Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: 15/104 Møtedato/tid: Kl 12:00 Møtested: Strinda videregående skole Møtedeltakere: Gimse, Guro Angell Stende, Eivind Hynne, Gunnar Nestgaard Angen, Sigrid Bøe, Hans Kopi: Fylkesordfører Fylkesrådmann Revisjon Midt-Norge Møtet innledes med lunsj ved Strinda vgs. fra kl 11:30. Etter møtet blir det arrangert avslutningsmiddag for kontrollutvalgets medlemmer på Trondheim mathall fra kl 16:00. Vi ber medlemmer som ikke ønsker å delta på denne om å gi beskjed. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Gimse, Guro Angell (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Rådgiver, Konsek

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 42/15 Referatsaker 43/15 Mulige misligheter - endelig innberetning fra revisor 44/15 Orientering om Strinda vgs. 45/15 Tilsynsrapport - Skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen 46/15 Rapport om kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden /15 Eventuelt

3 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler Midthjell, Sverre B. Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 15/104-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Saksprotokoll FT, , Sak 42-15, Rapport fra forvaltni.. Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Fylkestingets behandling, sak 42/15: Rapport fra forvaltningsrevisjon kvalitetsarbeid i videregående opplæring

4 SAKSPROTOKOLL Rapport fra forvaltningsrevisjon - Kvalitetsarbeid i videregående opplæring Arkivsak-dok Saksbehandler Hanne Kongsvik Saksgang Møtedato Saknr 1 Fylkestinget /15 KONTROLLUTVALGETS INNSTILLING: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å dokumentere hvordan det nye systemet for å sikre kvalitet i videregående opplæring fungerer og sikre at systemet blir kjent og brukt ved skolene 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen merke seg de styrker og svakheter som er avdekket i kvalitetsarbeidet ved Orkdal vidaregåande skole og følge opp nødvendige tiltak overfor skolen. 3. Fylkestinget tar forøvrig rapporten til etterretning. Fylkestinget har behandlet saken i møte sak 42/15 Protokoll Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Vedtak 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å dokumentere hvordan det nye systemet for å sikre kvalitet i videregående opplæring fungerer og sikre at systemet blir kjent og brukt ved skolene 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen merke seg de styrker og svakheter som er avdekket i kvalitetsarbeidet ved Orkdal vidaregåande skole og følge opp nødvendige tiltak overfor skolen. 3. Fylkestinget tar forøvrig rapporten til etterretning. side 1 av 1

5 Orientering om Strinda vgs. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler Midthjell, Sverre B. Arkivkode FE Arkivsaknr 12/28-21 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Redegjørelsen tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget har hatt ønske om å besøke fylkeskommunens enheter for å få innsikt i virksomheten. I sak 27/15 vedtok kontrollutvalget ønske om å avholde møte ved Strinda videregående skole. Strinda videregående skole har ca elever og 220 ansatte. Innenfor studieforberedende fag tilbyr skolen studiespesialisering og idrettsfag mens den blant yrkesfaglige programmer tilbyr restaurant- og matfag, helse- og oppvekstfag og elektrofag. Skolens ledelse vil gi en orientering om virksomheten, utfordringer og satsinger og en omvisning i skolens lokaler. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer utvalget til å ta informasjonen til orientering.

6 Tilsynsrapport - Skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler Midthjell, Sverre B. Arkivkode FE Arkivsaknr 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar fylkesmannens tilsynsrapport til orientering. Vedlegg Tilsynsrapport - skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen - Hemne vgs (L)(21713) Saksutredning Som et ledd i et felles nasjonalt tilsyn med elevenes utbytte av opplæringen har igangsatte fylkesmannen i september 2014 tilsyn med Hemne videregående skole. Det nasjonale tilsynet omfatter tre områder: Skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen Forvaltningskompetanse Skolebasert vurdering Dette tilsynet omfatter kun det første av disse punktene. Fylkesmannen har innenfor dette undersøkt tre områder: Skolens arbeid med opplæringen i fag Underveisvurdering for å øke elevenes læringsutbytte Underveisvurdering som grunnlag for tilpasset opplæring og spesialundervisning. Fylkesmannen har ikke avdekket lovstridige forhold, og har med utsending av endelig tilsynsrapport avsluttet tilsynet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Rapporten gir relevant informasjon om dette arbeidet ved skolen, og det er tilfredsstillende å notere at fylkesmannen ikke har avdekket lovstridige forhold. Sekretariatet anbefaler å ta rapporten til orientering.

7 TILSYNSRAPPORT Skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen Sør-Trøndelag fylkeskommune Hemne videregående skole 20. februar

8 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Om tilsynet med Hemne videregående skole Fylkesmannen fører tilsyn med offentlige skoler Tema for tilsynet Om gjennomføringen av tilsynet Skolens arbeid med opplæringen i fag Rettslige krav Fylkesmannens undersøkelser Fylkesmannens vurderinger Fylkesmannens konklusjon Underveisvurdering for å øke elevens læringsutbytte Rettslige krav Fylkesmannens undersøkelser Fylkesmannens vurderinger Fylkesmannens konklusjon Underveisvurdering som grunnlag for tilpasset opplæring og spesialundervisning Rettslige krav Fylkesmannens undersøkelser Fylkesmannens vurderinger Fylkesmannens konklusjon...12 Vedlegg: Dokumentasjonsgrunnlag for tilsynet

