In case of discrepancy between the Norwegian language original text and the English language translation, the Norwegian text shall prevail

Transkript

1 In case of discrepancy between the Norwegian language original text and the English language translation, the Norwegian text shall prevail Til aksjeeierne i Eitzen Maritime Services ASA INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING Ordinær generalforsamling i Eitzen Maritime Services ASA ( Selskapet ) avholdes 14. juni 2012 kl i selskapets lokaler i Nesveien 15, 1305 Haslum, Norway. To the shareholders of Eitzen Maritime Services ASA NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING The shareholders in Eitzen Maritime Services ASA (the Company ) are hereby summoned to the annual general meeting on 14 June 2012 at 10:00 AM at the Company s office in Nesveien 15, 1305 Haslum, Norway. Selskapets styre har fastsatt følgende forslag til dagsorden: 1. Åpning av møtet ved styreleder og opptak av fortegnelse over møtende aksjeeiere og fullmakter 2. Valg av møteleder og én person til å medundertegne protokollen 3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden 4. Godkjennelse av årsberetning og regnskap for Fastsettelse av godtgjørelse til selskapets revisor 6. Fastsettelse av godtgjørelse til styrets medlemmer 7. Styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte 8. Endring av selskapets navn og dertil endring av vedtektene 9. Valg av styre 10. Valgkomité a) Valg av medlemmer til valgkomitéen b) Fastsettelse av komitéens godtgjørelse The board of directors of the Company proposes the following agenda: 1. Opening of the meeting by the chairman of the board including the registration of attendance of shareholders present and power of attorneys 2. Election of a person to chair the meeting and a person to co-sign the minutes 3. Approval of notice and agenda 4. Approval of the Annual Report and Accounts for Approval of remuneration to the company s auditor 6. Approval of remuneration to the board members 7. The Board s statement regarding determination of remuneration to the CEO and senior management 8. Change of the Company s name and corresponding change of the articles of association 9. Election of members of the Board of Directors 10. Nomination committee a) Election of members to the Nomination Committee b) Approval of the Committee s remuneration Selskapets årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning for 2011 er tilgjengelig for aksjonærene på Selskapets kontor samt på Selskapets nettside Forslag til punkt 6, redegjørelsen til punkt 7, forslag til nytt navn under pkt 8, forslag til kandidat(er) under punkt 9 og forslag til kandidat(er) og godtgjørelse under punkt 10 vil være tilgjengelig på selskapets nettside i god tid, og senest en uke, før generalforsamlingen. 1/8 The Company s Annual accounts, annual report and auditor s report for 2011 are available at the Company s offices and on the website Proposal for item 6, the statement under item 7, proposal for new company name under item 8, proposal for candidate(s) under item 9 and proposal for candidate(s) and remuneration under item 10 will be available on the company s website in due course, at the latest one week before the annual general meeting.

2 Aksjeeiere har i forbindelse med en generalforsamling rett til å: - Møte i generalforsamling, enten personlig eller ved fullmektig. - Tale på generalforsamlingen. - Ta med én rådgiver og gi denne talerette. The shareholders have the following rights in regards to the general meeting: - Participation in the general meeting, either personally or by a proxy - Speaking at the general meeting. - The right to be assisted by an adviser and give one advisor the right to speak. - Kreve opplysninger av styrets medlemmer og administrerende direktør på selskapets generalforsamling etter de nærmere bestemmelser i allmennaksjeloven Få behandlet spørsmål på generalforsamling som vedkommende har meldt skriftlig til styret i så god tid at saken enten kan tas med i innkallingen, eller, dersom det er minst tre uker igjen til generalforsamling, slik at det kan sendes ut ny innkalling. - Demand that the members of the board and the chief executive officer provide information at the Company s general meeting in accordance with the regulations in the Norwegian Public Limited Companies Act section To have questions considered and resolved on the general meeting given that the shareholder, in due time, has sent a written request to the board in order for the issue to be included in the notice, or, if there is more than three weeks until the meeting, a new notice may be circulated. - Fremme forslag til vedtak i de saker som generalforsamlingen skal behandle. - Shareholders have the right to suggest resolutions in matters that are before the general meeting. Aksjeeiere som ønsker å delta på generalforsamlingen, enten ved personlig fremmøte eller ved fullmektig, bes vennligst om å returnere henholdsvis vedlagte møteseddel og/eller fullmaktskjema i utfylt, datert og signert stand til Eitzen Maritime Services ASA, Postboks 1794 Vika, 0122 Oslo, bhl@ems-asa.com slik at det er Selskapet i hende innen 13. juni 2012 kl Fullmakt kan, om ønskelig, gis til styrets leder Ola Røthe, eller den han bemyndiger. Avgitte fullmakter må også medbringes i original på generalforsamlingen. The shareholders who will participate in the general meeting, either by personal attendance or by an authorized representative, are requested to return a completed, dated and signed copy of the enclosed attendance form and/or the enclosed proxy form to Eitzen Maritime Services ASA, P.O Box 1794 Vika, 0122 Oslo, bhl@ems-asa.com so that it is received by the Company no later than 13 June 2012 at 1 PM. A power of attorney may be given to the chairman of the board, Ola Røthe or whoever he empowers. All original power of attorneys must be brought to the general meeting. Oslo, 23. mai 2012 Med vennlig hilsen, for styret i Eitzen Maritime Services ASA Ola Røthe Styreleder Oslo, 23 May 2012 Kind regards, on behalf of the board of directors in Eitzen Maritime Services ASA Ola Røthe The Chairman of the board of directors 2/8

