FLESBERG KOMMUNE MØTEINNKALLING. Utvalg: kommunestyret Møtested: Kommunehuset Møtedato: TORSDAG kl. 17:00

Transkript

1 FLESBERG KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: kommunestyret Møtested: Kommunehuset Møtedato: TORSDAG kl. 17:00 Gyldig forfall med opplysning om forfallsgrunn meldes snarest på tlf Anser noen at de er inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabilitetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Reglement for politiske organer pkt 4.2 Forfall, varamedlemmer: Den som er valgt som medlem av et folkevalgt organ plikter å delta i organets møter med mindre det foreligger gyldig forfall. Med gyldig forfall menes sykdom eller andre vektige grunner. a) Kan et medlem eller innkalt varamedlem ikke møte på grunn av lovlig forfall, skal vedkommende uten unødig opphold melde fra til politisk sekretariat, med opplysning om forfallsgrunnen. Politisk sekretariat kaller straks inn varamedlem. Varamedlemmer møter i den nummerorden de er valgt. Det samme skal skje når det er avklart på forhånd at noen må fratre som inhabil i sak som skal behandles i møtet. b) Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder vedkommende straks fra til møtelederen. Tilstedeværende - eller om mulig tilkalt - varamedlem trer inn i stedet. c) Har et varamedlem lovlig tiltrådt møtet, kan fast medlem eller foranstående varamedlem ikke tiltre i stedet før den påbegynte sak er ferdigbehandlet. Flesberg kommune, 20. mars 2015 Thomas Fosen ordfører

2 Saksliste: Nr. Sakstittel Saksordfører PS 13/15 Meldinger, PS 14/15 Forvaltning av arv Ingunn Garaas PS 15/15 Gnr 130/4 og 130/7 Deling av driftsenhet Gunnar Grette PS 16/15 Gnr 68/1 Konsesjonssøknad Egil Langgård PS 17/15 Gnr 130/7 Konsesjonssøknad Gunnar Grette PS 18/15 Etisk plattform for Helse og omsorgsetaten. Anne Berit Ravnås PS 19/15 Folkehelseprosjektet: Opptur mellom linjene - fra Anne Hay Simensen forstudie til forprosjekt PS 20/15 Nye lokaler til Kongsberg kommunale legevakt og Tom Roger Svendsrud kommunale øyeblikkelig hjelp plasser PS 21/15 Valg av representant til konfliktrådets Thomas Fosen oppnevningsutvalg PS 22/15 Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 Thomas Fosen PS 23/15 HMS-arbeid Flesberg kommune - forvaltningsrevisjonsrapport Thomas Fosen

3 FLESBERG KOMMUNE Meldinger, Lampeland Arkiv 033 Saksmappe 2015/53 Avd Fellestjenesten Saksbehandler Kristin Hammershaug MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak kommunestyret /15 Rådmannens anbefaling: Vedlegg: A, b Saksopplysninger: a) Utskrift fra kommunestyremøte b) Skatteetaten, brev av : Kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Flesberg kommune. c) Delegasjon etter helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 ble uteglemt til kommunestyrets behandling av delegasjonsreglementet «Kommunens ansvar for helse- og omsorgstjenester» gjelder ansvaret for helsefremmende og forebyggende tjenester, svangerskaps- og barselsomsorgstjenester, hjelp ved ulykker m.m. Rådmannen har rettet opp dette i reglementet ved at helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 delegeres til rådmannen. Vurdering:

4 FLESBERG KOMMUNE Forvaltning av arv Lampeland Arkiv 076 Saksmappe 2015/42 Avd Helse- og omsorgsetaten Saksbehandler Helen Catherine Cuenoud MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak komiteen for livsløp og kultur /15 kommunestyret /15 Rådmannens anbefaling: 1. Arv etter Hellik L. Juvenes avsettes til bundet disposisjonsfond. 2. Det opprettes en fondsstyre som forvalter midlene etter de kriterier, og på den måte, som fremgår av saksutredningen. 3. Som kommunestyrets representanter i fondsstyret velges: a. b. Behandling i komiteen for livsløp og kultur : Feil i referat fra behandling i komiteen , sak 3/15: Korreksjon: Arven etter Hellik L. Juvenes fryses inntil vedtak er gjort i kommunestyret. Repr. Sondre Kosmo Paulsen, FrP la fram følgende forslag: 1. Arv etter Hellik L. Juvenes avsettes til bundet disposisjonsfond 2. Arven forvaltes innen eksisterende fondsstyrer tilhørende Flesbergtunet 3. Eksisterende fondsstyre endres til følgende sammensetning: a. Leder i komiteen for livsløp og kultur b. Nestleder i komiteen for livsløp og kultur c. 1 beboer fra Flesbergtunets omsorgsboliger d. 1 representant fra råd for eldre og funksjonshemmede e. 1 driftsleder fra Flesbergtunet 4. Arven fra Hellik L. Juvenes fryses inntil vedtak er gjort i kommunestyret. Høyre og Ap ba om gruppemøte, som ble avholdt.

5 Repr. Tom Roger Svendsrud, H. la fram følgende forslag på vegen av H og Ap: 1. Arv etter Hellik L. Juvenes avsettes til bundet disposisjonsfond 2. Arven forvaltes av et eksisterende fondsstyre tilhørende Flesbergtunet 3. Eksisterende fondsstyre endres til følgende sammensetning: a. Leder av komiteen for livsløp og kultur b. 1 driftsleder fra Flesbergtunet (fortrinnsvis driftsleder for Flesbergtunet) c. Leder av råd for eldre og funksjonshemmede 4. Nytt råd gjelder fra neste kommunestyreperiode. 5. Det nye styret utarbeider nye vedtekter for nye og eksisterende fond. 6. Arven etter Hellik L. Juvenes fryses inntil nye vedtekter foreligger. Votering: Det ble først votert over rådmannens anbefaling som falt med 7 mot 0 stemmer Det ble deretter votert alternativt mellom repr. Sondre Kosmo Pausens forslag (FrP) og repr. To Roger Svendsruds forslag (H/Ap), der komiteen med 4 mot 3 stemmer foreslår at kommunestyret vedtar repr. Tor Roger Svendsruds forslag. Anbefaling i komiteen for livsløp og kultur : 1. Arv etter Hellik L. Juvenes avsettes til bundet disposisjonsfond 2. Arven forvaltes av et eksisterende fondsstyre tilhørende Flesbergtunet 3. Eksisterende fondsstyre endres til følgende sammensetning: a. Leder av komiteen for livsløp og kultur b. 1 driftsleder fra Flesbergtunet (fortrinnsvis driftsleder for Flesbergtunet) c. Leder av råd for eldre og funksjonshemmede 4. Nytt råd gjelder fra neste kommunestyreperiode. 5. Det nye styret utarbeider nye vedtekter for nye og eksisterende fond. 6. Arven etter Hellik L. Juvenes fryses inntil nye vedtekter foreligger. Vedlegg: Testamente Lk-sak 3/15 Saksopplysninger: Sak om forvaltning av arv ble behandlet i komiteen for livsløp og kultur , lk-sak 3/15. Komiteen vedtok enstemmig følgende omforente forslag: Saken sendes tilbake til administrasjonen for videre utredning. En ønsker å utrede muligheten for å slå sammen eksisterende fond med ny arv for å unngåflere fondsstyrer. Dette også for å gjennomgå eksisterende fondsstyre og vedtekter. I videre saksbehandling bør testamentet legges ved. Alle fondsstyrer fryses inntil vedtak er gjort i kommunestyret. Saken framlegges komiteen forlivsløp og kultur i førstkommende møte. Side 2 av 3

