KVALIFIKASJONSGRUNNLAG RFQ NR FRA Eidsiva Nett AS OM LEVERING AV. AMS Innsamlingssystem

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG RFQ NR FRA Eidsiva Nett AS OM LEVERING AV AMS Innsamlingssystem

2 Kvalifiseringsgrunnlag Side 2 av 10 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. GENERELL INTRODUKSJON Definisjoner Kjøper LEVERINGSOMFANG Beskrivelse av anskaffelsen Opsjoner Kontrakter og avtaleforhold INSTRUKS TIL SØKER Dokumenter som inngår i kvalifiseringsgrunnlaget Kommunikasjon og spørsmål vedrørende kvalifiseringsgrunnlaget Kunngjøring Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Kontraktsverdi/evt volum Rettelser, suppleringer eller endringer i kvalifiseringsgrunnlaget Konfidensialitet Søknadsfrist Kostnader ved utarbeidelse av søknad Tilbud på deler av leveransen Søkers generelle plikter Fremdriftsplan Kvalifikasjonskrav Antall kvalifiserte søkere som vil bli invitert til å delta i konkurransen Tildelingskriterier Språk SØKNADENS FORMAT OG INNHOLD Søknadens innhold og struktur Format og antall kopier av søknaden Leveringsadresse og merking av søknad Avklaringer til søknad ÅPNING AV SØKNADER AVVISNING AV SØKERE AVLYSNING VEDLEGG 1 - BESKRIVELSE AV LEVERANSENS OMFANG AMS INNSAMLINGSSYSTEM

3 Kvalifiseringsgrunnlag Side 3 av GENERELL INTRODUKSJON 1.1Definisjoner Eidsiva Nett AS er Kjøper. Tilbydere som anmoder om å bli kvalifisert er Søkere. Tilbydernes svar på dette dokumentet kalles Søknad. Kvalifiseringen basert på dette dokumentet med vedlegg er RFQ (Request for qualification). Tilbudsevaluering vil gjennomføres som trinn to etter utsendelse av dokument kalt RFP (Request for proposal). Valgt tilbyder for gjennomføring av leveransen etter RFP prosess er Leverandøren. 1.2 Kjøper Eidsiva Energi AS er den største aktøren innen produksjon, overføring og salg av kraft i Hedmark og Oppland. Konsernet er et av innlandets største industriselskap med en årlig omsetning på ca 4 milliarder kroner, ca kunder, ca. 950 ansatte, en vannkraftproduksjon på ca 3,3 TWh og kilometer med linjer og kabler. Ref. Eidsiva/Virksomhetene. Eidsiva Nett er ett av seks virksomhetsområder i Eidsivakonsernet og har som oppgave å bygge, drive, vedlikeholde og fornye et kraftnett med en utstrekning på ca kilometer. Kjøper driver regionalnett i hele Hedmark og Oppland, og har områdekonsesjon for distribusjon i 14 kommuner i Hedmark og fem kommuner i Oppland. I dette området betjener Kjøper om lag nettkunder. Kjøpers områdekonsesjon dekker et spredt geografisk område, med distribusjonsnett innenfor et område på ca 200*300 km og et areal på km2. Kjøper benytter et internt tilknyttet entreprenørselskap, søsterselskapet Eidsiva Anlegg AS (EA), for drift og utbygging av nettet og målerparken. For å kunne betjene et geografisk spredt nett har EA oppmøtesteder fysisk spredt over Kjøpers nettområde. 2. LEVERINGSOMFANG 2.1 Beskrivelse av anskaffelsen Bakgrunnen for anskaffelsen er at Kjøper som områdekonsesjonær har plikt til å innføre Avanserte måle- og styringssystem (AMS) i henhold til forskrift 11. mars 1999 nr Alle områdekonsesjonærer i Norge er gjennom denne forskriften pålagt å innføre AMS for sine nettkunder. Kjøper ønsker å inngå avtale med en Leverandør som kan levere et komplett Innsamlingssystem (AMS sentralsystem, samt måler- og kommunikasjonskomponenter), planlegging av AMS infrastruktur, opplæring og bistand til driftsetablering, service og vedlikehold på Innsamlingssystemet, samt komponenter og utstyr i perioden for Innsamlingssystemets levetid. For nærmere beskrivelse, se vedlegg 1 - Beskrivelse av leveransen AMS Innsamlingssystem.

