1. PROSJEKTMANDAT 2 2. HVORDAN ØNSKER VI HJELPEMIDLER SKAL FUNGERE I HELSE OG OMSORG 4 3. HJELPEMIDDELPROSESSEN VED HELSEHUSET 6

Transkript

1 Forprosjektrapport: LEAN Hjelpemidler Høringsversjon ov/ 1. PROSJEKTMANDAT 2 2. HVORDAN ØNSKER VI HJELPEMIDLER SKAL FUNGERE I HELSE OG OMSORG 4 3. HJELPEMIDDELPROSESSEN VED HELSEHUSET 6 4. HJELPEMIDDELPROSESSEN I FOR HJEMMEBOENDE 8 5. HJELPEMIDDELPROSESSEN FOR INNBYGGERE FORØVRIG PLAN FOR HOVEDPROSJEKTFASEN 12 1

2 1. Prosjektmandat Bakgrunn I forbindelse med innflytting i Helsehuset er det ambisjoner om å lage et nytt og bedre system for tildeling, bruk, transport/utlevering og vedlikehold av tekniske hjelpemidler i helse og omsorgstjenestene a) Kommunalt hovedlager for tekniske hjelpemidler etableres i kjeller ved Åndalsnes sykehjem b) Funksjonen tekniske hjelpemidler blir en del av helse og omsorgstjenestene hvor medarbeidere er ansatt i tjenestene (og ikke lånt inn fra vaktmestertjenesten) c) Tekniske hjelpemidler vil stå sentralt i overgangen til mer hverdagsrehabilitering og at flere skal kunne bo hjemme d) Tekniske hjelpemidler vil gradvis utvides med tildeling, montering, opplæring og drift av velferdsteknologi. Dette må det tas høyde for e) Forsyning av tekniske hjelpemidler til helse og omsorgstjenestene skal sees på som en støttefunksjon Forprosjekt LEAN For å få oversikt over disse oppgavene og hvordan de kan løses, etableres i første omgang et forprosjekt LEAN. Formålet med prosjektet er a) Å lage en brukerorientert beskrivelse av hvordan vi vil at pasienter på helsehuset og tjenestemottakere i hjemmetjenesten skal oppleve tekniske hjelpemidler som tjeneste b) Å lage en overordna systemoversikt over hvordan forsyningen av tekniske hjelpemidler skal skje til pasienter ved sykehjemsavdelingene på helsehuset c) Å lage en overordna systemoversikt over hvordan forsyningen av tekniske hjelpemidler skal skje til hjemmeboende og hjemmetjenesten d) Som forprosjekt lage en hovedprosjektplan framover til åpning av helsehuset som inneholder alle nødvendige forberedelser og beslutninger Framdriftsplan Når Kl. Aktivitet Ansvarlig Oppstartsmøte + evt. oppstart av design av prosess Oddbjørn/Gro Design av prosess håndtering av hj.middel - helsehuset Ken Design av prosess håndtering av hj.middel hj.boende Ken Kvitpapirsesjon hjelpemidler helsehuset/hj.boende Ken Arbeidsmøte andre problemstillinger Ken/Oddbjørn Høring Oddbjørn Høringsfrist Oddbjørn Sluttrapport ferdig Oddbjørn 2

3 Prosjektorganisering og bemanning Rolle Prosjekteier og prosjektleder Hussjef helsehuset Avdelingsleder helsehuset Avdelingsleder hjemmetjenesten Hjelpemiddelansvarlig Fysioterapitjenesten Ergoterapitjenesten Tildeling/KE Tillitsvalgt Brukerrepresentant Ekstern rådgiver Bemanning Oddbjørn Laila K. S Gridset Eva Lianes Karina Grøvdal Margrete Ringdal Sofie G. Olsen Synnøve Wenaas Anita Moe Støve/Sabine Hochstrat Arne Hoem og Kåre Jan Aandal Ken Blindheim Økonomi Prosjektets kostnader belastes TOT-prosjektet 3

