SUMMONS OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING

Transkript

1 To the shareholders in SUMMONS OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING With reference to 7 of the Articles of Association, the board of directors hereby summon an extraordinary general meeting in to be held on 16 January 2013 at 12:00 pm The meeting will be held at Hotel Clarion Bergen Airport, Flyplassveien 555, 5255 Bergen, to discuss and resolve the following matters: 1. Opening of the meeting by the Chairman of the Board, Mr Hessel Halbesma presentation of the votes present 2. Election of a chairman of the meeting. The board proposes the Chairman of the Board to be elected. 3. Approval of the summons and the agenda 4. Election of at least one person to sign the minutes together with the chairman of the meeting 5. Election of a new board member The Board has been notified from Mr Ronald Peter Moolenaar that he resigns from his position as board member in due to personal reasons. The Board will propose to elect Mr James Hill as a new board member. Mr Hill is 51 years old, a Monaco resident and is a lawyer by profession. He holds board memberships in several other companies. The Board will invite the general meeting to adopt the following resolution on election of a new board member: Mr James Hill is elected as a new board member. Accordingly, the Board of Directors will be comprised as follows: Hessel Halbesma (chairman) Catharina Petronella Johanna Pos (member) James Hill (member) *** According to 8 of the Company s Articles of Association, shareholders wanting to attend the meeting must notify the company within 5 (business) days before the meeting or may otherwise be denied access. The final date for registration for this meeting is 10 January Please use the attached form. Notice of participation should be sent to: Att: Kathleen Nilsen PO box 463 N 5853 Bergen /1 1

2 Telefax: In accordance with 7 of the Articles of Association, documents to be considered at the general meeting will be posted on the company s web-page at least 21 days before the date of the meeting and will only be submitted physically (by mail) to those shareholders who specifically request it. A shareholder has the right to table draft resolutions for items included on the agenda and to require that members of the Board of Directors and the CEO in the General Meeting provide available information about matters which may affect the assessment of items which are presented to the shareholders for decision, and the company s financial situation, including information about activities in other companies in which the company participates, and other matters to be discussed in the General Meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the company. Shareholders who cannot attend, but who wish to be represented at the meeting, should use the attached form of Power of Attorney. Powers of attorney must be provided in writing (as originals or as truly certified copies), duly signed and dated. The following information and documents will be available at the company s web - page ( at least 21 days before the date of the meeting: a) The summons. b) The total number of shares and voting rights applicable at the date of the summons. c) Form of notice of attendance (Norwegian/English) d) Form of Power of Attorney (Norwegian/English) Bergen, 21 December 2012 For and on behalf of the Board of Directors of Hessel Halbesma Chairman of the Board of Directors /1 2

3 Til aksjeeiere i INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING I henhold til vedtektenes 7, innkaller styret med dette til ekstraordinær generalforsamling i Oceanteam Shipping ASA: 16. januar 2013 kl. 12:00 Møtet vil bli holdt på Hotel Clarion Bergen Airport, Flyplassveien 555, 5255 Bergen med følgende dagsorden: 1. Åpning av møtet ved styrets leder, Hessel Halbesma - opptegnelse av stemmer tilstede 2. Valg av møteleder Styret foreslår at styrets leder velges. 3. Godkjennelse av innkallingen og dagsorden 4. Valg av minst én person til å medundertegne protokollen sammen med møteleder 5. Valg av nytt styremedlem Styret har mottatt melding om at styremedlem Ronald Peter Moolenaar ønsker å fratre av personlige årsaker. Styret vil foreslå at James Hill velges som nytt styremedlem. Hill er 51 år, bor i Monaco og er advokat. Han har flere styreverv i andre selskaper. Styret vil invitere generalforsamlingen til å treffe slikt vedtak om valg av nytt styremedlem: James Hill velges som nytt styremedlem. Etter dette vil styret bestå av: Hessel Halbesma (styrets leder) Catharina Petronella Johanna Pos (styremedlem) James Hill (styremedlem) *** I samsvar med vedtektenes 8, må aksjeeiere som ønsker å møte gi tilbakemelding til Selskapet innen 5 dager før møtet, ellers kan adgang bli nektet. Siste frist for registrering for generalforsamlingen er 10. januar Vennligst bruk vedlagte skjema. Melding om deltagelse sendes til: Att: Kathleen Nilsen PO box 463 N 5853 Bergen Telefax: E-post: kathleen@oceanteam.no /1 3

