Kjære beboer! Vi ønsker deg velkommen til ordinært sameiermøte.

Transkript

1 1 Sameiet Kanalveien Kjære beboer! Vi ønsker deg velkommen til ordinært sameiermøte. Innkallingen du holder i hånden inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret har lagt ned mye arbeid i å gjøre årsberetningen og regnskapet så komplett og forståelig som mulig. Vårt ønske er derfor at du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Sameiet Kanalveien Innkalling til ordinært sameiermøte 2012 Ordinært sameiermøte i Sameiet Kanalveien avholdes onsdag 18.april 2012 kl i Thon Hotell Arena, Lillestrøm. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2011 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Utbedring av ventilasjon i Dampsagveien 25 B) Forbedre renholdet av fellesområder Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 1 styremedlem for 2 år B) Valg av 1 varamedlem for 2 år C) Valg av 1 varamedlem (næring) for 1 år D) Valg av 2 representanter til valgkomite for 1 år Oslo, Styret i Sameiet Kanalveien Per Gøran Eriksen /s/ Gudrun Hamre /s/ Yngve Arne Solberg /s/

3 3 Sameiet Kanalveien ÅRSBERETNING FOR 2011 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Leder Per Gøran Eriksen Kanalveien 9 Styremedlem Gudrun Hamre Kanalveien 9 Styremedlem Yngve Arne Solberg Kanalveien 9 Varamedlem Marit Elisabeth Bjerke Thon Hotellbygg AS Varamedlem Per-Arne Johansen Kanalveien 9 Valgkomitè Ragnhild Prestrud Kanalveien 15 Per Kristiansen Kanalveien 19 Styrets medlemmer består i dag av 1 kvinne og 2 menn. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 131 seksjoner. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , ligger i Skedsmo kommune og har adresse: Kanalveien 9 (blokk B) Kanalveien 15 (blokk C) Kanalveien 19 (blokk D) Dampsagveien 25 (blokk A) Sameiet har følgende gårds- og bruksnummer: Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er ERNST & YOUNG AS.

4 4 Sameiet Kanalveien Vaktmestertjeneste Vaktmestertjenesten ivaretar den daglige drift og det løpende vedlikeholdet i sameiet i henhold til stillingsbeskrivelse. Sameiet har i 2011 hatt avtale om vaktmestertjenester levert av Skedsmo Renhold og Byggservice AS. Nøkler/skilt Systemnøkler bestilles hos styret. Det samme gjelder for portåpning ved bruk av mobiltelefon. Forsikring Sameiets eiendommer var i 2011 forsikret i IF FORSIKRING. Styret innhentet på slutten av 2011 tilbud fra flere forsikringsselskap, og fra 2012 er sameiets eiendommer forsikret i TRYG FORSIKRING med polisenummer Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Ved skader som dekkes av sameiets bygningsforsikring, krever forsikringsselskapet en egenandel på kr Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å skaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar Forskriften stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsarbeid, lekeplasser og elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling

5 5 Sameiet Kanalveien av ansvaret er gitt en slik tolkning: Sameiet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. Telefoni / bredbånd Fra årsskiftet opphørte Telenoravtalen på telefoni. OBOS har fra januar i år inngått ny avtale med Telio. Den nye avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon, se Kabel-TV Get er leverandør av kabel-tv og bredbåndstjenester. Avtale om leveranse av elektrisk kraft Sameiet får levert kraft til fellesanlegg fra Hafslund. Energimerking Fra og med ble det obligatorisk med en energiattest for alle boliger som skal selges eller leies ut. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.

6 6 Sameiet Kanalveien Styrets arbeid Møter Styret har i 2011 gjennomført 8 styremøter, og det har i tillegg vært avholdt det ordinære sameiermøtet , samt ett ekstraordinært sameiermøte den Det ekstraordinære sameiermøtet var for å velge ny vararepresentant for næringsseksjonene i Styret. Styret har i tillegg hatt møter med Thon Hotellbygg AS og OBOS Eiendomsforvaltning AS. Det har også vært gjennomført møter i forbindelse med 1-års befaring av fellesarealene, samt oppfølgingsmøter av utbedringene avdekket under 1-års befaringen. Kontakt til Styret Styrets mailadresse er kanalveien@styrerommet.net Adresse til sameiets hjemmeside er Prioriterte saker Utover det daglige arbeidet med å svare på henvendelser fra beboerne på mail og telefon, har Styret også jobbet med ulike eksterne leverandører/samarbeidspartnere (se saker under), og har hatt spesiell fokus på følgende saker; - 1-års befaringer av fellesarealer og garasjeanlegg med Thon Hotellbygg AS og Veidekke AS. - Oppfølging av gjenstående arbeid/saker som ble avdekket under 1-års befaringen. - Ventilasjon i oppgangene i nr 15 og 19, for å få fjernet søppellukt. - Oppfølging av teleoperatørene Telenor og Netcom ift mobildekning i garasjeanlegget. - Evaluering av renholds- vaktmester- og gartnertjenestene, samt inngåelse av ny avtale på dette. - Oppfølging av reklamasjonssaker med eksterne leverandører. - Oppfølging av forbedringssaker av garasjeanlegget tilknyttet Rema Oppfølging av manglende radiatorvarme og varmt vann med ORAS. - Kontakt med NSB om trafikkavvikling ifm sommerstengingen av Oslo S (6 uker) og bruk av busser på parkeringsplass på motsatt side av Kanalveien. - Etablert oppgangskontakter, for å sikre at eventuelle feil eller mangler i sameiets fellesarealer raskt kan avdekkes og utbedres, slik at arealene til enhver tid er i orden. Disse er: Svein Berge i Dampsagveien 25 og Kanalveien 9, samt Bente Otterstad i Kanalveien 15 og Innhenting av tilbud og valg av leverandør til beboerne for kjøp og montering av frosting på balkongglass-flatene - Innhentet tilbud på forsikringsavtale for sameiet, og inngått ny avtale med Tryg, gjeldende fra Regnskapsoppfølging og avregningsoppgjør for 2010 og 2011, med tanke på korrekt fordeling mellom bolig og næringsseksjonene - Budsjettering for 2012, slik at sameiet sikrer en god økonomi for budsjettåret - Distribusjon av diverse beboerinformasjon

