Til beboerne i Hoffsparken Boligsameie

Transkript

1 1 Hoffsparken Boligsameie Til beboerne i Hoffsparken Boligsameie Vi ønsker deg velkommen til ordinært sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Hoffsparken Boligsameie Innkalling til ordinært sameiermøte 2013 Ordinært sameiermøte i Hoffsparken Boligsameie avholdes Onsdag 20. Mars 2013 kl. 18:00 i Skøyen Kirke(kjellerrommet). Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2012 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Nytt pkt 7.1 i Husordensreglene Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 1 styremedlem for 2 år C) Valg av 1 varamedlem for 1 år Oslo, Styret i Hoffsparken Boligsameie Grete Waaland Sørensen/s/ Yngvar Nordby/s/ Bente Sæter/s/

3 3 Hoffsparken Boligsameie ÅRSBERETNING FOR 2012 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Styret Periode Leder Grete Waaland Sørensen Styremedlem Yngvar Nordby Styremedlem Bente Sæter Varamedlem Hans Enger Gallis Valgkomiteen Styrets medlemmer består i dag av 2 kvinner og 1 mann. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 101 seksjoner. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , ligger i bydel 6 Ullern i Oslo kommune og har adresse: Hoffsveien 6 A - G Hoffsveien 8 A - D Hoffsveien 12 A - F Sameiet har følgende gårds- og bruksnummer: Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er PWC AS.

4 4 Hoffsparken Boligsameie Styrets arbeid Styret har avholdt 8 protokollførte møter, samt ukentlig god kommunikasjon gjennom året. Vi har for som for tidligere år, fokusert på lavest mulig driftskostnader, kontinuerlig vedlikehold, samt å opprettholde det hyggelige og trygge bofelleskapet i sameiet. - Styret inngikk første kvartal 2012 avtale med Securitas om VEKTERTJENESTE for Hoffsparken Boligsameie. Dette for at ALLE beboere skulle kunne føle seg trygg uansett dag/tidspunkt. Informasjon vedr alarmtelefonnummer er oppslått i alle inngangspartier ( ) og Den største utfordringen i 2012 var det NABOVARSEL Styret mottok i mars 2012 fra sameiets nabo, Eiendomsspar, med varsel om at tomtens eier nå ville starte utbygging, på Rimi-parkeringsplassen. VARSELET omtalte en boligblokk med 51 boenheter, samt næring og parkering. Ved første mottak av VARSEL benyttet Styret seg av OBOS juridisk for å innhente faglig vurdering vedr muligheter for å stoppe prosessen, evt redusere størrelse ol. Entydig svar var at gyldig byggetillatelse av 2004 er fulgt. Styret siden mottak av «VARSEL» delt all informasjon om prosessen via Hoffsparkens Hjemmeside, på oppslagstavler i inngangspartier, samt vært tilgjengelig for spørsmål pr telefon. Styret vil videre påse at alle avtaler med utbygger Eiendomsspar vil ivareta Hoffsparkens interesser på best mulig måte, både miljømessig- og økonomisk. Byggestart vil bli i 2013 en gang, byggeperioden på ca 20 mnd., med foreløpig ukjent startdato. - GET har økt enhetsprisen pr seksjon med 20 kr fra Sameiet har hatt en mindre forsikringssak ifbm brann i utegrill på veranda. Fortløpende utført vedlikehold: - Lekkasjer i takrenner i Hoffsveien 6, 8 & 12 ble renset og reparert i høst. Nye lekkasjer er imidlertid oppdaget og Frogner Blikkenslagerverksted vil utbedre dette så snart det værmessig lar seg gjøre. - Vi har hatt et eksternt firma som har «plastret inne» alle boder i garasjeanlegget, reparert elektriske punkter, beiset gjenstående ytre flater på alle 3 bygg, samt benker og lekeapparater. Alle steinfylte vannrenner på takterrasser, topp-tak og langs vegger er renset. - Hage/uteområder blir vedlikeholdt av Vaktmester, samt ved DUGNAD vår og høst. - Ny pumpe for sirkulasjon er byttet i teknisk rom - Det er skiftet i alt 4 lampetter i trappeoppganger - Automatisk på/av-lysbryter i garasje er igjen reparert (noen tukler med denne?)

5 5 Hoffsparken Boligsameie Hoffsparken Boligsameie har god og stabil økonomi. Alt viktig vedlikehold tas fortløpende og følges nøye opp av Styret. Det synes ikke nødvendig å øke felleskostnader/husleie for 2013 da sameiet ikke har større vedlikeholdsprosjekter planlagt. Det oppfordres igjen ALLE seksjonseiere å påse at kjøkkenvifte renses på fagmessig forsvarlig måte da dette kan være den største brannfelle leiligheten har. ÅRSREGNSKAPET FOR 2012 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2012 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2012 var til sammen kr ,- mot budsjett ,- Andre inntekter består i hovedsak av salg av garasje nr 62. Kostnader Driftskostnadene i 2012 var på kr ,- mot budsjett ,-. Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,-. Hovedårsaken til avviket kr ,- var at det ikke ble budsjettert med noen kostnader for divere vedlikeholdsarbeid for VVS,Elektro,heis,utv.anlegg,garasje og bransikkring. Her er kostnadene på ,- for Resultat Årets resultat på kr ,- foreslås overført til egenkapital. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

