NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING INKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING 1. OPENING OF THE GENERAL MEETING AND REGISTERING THE ATTENDEES

Transkript

1 Til aksjonærene, styret og revisor i Optin Bank ASA. Oslo, 18. April 2018 To the shareholders, the board of directors and auditor of Optin Bank ASA. Oslo, 18. April 2018 INKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING Det innkalles herved til ordinær generalforsamling i Optin Bank ASA («selskapet») Sted: Munkedamsveien 53B, 0250 Oslo Tid: 3. mai 2018, kl. 11:00 Følgende saker står på agendaen: NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING Notice is hereby served of the ordinary general meeting of Optin Bank ASA the («Company») Place: Munkedamsveien 53B, 0250 Oslo Time: 3. May 2018, at 13:00 (CET) The following items are on the agenda: 1. ÅPNING AV MØTET OG REGISTERERING AV FREMMØTE 2. VALG AV MØTELEDER 3. VALG AV PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDER 4. GODKJENNELSE AV INKALLING OG AGENDA 5. GODKJENNING AV ÅRSREGNSKAPET OG ÅRSBERETNINGEN FOR BANKEN FOR GODKJENNING AV HONORAR TIL BANKENS REVISOR FOR STYRETS ERKLÆRING OM FASTSETTELSE AV LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE 8. STYREFULLMAKT TIL KAPITALFORHØYELSE OG KJØP AV EGNE AKSJER I FORBINDELSE MED BONUSORDNING OG AKSJEKJØPSPROGRAM FOR ANSATTE 1. OPENING OF THE GENERAL MEETING AND REGISTERING THE ATTENDEES 2. ELECTION OF A CHAIRPERSON 3. ELECTION OF A PERSON TO CO SIGN THE MINUTES WITH THE CHAIRPERSON 4. APPROVAL OF THE NOTICE AND AGENDA 5. APPROVAL OF ANNUAL ACCOUNTS AND REPORT FOR THE BANK FOR APPROVAL THE REMUNERATION FOR THE BANKS AUDITOR FOR THE BOARD OF DIRECTORS STATEMENT OF REMUNERATION FOR LEADING EMPLOYEES 8. BOARD AUTHORISATION FOR SHARE CAPITAL INCREASE AND PURCHASE OF OWN SHARES IN CONNECTION WITH BONUS AND SHARE PURCHASE PROGRAM FOR EMPLOYEES

2 9. TEGNINGSRETTSPROGRAM FOR LEDENDE ANSATTE 10. VALG AV MEDLEMMER TIL VALGKOMITE 11. VALG AV VARAMEDLEMMER TIL STYRET 12. VALG AV TO STYREMEDLEMMER TIL GJENVALG 13. FASTSETTELSE AV HONORAR TIL STYRETS MEDLEMMER 14. STYRETS ERKLÆRING OM TRANSAKSJONER MELLOM NÆRSTÅENDE PARTER Vedlegg til innkallingen vil bli tilgjengelige på Vedlegg 1 Påmeldingsskjema og fullmaktsskjema, også vedlagt denne innkalling. Vedlegg 2 Sak 5 Vedlegg 3 Sak 7 Vedlegg 4A Sak 9 Vedlegg 4 Sak 8 og 9 Vedlegg 5 Sak 10,11, 12 og 13 Vedlegg 6 Sak WARRANTS PROGRAM 10. ELECTION OF MEMBERS TO THE NOMINATION COMMITTEE 11. ELECTION OF DEPUTIES TO THE BOARD OF DIRECTORS 12. ELECTION OF TWO BOARD MEMEBRS FOR REELECTION 13. DETERMINATION OF THE REMUNERATION FOR THE BOARD OF DIRECTORS 14. THE BOARD OF DIRECTORS STATEMENT ON TRANSACTIONS BETWEEN RELATED PARTIES Appendixes to the agenda items will be available at Appendix 1 Registration form and proxy, also attached in the notice. Appendix 2 Item 5 Appendix 3 Item 7 Appendix 4A Item 9 Appendix 4 Item 8 and 9 Appendix 5 Item 10,11,12 and 13 Appendix 6 Item 14 Oslo, 18 April 2018, for the Chairman of the board of directors Ole Tandbeg

