Universitetet i Stavanger Det teknisk-naturvitenskapelige fakultetet (TN)

Transkript

1 Universitetet i Stavanger Det teknisk-naturvitenskapelige fakultetet (TN) Rapport fra fakultetets arbeid med kvalitetssystemet

2 2

3 Innholdsfortegnelse Om rapporten... 4 Målgruppe og hensikt... 4 Hvordan rapporten er bygd opp... 4 Et desentralisert kvalitetssystem Oversikt over fakultetets kvalitetssystem... 5 Prosesser... 5 Involverte (hvem gjør hva) Oppsummering av fakultetets arbeid med kvalitetssystemet i Måloppnåelse på planlagte mål og tiltak fra foregående periode (2014) Plan for utvikling av fakultetets kvalitetssystem i Ullandhaug, 15. januar 2015 Sigbjørn Hervik prodekan for undervisning Ingeborg Nymoen rådgiver 3

4 Om rapporten Målgruppe og hensikt Hensikten med denne rapporten er å gi en oversiktlig og kortfattet dokumentasjon av Det teknisk- naturvitenskapelige fakultetets (TNs) arbeid med å utvikle kvalitetssystemet. Rapporten er ment for internt bruk ved fakultetet. Den oppsummerer endringer som er gjort i kvalitetssystemet i foregående år og presenterer planlagt utvikling av systemet i inneværende år. Hvordan rapporten er bygd opp Årsrapport fra arbeidet med kvalitetssystemet 2014 består av: 1) Oversikt over fakultetets kvalitetssystem 2) Oppsummering av fakultets arbeid med kvalitetssystemet i ) Måloppnåelse på planlagte mål og tiltak fra foregående periode (2014) 4) Plan for utvikling av kvalitetssystemet i 2015 Et desentralisert kvalitetssystem Fra er kvalitetsrapporteringen på UiS fullt ut integrert i de ordinære virksomhetsprosesser. Dette er et resultat av en lengre omleggingsprosess hvor intensjonen har vært forenkling og effektivisering. Kvalitetssystemet på UiS er nå distribuert og desentralisert. Det eneste kravet til enhetene er at de har et kvalitetssystem som fungerer, og så er det opp til enhetene selv å rapportere på det de selv har behov for å rapportere på, for å kunne følge utviklingen og nå de resultatmålene som er satt i egne strategiplaner. Kvalitetsarbeidet må kunne dokumenteres, og kvalitetsrapporten er et viktig ledd i denne dokumentasjonen. 4

5 1 Oversikt over fakultetets kvalitetssystem Prosesser Det teknisk-naturvitenskapelige fakultetet (TN) har følgende faste kvalitetsprosesser gående: - Årlig revisjon av studieporteføljen (studieplan- og emnerevisjon) - Tidligdialog (fases ut) - Sluttevaluering av emner (fases ut) - Midtveisevaluering (opplegg under utprøving) - Programevalueringer - Dialogmøter med studenter - Studentrepresentanter i råd og utvalg Årlig revisjon av studieporteføljen Studieporteføljen (studieplaner og emnetilbud) revideres hvert år. Studieprogram som skal tilbys ved opptak påfølgende høst justeres i forhold til søkermassen, økonomiske tildelinger og andre ressursmessige og strategiske hensyn. Emnebeskrivelser revideres og oppdateres. Dette arbeidet foregår på høsten. Tidligdialog Tidligdialog gjennomføres ved semesterstart for alle emner som undervises, for å fange opp forhold som umiddelbart bør rettes på. Emner evalueres med tanke på fysisk læringsmiljø, praktisk informasjon og praktisk opplegg for undervisningen. Avvik og forslag til forbedringer rapporteres til instituttleder, som er ansvarlig for oppfølgingen. Sluttevaluering av emner Kvaliteten i emner evalueres regelmessig. Emnene evalueres mot slutten av hver undervisningsperiode (vår og høst) ved at studentene gjennomfører en web-basert spørreundersøkelse. Instituttleder rapporterer til Kvalitetsutvalget om gjennomføringen og oppfølgingen. Dekan har utarbeidet utfyllende rutiner for oppfølging. Midtveisevaluering Fakultetet vurderer nå å slå sammen Tidligdialog og Sluttevaluering til én evaluering midt i semesteret; Midtveisevaluering. Høsten 2014 gjennomførte fakultetet midtveisevaluering som et 5