6 6 Hoffsparken Boligsameie BUDSJETT FOR 2013 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften øker med 6 %, mens renovasjonsavgiften blir uendret. Feieravgiften øker med 50 %. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Forsikring Forsikringspremien for 2013 har økt med kr ,-. Premieendringen reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 5,1 % samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på sameiets skadehistorikk. Innskuddsrente i OBOS (pr ) Renter på driftskonto: 0,25 % for alle innskudd Renter på sparekonto: 3,30 % for innskudd under kr ,35 % for innskudd fra kr til kr ,40 % for innskudd over kr Felleskostnader Budsjettet er basert på økning av felleskostnadene for garasje med kr 25,- fra I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, Styret i Hoffsparken Boligsameie Grete Waaland Sørensen/s/ Yngvar Nordby/s/ Bente Sæter/s/

7 7 Hoffsparken Boligsameie Til sameiermøtet i Hoffsparken Boligsameie Revisors beretning Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Hoffsparken Boligsameie, som viser et overskudd på kr Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2012, resultatregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styret og forretningsførers ansvar for årsregnskapet Styret og forretningsfører er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret og forretningsfører finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for sameiets utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av sameiets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Hoffsparken Boligsameie per 31. desember 2012, og av resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. Andre forhold Budsjettallene som fremkommer i årsregnskapet og årsberetningen er ikke revidert. Uttalelse om øvrige forhold Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, forutsetningen om fortsatt drift og forslaget til anvendelse av overskuddet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter.

8 8 Hoffsparken Boligsameie Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag ISAE 3000 Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon, mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av sameiets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Oslo, 1. mars 2013 PricewaterhouseCoopers AS Anders Grini /s/ Statsautorisert revisor

9 9 Hoffsparken Boligsameie RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

10 10 Hoffsparken Boligsameie BALANSE EIENDELER Note ANLEGGSMIDLER Andre varige driftsmidler SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS Sparekonto i OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 OSLO, , STYRET FOR HOFFSPARKEN BOLIGSAMEIE GRETE WAALAND SØRENSEN/s/ YNGVAR NORDBY/s/ BENTE SÆTER/s/

11 11 Hoffsparken Boligsameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven OBOS betaler forskuddstrekk til denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. Samtidig blir posten avsatt i selskapets balanse. Skattetrekket blir belastet selskapets driftskonto ved terminforfall. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie Dugnadsforskudd Felleskostnader Kabel-TV SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Opprydning reskontro/diverse 836 Salg av nøkkel Salg av parkeringsplass Parkeringskort SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2011/2012, og er på kr I tillegg har styret fått dekket julebord/servering/teater for kr jfr. note 11. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr

12 12 Hoffsparken Boligsameie NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold garasjeanlegg Kostnader dugnader SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Avløpsavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 10 ENERGI / FYRING Fjernvarme Elektrisk energi SUM ENERGI / FYRING

13 13 Hoffsparken Boligsameie NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie -500 Container Skadedyrarbeid/soppkontroll Telefon-/kontormaskiner Driftsmateriell Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Snørydding/gressklipping Andre fremmede tjenester Kontor- og datarekvisita -557 Kopieringsmateriell Trykksaker -726 Andre kostnader tillitsvalgte Andre kontorkostnader Telefon, annet Porto Bank- og kortgebyr Velferdskostnader SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 818 Renter av sparekonto i OBOS Renter av for sent innbetalte felleskostnader 373 SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 13 VARIGE DRIFTSMIDLER Parkeringsplasser Kostpris Avgang Avgang Avgang SUM VARIGE DRIFTSMIDLER 0 SUM ÅRETS AVSKRIVNINGER 0

14 14 Hoffsparken Boligsameie NOTE: 14 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (vil bli kostnadsført i 2013) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER NOTE: 15 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Hafslund-avr Hafslund Fjernvarme-avr NVS AS SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD

15 15 Hoffsparken Boligsameie Innkommende forslag: 1-Styret foreslår nytt punkt i Husordensreglene: 7.1 Seksjonens tilhørende Veranda Det skal her kun benyttes utemøbler. På veranda skal ikke stables kjøleskap, innendørsmøbler, inkludert sofa, tørkestativ, store planter ol. av hensyn omgivelsene. Det skal heller ikke henges opp lange lyslenker ol. som kan sjenere naboer.

16 16 Hoffsparken Boligsameie Orientering om sameiets drift. Vaktmestertjeneste Sameiet har avtale om vaktmestertjeneste med Bygård Vaktmesteren AS som kan kontaktes på telefon eller e-post: Dersom ikke annet er avtalt med styret på forhånd, må seksjonseier påregne å måtte betale for tjenesten selv. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i If Skadeforsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere alt som har med helse,- miljø- og sikkerhet å gjøre i sameiets regi. Styret ivaretar internkontrollen til blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Telefoni / bredbånd OBOS har avtale med Telio. Avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon se

17 17 Hoffsparken Boligsameie Kabel-TV Get er sameiets leverandør av TV- og bredbåndstjenester. OBOS har fremforhandlet en kollektiv avtale med Get som gir alle beboere forvaltet av OBOS rabatt på digital-tv, telefoni og bredbåndstjenester. Spørsmål knyttet til dette rettes til Gets kundetjeneste på telefon 02123, eller deres hjemmeside Avtale om leveranse av elektrisk kraft Fjernvarme Sameiet får levert fjernvarme fra Hafslund Fjernvarme AS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Større vedlikehold og rehabilitering Ingen større vedlikehold- og eller rehabiliteringsplaner foreligger for 2013.