KNUTEPUNKT SØRLANDET - INNKJØP KONKURRANSEGRUNNLAG FOR AVTALE OM KJØP AV MOBILTELEFONER

Transkript

1 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 1 KNUTEPUNKT SØRLANDET - INNKJØP KONKURRANSEGRUNNLAG FOR AVTALE OM KJØP AV MOBILTELEFONER Februar 2013 Saksnummer:

2 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN Oppdragsgiver Kontaktperson Konkurransen gjelder Omfang og eventuell deling av avtalen Avtalens varighet Anskaffelsesprosedyre Avtaletype Kunngjøring Innlevering av tilbud Tilbudsfrist Krav til tilbudets utforming Informasjon om tilbyder Spørsmål og svar knyttet til konkurransegrunnlaget Saksbehandling og innsynsrett Saksbehandling Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Tilbudsåpning Avvisning Vedståelsesfrist Avvik fra konkurransegrunnlaget Presentasjon / demonstrasjon Avlysning / forkastelse Kvalifikasjonskrav Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN OG KRAV TIL TILBUDET Minstekrav Ved innlevering av tilbud Fra oppstart av og under hele kontraktsperioden Utdypende om tildelingskriteriene Produktutvalg Pris Salgs og serviceapparat inkl. bestilling og levering Miljø SJEKKLISTE OVERSIKT OVER VEDLEGG... 14

3 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 3 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN 1.1. Oppdragsgiver Oppdragsgiver for konkurransen er Knutepunkt Sørlandet innkjøp (KnS-i), heretter kalt oppdragsgiver. I denne anskaffelsen består oppdragsgiver av kommunene Søgne, Songdalen, Lillesand og Kristiansand. Vennesla inngår som en opsjon på å slutte seg til avtalen. Den juridiske avtalepart vil være den enkelte kommune. Informasjon om KnS-i finnes på Knutepunkt Sørlandets hjemmeside Kontaktperson All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til denne kontaktpersonen: Navn: Gunnvor Juell Sørvig Telefon: e-post: gunnvor.juell.sorvig@kristiansand.kommune.no 1.3. Konkurransen gjelder Oppdragsgiver ønsker å innhente tilbud på levering av mobiltelefoner med tilbehør. Anskaffelsen omfatter telefoner uten binding. Se del 2 for nærmere informasjon om anskaffelsen. Alle enheter hos oppdragsgiver omfattes av avtalen. Det skal også være anledning for andre kommunale virksomheter, herunder alle offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av en eller flere av disse kommunene, jfr. definisjonen i lov om offentlige anskaffelser 2, til å knytte seg til avtalen Omfang og eventuell deling av avtalen Antatt verdi, eksklusive merverdiavgift: Varegruppe Beskrivelse Anslått verdi pr. år Avanserte telefoner Ca 500 stk "smarttelefon" kr Enkle mobiltelefoner Ca 400 stk kr Tilbehør Headset, handsfree, kr batterier, deksler, mm Totalt kr Anslått antall og verdi baserer seg på statistikk fra siste 12 måneders forbruk. Ovennevnte beløp medfører ingen forpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for leverandøren. Leverandør må legge til grunn at ovennevnte beløp for årlig avrop er beheftet med betydelig usikkerhet. De er ment som en indikasjon på avtalens størrelse og omfang. Bruk av underleverandører er akseptert, men dersom dette benyttes er det leverandøren selv som står ansvarlig, og skal være avtalepart overfor kommunen.