6 prøveprosjekt. Hensikten var å øke studentenes deltakelse/svarprosent, øke fleksibiliteten (større muligheter for tilpasning til emne) og å øke oppfølgingen av resultatene. Opplegget gikk ut på at faglærer sammen med studentene ble enige om forbedringspunkter. Instituttleder er, sammen med faglærer, ansvarlig for oppfølgingen. Programevalueringer Programevalueringer er grundig gjennomgang av hele studieprogram, gjort av egne evalueringskomiteer bestående av representanter fra fagmiljøet, studenter og eksterne. Fakultetet har utarbeidet en egen arbeidsbeskrivelse for programevalueringer. Dialogmøter med StOr Dialogmøter er uformelle møtested (som dekanlunsj) mellom fakultetsledelse, fakultetsadministrasjon og StudentOrganisasjonen (StOr), der StOr formidler saker/avvik fra studentene. Studentrepresentativitet i styrer/utvalg Det skal være studentrepresentanter med tale- og stemmerett i alle styrer og utvalg (Fakultetsstyret, Kvalitetsutvalget, Ansettelsesutvalget og instituttstyrer). Studentrepresentantene utpekes av StOr i samarbeid med linjeforeningene. Involverte (hvem gjør hva) Studenter: Studentene gir innspill til alle prosessene. De gir direkte tilbakemeldinger gjennom Tidligdialog/Sluttevaluering/Midtveisevaluering. Videre sitter det studentrepresentanter i fakultetets faste råd og utvalg; Fakultetsstyret, Kvalitetsutvalget, Ansettelsesutvalget, instituttstyrer, opptakskomiteer og programevalueringskomiteer. I tillegg arrangeres dekanlunsj der representanter fra StOr og linjeforeningene møter dekan, prodekan for undervisning, fakultetsdirektør og andre fra fakultetsadministrasjonen. Dette er gode anledninger til å bli bedre kjent og til å diskutere aktuelle problemstillinger. Studentenes tilbakemeldinger er også viktige innspill i den årlige revisjonen av studieplaner og emner. 6

7 Den enkelte faglærer: Faglærere er involverte i revisjon av studieplaner og emner. De faglig tilsatte er også involverte i gjennomføringen og oppfølgingen av Tidligdialog/Sluttevaluering/Midtveisevaluering. Faglig tilsatte i fagmiljø som gjennomgår programevaluering er direkte involverte i evalueringen, enten som representanter i evalueringskomiteene eller som bidragsytere til prosessen. Faggrupper med faggruppeansvarlige: Noen institutt har fungerende faggrupper med faggruppeledere. Det er ønskelig å få flere velfungerende faggrupper på instituttene som kan ha et overordnet blikk på utdanningen som tilbys, overlapp mellom emner, kvaliteten på undervisningen etc. Ledergruppa på fakultetet jobber for tiden med å få flere fungerende faggrupper på plass. Instituttleder: Kvalitetsarbeidet utføres først og fremst på instituttene, og instituttleder er involvert i dette arbeidet på alle nivåer. Instituttleder koordinerer kvalitetsarbeidet (alle prosesser) på sitt institutt og rapporterer til fakultetsledelsen. Instituttleder er også ansvarlig for informasjonsutveksling mellom sine ansatte og fakultetsadministrasjonen. Ledergruppa: Ledergruppa ledes av Dekan. Faste medlemmer er instituttledere, prodekan for undervisning, prodekan for forskning og fakultetsdirektør. Ledergruppa har ukentlige møter. Kvalitetsutvalget: Kvalitetsutvalget (KU) er sammensatt av prodekan for undervisning (leder), instituttledere, to studentrepresentanter og én representant fra Universitetsbiblioteket. Kvalitetsutvalgets hovedansvar er å ivareta kvalitetssikring og -utvikling av studietilbudet i henhold til vedtatte strategiske føringer. KU har særlig ansvar for kvalitet i studieprogrammene, rapportering (årlig kvalitetsrapport) og utvikling, koordinering og oppfølging av tiltak og prosjekter i kvalitetsarbeidet. Kvalitetsutvalget er rådgivende overfor dekan når det gjelder studietilbudets innhold og karakter. 7