4 Kvalifiseringsgrunnlag Side 4 av Opsjoner Kjøper ønsker primært opsjon på følgende systemer/teknisk funksjonalitet inkludert nødvendige integrasjoner: Måling i nettstasjon Fjernvarmemåler Jordfeilregistrering 2.3 Kontrakter og avtaleforhold Avtalene mellom Kjøper og Leverandør vil være underlagt Eidsivas avtalebetingelser. Disse avtalene er basert på kjente og standardiserte kontraktsmekanismer, med sikte på å finne en balansert regulering av avtaleforholdet mellom partene. Alle avtalene vil ligge ved som vedlegg til RFP. 3. INSTRUKS TIL SØKER 3.1 Dokumenter som inngår i kvalifiseringsgrunnlaget Søknad skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i dette kvalifiseringsgrunnlaget, som foruten dette dokument består av: 1 Beskrivelse av leveransen AMS Innsamlingssystem 3.2 Kommunikasjon og spørsmål vedrørende kvalifiseringsgrunnlaget All kommunikasjon mellom Søkere og Kjøper skal rettes til Kjøpers kontaktperson. Alle henvendelser skal skje skriftlig. Alle spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig for samtlige søkere, i anonymisert form. Kjøpers kontaktperson: Navn : Bård Bratlie Firma navn : Eidsiva Nett AS Adresse : Vangsveien 73, 2301 Hamar Tlf. : E-post : bardeivind.bratlie@eidsivaenergi.no Kun ovennevnte person er bemyndiget til å besvare henvendelser relatert til søknaden. Henvendelser mottatt senere enn 5 arbeidsdager før innleveringsfristen for søknaden vil ikke bli besvart. 3.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin/TED databasen den 29. juni Regler for konkurransen Anskaffelsen omfattes av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 og FOR nr 403: Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene.

5 Kvalifiseringsgrunnlag Side 5 av 10 Anskaffelsen er beregnet til over EØS-terskelverdi og skal følge forskriftens Del I og Del II. 3.5 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen kjøres etter en to-trinnsmodell hvor Kjøper først kvalifiserer gjennom en RFQ, for deretter å sende ut RFP til de søkere som er kvalifisert/utvalgt. Anskaffelsen skal gjennomføres etter prosedyren «Konkurranse med forhandling», etter forutgående kvalifisering. 3.6 Kontraktsverdi/evt volum Ikke mulig å oppgi kontraktsverdi. 3.7 Rettelser, suppleringer eller endringer i kvalifiseringsgrunnlaget Innen fristen for anmodning om å bli kvalifisert har Kjøper rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i kvalifiseringsgrunnlaget med vedlegg, som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt samtidig til alle som har mottatt kvalifiseringsgrunnlaget. Opplysninger som Kjøper gir på forespørsel av en Søker, vil umiddelbart bli sendt samtidig til alle de øvrige Søkerne i anonymisert form. 3.8 Konfidensialitet Søker skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom kvalifiseringsgrunnlaget og under utarbeidelsen av søknaden som konfidensielle. Kvalifiseringsdokumentene skal betraktes som fortrolige og skal oppbevares deretter. Tilbyder skal ikke offentlig kommentere denne konkurransen eller kvalifiseringsgrunnlaget uten først å ha innhentet Kjøpers skriftlige samtykke. 3.9 Søknadsfrist Frist for å sende inn søknad for deltagelse i konkurransen er: 20. august 2012 Søker har risiko for at søknad om å delta i konkurransen er Eidsiva Nett i hende innen fristen. For sent innkomne søknader vil bli avvist Kostnader ved utarbeidelse av søknad Søker bærer selv alle kostnader relatert til utarbeidelse av forespørsel om å delta i konkurransen, senere tilbud og ved deltakelsen i konkurransen Tilbud på deler av leveransen Det vil ikke være anledning til å gi tilbud på deler av leveransen.

6 Kvalifiseringsgrunnlag Side 6 av Søkers generelle plikter Søker plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter knyttet til kvalifiseringen og skal selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med søknaden. Der hvor Søker oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i kvalifiseringsdokumentene, bes Søker om straks å gjøre Kjøper oppmerksom på dette Fremdriftsplan Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin 29. juni 2012 Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 15. august 2012 Innleveringsfrist anmodning om å bli kvalifisert 20. august 2012 Kl Kvalifisering ferdig September 2012 Utsendelse av konkurransegrunnlag Oktober 2012 Tilbudsfrist Februar 2013 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter innleveringsfrist for anmodning om å bli kvalifisert er foreløpige Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav Søkerne vil bli kvalifisert ut i fra kvalifikasjonskrav definert i dette kapitlet. Kvalifikasjonskravene kan oppnås i samarbeid med underleverandører. I de tilfeller hvor Søkeren støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: i søknad Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor Søkeren er etablert. 1 Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling Norsk firma: Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra søknadsfristens utløp (utstedes av 2