4 2. Hvordan ønsker vi hjelpemidler skal fungere i helse og omsorg Utgangspunkt Rundt 1000 innbyggere i Rauma bruker daglig ulike hjelpemidler for å øke mestring og fungering i sitt dagligliv. Langt fra alle av disse brukerne har andre helse og omsorgstjenester. Vi snakker altså her om a) En tjeneste som er en supplerende tjeneste til arbeidet i helse og omsorgstjenestene, men også b) En selvstendig tjeneste som retter seg mot innbyggerne generelt uten nødvendigvis behov for andre helse og omsorgstjenester. Bruken av ulike former for tekniske hjelpemidler antas å øke framover i helse og omsorgstjenesten knyttet til to hovedtrender: 1. Økt ønske om å kunne bo hjemme lengst mulig noe som krever økt innsats innenfor tilrettelegging i bolig og hverdagsrehabilitering 2. Framveksten av digital velferdsteknologi innenfor stadig flere områder som er i en nærmest eksplosiv utvikling og utbredelse Overordna målsettinger Innbyggere, hjemmeboende og pasienter på institusjon skal har riktig tilgang på relevante hjelpemiddel for å øke mestring og fungering i dagliglivet Innbyggere og hjemmeboende skal har et kontaktpunkt i kommunen for å melde behov om og få løst sitt hjelpemiddelbehov Bruken av hjelpemidler skal følges opp med opplæring, evaluering og eventuelt justerte løsninger fra helse og omsorgstjenesten Hjelpemiddel-erklæring for institusjonsbeboere 1. Pasienter på sjukeheimen skal har riktig tilgang på relevante hjelpemidler 2. Pasienten skal ikke oppleve problemer knyttet til om det er NAV eller kommunen som har ansvar for å tilby hjelpemidlet 3. Alle hjelpemidler som leveres ut skal være funksjonstesta, moderne - og desinfisert/rengjort hvis det har vært brukt før 4. Alt personale skal ha kompetanse på de hjelpemidler som er i bruk ved sjukeheimen og kunne veilede, evaluere og justere pasientens hjelpemiddelbruk 5. Sjukeheimen er bemannet med egne fysio- og ergoterapeuter 6. Sjukeheimens egen rehabiliteringsavdeling skal ha tilgang på relevante hjelpemidler for opptrening av og tilpasning til pasienter 7. Hjelpemidler som ikke er i bruk skal ikke lagres i sjukeheimens lokaler, men returneres til hovedlager. Sjukeheimen skal likevel kunne har et mindre nærlager for akutte behov i eget rom 8. Hjelpemiddel som er på lager og bestilles før kl skal leveres på sjukeheimen samme dag 9. Alle kommunale hjelpemidler skal være strekkodemerket og innført i logistikksystem for lokale hjelpemidler. 4