4 I samsvar med vedtektenes 7, vil relevante dokumenter bli lagt ut på Selskapets nettsider minst 21 dager før dato for generalforsamling og vil kun bli oversendt fysisk (per post) til de aksjeeiere som ber om dette særskilt. En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse, og selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for selskapet. Aksjeeiere som er forhindret fra å møte, men som ønsker å være representert på generalforsamlingen, kan bruke vedlagte fullmakt. Fullmakter må være skriftlige (som original eller bekreftet kopi), signert og datert. Følgende informasjon og dokumentasjon vil være tilgjengelig på Selskapets nettsider ( senest 21 dager før dato for generalforsamlingen: a) Innkallingen. b) Antall aksjer og stemmer på dato for innkallingen. c) Skjema for deltagelse (norsk/engelsk) d) Skjema for fullmakt (norsk/engelsk) Bergen, 21. desember 2012 På vegne av styret i Hessel Halbesma Styreleder i /1 4

5 PÅMELDING EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING 16 JANUAR 2013 I OCEANTEAM SHIPPING ASA Varsel om at De vil delta i den ekstraordinære generalforsamlingen 16. januar 2013 kan gis på denne møteseddel. Melding må være i hende senest 10. januar Adresse: c/o Kathleen Nilsen, Postboks 463, 5853 BERGEN, fax , kathleen@oceanteam.no. Dersom De etter påmelding skulle bli forhindret fra å møte, kan skriftlig og datert fullmakt leveres i generalforsamlingen. Undertegnede vil møte i den ekstraordinære generalforsamlingen i den 16. januar 2013 og (sett kryss): Avgi stemme for mine/våre aksjer Avgi stemme for aksjer i følge vedlagte fullmakt(er) dato sted aksjeeiers underskrift NOTICE OF ATTENDENCE EXTRAORDINARY GENERAL MEETING 16 JANUARY 2013 OCEANTEAM SHIPPING ASA Notice of attendance at the extraordinary General Meeting on 16 January 2013 can be sent using this attendance slip. The notice must have been received by no later than 10 January Address: c/o Kathleen Nilsen,Postboks 463, 5853 BERGEN, fax , kathleen@oceanteam.no. If you are unable to attend after you have registered, a written and dated proxy can be submitted at the General Meeting. The undersigned will attend the extraordinary General Meeting of 16 January 2013 and (check-off): Vote for my/our shares Vote for shares pursuant to the enclosed proxy(ies) date place Shareholder s signature /1 5

6 FULLMAKT EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING 16 JANUAR 2013 I OCEANTEAM SHIPPING ASA Hvis De selv ikke møter i den ekstraordinære generalforsamlingen 16. januar 2013, kan De møte ved fullmektig. De kan da benytte dette fullmaktskjema. Undertegnede aksjeeier i gir herved (sett kryss): Styrets leder Hessel Halbesma eller den han bemyndiger Navn på fullmektig fullmakt til å møte og avgi stemme for mine/våre aksjer på ekstraordinær generalforsamling i Oceanteam Shipping ASA den 16. januar Dersom det er sendt inn fullmakt uten å navngi fullmektigen, anses fullmakten gitt til styrets nestleder eller den han bemyndiger. Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme for forslagene i innkallingen, likevel slik at fullmektigen avgjør stemmegivningen i den grad det blir fremmet forslag i tillegg til eller til erstatning for forslagene i innkallingen. Sak: For Mot Avstår Fullmektigen avgjør stemmegivningen 2. Valg av møteleder. 3. Godkjennelse av innkallingen og dagsorden 4. Valg av mint én person til å medundertegne protokollen sammen med møteleder 5. Valg av James Hill som nytt styremedlem Aksjeeierens navn og adresse: Dato sted aksjeeiers underskrift /1 6

7 PROXY EXTRAORDINARY GENERAL MEETING 16 JANUARY 2013 OCEANTEAM SHIPPING ASA If you are not able to attend the extraordinary general meeting 16 January 2013, you can be represented by way of proxy. Please use this proxy form. The undersigned shareholder in hereby grants (check-off): The Chairman of the Board of Directors Hessel Halbesma or the person he appoints Name of proxy proxy to meet and vote for my/your shares at the General Meeting of 16 January If the proxy form is submitted without stating the name of the proxy, the proxy will be deemed to have been given to the Chairman of the Board of Directors or the person he authorises. The votes shall be cast in accordance with the instructions below. Please note that if the alternatives below are not ticked off, this will be deemed to be an instruction to vote in favour of the proposals in the notice, provided, however, that the proxy determines the voting to the extent proposals are put forward in addition to, or instead of, the proposals in the notice. Items: In favour Against Abstention At Proxy s discretion 2. Election of a chairman of the meeting 3. Approval of the summons and the agenda 4. Election of at least one person to sign the minutes together with the chairman of the meeting 5. Election of Mr James Hill as a new board member The name and address of the shareholder: Date Place Shareholder s signature /1 7