8 Fakultetsadministrasjonen: Fakultetsadministrasjonen, ved prodekan for undervisning og kvalitetsrådgiver, koordinerer kvalitetsarbeidet og er bindeleddet mellom instituttene og universitetets sentraladministrasjon. Administrasjonen skal sørge for informasjonsflyt og tilrettelegging av kvalitetsarbeidet. Fakultetsstyret og instituttstyret: Fakultetsstyret og instituttstyrene har ansvar for overordnede mål, prioriteringer og strategier for enheten. Styrene velger selv sin leder, og dekan/instituttleder er sekretærer for sine respektive styrer. Dekan: Dekan er øverste myndighet på fakultetet og har det overordnede ansvaret for fakultetets kvalitetssystem. 8

9 2 Oppsummering av fakultetets arbeid med kvalitetssystemet i 2014 Årlig revisjon av studieporteføljen (studieplan- og emnerevisjon) Særlig fokus i 2014 har vært tilrettelegging av utvekslingssemester i masterprogrammene (internasjonalisering), sikre at læringsutbyttebeskrivelser på programnivå har god kvalitet, og å få oppdaterte beskrivelser av doktorgradsprogrammet, med emnebeskrivelser, på plass. Tidligdialog + Sluttevaluering = Midtveisevaluering Opprinnelig ble tidligdialog gjennomført ved at en studenttillitsvalgt (emnetillitsvalgt) samlet inn tilbakemeldinger fra studentgruppa, diskuterte disse innspillene med faglærer, og sammen med faglærer kom med forslag til forbedringer. Instituttleder mottok et skjema der det var kvittert ut for at tidligdialog var gjennomført, med forbedringsforslagene. Ordningen har flere ganger vært oppe til vurdering, fordi den ikke har fungert optimalt. Flere alternative opplegg har vært prøvd ut, blant annet et elektronisk avviksmeldingssystem via FS/Studentweb. Tidlig dialog i sin tradisjonelle form ble ikke gjennomført i Standard spørreskjema for sluttevaluering av emner ble sist revidert i Instituttleder velger selv ut hvilke emner som skal evalueres. Våren 2014 ble 29 emner evaluert, evalueringen ble gjort elektronisk via Survey Xact. Høsten 2014 ble to emner sluttevaluert, ett emne på initiativ fra faglærer selv, og ett emne på bakgrunn av tilbakemeldinger fra studentene. Kvalitetsutvalget bestemte i september 2014 å prøve ut midtveisevaluering for høstsemesteret, som erstatning for tidlig dialog og sluttevalueringer. Hensikten var å øke studentenes deltakelse/svarprosent, øke fleksibiliteten (større muligheter for tilpasning til emne) og å øke oppfølgingen av resultatene. Prodekan foreslo en mal med aktuelle tema som kunne tas opp til diskusjon i klasserommet: 1) Praktisk undervisningsopplegg a. Har studentene fått tilstrekkelig informasjon om emnet (undervisningsformer, eksamensform etc.) b. Er pensum definert og pensumlitteraturen tilgjengelig? c. Er det gitt informasjon om gjeldende frister (innleveringsfrister for oppgaver m.m.) d. Er faglærers bruk av it s learning ok? 9