9 1. Innledning Fylkesmannen åpnet 26. september 2014 tilsyn med skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen ved Hemne videregående skole, Sør-Trøndelag fylkeskommune. Felles nasjonalt tilsyn handler om skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen og består av tre områder for tilsyn: Skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen (som denne rapporten omhandler), forvaltningskompetanse og skolebasert vurdering. Utdanningsdirektoratet har utarbeidet veiledningsmateriell 1 knyttet til tilsynet, og Fylkesmannen har gjennomført informasjons- og veiledningssamlinger. Det er fylkeskommunen som har det overordnede ansvaret for at kravene i opplæringsloven blir overholdt, jf. opplæringsloven første ledd. Fylkeskommunen er derfor adressat for denne tilsynsrapporten. 2. Om tilsynet med Hemne videregående skole 2.1 Fylkesmannen fører tilsyn med offentlige skoler Fylkesmannen fører tilsyn med offentlige skoler jf. opplæringsloven 14-1 første ledd, jf. kommuneloven kap. 10 A. Fylkesmannens tilsyn på opplæringsområdet er lovlighetstilsyn jf. kommuneloven 60 b. Fylkesmannens tilsyn med offentlige skoler er myndighetsutøvelse og skjer i samsvar med forvaltningsrettens regler for dette. I de tilfeller Fylkesmannen konkluderer med at et rettslig krav ikke er oppfylt, betegnes dette som lovbrudd, uavhengig av om det er opplæringsloven eller forskrifter fastsatt i medhold av denne, som er brutt. 2.2 Tema for tilsynet Temaet for tilsynet er rettet mot skolens kjernevirksomhet: arbeidet med elevenes utbytte av opplæringen. Det overordnede formålet med tilsynet er å bidra til at alle elever får et godt utbytte av opplæringen. Hovedpunkter i tilsynet vil være: Skolens arbeid med opplæringen i fag Underveisvurdering for å øke elevenes læringsutbytte Underveisvurdering som grunnlag for tilpasset opplæring og spesialundervisning Tilsynet skal bidra til at fylkeskommunen som skoleeier sørger for at elevene: får kjennskap til og opplæring i målene som gjelder for opplæringen får tilbakemeldinger og involveres i eget læringsarbeid for å øke sitt utbytte av opplæringen får vurdert kontinuerlig hvilket utbytte de har av opplæringen blir fulgt opp og får nødvendig tilrettelegging når utbytte av opplæringen ikke er tilfredsstillende Manglende etterlevelse av regelverket kan medføre at elevene ikke får realisert sine muligheter eller får lite utbytte av opplæringen

10 2.3 Om gjennomføringen av tilsynet Tilsyn med Hemne videregående skole ble åpnet gjennom brev datert 26. september Fylkeskommunen ble pålagt å legge frem dokumentasjon for Fylkesmannen med hjemmel i kommuneloven 60 c. Fylkesmannens vurderinger og konklusjoner er basert på skriftlig dokumentasjon og opplysninger fra intervju, se vedlegg til denne rapporten. Tilsynsbesøket ble gjennomført 12. november Fylkesmannen gjennomførte sluttmøte med skolen 27. januar På dette møte fikk tilsynsmyndigheten mer informasjon fra skoleledelsen og pedagogisk personalet om rutiner for lokalt læreplanarbeid og underveisvurdering. 4

11 3. Skolens arbeid med opplæringen i fag 3.1 Rettslige krav Nedenfor har vi oppgitt de rettslige kravene for tilsynet med skolens arbeid med opplæringen i fag. Vi viser også til hvilke bestemmelser i opplæringsloven og forskrift til opplæringsloven kravene er knyttet til. Rektor skal sikre at opplæringens innhold er knyttet til kompetansemål i faget Undervisningspersonalet skal tilrettelegge og gjennomføre opplæringen etter Læreplanverket for Kunnskapsløftet (LK06), jf. opplæringsloven 3-4 og forskrift til opplæringsloven 1-3. Det betyr at opplæringen skal ha et innhold som bygger på kompetansemålene i læreplanen og bidrar til at disse blir nådd. Rektor må organisere skolen slik at dette blir ivaretatt, jf. opplæringsloven 3-4. Rektor skal sikre at undervisningspersonalet ivaretar elevens rett til å kjenne til mål for opplæring, hva som blir vektlagt i vurdering av elevens kompetanse, og hva som er grunnlaget for vurderingen. Underveisvurdering skal brukes som et redskap i læreprosessen og bidra til å forbedre opplæringen, jf. forskrift til opplæringsloven 3-2. Eleven skal kjenne til hva som er målene for opplæringen, hva som vektlegges i vurderingen av hans eller hennes kompetanse, og hva som er grunnlaget for denne vurderingen, jf. forskrift til opplæringsloven 3-1. Det betyr at elevene må kjenne til kompetansemålene i læreplanene for fagene. De skal også kjenne til hva læreren vektlegger når læreren vurderer en prestasjon. Fra og med 8. trinn skal elevene kjenne til hva som skal til for å oppnå de ulike karakterene. Kravet til at dette skal være kjent, innebærer noe mer enn at informasjonen er tilgjengelig for elevene. Rektor må organisere skolen for å sikre at undervisningspersonalet formidler dette til elevene. Rektor skal sikre at opplæringen dekker alle kompetansemålene på hovedtrinnet / i faget og de individuelle opplæringsmålene i IOP. Undervisningspersonalet skal tilrettelegge og gjennomføre opplæringen etter LK06, jf. opplæringsloven 3-4 og forskrift til opplæringsloven 1-3. For noen fag i videregående skole er kompetansemålene satt per hovedtrinn eller etter flere års opplæring. I slike tilfeller må rektor sikre at elevene får opplæring i alle kompetansemålene i faget / på hovedtrinnet gjennom opplæringsløpet. Opplæringsloven 5-5 hjemler at en elev som får spesialundervisning, kan ha unntak fra kompetansemålene i de ordinære læreplanene. Gjeldende opplæringsmål for eleven skal da fremgå av en individuell opplæringsplan (IOP). I slike tilfeller må skolen sikre at elevens opplæring dekker de individuelle målene. 3.2 Fylkesmannens undersøkelser Hemne videregående skole utarbeidet høsten 2013 et prosedyrehefte, med bl.a. en detaljert prosedyre for lokalt læreplanarbeid. Det var skoleledelsen som tok initiativ til utformingen, og innholdet ble drøftet med personalet. Konkret innebærer rutinebeskrivelsen (s. 3) at det pedagogiske personalet skal utvikle periodeplaner som konkretisering av læreplanens kompetansemål. Planene og læringsmålene skal publiseres på læringsplattformen It s learning, og ved behov gjennomgås med elevene av faglærer. 5