4 Knutepunkt Sørlandet innkjøp Avtalens varighet Kontrakten skal gjelde i to -2- år fra kontraktsinngåelse, med opsjoner på år. Oppdragsgiver står fritt til å velge om opsjonene skal utløses. Dersom oppdragsgiver ønsker å utløse en opsjon, gis det beskjed 3 måneder før opsjonen skal tre i kraft Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse over terskelverdi, etter forskriftens del I og III iht. regelverket for offentlige anskaffelser. For å kunne delta i konkurransen må tilbyderne oppfylle de krav som er satt i konkurransegrunnlagets punkt 1.18 Kvalifikasjonskrav Avtaletype Avtalen er en obligatorisk rammeavtale Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN Norges database for offentlige anskaffelser og TED EU's database for offentlige anskaffelser Innlevering av tilbud Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i en original og 6 komplette digitale kopier på minnepenn, i lukket forsendelse merket: Tilbud mobiltelefoner til følgende adresse: Kristiansand kommune Innkjøpstjenesten v/gunnvor Juell Sørvig Besøksadresse: Kirkegata 11B, 1. etasje Postadresse: Postboks 417 Lund, 4604 Kristiansand Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er satt til 2. april 2013 kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, før utløpet av fristen. Tilbudet kan sendes i posten, men tilbyder er ansvarlig for å sende det tidsnok og at det rekker frem. Tilbud levert på e-post aksepteres ikke. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jfr. prinsippet om likebehandling. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.)

5 Knutepunkt Sørlandet innkjøp Krav til tilbudets utforming Tilbudet skal inneholde et signert tilbudsbrev undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder. Tilbudet skal være utformet etter samme mal som konkurransegrunnlaget er bygget på. Tilbyder skal henvise til disse punktene i sin besvarelse. Det er viktig at alle vedlegg, tegninger osv. merkes tydelig. Tilbudet skal foreligge på papir i 1 original 6 kopier i e-format på minnepenn (Hoveddokumenter skal lagres i PDF-format, brosjyrer/kataloger skal lagres som bilder i PDF med 300 dpi som oppløsning). Hvert vedlegg skal navngis med unike og logiske navn. Minnepenn skal merkes med tilbyders navn. Papirformatet bes levert i ringperm, eller innbundet. Dersom det er misforhold mellom papir- og elektronisk versjon, så er det papirversjonen som gjelder. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbud utformet på andre språk vil bli forkastet. All korrespondanse vedrørende tilbudet skal være på norsk. Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere Informasjon om tilbyder Følgende informasjon skal følge tilbudet utfylt i vedlegg 2 Tilbyderskjema: Tilbyderens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, kontaktperson, e-postadresse og eventuell Internett-adresse Spørsmål og svar knyttet til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser i forbindelse med konkurransegrunnlaget skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, punkt 1.2. Vesentlige spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli meddelt samtlige som har bedt om konkurransegrunnlaget. Eventuelle tilleggsopplysninger etter forespørsel, sendes ut senest 6 dager før tilbudsfristen. Spørsmål som kommer senere enn dette vil ikke bli besvart Saksbehandling og innsynsrett Saksbehandling Det er kun beslutningstakere i anskaffelsesprosessen som i utgangspunktet vil få tilgang til mottatte tilbud. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anskaffelsesprosessen Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlige innsyn frem til avtaleleverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt.

6 Knutepunkt Sørlandet innkjøp Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud Avvisning Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i Forskrift om offentlige anskaffelser Vedståelsesfrist Tilbudet må vedståes i 3 måneder fra tilbudsfristen Avvik fra konkurransegrunnlaget Tilbyderen skal i eget vedlegg liste (bruk vedlagte skjema) alle eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget. Avvik som ikke er listet under dette vedlegget vil ikke bli akseptert. Tilbyderen skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudet som det enkelte avvik refererer seg til, og skal for hvert avvik oppgi priskonsekvens dersom disse ikke tas til følge. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at det er mulig å vurdere avvikene uten å kontakte tilbyder. Generelle kommentarer vil ikke bli akseptert. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot de generelle avtalevilkårene, se vedlegg Presentasjon / demonstrasjon Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å kalle inn tilbydere til presentasjon, demonstrasjon og eventuelle avklaringer i forbindelse med konkurransen. Oppdragsgiveren har ingen plikt til å gjennomføre slike møter Avlysning / forkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette Kvalifikasjonskrav Tilbyder må tilfredsstille kvalifikasjonskravene opplistet nedenfor er oppfylt for å få sitt tilbud vurdert. For å kunne vurdere om tilbyder tilfredsstiller kvalifikasjonskravene skal tilbyder fremskaffe de etterspurte dokumentene og levere disse til oppdragsgiver sammen med tilbudet, ref. kunngjøring i DOFFIN. Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som tilbyder ikke har fått fastsatt en Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (Mva-attest). (Skatteattest for merverdiavgift skrives ut av Skatteetaten i den region der leverandøren har sitt hovedkontor)

