1. GENERELL DEL OPERATIV DEL: PROSEDYREBESKRIVELSER... 7

Transkript

1 0 Sist revidert:

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. GENERELL DEL Innledning Kvalitetssystemets oppbygning Kvalitetspolitikk og mål Internrevisjon Avviksbehandling Instituttets kjernevirksomhet Organisering Roller og ansvar i kvalitetsarbeidet OPERATIV DEL: PROSEDYREBESKRIVELSER Mal for prosedyreskriving Avviksbehandling Eksamensgjennomføring Emnefordeling Evaluering av studier (studieprogram og emner) Fag- og studieplaner og emnebeskrivelser oppdatering/endring FoU- driftsmidler Gjennomføring av undervisning Intern informasjon Internrevisjon Introduksjon av nye medarbeidere Kvalitetssikring av underleverandører Laboratorieøvinger Ledelsens gjennomgang Lokalt opptak av studenter Medarbeidersamtaler Nautisk konvensjonsutdanning Navigasjons-, laste- og maskinsimulator - rapportering og utbedring av feil

3 2.19 Navigasjonssimulator bruk og vedlikehold Oppstartsuka Rapportering av endringer i kvalitetssystemet Stedfortreder ved leders fravær Sykefravær hos ansatte Tilsettinger Timeplanlegging av undervisning Utveksling av studenter Årshjul for kommende studieår DOKUMENTASJON

4 Dokument: Generell del Godkjent av: Utarbeidet av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder Generell del 1.1 Innledning UiT Norges arktiske universitet (UiT) har et overordnet kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten ved universitetet. Fakultetet har utarbeidet prosedyrebeskrivelser av oppgaver som det har ansvaret for, og instituttet følger disse prosedyrene. I tillegg har instituttet et eget system som bl.a. skal sikre at minimums kvalitetsstandard for opplæringsvirksomhet som er regulert av internasjonale konvensjoner (STCW-konvensjonen for maritime utdanninger og EASA-regelverk for luftfartsutdanningen) blir fulgt opp. Luftfartsutdanningen har et eget manualverk med pålagt avvikssystem for virksomheten. 1.2 Kvalitetssystemets oppbygning Kvalitetssystemet er tredelt. Del 1 gir en generell beskrivelse av kvalitetsmål, rutiner, roller og ansvar i kvalitetsarbeidet. Del 2 er kvalitetssystemets operative del og består av en samling av prosedyrer og maler, mens del 3 inneholder dokumenasjon av gjennomføring av de forskjellige aktivitetene i kvalitetssystemet. 1.3 Kvalitetspolitikk og mål Institutt for ingeniørvitenskap og sikkerhet (IIS) har følgende visjon: «Instituttet er ledende på utdanning og forskning innen teknologi, sikkerhet og bærekraftig utvikling i nord» Instituttet har følgende kvalitetsmål: Instituttet skal ha god studentrekruttering til utdanningene Måleparameter: Antall studenter som tas opp i forhold til tidligere år og måltall Instituttet skal ha fornøyde studenter. Måleparameter: Tilbakemeldinger gjennom evalueringer og avviksmeldinger Instituttet skal ha fornøyde ansatte. Måleparameter: Medarbeidersamtaler Instituttet skal øke andelen tilsatte med førstestillingskompetanse Måleparameter: Sammenlikning med foregående år Instituttet skal ha en høy gjennomføringsgrad i studiene Måleparameter: Sammenlikning med foregående år 3

5 1.4 Internrevisjon Formålet med internrevisjon er å sikre at kvalitetssystemet er gjenstand for jevnlig evaluering og utvikling. Internrevisjonen skal både vurdere om systemet blir brukt og fulgt, men også om systemet i seg selv er hensiktsmessig designet. Tilbakemeldinger fra internrevisjonene er en sentral kilde når kvalitetssystemet revideres og ved ledelsens årlige gjennomgang av kvalitetssystemet. Internrevisjonen skal gjennomføres innen 1. mai og ledelsens gjennomgang skal være avsluttet innen 1. juni. 1.5 Avviksbehandling I kvalitetssystemet er det en egen prosedyre for håndtering av avvik fra spesifiserte krav eller uønskede hendelser. Avvik skal meldes til kvalitetsleder som har ansvar for at det iverksettes nødvendige tiltak. 1.6 Instituttets kjernevirksomhet Instituttets kjernevirsomhet er utdanning, forskning og ekstern virksomhet. Instituttet tilbyr utdanninger på bachelor-, master og PhD nivå. Felles for våre studier er at de er praksisnære og næringsrettede med et særlig fokus på utfordringer knyttet til aktiviteter i nordområdene. Instituttet driver med anvendt forskning, der profesjonsutdanningene og nordområdene har et spesielt fokus. Instituttet har aktive forskningsgrupper med nedslagsfelt og finansiering på lokalt, nasjonalt og internasjonalt nivå. Instituttets eksterne virksomhet er aktiviteter som skjer i tillegg til de oppgaver som forventes løst innenfor instituttets ordinære budsjettildeling, så som eksternt finansierte forsknings- og utviklingsoppdrag og etter- og videreutdanning (EVU). Etter- og videreutdanningstilbudene utvikles i hovedsak som følge av behov i markedet eller på oppdrag fra eksterne, og finansieres av ekstern oppdragsgiver eller ved deltakeravgift. EVU-kurs, som krever spesiell autorisasjon for å bli gjennomført, fremkommer som D-10 i del 3 Dokumentasjon. 4

6 1.7 Organisering Organisering av Institutt for ingeniørvitenskap og sikkerhet IIS er underlagt Fakultet for naturvitenskap og teknologi. Fakultetsstyret er fakultetets øverste beslutningsorgan, mens instituttstyret er øverste organ ved instituttet. Instituttleder er instituttets øverste faglige og administrative leder, samt leder av instituttstyret. Nestleder ved instituttet bistår instituttleder i den daglige driften, og er instituttlederens stedfortreder. Instituttets administrasjon ledes av kontorsjefen. Studieretninger på bachelornivå ledes av en studieleder, og masterstudiene ledes av ett programstyre. Det er utarbeidet stillings- og funksjonsbeskrivelser for de ulike stillingskategoriene ved instituttet, og disse er vedlagt del 3 Dokumentasjon. 1.8 Roller og ansvar i kvalitetsarbeidet Instituttets kvalitetsutvalg skal fremme sikkerhet og kvalitet på tjenestene som instituttet tilbyr, og å overvåke at vedtatte kvalitetsmål og prosedyrer blir gjennomført. Kvalitetsutvalget består av instituttleder (leder), sikkerhets- og kvalitetsleder luftfart, representant fra nautikk, representant fra NT-fakultetet, verneombudet og kvalitetsleder, som også er sekretær for utvalget. Kontorsjefen er instituttets kvalitetsleder og har det løpende ansvaret for iverksetting, gjennomføring og revidering av kvalitetssystemet. Den operative delen av Luftfartsutdanningen på Bardufoss har et eget kvalitetssystem som ledes av sikkerhets- og kvalitetsleder i henhold til krav fra Luftfartstilsynet. 5

7 Instituttleder har det overordnede ansvaret for å påse at kvalitetssystemet gjennomføres i hht lover, regler og prosedyrer. Studieleder skal bidra til å utvikle læringsmiljø og faglig og pedagogisk kvalitet i studieprogrammet. Studieleder har rådgivende funksjon og oppgavene utøves i tett dialog og samarbeid med instituttleder, emneansvarlige, faglærere og studenter. Emneansvarlig har ansvar for planlegging, koordinering og gjennomføring av emnet, slik at sammenheng mellom undervisning, læringsaktiviteter og vurdering, blir hensiktsmessig og bidrar til at studentene oppnår læringsutbyttet for emnet. Faglærer skal gjennomføre undervisnings og læringsaktiviteter som bidrar til at studentene oppnår læringsutbyttet for emnet. Faglærer skal ha løpende dialog med studentene om kvaliteten i emnet og ta opp med emneansvarlig faglige, pedagogiske og praktiske forhold som kan forbedre kvaliteten på emnet. Ansvarlige for de enkelte aktivitetene er gitt i den enkelte prosedyre. 6