6 Vurdering: Slå sammen eksisterende fond med ny arv for å unngå flere fondsstyrer Eksisterende fond består av tidligere gitte gaver og arv der disse har vært øremerket til velferdstiltak o.l. til beboere. Vedtekter og sammensetning av fondsstyre gjenspeiler dette. Gjeldende arv, som denne saken dreier seg om, er ikke øremerket beboere eller brukere, men gitt til «Flesbergtunet v/flesberg kommune kr » og til «Hjemmesykepleien i Flesberg kommune v/flesberg kommune kr ». Etter rådmannens oppfatning gitt til tjenesten, noe som gir muligheter til å videreutvikle tjenesten kontra eksisterende fond som er øremerket beboere og brukerformål. Styrking av kompetanse og hjelpemidler er virkemidler for å bedre kvaliteten i tjenestene. Rådmannen vil fraråde å slå disse fondene sammen, men heller anbefale at man finner frem til en sammensetning av fondsstyrene som er mest mulig gjennomgående (like). Fondsstyremøter kan eks. holdes på samme dag for å effektivisere forvaltningen av disse fondene. Side 3 av 3

7 FLESBERG KOMMUNE Gnr 130/4 og 130/7 Deling av driftsenhet Lampeland Arkiv V04 Saksmappe 2015/152 Avd Teknikk, plan og ressurs Saksbehandler Lars Letmolie MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak komiteen for plan, næring og ressurs /15 kommunestyret /15 Rådmannens anbefaling: Kjetil Kvear gis med dette tillatelse, i medhold av Jordlovens 12, til fradeling av gnr 130 bnr 7, Dørsjø. Behandling i komiteen for plan, næring og ressurs : Saken ble behandlet før sak 13/15. Komiteen foreslår enstemmig at kommunestyret vedtar rådmannens anbefaling. Anbefaling i komiteen for plan, næring og ressurs : Kjetil Kvear gis med dette tillatelse, i medhold av Jordlovens 12, til fradeling av gnr 130 bnr 7, Dørsjø. Vedlegg: Saksopplysninger: Kjetil Kvear søker om fradeling av 130/7 Dørsjø, fra 130/4 Ulland. Eiendommene ligger adskilt men drives som en felles driftsenhet. Eiendommen som det søkes fradelt består av 130 daa skog og utmark. Bygningsmassen er ikke beboelig. Søker opplyser at eiendommen er selges til eier av Gutterud 130/22 og 5, noe som vil gi bedre driftsmessig arrondering. Dagens løsning er ikke optimal med tanke på drift da det er to adskilte eiendommer. Søker opplyser at grunnen til fradeling er at dette vil gi en mer rasjonell eiendomsstruktur for skogsdrift i området, når teigen selges til Gutterud. Søker opplyser at dette også vil være med å finansiere investeringer på eiendommen Østre Ulland Gnr 130/4.

8 Vurdering: I Jordlovens 12 står det følgende: Ved avgjerd av om samtykke til deling skal givast, skal det leggjast vekt på om delinga legg til rette for ein tenleg og variert bruksstruktur i landbruket. I vurderinga inngår mellom anna omsynet til vern av arealressursene, om delinga fører til ei driftsmessig god løsning, og om delinga kan føre til drifts- eller miljømessige ulemper for landbruket i området. Det kan leggjast vekt på andre omsyn dersom dei fell inn under formålt i jordlova. Gnr 130 bnr 4 vil dersom søknaden innvilges ha et areal på 1665 daa, og vil fortsatt være underlagt konsesjonsbestemmelsene. Gnr 130 bnr 22 og 5, vil får styrket sitt næringsgrunnlag ved kjøp av dette tilleggsarealet. Delingen vil gi en betydelig driftsmessig gevinst i og med at kjøper grenser inntil eiendommen og har skogsareal inntil som passer driftsmessig sammen. Det vil klart gi store driftsmessige fordeler å samle disse arealene til en enhet, og rådmannen vil derfor anbefale at søknaden innvilges. Side 2 av 2

9 FLESBERG KOMMUNE Gnr 68/1 Konsesjonssøknad Lampeland Arkiv 68/1/0/0 Saksmappe 2015/143 Avd Teknikk, plan og ressurs Saksbehandler Lars Letmolie MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak komiteen for plan, næring og ressurs /15 kommunestyret /15 Rådmannens anbefaling: I medhold av konsesjonsloven av 28. nov. 2003, med endringer i lov av 19.juni 2009, gis Knut Olav Sønåsen, 3624 Lyngdal, konsesjon på erverv av halvpart av eiendommen Sønåsen g.nr. 68, bnr 1 i Flesberg kommune. Behandling i komiteen for plan, næring og ressurs : Komiteen foreslår enstemmig at kommunestyret vedtar rådmannens anbefaling. Anbefaling i komiteen for plan, næring og ressurs : I medhold av konsesjonsloven av 28. nov. 2003, med endringer i lov av 19.juni 2009, gis Knut Olav Sønåsen, 3624 Lyngdal, konsesjon på erverv av halvpart av eiendommen Sønåsen g.nr. 68, bnr 1 i Flesberg kommune. Vedlegg: Konsesjonssøknad. Saksopplysninger: Knut Olav Sønåsen, 3624 Lyngdal, søker om konsesjon for everv av ½ part av gnr. 68 bnr 1, Sønåsen, i Flesberg kommune, i forbindelse med opphør av sameie. Eiendommen er på totalt 1325 daa, hvorav 40 daa er dyrket areal, 1232 daa er produktiv skog, og 53 daa er annet areal. Søker opplyser følgende: Gården Sønåsen (Gnr. 68 b.nr 1) Har vært et sameie mellom min far og min onkel Ola Sønåsen. I forbindelse med generasjonsskifte ble det enighet om at sameie skulle oppløses. Jeg overtok min fars andel (1/2 part) den Jeg kjøper nå ut Ole Helge Sønåsen (sønn av Ole) sin ½ part og vil etter dette være eier av hele G.nr. 68 Bnr 1. Jeg vil fortsette å oppfylle boplikten som jeg har gjort siden jeg overtok i 2010.

