KRISTIANSANDSREGIONEN BRANN OG REDNING IKS KONKURRANSEGRUNNLAG FOR

Transkript

1 KRISTIANSANDSREGIONEN BRANN OG REDNING IKS KONKURRANSEGRUNNLAG FOR K-23 Brannlift 2015 Side 1 av 12

2 Innhold 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN OPPDRAGSGIVER KONTAKTPERSON KONKURRANSEN GJELDER OMFANG OG EVENTUELL DELING AV AVTALEN AVTALENS VARIGHET ANSKAFFELSESPROSEDYRE AVTALETYPE KUNNGJØRING INNLEVERING AV TILBUD Tilbudsfrist Krav til tilbudets utforming Informasjon om tilbyder SPØRSMÅL OG SVAR KNYTTET TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET SAKSBEHANDLING OG INNSYNSRETT Saksbehandling Offentlig innsyn i konkurransedokumenter TILBUDSÅPNING AVVISNING VEDSTÅELSESFRIST AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET PRESENTASJON / DEMONSTRASJON AVLYSNING / FORKASTELSE KVALIFIKASJONSKRAV KRITERIER FOR VALG AV TILBUD (TILDELINGSKRITERIER) NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN PRODUKTENE Generell informasjon Beskrive mengde/antall/volum/tekniske krav osv Krav til dokumentasjon Miljøkrav knyttet til produktene Etisk handel/sosial dumping PRISER DRIFTSSIKKERHET OG FUNKSJONSMESSIGE EGENSKAPER TEKNISK BISTAND OG SERVICE Salgs- og serviceorganisasjon Statusmøter Reklamasjonshåndtering. Garanti Serviceavtale Opplæring Andre aktuelle punkt Miljøforhold DRIFTSKOSTNAD 5-20 ÅR LEVERINGSTID Leveringstidens betydning Forsinket levering Økonomiske vilkår ved forsinket levering OVERSIKT OVER VEDLEGG Side 2 av 12

3 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN 1.1. Oppdragsgiver Oppdragsgiver for konkurransen er Kristiansandsregionen brann og redning IKS Kontaktperson All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til denne kontaktpersonen. Produktfaglige spørsmål: Navn: Johnny Flæte Telefon: e- post : Johnny.flaete@kbr.no Innkjøpsfaglige spørsmål: Navn: Eddie Hoel Telefon: e- post : eddie.hoel@kbr.no 1.3. Konkurransen gjelder Kristiansandsregionen brann og redning IKS (heretter kalt oppdragsgiver) ber om tilbud på levering av utrykningsklar brannlift med fast og løst utstyr (Utstyret skal innfestes i skapene etter nærmere avtale med oppdragsgiver). Tilbudet må inkludere alt som er nødvendig for å kunne få brannliften og tilhørende utstyr til å fungere operativt. I tillegg ønskes tilbudet gitt med og uten innbyttepris på vår eksisterende brannlift (Se vedlegg 6-Beskrivelse innbyttebil). Forbehold om innbytte kan tas av begge parter. Det skal fremkomme i tilbudet totalpris på leveransen inkludert innbytte, samt spesifisering av innbytteprisen på innbyttebilen. Se Kap. 2 og vedlagte kravspesifikasjon for nærmere informasjon om anskaffelsen Omfang og eventuell deling av avtalen Antatt verdi, eksklusive merverdiavgift:4-6 mill. NOK Kristiansandsregionen brann og redning IKS ønsker å kjøpe ny brannlift med tilhørende fast og løst utstyr. Deling av kontrakten tillates ikke. Bruk av underleverandører er akseptert, men dersom dette benyttes er det leverandøren selv som står ansvarlig, og skal være avtalepart overfor brannvesenet Avtalens varighet Engangskjøp og innbytte Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse over terskelverdi, etter forskriftens del I og III (NOK eks. mva.) Side 3 av 12

