Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III. for anskaffelse av

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III for anskaffelse av BRANNBIL K81 April 2016 Side 1 av 12

2 Innhold 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN OPPDRAGSGIVER OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON KONKURRANSEN GJELDER AVTALENS OMFANG DELTILBUD AVTALETYPE AVTALENS VARIGHET ANSKAFFELSESPROSEDYRE KARENSPERIODE PLANLAGT FREMDRIFT INNLEVERING AV TILBUD TILBUDSFRIST KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING INFORMASJON OM TILBYDER TILLEGGSOPPLYSNINGER OG OPPDATERING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET SAKSBEHANDLING OG INNSYNSRETT Taushetsplikt Offentlig innsyn i konkurransedokumenter TILBUDSÅPNING AVVISNING VEDSTÅELSESFRIST AVVIK/FORBEHOLD PRESENTASJON/DEMONSTRASJON AVLYSNING/FORKASTELSE KVALIFIKASJONSKRAV KRITERIER FOR VALG AV TILBUD (TILDELINGSKRITERIER) UTDYPING AV TILDELINGSKRITERIER PRIS DRIFTSSIKKERHET OG FUNKSJONSMESSIGE EGENSKAPER (KVALITET) TEKNISK BISTAND OG SERVICE Salgs- og serviceorganisasjon Statusmøter Reklamasjonshåndtering. Garanti Serviceavtale Opplæring Andre aktuelle punkt Miljøforhold LEVERINGSTID Leveringstidens betydning Forsinket levering Økonomiske vilkår ved forsinket levering VEDLEGG Side 2 av 12

3 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN 1.1. Oppdragsgiver Oppdragsgiver for konkurransen er Kristiansandsregionen brann og redning IKS Oppdragsgivers kontaktperson All korrespondanse og spørsmål i konkurransen skal rettes til Produktfaglige spørsmål: Navn: Johnny Flæte Telefon: e- post : Johnny.flaete@kbr.no Innkjøpsfaglige spørsmål: Navn: Eddie Hoel Telefon: e- post : eddie.hoel@kbr.no 1.3. Konkurransen gjelder Kristiansandsregionen brann og redning IKS (heretter kalt oppdragsgiver) ber om tilbud på levering av 1 stk. utrykningsklar brannbil med fast og løst utstyr (Utstyret skal innfestes etter nærmere avtale med oppdragsgiver). Tilbudet må inkludere alt som er nødvendig for å kunne få bilen og tilhørende utstyr til å fungere operativt. Se Kap. 2 og vedlagte kravspesifikasjon for nærmere informasjon om anskaffelsen Avtalens omfang Antatt verdi, eksklusive merverdiavgift: NOK pr. kjøretøy. Kristiansandsregionen brann og redning IKS ønsker å kjøpe 1 stk. brannbil med tilhørende fast og løst utstyr. Deling av kontrakten tillates ikke. Bruk av underleverandører er akseptert, men dersom dette benyttes er det leverandøren selv som står ansvarlig, og skal være avtalepart overfor brannvesenet Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Det er adgang til å gi deltilbud på en eller flere av følgende deler i konkurransen, men bare ett tilbud pr del: 1.6. Avtaletype Rammeavtale Avtale Side 3 av 12

4 1.7. Avtalens varighet Engangskjøp 2. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA), del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren «konkurranse med forhandling», jf. FOA 5-1. Oppdragsgiver vil benytte følgende retningslinjer ved forhandlingene: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som forretningsmessige vilkår og pris og tekniske spesifikasjoner / løsninger. Forhandlingsmøter ledes av en representant fra oppdragsgiver. De som møter fra leverandøren, skal ha de nødvendige fullmakter, eller må kunne skaffe slike på kort varsel. Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter etter oppdragsgivers behov. Tilbyderne tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat / forhandlingsprotokoll fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver tilbyder er sikret konfidensialitet og likebehandling. I forhandlingsperioden kan tilbyderne kun kontakte oppdragsgiver v/ kontaktperson jfr.1.2. For øvrig skal forhandlingene gjennomføres i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser, og god forretningsskikk. Oppdragsgiver vil kun føre forhandlinger med leverandører som, etter vår vurdering, har reell mulighet til å få tildelt kontrakt. Tilbyder oppfordres til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg, og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson Karensperiode Det vil bli fastsatt en karensperiode i samsvar med FOA 22-3 (3) Planlagt fremdrift Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsramme for prosessen, men det tas forbehold om endringer i fremdrift. Aktivitet Tidspunkt Eventuell tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Frist for å levere tilbud Tilbudets vedståelsesfrist Meddelelse om valg av leverandør Avtaleinngåelse Side 4 av 12

