Hammerfest kommune. ANBUDSFORESPØRSEL Åpen konkurranse VIKARTJENESTER HELSE- OG OMSORGSPERSONELL

Transkript

1 Hammerfest kommune ANBUDSFORESPØRSEL Åpen konkurranse VIKARTJENESTER HELSE- OG OMSORGSPERSONELL Anbudsfrist 3. desember 2012 kl Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon - Tilbudsskjema Vedlegg 2 - Aktuelle virksomheter i Hammerfest kommune, adresser og beskrivelse av behov for vikarer Vedlegg 3 - Prisskjema Vedlegg 4 - HMS egenerklæring Vedlegg 5 - Generelle vilkår for kjøp av tjenester Vedlegg 6 Rutiner for avrop på rammeavtalen

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: Punkter Tekst Side 1 Generell introduksjon Oppdragsgiver Beskrivelse av anskaffelsen Målsetting 3 2 Instruks til tilbyder Forespørselsdokumenter Kommunikasjon Kunngjøring Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Kontraktsverdi Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Konfidensialitet Tilbudsfrist Tilbudet Offentlighet Varighet Tidsplan Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Vedståelsesfrist Tilbud på deler av leveransen Tilbyders generelle plikter Kontraktsbetingelser 6 3 Kravspesifikasjon Beskrivelse av anskaffelsen stillingsbeskrivelser Avtaleforutsetning og behandlingstid Vederlagsfri avbestilling Bestilling / avrop Tildeling av oppdrag Betalingsbetingelser Statusmøter og statistikk Karenstid og formidlingshonorar 8 4 Kriterier for valg av tilbud Tildelingskriterier Kvalitet og kompetanse Pris Service og tilgjengelighet Oppdragsgivers egne erfaringer Fordeling av kriteriene Forbehold og avvik Alternative tilbud Språk Prisendring Tilbudsåpning Taushetsplikt Habilitet 10 5 Oppdragsgivers behandling av tilbudene Avlyse konkurransen Bekreftelse på mottatt tilbud Opplysningsplikt Avvisning av tilbud Obligatoriske avvisningsgrunner Valgfrie avvisningsgrunner 10 6 Kontrakt-, bestillings- og betalingsbetingelser Avtale og avtaleforhold Betalingsbetingelser 11 2

3 1. Generell introduksjon 1.1 Oppdragsgiver Hammerfest kommune er lokalisert til Vest-Finnmark og har et innbyggertall på ca Avtalen skal omfatte innkjøp av vikartjenester av helse- og omsorgspersonell for sektor helse og omsorg i Hammerfest kommune. Hammerfest kommune ønsker å inngå tre parallelle rammeavtaler med tre ulike leverandører. Mer informasjon om kommunen finnes på vår internettside; Beskrivelse av anskaffelsen Hammerfest kommune, sektor Helse og omsorg(heretter kalt Oppdragsgiver), ønsker å inngå tre parallelle rammeavtaler med tre leverandører for vikartjenester for autorisert helsepersonell. De tre parallelle rammeavtalene som skal inngås har som formål å dekke Hammerfest kommunes behov for helsepersonell i form av sykepleiere, hjelpepleiere, miljøterapeuter, miljøarbeidere, omsorgsfagarbeidere og andre med relevant kompetanse, ved de til enhver tid aktuelle virksomheter i sektor for helse og omsorg Målsetting Avtalen har som mål å oppnå Et nært faglig samarbeid mellom kommunen som Oppdragsgiver og Leverandør. Effektive og pålitelige syke- og hjelpefaglige tjenester Alle stadier i leveranser skal utføres med høy standard. Gjennom hele kontraktens løpetid skal partene kontinuerlig søke etter løsninger som sikrer god ressursutnyttelse og tjenester av høy kvalitet. 2. Instruks til tilbyder 2.1 Forespørselsdokumenter Tilbudet skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i forespørselsdokumentene, som består av: Tilbudsinvitasjonen Dette konkurransegrunnlag med vedlegg: o Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon - Tilbudsskjema o Vedlegg 2 - Aktuelle virksomheter i Hammerfest kommune, adresser og beskrivelse av behov for vikarer o Vedlegg 3 - Prisskjema o Vedlegg 4 - HMS egenerklæring o Vedlegg 5 - Generelle vilkår for kjøp av tjenester o Vedlegg 6 Rutiner for avrop på rammeavtalen 2.2 Kommunikasjon All kommunikasjon mellom Tilbyder og Oppdragsgiver skal rettes til Oppdragsgivers kontaktperson. Alle henvendelser skal skje skriftlig. Alle spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig for samtlige tilbydere, i anonymisert form. Oppdragsgivers kontaktpersoner: - Konsulent Sonja Bellika Hansen, epost Sonja.Bellika.Hansen@hammerfest.kommune.no - Innkjøpsansvarlig Thone Bjørklund, e-post thone.bjorklund@hammerfest.kommune.no Kun ovennevnte personer er bemyndiget til å besvare henvendelser relatert til forespørselen. Henvendelser mottatt senere enn 5 arbeidsdager før innleveringsfristen for tilbudet vil ikke bli besvart. 3