7 7 Sameiet Kanalveien Avtaler - I tillegg til de avtalene sameiet allerede har etablert på drifts- og vedlikeholdssiden, har Styret i 2011 reforhandlet / inngått følgende avtaler; o Vaktmester-, renholds- og gartnertjenester - Skedsmo Renhold og Byggservice AS o Forsikring TRYG AS - Styret har også fått overført følgende avtaler: o Mobilløsning porter (telemetri-abonnement) Netcom AS o Fasttelefoni (nødnumrene i heisene) - Telenor AS Informasjon distribuert til beboerne Styret har gjennom oppslag i oppgangene, distribuert informasjon om solskjerming, frosting av balkongglass, mobilåpning av garasjer, vaktmester og renholdstjenester, søppelavhending etc. For Styret; Gøran Eriksen, Styreleder

8 8 Sameiet Kanalveien ÅRSREGNSKAPET FOR 2011 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2011 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2011 var til sammen kr mot budsjettert kr Avviket i forhold til budsjettet skyldes i hovedsak at næringsseksjonene har gjeld til sameiet for kostnader sameiet har dekket for dem. Gjelden er ført med økning av innkrevde felleskostnader og mot kortsiktige fordringer på samme beløp. Kostnader Driftskostnadene i 2011 var på kr mot budsjettert kr Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr , mens regnskapet viser kr Hovedårsaken til avviket var at kostnader til brannsikring, parkeringsanlegg og ventilasjonsanlegg ble lavere enn budsjettert. Kostnadene til heis og reparasjon av elektrisk anlegg ble noe høyere enn budsjettert. Videre var kommunale avgifter budsjettert med kr mens de endte på kr Avvik i forhold til budsjett for kostnader knyttet til Energi/fyring skyldes at kostnader til elektrisk energi i fellesarealene og fjernvarme var budsjettert for lavt. Kostnader til kabel-tv var budsjettert med kr , men de endte på kr Sameiet er fortsatt i en innkjøringsfase, slik at det fortsatt må påregnes noe avvik mellom budsjett og regnskap for enkelte poster. Resultat Årets resultat på kr foreslås overført til egenkapital. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

9 9 Sameiet Kanalveien BUDSJETT FOR 2012 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Kommunale avgifter i Skedsmo kommune Vann- og avløpsavgiften øker med 2,5 %, mens renovasjonsavgiften økes med 10 %. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. Etter innspill fra Akershus Energi har styret lagt til grunn noe lavere kostnader for fjernvarme i 2012 enn i Forsikring Forsikringspremien for 2012 har blitt betydelig redusert etter en anbudsrunde mellom de ledende forsikringsselskapene. Sameiet har valgt Tryg som forsikringsleverandør for Lån Sameiet har ikke lån. Innskuddsrente (pr ) Renter på driftskonto: 0,40 % for alle innskudd Renter på sparekonto: 3,50 % for innskudd under kr ,55 % for innskudd fra kr til kr ,60 % for innskudd over kr Felleskostnader Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, Styret i Sameiet Kanalveien Per Gøran Eriksen /s/ Gudrun Hamre /s/ Yngve Arne Solberg /s/

10 Side 10 Sameiet Kanalveien

11 Side 11 Sameiet Kanalveien

12 Side 12 Sameiet Kanalveien SAMEIET KANALVEIEN RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/ fyring Kabel- / TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

13 Side 13 Sameiet Kanalveien SAMEIET KANALVEIEN BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse Garantiansvar 0 0 OSLO, STYRET FOR SAMEIET KANALVEIEN PER GØRAN ERIKSEN /s/ GUDRUN HAMRE /s/ YNGVE ARNE SOLBERG /s/

