Bilag 1 - Oppdragsgivers spesifikasjon av Tjenesteytelsen

Transkript

1 Bilag 1 - Oppdragsgivers spesifikasjon av Tjenesteytelsen Innhold 1 DEFINISJONER OVERORDNET BESKRIVELSE AV RAMMEBETINGELSER OG FORMÅL Krav til besvarelsen Bakgrunn og formål med anskaffelsen Deloppdrag Avfallstyper og klassifisering av avfall Omfang og innsamlingsfrekvens GENERELLE KRAV BESKRIVELSE AV OG KRAV TIL TJENESTENE Oppstart Gjennomføring av oppdraget Krav til materiell, utstyr og øvrige innsatsfaktorer Miljøkrav Planer og rapportering KRAV TIL PRISSETTING Informasjon om økonomiske forhold Oppdragets verdi Mengdestatisikk i tonn (2010 tall) Faste oppdrag med forespurt hentefrekvens Bestilingsoppdrag Timepris eller leiepris Behandlingskostnader Pri 1: Faktisk utførte tømminger: Pri 2: Teoretisk antall tømminger basert på månedsavtale: Hentefrekvens med tilhørende omregning fra liter til kg (faste oppdrag) Logistikk kostnader Prisforutsetninger VEDLEGG: Parafer / Side 1 av 10

2 1 Definisjoner Definisjoner benyttet i kravspesifikasjonen: Kommunalt avfall Næringsavfall fra drift av kommunale enheter og institusjoner. Avfallstype Type avfall, f. eks papir, plast, glass m.v Hentesystem Metode for innsamling av avfall som innebærer at avfall hentes hos oppdragsgiver Behandling Prosessen som regnes fra avfallet mottas av anlegg for sluttbehandling i form av henholdsvis materialgjenvinning, energigjenvinning eller annen sluttbehandling. Løsningene forutsettes miljøriktige og lovlige Renovasjonsløsning Løsningsbeskrivelse på avfallets verdikjede Oppsamlingsenhet Beholder, containere og andre oppsamlingsløsninger som tilbys kunde Beholder Oppsamlingsenhet til avfall her gitt ved beholder på hjul på henholdsvis 140, 240, 360 og 660, 1000 ltr Container Oppsamlingsenhet til avfall her gitt ved stål containere (åpne og med lokk) fra 6 til ca. 44 m3. Ekstratømming Bestilte oppdrag som skjer ved hentested som omfattes av faste oppdrag, på tidspunkt som sammenfaller med fast oppdrag, men hvor avfallet legges i 100 liters sekk. Sekk Oppsamlingsenhet for gitte avfallstyper, f.eks. ekstra sekk for restavfall ca.100 ltr. Bestillingsoppdrag Oppsamling, innsamling og transport til behandling, samt behandling, av avfall som ikke inngår i faste oppdrag. Faste oppdrag Oppsamling, innsamling og transport til behandling, samt behandling, av avfall i definerte oppsamlingsenheter, på definerte hentesteder, til faste tider, og som gjelder avfallstypene brennbart restavfall, papir, skjærende og stikkende avfall. Hentelokasjon Sted hvor oppsamlingsenheten skal tømmes på tømmedagen Oppstillingsplass Der oppdragsgiver normalt plasserer sin oppsamlingsenhet når den ikke står på hentelokasjonen. Bevegelige helligdager Tømming skjer før eller etter bevegelig helligdag. (opparbeiding iht. avtalt hentedag) Virkedag Mandag fredag i tidsrommet kl Kundeavtale Den som disponerer og betaler for oppsamlingsenheten. Disse kan i enkelt tilfeller være andre enn oppdragsgiver, f.eks. ved næringsutleie av kommunale eiendommer. Oppdragsutførelse Omfatter alle ytelser og tjenester som oppdragstaker skal levere og utføre Rutenummer og Eventuelle numre som identifiserer aktuell rute samt aktuelt bilnummer kjøretøy Brennbart restavfall Avfall som definert i vedlegg 2. Parafer / Side 2 av 10