8 Dokument: P-01 ALLE Mal for prosedyreskriving Godkjent av: Utarbeidet av: Dato: Revisjonsnr. Instituttstyret Kvalitetsutvalget Operativ del: Prosedyrebeskrivelser 2.1 Mal for prosedyreskriving Prosedyrer er sentralt i en virksomhets kvalitetssystem. Prosedyrer gir konkret beskrivelse av hvordan rutiner og arbeidsoppgaver skal utføres. Det at prosedyrer lages etter samme mal er med på å sikre at de får en standardisert form for å forenkle gjenfinnbarhet, brukervennlighet og sikkerhet for at oppdatering følges opp. En prosedyre skal inneholde følgende momenter/krav: Her beskrives hva som er formålet eller hensikten med prosedyren. Hvem/hvilke grupper gjelder prosedyren for; alle ansatte eller kun for ansatte på utvalgte avdelinger? Varigheten på prosedyren. Definisjoner: Dersom det brukes begrep/uttrykk som det ikke kan forventes at brukere av prosedyren uten videre forstår, så forklar hva de betyr. Ansvar og myndighet: Beskrivelse: Hvilken stilling og/eller person skal ha ansvaret for innholdet i prosedyren, og når og hvordan prosedyren skal gjennomgås og/eller endres? Utførelse av handling: Rekkefølgen på aktiviteter (hvordan noe skal gjøres) Hvem gjør hva Detaljeringsgrad på beskrivelsen kan variere. Referanser og vedlegg: For eksempel til andre prosedyrer, dokumenter eller lover. 7

9 Dokument: P-02 ALLE Prosedyre for avviksbehandling Godkjent av: Utarbeidet av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder Avviksbehandling Sikre at alle tilbakemeldinger, så som avvik, feil eller forslag til forbedringer, behandles korrekt og at disse registreres og behandles slik at gjentakelse unngås. Gjelder alle tilbakemeldinger som registreres. Definisjoner: Avvik en uønsket hendelse som har sin årsak i at nedskrevne interne eller eksterne krav ikke er fulgt, for eksempel lover og forskrifter, frister, tekniske løsninger, studieprogram m.v. Forslag til forbedring alle forslag til tiltak som kan bidra til et forbedret læringsmiljø eller økt studiekvalitet. Tiltak initiativ som settes i gang for å rette opp avviket. Korrigerende tiltak tiltak som settes i gang for å unngå gjentakelse av avviket. Ansvar og Kvalitetsleder har ansvar for å administrere avvikssystemet, verifisere at myndighet: meldingene blir fulgt opp, kvalitetssikre at tiltak blir iverksatt og å lukke avviket. Alle ledere har ansvar for å behandle og følge opp avvik som oversendes fra kvalitetsleder. Alle studenter og ansatte har et ansvar for å melde inn avvik og forslag til forbedringer. Beskrivelse: Behandling av tilbakemeldinger Melding om avvik, feil eller forslag til forbedringer sendes til e- postadressen respons-iis@support.uit.no. Kvalitetsleder, evt. instituttleder, henter tilbakemeldingene fra databasesystemet Request Tracker. Meldingen videresendes til den respektive enheten, som er ansvarlig for å analysere og iverksette tiltak. Alle avvik skal behandles på lavest mulig nivå i organisasjonen Melding om avvik eller forslag til forbedring skal behandles raskest mulig og ikke senere enn 3 uker etter at meldingen er sendt. Selv om en permanent løsning ikke skulle være klar etter 3 uker, skal avsender senest på dette tidspunkt motta en tilbakemelding og redegjørelse for status. 8

10 Lukking av avvik Avviket lukkes etter at tiltak er iverksatt, verifisert av kvalitetsleder og godkjent av avviksmelder. Gjentatte avvik Kvalitetsleder skal bringe gjentatte avvik fram for ledergruppa, som deretter vurderer om det er behov for å opprette et korrigerende tiltak. Referanse: Avvikssystem Request Tracker 9

11 Dokument: P-03 ADM/FAGLIG Prosedyre for eksamensgjennomføring Godkjent av: Revidert av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder Eksamensgjennomføring Ansvar og myndighet: Beskrivelse: Ha gode rutiner slik at eksamen blir gjennomført på en tilfredsstillende måte. Gjelder alle eksamener som IIS har ansvar for. - Studiekonsulent - Emneansvarlig Hovedeksamen avvikles i november/desember og i mai/juni. Kontinuasjonseksamen/utsatt eksamen avvikles i september og februar/mars. STUDIEKONSULENT Eksamensplanen utarbeides i h.h.t. fastsatte frister. Planen sendes ansatte til gjennomsyn. Eksamensbesvarelsene sammen med sensurkontrakt, beskrivelse av karakterskalaen, og brev med navn på medsensor etc. sendes til sensor. Karakterer presenteres for studenter gjennom studweb. Sensorveiledning skal gjøres tilgjengelig for kandidatene etter at karakterer er fastsatt. EMNEANSVARLIGE (gjelder også timelærere) Forside til eksamen er utarbeidet i Word og skal brukes ved eksamen. Forsiden er lagret på: M:/Studier/Eksamen. Foreslår og forespør ekstern sensor til eksamen, og sender dette til studiekonsulent. Eksamenskommisjoner godkjennes deretter av studieutvalget ved NT-fakultetet. Alle eksamensoppgaver skal være kvalitetssikret, f.eks. ved bruk av kollega eller ekstern sensor. Emneansvarlige for konvensjonsfag (STCW) skal benytte etablerte samarbeidsavtaler med andre utdanningsinstitusjoner som tilbyr STCW utdanning. Eksamensoppgaver med løsningsforslag/sensorveiledning skal sendes faglærer ved en av disse institusjonene for kvalitetssikring. Eksamensoppgaven leveres administrasjonen senest 5 dager før eksamen, ferdig kopiert og i riktig antall. En kopi av sensorveiledningen skal samtidig leveres til administrasjonen. Sensurfrister i h.h.t. eksamensforskriften. Ved evt. klage på karakterfastsetting, skal emneansvarlig forespørre og foreslå ny eksamenskommisjon. Referanser og vedlegg: - Eksamensforskriften - Fakultetets prosedyrebeskrivelse for eksamensadministrasjon 10

12 - Forside eksamen - Karakterbeskrivelser for masteroppgaver i teknologi - Karakterbeskrivelser for bacheloroppgaver i ingeniørfag 11

13 Dokument: P-04 ALLE Prosedyre for emnefordeling Godkjent av: Utarbeidet av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder Emnefordeling Ansvar og myndighet: Beskrivelse: Sørge for at den enkelte lærer og administrasjonen i rimelig tid før oppstart har informasjon om hvilke lærere som skal undervise i de ulike emnene. Emnefordeling planlegges for ett studieår av gangen. Studieleder 1. Det enkelte team diskuterer fordelingen av de undervisningsoppgavene teamet har ansvar for. Det tas hensyn til øvrige oppgaver som tilligger den enkeltes stilling. Studieleder skal levere utkast til arbeidsplaner for lærerne på sitt team til utdanningsleder innen 1. juni. 2. Hvis det er emner som ikke er dekket opp med interne lærere, har aktuell studieleder ansvar for å skaffe vikar. Referanser og vedlegg: - Utfyllende bestemmelser for oppsett av arbeidsplaner og system for tidsnormering av undervisning - Arbeidsplanmal - Tidsressurs ansatte, jfr. M-området 12

