DEN NORSKE KIRKE Våler kirkelige fellesråd

Transkript

1 DEN NORSKE KIRKE Våler kirkelige fellesråd Kirkekontoret 2436 VÅLER I SOLØR Tlf: Faks: MØTE I KIRKELIG FELLESRÅD Møtedato: Møtetid: Møtested: kommunelokalet Møtebok Våler kirkelige fellesråd Tilstede: Torunn Syversen, Kjell Konterud, Sevat Lappegard, Eva Olastuen, Bjørg Bråten. Frafall: Ola Nystuen Innbedt: leder i Byggekomiteen, Harry Vinje, og prosjektgruppeleder Thor Arne Kittilsen, Sakliste Godkjenning av innkalling. Vedtatt at sak 28/13 ang. budsjett og referatsaker/ orienteringsaker flyttes til slutt på sakslista. Det har ikke kommet inn flere bemerkninger innen fristen. Møtebok er dermed godkjent. Referatsaker/orienteringssaker Møte i Byggekomiteen den Referat fra prosjekteringsmøte og , sendt på mail. Brev ang. oppsigelse av verv i utsmykkingskomiteen, datert Takkebrev/kort samt gaver overleveres de som har frasagt seg sine verv. Orientering ang. møtet med Økonomiringen den Orientering ang. ettergivelse av strømutgifter i perioden 2009/2011 Eidsiva har frafalt restkravet på strømregninger på ,- kr Mail fra N.N. og N.N. u.o. Sende brev til dem i uke 27. Refererte referatsaker /orienteringsaker tas til orientering Sak 26/ 13 DETALJPROSJEKTET Orientering ang. detaljprosjektet ved prosjektgruppa og Byggekomitee. Harry Vinje, leder i Byggekomiteen orienterte at Byggekomiteen har tre hovedmål: At tidsplanen blir holdt og at det er god økonomistyring både når det gjelder utgifter og inntekter. At kvaliteten, og nøyaktigheten i detaljprosjektet svarer til de krav som byggherren har satt.

2 Samt koordineringen med dugnadsinnsatsen. Detaljprosjektet har pågått i fem månender. Det har ikke dukket opp vesentlige negative punkter/avvik på økonomi slik at det som legges fram er i henhold til rammer og forutsetninger. Detaljprosjektet som legges fram for Fellesrådet er på et særdeles høyt og faglig nivå. Konklusjonen pr er: at at vi nå skal ha et konsistent og solid grunnlag som gjør at byggherren kan få priset bygget av entrepenørene på en skikkelig måte. Tegningsgrunnlaget skal nå gi entrepenørene en solid forståelse av hvordan kirken skal settes opp og hvilke teknikker de må legge til grunn for utførelsen. Skjemaer og detaljer er helt klare. Det er stor overensstemmelse mellom forprosjekt og detaljprosjekt, som gjør at det er enda større økonomisk og kvalitativ trygghet for prosjektet. Forprosjektet har kostndsbudsjett på 61,8 mill kr, hvor 52,6 mill kr er beregningskostnader og 9,2 mill kr er ekstra avsetninger(prisstigning/reserver/margin). Av se 52,6 mill kr utgjør samlede byggekostnader 39,6 mill kr. Resterende er bl.a. infrastruktur, orgel, inventar og kunst. Nye detaljer og kvalitet til ventilasjon, konstruksjon og bearbeidinggrad har gitt 1,5 mill kr i økte beregningskostnader for bygget. Med utgagnspunkt i at prosjektet har 9,2 mill kr i reserver og prisstigning, er resultatet fra detaljprosjektet gledelig. Anbudsrunden høsten 2013 vil gi riktig pris. Anbudsrunden kan slå begge veier, men dette vet vi ikke før etter tilbudsåpningen. Detaljprosjektet tas til etterretning og Byggekomiteen legger tilbudsdokumentene ut på DOFFIN den 28.juni Sak 27 / 13 REGNSKAPET FOR 2012 OG ÅRSBERETNING Regnskapet blir lagt fram sammen med årsberetningen på møtet. Fellesrådet ønsker at revisjon kan komme å svare på spørsmål i forbindelse med regnskapet, helst i uke 27. Kirkevergen tar kontakt med E. Rismoen for avtale om møte. Regnskapet og revisjonsberetning tas til orientering. Fellesrådet ber om et møte med revisjon. Sak 28 /13 BUDSJETT SAKSFRAMSTILLING Fellesrådet har tidligere behandlet budsjettet for 2013 i alle møtene dette halvåret. Alle gangene med tilhørende saksdokumenter. Kirkevergen og leder i fellesrådet har gått igjennom alle posteringer i budsjettet, det er også tatt med signaler fra fellesrådet på posteringer der det kan være muligheter for å spare på kostnadsiden. Det er vanskelig å få et budsjett i balanse ved å bruke ostehøvelprinsippet. Fellesrådet har sett på omorgansiering av stillinger samt stillingsredusjoner for å avhjelpe den alvorlige økonomiske situasjonen som fellesrådet har hatt de siste par årene. Alle de ansatte med tillitsvalgte har vært på drøftingsmøter og dialogmøter med kirkeverge, leder og medlemmer i fellesrådet. Fellesrådet ønsker å møte formannskapet for å legge fram de momentene som arbeidsgruppa har kommet fram til av besparelser for å få budsjettet i balanse.