3 2 Overordnet beskrivelse av rammebetingelser og formål 2.1 Krav til besvarelsen Denne spesifikasjon spesifiserer kjøpers krav til funksjon, ytelse og grensesnitt som leveransen må imøtekomme. Oppdragsgiver forutsetter at leverandør setter seg inn i alle deler av forespørselens dokumenter. Tilbyderen bes om å gi en god og detaljert beskrivelse av tilbudet slik ytelsen tilbys og i samsvar med kravene i denne kravspesifikasjonen. Alt materiale skal være relevant og direkte relatert til forespørselen. Generelle brosjyrer og oversikter ønskes ikke vedlagt, med mindre de har klar relasjon til besvarelsen. Relevant materiale skal fortrinnsvis oppgis kun en gang, slik at tilbudet blir leservennlig. Alt materiale skal identifiseres entydig, primært med tilbyders navn og versjonsnummer 2.2 Bakgrunn og formål med anskaffelsen I denne anskaffelsen inngår oppsamling, innsamling og behandling av kommunalt nærings avfall for BIR sine åtte eierkommuner eksklusive Bergen kommune. Anskaffelsen omfatter ikke løsninger knyttet til «vakuum eller sugeløsninger». 2.3 Deloppdrag Forespørselen er inndelt i 8 deloppdrag. Det er et krav at tilbudet omfatter komplette ytelser, herunder all oppsamling, innsamling og behandling av alle/ samtlige avfallstyper, innenfor ett eller flere av deloppdragene. Deloppdrag 1: Komplett leveranse for Askøy kommune. Deloppdrag 2: Komplett leveranse for Sund kommune Deloppdrag 3: Komplett leveranse for Os kommune Deloppdrag 4: Komplett leveranse for Fusa kommune Deloppdrag 5: Komplett leveranse for Samnanger kommune Deloppdrag 6: Komplett leveranse for Kvam kommune Deloppdrag 7. Komplett leveranse for Vaksdal kommune Deloppdrag 8. Komplett leveranse for Osterøy kommune 2.4 Avfallstyper og klassifisering av avfall Oppdraget gjelder faste henteoppdrag og bestillingsoppdrag jf prisskjema. NS 9431:2011 legges til grunn, herunder kapittel 3- Klassifisering med beskrivelse av: Avfallskode Håndteringskode Opprinnelseskode Kommunenummer Oppdragstaker må generelt ta høyde for at oppdragsgiverne ikke alltid sorterer i samsvar med NS 9431:2011 eller retningslinjene gitt av mottaker/sluttbehandler. Parafer / Side 3 av 10