14 Dokument: P-05 ALLE Prosedyre for evaluering av studier (studieprogram og emner) Godkjent av: Utarbeidet av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Utdanningsleder Evaluering av studier (studieprogram og emner) Ansvar og myndighet: Beskrivelse: Referanser Vedlegg Arbeidet med å sikre og videreutvikle studiekvaliteten er en kontinuerlig prosess. Evalueringssystemet skal gi både ansatte og studenter en aktiv rolle i arbeidet med utdanningskvaliteten. Evaluering er en del av studentenes læringsprosess og fagmiljøenes selvevaluering. Funnene fra evalueringene gir et godt beslutningsgrunnlag for valg av tiltak som skal sikre og videreutvikle kvaliteten på utdanningene. Alle studieprogram og emner ved IIS. - Studieleder har ansvar for at det blir gjennomført evaluering av studieprogram og emner, og at evalueringene blir dokumentert gjennom skriftlige referat. - Studieleder har ansvar for evaluering av studieprogrammet i form av årlige møter mellom studieleder, studiekonsulent og tillitsvalgte fra hvert kull. - Emneansvarlig (faglærer) har ansvar for at emner blir evaluert i samsvar med plan for emneevalueringer ved IIS EVU-koordinator har ansvar for evaluering av EVU-emner etter endt kurs - Studiekonsulent bistår studieleder/emneansvarlig med gjennomføring av evaluering, og sørger for at referat fra evalueringen gjøres tilgjengelig for studentene i Fronter. - Instituttet følger fakultetets prosedyre for evaluering av studieprogram og emner. Prosedyren finnes her: ontent/302126/evaluering%20av%20studier.pdf Kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten ved Universitetet i Tromsø, kap. 3 Fakultetets prosedyre Evaluering av studier - Skjema for faglærerevaluering av enkeltemne - Emneevalueringsskjema - Plan for emneevalueringer ved IIS

15 Dokument: P-06 ALLE Prosedyre for fag- og studieplaner og emnebeskrivelser Godkjent av: Utarbeidet av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder Fag- og studieplaner og emnebeskrivelser oppdatering/endring Instituttets fag- og studieplaner skal til enhver tid være oppdatert i forhold til krav fra myndigheter og signaler fra næringsliv, samt i forhold til lærernes erfaringer ved gjennomføring av emnene. Alle fag- og studieplaner og emnebeskrivelser ved IIS. Definisjoner: Fagplan: En plan som konkretiserer det faglige innholdet i studier som reguleres av rammeplaner. Studieplan: En plan som beskriver læringsutbytte, faglige komponenter, oppbygging og gjennomføring av studiet. Rammeplan: En nasjonal plan fastsatt av fagdepartementet. Planen beskriver læringsutbytte, faglig innhold, oppbygging og gjennomføring av yrkesutdanninger. Større endring av studieprogram: bl.a. navneendring på program og navneendring på studieretning (navneendringer må til Universitetsstyret), endring i studieprogramtabellen, endring av studieprogram språk, endring av opptakskrav, endring av læringsutbytte. Større endring av emner: bl.a. endring av navn, endring av størrelse i studiepoeng, endring av vurderingsform, endring av undervisningsspråk, betydelig endring av innholdet i et emne. Ansvar og myndighet: Instituttleder har ansvar for at eventuelle endringer i rammeplaner, konvensjoner (STCW og EASA) eller andre forskrifter implementeres i instituttets fag- og studieplaner. Studieleder har ansvar for at fag- og studieplaner og emnebeskrivelser utvikles i samsvar med eventuelle pålegg fra myndighetene og etter evalueringer fra studenter og lærere. Det tas også hensyn til signaler og behov fra næringslivet. Studieleder har ansvar for at fag- og studieplan og emnebeskrivelser drøftes med berørte fagteam, og avgjør om endringen skal behandles som mindre eller større endringer hos hhv studieleder/programstyre eller instituttstyre. Kontorsjef har ansvar for at saker blir behandlet i instituttstyret/studieutvalget på fakultetet og at vedtakene effektueres Studiekonsulent oppdaterer fag- og studieplaner i nødvendige administrative systemer, og publiserer disse. 14

16 Beskrivelse: Studieleder/programstyre avgjør mindre endringer på emne og studieprogram, og fremmer forslag om større endring av emne og studieprogram samt etablering/nedlegging av emner. Instituttstyret behandler større saker før de oversendes studieutvalget på fakultetet for videre behandling. Frister følger av NT-fakultetets kvalitetssystem: Større endring av studieprogram: Innen for påfølgende høstsemester og for påfølgende vårsemester. Etablering av nye emner: Innen for emner som starter opp januar året etter og for emner som starter opp august samme år. Nedlegging av emner: innen for emner som legges ned fra og med vårsemesteret året etter og for emner som legges ned fra og med høstsemesteret samme år. Større endring av emner: innen for emner som skal tilbys i vårsemesteret året etter og for emner som skal tilbys i høstsemesteret samme år. Fag- og studieplanene er lagt ut på fellesområdet M:/Studier/Fagplaner. Referanser og vedlegg: - STCW konvensjonen - EASA forskriften - Forskrift om rammeplan for ingeniørutdanning - Nasjonale retningslinjer for ingeniørutdanning - Forskrift for studier ved UiT - Fakultetets prosedyrer for o Etablering/endring/nedlegging av studietilbud o Utarbeidelse av emnebeskrivelser og fag- studieplaner 15

17 Dokument: P-07 FAGLIGE Prosedyre for FoU-driftsmidler Godkjent av: Utarbeidet av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Forskningsrådgiver FoU- driftsmidler Prosedyren skal sikre at tildeling av FoU-driftsmidler følger et fastlagt og dokumenterbart mønster. Prosedyren gjelder for alle faglig/vitenskapelig tilsatte Definisjoner: Lokale FoU-driftsmidler: Midler som tildeles til forskningsgrupper og til ansatte i faglige/vitenskapelige stillinger ved IIS. Ansvar og myndighet: Beskrivelse: Instituttleder har ansvaret for at lokale driftsmidler blir tildelt i h.h.t. bestemmelser i denne prosedyren. Faglig/vitenskapelig ansatte har ansvar for å rapportere anvendelse av FoUdriftsmidler som er tildelt etter søknad. Lokale driftsmidler: Årlig tildeling av midler til forskningsgrupper og ansatte i undervisnings- og forskerstillinger gjøres på følgende måte: - Hver forskningsgruppe tildeles en fast sum for drift av gruppen - Vitenskapelig ansatte i fast stilling (100 %) tildeles personlig annuum - Hver ansatt tildeles publiseringsmidler basert på egne publiseringsresultater 2 år tilbake - Faglig/vitenskapelig ansatte kan etter søknad tildeles midler fra instituttets øvrige FoU-pott og instituttets små driftsmidler. Forskningsgruppenes driftsmidler skal primært brukes til felles faglige aktiviteter for alle medlemmer i gruppen. Personlig annuum skal først og fremst benyttes til deltakelser på faglige konferanser hvor eget forskningsarbeid presenteres, og til utgifter i tilknytning til publisering. Instituttets øvrige FoU-driftsmidler er primært tiltenkt faglig ansatte uten personlig annuum, for deltakelse på konferanser med presentasjon av eget forskningsarbeid, utgifter i tilknytning til publisering o.a. Vitenskapelig ansatte med personlig annuum kan tildeles FoU-driftsmidler dersom personlig annuum allerede er benyttet til faglige aktiviteter. Kriterier for tildeling som vil bli vektlagt: vitenskapelig kvalitet (poenggivende i Cristin-systemet), samarbeid internt og eksternt, relevans i forhold til instituttets strategi, faglig relevans, tidligere tildeling av FoU- 16