12 Skolen har også fastsatt tiltak for å sikre at det lokale læreplanarbeidet følger den vedtatte rutinen. Dette skjer bl.a. ved at kontaktlærer sjekker at periodeplaner foreligger for sin klasse, og at ledelsen følger opp eventuelle avvik. A. Opplæringens innhold i forhold til læreplanens kompetansemål Høsten 2013 ble skoleledelsen og de tillitsvalgte enig om at utarbeidelse av lokale læreplaner og vurderingsplaner skulle prioriteres ved bruk av tilstedeværelsestiden. Dette skulle skje gjennom utarbeidelse av lokale læreplaner og vurderingsplaner. Skoleledelsen utarbeidet i november 2013 en prosedyre for lokalt læreplanarbeid, som inneholder en nærmere beskrivelse av kravene til lokale læreplaner/periodeplaner. Grunnleggende begrep og sentrale føringer er forklart i prosedyredokumentet. Skolen oversendte i forbindelse med tilsynet års- og periodeplaner i fagene matematikk, samfunnsfag og prosjekt til fordypning. Planene vi har fått oversendt i matematikk inneholder en gjengivelse av hele læreplanen, men kompetansemålene er ikke direkte knyttet til de ulike periodene i skoleåret. Dette skjer på læringsplattformen It s learning, som elevene har tilgang til. I den lokale læreplanen for samfunnsfag er læreplanenes kompetansemål delt opp i bolker, og knyttet til hovedtemaene som gjennomgås i løpet av året. Periodeplanene i sosialkunnskap inneholder ingen direkte henvisning til læreplanenes kompetansemål, men også her legges læringsmålene for de ulike periodene i undervisningsåret på læringsplattformen It s learning. I faget prosjekt til fordypning er det utarbeidet en rutinebeskrivelse for utarbeidelse av lokale læreplaner for den enkelte elev. I forbindelse med tilsynet er det gjennomgått lokale læreplaner for fagene Restaurant- og matfag, Sosial- og helsefag og Kjemi- og prosessfag (settefisk). Disse læreplanene inneholder et utvalg at kompetansemål fra læreplanen i det aktuelle faget som skal stå i sentrum for prosjekt til fordypning for den enkelte eleven. Intervju med fagteamene innenfor matematikk, samfunnsfag og prosjekt til fordypning viser at prosedyrene som er utarbeidet av skolens ledelse er kjent, og at ledelsen har satt av tid til at fagteamene kan utføre det lokale læreplanarbeidet. Det kommer også fram i samtalene at skole ledelsen har signalisert tydelige forventninger til dette arbeidet. Intervjuene viser også at den skriftlige dokumentasjonen om mål for opplæringen (i form av periodeplaner og læringsmål) utfylles av den informasjonen som legges ut til elevene på læringsplattformen It s learning. B. Grunnlaget for vurdering hva er det som vektlegges ved vurdering Skolens prosedyre for lokalt læreplanarbeid (s.3) inneholder et krav om at periodeplaner skal inneholde kjennetegn på måloppnåelse, eller at det utarbeides en egen vurderingsplan. I faget matematikk er det utarbeidet generelle beskrivelser av måloppnåelse knyttet til temaene Begrep, forståelse og ferdigheter, Problemløsning og Kommunikasjon. Det er ikke utviklet slike beskrivelser knyttet til de ulike kompetansemål i læreplanene. I samfunnsfag er det utarbeidet slike generelle beskrivelser knyttet til temaene Teorier, modeller og begreper og Kommunikasjon, mens det i temaene i Sosialkunnskap er faglig oversikt og bruk av fagbegrep og teori og Drøfting. 6

13 Med utgangspunkt i slike generelle kriterier for måloppnåelse kan det være vanskelig for elevene å vite konkret hva som er grunnlaget for vurdering innenfor de ulike kompetansemålene, og hva som vektlegges ved vurderingen. I samtalen som tilsynsteamet hadde med elever ved skolen ble dette trukket fram som en utfordring. I faget prosjekt til fordypning er det utarbeidet mer spesifikke kriterier for måloppnåelse knyttet til kompetansemål for faget. 3.3 Fylkesmannens vurderinger Gjennom utviklingen av et rutinedokument for lokalt læreplanarbeid og oppfølging av arbeidet med dokumentet har skoleledelsen (rektor) i stor grad sikret at opplæringen er knyttet til kompetansemålene i faget. Dokumentet omtaler også forventninger til utarbeidelse av kriterier for måloppnåelse i fagene. Undervisningspersonalet er kjent med at de skal bidra til at elevene kjenner til målene for opplæring, og informere dem om grunnlaget for vurdering, og hva som vektlegges ved vurdering. Dette skjer i en kombinasjon av skriftlig kommunikasjon (periodeplaner, lokale læreplaner), nettbasert kommunikasjon (It s learning) og muntlig formidling. Ikke alle periodeplaner/lokale læreplaner som er utarbeidet så langt, får tydelig frem en sammenheng mellom læringsaktiviteter i en bestemt periode, og de kompetansemålene som aktivitetene er knyttet til. Dette skjer imidlertid gjennom informasjonen som legges ut til elevene på læringsplattformen It s learning. 3.4 Fylkesmannens konklusjon Skolens arbeid med opplæring i fag fyller kravene som stilles i regelverket. Skolen har etablert et godt system som sikrer at lokalt læreplanarbeid og informasjon om vurdering skjer i samsvar med regelverkets krav. 7

