Styringsdokument. for forprosjektet. Tjeneste-, organisasjons- og teknologiutvikling. i helse og omsorgstjenestene

Transkript

1 Styringsdokument for forprosjektet Tjeneste-, organisasjons- og teknologiutvikling i helse og omsorgstjenestene Dato Beskrivelse Godkjent Innspill Oddbjørn Bearbeiding Gro Ferdigstilt Gro

2 Del I Overordnede rammer 1.1 Prosjektbeskrivelse Prosjektet Tjeneste-, Organisasjons- og Teknologiutvikling (TOT) i helse og omsorgstjenestene er sprunget ut fra arbeidet med omstilling i disse tjenestene, og planene om samlokalisering av tjenestene i nytt helsehus. Utfordringer og oppgaver er delvis beskrevet i konseptrapport «Konseptrapport helsehus Rauma kommune av » fra SINTEF. Kommunestyret gjorde i sak K 117/2014 av pkt. 6 følgende vedtak: «Rådmannen gis fullmakt til å iverksette et prosjekt for parallell tjeneste-, organisasjons- og teknologiutvikling i helse og omsorgstjenestene for perioden » Formålet er å sikre at det skjer en parallell tjeneste-, organisasjons- og teknologiutvikling i hele helse og omsorgstjenesten parallelt med at det nye helsehuset får sin form og ferdigstilles høsten Av særlige utfordringer som påpekes er: a) Synergier knyttet til at hjemmebaserte tjenester og institusjonsdelen samlokaliseres b) Helhetlige pasientforløp c) Forebygging, hverdagsrehabilitering og aktiviseringstilbud d) Aktiv bruk og integrasjon av velferdsteknologi e) Effektive og kvalitetssikrede arbeidsprosesser eksempelvis ved bruk av LEAN f) Motivasjon og mobilisering av ansatte og brukere i utviklingsarbeidet 1.2 Mål Ambisjonen for Rauma helsehus er at det skal være «Landets mest effektive og moderne kommunale helsehus når det tas i bruk i 2017». Ambisjonen for TOT-prosjektet er å møte innbyggernes behov for helse- og omsorgstjenester på en brukerorientert måte med god faglighet, og som gir trygghet ved alvorlig sykdom og sviktende helse. Samfunnsmål a) Rauma kommune skal kunne tilby gode helse og omsorgstjenester i tråd med nasjonale krav, Samhandlingsreformen og brukernes rettigheter b) Realisere de nasjonale ambisjonene i St.meld. 29, «Morgendagens omsorg» lokalt i Rauma Effektmål a) Kommunens helse og omsorgstjenester skal bidra til å gi innbyggere i Rauma trygghet med hensyn til helse og omsorg ved alvorlig sjukdom eller sviktende helse b) Tjeneste framover skal legge økt vekt på forebygging, rehabilitering og aktivisering c) Tjenestene skal utvikles i dialog med brukere og pårørende, og skal i størst mulig grad tilpasses den enkeltes behov d) Tjenestene skal sikres relevant kompetanse i alle ledd, og skal gi gode arbeidsvilkår for ansatte og bidra til lavt sykefravær Resultatmål (pr etter hovedprosjektfasen) a) System for helhetlig pasientforløp utviklet og innført b) Første fase av velferdsteknologi utviklet, levert og innført c) LEAN er innført i sjukeheimsdelen av Helsehuset d) Organisasjons-, bemannings og kompetanseplan for helse og omsorg er utarbeidet og under gjennomføring 2

