Kjære beboer! Vi ønsker deg velkommen til ordinært sameiermøte.

Transkript

1 1 Solsiden 4 Boligsameie Kjære beboer! Vi ønsker deg velkommen til ordinært sameiermøte. Innkallingen du holder i hånden inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret har lagt ned mye arbeid i å gjøre årsberetningen og regnskapet så komplett og forståelig som mulig. Vårt ønske er derfor at du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 Side 2 Solsiden 4 Boligsameie Innkalling til ordinært sameiermøte 2012 Ordinært sameiermøte i Solsiden 4 Boligsameie avholdes mandag 27. februar 2012 kl i Radisson SAS hotellet Nydalen. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2011 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Gjøre badmintonbane om til lekeplass/friområde B) Montere automatiske døråpnere på inngangsdørene Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 1 styremedlem for 2 år Oslo, Styret i Solsiden 4 Boligsameie Arne Svenning /s/ Jørgen Haugli /s/ Pia Liltvedt /s/

3 Side 3 Solsiden 4 Boligsameie ÅRSBERETNING FOR 2011 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Leder Arne Svenning Nydalen Alle 13 Styremedlem Jørgen Haugli Nydalen Alle 13 Styremedlem Pia Liltvedt Nydalen Alle 13 Varamedlem Anne Mari Øverøyen Nydalen Alle 13 Varamedlem Christian Andreas Lund Nydalen Alle 13 Styrets medlemmer består i dag av 1 kvinne og 2 menn. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 46 seksjoner. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , ligger i bydel 8 Nordre Aker i Oslo kommune og har adresse: Nydalen Allé 11 Nydalen Allé 13 Sameiet har følgende gårds- og bruksnummer : Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS. Hjemmeside Sameiets hjemmeside er Vaktmestertjeneste Vaktmester ivaretar den daglige drift og det løpende vedlikeholdet i sameiet i henhold til stillingsbeskrivelse. Vaktmesterkontoret har adresse ISS Landscaping, Postboks 288 Økern 0511 Oslo og er åpent hverdager mellom kl. 08:00 og kl. 17:00 Vaktmester kan også kontaktes på telefon e-post Knut.Erik.Myren@no.issworld.com. Unngå å ringe utenom ordinær arbeidstid.

4 Side 4 Solsiden 4 Boligsameie Nøkler/skilt Nøkler kan bestilles hos OBOS Eiendomsforvaltning ved kine.arnestad@obos.no. Skilt til postkasse bestilles hos Stansefabrikken, tre@stansefabrikken.no. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i If Skadeforsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Ved skader som dekkes av sameiets bygningsforsikring, krever forsikringsselskapet en egenandel på kr Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å skaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar Forskriften stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsarbeid, lekeplasser og elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: Sameiet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift.

5 Side 5 Solsiden 4 Boligsameie Telefoni / bredbånd Fra årsskiftet opphørte Telenoravtalen på telefoni. OBOS har fra januar i år inngått ny avtale med Telio. Den nye avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon se Energimerking Fra og med ble det obligatorisk med en energiattest for alle boliger som skal selges eller leies ut. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Internett Bredbånd og digital-tv. Det er lagt fibernett til bygget, og alle beboere kan få ekte bredbånd med (i skrivende stund) 1 Mbit,10Mbit eller 100Mbit til gunstig pris. Det er samme hastighet både inn og ut, og altså ikke det samme som tilbys over vanlige telefonlinjer (ADSL) eller TV-kabler (Get). Kontakt Bredbåndsservice for mer informasjon: Telefon: Epost: kundeservice@kunde.bbse.no Web: Det er også mulig å bestille nett via andre leverandører (Telenor, Nextgentel, Tele2, Get (etc), men det kan ikke levere tilsvarende hastigheter. Digital-tv Sameiene på Solsiden har inngått en fellesavtale hos GET som gir oss rabattert abonnement. Fjernvarme Sameiet får levert fjernvarme fra Nydalen Energisentral AS til fellesanlegget.

6 Side 6 Solsiden 4 Boligsameie Styrets arbeid Styremøter. Mesteparten av kommunikasjon har vært gjennom mail og telefoni. Representert Sameiet i Utomhussameiet. Oppdatert ringetablåene. Ryddet søppel i bodområdet. Gjennomført befaring med Backe Entreprenør for fellesområdene. Samlet inn beboeres 5-års mangler og sendt disse til Backe. Tildelt ledig rabatterte parkeringsplasser til beboere som har ønsket det. Fulgt opp alle serviceavtaler. Kontrollert og betalt løpende fakturaer. Bestilt og etablert direkte kontakt mellom brannvarsleranlegg og Nokas. Etablert hjemmeside for Solsiden 4 ( Opprettet en sparekonto hos OBOS med høyere rente til fremtidig vedlikehold.

7 Side 7 Solsiden 4 Boligsameie ÅRSREGNSKAPET FOR 2011 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2011 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2011 var til sammen kr Kostnader Driftskostnadene i 2011 var på kr Resultat Årets resultat på kr foreslås overført til egenkapital. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. BUDSJETT FOR 2012 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften øker med 9 %, mens renovasjonsavgiften reduseres med 3 %. Feieravgiften øker med 18 %. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Felleskostnader Budsjettet er basert på 5 % økning av felleskostnadene fra I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, Styret i Solsiden 4 Boligsameie Arne Svenning /s/ Jørgen Haugli /s/ Pia Liltvedt /s/

8 8 Solsiden 4 Boligsameie Tlf: Fax: Org.nr MVA BDO AS Postboks 1704 Vika Munkedamsveien Oslo Til årsmøte i Solsiden 4 Boligsameie REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Solsiden 4 Boligsameie, som består av balanse per 31. desember 2011, resultatregnskap som viser et overskudd på kr ,-, for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styret og forretningsførers ansvar for årsregnskapet Styret og forretningsfører er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret og forretningsfører finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for boligselskapets utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av boligselskapets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av forretningsfører er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Solsiden 4 Boligsameie per 31. desember 2011 og av resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge.

9 9 Solsiden 4 Boligsameie Andre forhold Budsjettallene som fremkommer i årsregnskapet er ikke revidert. Uttalelse om øvrige forhold Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, forutsetningen om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon», mener vi at styret og forretningsfører har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av sameiets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. 28. februar 2012 BDO AS Merete Otterstad Sandsnes/s/ statsautorisert revisor

10 10 Solsiden 4 Boligsameie RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kostnader sameie Fjernvarme Kabel- / TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

11 11 Solsiden 4 Boligsameie BALANSE EIENDELER Note ANLEGGSMIDLER Andel egenkapital i fellesanlegg SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS Sparekonto i OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar OSLO, , STYRET FOR SOLSIDEN 4 BOLIGSAMEIE ARNE SVENNING/s/ JØRGEN HAUGLI/s/ PIA LILTVEDT/s/

12 12 Solsiden 4 Boligsameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Fjernvarme Felleskostnader Kabel TV SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har ikke vært noen ansatte i selskapet gjennom året. NOTE: 4 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2010/2011, og er på kr NOTE: 5 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 6 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold ventilasj.anl SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD

13 13 Solsiden 4 Boligsameie NOTE: 8 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie Trykksaker Andre kontorkostnader -230 Telefon/bredbånd Porto Bank- og kortgebyr -454 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 9 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 622 Renter bank 963 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 263 Andre renteinntekter 58 SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 10 FINANSKOSTNADER Andel renter Solsiden Utomhussameie -31 SUM FINANSKOSTNADER -31 NOTE: 11 KORTSIKTIGE FORDRINGER Forskudd Solsiden Utomhussameie SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER NOTE: 12 GARANTIANSVAR / ANDEL ANLEGGSMIDLER/LANGSIKTIG GJELD I FELLESANLEGG Fordelingsregnskap med egenkapital, med solidaransvar Selskapet eier 12,06 % av Solsiden Utomhussameie Selskapet har solidaransvar for den samlede gjeld i Solsiden Utomhussameie og garantiansvar. Selskapets garantiansvar refererer seg til den samlede gjeld i Solsiden Utomhussameie og utgjør kr Selskapets andel i Solsiden Utomhussameie vises som anleggsmidler under posten "andel egenkapital i fellesanlegg". Selskapets andel av driftkostnader og årsresultat i Solsiden Utomhussameie er inntatt i resultatregnskapet under posten "kostnader sameie". Til orientering vedlegges sameiets regnskap.

14 Side 14 Solsiden 4 Boligsameie 5 INNKOMNE FORSLAG 5 A) Gjøre badmintonbanen om til lekeplass/friområde Bakgrunn: Blant foreldre, barn og besteforeldre på Solsiden er det et ønske om å lage et lekeplass-/friområde som er åpent for alle. Badmintonbanen er en del av fellesarealet for alle beboerne i Solsiden, og derfor er det nødvendig med flertall på årsmøtet i alle sameiene for å kunne gjennomføre en slik bruksendring. Lekeapparatene på lekeplassen/friområdet vil rette seg mot de minste barna. Totalkostnaden for Utomhussameiet vil ligge rundt kr , og hvert sameie vil bidra i henhold til sameierbrøken. En presentasjon av forslaget inkludert forslag til lekeapparater og betraktninger rundt praktiske forhold som bruksregler, forsikringer og vedlikehold, vil bli gitt på årsmøtet. Forslag til vedtak: Solsiden 4 sier ja til bruksendring av badmintonbanen til lekeplass/friområde. Styret i Solsiden 4 stiller seg nøytral til dette forslaget. 5 B) Montere automatiske døråpnere på inngangsdørene Ved å montere automatiske døråpnere vil slitasjen på inngangsdørene reduseres betraktelig. Solsiden 6 har montert dette på sine dører til en kostnad av NOK per dør. Styret kommer til å innhente flere tilbud på dette, men ønsker å få godkjent bruk av NOK til døråpnere på alle 3 inngangsdørene. Finansieringen skjer gjennom egenkapitalen. Forslag til vedtak: Styret henter inn flere tilbud på automatiske døråpnere og bestiller disse med en maks kostnad på NOK