18 driftsmidler. Vedlagte skjema skal benyttes ved søknad om driftsmidler. Det skal leveres en kort rapport over anvendelsen av disse midlene. Referanser og vedlegg: Søknadsskjema for tildeling av FoU-midler 17

19 Dokument: P-08 FAGLIGE Prosedyre for gjennomføring av undervisning Godkjent av: Utarbeidet av: Dato: Revisjonsnr. Instituttstyret Kvalitetsutvalget Gjennomføring av undervisning Definisjoner: Ansvar og myndighet: Beskrivelse: Studentene skal få oversikt over innholdet i et emne og gjennomføringsplan for undervisningen. Ledelsen skal få en dokumentasjon på at undervisningen er gjennomført. Prosedyren gjelder alle emner/kurs som gjennomføres på instituttet. Emneansvarlig den/de som underviser på et emne/kurs og som har et spesielt ansvar for opplegget i emnet, se pkt. beskrivelse av arbeidsoppgaver Alle emneansvarlige 1. Det utpekes en ansvarlig for hvert emne. 2. Emneansvarlig har ansvar for å bestemme lærebøker, påse at undervisningen er i samsvar med fag/studieplaner, koordinere arbeidet til involverte lærere, ansvar for utarbeidelse av eksamen, koordinering av intern sensur samt skaffe ekstern sensor. 3. Emneansvarlig har ansvar for at undervisningsplan og pensum ligger i Fronter ved emnets start. 4. Undervisningsplanen skal inneholde oversikt over tematisk innhold, undervisningsform, tidsplan, eventuelle obligatoriske arbeider/innleveringer, eksamensform og hjelpemidler til eksamen. 5. Bokliste oppdateres av emneansvarlig på M-området innen 15. mai (høstsemester) og 15. nov (vårsemester), og administrasjonen distribuerer deretter boklista til Akademika, samt lagrer den i FS. 18

20 Dokument: P-09 ALLE Prosedyre for intern informasjon Godkjent av: Utarbeidet av: Dato: Revisjonsnr. Instituttstyret Kvalitetsutvalget Intern informasjon Definisjoner: Ansvar og myndighet: Beskrivelse: Målet er å få gitt intern informasjon på en slik måte at den blir oppfattet av dem informasjonen er rettet mot. Intern informasjon gjelder informasjon både til ansatte og studenter ved IIS Studenter og ansatte er definert som personer som er tilknyttet IIS. Kontorsjef og instituttleder Informasjon til ansatte: Direkte kontakt eller e-post er de vanligste kommunikasjonskanalene. Viktig informasjon som gjelder alle ansatte sendes på e-post. Således vil annen informasjon, som har relevans for ansatte, bli videresendt til dem. Hver 14. dag er det normalt personalmøte fra kl til hvor det gis informasjon eller ulike tema drøftes. Temaer som blir gjennomgått på personalmøtet, er lagret på fellesområdet M/Ansatteinformasjon/Personalmøter. For å holde seg orientert om interne forhold på instituttet oppfordres alle ansatte til å oppsøke interne informasjonskanaler. Informasjon til studenter: - Informasjon om sykefravær ved undervisning. Se egen rutine - Hastemeldinger til studenter: Fronter. - Ved omdisponering av rom som kan gå ut over studentenes eller læreres aktiviteter skal det sendes fra administrasjonen til aktuelle ansatte, samt henges oppslag på aktuelle rom. - Andre meldinger til studenter som f.eks boklister, timeplaner, årshjul legges ut på Fronter av administrasjonen. - I forbindelse med studiestart får nye studenter tilsendt relevant informasjon om semesterstart og studiehverdag på UiT. - Hovedinformasjonskilden for kontakt mellom student og aktuell lærer er Fronter eller direkte kontakt. I den grad det er hensiktsmessig kan informasjon i tillegg legges på web eller ved oppslag. - Eksamensresultater formidles studentene gjennom Studentweb. Informasjon i krisesituasjoner Varsling av ulykker: 19

21 Beredskapshåndbok for NT-fakultetet 20

22 Dokument: P-10 ALLE Prosedyre for internrevisjon Godkjent av: Utarbeidet av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder Internrevisjon Definisjoner: Formålet med prosedyren er å sikre at interne revisjoner blir gjennomført planmessig og i h.h.t. lover, regler og prosedyrer, og å føre kontroll med at prosedyrer og retningslinjer fungerer i praksis og etterleves. Gjelder instituttets kvalitetssikringssystem Revisjonen skal gjennomføres årlig - innen 1. mai. Intern revisjon er en uavhengig undersøkelse på om det er samsvar mellom lover/regler, overordnete mål og forventninger, institusjonens rutiner, instituttets prosedyrer, inngåtte avtaler og gjeldende praksis. Forve ntninger Overordnet e mål Lover og regler Gjeldende praksi Inst. prose dyrer Institu -sjons Rutin Ansvar og myndighet: Beskrivelse: Kvalitetsleder har ansvar for at denne prosedyren blir etterlevd. Instituttleder leder kvalitetsutvalget og er revisjonens oppdragsgiver. Planlegging Kvalitetsleder tar initiativ til revisjonen. Kvalitetsutvalget fastlegger rammer for revisjonen, herunder 21

23 o Hvilke områder skal det fokuseres spesielt på o Avklaring av hvilke styrende dokumenter som er relevante o Hvem som skal intervjues o Tid og sted for intervju o Alle involverte varsles Revisjonen bør fokusere på områder hvor man har dårlige erfaringer, og her kan tilbakemeldinger gjennom avvikssystemet Respons, studentevalueringer og klager for øvrig gi nyttige innspill. Ved gjennomgang av tilbakemeldinger bør det fokuseres på: - Fellestrekk ved klager og avviksrapporter. - Om det er visse personer, funksjoner, eller fagområder som utmerker seg - Om det kan spores en utvikling i omfanget av klager/avvik Gjennomføring Den interne revisjonen gjennomføres som intervju av ansatte og kan også omfatte gjennomgåelse av utførte arbeidsoppgaver og dokumentasjon utarbeidet av ansatte. Viktige emner kan være: - Hvordan utfører vedkommende jobben - Kvalitetssystemet generelt - Kjennskap til stillingsinstruks - Fag- og studieplaner - Prosedyrer og rutiner, lover og regler - Målsettinger og planer - Dokumentstyring Revisjonen omfatter også gjennomgang av styrende dokumenter. Rapportering Det lages en skriftlig rapport etter avsluttet revisjon. Rapporten inneholder følgende: - Innledning m/formål og omfang - Oppsummering m/generelt inntrykk - Gjennomføring, deltakere, revisor - Referansedokumenter - Dato og signatur - Beskrivelse av hvert avvik og hver observasjon med evt. forslag til tiltak. Rapporten leveres til kvalitetsleder, som fremlegger denne som grunnlag for ledelsens gjennomgang. Rapporten skal også vedlegges kvalitetssystemet, jfr. kap. 3 Dokumentasjon. Etterarbeid Kvalitetsleder koordinerer etterarbeidet, herunder retting av avvik, iverksetting av korrigerende tiltak og lukking av avvik. Referanse Prosedyre for avviksbehandling 22