14 4. Underveisvurdering for å øke elevens læringsutbytte 4.1 Rettslige krav Nedenfor har vi oppgitt de rettslige kravene for tilsynet med skolens arbeid med underveisvurdering for å øke elevens læringsutbytte av opplæringen. Vi viser også til hvilke bestemmelser i opplæringsloven og/eller i forskrift til opplæringsloven kravene er knyttet til. Elevene skal få veiledning i hvilke kompetansemål fra LK06 eller mål i IOP-en som opplæringen er knyttet til. Elevene skal gjøres kjent med målene for opplæringen, jf. forskrift til opplæringsloven 3-1. Dette gjelder for alle årstrinn og gjelder også for elever med individuelle mål i en IOP. Elevene skal gjøres i stand til å forstå hva de skal lære, og hva som er formålet med opplæringen. Lærerne gjennomfører opplæringen og må kommunisere dette til elevene. Elevene skal få veiledning i hva det legges vekt på i vurderingen i faget. Eleven skal kjenne til hva som vektlegges i vurderingen av hans eller hennes kompetanse, jf. forskrift til opplæringsloven 3-1. Det betyr at elevene skal kjenne til hva som kjennetegner ulik grad av kompetanse, og hva det legges vekt på i vurderingen av en prestasjon. Kravet til at det skal være kjent for eleven, innebærer at det ikke holder at informasjonen ligger på Internett eller kan fås ved å spørre læreren. Lærerne må kommunisere grunnlaget for vurderingen til elevene. Elevene skal få tilbakemeldinger på hva de mestrer, og veiledning i hva de må gjøre for å øke sin kompetanse. Vurderingen underveis i opplæringen skal gi god tilbakemelding og rettledning til eleven og være et redskap i læreprosessen, jf. forskrift til opplæringsloven 3-2. Underveisvurdering skal bidra til at eleven øker sin kompetanse i fag, jf. forskriften Underveisvurderingen skal gis løpende og systematisk, den kan både være skriftlig og muntlig, skal inneholde begrunnet informasjon om kompetansen til eleven og skal gis med sikte på faglig utvikling. Elevene skal involveres i vurderingen av eget læringsarbeid. Elevene skal delta aktivt i vurderingen av eget arbeid, egen kompetanse og egen faglig utvikling, jf. forskrift til opplæringsloven Lærerne må sørge for at elevene involveres i dette. Elevens egenvurdering skal være en del av underveisvurderingen. Skolen må ha implementert rutine som sikrer at det i halvårsvurderingen gis informasjon om elevenes kompetanse i fagene og veiledning om hvordan elevene kan øke kompetansen sin. Halvårsvurdering i fag er en del av underveisvurderingen og skal uttrykke elevens kompetanse knyttet til kompetansemålene i læreplanverket, jf. forskrift til opplæringsloven Halvårsvurdering skal også gi veiledning i hvordan eleven kan øke kompetansen sin i faget. Halvårsvurdering uten karakter skal elevene få gjennom hele grunnopplæringen og gjelder alle elever uavhengig av vedtak og type opplæring. Det er ikke satt krav til hvilken form vurderingen skal ha. Vurderingen kan derfor både være skriftlig og muntlig. 8

15 Fra og med 8. årstrinn og i videregående opplæring skal elevene få vurderingen uten karakter midt i opplæringsperioden og på slutten av opplæringsåret dersom faget ikke blir avsluttet. Fra 8. årstrinn og i videregående skole skal elevene i tillegg ha halvårsvurdering med karakter midt i opplæringsperioden, og på slutten av året dersom faget ikke blir avsluttet. Skolen må ha en skriftlig og innarbeidet fremgangsmåte for at halvårsvurderinger gis på riktige tidspunkt og har et innhold i samsvar med forskriften. 4.2 Fylkesmannens undersøkelser Gjennom utvikling og oppdatering av skolens kvalitetsplan har skoleledelsen understreket at Vurdering og veiledning er et viktig nasjonalt satsingsområde som det skal arbeides med lokalt. Skolens handlingsplan for (s. 18) framhever som resultatmål en praksis for kvalitativt god vurdering for læring og en felles vurderingspraksis. Tiltakene som er tatt med i handlingsplanen omfatter både elevrettede tiltak, kompetansetiltak og oppfølgingstiltak. Skolens prosedyrehefte for læringsutbytte inneholder en prosedyre for underveisvurdering (s. 12). Prosedyren beskriver formålet for underveisvurderingen, relevant regelverk og presiserer viktige begrep. Det er også formulert tegn på kvalitet (s. 15) som gjør det mulig å vurdere i hvilken grad arbeidet med underveisvurdering ved skolen har lyktes. Tiltaksdelen av prosedyren peker på informasjon til elevene, utarbeidelse av en vurderingsplan, elevmedvirkning i vurderingsarbeidet, underveisvurdering og halvårsvurdering som viktige aktiviteter. Både aktiviteter og rammeverket er beskrevet på en detaljert måte, slik at dette kan danne grunnlag for arbeidet i fagteam og hos den enkelte lærer. Læringsplattformen «It s learning» er et viktig medium for formidling av underveisvurdering. Skolen har skolert det pedagogiske personalet og utarbeidet en beskrivelse hvordan underveisvurderingen skal legges inn i It s learning. Det understrekes her at underveisvurderingen bør omfatte både en statusbeskrivelse og en fremovermelding. Skoleledelsen gjennomfører «digitale skolevandringer» der innholdet i underveisvurderingen følges opp, med utgangspunkt i retningslinjene som er fastsatt. Skolen har utarbeidet et observasjonsskjema, som skal bidra til at lærerne får et aktivt forhold til egen vurderingspraksis. Her kan de selv vurdere tegn på god praksis i eget vurderingsarbeid og kartlegge områder som har et forbedringspotensiale. Intervju med skoleledelsen viser at de følger utviklingen på dette området gjennom analysen av resultatene fra Elevundersøkelsen og andre oppfølgingstiltak. Resultatene innenfor temaet Vurdering for læring er analysert, og skolen har gjennomført en egen dybdeundersøkelse blant elevene. På bakgrunn av disse kartleggingene vurderer skolen sitt eget arbeid og forsøker for å komme fram til tiltak som kan bidra til en forbedring av elevenes opplevelse av vurderingsarbeidet. 9

16 Skolen har utviklet en rutine der gjennomføring av fagsamtalene dokumenteres i It s learning. Samtalene med fagteamene i matematikk og samfunnsfag, og med ansvarlige for faget prosjekt til fordypning, viser at lærerne bruker ulike metoder for å gi elevene tilbakemelding, slik at den uformelle tilbakemeldingen underveis utfyller tilbakemeldinger via It s learning og i forbindelse med den daglige undervisningen. Samtale med elevene indikerer at gjennomføring av fagsamtalen og halvårsvurdering uten karakter er etablert som en fast ordning. Samtidig er det fortsatt ulike opplevelser av dette i elevgruppen, noe som bekreftes av resultatene fra Elevundersøkelsen som Fylkesmannen har sett på i forbindelse med tilsynet. 4.3 Fylkesmannens vurderinger Skoleledelsen har over lengre tid hatt oppmerksomhet rundt implementering av underveisvurdering som redskap i læringsprosessen. I 2011 ble det igangsatt en intern utviklingsprosess med utgangspunkt i rundskrivet om vurdering, UDir Gjennom utviklingen og oppfølging av rutinedokument for underveisvurdering har skoleledelsen (rektor) i stor grad sikret at elevene får tilbakemelding på hva de mestrer. I noe mindre grad er det sikret at elevene får veiledning i hva de må gjøre for å øke sin kompetanse. Det er i varierende grad lagt opp til at de involveres i eget vurderingsarbeid. Skoleledelsen har gjennom handlingsplanen for skolen signalisert at dette er viktige resultatmål for skolen. Intervju med lærere i fagene matematikk, samfunnsfag og prosjekt til fordypning viser at undervisningspersonalet er kjent med grunnprinsippene i Vurdering for læring. Den halvårlige fagsamtalen er innarbeidet som en fast ordning. Lærerne har utviklet ulike former for vurdering, der elevene selv blir trukket inn i vurderingsarbeidet, for eksempel før-retting av egne prøver. Selve grunnlaget for denne vurderingen sett i relasjon til læreplanens kompetansemål ser imidlertid ut til å være mindre tydelig formidlet til elevene (se vår omtale i punkt 3.3 i rapporten). Vurderingsplaner som inneholder tidspunkt for vurdering, vurderingsmåte og kompetansemål som skal prøves i de ulike vurderingssituasjonene, foreligger kun delvis i de fagene som har vært valgt ut i forbindelse med tilsynet (som del av lokale læreplaner, årsplaner eller periodeplaner). 4.4 Fylkesmannens konklusjon Skolens arbeid med underveisvurdering for å øke elevenes læringsutbytte fyller kravene som stilles i regelverket. Skolen bruker et bredt spekter av virkemidler som skal sikre at relevante tiltak blir gjennomført i samsvar med kravene i regelverket. 10