10 Søker opplyser i tillegg at dyrket mark slås og vedlikeholdes, samt at det har vært aktiv drift av skogen siden 2010, med betydelige investeringer i vedlikehold og nybygging av skogsbilvei. Konsesjonsloven Konsesjonsloven ble endret i lov av 19.Juni 2009 nr. 98. I innledningen til loven blir det presisert at formålet med endringene er å blant annet og forenkle og gjøre tydeligere reglene om bo- og driveplikt. Reglene er nå utformet slik at de kan ivareta hensynet til de landbrukspolitiske målene på en bedre måte enn tidligere. Dette gjelder særlig hensynet til bosetting. I rundskriv M-2/2009 pkt 7 står det bl.a: Boplikt oppfylles ved at eieren bor på selve eiendommen. (driftsenheten). Det er ikke tilstrekkelig å bo i kommunen, da erververen må ta eiendommen som sin reelle bolig. Imidlertid kan kommunen gi konsesjon med vilkår. Salgssummen er på kr ,-. Vurdering: Det fremgår av konsesjonslovens 9 fjerde ledd første punkt at det skal legges særlig vekt på hensynet til bosettingen, en driftsmessig god løsning, helhetlig ressursforvaltning og kulturlandskapet. I 9 fjerde ledd annet punktum står det at det skal legges vekt på eiendommens størrelse, avkastningsevne og husforholdene og at disse momentene ikke skal tillegges særlig vekt. I 9 fjerde ledd tredje punktum står det at det kan legges vekt på eierens tilknytning til eiendommen og søkerens livssituasjon. Dette innebærer at det ikke er hensynet til eier som skal være avgjørende for avveiningen. Bare hvis den samlede vurderingen av de øvrige momentene etterlater tvil om hvordan samfunnsinteressene best kan ivaretas, kan livssituasjonen eller tilknytningen etter omstendighetene bli avgjørende. For vurdering av boplikten, skal det legges vekt på eiendommens størrelse, avkastningseven og husforhold. Det skal imidlertid legges vekt på bosetting og for kommunen er det ønskelig at bruk som står tomme, blir tilflyttet. Da under forutsetning av at husene på bruket er beboelige. Søker eier i dag en ½ part av eiendommen, og vil overta den andre ½ part. Søker driver i dag eiendommen, og har siden 2010, foretatt betydelig avvirkning av hogstmogen skog, samt nyplanting og betydelige investeringer i skogsbilveg. Søker er registrert bosatt på eiendommen, og han ønsker å fortsatt drive eiendommen aktivt. At sameiet blir oppløst og det blir en eier av eiendommen, vil med stor sannsynlighet være en fordel for en aktiv drift av eiendommen. Kjøpesummen er på kr ,-. Rådmannen vil også mene at søker har svært gode forutsetninger for å drive gården/skogseiendommen videre, og at det vil være positivt med en oppløsning av sameie for aktiv drift av eiendommen. Side 2 av 2

11 FLESBERG KOMMUNE Gnr 130/7 Konsesjonssøknad Lampeland Arkiv 130/7/0/0 Saksmappe 2015/153 Avd Teknikk, plan og ressurs Saksbehandler Lars Letmolie MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak komiteen for plan, næring og ressurs /15 kommunestyret /15 Rådmannens anbefaling: 1. I medhold av konsesjonsloven av 28. november 2003, med endringer i lov av 19. juni 2009, gis Sverre Ulland, Bjønnåsveien 34, 3623 Lampeland, konsesjon på erverv av eiendommen Nordre Dørsjø, Gnr 130 Bnr 7, i Flesberg kommune. Behandling i komiteen for plan, næring og ressurs : Saken ble behandlet etter sak 15/15. Repr. Signe Ulland Fløtterud, ba seg erklært inhabil i saken, da hun er søster til søker. Henstillingen ble tatt til følge og repr. Signe Ulland Fløtterud, fratrådte saken. 6 representanter til stede. Komiteen foreslår enstemmig at kommunestyret vedtar rådmannens anbefaling. Anbefaling i komiteen for plan, næring og ressurs : 2. I medhold av konsesjonsloven av 28. november 2003, med endringer i lov av 19. juni 2009, gis Sverre Ulland, Bjønnåsveien 34, 3623 Lampeland, konsesjon på erverv av eiendommen Nordre Dørsjø, Gnr 130 Bnr 7, i Flesberg kommune. Vedlegg: Konsesjonssøknad Saksopplysninger: Sverre Ulland søker om konsesjon for erverv av Nordre Dørsjø, Gnr 130 Bnr 7, i Flesberg kommune. Eiendommen er på totalt ca 180 daa, hvorav det aller meste er produktiv skog, mens dyrket areal i all hovedsak er gjengrodd. Eiendommen har våningshus, og låve/fjøs, i dårlig teknisk stand. Resterende bygninger er sammenrast. Det er ikke helårsvei frem til eiendommen.

12 Søker opplyser følgende: Søkerne opplyser at han vil i den grad det er mulig sette istand bygningsmassen, og få frem infrastruktur som vei, strøm og fiber. Videre ønsker søker å drive eiendommen sammen med Gutterud 130/2 og 22, som han eier i dag. Søker har relevant utdanning fra Statens Yrkesskole for skogbruk, og har drevet eiendommen Gutterud aktivt siden 1991: Konsesjonsloven: Konsesjonsloven ble endret i lov av 19. Juni 2009 nr. 98. I innledningen til loven blir det presisert at formålet ved endringene er å bla og forenkle og gjøre tydeligere reglene om bo- og driveplikt. Reglene er nå utformet slik at de kan ivareta hensynet til de landbrukspolitiske målene på en bedre måte en tidligere. Dette gjelder særlig hensynet til bosetting. I rundskriv M-2/2009 pkt 7 står det bla. Boplikt oppfylles ved at eieren bor på selve eiendommen (driftsenheten). Det er ikke tilstrekkelig å bo i kommunen, da erververen må ta eiendommen som sin reelle bolig. Imidlertid kan kommunen gi konsesjon med vilkår. Salgssummen er på kr ,-. Vurdering: Det fremgår av konsesjonslovens 9 fjerde ledd første punkt at det skal legges særlig vekt på hensynet til bosettingen, en driftsmessig god løsning, helhetlig ressursforvaltning og kulturlandskapet. I 9 fjerde ledd annet punktur står det at det skal legges vekt på eiendommens størrelse, avkastningsevne og husforholdene og at disse momentene ikke skal tillegges særlig vekt. I 9 fjerde ledd tredje punktum står det at det kan legges vekt på eierens tilknytning til eiendommen og søkerens livssituasjon. Dette innebærer at det ikke er hensynet til eier som skal være avgjørende for avveiningen. Bare hvis den samlede vurderingen av de øvrige momentene etterlater tvil om hvordan samfunnsinteressene best kan ivaretas, kan livssituasjonen eller tilknytningen etter omstendighetene bli avgjørende. For vurdering av boplikten, så skal det legges vekt på eiendommens størrelse, avkastningsevne og husforhold.. Det skal imidlertid legges særlig vekt på bosetting, og for kommunen er det ønskelig at bruk, som står tomme, blir tilflyttet. Da under forutsetning av at husene på bruket er beboelige. Våningshuset på eiendommen er pr i dag ikke beboelige, og det er ikke helårs vei til eiendommen. Søker kan dermed ikke pålegges boplikt på eiendommen. Søkerne opplyser imidlertid at han ønsker å restaurere bygninger og fremføre vei og infrastruktur, noe som på sikt vil være svært positivt for eiendommen. Søker driver eiendommen Gutterud som ligger inntil og det ligger klare fordeler i en samlet drift av disse eiendommene. Side 2 av 3