4 I henhold til regelverket for offentlige anskaffelser. For å kunne delta i konkurransen må tilbyderne oppfylle de krav som er satt i konkurransegrunnlagets punkt 1.18 Kvalifikasjonskrav Avtaletype Engangskjøp og innbytte Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN database for offentlige anskaffelser og i EU s TED database 1.9. Innlevering av tilbud Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i 1 original og 2 komplette kopier i lukket forsendelse merket: Tilbud K-23 brannlift 2015 Sendes til følgende postadresse: Kristiansandsregionen brann og redning IKS Eddie Hoel Postboks Kristiansand eller leveres på følgende besøksadresse: Kristiansandsregionen brann og redning IKS Eddie Hoel Torridalsvegen Kristiansand Elektronisk kopi på CD/DVD må følge med tilbudet Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er satt til kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, før utløpet av fristen. Tilbudet kan sendes i posten, men tilbyder er ansvarlig for å sende det tidsnok og at det rekker frem. Tilbud levert på e-post aksepteres ikke. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf. Prinsippet om likebehandling. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.) Krav til tilbudets utforming Tilbudet skal inneholde et signert tilbudsbrev undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder. Tilbudet skal være utformet etter samme mal som konkurransegrunnlaget er bygget på. Tilbyder skal henvise til disse punktene i sin besvarelse. Det er viktig at alle vedlegg, tegninger osv. merkes tydelig. Side 4 av 12

5 Tilbudet skal foreligge på papir i 1 original og 2 kopier. I tillegg skal tilbudet foreligge som 3 kopier i e-format, CD/minnepenn (Hoveddokumenter skal lagres i PDF-format, brosjyrer/kataloger skal lagres som bilder i PDF med 300 dpi som oppløsning). Hvert vedlegg skal navngis med unike og logiske navn. CD/minnepenn skal merkes med tilbyders navn, for CD både på CD og cover. Papirformatet bes levert i ringperm, eller innbundet. Dersom det er misforhold mellom versjonene, så er det papirversjonen som gjelder. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbud utformet på andre språk vil bli forkastet. All korrespondanse vedrørende tilbudet skal være på norsk. Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere Informasjon om tilbyder Følgende informasjon skal følge tilbudet: tilbyderens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, kontaktperson, e-postadresse og eventuell Internett-adresse Spørsmål og svar knyttet til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser i forbindelse med konkurransegrunnlaget skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, punkt 1.2. Vesentlige spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli meddelt samtlige som har bedt om konkurransegrunnlaget. Eventuelle tilleggsopplysninger etter forespørsel, sendes ut senest 6 dager før tilbudsfristen. Spørsmål som kommer senere enn dette vil ikke bli besvart Saksbehandling og innsynsrett Saksbehandling Det er kun beslutningstakere i anskaffelsesprosessen som i utgangspunktet vil få tilgang til mottatte tilbud. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anskaffelsesprosessen Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til offentleglova 23 vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlige innsyn frem til avtaleleverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud Avvisning Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i Forskrift om offentlige anskaffelser Vedståelsesfrist Tilbudet må vedståes i 4 måneder fra tilbudsfristen. Side 5 av 12

6 1.15. Avvik fra konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. I stedet for å gi tilbud med forbehold/avvik bør leverandørene stille spørsmål underveis i gjennomføringen av anskaffelsen, jf. pkt Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter, forbehold og avvik kan medføre avvisning. Før tilbyder eventuelt tar forbehold eller utformer tilbud med avvik, bør derfor juridisk kompetanse konsulteres. Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå i tilbudet (bruk vedlagte skjema). Forbehold/avvik skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold/avvik som ikke kan prises av oppdragsgiver, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold vil etter all sannsynlighet medføre at tilbudet avvises. Forbehold om regulering av kontraktssum på annen måten enn angitt i de generelle og spesielle kontraktsbestemmelsene, herunder valutaforbehold, vil medføre avvisning Presentasjon / demonstrasjon Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å kalle inn tilbydere til presentasjon, demonstrasjon og eventuelle avklaringer i forbindelse med produktet og konkurransen. Presentasjon og demonstrasjon skal skje kostnadsfritt for oppdragsgiver. Produktets utforming, praktiske løsninger og betjening vil bli vektlagt i tildelingskriteriene pkt Avlysning / forkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette Kvalifikasjonskrav Tilbyder må tilfredsstille kvalifikasjonskravene opplistet nedenfor for å få sitt tilbud vurdert. For å kunne vurdere om tilbyder tilfredsstiller kvalifikasjonskravene skal tilbyder fremskaffe de etterspurte dokumentene og levere disse til oppdragsgiver sammen med tilbudet, ref. kunngjøring i DOFFIN: Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som tilbyder ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (Mva-attest). (Skatteattest for merverdiavgift skrives ut av Skatteetaten i den region der leverandøren har sitt hovedkontor) Krav til å fremlegge skatteattest for Side 6 av 12