5 Hjelpemiddel-erklæring for hjemmeboende brukere av helse og omsorgstjenester 1. Hjemmeboende brukere skal har riktig tilgang på relevante hjelpemidler 2. Brukerne skal oppleve minst mulig ulemper knyttet til om det er NAV eller kommunen som har ansvar for å tilby hjelpemidlet Hjelpemiddel-erklæring 3. Alle hjelpemidler som for leveres hjemmeboende ut skal være funksjonstesta, moderne - og desinfisert/rengjort hvis det har vært brukt før 4. Alt personale i hjemmetjenesten skal ha kompetanse på de hjelpemidler som er i bruk og kunne veilede, evaluere og justere pasientens hjelpemiddelbruk 5. Hjemmetjenestene har tilgang ergo/fysio kompetanse for å bistå i mer krevende saker 6. Hjelpemidler som lagerføres på kommunens hovedlager, og bestilles innen kl , skal utleveres påfølgende dag hvor som helst i kommunen hvis saken har prioritert/hast. Uten prioritet/hast i løpet av ei uke. 7. Behov for andre enn kommunalt lagerførte hjelpemidler, skal vurderes, søkes om og skaffes via kommunens hjelpemiddeltjenste. Saksbehandlingstiden skal være iht. kjent prioriteringsnøkkel. 8. Alle kommunale hjelpemidler skal være strekkodemerket og innført i logistikksystem for lokale hjelpemidler. Hjelpemiddel-erklæring for innbyggere forøvrig 1. Innbyggere med behov for hjelpemidler skal få hjelp av kommunens hjelpemiddeltjeneste til å sikres riktig tilgang på relevante hjelpemidler 2. Alle henvendelser om behov for bistand til å vurdere eller skaffe hjelpemidler skal rettes til kommunens hjelpemiddeltjeneste via kontaktskjema på kommunens hjemmesider 3. Kommunens hjelpemiddeltjeneste skal kunne bistå med eller formidle hjelp til opplæring, evaluering og justering av hjelpemiddelbruken 4. Brukerne skal ikke oppleve problemer knyttet til om det er NAV eller kommunen som har ansvar for å tilby hjelpemidlet 5. Alle hjelpemidler som leveres ut skal være funksjonstesta, moderne - og desinfisert/rengjort hvis det har vært brukt før 6. Hjelpemiddel som kommer til kommunens hovedlager for videre utlevering, skal utleveres påfølgende dag hvor som helst i kommunen hvis saken har prioritert/hast. Uten prioritet/hast i løpet av ei uke. 7. Alle kommunale hjelpemidler skal være strekkodemerket og innført i logistikksystem for lokale hjelpemidler. 5

6 3. Hjelpemiddelprosessen ved Helsehuset Hovedaktivitet og ansvar Beskrivelse og avklaringspunkt Person har fått tildelt plass på helsehuset KE avklarer behovet for hj.middel Sykehuset melder behov KE kontakter ergo/fysio via Profil melding Ergo/fysio bestiller hj.middel fra hovedlager el. nærlager Hovedlager el. nærlager leverer hj.middelet på rommet Hj.middelet skal være testet og klart til bruk KE mottar melding om utskrivningsklar pasient Person kommer til Helsehuset Personalet tilpasser og gir enkel opplæring i bruk av hj.middelet Personalet sender melding til Ergo/fysio ved behov for bistand Hj.middelet må renholdes / service Personalet gjør daglig / enkel rengjøring Hvis service: Personalet bestiller renhold via SYSTEM Hussjef Romnr, hj.middel, behov/årsak, Obs v/ smitte, dato, navn på avsender, behov for hj.middel i mellomtiden Hovedlageret/nærlageret svarer og angir tidspunkt Hovedlageret/nærlageret utfører servicen Hovedlageret/ nærlageret kvitterer for utført jobb Hj.middelet må tilpasses Enkel tilpassing gjør personalet Hvis krevende tilpasning: 6

7 Personalet sender melding til ergo/fysio via Profil melding Løpenr., romnr., behov/årsak, dato og navn på avsender Ergo/fysio svarer og angir tidspunkt Ergo/fysio tilpasser Ergo/fysio kvitterer for utført jobb Behov for nytt hj.middel Hvis langtidslån: Personalet sender melding til Ergo/fysio via Profil melding Ergo/fysio svarer og bestiller/søker Hovedlager/nærlager leverer på rommet Deretter følger prosessen som ved korttidslån Hvis korttidslån: Personalet/ergo/fysio bestiller via SYSTEM Hussjef Hovedlager/nærlager svarer og angir tidspunkt for levering Hovedlager/nærlager leverer på rommet Hovedlageret/nærlager kvitterer for utført jobb Personalet tilpasser og gir opplæring i bruk av hj.middelet Ved behov kontakter personalet ergo/fysio for bistand Hj.middel skal leveres tilbake Personalet bestiller henting via SYSTEM Hussjef Hovedlager/nærlager svarer og angir tidspunkt Hovedlager/nærlager henter på angitt sted Følger egen prosedyre Renhold, lagerstatus m.m. 7