3 e) System for effektiv hjelpemiddelhåndtering tatt i bruk f) Matforsyning til institusjon og hjemmeboende definert, organisert og i gang g) System for felles og effektiv medisinhåndtering utviklet og tatt i bruk h) Felles brukerutvalg for helse/omsorg etablert og har deltatt aktivt i arbeidet i) Det er etablert felles tilbud for aktivisering, friskliv og kultur i det nye helsehuset j) Felles kommunikasjons- og involveringsplan for begge prosjektene (både TOT og Helsehus) er gjennomført Resultatkrav i forprosjektfasen (frist ) For å nå målsettingene inndeles prosjektet i 10 ulike delprosjekter med utgangspunkt i resultatmålene a j. TOT-prosjektet skal levere viktige innspill knyttet til utformingen av nytt helsehus. Innspillene må i størst mulig grad være identifisert og gjennomdrøftet før sommeren 2015, slik at de kan tas med inn i samspillfasen for utvikling av det detaljerte forprosjektet for helsehuset. TOT-prosjektet skal senest levere en delrapport som: - oppsummerer prosjektets viktigste krav til detaljert utforming av helsehuset - viser hvordan og hvem som skal delta inn i helsehusets samspillfase - fremmer forslag til felles brukerutvalg for helse og omsorgstjenestene - foreslår andre innspill som skal ivaretas av byggeprosjektet Nytt helsehus 1.3 Kritiske suksessfaktorer For å lykkes med prosjektets målsettinger er en avhengig av følgende kritiske suksessfaktorer: a) At arbeidet i TOT gis en effektiv og godt strukturert arbeidsform b) At arbeidet på utvalgte områder styrkes med ekstern kompetanse c) At drøftinger kombineres med kunnskapsbygging, seminarer og besøk til andre kommuner d) At prosjektet klarer å finne fram til «beste praksis» i Norge i dag innenfor de ulike temaer, og klarer å bygge videre på disse løsninger e) At ledelse, ansatte og brukergrupper involveres og mobiliseres på en god måte i gjennomføringsprosessen, og deltar aktivt i konkretiseringen av prosjektets ambisjon 1.4 Rammebetingelser For TOT-prosjektet er det foreløpig stilt til disposisjon 1 mill. kroner til gjennomføring av prosjektet i perioden januar 2015 til august Grensesnitt Det er ingen spesielle eksterne grensesnitt som trenger å beskrives. Internt er det tre viktige grensesnitt: a) At samspillet er godt mellom byggeprosjektet Nytt helsehus og prosjektet for tjeneste-, organisasjons- og teknologiutvikling (TOT). Dette løses bla. ved at prosjektleder for TOT, enhetsleder for institusjonsdrift og enhetsleder for hjemmebasert helse og omsorg deltar i prosjektstyret for begge prosjekter b) At det skjer en tydelig avklaring av hvilke utviklingsoppgaver som løpende løses i linjen i prosjektperioden, og hvilke som løses i TOT-prosjektet. 3

4 Del II Prosjektstrategi 2.1 Strategi for styring av usikkerhet (1-3, der 3 er mest sannsynlig) Usikkerhet Sannsynlighet Konsekvens Risiko Tiltak Avvik fra tidsplan Klart mandat for delprosjektene, med framdrifts- og aktivitetsplan Tett oppfølging og evaluering fra prosjektstyret Knapt avsatte Tidfestet ressursbruk for personellressurser Manglende involvering av ansatte Manglende involvering av brukere Manglende relevant velferdsteknologi deltakere i aktivitetsplan Felles plan for involvering i alle delprosjekter Felles plan for involvering i alle delprosjekter Tilrettelegge for gradvis og framtidig innfasing TOT prosjektet er et ambisiøst prosjekt som omfatter endringsarbeid på flere viktige områder av virksomheten innen helse og omsorg, og som berører drift i alle enheter. For å sikre god framdrift i prosjektet er det avgjørende at prosjektleder og ledere for delprosjektene følger oppsatte framdrifts- og aktivitetsplaner, og melder fra til prosjektstyret ved avvik fra planen. Helse- og omsorgstjenestene har i 2014 gjennomgått en omfattende omorganisering, og er inne i etableringsfasen for de nye enhetene. Slike endringer vil i oppstartsfasen ofte medføre økt sårbarhet når det gjelder effektiv drift og å opprettholde tjenestenivået overfor brukerne. Det er derfor risiko knyttet til gjennomføring av TOT- prosjektet både sett i forhold til ledernes kapasitet, samt tilstrekkelig involvering av ansatte. Det er derfor vesentlig at prosjektets krav til ressursbruk ikke overgår det som kan avstås fra driftsoppgaver i de ulike enheter. Å ivareta brukermedvirkning på en god måte er ofte utfordrende i tidskritiske prosjekter. I TOT-prosjektet er opprettelse av brukerutvalg definert som et eget delprosjekt. Det er et mål å ha opprettet brukerutvalg i første halvår 2015, og utvalget vil bli en viktig medspiller i det videre planarbeidet fram mot På samme måte som for byggeprosjektet er størst usikkerhet knyttet til de etablering av de velferdsteknologiske løsninger. På dette området skjer det en kontinuerlig utvikling. Dette tilsier at noen av de løsningene som utledes av TOT- prosjektet vil kunne være på plass ved åpning av Helsehuset, mens det på andre områder vil skje utvikling parallelt med utvikling av tjenestene, og etter at bygget er tatt i bruk. 4