24 Dokument: P-11 LEDELSE Prosedyre for introduksjon av nye medarbeidere Godkjent av: Utarbeidet av: Dato: Revisjonsnr. Instituttstyret Kvalitetsutvalget Introduksjon av nye medarbeidere Definisjoner: Ansvar: Beskrivelse: Referanser og vedlegg: Med denne rutinen ønsker instituttet å skape grunnlag for at en ny medarbeider allerede fra den første arbeidsdagen skal kunne føle at instituttet er opptatt av den enkelte ansatte. Planen forutsettes også benyttet i forbindelse med gjeninntreden etter lengre fravær, enten fraværet skyldes ordinær permisjon eller lengre sykefravær. Prosedyren belyser hvordan den nyansatte skal introduseres til instituttet og hvem som har ansvar for oppfølging av den nyansatte. Nyansatt vil si alle som begynner som ny ved instituttet og som ikke har kjennskap til instituttet fra før. Nærmeste leder med personalansvar Fadder utpekes, som er nærmeste leder eller den han/hun utpeker. Fadder gjennomgår oppgavene som må utføres før den nyansatte tiltrer stillingen Fadder tar imot den nyansatte Introduksjonsplanen gjennomgås sammen med den nyansatte Fadder har ansvar for at oppgavene i introduksjonsplanen blir utført. Fadder har ansvar for gjennomføring av oppfølgingssamtale etter 6 uker om erfaring så langt Introduksjonsplan for nye medarbeidere 23

25 Dokument: P-12 ALLE Kvalitetssikring av underleverandører Godkjent av: Utarbeidet av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder Kvalitetssikring av underleverandører Ansvar og myndighet: Beskrivelse: Sikre kontroll av underleverandører av varer og tjenester som er kritiske for at kvaliteten på undervisningen opprettholdes. Prosedyren omfatter underleverandører av varer og tjenester. Studieleder har ansvar for at kontroll av undervisningstjenester og andre varer og tjenester blir utført. For emner hvor instituttet ikke selv innehar nødvendig kompetanse for å undervise, kan det benyttes godkjente leverandører i undervisningen. Institusjoner som er godkjent av Sjøfartsdirektoratet er uten videre godkjent av instituttet for å levere undervisningstjenester innen nautiske emner. Undervisningspersonell fra institusjoner som ikke er godkjent av Sjøfartsdirektoratet skal godkjennes i hvert enkelt tilfelle før undervisningsoppdraget tar til. Godkjenning innen nautiske emner innebærer å kontrollere samsvar med kompetansekrav angitt i D-03 Kompetansekrav i konvensjonsfag. I tillegg innebærer godkjenning innen alle emner ved instituttet å sikre at undervisningspersonell fra underleverandør har kompetanse som tilfredsstiller kravet til ansettelse i tilsvarende stilling ved instituttet. Underleverandører av varer som er kritiske for kvaliteten på undervisningen skal kontrolleres. Dette kan gjøres ved å kontrollere: relevante deler av leverandørens kvalitetssikringssystem, leverandørens økonomiske forhold og leverandørens rykte. Graden av kontrollens omfang skal tilpasses varenes verdi og betydning for kvaliteten på undervisningen. Godkjente underleverandører dokumenteres i skjemaet Oversikt over godkjente underleverandører. Vedlegg: D-05 Skjema Oversikt over godkjente underleverandører 24

26 Dokument: P-13 FAGLIG/TEKNISK Prosedyre for laboratorieøvinger Godkjent av: Utarbeidet av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Lab.teamet Laboratorieøvinger Prosedyren skal sikre at laboratorieøvinger planlegges godt og gjennomføres på en måte som ivaretar hensynet til helse, miljø og sikkerhet. Prosedyren skal også sikre at innleverte rapporter blir vurdert objektivt. Gjelder for alle faglig og teknisk/administrativt tilsatte ved instituttet, herunder også midlertidige ansatte og timelærere. Definisjoner: «Mal laboratorieøving» er en mal til bruk av emneansvarlig for å lage strukturerte oppgavetekster. «Mal laboratorierapport» er en mal til bruk av studenter for å skrive og levere gode rapporter som er enkle å vurdere. «Vurderingskriterier laboratorierapporter norsk» er en veiledning for studenter i skriving av laboratorierapporter og en veiledning for emneansvarlig i vurdering av kvaliteten på laboratorierapportene. Ansvar og myndighet: Emneansvarlig har ansvar for planlegging av en laboratorieøving, herunder risikovurdering og gjennomføring av eventuelle nødvendige risikoreduserende tiltak, gjennomføring av øvingen samt vurdering av innleverte rapporter etter øvingen. Emneansvarlig må også bestille nødvendige ressurser fra laboratorieteamet. Bestilling av laboratorietjenester for et semester gjøres før det aktuelle semesteret starter. Ingeniøren som er knyttet til oppdraget har ansvar for å gjøre klart nødvendig utstyr for at laboratorieøvingen kan gjennomføres. Dette gjøres ut fra utstyrslisten emneansvarlig utarbeider. Ingeniøren kan ved behov være med å gjennomføre laboratorieøvingen. Beskrivelse: Planlegging (bruk mal laboratorieøving): Definer mål/formål med laboratorieøvingen. Presiser krav til skriftlig arbeid (hvor detaljert rapporten skal være) og hva som kreves for å få godkjent øvingen. List opp nødvendig utstyr. Presenter aktuelle teoretiske elementer. Formuler oppgaven (denne kan ha flere del-oppgaver). Gjennomfør risikovurdering sammen med en kollega. Se eget avsnitt om dette. Bestill tjenester fra laboratorieteamet dersom det synes nødvendig. 25

27 Risikovurdering menneske, ytre miljø, økonomi og omdømme (en del av mal for laboratorieøving): Utfør risikovurdering sammen med en kollega. Bruk skjemaet som er en del av «mal laboratorieøving» slik at også studentene gjøres kjent med risikovurderingen. Dersom risiko blir funnet å være medium eller høy, settes risikoreduserende tiltak i verk. Dersom slike tiltak av økonomiske eller praktiske hensyn ikke kan iverksettes avlyses øvingen. Kostnadskrevende tiltak skal godkjennes av labansvarlig før iverksetting. Dersom risiko initielt eller etter risikoreduserende tiltak er satt i verk anses som lav, kan øvingen gjennomføres. Ved endring i en laboratorieøving som kan anses å endre risikobildet, skal øvingen risikovurderes på nytt. Gjennomføring: Gjennomfør laboratorieøvingen med studentene. Dersom laboratorieøvingens risiko er lav, kan studentene om ønskelig gjennomføre laboratorieøvingen på egen hånd. Påse at hensyn til helse, miljø, sikkerhet, økonomi og omdømme ivaretas. Rapportskriving (Bruk mal laboratorierapport): Studentene skriver rapport i tråd med krav presisert av emneansvarlig. Som veiledning brukes «vurderingskriterier laboratorierapporter». Referanser og vedlegg: Mal for laboratorieøving Mal for skriving av laboratorierapport Vurderingskriterier laboratorierapporter 26

28 Dokument: P-14 LEDELSE Prosedyre for ledelsens gjennomgang Godkjent av: Utarbeidet av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder Ledelsens gjennomgang Ansvar og myndighet: Beskrivelse: Prosedyren skal sikre at ledelsen gjennomgår kvalitetssystemet planmessig og systematisk. Formålet med ledelsens gjennomgang er å forankre kvalitetssystemet hos den øverste ledelse og å sikre at det totale kvalitetssystemet er hensiktsmessig, tilstrekkelig og fungerer effektivt. Gjelder alle aktiviteter knyttet til ledelsens årlige gjennomgang av instituttets kvalitetssystem. Instituttleder har ansvar for gjennomføringen av ledelsens gjennomgang. Kvalitetsleder har ansvar for å legge frem grunnlag for ledelsens gjennomgang og for å utarbeide rapport fra denne. Instituttledelsen gjennomgår kvalitetssystemet en gang i året for å påse at systemet fungerer hensiktsmessig, at det er tilstrekkelig og at det fungerer effektivt. Gjennomgangen omfatter en vurdering av muligheter for forbedringer og behov for endringer av kvalitetssystemet. Utgangspunkt for gjennomgangen er punktene nedenfor. Gjennomgangen skal munne ut i en rapport som sammenfatter beslutninger og tiltak fra gjennomgangen. Den årlige gjennomgangen skal være avsluttet innen 1. juni. Grunnlag a) Resultater fra interne og eksterne revisjoner, og andre bedømmelser b) Tilbakemeldinger fra studenter gjennom evalueringer og klagesaker c) Studiepoengproduksjon, studentgjennomføring og prestasjoner knyttet til den enkelte studieretning d) Analyse av avvik og uønskede hendelser og status for korrigerende og forebyggende tiltak e) Status risikovurderinger f) Status oppfølgingstiltak fra tidligere Ledelsens gjennomganger g) Status og resultater for kvalitetsmål og forbedringsaktiviteter h) Økonomiske, juridiske, organisatoriske eller rutinemessige endringer Rapport Det er utarbeidet en egen mal for rapportering av ledelsens gjennomgang. Rapporten skal ha samme oppbygging som punktene under Grunnlag. Vedlegg: Mal for rapportering av ledelsens gjennomgang 27

29 Dokument: P-15 ADM Prosedyre for lokalt opptak av studenter Godkjent av: Revidert av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder Lokalt opptak av studenter Sikre at opptak av studenter skjer i h.h.t. gjeldende lov- og regelverk. Prosedyren gjelder opptak til masterstudier, opptak på grunnlag av realkompetanse og opptak til bachelorutdanning i luftfartsfag (våropptaket). Definisjoner: Opptak vil si den prosess som en søker må gjennom før han/hun evt. tilbys og bekrefter plass ved ett av instituttets studietilbud. Ansvar: Beskrivelse Instituttstyret er delegert myndighet til å oppnevne lokale opptakskomiteer. Opptakskomiteene er ansvarlig for at opptak blir gjort i henhold til gjeldende opptaksregler. Ved Institutt for ingeniørvitenskap og sikkerhet er det oppnevnt følgende lokale opptakskomiteer for behandling av opptak til: Master i Technology and safety in the High North Master i samfunnssikkerhet Opptak på grunnlag av realkompetanse Opptakskomiteene skal bestå av 1-2 faglige representanter, 1 administrativ representant og studentrepresentant(er). Studentene skal ha minst 20 prosent av medlemmene i opptakskomiteen. Komiteen for opptak til bachelorutdanning i luftfartsfag består av psykolog fra UiT, sjefspsykolog i Forsvaret og Head of Training for bachelor i luftfartsfag, UiT, jfr. pkt. 3 i Regler for opptak til bachelorutdanning i luftfartsfag ved Universitetet i Tromsø. Frister: 1. mars: Søknadsfrist til bachelorprogrammet i luftfartsfag (samordna opptak) og for opptak på grunnlag av realkompetanse (lokalt opptak). 15. april: Søknadsfrist for alle søkere som ikke faller inn under 1. mars fristen (samordna opptak) og mastergradsstudier (lokalt opptak) 20. juli: Utsending av tilbudsbrev til søkere som er tatt opp via lokalt og samordna opptak (unntatt opptak til luftfartsfag) 1. september: Søknadsfrist til bachelorprogrammet i luftfartsfag (lokalt opptak) Referanser og vedlegg: - Forskrift om opptak til studier ved UiT - Regler for opptak til bachelorutdanning i luftfartsfag ved Universitetet i Tromsø, godkjent i Studieutvalget ved Fakultet for naturvitenskap og 28

30 teknologi, i sak NTF-SU 04-12, revidert av studieutvalget i sak NTF-SU UiT s opptakssider - Fakultetets prosedyre for opptak 29

31 Dokument: P-16 ALLE Prosedyre for medarbeidersamtaler Godkjent av: Utarbeidet av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder Medarbeidersamtaler Å sikre at alle ansatte ved IIS får gjennomført samtale med sin leder Prosedyren gjelder for alle ansatte. Definisjoner: En medarbeidersamtale er en planlagt, systematisk og gjennomtenkt samtale mellom hver ansatt og vedkommendes nærmeste leder. Ansvar og myndighet: Beskrivelse: - Instituttleder har ansvar for at det blir gjennomført årlig medarbeidersamtale med alle ansatte. - Nærmeste leder har ansvar for at medarbeidersamtale blir avtalt og gjennomført. Medarbeidersamtaler skal gjennomføres årlig og i løpet av 1. halvår. Innkalling/forberedelse: Nærmeste leder innkaller til medarbeidersamtale. Tid og sted avtales 1-2 uker før samtalen skal finne sted, og det bør settes av en tidsramme på inntil 2 timer for samtalen. Medarbeidersamtalen skal forberedes av begge parter, og lederen sørger for at medarbeideren får samtaleguiden til bruk i forberedelsen. Samtalens innhold: Det er utarbeidet en samtaleguide for medarbeidersamtale, som brukes som utgangspunkt for samtalen. Andre grunnlagsdokumenter for samtalen: - Stillingsbeskrivelse - Arbeidsplan - Publikasjonsliste fra Christin Seniorsamtale Når en medarbeider ved UiT passerer 60 år, skal vedkommende ha en seniorsamtale. Samtalen er en medarbeidersamtale med spesielt fokus på seniortilværelsen. Seniorsamtalen skal kartlegge den enkelte seniors ønsker og ambisjoner, framtidsutsikter og kompetanseutviklingsbehov, og danne grunnlag for planlegging av videre arbeidssituasjon. 30

32 Handlingsplan for medarbeider og leder Det skal utarbeides en handlingsplan for hver samtale. Her oppsummeres de konkrete tiltakene en har blitt enige om i løpet av samtalen, med ansvarlig og tidsfrist for gjennomføring. Kompetansebehov skal også fremkomme av handlingsplanen. Begge parter signerer handlingsplanen. Referanser og vedlegg: - Samtaleguide for medarbeidersamtale - Stillingsbeskrivelse - Arbeidsplan - Publikasjonsliste fra Christin 31

33 Dokument: P-17 NAUTIKK Prosedyre for nautisk konvensjonsutdanning Godkjent av: Utarbeidet av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Studieleder nautikk Nautisk konvensjonsutdanning Definisjoner: Formålet med prosedyren er å sikre at opplæringen som gis i konvensjonsfag samsvarer med kravene i STCW-regelverket. Prosedyren omfatter utvikling av nye kurs, planlegging, gjennomgåelse og gjennomføring av undervisning og evaluering i konvensjonsfagene. Prosedyren omfatter rutiner for å sikre at undervisningspersonell har nødvendig kompetanse Konvensjonsfag: Alle emner som har referanse til STCW i emnebeskrivelsen. STCW-konvensjonen: Internasjonal konvensjon om normer for opplæring, sertifikater og vakthold for sjøfolk, 1978, med senere endringer. STCW-koden: Nærmere bestemmelser og veiledning vedrørende normer for opplæring, sertifikater og vakthold for sjøfolk. STCW-regelverk: STCW-konvensjonen og STCW-koden. Ansvar og myndighet: Studieleder for Nautikk har ansvar for at alle relevante kompetansekrav dekkes gjennom fagplanen. Den enkelte emneansvarlig har ansvar for at kompetansekrav som hører inn under aktuelt emne blir implementert. Beskrivelse: Samsvar mellom opplæring og maritimt regelverk Dokumentet D-02 Lærerveiledning for konvensjonsfag (samsvarsmatrise) angir hvilke elementene i STCW-regelverket som skal dekkes av de ulike konvensjonsfagene. Studieleder for Nautikk holder lærerveiledningen løpende oppdatert i forhold til endringer i STCW-regelverket. Dokumentet danner grunnlag for utarbeidelse av emnebeskrivelser og for planlegging av undervisningen i konvensjonsfag. Hvert vårsemester gjennomgår studieleder D-01 Fagplan for Nautikk og oppdaterer denne i henhold til samsvarsmatrisen og relevante endringer i maritimt regelverk. Oppdateringer dokumenteres i logg på forsiden av samsvarsmatrisen. Utvikling av nye konvensjonsfag og vesentlige endringer Ved utvikling av nye konvensjonsfag, eller ved vesentlige endringer i konvensjonsfag, utarbeides det ny emnebeskrivelse og D-02 Lærerveiledning konvensjonsfag (samsvarsmatrise) oppdateres slik at det fremkommer hvilke elementer i STCW-regelverket som skal dekkes av det nye konvensjonsfaget. 32