8 4. Hjelpemiddelprosessen i for hjemmeboende Hovedaktivitet og ansvar Beskrivelse og avklaringspunkt Hjemmeboende bruker med behov for hjelpemiddel KE avklarer behov for hj.middel Hvis kartlegge hjemmet: Kartlegger og tilrettelegger hjemmet Deretter følger videre prosess Hvis ikke kartlegge hjemmet KE kontakter Ergo/fysio via Profil melding Ergo/fysio bestiller hj.middel fra hovedlager via SYSTEM Hussjef Hovedlager leverer hj.middelet til angitte adresse Hovedlageret kvitterer for utført jobb KE mottar melding om utskrivningsklar pasient Person kommer hjem Hj.tjenesten tilpasser og gir opplæring i bruk av hj.middelet Ved behov, oppfølgingsmøte fra ergo/fysio innen 1 uke Overføring fra korttid til hjemmet Hvis kartlegge hjemmet: Kartlegger og tilrettelegger i hjemmet Deretter følger videre prosess Hvis man ikke trenger transport: Person reiser hjem Deretter følger videre prosess Hvis man trenger transport Korttid bestiller transport via system HUSSJEF Person reiser hjem 8

9 Hovedlageret leverer hj.middelet til angitte adresse Hj.tjenesten tar over ansvaret Ved behov, oppfølgingsmøte fra ergo/fysio innen 1 uke Hj.middelet må renholdes / service Hvis enkel renhold: Bruker, pårørende el. hj.tjenesten gjør daglig renhold Hvis service: Hj.tjenesten bestiller service via SYSTEM Hussjef Adresse, hj.middel, behov/årsak, obs v/ smitte, dato, navn på avsender, behov for hj.middel i mellomtiden Hovedlageret svarer og angir tidspunkt Hovedlageret utfører servicen Service i hjemmet eller på hovedlager Hovedlageret kvitterer for utført jobb Hj.middelet må tilpasses Hvis enkel tilpasning: Hj.tjenesten tilpasser Hvis ikke enkel tilpasning: Hj.tjenesten sender melding til Ergo/fysio via Profil melding Løpenr., behov/årsak, dato og navn på avsender Ergo/fysio svarer og angir tidspunkt Ergo/fysio tilpasser hj.middelet Ergo/fysio kvitterer for utført jobb Behov for nytt hj.middel Hvis langtidslån: Hj.tjenesten sender melding til Ergo/fysio via Profil melding Ergo/fysio svarer og søker/bestiller Hovedlageret mottar hj.middel fra NAV Hjelpemiddelsentral Hovedlageret leverer til angitte Deretter følger videre prosess 9

10 adresse Hvis korttidslån: Personalet/ergo/fysio bestiller via SYSTEM Hussjef Hovedlageret svarer og angir tidspunkt for levering Hovedlager leverer til angitte adresse Hj.middelet skal være testet og klart til bruk Hovedlageret kvitterer for utført jobb Hj.tjenesten tilpasser og gir opplæring i bruk av hj.middelet Ved behov kontakter hj.tjenesten ergo/fysio for bistand Hj.middel skal leveres tilbake Hj.tjenesten bestiller henting via SYSTEM Hussjef Hovedlageret svarer og angir tidspunkt Hovedlageret henter hj.middelet på angitte sted Følger egen prosedyre 10

11 5. Hjelpemiddelprosessen for innbyggere forøvrig Hovedaktivitet og ansvar Beskrivelse og avklaringspunkt Innbygger har behov for hj.middel Finner relevant info. på kommunens hjemmeside Beskriver behov via meldingsskjema Syn, hørsel, krykker m.m. Problem/ utfordring skal beskrives, ikke hva man ønsker Hjelpemiddeltjenesten mottar henvendelsen Hvis enkel sak: Fysio/Ergo vurderer kjapt og bestiller Bruker får umiddelbar tilbakemelding Hvis ikke enkel sak: Fysio/Ergo gjør nærmere utredninger og følger opp Bruker får tilbakemelding om videre prosess Hovedlageret leverer hj.middelet 11

