Velkommen! Kulturarrangement og festivalar

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Velkommen! Kulturarrangement og festivalar"

Andrea Aase
8 år siden
Visninger:

1 Velkommen! Kulturarrangement og festivalar 10:15 11:00 Ide og konseptutvikling 11:00 11:30 Pause med kaffi & frukt Utsjekk av rom 11:30 12:30 Arrangementsteknikk, gjennomføring og evaluering

2 Stikkord for dagen Motivasjon Mål Konsept Organisasjon Økonomi Markedsføring Frivillighet / crew Sikkerhet Arrangmentsteknikk Evaluering

3 Gunn Hernes Utdannet høgskolekandidat i Kulturarbeid Stiftet og driver produksjons selskapet M-A-P Bergen Live Bergenfest og Bergenfest UNG winter guests / Alan Øyen zero visibility corp. / Ina Christel Johannesen Vakt og sikkerhetssjef på Periferifestivalen

4 Motivasjon Hva vil du? Hvorfor vil du det? Hvem vil du nå? Hvor mye tid har du?

6 Mål Hvorfor skal prosjektet gjennomføres? Hva er hensikten? Hvilke effekter ønskes oppnådd? Hvem er deltagere og hvem er publikum? Hvordan skal sluttresultatet se ut? Hva skal være gjort for å oppnå suksess? Kan oppsummeres til. 6

7 Et mål skal være SMART Spesifikt Målbart Aksjonsrettet Realistisk Tidsberammet

8 Konseptutvikling Publikum Målsetting Økonomisk Kulturelt Politisk Sosialt Målgruppe Geografisk Alder Sosiologisk Konsept Størrelse Profil Design Forankring Samarbeidspa -rtnere Organisasjon Frivillige

9 Identitet - Stedsidentitet - Verdiidentitet - Programidentitet - Arenaidentitet Bygdalarm

10 Organisasjonen

11 Organisasjonskart STIFTER/ KONSEPT v/styret Leder Kontor/ bemanning Sponsor/ Satellitt- Økonomi Booking Komm. Grafisk Teknisk Område Hospitality Mat/drikke søknader element Frivillige

12 Økonomi

13 Økonomi

14 Sekretariat Booking Økonomi Teknisk Område Frivillige PR Hospitality Mat/drikke Mearch UTGIFTER

15 Inntekter Billettinntekter Offentlig støtte Sponsor Barter (bytteavtaler) Mat/drikke/salg

16 MARKEDSFØRING Merkevare Konsept Fasade Særegenheter Beste markedsføring er opplevelsen

17 Markedsføring Markedsføringsplan Hvem vil du nå Hjemmeside Annonsering Media

18 Tommelfingerregel: Private aktører ønsker alltid å få noe mer igjen enn det de gir! Men det trenger ikke nødvendigvis være i form av økt omsetning men tilgang til et marked, profilering, kundepleie, interne forhold, tilgang til lokalmiljø, forbedre image, vise samfunnsansvar

19 VIRKEMIDDEL Jungeltelegrafen Plakater Hjemmeside Facebook Flyers Annonser Radio Konkurranser Rabatter Redaksjonell omtale Intervjuer Spillelister Nabovarsel Blogger TV Forsalg Youtube Kreativ markedsføring

20 VERDI AV MARKEDSFØRING Nå publikum Sponsoreffekt Markedsføre stedet/kommunen Skape identitet

21 Bergenfest BARN Foto: Sandra Jecmerica

22 Mobilisering av frivillige Lokalt nettverk Regionalt nettverk Kompetansenettverk Tenk gjennom bytteforholdet arrangør-frivillig

23 FØR DERE BEGYNNER Definering av arrangement, profil og målgruppe Kartlegging av behov av kompetanse og arbeidskraft Økonomisk og praktisk utredelse ift godtgjørelse Opprettelse av fremdriftsplan Utarbeidelse av informasjon om arbeidsforhold Scenarietenking Begrepsutvikling (eks Runnere, Delta Force, NinjaFix)

24 Frivillighetshjulet Opplæring Rekruttering Planlegging Tilbakemelding Gjennomføring Evaluering

25 SIKKERHET / TRYGGHET Sikkerhet er en grunnleggende del av et arrangement, og en arrangør har et stort ansvar overfor artist, medarbeidere og publikum. Sikkerhet krever planlegging og tilrettelegging. Dette arbeidet vil være avgjørende for den endelige gjennomføringen

26 TRYGGHET En risikoanalyse utføres for å avdekke risikoen knyttet til et tiltak, en aktivitet, et system eller en situasjon. Hensikten er å fremskaffe grunnlag for beslutninger. På bakgrunn av analysen kan man da gjøre en risikoevaluering og velge å la være å gjøre aktiviteten, eller iverksette risikoreduserende tiltak som gjør at aktiviteten likevel kan gjennomføres.

27 Risikoanalysen gjennomføres grovt sett ved å svare på tre grunnleggende spørsmål: 1. Hva kan gå galt? 2. Hva er sannsynligheten for at det skjer? 3. Hvilke konsekvenser kan det medføre hvis det skjer?

28 Hovedmål for sikkerhet og trygghet Publikum skal nødvendig trygghet Arbeidende/frivillige skal ha nødvendig trygghet Sikkerhet i henhold til krav og lokale utfordringer

29 Oppgaver i planleggingen Internt Risikoanalyse Brannvern Beredskap Organisasjon Tidsliner Kompetanse Fjorårets evaluering Vakthold og tjenester Materiell Med festivalen Områdeoppsett Innslipp Spillelister HMS Organisering Personell & roller Fjorårets evaluering

30 Sikkerhet & trygghet Oppsummert med få ord: Serviceorientert Proaktiv Analytisk Integrert Rådgiver

31 31

32 Teknisk Lyd Lys Scene STRØM!

33 Valg av arena, scene, publikum og artist eller arrangement: Ulike utfordringer krever ulike løsninger Hva kjennetegner et godt arrangement for oss? Kjøreplan på arrangementsdagen Informasjon, informasjon, informasjon 33

34 Område/sted Avgrensing Kontor Gjerder Barrikader Innslipp Parkering Utsalgssted Toalett Dekor/profil Rigging

35 OMRÅDEDESIGN

36 Evaluering En evaluering kan være en systematisk og uavhengig vurdering av et prosjekt, program, organisasjon, tema eller strategi i forhold til bredere spørsmål som relevans, måloppnåelse, resultater, kostnader. Evaluering er viktig for fremdrift, justering og oppfølging av et prosjekt, samt for læring og motivasjon til videre arbeid.

37 Nyttige linker Brak: Under Guider finner dere en rekke verktøy og maler. Eksempelvis bindingskontrakt for frivillige, søknadsguide, støtteordninger etc. Norsk Rockforbund: Under Verktøykasse finner dere en rekke standarder og relevante guider. Eksempelvis standard vedtekter, kontrakt, budsjett, risikoanalyseskjema, arbeidsinstruks for ordensvakter etc.

38 Kontaktinformasjon Kontakt: M-A-P Hjemmeside: E-post: Gunn Hernes Tlf: E-post:

Like dokumenter

Samarbeidsavtale arrangør - spillested

Samarbeidsavtale arrangør - spillested 1. Parter i avtale Denne avtalen gjelder mellom: Arrangør: Kontaktperson: Adresse: Tel: Mob: Epost: Heretter kalt Arrangør og: Spillested: Kontaktperson Adresse: