Konkurransegrunnlag for Vennesla kommune For levering av plasthall 15 X 30 meter Oktober 2014

Transkript

1 V E N N E S L A K O M M U N E Enhet for park og idrett Tilbydere Konkurransegrunnlag for Vennesla kommune For levering av plasthall 15 X 30 meter Oktober 2014 Innhold: 1. Konkurranseinstruks 2. Krav om leverandørens kvalifikasjoner 3. Leveransebeskrivelse og sjekkliste 4. Tildeling av kontrakt 5. Innlevering av tilbud Besøksadresse Postadresse Telefon Foretaksregisteret Herredshuset, Venneslamoen 1 Enhet for park og idrett VENNESLA Postboks 25 Telefaks Bankkonto E-postadresse 4701 VENNESLA jurgen.orf@vennesla.kommune.no

2 1. Konkurranse instruks 1.1 Oppdragsgiver Vennesla kommune Enhet for park og idrett v/ Jürgen Orf Venneslamoen Vennesla kommune All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til kontaktpersonen. 1.2 Anskaffelsen gjelder Vennesla kommune ønsker å innhente tilbud på levering av 1 stk plasthall størrelse 15 x 30 meter (mindre avvik er tillat). Plasthallen skal i hovedsak brukes til idrettsformål, for eksempel ballspill og andre aktiviteter. Dvs. at plasthallen må være egnet til dette formålet. Utfyllende beskrivelse av anskaffelsen fremgår av pkt Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen Regelverk Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlig anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (loa) Ajourført med endringer, senest ved lov 30. juni 2006 nr 41 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (foa), alminnelige bestemmelser del I. For anskaffelser til Vennesla kommunen gjelder Vennesla kommunes generelle avtalevilkår for varer. Konkurranseform Anskaffelser gjennomføres som åpen konkurranse basert på Forskriftene om offentlige anskaffelser. Konkurransen gjelder engangs kjøp. Antatt årlig verdi, eksklusiv merverdiavgift: ca. kr Krav til leverandørenes kvalifikasjoner Lovpålagte krav Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (Nasjonale krav) Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Nasjonale krav) Dokumentasjon: Utstedt av henholdsvis kemner/kommunekasserer og skattefogden der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Krav til å fremlegge HMS-egenerklæring Dokumentasjon: Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring, se vedlegg 1. Side 2 av 7

3 3. Leveransebeskrivelse Leveringsadresse for plasthallen er Moseidmoen idrettsanlegg i Vennesla, Askedalsveien. Levering oktober Beskrivelse: Plasthall 15X30 meter ( mindre avvik på størrelse er tillat) Kjøreport 4 x 4 meter, vanlig dør Ventilasjonsvifter Montering og levering 3.2 Sjekkliste Skjemaet nedenfor skal i utfylt stand følge tilbudet: Dokumentasjon Attest om restanse på skatt/avgift, jfr.pkt.2.1 Skatteattester for merverdi og skatt, jfr. pkt.2.1 HMS-egenerklæring, jfr.pkt.2.1 Komplett prisliste over tilbudt materiell jamfør tilbudsskjema Opplysninger om leveringstid Orientering om garantiforhold Eventuelle tilleggsopplysninger Vedlagt: Ja/nei? Vedlegg nr. 3.3 Betalingsbetingelser Dokumentrang Dersom kontraktsdokumentene inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i følgende rekkefølge: 1. Avtaledokument med vedlegg 2. Konkurransegrunnlaget 3. Tilbudet Ved forhold som ikke dekkes av denne avtalens dokumenter, gjelder Kjøpsloven av 13 mai Avvik / endringer Alle endringer/tilførsler til kontrakten må foreligge i skriftlig form undertegnet av begge parter for å være gyldig. Parter i avtalen Kontrakten skal være basert på en avtale mellom Vennesla kommune og leverandør av sluttproduktene. Side 3 av 7