3 VEDLEGG 1 - INNKALLING TIL GENERALFORSAMLING 3. MAI 2018 OPTIN BANK ASA PÅMELDINGSSKJEMA Aksjonærer som ønsker å stille på generalforsamlingen i Optin Bank ASA, torsdag 3. mai 2018 kl 11:00 i bankens egne lokaler, Munkedamsveien 53B, 0250 Oslo, bes om å fylle ut dette påmeldingsskjemaet, signere og returnere til banken innen 30. april Optin Bank ASA Munkedamsveien 53B, 0250 Oslo Eller epostadresse gf@optinbank.no Undertegnede vil stille til generalforsamlingen i Optin Bank ASA torsdag den 3. mai 2018 klokken 11:00 og avgi stemme for: Antall egne aksjer: Antall aksjer iht. fullmakt Sted/dato: Navn/Firma: (STORE BOKSTAVER) Aksjonær: (SIGNATUR) FULLMAKT UTEN STEMMEINNSTRUKS Aksjonær som ikke selv har anledning til å møte på generalforsamlingen kan møte ved signert fullmakt. Fullmakten må være utfylt og signert, og sendes inn til ovennevnte kontaktinformasjon innen 30. april Originalen av signert fullmakt må være medbrakt til selve generalforsamlingen. Undertegnede aksjonær i Optin Bank ASA gir med dette fullmakt til nedenstående til å møte og avgi stemme for mine/vår vegne aksjer under generalforsamlingen i Optin Bank ASA den 3. mai 2018 klokken 11:00. Dersom fullmakten gis på vegne av firma vedlegges firmaattest. Sted/dato: Navn på aksjonær Navn på fullmektig

4 FULLMAKT MED STEMMEINNSTRUKS Denne fullmakt seddelen gjelder fullmakt med stemmeinstruks. De kan gi fullmakt til den de bemyndiger. Fullmakten må være datert og signert og i Optin Bank ASA i hende seneste 30. april 2018, klokken 16:00. Fullmakten kan sendes per e-post til gf@optinbank.no eller per post til Optin Bank ASA, Munkedamsveien 53B, 0250 Oslo. Undertegnede: Gir herved: (sett kryss på en) Styrets leder (eller vedkommende hun/han bemyndiger), eller (Fullmektigens navn med blokkbokstaver) Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme for forslaget i innkallingen. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Fullmektigen vil i så fall legge en for fullmektigen rimelig forståelse til grunn. Det samme gjelder dersom det er tvil om forståelsen av instruksen. Dersom en slik tolkning ikke er mulig, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme. AGENDA FOR GENERALFORSAMLING 2018 For Mot Avstå 1. ÅPNING AV MØTET OG REGISTERERING AV FREMMØTE 2. VALG AV MØTELEDER 3. VALG AV PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDER 4. GODKJENNELSE AV INKALLING OG AGENDA 5. GODKJENNING AV ÅRSREGNSKAPET OG ÅRSBERETNINGEN FOR OPTIN BANK ASA FOR GODKJENNING AV HONORAR TIL BANKENS REVISOR FOR STYRETS ERKLÆRING OM FASTSETTELSE AV LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE 8. STYREFULLMAKT TIL KAPITALFORHØYELSE OG KJØP AV EGNE AKSJER I FORBINDELSE MED BONUSORDNING OG AKSJEKJØPSPROGRAM FOR ANSATTE 9. TEGNINGSRETTSPROGRAM FOR LEDENDE ANSATTE 10. VALG AV MEDLEMMER TIL VALGKOMITE 11. VALG AV TO VARAMEDLEMMER TIL STYRET 12. VALG AV TO STYREMEDLEMMER TIL GJENVALG 13. FASTSETTELSE AV HONORAR TIL STYRET 14. STYRETS ERKLÆRING OM TRANSAKSJONER MELLOM NÆRSTÅENDE PARTER Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)