4 2.5 Omfang og innsamlingsfrekvens Oppdragsgiverne ønsker tilbud på levering av komplette tjenester som omfatter de aktuelle kommunale avfallstyper. Verdikjeden og omfanget kan kategoriseres i 4 hovedområder: Faste hentinger med tilhørende og avtalt hentefrekvens: Ekstrahentinger og oppdrag som bestilles v/ behov: Logistikkytelser Mottak og behandlingsytelser Faste henteoppdrag: Maks antall teoretiske tømminger pr. år er basert på antall hentelokasjoner, antall fysisk utplasserte oppsamlingsenheter og tilhørende hentefrekvens som registreres hos den enkelte oppdragsgiver. Reelle tømminger er fysisk antall utførte tømminger/ hentinger pr år. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å levere til godkjent mottak, sluttbehandling, material eller energigjenvinning av følgende avfallstyper: 1. Avfall som ikke kan mottas til forbrenning på grunn av dets sammensetning, form, innhold, egenskaper eller på grunn av begrensninger fastsatt av mottakssted for forbrenning, jf vedlegg Avfall som omfattes av særskilt returordning som er tilgjengelig for næringsavfall 3. Sorterte avfallstyper som kan leveres til gjenvinningsstasjon som inngår i oppdragsgivernes tilbud til husholdningene, forutsatt at gjenvinningsstasjonene tar i mot næringsavfall Anvendelse av dette unntak forutsetter at månedlig volum per avfallstype understiger 6m3 per kalendermåned, samt at oppdragiver gjennomfører all oppsamling, innsamling og transport i egenregi. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å unnta fra tjenesten innsamling og behandling av avfall som omfattes av avfallsplan i henhold til Forskrift om tekniske krav til byggverk 9-6. Forbeholdet gjelder alle tiltak som er beskrevet i bestemmelsen, selv om tiltaket ikke utløser krav om avfallsplan. 3 Generelle krav Tilbyder skal i sin besvarelse bekrefte at nedenstående krav blir oppfylt. Der det er behov for ytterligere beskrivelse skal dette gis. a) Oppdragstaker skal ha ansvarlig representant i Norge som påtar seg det hele og fulle ansvar for kontraktsoppfølging, herunder bemerkes det evnen til å korrigere/tilpasse leveranser og tjenester innen avtalte tidsfrister slik at avvik, feil og mangler unngås. b) Alle innsatsfaktorer som trengs for å utføre oppdraget på en kvalitetsriktig, miljøriktig og hensiktsmessig måte, styres, driftes eller eies av oppdragstaker. c) Innsamling skal kun skje på hentelokasjoner godkjent av oppdragsgiver. d) Alle hentelokasjoner skal være registrert i oppdragstakers kundesystem. Parafer / Side 4 av 10

5 e) Alle oppsamlingsenheter som tømmes skal være registrert i oppdragstakers kundesystem og være fysisk merket med entydig ID av oppdragstaker. Forhold som skyldes svinn eller medfører vedlikehold av benyttede innsatsfaktorer er oppdragsgiver uvedkommende. f) Aktuelle hentesteder defineres av oppdragsgiver. Følgende forutsetninger gjelder: Oppdragsgiver har ansvar for at kjørbar vei er etablert fram til hentestedet. Oppdragsgiver transporterer oppsamlingsenheter fra oppstillingsplass til definert hentelokasjon. Oppdragstaker må ta høyde for at nye hentelokasjoner vil kunne medføre kortere eller lengre kjøreavstand. g) Oppdraget skal utføres virkedager i tidsrommet: kl Oppdragstaker står fritt til å planlegge sin aktivitet i forhold til tidsintervallet. h) Alt avfall skal leveres til godkjente mottak, sluttbehandling, material eller energigjenvinning. i) Ved bestillingsoppdrag skal biler veie INN og UT ved levering til behandling. Avfall som innsamles ved bestillingsoppdrag kan ikke blandes med avfall fra andre oppdragsgivere uten oppdragsgivers samtykke. j) For samtlige kommuner gis det mulighet for midlertidig omlasting til containerefor avfall som inngår i faste oppdrag. Dette for å kunne optimalisere transport og logistikkhåndtering. Dersom omlasting skal benyttes stilles følgende krav: Området for omlasting skal være avlåst og inngjerdet Oppdragsgiver kan kreve at oppsamlingsenheter utstyres med lås. Alle oppsamlingsenheter skal ha tett lokk Oppdragstaker har det hele og fulle ansvar for container logistikken til og fra mottak/behandlingssted Området skal uoppfordret kunne kontrolleres av oppdragsgiver. k) Spørsmål og henvendelser fra oppdragsgiver: Oppdragsgiver vil utpeke ansvarlige personer som vil følge opp leveranseoppdraget og kontrakten forøvrig. Oppdragstaker som primær kundekontakt pålegges følgende i sitt møte med oppdragsgiver: Opptre høflig og imøtekommende og være løsnings- og serviceorientert Kunne besvare spørsmål på en entydig og klar måte. Inneha tilfredsstillende kunnskap rundt avfallets verdikjede. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver vil kunne føre klagestatistikk og at denne vil bli tatt opp med oppdragstaker i avtalte oppfølgingsmøter, minimum 1 gang pr. år. Ved behov skal oppdragstaker kunne stille på møter i regi av oppdragsgiver. Disse er obligatoriske såfremt disse møtene/kursene har relevans for oppdragsutførelsen. l) Eiendomsretten til avfallet: Oppdragstaker overtar eiendomsretten til alt avfall når dette er lastet på oppdragstakers bil m) Som del av oppstart av kontrakt skal leverandør utarbeide en mobiliseringsplan. Denne skal foreligge for oppdragsgiver senest 14 dager etter kontraktsignering. Slik plan skal inneholde følgende: Tømmekalender som viser dato for tømming av alle enheter som omfattes av kontrakt Parafer / Side 5 av 10

6 Plan for utsetting av oppsamlingsenheter fordelt på dato/hentested Plan for innfasing av nødvendige kjøretøy, inkludert vedlagt kopi av vognkort på det enkelte kjøretøy Plan for innfasing av kompetent og relevant personell. For sjåfører skal kopi av førerkort vedlegges. 4 Beskrivelse av og krav til tjenestene En komplett oversikt over hentesteder, oppsamlingsenheter og frekvens finnes i vedlegg Oppstart Leveranse av komplette tjenester skal starte Tilbyder må forplikte seg til å kunne være fullt operativ fra og med denne dato. 4.2 Gjennomføring av oppdraget Oppdraget kjennetegnes ved at ytelsene eller tjenestene skal være komplette iht. kontraktens forutsetninger. Oppdragsgiver skal oppleve tjenestene og ytelsene som; komplette, effektive, kvalitetsriktige, miljøriktige og utført på en service- og løsningsorientert måte. Dette innbefatter bl.a. følgende: Innsamling og levering til godkjent mottak / sluttbehandling. Rydding og kosting rundt hentestedet. Låsing/lukking av beholdere/containere og eventuelle boss rom der dette er aktuelt. Sette beholdere/containere tilbake på hentestedet. Reparasjon av beholder og containere. Bruke sertifiserte og tilpassede vekter for veiing av avfall på bil eller på definerte og aksepterte mottak. Utsetting og inndragning av funksjonelle og tilpassede oppsamlingsenheter. Ivareta og iverksette de innsamlingsrutiner som oppdragsgiver innfører og som er direkte relevante for oppdraget. Listen er ikke å anse som uttømmende såfremt tiltakene kan relateres til kontraktens innhold og intensjon for øvrig. 4.3 Krav til materiell, utstyr og øvrige innsatsfaktorer a) Det skal kun benyttes egnede biler som kan håndtere beholdere og containere som oppsamlingsenheter. Som minimum må biler oppfylle EURO 4 krav, dvs. biler registrert senere enn b) Alle oppsamlingsenheter skal være funksjonelle og tilpasset oppdragsgivers behov. Alle oppsamlingsenheter skal til enhver tid være hele og fri for mangler, samt ha et tiltalende utseende. c) Egnede innsatsfaktorer som inngår i mottak og/eller sluttbehandlingsledd. Minimumskrav er Parafer / Side 6 av 10