7 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 7 nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Skatteattest). (Skatteattest skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor) Felles for begge: Attester eldre enn 6 måneder aksepteres ikke. Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften Krav til å fremlegge egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), bruk vedlegg 4. Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har god soliditet Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag Det kreves at tilbyder har et velfungerende kvalitetssikringssystem Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Foretakets viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssystem Øvrige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har en miljøpolicy Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Redegjørelse og dokumentasjon på foretakets miljøpolicy

8 Knutepunkt Sørlandet innkjøp Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) Kriterier for tildeling av avtale vil være det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier vektet slik tabellen nedenfor viser: Tildelingskriterier Vekting 1. Produktutvalg 10 % 2. Pris 50 % 3. Salgs og serviceapparat inkl. bestilling og levering 30 % 4. Miljø 10 % SUM 100 % Nærmere opplysninger om hva oppdragsgiveren legger til grunn i vurderingen av de ulike tildelingskriteriene fremgår av beskrivelse i del 2.

9 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 9 2. NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN OG KRAV TIL TILBUDET Anskaffelsen gjelder enkle og avanserte mobiltelefoner, samt tilleggsutstyr og et serviceapparat med naturlig tilknyttede tjenester. Aktuelt tilleggsutstyr omfatter hands-free, head-set, deksler/beskyttelse, bærevesker, batterier, ladere, mm. Anskaffelsen gjelder ikke nettbrett, PC er eller andre data/it-produkter, da oppdragsgiver allerede har inngått en separat avtale for disse produktene. Oppdragsgiver ønsker at tilbyder leverer daterte prislister med nettopris og påslag for andre relaterte telefoniprodukter som f.eks. fast-/bordtelefoner. Disse produktene vil ikke bli tatt med i evalueringen av tilbudet. Oppdragsgiver inngikk en avtale med Telenor Telecom Solutions AS om levering av mobiltelefonitjenester. Avtalen har varighet til samt opsjon på ytterligere 1 års forlengelse. En del av leveransen i denne anskaffelsen omfatter de tjenester som er en vanlig del av en forhandleravtale mellom tilbyder og Telenor, herunder registrering av sim-kort og opprette/endre abonnement iht. brukermønster mm Minstekrav Dette er minstekrav som skal oppfylles. De vil ikke være gjenstand for evaluering mellom de ulike tilbyderne. Tilbydere som ikke oppfyller alle minstekravene vil bli avvist Ved innlevering av tilbud Tilbyder må være Telenor-forhandler og kunne håndtere de naturlig tilknyttede tjenester Fra oppstart av og under hele kontraktsperioden Elektroniske bestilling via den offentlige Markedsplassen for Kristiansand kommune ved oppstart av avtale jfr. siste avsnitt pkt Det skal gis tilgang til en nettside (webshop) med oppdaterte priser og lagerstatus som er tilpasset avtalt varesortiment. Tilbyder må kunne sende elektronisk faktura i EHF eller e2b format. Mobiltelefoner skal kunne sendes eller leveres til avtalte adresser og ikke måtte hentes hos leverandør Det må tilbys faste kontaktpersoner til enhver tid under avtalen. Bytte av kontaktpersoner må informeres om i god tid, og godkjennes av oppdragsgiver. Telefoner med nye operativsystemer og også nye versjoner, som inntas i produktutvalget til tilbyder etter avtaleinngåelse skal kunne lånes ut til oppdragsgiver for testing. Elektroniske Bestillinger via Den offentlige Markedsplassen Kristiansand kommune har innført elektronisk handel for alle sine enheter og bruker Visma Enterprise Ehandel som innkjøpsløsning via Markedsplassen, det offentliges markedsplass for elektronisk handel. Innkjøpsløsningen er et verktøy for å effektivisere og rasjonalisere innkjøpsprosessen og skape lojalitet til inngåtte rammeavtaler.