17 5. Underveisvurdering som grunnlag for tilpasset opplæring og spesialundervisning 5.1 Rettslige krav Nedenfor har vi oppgitt de rettslige kravene for tilsynet med skolens arbeid med underveisvurdering som grunnlag for tilpasset opplæring og spesialundervisning. Vi viser også til hvilke bestemmelser i opplæringsloven og i forskrift til opplæringsloven kravene er knyttet til. Skolen må ha implementert rutine som sikrer at lærerne systematisk og løpende vurderer om alle elever har tilfredsstillende utbytte av opplæringen. Læreren skal, som en del av underveisvurderingen, vurdere om den enkelte eleven har tilfredsstillende utbytte av opplæringen, jf. forskrift til opplæringsloven Skolen må ha en innarbeidet og skriftlig fremgangsmåte for å vurdere systematisk og løpende om elevene har tilfredsstillende utbytte av opplæringen. Skolen må ha implementert rutine som sikrer at arbeidsmåter, vurderingspraksis og læringsmiljø blir vurdert for elever som ikke har tilfredsstillende utbytte av opplæringen, og basert på vurderingen må skolen eventuelt gjennomføre tiltak innenfor tilpasset opplæring. Alle elever har krav på tilpasset opplæring, jf. opplæringsloven 1-3. Dersom en elev ikke har tilfredsstillende utbytte av opplæringen, skal skolen først vurdere og eventuelt prøve ut tiltak innenfor det ordinære opplæringstilbudet, jf. opplæringsloven 5-4. Skolen må se på om tiltak knyttet til arbeidsmåter, vurderingspraksis og arbeidsmiljø kan bidra til at eleven får tilfredsstillende utbytte av opplæringen. Fremgangsmåten for dette må være skriftliggjort og innarbeidet. Dette skal skolen gjøre før eleven eventuelt blir henvist til PPT for en sakkyndig vurdering med tanke på spesialundervisning. Skolen må ha implementert rutine for å vurdere om elevene har behov for spesialundervisning og sikre at lærerne melder behov for spesialundervisning til rektor. I noen tilfeller vil skolens vurdering og eventuelle utprøving av tiltak etter opplæringsloven 5-4 konkludere med at eleven ikke kan få tilfredsstillende utbytte av opplæringen innenfor det ordinære opplæringstilbudet. Eleven har da krav på spesialundervisning, jf. opplæringsloven 5-1. Det er viktig at prosessen for å kunne gi spesialundervisning blir startet så snart som mulig etter at behovet for dette er avdekket. Undervisningspersonalet har derfor både plikt til å vurdere om en elev trenger spesialundervisning og å melde fra til rektor når det er behov for det, jf. opplæringsloven 5-4. Skolen må ha en skriftlig og innarbeidet fremgangsmåte for å vurdere å melde behov for spesialundervisning. 5.2 Fylkesmannens undersøkelser Skolen har utarbeidet et prosedyredokument for lokalt læreplanarbeid. Det er en del av prosedyredokumentet for elevenes læringsutbytte. I prosedyren (tabell s. 3, linje 6) understrekes det at tilpasset opplæring skal synliggjøres bl.a. gjennom kvalitativ differensiering. Dersom det er behov for tilpasning utover det ordinære tilbudet, skal skolens rutine «Fra bekymring til tiltak» følges. Også prosedyren for underveisvurdering berører tiltak i opplæringssituasjoner der læringsutbyttet ikke er tilfredsstillende (s. 17 i prosedyreheftet). Det understrekes at 11

18 elevenes egen vurdering av situasjonen skal trekkes inn i vurderingen (s. 18). Endringer i periodeplanen for den enkelte eleven (andre læringsmål, arbeidsmåter, vurderingsformer) kan være aktuelle tiltak i en slik situasjon. Prosedyren fastsetter også hva som skal skje dersom det viser seg at det er behov utover rammen av den ordinære opplæringen. Det understrekes at faglærer skal ha vurdert og eventuelt prøvd ut tiltak for tilpasning av opplæringen innenfor det ordinære tilbudet (jf. opplæringsloven 5-4). Skolen har fastsatt en prosedyre for gjennomføring av elevsamtaler (s. 25 i prosedyreheftet). Det er fastsatt maler for slike samtaler, der bl.a. vanskegraden i fagene er tema. Også forventninger til skolens tilrettelegging skal tas opp. På denne måten kan elevene trekkes inn i arbeidet med tilpasset opplæring. 5.3 Fylkesmannens vurderinger Skoleledelsen har gjennom prosedyren for underveisvurdering og for gjennomføring av elevsamtaler lagt et godt grunnlag for å sikre at lærerne systematisk og løpende vurderer om alle elever har tilfredsstillende utbytte av opplæringen. Prosedyrene bidrar også til å sikre at arbeidsmåter, vurderingspraksis og læringsmiljø blir vurdert for elever som man tenker ikke har tilfredsstillende utbytte av opplæringen. På grunnlag av en slik vurdering må læreren eventuelt gjennomføre nye tiltak innenfor ordinær, tilpasset opplæring. Personalets egenvurdering som ble gjennomført sommeren 2014, kan indikere at de fastsatte rutinene på dette området i varierende grad er kjent og anvendt i personalet. Skolen har tidligere utarbeidet et rutinehefte «Fra bekymring til tiltak», som det delvis vises til i forbindelse opplæringssituasjoner der eleven ikke har et tilfredsstillende utbytte. Rutinene som er gjengitt i dette heftet tar utgangspunkt i situasjoner som «Fare for ikke vurdering» og «Fare for ikke bestått», men skolen understreker at rutinen også omfatter de elevene der det er generelle bekymringer, f.eks. med tanke på et godt læringsutbytte. Ansatte skal da bruke rutinen på side 4 i dette heftet. Skoleledelsen har signalisert tydelig til de ansatte at tiltak innenfor ordinær opplæring skal være prøvd før en elev meldes inn til vurdering hos pedagogisk-psykologisk tjeneste. Det er utarbeidet et skjema for pedagogisk rapport, der tiltak som er gjennomført skal vurderes og beskrives, samt andre forhold som har betydning for elevens fungering. 5.4 Fylkesmannens konklusjon Skolens arbeid med underveisvurdering som grunnlag for tilpasset opplæring og spesialundervisning fyller kravene som stilles i regelverket. Skolen har etablert rutiner og et system som skal sikre at relevante tiltak blir gjennomført. 12