7 Mannskaper skal være iført jakke og bukse iht. oppdragstakers uniformsmal Mannskaper på biler skal kunne gjøre seg forstått på norsk eller engelsk, og må kunne lese norske skilt. Alle biler skal disponere minimum 1 mobiltelefon med tekst og kamerafunksjon. Denne eies og bekostes av oppdragstaker. 4.4 Miljøkrav Tilbyder skal beskrive sitt opplegg for miljøhåndtering, herunder hvordan en vil respondere på aktuelle miljøutfordringer generelt og ved enkelthendelser. Rutine for håndtering av alvorlige hendelser som kan inntre ved utførelse av oppdraget med personell, materiell og miljøeffekter skal utarbeides. Disse vil årlig eller v/ behov bli evaluert som en del av kontrakten. 4.5 Planer og rapportering I løpet av de første 6 måneder av kontraktstiden skal leverandør ta initiativ til og gjennomføre vurdering av oppdragstakers behov i den hensikt å kostnadsoptimalisere leveransen sett fra oppdragstakers side. Slik vurdering skal inneholde som minimum følgende: - Antall og størrelse på oppsamlingsenheter - Plassering av oppsamlingsenheter - Hentefrekvens Dersom gjennomgangen viser at endringer vil gi en kostnadsoptimalisering for oppdragstaker skal dette innarbeides i kontrakt. I kontraktsperioden skal det utarbeides en rapporteringsplan for hver oppdragsgiver. Denne skal som minimum omfatte og ivareta følgende hovedområder: Avfallstyper, jf NS 9431:2011 Innsatsfaktorer som inngår i rapporteringen Måltall/ styringsindikatorer som vil bli benyttet i rapporteringen og som omfatter områdene: Innsamling Mottak Sluttbehandling I rapporteringsplan skal oppdragstaker som minimum rapportere følgende for hver oppdragsgiver: Veiestatistikk per avfallstype. Etterskuddsvis per måned og innen den 15. (i excel fil format). Faktura med underlag og dokumentasjon som verifiserer utførte tjenester. Etterskuddsvis per måned og innen den 15. (i excel fil format). Avviksrapporter med underliggende dokumentasjon, herunder bilder. Ved behov. Oversikt over registrert kundeinformasjon med tilhørende logistikk og fakturainformasjon. Kontinuerlig Oversikt over antall beholder og containertyper per hentested/adresse. Kontinuerlig Oversikt over aktuell tømmedag og cirka tidspunkt for aktuelt hentested. Kontinuerlig Listen kan bli endret etter avtaleinngåelse. Parafer / Side 7 av 10

8 5 Krav til prissetting Priser på tjenestene og ytelsene skal gis i bilag 3 prisskjema iht forutsetninger gitt under og anvisninger i prismatrisen. Format skal ikke endres. Manglende prising kan føre til avvisning av tilbud. Dersom felt for rabatt % ikke fylles ut, regnes dette som at rabatt ikke tilbys. OBS! Det gjøres oppmerksom på at bilag 3 består av flere faneark, slik at det finnes ett prisskjema per kommune. Avvik mellom kommuner vil forekomme. 5.1 Informasjon om økonomiske forhold (Alle tall hentet fra 2010, da tall fra 2011 ikke er tilgjengelig) Oppdragets verdi Kalkulert økonomisk ramme viser at summen av deloppdragene har en verdi på ca. 4-5.mill NOK per år ekskl. mva. Utover dette kalkuleres det med at den økonomiske ramme kan fordeles etter følgende nøkkel: Faste hentinger med tilhørende innsamlingsfrekvens: 55 % Oppdrag som bestilles v/ behov: 5 % Mottak og behandlingsytelser: 40 % Mengdestatisikk i tonn (2010 tall) Kode Type Askøy Fusa Kvam Os Osterøy Samnanger Sund Vaksdal Sum 1299 Papir og papp 132,2 29,2 18,1 85,6 59,7 13,8 46,1 39,7 424, Risiko/problemavfall 0,3 0,1 0,2 0,3 0,1 0,1 0,1 0,2 1, Restavfall brennbart 402,7 64,5 66,4 229,7 117,3 58,7 112,3 81,2 1132, Blandet trevirke BO BO BO BO BO BO BO BO Ukjent 1500 EE avfall BO BO BO BO BO BO BO BO Ukjent 1615 Gips BO BO BO BO BO BO BO BO Ukjent 7098 Impregnert trevirke BO BO BO BO BO BO BO BO Ukjent 9912 Usortert restavfall / grovavfall BO BO BO BO BO BO BO BO Ukjent Noter: BO: Bestillingsoppdrag. Årlig behov og volum er ukjent/ usikkert. Jf. også føringer underlagt punkt Faste hentinger med forespurt hentefrekvens Oppdragsgiver yter en fast hentepris pr. avfallstype, per oppsamlingsenhet/ volum og i forhold til avtalt månedlig hentefrekvens. Hentepris ytes uavhengig om oppsamlingsenhet er tilgjengelig, dvs. tømmes eller ikke. Alle innsatsfaktorer, herunder all logistikk skal inngå i enhetsprisen. Antall registrerte oppsamlingsenheter justeres etterskuddsvis iht. innmeldte endringer den 01. i hver påfølgende måned. Tilbudt hentepris/ enhetspris skal være fast uavhengig bortfall eller tilkomst av faste oppsamlingsenheter. Der gis anledning til å gi rabatt i % ved tildeling av flere oppdrag. Parafer / Side 8 av 10