12 6. Plan for hovedprosjektfasen Hovedanbefalinger Bruk av hjelpemidler i Rauma kommune bygges opp rundt en videreutvikling av de erklæringer og prosesser som er beskrevet i dette forprosjektet Hovedprosjektfasen gjennomføres med helse og omsorgssjefen som prosjekteier og hussjef helsehus som prosjektleder. Det er viktig med bred involvering av ansatte som skal arbeide med disse prosessene, både fra ergo/fysio, helsehuset og hjemmetjenestene Det er nødvendig å klargjøre hva som er Rauma kommunes «Hjelpemiddeltjeneste». Helse og omsorgssjefen gjør nærmere vurdering av bemanning og organisering I forbindelse med økende innslag av velferdsteknologi, må det gjøres tilsvarende vurderinger for hvoran «velferdsteknologiske hjelpemidler» skal søkes, tildeles, monteres, gis opplæring i, brukertilspasses og driftes Forprosjektrapport sendes på intern (ikke-offentlig) høring fram til 15. juli Hovedprosjektet bør være rigga og i drift i slutten av august. Mandat, bemanning og framdrift for hovedprosjektet forankres i ledergruppa til helse og omsorgssjefen Problemstillinger i hovedprosjektet Generelt a) Det må avklares bemanning, kompetanse, organisering og funksjoner for kommunens hjelpemiddeltjeneste b) Det må avsjekkes om Visma Profil kan brukes som «bestillersystem» mellom tjenestene og hovedlager, og samtidig logistikksystem for å holde orden på alle hjelpemiddel c) Det må innføres strekkode, QR-kode eller RFID-brikke for merking/identifisering av alle hjelpemidler d) Behovet for å øke helsepersonells kompetanse på å vurdere og tilpasse hjelpemidler må vurderes løpende. I denne sammenheng vurderes om hver enkelt avdeling bør ha en eller flere medarbeidere med tilleggskompetanse på hjelpemiddelbruk e) Gjeldende prioriteringsnøkkel skal gjennomgås, forankres, vedtas og gjøres kjent f) Det må lages en veiledende liste over hjelpemidler som kan tildeles/bestilles av ordinært helsepersonell og hvilke saker/hjelpemidler som normalt skal gå gjennom hjelpemiddeltjenestene/ergo-fysio. g) Prosessprosedyrer som beskriver prosessene inkl. rolle og ansvar må utarbeides og gjøres kjent h) 12

13 Hovedlager a) Det må gjøres en vurdering av behov for og iverksettes tilpassing av lokaler og supplering av utstyr for etablering av hovedlager hjelpemiddel i kjeller ved nåværende Åndalsnes sjukeheim b) Dagens stilling som vaktmester hjelpemiddel overføres til helse og omsorg ifm budsjett 2018 c) Det må lages en liste over hjelpemiddel type og antall - som til enhver tid skal forefinnes på hovedlager for utlevering i løpet av 24 timer d) Helsehuset a) Det må defineres hvilke hjelpemidler som skal forefinnes på helsehusets nærlager, og lages system for drift av dette nærlageret. Nærlagret må kunne betjene både helsehuset og hjemmetjenesten b) Det må etableres rutine for transport mellom sentrallager og helsehuset normalt begrenset til en t/r pr. dag c) Hjemmetjenestene a) Det må etableres distribusjonssystem/ruter for levering/henting av hjelpemiddel til hjemmeboende b) Det må lages tildelingskriterier for hjelpemidler til hjemmeboende som klargjør hvilke hjelpemidler som kan bestilles direkte av helsepersonell som kjenner brukeren, og hvilke hjelpemidler som må rekvireres via kommunens hjelpemiddeltjeneste c) Innbyggere a) Det må legges inn god brukerretta informasjon om hjelpemidler på kommunens hjemmeside b) Hovedkanalen mellom innbyggere og hjelpemiddeltjenesten skal være et digitalt kontaktskjema på kommunens hjemmeside. c) Det innføres svargaranti for digitale henvendelser som gjøres fra brukere/innbyggere mot kommunens hjelpemiddelkontor d) 13