10 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 10 Kristiansand kommune har pr. dato en abonnementsavtale med driftsoperatør av den offentlige markedsplassen, firmaet IBX, Integrated Business Exchange AS Leverandører som Kristiansand kommune inngår rammeavtaler med, må tilpasse seg slik at anskaffelser kan skje via den offentlige markedsplassen (det være seg bestilling, ordrebekreftelse m.m.). Leverandører av denne avtalen må inngå avtale med operatøren av E-handelsplattformen. Samhandlingsavtalen vil være et vedlegg til rammeavtalen og beskriver ansvar og frister for begge parter for gjennomføring av den elektroniske handelen som skal skje over Markedsplassen. Den må skrives under av leverandør og returneres sammen med tilbudet. Åpne punkter vil bli gjennomgått i fellesskap ved signering av avtale. Leverandører må selv dekke sin del av kostnadene en slik endring vil medføre. Elektronisk bestilling via ovennevnte Markedsplass stiller en del krav til leverandører og informasjon om dette ligger på nettstedet Utdypende om tildelingskriteriene Produktutvalg Det må tilbys et produktutvalg fra ulike produsenter som dekker et spekter fra helt enkle mobiltelefoner til de mest avanserte smart-telefoner (med synkronisering, dokumenthåndtering, osv.). I tillegg bør det være flere operativsystemer representert i utvalget, heriblant Windows, Android, ios, eventuelt andre. Det bør også tilbys tilleggsutstyr som omfatter headset, hands-free, lader, ekstrabatterier, deksler/bærevesker, og annet nært tilknyttet ekstrautstyr. Nye mobiltelefoner som kommer på markedet i kontraktsperioden og som tilbyder ønsker å tilby til oppdragsgiver innenfor rammeavtalen, vil det på grunn av mulige problemer med kompatibilitet mot oppdragsgivers interne løsninger på blant annet synkronisering bli nødvendig å låne kostnadsfritt for testing mm., for å vurdere om og/eller hvordan interne løsning kan tilpasses for å overvinne kompatibilitetsproblemer Pris Prismodell for avtalen som inngås skal baseres på netto innprislister (uten reduksjon som følge av binding mot abonnement) med ett påslag. For mobiltelefoner skal påslaget være et fast kronebeløp (ikke prosent). For tilbehør kan påslaget være i prosent. Tilleggstjenester utover tjenester som inngår i avtale med Telenor må prises per time eller med stykkpris. Ved stykkpris må det oppgis ca. hvor lang tid en regner på å utføre tjenesten. Legg ved en oversikt over tilgjengelige modeller og tilleggsutstyr med priser (netto innpris og påslag) datert på det tidspunktet for innlevering av tilbudet. Ettersom det totale vareutvalget er for bredt til at alle modeller kan evalueres, vil det velges ut et begrenset sortiment som vil bli brukt til å representere den totale katalogen ved evaluering av pristilbud. Utvalget vil være basert på statistikk fra tidligere innkjøp og bestå av avanserte telefoner, enklere modeller, og tilleggsutstyr. Priser på eventuelle tilleggstjenester utover forhandlertjenester betalt av Telenor som listes og prises i tilbudet og som bør kunne leveres er:

11 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 11 Installasjon av enheten/konfigurasjon av enheten i sammen med brukeren Gi støtte på programvare og mobiltelefon samt drift av nåværende utstyr teknisk og brukerstøtte Vi ber om at tilbyderen skisserer hvordan pris håndteres ved skifte av modeller eller endring i ytelser. Dersom oppdragsgiver får kjennskap til, og kan dokumentere at det har skjedd vesentlige endringer i pris- og markedsforhold, men avtalepartneren likevel ikke tar initiativ til endringer, kan oppdragsgiver kreve at tilsvarende endring skal komme seg til gode Salgs og serviceapparat inkl. bestilling og levering Tilbudet bør beskrive salgs og serviceapparatet generelt og spesielt de punktene nevnt under: Kapasitet Ved valg av tilbyder forutsettes det at tilbyderen har kapasitet til å dekke oppdragsgivers behov på en tilfredsstillende måte, og at oppdragsgiver blir en prioritert kunde for avtaleleverandøren. Kontaktperson Oppdragsgiver ønsker dedikerte, faste kontaktpersoner med tilstrekkelig kunnskap om avtalen mellom leverandøren og oppdragsgiver. Disse kontaktpersonene skal også være tilgjengelige for besøk/møter innen en rimelig tid etter innkommet forespørsel. De skal videre ha kompetanse på produktene som tilbys/selges. Vennligst presenter kontaktpersonene i tilbudet. Reparasjon, garanti og lånetelefon Tilbudet må oppgi hvilken garanti som gjelder for produktene og beskrive prosedyrer og vilkår for oppfølging av reparasjoner og garantisaker. Beskrivelsen bør si noe om responstid, lånetelefon, beredskap, oppfølging utenom arbeidstid osv. Eventuelle kostnader må oppgis. En rekke av kommunens ansatte er tilknyttet en vaktordning hvor tilkalling skjer via mobiltelefon. Det er derfor viktig at leverandøren kan stille erstatningstelefon i løpet av kort tid etter behov. Responstid for levering, reparasjon, lånetelefon og lignende må oppgis da dette vil bli vurdert som en viktig del av servicen. Levering Tilbudet skal inneholde en leveringstid for lagerførte varer og bestillingsvarer. Ved knapphet på lager skal leverandøren gi oppdragsgiver høyeste prioritet. Vi ber om at tilbyder beskriver sitt distribusjonssystem (forsendelser, biler, tidsforbruk, mv). Oppfølging Kjøper ønskes tilsendt statistikk hver 6. måned. Statistikken må vise hvilke modeller som er kjøpt, til hvilke stykkpris og totalsum. Statusmøter gjennomføres etter behov og avtales fortløpende.

12 Knutepunkt Sørlandet innkjøp 12 Feilbestilling Tilbyder må beskrive hvordan retur av feilbestilte varer håndteres, og oppgi eventuell kostnad for dette Miljø Enkelte kommuner har egen returordning. For de som ikke har det er det ønskelig med en returordning for utrangerte mobiltelefoner. Leverandøren vi inngår avtale må kunne ta i mot telefonene, slette all informasjon permanent, og sende apparatet til resirkulering eller kildesortert destruksjon.

13 Knutepunkt Sørlandet innkjøp SJEKKLISTE Skjemaet nedenfor er ment som en sjekkliste for tilbyder, og for å gjøre tilbudet mer oversiktlig både for tilbyder og oppdragsgiver. Skjemaet skal følge tilbudet ferdig utfylt. Dokumentasjon Vedlagt: ja/nei? Vedlegg nr. 7 eksemplarer av tilbudet (1 original på papir og 6 elektroniske kopier) Tilbyderopplysningsskjema (vedlegg 2) Avviksskjema (vedlegg 3) Egenerklæring for HMS (vedlegg 4) Kvalifikasjonskrav jfr Skatteattest MVA-attest Årsregnskap Erfaring fra lignende oppdrag Miljøpolicy Minstekrav jfr. 2.1 Tildelingskriterier jfr og 2.2 Produktutvalg Priser Salgs og serviceapparat inkl. bestilling og levering Miljø Det er svært viktig at tilbyder leverer den etterspurte dokumentasjonen og svarer på alle forhold som er bedt om i konkurransegrunnlaget slik at vi kan vurdere tilbudene på en best mulig måte. Dersom obligatorisk eller annen vesentlig informasjon mangler, kan tilbudene blir avvist.

14 Knutepunkt Sørlandet innkjøp OVERSIKT OVER VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Generelle avtalevilkår - varer Tilbyderopplysningsskjema Avviksskjema Egenerklæring for helse, miljø og sikkerhet Samhandlingsavtale