34 Personellkompetanse Før semesterstart oppdaterer studieleder dokumentet D-04 Oversikt over nautikkfaglig kompetanse i forhold til endringer i instituttets personellsituasjon. Dokumentet D-03 Kompetansekrav i konvensjonsfag angir krav til kompetanse for å undervise i de ulike konvensjonsfag. Før semesterstart, når nautikkteamet fordeler undervisningsoppgaver, påser studieleder at personellet har nødvendig kompetanse i forhold til de krav som er satt for emnet. Studieleder fyller ut D-03 som dokumentasjon på hvem som dekker kompetansekravet for hvert emne. Dersom nautikkteamet ikke selv er i stand til å dekke kompetansekravene, vil det være et opplæringsbehov, behov for innkjøp av undervisningstjenester eller behov for tilsetting av nytt personell. Kompetansemangler meldes inn til instituttledelsen som foretar de nødvendige beslutninger. Leverandører For emner hvor instituttet ikke selv innehar nødvendig kompetanse for å undervise, kan det benyttes godkjente leverandører i undervisningen. Institusjoner som er godkjent av Sjøfartsdirektoratet er uten videre godkjent av instituttet for å levere undervisningstjenester. Undervisningspersonell fra institusjoner som ikke er godkjent av Sjøfartsdirektoratet skal godkjennes i hvert enkelt tilfelle før undervisningsoppdraget tar til. Godkjenning innebærer å kontrollere samsvar med kompetansekrav angitt i D-03 Kompetansebehov i konvensjonsfag. Det utarbeides rapport som dokumenterer godkjennelsen. Planlegging av undervisningen 1. Før studiestart gjennomgår emneansvarlig sitt undervisningsopplegg for å påse at alle kompetansekrav som hører til emnet vil bli dekket, jf. D-03. Emneansvarlig gjennomgår også nye lover, forskrifter, rundskriv og sikkerhetsmeldinger fra Sjøfartsdirektoratet og tilpasser sitt undervisningsopplegg i forhold til evt. regelverksendringer. 2. Emneansvarlig utarbeider en undervisningsplan basert på samsvarsmatrise og emnebeskrivelse. Undervisningsplan skal inneholde: a. Emnets innhold, jf. emnebeskrivelse b. Beskrivelse av læringsmål med referanse til kompetansekrav, jf. STCW-regelverket c. Definerte arbeids- og studiekrav d. Evalueringsmetoder for hvert læringsmål med kriterier for å bestå e. Detaljert forelesningsplan hvor ressursbruk fremkommer 3. Før studiestart gjennomgår hver emneansvarlig sin(e) undervisningsplan(er) for teamet. Det rapporteres til studieleder status på gjennomført undervisning. 4. Studentene gjøres kjent med undervisningsplanen ved oppstart av hvert kurs, samt underveis for hvert delemne. Det fokuseres spesielt på de kompetansekrav som skal være oppnådd for å bestå i emnet. Underveis evaluering og avsluttende evaluering 1. Studentene kan evalueres underveis og etter avsluttet undervisning. 2. Metoder for evaluering fremkommer av emnebeskrivelsen. 3. Studentene gjøres kjent med evalueringens form og omfang, samt kompetanse- 33

35 krav og kriterier for å bestå evalueringen. 4. Evalueringer underveis kan være innleveringer, laboratorieoppgaver, simulatorkjøring eller deleksamen. 5. Endelig evaluering kan være skriftlig eksamen, muntlig eksamen eller simulatorkjøring. 6. Kriterier for å bestå fremkommer av undervisningsplan. 7. Det er utarbeidet egen sjekkliste for vurdering av studenter på den avsluttende evalueringen på simulator. Utarbeidelse og gjennomføring av simulatortreningsoppgaver 1. Fagansvarlig i simulatorfagene utarbeider plan for simulatorøvingene. Planen skal dokumentere at øvingene følger en naturlig progresjon fra grunnleggende til videregående nivå. 2. Læringsmål skal beskrives i hver simulatorøving og student skal brifes basert på læringsmålene ved hver øving. Læringsmålene skal tilfredsstille kravene i STCW-regelverket. 3. Hver simulatoroppgave skal følge en forhåndsdefinert mal og inneholde følgende: a. tittel b. område og beskrivelse av seilas c. læringsmål og vurderingskriterier, jf. STCW-regelverket d. beskrivelse av oppgavens utførelse e. referanse til teori f. krav for godkjenning av øving 4. Simulatoroppgavene skal kvalitetssikres og godkjennes av studieleder. Dette skal dokumenteres ved påtegning av simulatoroppgave. 5. Oppgavens hensikt/tema og læringsmål skal koordineres i forhold til gjennomgått teori. 6. Studentene skal brifes forut for hver simulatorøving angående dens omfang og hva som forventes. Likeledes skal studenten debrifes etter hver simulatorøving angående gjennomføringen. 7. Studentene gjøres kjent med det obligatoriske omfanget av simulatorøvinger. Karakterfastsettelse Karakterfastsettelse og vurderingsuttrykk skal følge forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø. For å kunne gi karakteren Bestått i et konvensjonsfag skal samtlige obligatoriske minstekrav til kunnskap, forståelse og dyktighet være oppfylt innenfor de områder som emnet er ment å dekke. D-02 Lærerveiledning konvensjonsfag (samsvarsmatrise) angir spesifikt hvilke minstekrav som gjelder for det enkelte emne. Referanser og vedlegg Dokumentasjon: Fagplan for nautikk Dokumentasjon: Lærerveiledning for konvensjonsfag (samsvarsmatrise) Dokumentasjon: Kompetansekrav konvensjonsfag Dokumentasjon: Oversikt over nautikkfaglig kompetanse 34

36 Dokument: P-18 NAUTIKK Prosedyre for rapportering og utbedring av feil på navigasjons-, laste- og maskinsimulator Godkjent av: Utarbeidet av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Simulatoransvarlig Navigasjons-, laste- og maskinsimulator - rapportering og utbedring av feil Ansvar og myndighet: Beskrivelse: Referanser og vedlegg: Prosedyren skal sikre at feil på simulatorene rapporteres og utbedres fortløpende, samt at rapportering og utbedring av feil følger et dokumentert og sporbart mønster. Prosedyren omfatter følgende utstyr: Polaris navigasjonssimulator Neptune lastesimulator Neptune maskinsimulator Moog Motion System Instruktører og studenter ved egenseilas har ansvar for at feil på simulatorene blir rapportert. Simulatoransvarlig har ansvar for at rapporterte feil blir utbedret. Instruktører eller simulatoransvarlig rapporterer feil i dokumentet «Feilmeldinger for Simulator», som ligger på Nautikks M-område. Studenter som har opplevd feil ved egenseilas rapporterer til en instruktør. Simulatoransvarlig går gjennom dokumentet ukentlig: o Feil som omfattes av LTSSP-avtale legges inn på service desk på Kongsberg Maritime Simulation Support Web. o Øvrige feil utbedres av simulatoransvarlig. Ved behov for øvrig assistanse, meldes dette til lab-koordinator. Simulatoransvarlig følger opp feil rapportert til Kongsberg Maritime. Simulatoransvarlig gir skriftlig tilbakemelding i rapporteringsdokumentet når feilen er utbedret. Instruktører er selv ansvarlige for å sjekke tilbakemeldinger for feilrapportering. Skjema Feilmeldinger for Simulator 35

37 Dokument: P-19 NAUTIKK Prosedyre for bruk og vedlikehold av navigasjonssimulator Godkjent av: Utarbeidet av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Simulatoransvarlig Navigasjonssimulator bruk og vedlikehold Ansvar og myndighet: Definisjoner: Beskrivelse: Prosedyren skal sørge for at feil, skader og slitasje på simulatorene minimaliseres, samt at bruk av simulatorene følger et dokumentert og sporbart mønster. Prosedyren omfatter Polaris navigasjonssimulator med tilhørende utstyr og Moog Motion System. Alle brukere. «Simulatoren» betyr i denne prosedyre Polaris navigasjonssimulator med tilhørende utstyr, mens «Moog» er Moog Motion Platform. Forberedelser til øvinger: Instruktør starter Moog hardware og software henholdsvis på kabinett og Moog computer i kompressorrom om bro A skal kjøres. Instruktør starter aktuell instruktørstasjon og alle broene på Start Up Simulator på Polaris Application Monitor. (Evt script Start Full Mission på skrivebord.) Enkeltbroer kan startes via script på skrivebord. Dersom ingen flere øvinger skal kjøres i samme tidsrom kan flere instruktørstasjoner benyttes. Instruktør eller studenter starter aktuelle prosjektører og skjermer. Etter øvinger: Studenter stenger ned alt utstyr på broene. o Manøverhendler settes i nøytral posisjon. o Alle skjermer og prosjektører slås av. Broen ryddes. Instruktør etterser at alt utstyr er stengt av, at bruene er ryddige og skrur av lyset. Instruktør stanser øvingen på instruktørstasjon og broene stenges ned. o Skru av prosjektorene på Bro A (Ownship Setup Projector Control Power Control Power Off) o Øvingen lukkes. o Om siste kjøring for dagen slås alle maskiner av på Shut Down Simulator på Polaris Application Monitor og Moog slås av på kabinett og computer i kompressorrom. Instruktør rydder kontrollrom. 36

38 Generelle retningslinjer: Mat og drikke er ikke tillatt på broene. Overtredelse vil føre til bortvisning. Utstyr som tilhører på simulatoren skal ikke medtas herfra. Uvedkommende har ikke tilgang til simulatoren. Feil på simulatoren rapporteres i henhold til gjeldende prosedyre. Studenters tilgang til å benytte simulatoren til egentrening: Studenter gis tilgang til å benytte simulatoren til egentrening når simulatoren ikke er i bruk til undervisning, demoer, vedlikehold o.l. Dette forutsetter at studenten først har hatt opplæring i bruk av simulatoren samt signert skjema Kvittering for gjennomgåtte prosedyrer simulator. Enhver overtredelse av retningslinjer for bruk av simulatoren vil medføre at studentens tilgang til å benytte simulatoren til egentrening inndras. Referanser og vedlegg: - Skjema «Sjekkliste for opplæring i studentbruk av navigasjonssimulator» - Skjema «Kvittering for gjennomgang av prosedyrer for studenter simulator» 37

39 Dokument: P-20 ALLE Prosedyre for oppstartsuka Godkjent av: Revidert av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder Oppstartsuka Ansvar: Beskrivelse: Legge til rette for at nye studenter blir godt ivaretatt ved instituttet. 1 uke Studieleder / kontorsjef 1. Studentene får tilsendt nødvendig informasjon om studiestart, så som oppstartsuka, semesterregistrering, fadderordning, parkeringsregler, timeplaner, bokliste, årshjul, branninstruks, instituttets kvalitetssystem og avvikssystemet Respons. 2. Informasjon til alle ansatte om opplegget for første studieuke utarbeides av kontorsjef/studieleder. 3. Program for nye studenter ved IIS: Dag 1: Offisiell åpning på campus: Rektors velkomstmøte og Felles oppstartsmøte for alle nye studenter ved fakultetet Dag 2: Programvise møter på instituttet Dag 3: Vanlig undervisning som oppsatt på timeplanen 4. Det skal legges til rette for sosiale tiltak for nye studenter de første ukene av nytt studieår og 3. års studenter: Vanlig undervisning som oppsatt på timeplanen. 6. Lokalt sørvistorg ved NT-fakultetet i oppstartsuka. 38

40 Dokument: P-21 ALLE Prosedyre for rapportering av endringer i kvalitetssystemet Godkjent av: Utarbeidet av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder Rapportering av endringer i kvalitetssystemet Ansvar og myndighet: Beskrivelse: Å sikre at alle endringer av prosedyrer behandles på en ensartet måte, og at endringene blir rapportert til rette instanser. Prosedyren gjelder for alle som utarbeider nye eller omarbeider eksisterende prosedyrer. Alle endringer skal gå via kvalitetsleder. Kvalitetsutvalget skal godkjenne alle endringer i kvalitetssystemet. Endring av eksisterende prosedyrer skal bygges opp på samme måte og inneholde hovedavsnittene som fremkommer av prosedyre P-01. Alle ansatte kan få i oppdrag å lage forslag til endring av en prosedyre. Mindre endringer avgjøres av kvalitetsutvalget og kunngjøres internt. Vesentlige endringer i i kvalitetssystemet, virksomheten eller andre vesentlige endringer i instituttets struktur, som berører grunnlaget for godkjenning gitt av Sjøfartsdirektoratet, skal rapporteres til Sjøfartsdirektoratet, postmottak. Alle endringer skal loggføres på eget skjema. Referanser og vedlegg: Forskrift av 22. desember 2011 nr 1523 om kvalifikasjoner og sertifikater for sjøfolk, 14, 1. ledd D-09 Logg over endringer i kvalitetssystemet Med vesentlige endringer menes bl.a.: nye prosedyrer, utfasing av eksisterende prosedyrer, organisasjonsendringer m.m. 39

41 Dokument: P-22 LEDELSE Prosedyre for stedfortreder ved leders fravær Godkjent av: Utarbeidet av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder Stedfortreder ved leders fravær Definisjoner: Sikre at ledere med personalansvar har en stedfortreder ved fravær Gjelder ledere med personalansvar. Ledere med personalansvar: instituttleder, Accountable manager (AM)/seksjonssjef luftfart, Head of Training (HT)/skolesjef luftfart, studieleder og kontorsjef. Lengre tids fravær: fravær utover 1 uke. Ansvar og myndighet: Stedfortredere ved IIS: Nestleder er stedfortreder i instituttlederens fravær. Skolesjef luftfart er stedfortreder i AM s fravær. Chief Flight Instructor (CFI) er stedfortreder i HT s fravær. I kontorsjefens fraværivaretar instituttlederen hans/hennes arbeids- og ansvarsområder. Ved korttidsfravær fungerer nestleder i studieleders fravær. Ved lengre tids fravær utpeker instituttleder stedfortreder for studieleder. 40