7 skatt (Skatteattest). (Skatteattest skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor) Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften Det kreves at tilbyder har betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag Felles for begge attester: Attester, ikke eldre enn 6 måneder. Krav til å fremlegge egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), viser til vedlegg 4 HMS egenerklæring Foretakets liknende leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) Kriterier for tildeling av avtale vil være det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier vektet slik tabell nedenfor viser: Tildelingskriterier Delvekt Totalvekt Priser 30 % Driftssikkerhet og funksjonsmessige egenskaper herunder: 35 % Horisontal rekkevidde ved henholdsvis smal og maksimal avstøtting 25 % Vertikal rekkevidde 25 % Fremkommelighet herunder svingradius, vekter og ytre mål 25 % Oppdragsgivers oppfattelse av brukervennlighet i forhold til 25 % plassering av hendler, komponenter og praktisk bruk Teknisk bistand og service, herunder responstid og kapasitet 20 % Driftskostnad 5-20 år 10 % Leverings- og ferdigstillelsestid 5 % Sum 100 % 100 % Nærmere opplysninger om hva oppdragsgiveren legger til grunn i vurderingen av de ulike tildelingskriteriene fremgår av beskrivelse i del 2. Side 7 av 12

8 2. NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN 2.1. Produktene Det vises til vedlagt Kravspesifikasjon Generell informasjon Se vedlagt Kravspesifikasjon Beskrive mengde/antall/volum/tekniske krav osv. Se vedlagt Kravspesifikasjon Krav til dokumentasjon For alle produkter som omfattes av tilbudet må leverandøren kunne fremskaffe produkt- og varefaktadokumentasjon etter behov Miljøkrav knyttet til produktene Det tilbudte kjøretøyet må tilfredsstille Euro 6-kravene. For øvrig vises det til pkt Miljøforhold Etisk handel/sosial dumping I regjeringens handlingsplan mot sosial dumping legges det opp til at ILOs (International Labour Organization - ILO er FNs internasjonale særorganisasjon for arbeidslivet) konvensjon nr. 94 om arbeidsklausuler skal gjennomføres i offentlige kontrakter. Gjennom valg av handelspartnere og ved å bruke sin innflytelse som kunde overfor leverandører og produsenter, vil oppdragsgiveren innenfor de begrensninger som til enhver tid følger av norsk og internasjonal rett og avtaleverk bygge opp under en internasjonal anerkjent etisk norm som bidrar til at varer produseres etisk forsvarlig. Ved kjøp av varer skal leverandørene bekrefte at tilbudet ikke inkluderer produkter som er produsert (hele verdikjeden) i strid med ILO s kjernekonvensjoner. Vennligst legg ved en bekreftelse på at tilbudet ikke inneholder produkter som strider mot dette Priser Oppgitte priser skal være fastpriser uten adgang til regulering, med unntak av reguleringer som følger av endringer i offentlige avgifter. Priser som oppgis skal være eksklusive MVA. Merverdiavgift/moms som kommer i tillegg skal spesifiseres. Den oppgitte pris skal være for komplett brannlift med fast og løst utstyr i henhold til kravspesifikasjon. I totalprisen skal det også spesifiseres pris på vår innbyttebil. Løst utstyr skal være innfestet i skap i henhold til oppdragsgivers ønsker. Leverandøren skal legge ved komplett prisliste i henhold til vedlagte kravspesifikasjon. I kravspesifikasjonen er det gitt en nærmere beskrivelse av de produkter / volumprodukter som omfattes av konkurransen. De opplyste mengder er beheftet med betydelig usikkerhet, og er ikke bindende for oppdragsgiver. Imidlertid vil disse legges til grunn ved prisevaluering av tilbudene. Ønsket betalingsplan må spesifiseres. Side 8 av 12