5 2.3. Innlevering av tilbud Det bes om at tilbudet leveres i lukket forsendelse merket: «Tilbud Brannbil K81 til KBR Leveringsadresse Kristiansandsregionen brann og redning IKS Torridalsveien Kristiansand Postadresse Kristiansandsregionen brann og redning IKS Postboks 250 Torridalsveien Kristiansand 2.4. Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er satt til onsdag , kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, før utløpet av fristen. Tilbyder er ansvarlig for at tilbud sendt per post er oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen. Tilbud levert på e-post aksepteres ikke. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf. prinsippet om likebehandling. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.) 2.5. Krav til tilbudets utforming Tilbudet skal inneholde et signert tilbudsbrev undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder. Tilbudet skal være utformet etter samme struktur som konkurransegrunnlaget, og tilbyder skal henvise til punktene i konkurransegrunnlaget i sin besvarelse. Tilbudet skal ha en innholdsfortegnelse og sidehenvisning. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbud utformet på andre språk vil bli forkastet. All korrespondanse vedrørende tilbudet skal være på norsk. Tilbudet skal foreligge på papir i 1 original og 3 kopier. I tillegg skal tilbudet foreligge som 3 kopier i e-format på minnepenn. Hoveddokumenter skal lagres i PDF-format, produkt- og prisskjema skal lagres i Excel-format, brosjyrer/kataloger skal lagres som bilder i PDF med 300 dpi som oppløsning. Hvert vedlegg skal navngis med unike og logiske navn. Minnepenn skal merkes med tilbyders navn. Papirutgvaven bes levert i ringperm eller innbundet. Dersom det er misforhold mellom versjonene, er det den originale papirversjonen som gjelder. Side 5 av 12

6 Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere Informasjon om tilbyder Vedlegg 2 Tilbyderopplysningsskjema skal leveres i utfylt stand sammen med tilbudet Tilleggsopplysninger og oppdatering av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil eller mangler i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Siste frist for å be om tilleggsopplysninger settes til Spørsmål som kommer senere enn dette vil ikke bli besvart. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for konkurransen på Doffin.no Saksbehandling og innsynsrett Taushetsplikt Det er kun beslutningstakere i anskaffelsesprosessen som i utgangspunktet vil få tilgang til mottatte tilbud. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anskaffelsesprosessen, jf. FOA 3-6 og forvaltningsloven Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til offentleglova 23 vil anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud være skjermet for offentlige innsyn frem til avtaleleverandør er valgt. Deretter er tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud Avvisning Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i «Forskrift om offentlige anskaffelser» Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud i 4måneder fra tilbudsfristen. Side 6 av 12

7 2.12. Avvik/forbehold Oppdragsgiver oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. I stedet for å gi tilbud med forbehold/avvik bør leverandørene stille spørsmål underveis i gjennomføringen av anskaffelsen, jf. pkt Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter, forbehold og avvik kan medføre avvisning. Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå av vedlegg 3 Avviksskjema. Forbehold/avvik skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold/avvik som ikke kan prises av oppdragsgiver, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Henvisning til tilbyders standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og avtalebestemmelser. Slike forbehold vil etter all sannsynlighet medføre at tilbudet avvises Presentasjon/demonstrasjon Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kalle inn tilbydere til presentasjon/ demonstrasjon i forbindelse med konkurransen Avlysning/forkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen og helt eller delvis forkaste tilbudene dersom det foreligger saklig grunn Kvalifikasjonskrav Tilbyder må tilfredsstille kvalifikasjonskravene opplistet nedenfor, for å få sitt tilbud vurdert. For at oppdragsgiver skal kunne vurdere om kvalifikasjonskravene er oppfylt, skal de etterspurte dokumentene fremskaffes og leveres sammen med tilbudet. Obligatoriske krav: Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som det ikke er fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift. (Utstedes av Skatteetaten i den region der tilbyder har sitt hovedkontor) Skatteattest for skatt. (Utstedes av skatteoppkreverkontoret i den kommune hvor tilbyder har sitt hovedkontor) Side 7 av 12