4 2.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i TED databasen den Regler for konkurransen Anskaffelsen skjer i henhold til Lov om offentlig anskaffelser av med tilhørende forskrift av nr 402. Prosedyren er åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III. Vikarbyrådirektivet (2008/104/EF) skal følges av leverandør. 2.5 Anskaffelsesprosedyre Konkurranseformen Åpen anbudskonkurranse gir ikke anledning til å forhandle på noen punkter i konkurransegrunnlaget eller kontraktsvilkårene. Det er heller ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfrist. 2.6 Kontraktsverdi Oppdragsgiver antar at denne anskaffelsens omfang vil være mellom 7,5-10 millioner kroner årlig. Det stipulerte omfang er ikke å betrakte som bindende omfang for oppdragsgiver, men er en grov antakelse av forventet omfang av anskaffelsen. Oppdragsgiver tar således forbehold om at anskaffelsen kan vise seg å bli vesentlig lavere, eller vesentlig høyere, enn stipulert. Hammerfest kommune har som siktemål å redusere behov for eksterne vikartjenester, slik at det tas forbehold om at omfanget av anskaffelsen vil kunne være avvikende i forhold til stipulering. 2.7 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. Hammerfest kommune forbeholder seg retten til å ettersende tilleggsopplysninger til anbudsinnbydelsen inntil 14 dager før innlevering. 2.8 Konfidensialitet Tilbyder skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom forespørselen og under utarbeidelse av tilbud som konfidensielle. Forespørselsdokumentene skal betraktes som fortrolige og skal oppbevares deretter. Tilbyder skal ikke offentlig kommentere denne forespørsel uten først å ha innhentet Oppdragsgivers skriftlige samtykke. 2.9 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er 3. desember 2012 kl 12:00. Tilbyder har risiko for at Tilbudet er levert innen fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist Tilbudet Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt pr. post eller ved personlig overlevering og skal være merket med «Vikartjenester helse- og omsorgspersonell Hammerfest kommune». 4

5 Tilbudet skal bestå av følgende: To 2 sett i papirformat En 1 - sett elektronisk, enten på USB eller CD Personlig innlevering: Hammerfest kommune, Rådhusplassen 1, 9600 Hammerfest, Att.: Thone Bjørklund Per post: Hammerfest kommune, Boks 1224, 9615 Hammerfest, Att.: Thone Bjørklund 2.11 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr. 16. Dokumentasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser er omfattet av offentlighetsloven. Visse opplysninger kan unntas fra offentlig innsyn, bl. a. forretningshemmeligheter. Av den grunn bes tilbyder opplyse om tilbudet inneholder forretningshemmeligheter og, dersom dette er tilfelle, identifisere disse og begrunne hvorfor det anses som forretningshemmelighet. I slike tilfeller bes tilbyderen om å levere tre sett tilbud. Ett av tilbudssettene skal sladdes for taushetsbelagte opplysninger (må merkes sladdet tilbud) som det kan gis innsyn i når avtalen er signert. Oppdragsgiver kan overprøve tilbyders sladding av tilbud dersom dette vedrører elementer som strider mot offentlighetsloven eller Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Varighet Kontraktsperioden er 2 år, til , med mulighet for prolongering 1 år + 1 år, frem til Tidsplan Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Datoene nedenfor med unntak av anbudsfristen er foreløpige og kan bli endret. Planlagte milepæler Frister Kunngjøring Doffin /TED databasen 18. oktober 2012 Anbudsfrist 3. desember 2012 Oppdragsgiver gir skriftlig melding om valg av leverandør 10. desember 2012 Frist for eventuell klage på valg av leverandør 21. desember 2012 Kontrakter inngås 1.januar Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til Tilbudet og deltakelsen i konkurransen Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 90 dager etter tilbudsfrist Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen. Tilbyder må kunne tilby samtlige stillingskategorier. Tilbydere som ikke leverer tilbud på alle stillingskategorier vil bli avvist. 5