5 2.2 Gjennomføringsstrategi Hovedelementene i gjennomføringsstrategien er: Intern prosjektledelse Prosjektledelsen for TOT er lagt til fagsjef helse og omsorg for å sikre en god koordinering mellom hva som skjer av utviklingsarbeid totalt i sektoren, og hva som skal skje i TOTprosjektet med delprosjekter. Fagsjefen har også nærmest daglig kontakt med aktuelle enhetsledere, tillitsvalgte samt prosjekteier for helsehus-prosjektet (rådmann). Bruk av ekstern kompetanse For å nå de dels omfattende og ambisiøse resultatmålene som ligger til TOT-prosjektet er det nødvendig å kjøpe inn noe ekstern ekspertise og kapasitet. I første omgang gjelder det bla. LEAN og Velferdsteknologi. I tillegg bør prosjektet knytte kontakt med ulike relevante nasjonale og regionale kompetansemiljøer. Kompetansebygging TOT-prosjektet skal ha sitt hovedfokus på kompetansebygging og endringsevne i egen organisasjon, mens rapportleveranser skal tjene som virkemidler i arbeidet. En viktig arbeidsform blir derfor å arrangere seminarer for ansatte og brukere, samt besøke andre foregangsprosjekter og relevante konferanser. Brukere og samarbeidsparter Brukerorganisasjoner, samarbeidspartnere og frivillige organisasjoner skal inviteres inn og delta i prosjektets ulike dialog- og kompetansebyggende tiltak 5

6 2.3 Organisering og roller/ansvar Overordna organisasjonskart 6

7 Roller, bemanning og ansvar/myndighet: Rolle Bemanning Ansvar og myndighet Oppdragsgiver Rådmann Godkjenner styringsdokumentet Prosjekteier Ass. Rådmann Leder av prosjektstyret Prosjektleders nærmeste overordna Prosjektstyre Ass. rådmann Enhetsleder kurativ helse Enhetsleder institusjonsdrift Enhetsleder hjemmebasert Enhetsleder koordinerende enhet HTV NSF HTV Fagforbundet HTV FO (Prosjektleder deltar) 7 Følger opp og samordner ulike interessenter og forhold i prosjektet Tar større beslutninger i prosjektet underveis innenfor gitte rammer. Mottar og behandler rapporter og saker fra prosjektleder Prosjektleder Fagsjef Gro Berild Daglig leder i prosjekt Levere delrapport innen som fyller kravene i styringsdokumentets pkt Koordinerer arbeidet i de ulike delprosjekter Helhetlig pasientforløp Velferdsteknologi Matforsyning Hjelpemiddel LEAN i sykehjemmet Leder: Gro Berild Deltakere: Synnøve Wenaas Sabine Hochstrat Caroline Helland Leder: Gro Berild Deltakere: Siri Halvorsen Vincent Backer Mariann Mølmen ROR-IKT Systemansvarlig Profil Ekstern: Sintef v/ Dag Ausen Leder: Perry Ulvestad Cate Kroken Oddrun Einang Grete Bush Frisvold Leder: Annelies Slabbertje Eva Olsen Tone Nymoen Karina W. Grøvdal Roy Henriksen Leder: Mary Aasen Mette G. Stangenes Laila Sæth Gridset Siv-Merete N. Vold Eva Lianes NSF Marit Thorstensen Fagforb. Ekstern bistand på området Utarbeide plan for innføring av helhetlige pasientforløp innen eget mandat for delprosjektet Utarbeide plan for innføring av velferdsteknologi i tjenestene innen Ivareta samordning av prosjektet mot Aukra kommune og øvrige ROR-kommuner. eget mandat for delprosjektet Utarbeide plan for framtidig matproduksjon og distribusjon innen eget mandat for delprosjektet Utarbeide plan for organisering av kommunens framtidige hjelpemiddelformidling innen eget mandat for delprosjektet Utarbeide plan for å ta i bruk LEAN i sjukeheim på 3 valgte områder innen eget mandat