7 Kvalifiseringsgrunnlag Side 7 av 10 av skatter og avgifter skattefogden i Søkers fylke). Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i Søkers hjemstat som bekrefter at søkeren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat Søker er etablert. Norsk firma: Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra søknadsfristens utløp (utstedes av kemner/ kommunekasserer der Søker har sitt hovedkontor). 3 Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i Søkers hjemstat som bekrefter at søkeren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat Søker er etablert. Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser html#map033 4 Økonomisk og finansiell stilling Søker skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten - Årsregnskap for de siste 2 regnskapsår som inkluderer styrets årsberetning, resultatregnskap, balansen, noter, og revisjonsberetning og - kredittvurdering/-rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. 5 Dersom Søker av gyldige grunner ikke kan godtgjøre sin økonomiske stilling i tråd med ovennevnte dokumentasjonskrav, vil Kjøper vurdere annen egnet dokumentasjon, for eksempel erklæring fra finansinstitusjon om selvskyldnerkausjon. Søkerens generelle erfaring Søker skal ha relevant erfaring fra oppdrag av tilsvarende art, størrelse/omfang og vanskelighetsgrad. En oversikt over og beskrivelse av relevante oppdrag (maks 5 oppdrag) som Søker (selskapet) har gjennomført. 6 Kapasitet Søker skal selv eller gjennom dokumentert partnerskap være i posisjon til å ta ansvar for leveransen, derigjennom - Søker skal beskrive sin primærvirksomhet og beskrive hvordan de selv og eventuelle partnere er rigget for å kunne håndtere 7

8 Kvalifiseringsgrunnlag Side 8 av 10 Tabell 1: Kvalifikasjonskrav kunne levere en leveranse bestående av hovedområdene: o Måler- og kommunikasjonsteknologi o Planlegging av AMS infrastruktur leveranser med slikt omfang - Ved partnerskap skal Søker dokumentere partnerskapet ved å legge ved avtaler eller intensjonsavtaler fra de selskaper som skal inngå i partnerskapet - Ved partnerskapsavtaler skal det fremkomme på overordnet nivå hvilke funksjonsområder som skal leveres fra de ulike aktørene Når det gjelder relevant erfaring og kapasitet vil Søkerne i kvalifikasjonsrunden bli vurdert på selskapsnivå. Leverandørens beskrivelse skal verken inneholde løsningsforslag i tilknytning til den aktuelle leveransen eller angi det personell som skal tilbys. I RFP (trinn 2) vil leverandørens teknologiløsning og prosjektgjennomføring, samt prosjektorganisasjonens oppdragsspesifikke kompetanse og erfaring bli vurdert, herunder vil CVer for tilbudt personell og kvaliteten i tidligere prosjekter som disse har gjennomført bli vektlagt Antall kvalifiserte søkere som vil bli invitert til å delta i konkurransen. I det tilfelle hvor det skulle bli et stort antall kvalifiserte Søkere, vil Kjøper kunne begrense antall søkere som inviteres til å delta i konkurransen, likevel slik at antallet skal være minimum 5. Utvelgelsen vil følge Best kvalifisert prinsippet og Søkerne vil vurderes ut fra: Leverandørens generelle, relevante erfaring Leverandørens kapasitet Alle kriterier vil ved vurderingen sees opp mot Kjøpers planlagte prosjekt og kompleksiteten i dette Tildelingskriterier Tildelingskriteriene som gjelder for denne anskaffelsen vil bli angitt i konkurransegrunnlaget (RFP) som sendes kvalifiserte/utvalgte søkere Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til søknaden skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Det er adgang til å levere vedlegg/dokumentasjon på engelsk, svensk eller dansk der hvor dokumentasjon ikke finnes på norsk. på øvrige språk skal følges av autorisert oversettelse til norsk.

9 Kvalifiseringsgrunnlag Side 9 av SØKNADENS FORMAT OG INNHOLD 4.1Søknadens innhold og struktur Søknaden skal bestå av de elementer som er oppført i matrisen under, og skal organiseres i samme rekkefølge: Dokumentrekkefølge: Kommentarer: 1. Søknadsbrev Skal være signert av bemyndiget person 2. Dokumentasjon som svar på kvalifikasjonskravene Dokumentasjon som besvarer kvalifikasjonskravene skal nummereres i henhold til kolonne D i søknad i tabell Format og antall kopier av søknaden Søknaden skal leveres i 1 original innsatt i perm, 3 papirkopier og én elektronisk søknad. Ved avvik mellom eksemplarene vil original i papirversjon gjelde. 4.3 Leveringsadresse og merking av søknad Søknaden skal avgis lukket og i merket forsendelse. Søknaden skal merkes med: Forespørsel nr: Konfidensielt «Åpnes kun av adressaten» Tilbudet sendes til: Eidsiva Nett AS Postboks Hamar Att: Bård Bratlie I tilegg leveres søknad elektronisk til Eidsivas leverandørportal: 4.4Avklaringer til søknad Kjøper har rett til å stille spørsmål til Søker og søknader gjennom kvalifiseringsprosessen. 5. ÅPNING AV SØKNADER Åpning av søknadene finner sted den 20. August Åpningen er ikke offentlig.

10 Kvalifiseringsgrunnlag Side 10 av AVVISNING AV SØKERE Søknader som er ufullstendige, uklare, ikke tilfredsstiller kravene til søknadens utforming eller som er levert for sent, vil bli avvist. Søkere som får sin søknad avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning. 7. AVLYSNING Kjøper kan velge å ikke gjennomføre konkurransen dersom det foreligger saklig grunn for det.