6 2.17 Tilbyders generelle plikter Tilbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter omfattet av forespørselen og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med forespørselen. Der hvor Tilbyder oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i forespørselsdokumentene, plikter Tilbyder straks å gjøre Oppdragsgiver oppmerksom på dette Kontraktsbetingelser Avtaleforholdet reguleres av følgende kontraktsbestemmelser: Generelle vilkår for kjøp av tjenester, vedlegg 5, samt vedlegg 1 del 3 Kontraktsgjennomføringskrav. 3. Kravspesifikasjon Kravspesifikasjon Tilbudsskjema omfatter: Del 1: Tilbudsbrev og presentasjon av tilbyder Del 2 Kvalifikasjonskrav, som omfatter krav om innbetalt skatt/mva, HMS erklæring, firmaattest, oversikt over tilbyders økonomiske evne, organisasjon, bemanning og relevant referanse. Dette er obligatorisk og ufravikelige krav. Del 3 Kontraktsgjennomføringskrav omfatter kra at tilbyder har ordnede og skriftlige arbeidsavtaler med sine ansatte, samt øvrige krav som kommunen stiller vedrørende personell. Kravene er skal-krav, og tilbydere som krysser i rubrikken nei på noen av kravene vil bli avvist. Del 4 omfatter kravspesifikasjon relatert til tildelingskriterier. Vi ber Tilbyder fylle ut skjema og eventuelt legg ved tilleggsinformasjon der det er nødvendig. 3.1 Beskrivelse av anskaffelsen Konkurransen gjelder tre rammeavtaler for leie av vikarer innen sektor Helse og omsorg. Behovet for vikartjenester påvirkes av flere forhold og varierer fra år til år. Det vil derfor være vanskelig å anslå hvordan behovet fordeler seg på de forskjellige stillingskategorier og hvilke behov oppdragsgiver samlet vil ha i avtaleperioden. I 2011 leide Hammerfest kommune inn vikarer til sektor for helse og omsorg for ca 10 mill. og hittil i år ca 6 mill. kroner Stillingsbeskrivelser Stillingskategori 1. Minimum treårig høyere sosial-, pedagogisk- eller helsefaglig utdanning Arbeidsoppgaver og Kvalifikasjonskrav arbeidsområder (forutsettes at vikar har autorisasjon) Vanlige oppgaver ved sykehjem Offentlig godkjent sykepleierutdanning, og i hjemmetjenesten vernepleierutdanning eller annen treårig Vanlige oppgaver i boligtjenesten sosial-, pedagogisk- eller helsefaglig for funksjonshemmede og annet utdanning. miljøterapeutisk arbeid 2. Annen helsefagarbeider Vanlige oppgaver ved sykehjem og i hjemmetjenesten. Miljøarbeid knyttet til funksjonshemmede og eventuelt på sykehjem. Kommunen vil vurdere kompetansebehovet i hvert enkelt tilfelle. Offentlig godkjent helsefagarbeidere eller tilsvarende utdanning. Fagbrev og relevant erfaring Formålet med anskaffelsen er å sikre tilgang til kvalifisert arbeidskraft ved kortvarige behov. Avtale om leie av vikarer kommer i tillegg til kommunenes eventuelle egne vikarer/vikarbaser. Kommunenes helse- og omsorgsvirksomheter er døgnkontinuerlige. Turnusplaner vil variere for den enkelte virksomhet. Vikarene plikter å følge virksomhetenes gjeldende arbeidstider. 6