19 6. Retting av lovstridige forhold avslutning av tilsynet I følge kommuneloven 60b kan Fylkesmannen gi pålegg til fylkeskommunen om å rette forhold som er i strid med bestemmelser som Fylkesmannen fører tilsyn med. Før pålegg benyttes, skal kommunen gis en rimelig frist til å rette lovstridige forhold. Det ble i november 2014 utarbeidet en foreløpig tilsynsrapport etter tilsynet. Denne er endret med bakgrunn i sluttmøtet som ble gjennomført i januar 2015 og den tilleggsdokumentasjonen som er oversendt oss fra skolen etter møtet. Tilsynet har ikke avdekket lovstridige forhold, og avsluttes med utsending av denne tilsynsrapporten. 13

20 Vedlegg: Dokumentasjonsgrunnlag for tilsynet Følgende dokumenter inngår i dokumentasjonsgrunnlaget for tilsynet: Strategisk plan Handlingsplan Prosedyrer for å sikre elevenes læringsutbytte skoleår 2014/15 Rutine for oppfølging av elever med fare for bl.a. ikke bestått, IV, m.m. Skjema for pedagogiske rapport vedrørende vurdering behov for spesialundervisning Observasjonsskjema for lærernes vurderingspraksis Rutine for registering av underveisvurdering i læringsplattformen It s learning Plan for fellestid våren 2014 Saksliste for informasjons- og drøftingsmøte med tillitsvalgte oktober 2013 Program for planleggingsdag oktober 2011 Oversikt over faste møtetider for pedagogisk personell Egenvurderingsskjema fra skoleledelse (spørsmål 1-16) Egenvurderingsskjemaer fra pedagogisk ansatte juni 2013 Uttalelse fra skoleledelsen om oppfølging av elever som trenger ekstra tilrettelegging (januar 2015) Fylkesmannen gjennomførte tilsynsbesøk 12. november Det ble avholdt intervjuer med, med utgangspunkt i spørsmålene i egenvurderingsskjemaet: Fagteam matematikk (Audhild Hoston, Hanne Karlsen, Geir Rostad) Fagteam samfunnsfag (Katharina Bjørkøy, Tora Vaagan Hofset, Trond Oldertrøen) Faglærere i prosjekt til fordypning (Ketil Heim Five - Vg2 KP/Vg2 KP settefisk, Siv Kristin Tevik - Vg1 HO, Astrid Hofset Nilssen - Vg1 RM) Skolens lederteam (Ole Ledahl rektor, Ingrid Hoftun - fagleder Hemne Ressurssenter/kontaktlærer elevrådet, Kjell Singsdal - fagleder studiespesialiserende og eksamensansvarlig, Kurt Hundsnes - fagleder yrkesfag) Fylkesmannen gjennomførte sluttmøte med skolen 27. januar På dette møte fikk tilsynsmyndigheten mer informasjon fra pedagogisk personalet om rutiner for lokalt læreplanarbeid og underveisvurdering. 14

21 Rapport om kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler Berglann, Torbjørn Arkivkode FE - 033, TI - &14 Arkivsaknr 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Her skrives innstillinga. Vedlegg Oppfølging av saker Rapport fra kontrollutvalget - utkast Saksutredning Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon

22 Kontrollutvalget Rapport fra kontrollutvalgets arbeid i perioden STFK August 2015

23 1 Om kontrollutvalget mandat og ressurser 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning Leder: Guro Angell Gimse (H) fra Nestleder: Medlemmer: Siri Holm Lønset (H) til Eivind Stende Sigrid Angen Hans Bøe Gunnar Hynne Varamedlemmer for Angell Gimse og Bøe: Elin Marie Andreassen (FrP) til Torstein Larsen (uavh.) fra Oliver Husøy (H) til Marte Lillegård Westrum (H) fra Nils Prestmo (V) Eva Lian (H) Varamedlemmer for Stende, Hynne og Angen: Wenche Vuttudal (Sp) Lina Homme (SV) Oddbjørn Ovesen (A) Tore Nordset (A) fra Eldar N. Almli (KrF) fra Utvalget anbefaler å videreføre at dagens ordning med at opposisjonen har lederen i utvalget. Utvalget ser fordeler med en viss konsolidering av varalister, og er kjent med at det i enkelte kommuner er etablert en praksis med avtalevalg og felles varaliste for hele utvalget. Dersom man legger til grunn at utvalgets arbeid ikke preges av partipolitiske skillelinjer gir dette fordeler ved at samme varamedlemmer møter oftere ved forfall. På den andre side kan dette føre til en svekkelse av utvalgets legitimitet i eventuelle konfliktsituasjoner dersom balansen mellom partiene forrykkes ved forfall. Utvalget har derfor ingen entydig mening om dette, men mener det er forhold som bør vurderes. 1.2 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt utvalg, jf. kommuneloven 77. Utvalgets ansvar og oppgaver: Regnskapsrevisjon påse at fylkeskommunens regnskaper revideres på at betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følge og rapportere resultatene fra forvaltningsrevisjoner til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i fylkestinget ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av fylkeskommunens ressurser. 2