14 Side 14 Sameiet Kanalveien NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader Garasjeleie Brensel Næringsseksjon Næringsseksjon Næringsseksjon Næringsseksjon Avregning næringsseksjoner Korreksjon næringsseksjoner SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Diverse 215 Opprydning reskontro 69 SUM ANDRE INNTEKTER 284 NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har ikke vært noen ansatte i selskapet gjennom året. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2010/2011, og er på kr ,-

15 Side 15 Sameiet Kanalveien NOTE: 6 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold garasjeanlegg SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 7 KOMMUNALE AVGIFTER Eiendomsskatt Vann- og avløpsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 8 ENERGI / FYRING Elektrisk energi Fjernvarme SUM ENERGI / FYRING NOTE: 9 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie Container -625 Driftsmateriell Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Andre fremmede tjenester Kontor- og datarekvisita -40 Trykksaker Andre kontorkostnader -148 Porto Bankgebyr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 10 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS Renter av for sent innbetalte felleskostnader 574 SUM FINANSINNTEKTER 1 805

16 Side 16 Sameiet Kanalveien NOTE: 11 FINANSKOSTNADER Renter leverandørgjeld -749 SUM FINANSKOSTNADER -749 NOTE: 12 KORTSIKTIGE FORDRINGER Avregning 2011, Næringsseksjon Avregning 2011, Næringsseksjon Avregning 2011, Næringsseksjon Avregning 2011, Næringsseksjon Avregning 2010, Næringsseksjon Avregning 2010, Næringsseksjon SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER NOTE: 13 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Avregning 2010, Næringsseksjon Avregning 2010, Næringsseksjon Purregebyr SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD

17 Side 17 Sameiet Kanalveien Innkomne forslag: A) Sak: Vi opplever at ventilasjon i gangene ikke er bra. Spesielt på sommeren er det ille. Vi har vært i kontakt med styret om forannevnte. Slik vi forstår det har det ikke lykkes styret i å få Veidekke til å fikse ventilasjonen slik at den er tilfredsstillende. Forslag: Styret tar initiativ til at det blir iverksatt konkrete utbedringer for å tilfredsstillende ventilasjon. Mvh Bo Zhou & Carl Peter Kirkebø Leil. 72 Dampsagvn 25 Styrets behandling: Forslaget fra Bo Zhou og Carl Peter Kirkebø peker på forhold knyttet til ventilasjon i oppgangen i x etg. til Dampsagveien 25. Styret har på basis av tidligere henvendelser påpekt forholdet overfor Veidekke AS i forbindelse med 1-års befaringen av fellesarealene, og dette skal nå være OK. Styret kan ikke støtte forslaget slik det er utformet, da det etter styrets vurdering må foretas en vurdering av forholdene, før eventuelle nødvendige utbedringer foretas. Herunder må det vurderes om dagens situasjon er avvikende i forhold til teknisk og funksjonell beskrivelse av anlegget. Styret foreslår at saken oversendes det nye styret for oppfølging.

18 Side 18 Sameiet Kanalveien B) Saker: Porten inn til den lille garasjen (1-20) bør bli stående oppe dobbelt så lenge. De fleste som har plass i denne delen skal over i oppgang A (Dampsagveien 25) og dermed ut den samme døren igjen. Nå går den igjen før vi har mulighet til dette og må vente til vi får åpnet den igjen. Irriterende å vente og mer slitasje på motor og bevegelige deler. De grønne boksene for rømningsvei bør sikres slik at det ikke bare er å trykke på knappen. Dette stopper ikke de som må rømme eller vil gjøre hærverk, men forhindrer at enkelte bruker denne som døråpner. Dette spesielt for oppgang A (25) hvor det er boder rett på innersiden. I oppgangene til Kanalveien 9 og 15 kommer en bare ut i trappa. Kjenner ikke til hvordan det er i Kanalveien 19. Er det flere som har klager på leiligheten som ikke er tatt til følge på 1-års befaringen (f.eks gulv)? Dårlig renhold av fellesområder. Informasjon fra styret på oppslagstavla må dateres. Mvh Knut Hugsand, leil.104 Styrets behandling: Sakene fra Knut Hugsand tar opp noen driftsmessige forhold, uten at det er fremmet forslag til vedtak. Styret har behandlet sakene. Den ene saken handler om gulv i egen leilighet, og dette ligger utenfor sameiermøtet og er den enkelte beboers ansvar. De øvrige sakene tilhører daglig drift og mangler ift. dette. Flere forhold som er tatt opp, er allerede utbedret og/eller er under oppfølging av styret. Saken vedrørende dårlig renhold av felles områder, er et forhold styret har arbeidet med gjennom hele 2011, jfr. Styrets årsberetning for I oktober 2011 hadde Styret renhold og tilsynstjeneste ute på anbud. I anbudsbeskrivelsen ble renholdshyppighet i enkelt arealer økt fra 1 gang pr.uke til 2 pr.uke. Styret følger opp leveransekvaliteten slik at den er som beskrevet i avtalen. Styret foreslår at alle punktene oversendes det nye styret for oppfølging.