7 Vikaren må være selvstendig og ha evne til å prioritere og å mestre stort arbeidspress. Kommunen forutsetter at leid personell følger gjeldende lover og avtaler i arbeidslivet, eventuelt viser til gjeldende dispensasjoner. Oppdragsgivere skal etter anmodning i forkant få dokumentasjoner og referanser av den personen som leverandøren ønsker å sende. Dette kan gjerne sendes pr. e-post til Oppdragsgiveren. Det forutsettes at Leverandøren organiserer botilbud uten kostnad for oppdragsgiver. Aktuelle virksomheter m/adresser og beskrivelse av behov for vikarer er beskrevet i vedlegg Avtaleforutsetning og behandlingstid Kommunen ønsker å inngå tre parallelle rammeavtaler med tre ulike leverandører. Ved behov for vikarer foretar kommunen avrop til de valgte leverandører og tilbakemeldingstid vil være avgjørende for hvilke leverandør kommunen velger. Dersom ingen av de valgte leverandørene har kapasitet til å utføre ønsket oppdrag står kommunen fritt til å velge en annen leverandør. Tilbyder skal i sitt tilbud redegjøre for maksimal behandlingstid (tilbakemeldingstid) ved forespørsel om tjenesteoppdrag i avtaleperioden. Tilbakemelding til oppdragsgiveren om forespørselen kan være slik: Før kl. 12:00 4 timer Etter kl. 12:00 neste dag før kl: 12:00 Med behandlingstid (tilbakemeldingstid) menes den tiden leverandøren trenger for å gi tilbakemelding på om de kan levere det forespurte oppdraget. Dersom oppdragsgiver ikke får tilbakemelding innen overstående frister fra noen av leverandørene, kan oppdragsgiver plassere en bestilling hos en annen leverandør Vederlagsfri avbestilling Tilbyder skal i sitt tilbud oppgi gjeldende frister for vederlagsfri avbestilling, i følgende to tilfeller: Ved bestilte enkeltvakter. Ved bestilte oppdrag på sammenhengende to uker eller mer. I tillegg skal tilbyder redegjøre for eventuelle gebyrer som belastes oppdragsgiver dersom avbestilling skjer ut over fristene beskrevet i tilbudet. Ved avvisning av personer som ikke oppfølger oppdragsgiverens stilte krav for oppdraget, påløper det ingen kostnader til oppdragsgivere (se kontraktskrav). 3.2 Bestilling/avrop Bestillinger fra Oppdragsgiver skal skje skriftlig. Gyldig bestilling skal undertegnes av konsulent Sonja Bellika Hansen, kommunalsjef, rådmann eller skriftlig stedfortreder. Kun disse vil være gyldig bestillere. Bestillingen skal bl.a. inneholde varighet av vikariatet, krav til kompetanse og tidsfrist for innlevering av tilbud. Rutiner for avrop er beskrevet i vedlegg Tildeling av oppdrag Når det gjelder tildeling av oppdrag skal Oppdragsgiver ha krav på å sjekke CV ene til de foreslåtte vikarene. Oppdragsgiver vil avgjøre tildelingene ut i fra: Riktig kompetanse Hvem har rett erfaring 7