8 Felles for begge attester: Skal ikke være eldre enn 6 måneder. Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling: Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Tilbyder skal ha et lovlig etablert foretak Firmaattest Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet: Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Foretakets siste årsberetning og Tilbyder skal ha økonomisk kapasitet til å årsregnskap, samt evt nyere gjennomføre oppdraget/avtalen opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. (Alternativt fremlegges stiftelsesdokument med åpningsbalanse for nystartet selskap) Krav knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Det kreves at tilbyder har betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag Foretakets viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert verdi, tidspunkt og Det kreves at tilbyder har et velfungerende kvalitetssikringssystem/ -styringssystem mottaker Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/ - styringssystem Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner angitt i konkurransegrunnlaget, herunder vedlegg 4 Avtaledokument og vedlegg 1 Kravspesifikasjon, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. A. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier vektet slik tabellen nedenfor viser: Side 8 av 12

9 Tildelingskriterier Vekting i % Priser og betingelser 35 % Driftssikkerhet og funksjonsmessige egenskaper: 40 % Teknisk bistand og service 20 % Leverings- og ferdigstillelsestid 5 % Sum Utdyping av tildelingskriterier 3.1. Pris Kostnader som ikke er spesifisert av oppdragsgiver, men som tilbyder vet vil tilkomme, oppfattes som inkludert i de oppgitte priser hvis ikke annet spesifiseres av tilbyder. Priser som oppgis skal være eksklusive MVA. Merverdiavgift/moms som kommer i tillegg skal spesifiseres. Den oppgitte pris skal være for komplett fremskutt enhet/brannbil med fast og løst utstyr i henhold til kravspesifikasjon. Løst utstyr skal være innfestet i henhold til oppdragsgivers ønsker. Leverandøren skal legge ved komplett prisliste i henhold til vedlagte kravspesifikasjon. I kravspesifikasjonen er det gitt en nærmere beskrivelse av de produkter / volumprodukter som omfattes av konkurransen. De opplyste mengder er beheftet med betydelig usikkerhet, og er ikke bindende for oppdragsgiver. Imidlertid vil disse legges til grunn ved prisevaluering av tilbudene. Ønsket betalingsplan må spesifiseres Driftssikkerhet og funksjonsmessige egenskaper (kvalitet) Brannbilen med tilhørende utstyr skal gjenspeile moderne tekniske løsninger. De funksjonsmessige egenskapene tillegges stor vekt. Det vil si at bilen må være et effektivt redskap i brann- og redningstjenesten. Gode praktiske løsninger og driftssikkerhet er viktig. Oppdragsgiver ønsker demonstrasjon og utprøving av tilsvarende produkt som etterspørres. Erfaring fra denne vil bli vektlagt. Under produktkvalitet legger vi vekt på materialvalg/holdbarhet, brukervennlighet, ergonomi, sikkerhet og lignende. Det er viktig at denne informasjonen fremkommer av tilbudet ved at tilbyder for eksempel opplyser om spesielle kvalitetsforhold ved produktene. I de tilfeller hvor det er oppgitt bestemte varemerker i varesortimentet, er dette kun å oppfatte som en beskrivelse av kvalitet på forespurt produkt. Videre må tilbyderen bekrefte at det kan framskaffes anvendelsesdokumentasjon og brukerveiledninger på norsk, eventuelt HMS-datablad, og angi hvordan denne dokumentasjonen kan gis til oppdragsgiveren (for eksempel papirversjon, elektronisk Side 9 av 12