13 Kjøpesummen er på kr ,-. Ettersom dette er hva markedet vil betale for eiendommen, så ønske ikke rådmannen å overprøve dette. Rådmannen vil også mene at søkerne har svært gode forutsetninger for å drive gården/skogseidommen videre, og at dette vil medføre en bedre driftsmessig arrondering. Side 3 av 3

14 FLESBERG KOMMUNE Etisk plattform for Helse og omsorgsetaten. Lampeland Arkiv 007 Saksmappe 2015/151 Avd Helse- og omsorgsetaten Saksbehandler Helen Catherine Cuenoud MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak komiteen for livsløp og kultur /15 kommunestyret /15 Rådmannens anbefaling: Kommunestyret tar «Etisk plattform for helse- og omsorgsetaten» til etterretning. Behandling i komiteen for livsløp og kultur : Komiteen foreslår enstemmig at kommunestyret vedtar rådmannens anbefaling. Anbefaling i komiteen for livsløp og kultur : Kommunestyret tar «Etisk plattform for helse- og omsorgsetaten» til etterretning. Vedlegg: 1. Etisk plattform for helse- og omsorgsetaten. 2. Etisk veiledning Saksopplysninger: Helse og omsorgsetaten arbeider kontinuerlig for å bli bedre. I løpet av 2014 har etaten brukt mye tid og krefter på kvalitetsutvikling. Etaten har bl.a. utdannet 13 Lean-veiledere. Lean er et prosessforbedringsverktøy der de enkelte medarbeidere selv går gjennom og evaluerer de prosessene som de arbeider med daglig. Gjennom selv å kartlegge og vurdere hvordan man gjennomfører prosesser, settes den enkelte medarbeider i stand til å se hvordan prosessene kan gjøres enklere og bedre. Med andre ord, dette er endringsarbeid som er «bottom up», d.v.s. endringene skjer der hvor prosessene foregår og de blir gjennomført av dem som eier prosessene. Dette er en metode som gir medarbeidere både kompetanse og opplevelse av mestring. Kvalitetsarbeid og prosessforbedringer er imidlertid ikke nok.daglig møter ansatte i kommunen etiske problemstillinger som man må forholde seg til på et eller annet vis. I møtet med brukere i forskjellige vanskelige livssituasjoner kan det være vanskelig for den enkelte arbeidstaker å vite hva som er rett og hva som er feil. For å bevisstgjøre alle som er ansatt innenfor helse- og omsorg, og alle oss som forholder oss til mennesker, enten de er ansatte,

15 brukere, pårørende eller andre, og som møter forskjellige etiske dilemmaer i det daglige, har man i 2014 hatt fokus på etikk som tema. Et ledd i arbeidet med etikk har vært at helse- og omsorgsetaten gjennom et felles seminar har utarbeidet en etisk plattform for etaten. Intensjonen med denne type plattform er ikke at den skal fungere som et «festskrift», men derimot at den skal fungere som en påminnelse på at når vi møter de etiske dilemmaene så har vi noen verktøy å møte dem med. Målet er å heve det etiske og faglige nivået på de tjenestene som vi gir. De som øver seg gjennom refleksjon, blir bedre i stand til å takle utfordringer på en god måte når de brått er midt oppe i dem. Vi tror også at samarbeid om, og god mestring av, slike utfordringer gir bedre arbeidsmiljø og større arbeidsglede. Vi ønsker en kultur der diskusjoner om etikk er en naturlig del av jobbhverdagen, slik at nye medarbeidere vet mer om hva som blir krevet av dem, og der vi utfordrer oss selv på praksis som kanskje ikke holder den standarden vi bør ha. Kort sagt; større grad av profesjonalitet, og bedre møter mellom bruker og tjenesteyter, mellom pårørende og tjenesteyter, og kollegaer i mellom. Vi skal være flink med folk! Høy etisk standard på arbeidsplassen er stimulerende for arbeidsmiljøet, og det gir mening til arbeidet, stimulerer motivasjon og øker opplevelsen av mestring. Utgangspunkt for arbeid med den etiske plattformen har vært den visjonen og verdigrunnlaget som etaten jobbet frem for over 10 år siden. Disse har vist seg å være så allmenngyldige og gode at de fremstår som gode verdier fortsatt. Etikk i helse- og omsorgssektoren handler først og fremst om brukerne, om evnen til å ivareta hensynet til menneskets verdighet og om å realisere grunnleggende verdier som omsorg, trygghet og rettferdighet i tjenestene, særlig for dem som er mest sårbare og som trenger det mest. Ansatte i helse- og omsorgstjenesten møter etiske dilemmaer hver dag. Hvordan få til en god dialog med brukere og pårørende? Hvordan sikre deres rett til medvirkning? Hvordan fordele tid og ressurser på en god og rettferdig måte? Hvordan forholde seg når økonomiske rammer ikke gjør det mulig å yte forsvarlig omsorg og pleie? Hvordan gi hjelp til personer som motsetter seg dette? Hvordan forholde seg når man oppdager uakseptabel praksis, det være seg blant kolleger eller som kultur i tjenestene? Hvordan beskytte seg mot utagerende brukere eller pårørende? Hvor går grensen mellom tvang og helsehjelp overfor personer med manglende evne til egenomsorg, det være seg innen psykiatri, eldre- og rusomsorg eller på andre områder? Etikk er ingen eksakt kunnskap,men derimot et holdningssett og en kompetanse som man må tilegne seg ved refleksjon sammen med andre for atalle skal få det samme utgangspunktet. Derfor er temaet utfordrende å jobbe med for en etat der det er vanskelig å samle alle sammen.måten å løse dette på er gjennom felles seminarer, og at etaten vil sørge for at etikk fortsatt står på dagsorden, og at det er utarbeidet en etisk veileder. Videre at etiske problemstillinger tas opp på fagmøter og avdelingsmøter for drøfting. Flesberg kommune er en MOT- kommune. Etisk plattform i helse og omsorg harmonerer godt med MOT og motverdiene. Vurdering: Rådmannen har vurdert saken, og vil anbefale at den etiske plattformen for helse- og omsorgsetaten tas til etterretning. Side 2 av 3

16 Side 3 av 3

17 FLESBERG KOMMUNE Lampeland Arkiv G10 Saksmappe 2015/157 Avd Helse- og omsorgsetaten Saksbehandler Helen Catherine Cuenoud Folkehelseprosjektet: Opptur mellom linjene - fra forstudie til forprosjekt MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak komiteen for livsløp og kultur /15 kommunestyret /15 Rådmannens anbefaling: Prosjektet Opptur mellom linjene fortsetter fra forstudie til forprosjekt. Behandling i komiteen for livsløp og kultur : Komiteen foreslår at kommunestyret vedtar rådmannens anbefaling. Komiteen ber om at følgende konkretisering foreligger før kommunestyrets møte: 1. Tydeliggjøring av hvem er i prosjektgruppa? 2. Hva er utfordringene prosjektgruppa har møtt i sitt arbeid? Men når det kommer til et stykke sitter vi alle fast i gamle rutiner og gamle måter å gjøre ting på", står det videre i saksopplysningene. Er det mulig å komme med noen eksempler? 3. Tydeligere eksempler på hva som er oppnådd. Vi har tross alt fått til mye", står det i saksopplysningene. Anbefaling i komiteen for livsløp og kultur : Prosjektet Opptur mellom linjene fortsetter fra forstudie til forprosjekt. Komiteen ber om at følgende konkretisering foreligger før kommunestyrets møte: 1. Tydeliggjøring av hvem er i prosjektgruppa? 2. Hva er utfordringene prosjektgruppa har møtt i sitt arbeid? Men når det kommer til et stykke sitter vi alle fast i gamle rutiner og gamle måter å gjøre ting på", står det videre i saksopplysningene. Er det mulig å komme med noen eksempler? 3. Tydeligere eksempler på hva som er oppnådd. Vi har tross alt fått til mye", står det i saksopplysningene. Vedlegg: Vedlegg: 1. Prosjekt plan fra 2013.

18 2. Prosjekt rapport januar 2015 Saksopplysninger: Viser til saksfremlegg fra november Prosjektplan «Opptur mellom linjene» ble presentert og vedtatt i Kommunestyret i desember Vurdering: Forstudiet i Opptur mellom linjene har tatt ett år. Det er lenger tid enn det som var planlagt. Forstudiet har vært viktig. Alle vil gjerne samarbeide, og alle ser viktigheten av at vi samarbeider tett om de brukerne/barna som er i en risiko sone. Men når det kommer til stykket sitter vi alle fast i gamle rutiner og gamle måter å gjøre ting på. Gjennom de prosessene som er gjennomført i forstudien har de forskjellige faggruppene kommet nærmere hverandre, noen hindre er revet ned og det arbeides med å rive ned andre. Det har blitt jobbet målrettet med å legge til rette for å få til gode rutiner og gode strukturer for samhandling. Den store utfordringen er at vi ikke har en prosjektleder som kan drive dette prosjektet fremover. Vår folkehelsekoordinator jobber med prosjektet ved siden av alle andre oppgaver. Det gjør at vi ikke har det trykket fremover som vi gjerne skulle hatt. Det har vært dialog med Buskerud fylkeskommune om å få økonomisk støtte. De er positive, men det har ikke kommet noe mer ut av dette enn positive signaler. Det har vært kontakt med HBV for å få til en følgeforskning. De har også vært positive, uten at det har blitt mer konkret ut av det. Igjen det krever mye oppfølging og press for å få økonomisk støtte og også forskning. Tross alt vi har fått til mye selv om det tar lenger tid enn forutsatt. Og vi ser at dette er en riktig måte å arbeide på. Vi vil få til gode resultater etter hvert. Forstudiet bør fortsette inn i et forprosjekt.med de resultater vi har oppnådd vil det være bedre grunnlag både for å få økonomisk støtte og også få til en følge forskning fra HBV. Og ikke minst, de arbeidsmetodene som er jobbet frem og videre arbeid med samhandling tverrfaglig og intersektorielt vil gi resultater for brukerne og vi vil nå de overordnede mål. Side 2 av 2

19 FLESBERG KOMMUNE Lampeland Arkiv H11 Saksmappe 2015/156 Avd Helse- og omsorgsetaten Saksbehandler Helen Catherine Cuenoud Nye lokaler til Kongsberg kommunale legevakt og kommunale øyeblikkelig hjelp plasser MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak komiteen for livsløp og kultur /15 kommunestyret /15 Rådmannens anbefaling: Saken tas til etterretning. Behandling i komiteen for livsløp og kultur : Komiteen foreslår enstemmig at kommunestyret vedtar rådmannens anbefaling. Anbefaling i komiteen for livsløp og kultur : Saken tas til etterretning. Vedlegg: Kongsberg kommune: Lokaler til legevakt og baser for hjemmesykepleie. Status og alternativer. Saksopplysninger: Samhandlingsreformen trådte i kraft og det er iverksatt en rekke tiltak i kommunen som følge av nytt ansvar og nye oppgaver. Interkommunal legevakt (Kongsberg, Rollag og Flesberg) åpnet 2. juni Samarbeidet er organisert etter vertskommunemodellen i kommuneloven 28. Erfaringene hittil er gode. Ordningen har bidratt til en mer stabil og god legevaktsordning, særlig med tanke på legesiden. Dagens legevaktslokaler er uhensiktsmessige. I 2002 var befolkningen i Kongsberg kommune Pr. i dag betjener Kongsberg interkommunale legevakt en befolkning på i tillegg til ca fritidsboliger. For å oppfylle lovkrav må det gjøres endringer, og det er behov for større plass til moderne legevaktsdrift og til nye kommunale øyeblikkelig hjelp plasser. Kongsberg kommune har jobbet med lokaliseringsspørsmålet over tid, og det har vært utlyst to runder med anbudskonkurranse i mangel på alternativer i tilknytning til sykehuset. Sak om nye lokaler for legevakt kom opp som en sak under eventuelt i formannskapet Kongsberg kommune den Formannskapet vedtok:

20 «Kongsberg formannskap ser samlokalisering av legevakt og sykehus som eneste og beste alternativ. Ordfører og rådmann tar umiddelbar kontakt med direktør i Vestre Viken for å finne en god løsning» Det ble gjennomført et møte med Kongsberg sykehus ledelse den Dette møtet kom i stand som følge av at nye lokaler for legevakta og hjemmetjenesten, ble utsatt. På møtet deltok Klinikkdirektøren ved Kongsberg sykehus, kommuneoverlegen og kommunalsjefen i Kongsberg. Formålet med møtet var å sondere mulighet for å kjøpe 4 plasser øyeblikkelig hjelp døgntilbud som en midlertidig løsning i 2016, inntil kommunen etablerer disse sengene selv. Konklusjonen i møtet: Kongsberg sykehus oversender et notat som beskriver aktuelt tilbud om kjøp av 4 døgnplasser. Se vedlegg. Ordfører og rådmann i Kongsberg kommune møtte ledelsen i Vestre Viken Helseforetak og ledelsen ved Kongsberg sykehus den Tema for møtet var å se på muligheter for en fortsatt samlokalisering av interkommunal legevakt og Kongsberg sykehus. Konklusjonen i møtet: Vestre Viken Helseforetak vil innen den 20. januar komme med konkret tilbakemelding som beskriver muligheter. Tilbakemeldingene fra Vestre Viken HF datert er positive (vedlegg). Vestre Viken HF og Kongsberg kommune jobber nå for at legevakta fortsatt skal ligge i tilknytning til Kongsberg sykehus. Konkret ligger det en skisse på bordet med mulighet for nybygg ved B-fløyen på sykehuset. Denne skissen er utgangspunkt for formell behandling videre i kommunen og i helseforetaket og saken er satt på dagsorden i formannskapet 28. januar. I byggeplanen er også lokaler til hjemmetjenesten inkludert. At legevakten fortsatt skal ligge i tilknytning til sykehuset har opplagte fordeler, både faglige og publikumsmessige. Når det gjelder hjemmetjenesten er de i dag fordelt på flere baser som ligger spredt i byen. En samling av basene vil gi en mer robust og fleksibel tjeneste, hvor lokalene er tilrettelagt driftsbehovene. Å inkludere hjemmetjenesten i nybygget er også fordelaktig fordi de aller fleste pasienter som blir utskrevet fra sykehuset får en oppfølging med tiltak og helsehjelp fra hjemmetjenesten (gjelder ca. 3 av 4 pasienter). Et samlokalisert og tett samarbeid mellom aktørene styrker den faglige samhandlingen om pasientforløpet. Gode fagmiljøer stimulerer også til innovasjon og rekruttering. Tidsperspektivet for de nye lokalene er satt til Dette gjør at kommunen må finne midlertidig løsning for å innfri lovkravet om etablering av KØH Midlertidig løsning vil derfor vare i hele Alternative midlertidige løsninger ble diskutert i prosjektgruppemøte den 5. desember Konklusjonen var at før det tas en vurdering av midlertidig kommunal løsning, sonderes muligheten for å kjøpe 4 plasser av Kongsberg sykehus i Dette er som nevnt nå utført med positivt utfall. Hva er kommunal øyeblikkelig hjelp døgnopphold (KØH)? Målet med etablering av KØH er å behandle pasienter som har en avklart diagnose og et avklart funksjonsnivå, før de får en forverret helsetilstand. KØH kan igangsette behandling tidligere enn i dag, ved å gi noen pasientgrupper bedre oppfølging før tilstanden medfører forverring, og derved redusere behovet for sykehusinnleggelse. Tilbudet vil ventelig dempe veksten i sykehusinnleggelser, og derved også bidra til å redusere kommunenes kostnader til medfinansiering av sykehusopphold, i henhold til intensjonen med samhandlingsreformen. I tillegg vil KØH bidra til et bedre forløp for de aktuelle pasientene som da kan motta hjelp nærmere der de bor. Tilbudet som etableres skal av pasientene vurderes som bedre eller like godt som et alternativt tilbud i spesialisthelsetjenesten. Forut for innleggelse skal pasienten være tilsett av lege. Aktuelle pasientgrupper kan være pasienter med akutt forverring av kjent tilstand på grunn av forhold som infeksjon, Side 2 av 5

21 dehydrering eller ernæringssvikt, og hvor kjent utløsende årsak er avklart. Det er pasientgruppen som kan omtales som uhensiktsmessige innleggelser i sykehus en ønsker å fange opp i denne nye ordningen. Aktuelle pasienter for tilbudet er pasienter med forverring av kjente tilstander, med avklart diagnose og funksjonsnivå. Pasientgruppen omhandler ikke pasientene som har vært innlagt for utredning eller behandling i sykehus. I neste figur viser vi en modell som tydeliggjør hvilken pasientgruppe dette gjelder. Figur 1 Skisse med tydeliggjøring av pasientgruppen inn og ut av sykehus. Inn og ut av sykehus - pasientgruppene Utskrivningsklare pasienter Sykehjem Omsorgsbolig Uhensiktsmessige innleggelser Sykehus Utskrivningsklare pasienter «Uhensiktsmessige» innleggelser Øyeblikkelig hjelp døgnopphold Hjemmetjenester Deloitte AS KØH skal gi tilbud til de pasientene som er for syke til å bli behandlet hjemme, men som ikke er sykere enn at de kan behandles i en kommunal øyeblikkelig hjelp plass. På den måten vil tjenestene sikre pasienten rett behandling, på rett sted, til rett tid. Innleggelse i sykehus er spesielt viktig for eldre med rask utvikling av uklare og sammensatte sykdomsbilder. For ikke å overse alvorlige underliggende tilstander, bør slike pasienter undersøkes med bred tverrfaglig medisinsk tilnærming. Det er utelukkende medisinskfaglige kriterier som skal legges til grunn fra behandlende lege. Behandlende leges plikter og ansvar er uforandret. Det nye tilbudet til innbyggerne kommer altså i tillegg til sykehusenes akuttberedskap. Pasienter med akutt og uavklart sykdom skal fortsatt utredes og behandles på sykehus, som før. En sammenhengende og differensiert akuttmedisinsk kjede forutsetter at nåværende akuttilbud ved sykehuset opprettholdes. Utredning og oppbygging av kommunalt døgntilbud skal ikke være et alternativ til fullverdig og tilstrekkelig dimensjonert akuttmedisinsk spesialisthelsetjeneste ved sykehuset. Finansiering av døgnopphold øyeblikkelig hjelp: Tilbudet skal fullfinansieres gjennom statlige øremerket bevilgninger. Etablering av tilbudet Side 3 av 5