8 Hvem er best egnet Tidligere erfaring med vikaren Alt dette i hht. brukere / pasienter / sammensetning / avdeling. 3.4 Betalingsbetingelser Oppdragsgiver anviser/betaler ingen timelister som påløper seg overtid unntatt når oppdragsgiveren spesielt ber om dette. I dette tilfelle skal dette være skriftlig klarert med (virksomhets)leder før overtiden settes i verk. Vikarenes timelister skal være underskrevet og anvist av oppdragsgiverens (virksomhets)leder før faktura sendes. Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager. Månedlig samlefaktura til det enkelte virksomhet. Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke, se punkt Statusmøter og statistikk Statusmøter Oppdragsgiver ønsker statusmøte med leverandøren ved behov. Begge parter har anledning å innkalle til statusmøter når som helst i avtaleperioden. Statistikk Leverandøren skal uoppfordret oversende årlig statistikk, som nevnt nedenfor, til kommunenes kontaktperson. Statistikken leveres elektronisk i MS Excel format eller tilsvarende. Statistikken skal inneholde oppdatert oversikt over omsetning på stillingskategori, omsetning på helg-/natt tillegg, antall salgsenheter(virksomheter) og sum norske kroner. Statistikkutarbeidelsen skal være kostnadsfri for kjøper. 3.6 Karenstid og formidlingshonorar Vi ønsker at Leverandør oppgir karenstid og formidlingshonorar. Her kan dere bruke vedlegg 3 Prisskjema, arkfane 2. Dette er kun en opplysning til Oppdragsgiver, og vil ikke bli tatt med i vurderingen. 4. Kriterier for valg av tilbud Tildeling vil basere seg på det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i henhold til følgende kriterier; 4.1 Tildelingskriterier Kvalitet og kompetanse Graden av kvalitet på ytelsene vil bli vurdert på bakgrunn av følgende to punkter. Legg ved en grundig beskrivelse for disse to områdene: - Kvalitetssikring av kompetanse. Hvordan tilbyder sikrer at deres vikarer har tilstrekkelig kompetanse. - Opplæring. Hvordan tilbyder sikrer at vikarene mottar tilstrekkelig opplæring når de eventuelt plasseres i et konkret oppdrag hos kommunen Pris - Vi ber tilbydere oppgi en fast timepris og påslagsprosent for de enkelte stillingskategorier for ulik ansiennitet. Eventuelle tillegg må fremkomme. Alle priser skal oppgis ekskl. mva i NOK på vedlagte prisskjema. Timepris ved ordinær turnus vektes med 80 % og helgetillegg, kveld/nattillegg og helligdagstillegg vektes til sammen med 20 %. 8

9 4.1.3 Service og tilgjengelighet - Tilbyder må gi en beskrivelse av sin tilgjengelighet. Med dette menes åpningstider og vaktordninger utenfor vanlig åpningstid. Tilbyder bes oppgi maksimal responstid (tilbakemeldingstid) ved forespørsel om tjenesteoppdrag i avtaleperioden. - Tilbyder må oppgi gjeldende avbestillingsfrister og eventuelle avbestillingsgebyrer. - Tilbyder skal beskrive hvordan de håndterer situasjonen hvis vikaren ikke fungerer i arbeidssituasjonen. Dette både i et praktisk og et økonomisk perspektiv. Alle underpunkt vektes med 1/ Oppdragsgivers egne erfaring med vikarbyrået Dersom vedkommende tilbyder tidligere har levert tilsvarende tjenester til Hammerfest kommune vil kommunen vektlegge egne erfaringer Fordeling av kriteriene Tildelingskriterium Vekting i prosent Kvalitet og kompetanse 30% Pris 30% Service og tilgjengelighet 30% Erfaring 10% 4.2 Forbehold og avvik Det er anledning til å ta forbehold som ikke er vesentlig. Forbeholdet skal, for å bli vurdert, klart angis på vedlagte skjema: Kravspesifikasjon, vedlegg 1, Del Alternative tilbud Oppdragsgiver godtar ikke alternative tilbud. 4.4 Språk Samtlige dokumenter og annen kommunikasjon knyttet til Tilbudet skal være på norsk. 4.5 Prisendring Alle priser skal være bindende og faste i 24 måneder. Priser som er oppgitt i tilbudet skal være faste frem til første prisreguleringsdato, som er Prisreguleringen som da kan finne sted skal være tilsvarende økningen i konsumprisindeksen. Ved eventuell prolongering av avtalen kan det foretas prisendring 1. gang pr år i avtaleperioden. Eventuell prisøkning skal være tilsvarende økningen i konsumprisindeksen. Anmodning om prisregulering skal varsles skriftlig fra leverandøren til kommunen en måned i forkant. Prisendring kan først gjennomføres av leverandør etter skriftlig godkjennelse fra kommunen. Dersom det oppstår helt spesielle forhold som har betydelig innvirkning på gjeldende pris, kan anmodning om prisendring fremsettes av partene. Begrunnet anmodning om prisendring skal fremsettes skriftlig med minimum to måneders varsel før ønsket ikrafttredelse. 4.6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført. 4.7 Taushetsplikt Det gis ikke innsyn i delpriser/enhetspriser. 9

