalifikasjonskrav ref 1.18 Skatteattest MVA-attest HMS-egenerklæring Firmaattest Siste års beretning Årsregnskap eller stiftelsesdokument Oversikt over bemanning for dette oppdraget Foretakets viktigste leveranser siste 3 år Kvalitetssikringssystem Beskrivelse av foretakets miljøpolicy Tildelingskriterier ref 1.19 Teknisk løsning Priser Service og oppfølging Øvrige krav ref. 2.3 EHandel Håndtering av reklamasjoner og returer Bestillingsrutiner Elektronisk faktura Det er svært viktig at tilbyder leverer den etterspurte dokumentasjonen og svarer på alle forhold som er bedt om i konkurransegrunnlaget slik at vi kan vurdere tilbudene på en best mulig måte. Dersom obligatorisk eller annen vesentlig informasjon mangler, kan tilbudene blir avvist.

13 Kristiansand kommune 13 2 OVERSIKT OVER VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Generelle avtalevilkår - varer Tilbyderopplysningsskjema Avviksskjema Egenerklæring for helse, miljø og sikkerhet Pris- og produktskjema