22 bygger på regelverket som Helse og omsorgsdepartementet har lagt til grunn for innfasing og finansiering fram til Det er lagt opp til at tilbudet skal være fullfinansiert ved at 50 % av midlene overføres fra regionalt helseforetak og resterende 50 % fra Helsedirektoratet. Regionale helseforetak og kommunene er sammen ansvarlig for å bygge opp tilbud. Det er på landsbasis lagt til grunn et måltall i 2015 på om lag liggedøgn. Kommunene kan også søke om investeringstilskudd gjennom investeringsordningen til heldøgns omsorgsplasser i Husbanken, basert på de kriteriene som gjelder for ordningen. Fra 2016 overføres midlene fra helseforetakene til kommunenes rammer. Beløpet fases inn i løpet av de fire årene med en fjerdedel hvert år. Kommunene som starter opp får halvparten som tilskudd fra Helsedirektoratet, og den andre halvparten fra helseforetaket når tilbudet er etablert. I veilederen vises det til følgende fordeling av beregnet økonomiske rammer pr. kommune som øyeblikkelig hjelp døgnopphold skal favne. Tabell 3 Fordeling av midler til kommunene (2014-tall). Midler fra Vestre Viken HF Liggedøgn per kommune Stipulert antall senger Andel døgnopphold av av totalen Helsedirektoratets Sum midler Sum midler Kommune tilskuddsbeløp i 2014 pr. seng totalt 0604 Kongsberg , ,00 84,71 % 0631 Flesberg , ,00 9,52 % 0632 Rollag , ,00 5,77 % Sum ,00 % I samarbeidsavtalene mellom kommunene og helseforetakene skal kommunens tilbud om døgnopphold for øyeblikk hjelp beskrives. Helseforetakene kan ikke bygge ned sitt tilbud, før tilbudet i kommunen er tilstrekkelig etablert. Kommunene må dokumentere at de har satt i verk, eller har konkrete og forpliktende planer for etablering av tiltak. Dette skal dokumenteres gjennom nevnte avtale som skal inngås mellom kommunene og det regionale helseforetaket. Kommunene (og helseforetakene) er selv ansvarlige for at det tilbudet de gir er godt og forsvarlig. Etablering av kommunalt døgntilbud øyeblikkelig hjelp: Utvalg for Helse og omsorg i Kongsberg vedtok den at 4 kommunale døgnplasser øyeblikkelig hjelp skal etableres på legevakta. Siden nye lokaler til legevakta tidligst kan stå ferdig blir kommunene nødt til å finne midlertidige løsninger. De aktuelle alternativene var: 1. Kommunene kjøper plassene av Kongsberg sykehus inntil KØH etableres i den interkommunale legevakta i tråd med vedtaket i UHO Kommunene etablerer tilbudet på Skinnarberga helsehus, midlertidig løsning (i 2016) Rådmannens anbefaling: I rådmannens vurdering er de langsiktige virkningene blitt tillagt mest vekt. Dette sto også sentralt når rådmannen utredet alternativer til etablering i sak til UHO Ny rammebetingelse i saken er at tidspunktet for etablering av øyeblikkelig hjelp døgntilbud i interkommunal legevakt, er utsatt med ett år. Vurderingene som ble gjort i forrige runde, er derfor fortsatt gjeldende. Rådmannen vurderer derfor alternativ 1 som den beste, nemlig slik at etablering av kommunale øyeblikkelig hjelp senger legges til Kongsberg interkommunale Side 4 av 5

23 legevakt. Dette innebærer at Kongsberg kommune inngår avtale med Vestre Viken HF, Kongsberg sykehus om kjøp av plassene som en midlertidig ordning i 2016 og inntil tilbudet etableres i nye lokaler for Kongsberg interkommunale legevakt når disse er innflyttingsklare. Rådmannens anbefaling ble vedtatt. Vurdering: Etableringen av Kongsberg interkommunale legevakt har hittil vært vellykket. Det er tilfredshet med en stabil legevaktsordning for Kongsberg, Flesberg og Rollag. Lokalene til legevakten er for små i dag, og det har vært arbeidet mye for å finne et godt alternativ. Den løsningen som har kommet opp nå, med bygging av nye lokaler i tilknytning til Kongsberg sykehus, må anses å være den beste. Mulighetene til å samlokalisere Legevakten, KØH plasser og hjemmetjenestene i Kongsberg vil være faglig og økonomisk de aller beste.løsningen med å kjøpe KØH plasser fra Kongsberg sykehus i en mellomperiode gjør at vi oppfyller kravet med å etablere KØH plasser innen og det gir oss tid til å få en god permanent løsning på plass innen Side 5 av 5

24 FLESBERG KOMMUNE Valg av representant til konfliktrådets oppnevningsutvalg Lampeland Arkiv X43 Saksmappe 2014/291 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet /15 kommunestyret /15 Rådmannens anbefaling: Saken legges frem uten anbefaling. Behandling iformannskapet : Ordfører Thomas Fosen fremmet følgende forslag, som var koordinert med ordførerne i Rollag og Nore og Uvdal: Som Flesberg kommunestyrets representant til konfliktrådets oppnevningsutvalg for Numedal, oppnevnes Nils Runar Sporan Formannskapet foreslår enstemmig at kommunestyret vedtar Thomas Fosens forslag. Anbefaling iformannskapet : Som Flesberg kommunestyrets representant til konfliktrådets oppnevningsutvalg for Numedal, oppnevnes Nils Runar Sporan Vedlegg: Brev av fra Konfliktrådet i Buskerud Saksopplysninger: Det vises til vedlegg der det fremgår at kommunestyret iflg. konfliktrådslovens 4 skal utpeke èn representant til å sitte i et oppnevningsutvalg. Oppnevningsutvalgets oppgaver, og omfang av dette arbeidet, fremgår av vedlegg. Likeledes at det foreslås kommunene kan samles om representanter, eks. felles representant for Numedal. Rådmannen vil anbefale at man samler seg om en felles representant i Numedal, og at det gjennomføres en prosess i så måte i den videre behandling. Vurdering: Saken legges frem uten anbefaling.

25 Side 2 av 2

26 FLESBERG KOMMUNE Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 Lampeland Arkiv 210 Saksmappe 2015/193 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak kommunestyret /15 Kontrollutvalgets anbefaling: Kommunestyret tar Årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet i 2014 til orientering. Saksopplysninger: Det vises til vedlegg. Vurdering: Det vises til vedlegg. Vedlegg: 1 Sak 5/15 Kontrollutvalgets årsrapport for 2014

27 FLESBERG KOMMUNE Kontrollutvalget Sak nr: 05/15 Møtedato: Saksbehandler: Anne Wiese Holm Kontrollutvalgssekretariatet i Buskerud og omegn IS KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2014 Vedlegg: Årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet i 2014 Enstemmig innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar Årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet i 2014 til orientering. Forslag til innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar Årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet i 2014 til orientering. Saksutredning: I samsvar med etablert praksis legger kontrollutvalget frem en årlig melding om hvordan oppdraget som kontroll- og tilsynsorgan for kommunestyret er utført. Sekretariatet har laget et utkast til rapport som legges frem til behandling. Vi forslår at rapporten etter behandlingen oversendes kommunestyret. Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget sluttet seg til utkastet til årsrapport og vedtok at rapporten oversendes kommunestyret uten ytterligere behandling.