10 I henhold til ny offentlighetslov vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for innsyn frem til leverandøren er valgt. Oppdragsgiveren og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 4.8 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Oppdragsgiver behandling av tilbudene 5.1 Avlyse konkurransen Hammerfest kommune forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 5.2 Bekreftelse på mottatt tilbud Mottatt tilbud bekreftes innen 5 dager etter tilbudsåpning. 5.3 Opplysningsplikt Oppdragsgiveren skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: - forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises. - oppdragsgiveren beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: - hvorfor hans forespørsel om å delta er forkastet - hvorfor tilbudet er avvist - hvorfor hans tilbud ikke ble valgt. Oppdragsgiver plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 5.4 Avvisning av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres innen tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med krav oppgitt i dette konkurransegrunnlaget/vedlegg Obligatoriske avvisningsgrunner Obligatoriske avvisningsgrunner i henhold til FOA (1). Et tilbud skal avvises når: Det ikke er levert innen den fastsatte tilbudsfristen Det ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, jf 11-2 (1,3) Det er et alternativt tilbud avgitt i strid med 11-4 (Alternative tilbud). Oppdragsgiver kan ikke avvise et alternativt tilbud utelukkende med den begrunnelse at kontrakten vil endre karakter fra en tjenestekontrakt til en varekontrakt, eller omvendt Det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene Det inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjon i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget Det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Valgfrie avvisningsgrunner Valgfrie avvisningsgrunner i henhold til FOA (2). Et tilbud kan avvises når: Tilbudet, etter forsøk på avklaring etter 12-1 (Forhandlingsforbudet ved anbudskonkurranser) 10

11 inneholder avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende som ikke må anses som ubetydelige Det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en konkurranse med forhandling kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Tilbudet virker unormalt lavt i forhold til ytelsen, jf Tilbudet ikke er signert, jf (2) (tilbudets utforming) eller på grunn av andre forbehold som ikke kan anses bindende 6. Kontrakt-, bestilling og betalingsbetingelser 6.1 Avtale og avtaleforhold Hammerfest kommune stiller kontraktskrav slik beskrevet i vedlegg 5. Det forutsettes at leverandørene er villige til å akseptere vedlagte kontrakt. Hammerfest kommune har lagt opp rutiner for avrop på rammeavtalen, se vedlegg 6. Avtalen anses først inngått når avtale er undertegnet av begge parter. Kommunens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Innstillingen inneholder en begrunnelse for valget og angir frist (karenstid) for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått kontrakt med den/de leverandør(er) som er vektet høyest i henhold til tildelingskriteriene 6.2 Betalingsbetingelser Fakturering skal skje iht faktisk leveranse. Samlefaktura for hele kommunen godtas ikke. Faktura sendes en gang i mnd til hver virksomhet med vedlagte timelister. Betalingsfrist netto 30 dager. Fakturagebyr aksepteres ikke. For å sikre rettidig betaling må kommunen ha mottatt og godkjent faktura senest 4 dager etter fakturadato. Fakturaen skal klart inneholde hva beløpet gjelder. Fakturaen skal ha referanse til gjeldende avtale og evt bilag Eventuell forsinkelsesrente beregnes iht lov om rente ved forsinket betaling av , sist endret Rentenota skal ikke utstedes før kommunen er kontaktet. Leverandøren må kunne tilby Elektronisk faktura, som kan forklares slik: Faktura i et strukturert dataformat som overføres elektronisk fra selger til kjøper, og som kan importeres i kjøpers økonomisystem og behandles maskinelt. Elektronisk faktura og kreditnota er forsendelse av datafil i standard format til mottaker. For det offentlige er det Elektronisk Handelsformat (EHF) som er standarden. Innholdet i formatet dekker regnskapslovens/bokføringslovens krav. Statens Standardformat (EHF), se Hammerfest kommune forventer å innføre ehandel i løpet av 2013/2014. Leverandøren må kunne tilby ehandel fra det tidspunkt kommunen innfører dette. Alternative betingelser kan avtales. Faktureringsadresse er: Hammerfest kommune, Fakturamottak, Postboks 1224, 9615 Hammerfest. 11