8 Felles brukerutvalg Organisasjons-, bemannings- og kompetanseplan Aktivisering, friskliv og kultur Medisinhåndtering Kommunikasjonsplan Leder: Harald Digernes-Westby Jon Sverre Aursand Siri Halvorsen Aud Turid Korneliussen Sabine Hochstrat Leder: Gro Berild Ledergruppe helse og omsorg (HO) Brukerrepresentant Leder: Gro Berild Ledergruppe helse og omsorg (HO) HTV NSF HTV FO HTV Fagforbundet Leder: Harald Digernes-Westby Siri Halvorsen Mary Aasen Øystein Valde Kairith F. Kvarsnes Lillian B. Grøvdal 1 repr. Livsglede for eldre Brukerrepresentant Arnt Olav Hønsvik Utarbeide samordnet plan for framtidig medisinhåndtering i sjukeheim og hjemmetjeneste innen eget mandat Utrede mulighet for etablering av kommunalt brukerutvalg for helse og omsorgstjenesten. Legge fram sak til K.styret eget mandat Utarbeide versjon 1 av organisasjons-, bemannings- og kompetanseplan for helse og omsorg innen eget mandat Etablert arena med felles mål for aktivisering-, friskliv- og kulturtiltak i det nye helsehuset innen eget mandat Utarbeide plan for kommunikasjon av TOT-prosjektet i tråd med overordnet kommunikasjonsstratetgi innen Bistå øvrige delprosjekter ifht. kommunikasjon i hele prosjektperioden. 2.4 Prosjekts kommunikasjon Prosjektets interne og eksterne kommunikasjon samordnes med kommunens ordinære kommunikasjon i linjen og samordnes av kommunikasjonsrådgiver. Del III - Prosjektstyringsbasis 3.1 Arbeidsomfang, herunder endringsstyring Arbeidsomfanget er avgrenset til ressurser stilt til disposisjon (1 mill. kroner) og den tid deltakerne klarer å frigjøre/prioritere til prosjektet. Nøkkelpersonell kan i noen grad frikjøpes. Endringsstyring har til formål å styre implementering av endinger i prosjektet. Målsetting er å styre prosessen med endringer slik at det ikke får konsekvenser for fremdrift og budsjettramme. 8

9 3.2 Prosjektnedbrytingsstruktur Prosjektet er delt i en forprosjektleveranse til sommeren 2015 og en sluttleveranse som i hovedsak betyr implementering høsten De ulike resultatmål/leveranser er fordelt på hver sin arbeidsgruppe, og knyttet til eget mandat for hver gruppe. 3.3 Budsjett Det er i utgangspunkt stilt 1 mill. kroner til disposisjon for prosjektets gjennomføring. Konkrete investeringer til eksempelvis velferdsteknologi omfattes ikke av dette, men vil gå direkte på avsatte midler i kommunens investeringsbudsjett/ prosjektbudsjettet til Nytt helsehus. 3.4 Framdriftsplan Følgende fremdriftsplan legges foreløpig til grunn i forprosjektfasen: Dato Aktivitet 3. mai Ferdigstilt delrapport brukerutvalg sendes på høring 18. mai Høringsfrist brukerutvalg 16. juni Politisk behandling brukerutvalg 16. juni Ferdigstilt øvrige delrapporter sendes på høring 3. juli Høringsfrist øvrige delrapporteer 9. september Vedtak forprosjektrapport 10. september Oppstart samspill Videre arbeid med delprosjekter TOT-prosjektet forholder seg til byggeprosjektet som vist i nedenstående figur: 9

10 3.5 Kvalitetssikring Det er utarbeidet rutiner som skal sikre at prosjektet gjennomføres i henhold til kvalitetsmål for prosjektet. Disse er beskrevet i resultatmålene for TOT-prosjektet i pkt. 1.2., samt i mandat for de ulike delprosjekter. Det vil senere bli utarbeidet detaljerte fremdrifts- og aktivitetsplaner for hver enkelt arbeidsgruppe for å sikre tilstrekkelig framdrift. Arbeidet er forankret i ledergruppa for helse og omsorg som prosjektstyre. Samarbeid med tillitsvalgte og brukere sikres gjennom deres deltakelse både i delprosjektene og prosjektstyret. TOT-prosjektet leverer innspill til byggeprosjektet gjennom at prosjektleder, fagsjef helse og omsorg, samt enhetsledere for hjemmebasert og institusjonsdrift også sitter i prosjektstyret for byggeprosjektet. 3.6 Rapportering og endringshåndtering Det rapporteres fra delprosjektene til prosjektstyret gjennom månedlige møter. Manglende framdrift eller resultatoppnåelse skal snarest rapporteres skriftlig til nærmeste overordna i prosjektet. Større endringer skal innarbeides i styringsdokumentet og godkjennes av oppdragsgiver