5 APPENDIX 1 NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING 3. MAY 2018 OPTIN BANK ASA REGISTRATION FORM Shareholders who wishes to attend the general meeting in Optin Bank ASA, Thursday 3. May 2018 at 11:00 at the banks own offices, Munkedamsveien 53B, 0250 Oslo, are requested to complete this registration form, sign, and return the form to the bank by 30. April Optin Bank ASA Munkedamsveien 53B, 0250 Oslo Or address gf@optinbank.no Yours truly will attend the general meeting for Optin Bank ASA, Thursday 3. May 2018 at 11:00 and vote based upon Number of own shares: No. of shares according to attorney Place/date: Name/Company: (CAPITAL LETTERS) Shareholder: (SGNATURE) PROXY WITHOUT VOTING INSTRUCTIONS Shareholder whom themselves cannot attend the general meeting may attend via a signed letter of attorney. The attorney must be filled out, signed, and sent to the abovementioned contact information by the 30. April The original must also be provided at the general meeting. Yours truly shareholder in Optin Bank ASA hereby authorizes below mentioned to meet and vote on my/our behalf of shares during the general meeting in Optin Bank ASA on 3. May 2018, at 11:00. If the attorney is provided on the behalf of a company, a certificate of registration must be attached. Place/date: Shareholder name Proxy name

6 PROXY WITH VOTING INSTRUCTIONS This proxy is applicable with voting instructions. You may approve a proxy to whom you so choose. The proxy must be dated and signed, and in Optin Banks possession at the latest on the 30. April 2018, 16:00. The proxy can be sent via to gf@optinbank.no or by mail to Optin Bank ASA, Munkedamsveien 53B, 0250 Oslo. Signatory: Hereby provide: (select one) Chairman of the board (Or the person he or she grants attorney), or (The proxys name in capital letters) Voting shall occur in accordance with the instructions provided below. If no selection is made in the table below, an automatic vote of For will be included in the proposal in the invitation. If an additional item, or a change to an existing item is proposed in the invitation, the proxy will decide the vote. The proxy will in such incidents apply a reasonable decision for the vote. The same principle is applicable if a doubt of the voting instruction occurs. If such a reasonable interpretation is not possible, the proxy may abstain from voting. AGENDA FOR GENERALFORSAMLING 2018 For Against Abstain 1. OPENING THE GENERAL MEETING AND REGISTERING THE ATTENDEES 2. ELECTION OF A CHAIRPERSON 3. ELECTION OF A PERSON TO CO SIGN THE MINUTES WITH THE CHAIRPERSON 4. APPROVAL OF THE NOTICE AND AGENDA 5. APPROVAL OF ANNUAL ACCOUNTS AND REPORT FOR THE BANK FOR APPROVAL THE REMUNERATION FOR THE BANKS AUDITOR FOR THE BOARD OF DIRECTORS STATEMENT OF REMUNERATION FOR LEADING EMPLOYEES 8.BOARD AUTHORISATION FOR SHARE CAPITAL INCREASE AND PURCHASE OF OWN SHARES IN CONNECTION WITH BONUS AND SHARE PURCHASE PROGRAM FOR EMPLOYEES 9.WARRANTS PROGRAM 10.ELECTION OF MEMBERS TO THE NOMINATION COMMITTEE 11.ELECTION OF DEPUTIES TO THE BOARD OF DIRECTORS 12.ELECTION OF TWO BOARD MEMEBRS FOR REELECTION 13.DETERMINATION OF THE REMUNERATION FOR THE BOARD OF DIRECTORS 14.THE BOARD OF DIRECTORS STATEMENT ON TRANSACTIONS BETWEEN RELATED PARTIES Place Date Shareholder signature (Signed only with proxy)