9 5.3 Bestillingsoppdrag Øvrige oppdrag bestilles v/ behov og prises i prismatrisen. Årlige tonnmengder er ukjente pga. manglende statistikk. Det kalkuleres med at bestilt oppdragsmengde og behandling (i tonn) utgjør ca. 5 % av leveranseoppdraget, jf pkt Timepris eller leiepris Timepris eller leiepris skal settes inn der oppdragsgiver har behov eller ønsker å benytte dette alternativ. Timepris = 60 minutter. Leiepris per døgn = 24 timer 5.5 Behandlingskostnader Pri 1: Faktisk utførte tømminger: Fysisk innveid nettomengde per oppdragsgiver på godkjent bil vekt, mottak eller behandlingssted benyttes som grunnlag for avregning eller fakturering av bestillingsoppdrag Pri 2: Teoretisk antall tømminger basert på månedsavtale: For faste henteoppdrag hvor flere oppdragsgivere eller andre næringskunder inngår på samme bil eller rute kan alternativt omregning fra litervolum til vekt benyttes. Omregningsfaktorer baseres på fysisk utplassert oppsamlingsvolum hos oppdragsgiver/ næringskunde den 01. i hver måned. Mulige omregningsfaktorer er definert i tabell under og kan kun nyttes på angitte avfallstyper med fast hentefrekvens. Avfallskode NS 431:2011 Avfallstype Omregning: ltr*faktor for faste hentinger 1299 Papir, papp og kartong 0, Blandet avfall direkte til forbrenning 0, Hentefrekvens med tilhørende omregning fra liter til kg (faste oppdrag) Beregnes for faste henteoppdrag og tilhørende behandling, jf tabell over, og etter følgende oppsett: Beholdervolum *månedlig antall fysisk utplasserte oppsamlingsenheter * årlig avtalt hentefrekvens/ 12 * omregningsfaktor Det gjøres oppmerksom på at oppdragstaker har all risiko knyttet til avvik fra reelle innveide vekter dersom omregningsfaktor benyttes som faktura og rapporteringsgrunnlag. 5.7 Logistikk kostnader Alle logistikk-kostnader skal inngå i tilbudte priser. Herunder, men ikke uttømmende til: Innkjøp, lagerhold og leie av tilbudte oppsamlingsenheter Merking av oppsamlingsenheter Utplassering og inndragning av oppsamlingsenheter Vedlikehold og service av utplasserte/ tilbudte oppsamlingsenheter Svinn og ukurans Parafer / Side 9 av 10

10 Annen logistikk som kan henføres til leveranseoppdraget 5.8 Prisforutsetninger Alle enhetspriser oppført uten fortegn anses som kostnad for oppdragsgiver Alle enhetspriser oppført med minus/- foran anses som inntekt for oppdragsgiver Oppførte enhetspriser skal avrundes til kronebeløp med maks. 2 desimaler Oppførte enhetspriser skal angis etter følgende forutsetninger: o per faste henting (avfallstype og oppsamlingsvolum) o per oppdragstype, dvs. for ekstrahenting eller v/behov (avfallstype og oppsamlingsvolum) o per time o per døgn o per kg o rabatt oppgis i % 6 Vedlegg: Vedlegg 1 Oversikt over hentesteder, oppsamlingsenheter og frekvens Vedlegg 2 Krav til brennbart restavfall Parafer / Side 10 av 10