3 Fellesrådet godkjenner budsjettet for For å bringe budsjettet 2013 i balanse, forutsettes det at de momentene som arbeidsgruppa har kommet fram til av besparelser blir i møtekommet og iverksatt Fellesrådet ber kommunen etterbevilge kr for manglende kompensasjon for lønnsog pensjonsoppgjørene i 2011og Fellesrådet forutsetter at når lønns-og pensjonsoppgjørene hvert år er avsluttet, justeres årets rammebevilgning slik at fellesrådet får den samme kompensasjon for lønnsvekst som kommunens øvrige virksomheter. Arbeidet med Våler kantori legges fast inn i grunnlaget for organistens stilling fra og med Som dekning av denne utgiften økes rammebevigningen til fellesrådet med kr. Fellesrådet ber om et møte med formannskapet etter sommerferien. Sak 29 /13 RIVING /SALG AV DRIFTSBYGNINGEN Byggekomiteen foreslo på møtet den 6. juni-13 å selge / gi bort driftsbygningen. Verdien av driftsbygget i en riggperiode er blitt diskutert. Det er en del rom som kan benyttes, men ikke i et slik omfang at det kan påregnes å dekke hele behovet for rigg til kontorer, møterom, sanitærbrakker og sosiale rom. Det er blitt vurdert som bedre å sørge for at bygget fjernes selges/gis bort/rives på dugnad. For å gi plass til dugnagsbasert opparbeidelse av parkeringsplass og atkomstvei. Man må finne alternative oppbevaringssteder til gressklipper og gravemaskin for en periode mens man ikke har lagerplass på gravplassen. Aktuelle lagerplasser kan være hos Brødrene Smedstuen eventuelt bussgarasjen. Kirketjener kan benytte kontor/ lunsjrom til de kirkeansatte eventuelt kantina på senralgården. Framtidig kontor/sanitærforhold for kirketjener vil kunne etableres i den nye kirka. Hvis det ikke er interessenter ved et salg, kan driftsbygningen evntuelt gi bort eller rives på dugnad. Bygningen er blitt flyttet flere ganger og utifra det, vurdert til å være en dårlig forfatning. Driftsbygningen legges ut for salg. Den / de som kjøper bygningen ordner med flytting av bygningen innen 1. august Hvis det ikke melder seg interessenter ved salg eller ved at den gis bort, rives bygningen på dugnad innen 1. august Byggekomiteens dugnadsgruppe tar seg av det praktiske i saken. Enstemmig vedtatt Sak 30/ 13 HÅNDTERING AV GRESS/AVFALLSHAUG PÅ GRAVPLASSEN Fellesrådet hadde befaring til gress/avfallshaugen den 30.mai. De fikk også se kasserte gravminner og avfall etter kirkebrannen som lå i umiddelbar nærhet til gress/avfallshaugen. Konklusjon etter denne befaringen var at fellesrådet må ta stilling til problemet. Fellesrådet vedtar å fjerne gress /avfallshaugen så snart som mulig. Arbeidet utføres av dugnadsgjengen. Kirkevergen jobber videre med å få til en framtidig optimal renovasjon på kirkegården.

4 Kirkevergen sjekker prosedyre for oppbevaring/avhending av kasserte gravminner, og ber dugnadskomiteen vise aktsomhet/godt skjønn i forbindelse med håndtering av restmateriale etter brannen. Dugnadskomiteen forespørres om klipp av ugress m.v. for å pynte opp ved og i kirkeruinene. Sak 31/13 MØTEPLAN SISTE HALÅR kl kl kl kl kl Sak 32/13 OPPNEVNING AV NYE MEDLEMMER SAMT REVIDERING AV MANDATET TIL UTSMYKKINGSKOMITEEN Utsettelse av saken. Sak 33/ 13 JUSTERING AV STILLINGER Unntatt offentlighet, viser til FVL 13 Arbeidsgruppa orienterte om hva som var arbeidet med i perioden. Eventuelt Orientering av kirkevergen om drift og bemanning på gravplassene i Gravberget og Våler i forbindelse med sykefravær og ferieavvikling. Torunn Syversen (sign) leder Marit H. Kilen (sign) kirkeverge

5