28 FLESBERG KOMMUNE Lampeland Arkiv 440 Saksmappe 2013/680 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen HMS-arbeid Flesberg kommune - forvaltningsrevisjonsrapport MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak kommunestyret /15 Kontrollutvalgets anbefaling: Kommunestyret tar rapport om HMS-arbeid i Flesberg kommune til orientering. Kommunestyret ber rådmannen om å følge opp rapportens anbefalinger ved å: Sørge for at alle tjenesteområdene leverer etterspurt årsrapport over HMS-arbeid. Gjennomføre planlagte medarbeidersamtaler og medarbeiderundersøkelse i Ferdigstiller implementeringen av dokumentasjon i Kvalitetslosen og følger opp og evaluerer erfaringer med systemet etter en tid, for å sikre en optimal bruk. Sørger for at alle ansatte i kommunen får gode erfaringer med HMS-arbeidet og oppfølging av HMS-bestemmelsene. I dette ligger også en kartlegging av årsaker til at ansatte i etat for teknikk, plan og ressurs scorer lavere på erfaringer med HMS enn resten av kommunen. Saksopplysninger: Det vises til vedlegg. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding om gjennomførte tiltak innen 1. september Vurdering: Det vises til vedlegg. Vedlegg: 1 Sak 03/15 HMS-arbeid - forvaltningsrevisjonsrapport

29 FLESBERG KOMMUNE Kontrollutvalget Sak nr: 03/15 Møtedato: Saksbehandler: Anne Wiese Holm Kontrollutvalgssekretariatet i Buskerud og omegn IS HMS-ARBEID FLESBERG KOMMUNE - FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport februar 2015 Enstemmig innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar rapport om HMS-arbeid i Flesberg kommune til orientering. Kommunestyret ber rådmannen om å følge opp rapportens anbefalinger ved å: Sørge for at alle tjenesteområdene leverer etterspurt årsrapport over HMS-arbeid. Gjennomføre planlagte medarbeidersamtaler og medarbeiderundersøkelse i Ferdigstiller implementeringen av dokumentasjon i Kvalitetslosen og følger opp og evaluerer erfaringer med systemet etter en tid, for å sikre en optimal bruk. Sørger for at alle ansatte i kommunen får gode erfaringer med HMS-arbeidet og oppfølging av HMS-bestemmelsene. I dette ligger også en kartlegging av årsaker til at ansatte i etat for teknikk, plan og ressurs scorer lavere på erfaringer med HMS enn resten av kommunen. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding om gjennomførte tiltak innen 1. september 2015 Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar rapport om «HMS-arbeid» til orientering, og oversender den til endelig behandling i kommunestyret med følgende innstilling:

30 Kommunestyret tar rapport om HMS-arbeid i Flesberg kommune til orientering. Kommunestyret ber rådmannen om å følge opp rapportens anbefalinger ved å: Sørge for at alle tjenesteområdene leverer etterspurt årsrapport over HMS-arbeid. Gjennomføre planlagte medarbeidersamtaler og medarbeiderundersøkelse i Ferdigstiller implementeringen av dokumentasjon i Kvalitetslosen og følger opp og evaluerer erfaringer med systemet etter en tid, for å sikre en optimal bruk. Sørger for at alle ansatte i kommunen får gode erfaringer med HMS-arbeidet og oppfølging av HMS-bestemmelsene. I dette ligger også en kartlegging av årsaker til at ansatte i etat for teknikk, plan og ressurs scorer lavere på erfaringer med HMS enn resten av kommunen. Saksutredning: Bakgrunn Kontrollutvalget bestilte i september 2013 en forvaltningsrevisjon innen HMS. Kontrollutvalget mente videre at omsorgssektoren skulle holdes utenfor undersøkelsen for å unngå belastninger på den, og at det burde legges størst vekt på å undersøkelse innen teknikk, plan og ressurs. Formålet med undersøkelsen skulle være å avklare kommunens overordnede fokus på HMS og å vurdere etterlevelse av rapporteringsrutiner og behandling av avviksrapporter. Problemstillinger var disse: 1. Hvordan er kommunens fokus på, holdninger til og opplæring innen HMS-området? 2. Hvordan er kommunens rutiner innenfor HMS-området? 3. Har kommunen gjennomført risikoanalyser innenfor HMS-området? 4. Hvordan er kommunens behandling og oppfølging av avviksmeldinger? 5. Har kommunen tilrettelagt for formelle fora, som medarbeidersamtaler eller tilsvarende, hvor ansatte kan gi tilbakemeldinger på sin arbeidssituasjon og sitt arbeidsmiljø? Rapporten Rapporten redegjør systematisk i kapitler for hver av problemstillingene med nødvendige underpunkter. Likeledes redegjøres det for hvilke funn som er gjort og revisjonens vurderinger for hver av underpunktene. Funn og vurderinger Revisjonen mener at Flesberg kommune generelt har et tydelig fokus på arbeidet med HMS, noe som vises i tilrettelegging av ansvar, oppgaver og medvirkning fra de ansatte, samt opplæring av ledere og øvrige ansatte. Innføring av Kvalitetslosen har gjort HMS-arbeid mer synlig og tilgjengelig, men også mer krevende, både med hensyn til tidsbruk og til oppfølging og vedlikehold av systemet. Undersøkelsen avdekker imidlertid avdelingsvise forskjeller der TPR skiller seg negativt ut. Anbefalinger Selv om undersøkelsen har avdekket mye godt arbeid innen HMS viser rapporten til oppfølgings-punkter og forbedringer med disse anbefalingene: det må sørges for at alle tjenesteområdene leverer etterspurt årsrapport over HMSarbeid planlagte medarbeidersamtaler og medarbeiderundersøkelse 2015 gjennomføres implementering av dokumentasjon i Kvalitetslosen ferdigstilles og følges opp, og at erfaringer med systemet evalueres etter en tid for å sikre optimal bruk

31 det sørges for at alle ansatte i kommunen får gode erfaringer med HMS-arbeidet og oppfølging av HMS-bestemmelsene. I dette ligger også en kartlegging av årsaker til at ansatte I TPR scorer lavere på erfaringer med HMS enn resten av kommunen. Rådmannen har hatt rapporten til uttalelse, men hadde ingen ytterligere kommentarer. Vi foreslår at kontrollutvalget nå oversender rapporten til endelig behandling i kommunestyret med anbefalingene i innstillingen til vedtak. Kontrollutvalgets behandling: Revisor Heidi Gros redegjorde for arbeidet med undersøkelsen, og gjennomgikk og utdypet deretter hovedpunktene i rapporten. Utvalget mener at rapporten på en grei og tilgjengelig måte dokumenterer rammer og arbeidsmiljø i kommunen. Selv om flere av anbefalingene er løpende tiltak og tiltak som nødvendigvis må ha en tidshorisont for å virke, ønsker utvalget en tilbakemelding, herunder resultatet av kartlegging innen TPR.