Forbedringsarbeid PPT Vest-Lofoten 2016/2017. Ann-Kristin og Caroline PPT Vest-Lofoten

Transkript

1 Forbedringsarbeid PPT Vest-Lofoten 2016/2017 Omstillingsprosjektet Bakgrunn Opprinnelig ønske fra Familieenheten: «Vi ønsker at PPT kommer med i kommunens forbedringsarbeid. Her er det flere involverte parter som bidrar til at ventelistene bare har økt, mange blir tilmeldt både fra barnehager og skoler bla, og det blir mindre tid til veiledning og anna arbeid i skolene slik tanken var. Hvordan er rutinene internt i PPT o.l. Viktig å få til endringer som alle involverte parter er med på» Utfordring: Vestvågøy ligger høyt på spesialundervisning sett oppimot sammenlignbare kommuner. Dette kommer frem i delrapport 5 som ligger her: p/organisasjon/omstillingsprosjektet/2123- arbeidsgruppene-har-levert-sine-rapporter 1

2 Rapport fra arbeidsgruppe oktober 2014 «Spesialpedagogiske tiltak barnehage og skole» Sammensetning arbeidsgruppe: Ann Kristin Isaksen (leder) Tor Arntzen (sekretær) Marianne Borgvatn (verneombud), Ingunn Abrahamsen (barnehage/adm) Steinar Horn (skole) Are Johansen (tidl. Kommunal FAU leder) Gøril Jenssen (tillitsvalgt) Britt Iren Walle (barnehage) Liv Laumann (kommunalsjef) Forbedringsarbeid? 2

3 Mål for forbedringsarbeidet i Vestvågøy kommune vi ønsker fornøyde brukere som mottar gode og tilpassede tjenester fra engasjerte og dyktige medarbeidere Opplæring Opplæring i forbedringsarbeid høsten

4 Del 1: Fokusintervju Hva fungerer bra i dag? Hva fungerer ikke bra i dag? Hver ansatt ble intervjuet av Cato og/eller Jo Bertil Del 2: Utfordringstre / Behovstre 0. Før-tilmeldings-fase 1.1. Samhandling/tilstedeværelse skole/barnehage 1.2. Avklare roller og rutiner, standardisere oppgaver 5. Annet 5.1. Scanning/arkivering/digitalt på plass innen 2017?? 5.2. Egen kompetanse 5.3. Plan for sosial samhandling (arbeidsmiljø) 5.4. Informasjon om Familieenheten og PPT 5.5. Selvbetjeningsløsninger/skjema 5.6. Tilrettelegging for ppt s arbeid ute på skolene 4

5 1. Tilmelding 1.2 For dårlig arbeid i forkant av tilmelding 1.3. Tilrettelegging / tilpasset undervisning / klasseledelse 1.4. Tilmeldings-skjema 1.5. Inntaksteam/vurderingsteam/fordele saker 2. Saksbehandling 2.1. Manglende / mangelfulle / utydelige rutiner og frister 2.2. Kommer for sent inn. Jobbe systemrettet / forebyggende? 2.3. Avklaring jf. etterarbeid etter sakkyndig vurdering 3. Kompetanse og ressurser i barnehage/skole 2.4. Krav til dokumentasjon v. overganger bhg/skole/etc. 3.1 For lite fagfolk i barnehagene 3.2. For lav kompetanse i skolen på spesialundervisning 3.3. Ressurser tildelt skolene men brukes ikke jf formålet 4. Organisering/samhandling 4.1. Tydeligere rolle for PPT 4.2. Prioritere og fordele arbeidsoppgaver Kartlegging av interessenter/ønsker ØNSKER: INTERESSENTER: Ønske 1: Utredning Ønske 2: Ressurser Ønske 3: Systemarbei d Ønske 4: Veiledning Ønske 5: Kvalitet Ønske 6: Raskt svar Interessent 1: Foreldrene Viktig Viktig Mindre Viktig Interessent 2: Barna Interessent 3: Barnehagen Ikke? Varierer Litt Vanskelig å svare på Litt Viktig Varierer Litt U Interessent 4: Skolen Viktig Viktig Varierer Interessent 5: BUP/andre off. inst Mindre Viktig Interessent 6: Arbeidsgiver 5

6 Mål (hentet fra samling ) 1. Unngå ventelister ved å forbedre arbeidsprosessen med tilmelding/utredning/tildeling 2. Redusere omfang av individuelle tiltak 3. Skape rom til forebyggende og systemretta tiltak Måleindikatorer: - redusert antall tilmeldinger - redusert tid fra mottak til behandlet - frigitt tid til systemretta tiltak -redusert antall aktive saker (lagt til ) Brukerundersøkelse Sendt til alle skole og barnehager i Vestvågøy, Flakstad og Moskenes Spørsmålene var knyttet til arbeidsprosessene i PPT Resultat presentert i april/mai 2016 Barnehagene: 9 av 22 styrere svarte Skolene: 15 av 22 rektorer og spesialpedagogiske koordinatorer /avdelingsledere som svarte 6