24 Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til fylkestinget innstiller eventuelt om valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i fylkeskommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av fylkestinget, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. Utvalgets oppgaver er nærmere beskrevet i forskrift om kontrollutvalg. 1.3 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet leverer tjenester til fylkeskommunens kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner i Sør-Trøndelag. Tidsressursene i selskapet fordeles i proporsjonalt med honorarene til hver eierkommune. Sekretariatet utreder saker, utarbeider forslag til planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalget og revisjonen. Kontrollutvalget er tilfreds med sekretariatsordningen og den innsatsen sekretariatet gjør. Utvalget er svært godt fornøyd med form og innhold på de saksfremlegg som leveres. Utvalget mener det er viktig med et sekretariat som er kompetent og uavhengig. Revisjon Fylkeskommunen er deleier i Revisjon Midt-Norge IKS og får sine revisjonstjenester levert av selskapet. Selskapet leverer revisjonstjenester til fylkeskommunen og de 14 øvrige eierkommunene. Eierkommunene er de samme som de som eier KonSek. Revisjonen utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for fylkeskommunen. Utvalget er av den oppfatning at fylkeskommunen har et omfang av revisjon som er betydelig over det minimumsnivå som hadde vært nødvendig for å være forsvarlig. Utvalget mener imidlertid det er positivt og tillitvekkende med robuste kontrollordninger. I interkommunalt samarbeid om revisjonen er dette med på å sikre grunnlaget for en robust revisjonsordning som kommer også øvrige kommuner i samarbeidet til gode. Økonomi Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Budsjettet fremmes for fylkestinget sammen med budsjettet for fylkeskommunen. Budsjettet for den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten var i 2014 på kr Av dette utgjør honoraret til Revisjon Midt-Norge IKS , eller 64%, mens honoraret til KonSek Midt-Norge IKS utgjør kr , eller 24 %. Aktiviteten i kontrollutvalget, inklusive møtegodtgjørelse, utgjør kr , eller 12 %. 3

25 Kontrollutvalget oppfatter dette som en økonomisk situasjon som setter dem i stand til å ivareta oppgavene sine, men likevel innen nøkterne rammer. Budsjetter til revisjons - og sekretariatstjenester for kontrollutvalget vedtas av representantskapene i KonSek Midt-Norge IKS og Revisjon Midt-Norge IKS, hvor alle eierkommuner er representert. 4

26 2 Kontrollutvalgets virksomhet 2.1 Møter Utvalget har om lag 10 møter per år. Utvalget er fornøyd med møtefrekvensen og mener den passer til omfanget av saker som er til behandling. Møtene legges som regel til Fylkeshuset. Kontrollutvalget har lagt vekt på å legge enkelte av møtene til fylkeskommunens enheter, eller i virksomheter der fylkeskommunen har eierinteresser. I disse møtene blir utvalget orientert om virksomhetene, noe som er nyttig i utvalgets arbeid. Utvalget holder seg også orientert om saker gjennom orienteringer fra fylkesrådmannen. 2.2 Saker I valgperioden har kontrollutvalget behandlet ca. 260 saker. En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold som er regulert i kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. I tillegg til slike faste saker får utvalget fra tid til annen henvendelser fra ansatte eller innbyggere i fylkeskommunen, som kan være innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde. Hvordan henvendelsene håndteres blir som regel avgjort av utvalget, eller av leder og sekretariat etter en konkret vurdering. 2.3 Faglig samarbeid Kontrollutvalgets medlemmer deltar på faglige samlinger som er aktuelle for kontrollutvalgets arbeid. Utvalget har vært representert på følgende samlinger i perioden: KonSek-samling. Årlig arrangement for kontrollutvalgene i KonSeks 15 eierkommuner Midtnorsk samling for kontrollutvalg. Samling for utvalgene i Nord- og Sør- Trøndelag, Møre og Romsdal og Trondheim kommune Nasjonal konferanse for kontrollutvalg i regi av Norges Kommunerevisorforbund Nasjonal konferanse i regi av Forum for Kontroll og Tilsyn Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn og deltar på årsmøtene. Medlemmene i kontrollutvalget deltar i ulike faglige sammenhenger, som regel er to av medlemmene representert. Utvalget peker på samarbeidet med de midtnorske kontrollutvalgene og høstsamlingene til KonSek som spesielt nyttige. 2.4 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget behandler ulike saker knyttet til regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget avgir hvert år uttalelse til fylkeskommunens årsregnskap. Uttalelsen vedlegges regnskapssaken til kommunestyret. Fylkesutvalget får kopi av uttalelsen før det gir sin innstilling om budsjettet til fylkestinget. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor orienterer utvalget om planlegging og gjennomføring av årets arbeid med regnskapsrevisjon. 5