10 eller lignende) og bekrefte at produktene skal være merket i henhold til krav i lover, forskrifter og direktiv Teknisk bistand og service Salgs- og serviceorganisasjon Leverandør skal beskrive sin organisasjon og sitt salgs- og serviceapparat med antall ansatte fordelt på de ulike avdelinger, samt hvordan dette er tenkt å komme til anvendelse i forbindelse med en eventuell kontrakt. Leverandøren må spesifisere eventuell bruk av underleverandør. Ved valg av leverandør forutsettes det at leverandøren har kapasitet til å dekke Kristiansandsregionen brann og redning IKSs behov på en tilfredsstillende måte, og at brannvesenet blir en prioritert kunde for avtaleleverandøren. Leverandøren må beskrive responstid for utbedring av problemer som oppstår. Brannvesenet ønsker dedikerte, faste kontaktpersoner. Vennligst presenter kontaktpersonene i tilbudet Statusmøter Vi ønsker å ha gode samarbeidsforhold med våre avtaleleverandører, og vil derfor legge opp til gjensidig informasjonsutveksling ved blant annet å gjennomføre minimum ett statusmøte i byggeperioden. Møtet skal avholdes i Kristiansand, og leverandøren må dekke egne kostnader ved møtene Reklamasjonshåndtering. Garanti. Tilbyderen må oppgi følgende: hvilke garantiforhold som gjelder de ulike produktgrupper hvordan reklamasjoner vil bli behandlet og kvalitetssikret hvilke kostnader/rutiner som legges til grunn ved for eksempel for mye leverte varer/feilbestillinger m.v. Det må fremkomme av tilbudet om garantien gis av tilbyder og om tilsvarende garanti gis av underleverandør. Dersom det oppstår en situasjon der tilbyder opphører som leverandør, skal garantiansvaret fortsatt gjelde fra produsent/importør, og motsatt Serviceavtale I tilbudet skal det inngå en treårig service- og vedlikeholdsavtale som omfatter både bil og utstyr. Serviceavtalen skal inngå i tilbudsprisen og spesifiseres. Vi ber om at leverandøren oppgir timepris på service, for tilfeller hvor det er aktuelt med service som ikke dekkes av garanti eller serviceavtale. Vennligst oppgi responstid etter at servicebehovet er meldt. Side 10 av 12

11 Opplæring Opplæring skal skje hos oppdragsgiver. Det skal gis nødvendig opplæring til 8 personer. Denne opplæringen skal omfatte operativ bruk av brannbilen, daglig drift, og daglig vedlikehold med varighet 2 timer. Underlagsmateriale (tekniske spesifikasjoner, delelister, eventuelle verkstedhåndbøker) på norsk skal medfølge slik at oppdragsgivers biltekniske mannskaper selv kan utføre feilsøking, vedlikehold og enkle reparasjoner på bil og fastmontert utstyr. Opplæringen skal være inkludert i prisen Andre aktuelle punkt Leveringstid og lagerhold: Leverandøren må angi leveringstid for reservedeler, og hvordan lagerhold av slike deler sikres. Responstid: Ved driftsproblemer eller driftsstans vil det være særledes viktig å få rask hjelp. Leverandøren må beskrive responstid for utbedring av problemer som oppstår. Beredskapsforhold: Her må det spesifiseres hvilke beredskapsordninger eller vaktordninger som finnes for å leve opp til den spesifiserte responstid Miljøforhold Oppdragsgiveren ønsker å føre en miljøvennlig innkjøpspolitikk. Dette innebærer at det bl.a. vil bli lagt vekt på miljømessige konsekvenser gjennom produktets levetid og livssykluskostnader i anskaffelsesprosessen. Miljøvennlige varer skal foretrekkes med den hensikt å oppnå minst mulig forbruk av ressurser, mindre forurensning, mindre avfall og økt gjenvinning / resirkulering så lenge dette er praktisk gjennomførbart. Produktenes levetid, holdbarhet, reparerbarhet, innhold og gjenvinnings potensiale er også forhold som tas i betraktning. Tilbyderen må vedlegge beskrivelse som klarlegger de forhold som tas i betraktning. Det tilbudte kjøretøyet må tilfredsstille minimum Euro 6-kravene Leveringstid Leverandøren må oppgi leveringstid for komplett leveranse, beregnet fra det tidspunkt underskrevet avtale foreligger Leveringstidens betydning Vi ønsker levering av bilen hurtigst mulig Forsinket levering Dersom leverandør forstår eller har grunn til å anta at leveransen vil bli forsinket, plikter han å meddele oppdragsgiveren dette skriftlig og med forslag til ny leveringsdato. Ved betydelig forsinkelse som ikke skyldes force majeure og hvor leverandøren ikke har tatt forbehold om leveringstiden, forbeholder oppdragsgiver seg rett til å annullere den forsinkede leveransen uten kostnader for brannvesenet. Side 11 av 12

12 Økonomiske vilkår ved forsinket levering Leverandøren aksepterer å betale oppdragsgiver en mulkt ved forsinket levering som settes til 1,5% av den totale kontraktssum pr påbegynte uke, maksimalt 15% av kontraktssummen. 3 VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Kravspesifikasjon Avviksskjema Standard avtalevilkår Avtaledokument Side 12 av 12