9 2.3. Driftssikkerhet og funksjonsmessige egenskaper Brannliften med tilhørende utstyr skal gjenspeile moderne tekniske løsninger. De funksjonsmessige egenskapene tillegges stor vekt. Det vil si at bilen må være et effektivt redskap i brann- og redningstjenesten. Gode praktiske løsninger og driftssikkerhet er viktig. Oppdragsgiver ønsker demonstrasjon og utprøving av tilsvarende produkt som etterspørres. Erfaring fra denne vil bli vektlagt. Under produktkvalitet legger vi vekt på materialvalg/holdbarhet, brukervennlighet, ergonomi, sikkerhet og lignende. Det er viktig at denne informasjonen fremkommer av tilbudet ved at tilbyder for eksempel opplyser om spesielle kvalitetsforhold ved produktene. I de tilfeller hvor det er oppgitt bestemte varemerker i varesortimentet, er dette kun å oppfatte som en beskrivelse av kvalitet på forespurt produkt. Videre må tilbyderen bekrefte at det kan framskaffes anvendelsesdokumentasjon og brukerveiledninger på norsk, eventuelt HMS-datablad, og angi hvordan denne dokumentasjonen kan gis til oppdragsgiveren (for eksempel papirversjon, elektronisk eller lignende) og bekrefte at produktene skal være merket i henhold til krav i lover, forskrifter og direktiv Teknisk bistand og service Salgs- og serviceorganisasjon Leverandør skal beskrive sin organisasjon og sitt salgs- og serviceapparat med antall ansatte fordelt på de ulike avdelinger, samt hvordan dette er tenkt å komme til anvendelse i forbindelse med en eventuell kontrakt. Leverandøren må spesifisere eventuell bruk av underleverandør. Ved valg av leverandør forutsettes det at leverandøren har kapasitet til å dekke Kristiansandsregionen brann og redning IKSs behov på en tilfredsstillende måte, og at brannvesenet blir en prioritert kunde for avtaleleverandøren. Leverandøren må beskrive responstid for utbedring av problemer som oppstår. Brannvesenet ønsker dedikerte, faste kontaktpersoner. Vennligst presenter kontaktpersonene i tilbudet Statusmøter Vi ønsker å ha gode samarbeidsforhold med våre avtaleleverandører, og vil derfor legge opp til gjensidig informasjonsutveksling ved blant annet å gjennomføre minimum to statusmøter i byggeperioden. Møtene skal avholdes i Kristiansand, og leverandøren må dekke egne kostnader ved møtene Reklamasjonshåndtering. Garanti. Tilbyderen må oppgi følgende: hvilke garantiforhold som gjelder de ulike produktgrupper hvordan reklamasjoner vil bli behandlet og kvalitetssikret hvilke kostnader/rutiner som legges til grunn ved for eksempel for mye leverte varer/feilbestillinger m.v. Side 9 av 12