7 Brunpapirsesjon Hvitpapirsesjon Delte opp arbeidsprosessen i 4 faser Førtilmelding Henvisning og registrering Saksutredning og tilrådning Sakkyndig vurdering, sendt og avslutning Vi så på hva som fungerte og hva som ikke fungerte innenfor hver fase 7

8 Vi kan ikke jobbe med alle utfordringer på en gang derfor må vi velge hvilke områder som skal jobbes videre med Elementer å ta hensyn til i prioritering av forbedringsområder: Kost/nytte-effekt Risiko Enkelhet Bygging av motivasjon i organisasjonen Prosjektlogikk (rekkefølge/avhengigheter) Til slutt: Prioritering betyr å velge bort LAV HØY Effekt LAV Prioriteringsmatrise Prosjekt 9 5 Ligg unna Gjør først På vent Gjennomføringsevne HØY 8

9 Fokuser på problemer, hvor løsning gir størst effekt og som er enklest å implementere Problemer og løsninger, som krever spesifikk kompetanse og som ofte har et lengre tidsperspektiv Tunge problemstillinger, hvor innsatsen ikke kan rettferdiggjøre resultatet LAV Effekt HØY Prosjekt Prioriteringsmatrise LAV Gjennomføringsevne Gjør først Ligg unna På vent HØY Vi starter her Problemer med forholdsvis lette løsninger, som samles i en eller flere planer avhengig av antallet Prioriterte tiltak: FASE 1 - FØRTILMELDING 1. Tilmeldingsskjemaet forbedres (3) 2. Rutiner for før-tilmeldingsmøte(1a) 3. Presentere før-tilm.møte skole/bhg(1b) Avventes: 4. Innhold før-tilmeldingsmøte(2) LAV HØY Effekt LAV Prioriteringsmatrise Prosjekt 1 b Ligg unna Gjør først 1a På vent Gjennomføringsevne 2 3 HØY 9

10 Prioriterte tiltak: FASE 2 - TILMELDING 1. Digitalisering (5) 2. Postmøte (4) 3. Rutiner inntak og inntaksteam (6+7) Avventes: 4. Fordele saker direkte etter inntaksmøte (8) LAV HØY Effekt LAV Prioriteringsmatrise Prosjekt Ligg unna Gjør først På vent Gjennomføringsevne 8 HØY Prioriterte tiltak: FASE 3 SAKSUTREDNING/TILRÅDING 1. Innføre kontortid/skjerming (11) 2. Lage kriterier for prioritering av saker (10) 3. Oppstartsmøte (13) Prosjekt: 1. Rutine kartlegging flytskjema (12) På vent: 1. Ventetid, rutiner (9) LAV HØY Effekt LAV Prioriteringsmatrise Prosjekt 12 Ligg unna Gjør først På vent 9 Gjennomføringsevne HØY 10

11 Prioriterte tiltak: FASE 4 SAKKYNDIG VURD.+ AVSLUTTE SAK 1. Rutine for avslutning av saker (14) 2. Lage årshjul(18) 3. Definere/klargjøre PPT s rolle (15) 4. Rutiner fornying/retilmelding(16+17) Prosjekt: 4. Opprette spes.ped.team(19) LAV HØY Effekt LAV Prosjekt 19 Prioriteringsmatrise Ligg unna Gjør først På vent Gjennomføringsevne HØY Prioriteringer Henvisningsskjema- ansvarlig Caroline og Siri - Skjema klar til bruk Digitalisering arkiv ansvarlig Ann Kristin Skjermet kontortid ansvarlig Ann Kristin frist Klare rutiner for avslutning av saker-ansvarlig Ann Kristin

12 Høsten 2016 Henvisningsskjema systemarbeid, grunnskole og førskole utarbeidet + pedagogisk rapport grunnskole Informasjon rektormøte vedr. nye skjema Sendte ut informasjon til skoler og barnehager Utarbeidet informasjon til ny hjemmeside Vestvågøy kommune Opprettet inntaksteam (oppstart ) Innførte skjermet kontortid Opplæring i bruk av forbedringstavle Fra 1.januar 2017 til dags dato Skjermet mandager og laget en strukturert dagsplan Inntaksmøter Tavlemøter Postmøte Drøftingsmøte Internundervisning Tatt i bruk nye henvisningsskjema og pedagogisk rapport Informert i familieenheten og til lærere 12

13 Forbedringstavle PPT 13

14 14

15 15

16 16

17 17