4 Overdragelse av kontraktsforpliktelser Ingen av partene kan overdra sine kontraktsforpliktelser uten samtykke av den annen part. Dette gjelder også dersom leverandør i kontraktsperiode endrer eierskaps- og/eller organisasjonsstruktur. Priser Det skal ikke bregnes ekspedisjon- eller faktureringsgebyr. Samtlige priser skal være oppgitt netto, inklusive alle avgifter bortsett fra merverdiavgift. For utenlandske leverandører skal prisene oppgis i NOK, påført den valutakurs og dato som prisen er beregnet ut ifra. Prisendring generelt Melding om prisøkning som skyldes andre forhold enn endringer i offentlige avgifter, skal dokumenteres og skje med 60 dagers varsling med mindre annet er avtalt, og trer først i kraft når kommunen har godkjent prisendringen. Dokumentasjon fra leverandørens underleverandører/produsenter om årsak til prisendringer, skal vedlegges. Etter godkjent prisendring, er leverandøren forpliktet til å distribuerer prisendringer til innkjøpstjenesten i kommunen. Levering lagerhold Alle varer skal være levert DDP leveringssted delivered duty paid, Incoterms 2000, den aktuelle brukerenhet spesifiserer leveringssted, innenfor den leveringsfrist som er avtalt. Ved forsinket levering i forhold til de avtalte leveringsdatoer, som ikke skyldes forhold godkjent av kjøper, vil det blir krevet dagmulkt. Mulktens størrelse beregnes til 50/00 av den totale bestillingssum for hver arbeidsdag forsinkelsen varer. Begrenset oppad til 10% av totalverdien og nedad til 300,- pr dag. Ved levering skal vår kontaktperson nevnt i pkt. 1.1 orienteres. Levering har funnet sted når varen er levert og evt. montert ihht avtale. Leverandøren har ansvar for å fjerne emballasjen dersom ikke noe annet er avtalt. Fakturering og betalingsbetingelser Betalingsbetingelser lik fakturamåned + 30 dager. Alle fakturaer skal være påført kontraktsummer og andre referanser som måtte være avtalt og skal klart angi hva beløpet gjelder. Kommunen har rett til å returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller disse kravene. Avlysning / forkastelse Vennesla kommune forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette. Endringer i offentlig avgifter Prisendringer i samsvar med endring i offentlig regulert avgifter aksepteres. Melding om slike prisendringer skal skje til Vennesla kommune så tidlig som mulig før ikrafttredelse av endring. Morarente Morarente ved forsinket betaling beregnes i henhold til morarenteloven (Lov om renter ved forsinket betaling m.m) og den til enhver tid gjeldene morarentesats fastsatt av Side 4 av 7

5 Finansdepartementet. Renteberegning aksepteres ikke dersom for sen innbetaling fra kommunen skyldes mangelfull leveranse elle uoverstemmende dokumentasjon, pakkseddel, følgebrev, faktura ete. Fra leverandøren, eller kvalitetssvikt i leveransen. Dersom leverandør benytter seg av factoringavtale, skal dette opplyses i tilbudet. Leverandøren er forpliktet til å informere factoringselskapet om at de inngåtte betingelser er gjeldene. Force majeure Partene er fritatt for pliktene i avtalen dersom det kan vises til forhold som skyldes force majeure. Partene bører da sine egne kostnader. Varsel om force majeure skal meldes senest innen 3 dager. Dersom det ikke gis varsel om dette innen fristen, faller kravet ihht. force majure bort. 4. Tildeling av kontrakt 4.1 Kriterier for tildeling av kontrakt vil være det økonomiske mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier i ikke prioritert rekkefølge: Pris Kvalitet Garanti/service Brukervennlighet Miljøhensyn og anvendelighet Vedlikeholdsvennlig Levering Vi presiserer at det er vår vurdering av disse punktene som vil være avgjørende for vårt valg. Vi vurderer i forhold til de behov vi har i Vennesla kommune. 5 Innlevering av tilbud 5.1 Tilbudet skal sendes / leveres i en original i lukket konvolutt merket: Plasthall 15 x 30 meter til følgende adresse: Vennesla kommune Enhet for park og idrett v/jürgen Orf Venneslamoen Vennesla Tilbudet må være i kommunen i hende senest: kl Tilbudet skal være undertegnet. Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. Tilbudet kan sendes i posten, men må være oppdragsgiver i hende innen innleveringsfristen. Tilbudet levert på epost aksepteres ikke. Tilbudet skal leveres på norsk. Følgende informasjon må være med: Side 5 av 7

6 Leverandørens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, kontaktperson, e-postadresse og eventuell internett-adresse. Konfidensialitet Mottatt tilbud vil bli behandlet konfidensielt. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anbudsprosessen. Det vil bli ført anskaffelsesprotokoll, hvor konkurransegrunnlaget, kunngjøringer, eventuell korrespondanse, sjekklister og vurderings- og prioriteringsskjemaer inngår. Protokollen kan, på oppfordring, sees av tilbydere. Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra vil anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud være skjermet for offentlige innsyn frem til avtaleleverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlige tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn for opplysningen som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Avvisning Tilbud som mottas etter innleveringsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i Forskrift om offentlige anskaffelser. Vedståelsesfrist Tilbudet må vedståes i 1 måned fra tilbudsfristen. 5.2 Kontaktperson Produktfaglige og innkjøpsfaglige spørsmål: Navn: Jürgen Orf Telefon : Mobil e-post: jurgen.orf@vennelsa.kommune.no Vennesla kommune, Jürgen Orf Enhetsleder Vedlegg: Tilbudsskjema HMS-egenerklæring Maskinbilde Side 6 av 7

7 1. Tilbudsskjema Plasthall 15 x 30 m Oktober 2014 Post nr. Varebetegnelse Pris Merknad Tilbyders navn: Tilbyders adresse: Tlf: Fax: Underskrift: Side 7 av 7