3 MØTESEDDEL OG FULLMAKTSSKJEMA Vi henstiller til aksjeeiere som vil møte på generalforsamlingen om å fylle ut og undertegne vedlagte møteseddel. Vi henstiller til aksjeeiere som ønsker å bemyndige andre til å møte og avgi stemme for seg om å fylle ut og undertegne vedlagte fullmaktsskjema. Dersom fullmaktsskjemaet undertegnes uten angivelse av navnet til fullmektigen eller til styrets leder eller den han bemyndiger, vil selskapet påføre navnet til daglig leder eller et av styremedlemmene. Aksjeeieren anses i så fall å ha gitt vedkommende fullmakt til å møte og å avgi stemme for seg. Utfylt og undertegnet møteseddel og/eller fullmaktsskjema bes returnert innen 13. juni 2012, kl til: Eitzen Maritime Services ASA Postboks 1794 Vika 0122 Oslo Norge bhl@ems-asa.com Fullmaktsskjemaet må også medbringes i original på generalforsamlingen. ATTENDANCE FORM AND POWER OF ATTORNEY We request all shareholders who intend to participate in the general meeting to complete and sign the enclosed attendance form. We request all shareholders who intend to authorize a representative to participate in the general meeting and vote on their behalf to complete and sign the enclosed power of attorney. In the event that the power of attorney is signed without stating the name of the proxy or the chairman of the board or whoever he empowers, the Company will include the name of the general manager or one of the board members. The shareholder will be regarded to have given the person in question the right to attend the meeting and vote on its behalf. A completed attendance form and/or power of attorney shall be returned within 13 June 2012, at 1 PM to the following address: Eitzen Maritime Services ASA P.O. Box 1794 Vika 0122 Oslo Norway bhl@ems-asa.com The original power of attorney must also be brought to the general meeting. 3/8

4 MØTESEDDEL Navn/Firma: Kontaktperson: Adresse: Undertegnede vil møte i den ordinære generalforsamling i Eitzen Maritime Services ASA 14. juni 2012, kl og avgi stemme for:.. antall.. antall egne aksjer andres aksjer i henhold til vedlagte fullmakt(er) I alt for.. aksjer antall Sted og dato Underskrift (gjentas med blokkbokstaver) Eventuelle fullmakter til å møte og avgi stemme for andre vedlegges og tas med i original på generalforsamlingen ATTENDANCE FORM Name/Company Contact person: Address: The undersigned shareholder will be participating in the annual general meeting in Eitzen Maritime Services ASA on 14 June 2012 at 10:00 AM, and vote on behalf of:.. number.. number of my/our shares of other shareholders shares in accordance with the enclosed power of attorney(s) In total.. shares number Place and date Signature (please repeat name with capital letters) The completed and original power of attorney(s) given in order to attend and vote on behalf of (a) other shareholder(s) must be brought to the general meeting. 4/8

5 FULLMAKTSSKJEMA Navn/Firma: Kontaktperson: Adresse: Undertegnede:.. (navn med blokkbokstaver) gir herved fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling i Eitzen Maritime Services ASA den 14. juni 2012 kl for mine/våre.. Aksjer Antall til: Styrets leder, Ola Røthe (sett inn navn) Dersom det ikke er krysset av for noen av alternativene ovenfor, vil fullmakten bli ansett gitt til styrets leder eller den han bemyndiger. Dersom fullmakt er gitt til styrets leder eller den han bemyndiger har denne adgang til å gi et annet medlem av styret eller ledelsen rett til å representere, og avgi stemme for, aksjene som fullmakten omfatter. Dersom aksjonæren ønsker det kan stemmeinstruksen nedenfor fylles inn og sendes selskapet. Fullmektigen vil da besørge stemmegivning i henhold til stemmeinstruksen. Stemmeinstruks: Vedtak 2. Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen 3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden Stemmer for Stemmer mot Avstår fra å stemme 4. Godkjennelse av årsberetning og årsregnskap for Fastsettelse av godtgjørelse til selskapets revisor 6. Fastsettelse av godtgjørelse til styrets medlemmer 7. Styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte 8. Endring av selskapets navn og dertil endring av vedtektene 9. Valg av styre 10. Valgkomité a) Valg av medlemmer til valgkomitéen b) Fastsettelse av komitéens godtgjørelse Dersom det er gitt stemmerettsinstruks gjelder følgende: -Dersom det er krysset av for Stemmer for innebærer det en instruks til fullmektigen om å stemme for forslaget i innkallingen, med de endringer som styret, styrets leder, møteleder eller valgkomiteen måtte foreslå. Ved eventuelle endringer i forhold til de forslag som fremgår av innkallingen, kan fullmektigen etter eget skjønn avstå fra å stemme for aksjene. -Dersom det er krysset av for Stemmer mot innebærer det en instruks til fullmektigen om å stemme mot forslaget i innkallingen, med de endringer som styret, styrets leder, møteleder eller valgkomiteen måtte foreslå. Ved eventuelle 5/8

6 endringer i forhold til de forslag som fremgår av innkallingen, kan fullmektigen etter eget skjønn avstå fra å stemme for aksjene. -Dersom det er krysset av for Avstår fra å stemme innebærer det en instruks til fullmektigen om ikke å avgi stemme for aksjene. - Dersom det ikke krysses av for noe alternativ, innebærer det at fullmektigen står fritt til å avgjøre hvordan det skal stemmes for aksjene. -Ved avstemninger over saker som ikke fremgår av innkallingen, men som lovlig tas opp til avgjørelse ved generalforsamlingen står fullmektigen fritt til å avgjøre hvordan det skal stemmes for aksjene. Det samme gjelder avstemning over formelle forhold, f.eks. avstemningsrekkefølge eller avstemningsform. - Dersom aksjonæren har innsatt annen fullmektig enn styrets leder og ønsker å gi vedkommende instruks om stemmegivning er dette et forhold mellom aksjonæren og fullmektigen som er selskapet uvedkommende. For dette tilfellet påtar selskapet seg ikke ansvar for å kontrollere om fullmektigen avgir stemme i henhold til instruksen. Sted og dato Underskrift Dersom fullmakten gis i henhold til signatur, må firmaattest vedlegges 6/8

7 POWER OF ATTORNEY Name/Company: Contact person: Address: The undersigned:..(please provide name in capital letters) gives hereby an authorization to attend and vote at the annual general meeting of Eitzen Maritime Services ASA on 14 June 2012 at 10:00 AM. for mine/our shares. number to: Chairman of the board of directors, Ola Røthe (please insert name of proxy) If neither of the alternative boxes above is marked with a cross, the power of attorney will be deemed to have been given to the chairman of the board of directors or whoever he empowers. If the power of attorney is given to the chairman of the board of directors or whoever he empowers, he/she may give another member of the board or the Company s management the right to represent, and vote, on behalf of the shares that is covered by the power of attorney. The shareholder may provide instructions in the table below as to how the proxy shall vote with respect to each item on the agenda and send the instructions to the Company. The proxy will arrange for the vote to be given in accordance with the provided instructions. Voting instructions: Item Votes for Votes against 2. Election of chairman of the meeting and a person to co-sign the minutes 3. Approval of notice and agenda 4. Approval of the annual report and annual accounts for Approval of remuneration to the company s auditor 6. Approval of remuneration to the Board members 7. The Board s statement regarding determination of remuneration to the CEO and senior management 8. Change of the Company s name and corresponding change of the articles of association No vote 9. Election of Board of Directors 10. Nomination committee a) Election of members to the Nomination committee b) Approval of the Committee s remuneration 7/8

8 In the event that voting instructions are given, the following applies: - If Votes for is marked with a cross the proxy is instructed to vote for the proposal in the notice, with the amendments that the board of directors, the chairman of the board of directors, the chairman of the meeting, or the election committee proposes. In the event there is any amendments related to the proposals that appears in the notice, the proxy may at its own discretion, decide not to vote. - If Votes against is marked with a cross the proxy is instructed to vote against the proposal in the notice with the amendments that the board of directors, the chairman of the board of directors, the chairman of the meeting, or the election committee proposes. In the event there is any amendments related to the proposals that appears in the notice, the proxy may at its own discretion, decide not to vote. - If No vote is marked with a cross the proxy is instructed not to vote in regards to the specific item. - In the event that none of the above alternatives are marked with a cross, the proxy may, at its own discretion, vote as the proxy see fit. - Voting in regards to items not included in the agenda, but nevertheless legally proposed and discussed in the meeting, gives the proxy right to vote as it see fit. The same applies to voting in regards to formal issues such as the sequence - and form of voting. - In the event that the shareholder has given the power of attorney to someone other than the chairman of the board of directors, and wants to give the person in question instructions to vote, this is regarded a matter between the shareholder and the proxy and will not be relevant to the Company. The Company will, under no circumstances, be responsible to ensure that the proxy votes in accordance with the instructions given to him/her by the shareholder. Place and date Signature In the event that the power of attorney is given in relation to the person holding signature rights of a company, the articles of incorporation must be enclosed. 8/8