10 Det må fremkomme av tilbudet om garantien gis av tilbyder og om tilsvarende garanti gis av underleverandør. Dersom det oppstår en situasjon der tilbyder opphører som leverandør, skal garantiansvaret fortsatt gjelde fra produsent/importør, og motsatt Serviceavtale I tilbudet skal det inngå en femårig service- og vedlikeholdsavtale som omfatter både chassiset og påbygget. Videre skal det oppgis anbefalte service og kontroll intervaller for brannliften for de neste 15 årene til den er 20 år. Oppgis i dagens kroneverdi. Serviceavtalen skal inngå i tilbudsprisen og spesifiseres. Vi ber om at leverandøren oppgir timepris på service, for tilfeller hvor det er aktuelt med service som ikke dekkes av garanti eller serviceavtale. Vennligst oppgi responstid etter at servicebehovet er meldt Opplæring Opplæring skal skje hos oppdragsgiver. Det skal minimum gis 3 timers opplæring til 4 brukergrupper a 9 personer. Denne opplæringen skal omfatte operativ bruk av brannliften, daglig drift, daglig vedlikehold av både chassis, påbygg og alt fastmontert utstyr. Opplæring på chassis skal gjennomføres av instruktør fra chassisleverandør. I tillegg skal det gis opplæring til oppdragsgivers biltekniske mannskaper, dvs. 2-3 personer med varighet 3 timer. Denne opplæringen skal omfatte vedlikehold og feilsøking både av chassis, påbygg og fastmontert utstyr. Underlagsmateriale (tekniske spesifikasjoner, delelister, eventuelle verkstedhåndbøker) på norsk skal medfølge slik at oppdragsgivers biltekniske mannskaper selv kan utføre feilsøking, vedlikehold og reparasjoner på chassis, påbygg og alt fastmontert utstyr. Opplæringen skal være inkludert i prisen Andre aktuelle punkt Leveringstid og lagerhold. Leverandøren må angi leveringstid for reservedeler, og hvordan lagerhold av slike deler sikres. Responstid. Ved driftsproblemer eller driftsstans vil det være særledes viktig å få rask hjelp. Leverandøren må beskrive responstid for utbedring av problemer som oppstår. Beredskapsforhold. Her må det spesifiseres hvilke beredskapsordninger eller vaktordninger som finnes for å leve opp til den spesifiserte responstid Miljøforhold Oppdragsgiveren ønsker å føre en miljøvennlig innkjøpspolitikk. Dette innebærer at det bl.a. vil bli lagt vekt på miljømessige konsekvenser gjennom produktets levetid og livssykluskostnader i anskaffelsesprosessen. Miljøvennlige varer skal foretrekkes med den hensikt å oppnå minst mulig forbruk av ressurser, mindre forurensning, mindre avfall og økt gjenvinning / resirkulering så lenge dette er praktisk gjennomførbart. Produktenes levetid, holdbarhet, reparerbarhet, innhold og gjenvinnings potensiale er også forhold som tas i betraktning. Tilbyderen må vedlegge beskrivelse som klarlegger de forhold som tas i betraktning. Det tilbudte kjøretøyet må tilfredsstille Euro 6-kravene Driftskostnad 5-20 år Det bes synliggjort årlige vedlikeholdsutgifter i nevnte tidsperiode inkludert utgifter til eventuell hovedkontroll, basert på normal slitasje og drift. Side 10 av 12

11 2.6. Leveringstid Leverandøren må oppgi leverings- og ferdigstillelsestid for komplett leveranse, beregnet fra det tidspunkt underskrevet avtale foreligger Leveringstidens betydning Vi ønsker levering av bilen hurtigst mulig Forsinket levering Dersom leverandør forstår eller har grunn til å anta at leveransen vil bli forsinket, plikter han å meddele oppdragsgiveren dette skriftlig og med forslag til ny leveringsdato. Ved betydelig forsinkelse som ikke skyldes force majeure og hvor leverandøren ikke har tatt forbehold om leveringstiden, forbeholder oppdragsgiver seg rett til å annullere den forsinkede leveransen uten kostnader for brannvesenet Økonomiske vilkår ved forsinket levering Leverandøren aksepterer å betale oppdragsgiver en mulkt ved forsinket levering som settes til 1,5% av den totale kontraktssum pr påbegynte uke, maksimalt 15% av kontraktssummen. Side 11 av 12

12 3. OVERSIKT OVER VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Kravspesifikasjon Avviksskjema Standard avtalevilkår Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Avtaledokument Beskrivelse innbyttebil Side 12 av 12