27 Utvalget blir orientert om revisjonens tilbakemelding til fylkeskommunen etter at årets revisjon er avsluttet. Utvalget blir også orientert om fylkeskommunens svar. Revisjonen legger fram den årlige rapporten fra besøk på utvalgte enheter, der revisjonen tester enhetenes rutiner når det gjelder internkontroll og økonomi. 2.5 Forvaltningsrevisjon Ifølge kommuneloven skal det vedtas en plan for forvaltningsrevisjon minimum én gang per valgperiode. I inneværende periode har fylkestinget vedtatt toårige planer for forvaltningsrevisjon. Ved behandlinger av planforslagene har kontrollutvalgets innstilling til prioriteringsrekkefølge fått tilslutning av fylkestinget. Kontrollutvalget har blitt gitt myndighet til å foreta endringer i planen når dette finnes påkrevd. Planene baseres, etter forskriftskrav, på en overordnet analyse av fylkeskommunens virksomhet basert på vurderinger av vesentlighet og risiko. Deltakelse fra administrasjon og øvrige politikere sammen med kontrollutvalget er verdifullt for å styrke innsikten i hverandres arbeid og sikre forankring av prosessene. Når planen er vedtatt i fylkestinget, bestiller utvalget revisjoner i henhold til prioriteringsrekkefølgen. Utvalget har lagt vekt på å styrke en konstruktiv dialog med revisjonen rundt bestillingene, og mener denne prosessen har hatt en positiv utvikling gjennom perioden. Rapportene fra forvaltningsrevisjon legges løpende fram for kontrollutvalget, revisjonen gir samtidig en orientering om hovedtrekk og konklusjoner. Rapportene fremmes som en hovedregel for fylkestinget. Samtlige rapporter er i denne perioden sendt videre til fylkestinget. Utvalget er tilfreds med form og innhold i de rapportene som leveres, og mener de danner et godt grunnlag for forbedring i fylkeskommunen. I siste halvdel av perioden er det etablert en praksis der rapportene legges fram til orientering aktuelle fagkomiteer i fylkestinget. Rapporter som ikke faller inn under en fagkomite legges fram for fylkesutvalget før fylkestingsbehandling. Kontrollutvalget har positive erfaringer med denne ordningen, som er med på å styrke det politiske eierskapet i fylkestinget. Kontrollutvalget påser at fylkestingets vedtak følges opp av administrasjonen via en regelmessig gjennomgang av vedtakene. Kontrollutvalget rapporterer videre til fylkestinget gjennom utvalgets årsmelding, eller gjennom konkrete saker. En oversikt over valgperiodens forvaltningsrevisjoner, kontrollutvalgets og fylkestingets vedtak og status for oppfølging følger vedlagt denne rapporten. 2.6 Selskapskontroll Kontrollutvalget skal føre kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens eierinteresser. Formålet er å kontrollere at fylkeskommunen forvalter sine eierinteresser godt og å påse at det enkelte selskap driver i tråd med fylkestingets vedtak og intensjoner. I henhold til plan for selskapskontroll skal kontrollutvalget minst én gang i året vurdere behovet for og eventuelt omfanget av selskapskontroll. Plan- og bestillingsprosessen er hovedsakelig den samme som for forvaltningsrevisjon. 6

28 I valgperioden er det foretatt en generell gjennomgang av fylkeskommunens eierstyring, i tillegg kontroll knyttet til en rekke enkeltselskaper. Kontrollutvalget ønsker at selskapskontroll som en hovedregel skal skje i samarbeid med øvrige eiere i selskap der det er aktuelt. En oversikt over valgperiodens selskapskontroller, kontrollutvalgets og fylkestingets vedtak og status for oppfølging følger vedlagt denne rapporten. 2.7 Påseansvar overfor revisor Kontrollutvalget har etter kommuneloven et ansvar for å påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Gjennom lov og forskrift stilles det en rekke formelle krav til valgt revisor, deriblant krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Revisjonen skal kunne dokumentere at kravene er oppfylt. Fra 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver eierkommunes kontrollutvalg om leveranse av regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Dette er forhold som har betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekkelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. Utvalget har vært opptatt av å få en hensiktsmessig form på disse avtalene, og et tilstrekkelig detaljnivå på ressursrapportering fra revisjonen. Utvalget opplever nå at avtalene har fått en hensiktsmessig utforming. 7

29 3 Erfaringer fra arbeidet i denne valgperioden 3.1 Forholdet til politisk ledelse Kontrollutvalget utfører tilsynsfunksjonen på vegne av fylkestinget, som har det overordnede ansvaret for kontroll og tilsyn. Fylkesordfører informeres løpende om utvalgets arbeid gjennom kopi av møteinnkallinger og protokoller. Fylkesordfører har tale- og møterett i utvalget, men har ikke møtt i utvalget i valgperioden. Kontrollutvalget anbefaler at fylkesordføreren inviteres særskilt til noen av utvalgets møter. Utvalgets leder, oppdragsansvarlig i sekretariatet og fylkesordfører og rådmann har halvårlige koordineringsmøter, som fungerer etter hensikten. 3.2 Forholdet til administrasjonen Kontrollutvalget opplever å ha gode relasjoner til administrativ ledelse og har generelt stor nytte av orienteringene som gis av fylkesrådmannen og hans medarbeidere. Utvalget søker å ha en god dialog med fylkesrådmannen og legge til rette for at den praktiske gjennomføringen av kontroll- og tilsynsarbeidet. Utvalget mener det er viktig å gjøre seg kjent med fylkeskommunens virksomhet på ulike nivå, og anbefaler å fortsette praksisen med å gjennomføre enkelte av møtene ute på ulike enhter. 3.3 Informasjon om kontrollutvalget og virksomheten En oversikt over medlemmene i kontrollutvalget, møteinnkallinger, protokoller, rapport fra forvaltningsrevisjon og selskapskontroll samt retningslinjer for kontrollutvalget finnes på sekretariatets nettside: -> kontrollutvalgene -> STFK 3.4 Avslutning Kontrollutvalget anser at hensynet til uavhengighet og partipolitisk nøytralitet vært godt ivaretatt gjennom valgperioden. Sakene som har vært behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller at det ligger partipolitiske hensyn bak. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker innenfor hele fylkeskommunes virksomhet. Arbeidet fordrer et nært og godt samarbeid med både fylkestinget og administrasjonen. Kontrollutvalget opplever en konstruktiv dialog med politisk og administrativ ledelse. Kontrollutvalget ønsker på denne måten å bidra til en velfungerende forvaltning som svarer til de forventinger innbyggerne har til fylkeskommunen. Kontrollutvalget takker for samarbeidet Trondheim, Guro Angell Gimse, kontrollutvalgets leder 8

30 Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i valgperioden Forvaltningsrevisjon Innkjøpsavtaler 2. Økonomistyring - Drift og vedlikehold av fylkesveger 3. Arbeid med kvalitet i opplæringen - Orkdal videregående skole 4. STFKs oppfølging av kollektivtrafikken 5. Etikk og varsling 6. Fagopplæring 7. Trafikksikkerhetsutvalgets tiltaksplan - kontroll og oppfølging 8. Regionale utviklingsmidler 9. Oppfølging av klima- og energiplan 10. Opplæring til elever i helseinstitusjoner 11. STFK som kulturminnemyndighet 12. Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan Saksbehandling og dokumenthåndtering 14. Gauldal skole- og kultursenter 15. Digital kompetanse Selskaps- og eierskapskontroll MedTech Trondheim AS AtB AS Eierskapsforvaltning i Sør-Trøndelag fylkeskommune 19. Museene i Sør-Trøndelag 20. Access Mid-Norway 21. Interkommunal Arkiv IKS 1