10 2) Arbeidsmengde? Tilrettelagt undervisning i forhold til selvstudium 3) Hvordan fungerer lab-øvinger/andre øvinger? 4) Hvordan fungerer innleveringsoppgaver? 5) Hvordan fungerer faglærer? 6) Er emnet relevant for studieprogrammet? 7) Fysiske arbeidsforhold: a. Fungerer undervisningslokaler tilfredsstillende? b. Fungerer utstyr (projektor, PC er osv.) tilfredsstillende? 8) Andre forhold som fungerer bra eller som bør rettes på? Faglærer stod fritt til å legge til fagspesifikke spørsmål, der det var aktuelt. Midtveisevalueringen ble gjennomført ved at instituttleder valgte ut emner som skulle evalueres, deretter tok faglærer initiativ til en diskusjon med studentene. Faglærer og en representant for studentene rapporterte (skriftlig) tilbake til instituttleder om hvilke forbedringspunkter de sammen var blitt enige om. Prodekan satte som krav at minst fem emner ved hvert institutt gjennomgås, og at dokumentasjonen skulle tas vare på. Midtveisevalueringen ble gjennomført rundt uke 40. Opplegget fikk gode tilbakemeldinger, og fakultetet vurderer nå å gå over til Midtveisevaluering som standard emneevalueringsform, i stedet for Tidligdialog og Sluttevaluering. Programevalueringer Ingen nye programevalueringer ble gjennomført i Evaluering av Petroleumsgeologi (master) var satt opp i 2013, men instituttet har fortsatt ikke levert rapport. Våren 2014 ble det gjort en vurdering av fakultetets studieportefølje i forbindelse med forslag til ny modell for vurdering av studieporteføljer og opptaksrammer ved UiS. Det jobbes nå med en omlegging av studietilbudet innen Byutvikling og urban design, med tanke på tettere undervisningssamarbeid med fagmiljø innen bygg, teknisk planlegging og samfunnssikkerhet, for å gjøre tilbudet mer robust. Ny studieporteføljegjennomgang er planlagt våren 2015, og på bakgrunn av resultater fra denne, vil nye programevalueringer bli satt opp, etter initiativ fra dekan. Dialogmøter med studenter Dekanlunsj ble ikke arrangert våren 2014 på grunn av manglende tilbakemelding/interesse fra StOr. Høsten 2014 ble dekanlunsj avholdt én gang, 28. oktober, med meget gode tilbakemeldinger fra studentene, som i framtida ønsker seg flere slike møter. 10

11 Studentrepresentanter i styrer/utvalg Studenttillitsvalget i StOr har gjort en stor innsats i 2014, og har i samarbeid med linjeforeningene fått studentrepresentanter på plass i styrer/utvalg, også vararepresentanter. Her har det vært stor forbedring i forhold til tidligere år. 11

12 3 Måloppnåelse på planlagte mål og tiltak fra foregående periode (2014) I januar 2014 vedtok Kvalitetsutvalget en mål- og tiltaksplan for utvikling av kvalitetssystemet i 2014 (tabell 1). Status på måloppnåelse kommenteres i tabellen under. Tabell 1. Vedtatt mål- og tiltaksplan for kvalitetssystemet 2014, samt status på gjennomføring Mål Tiltak Status per januar 2015 Fakultetet har gode kvalitetssikringsrutiner som gjør at utdanningen og læringsmiljøet evalueres effektivt 1) Forbedre opplegget for emneevalueringer og tidligdialog 2) Implementere det nettbaserte avvikssystemet på fakultetet 3) Samarbeide med StudentOrganisasjonen (StOr) for å få flere programutvalg på plass på instituttene 4) Gjennomføre programevalueringer på ett eller flere studieprogram 5) Arrangere dekanlunsj (dialogmøter med StOr) minst en gang i semesteret Opplegg har vært oppe til diskusjon flere ganger i Kvalitetsutvalget. Midtveisevaluering ble prøvd ut høsten 2014, med gode tilbakemeldinger. Forsinket p.g.a. driftsproblemer/sen igangsettelse fra IT. Systemet er nå oppe og går, men vanskelig å finne på nettsidene. Informasjonskampanje var varslet, denne er uteblitt, og fakultetet avventer fremdeles implementering. Bachelorprogrammene Bygg og Maskin ble plukket ut av StOr i 2013 til prøveprosjekt for det nye systemet. Arbeidet stagnerte i 2014, status nå er ukjent. StOr har fått annet fokus ved ny ledelse? Programevalueringer ikke gjennomført i Gjennomført én gang 12

13 4 Plan for utvikling av fakultetets kvalitetssystem i 2015 Kvalitetsutvalget ved Det teknisk-naturvitenskapelige fakultetet har vedtatt følgende mål- og tiltaksplan for utvikling av kvalitetssystemet i 2015: Mål: Fakultetet har gode kvalitetssikringsrutiner som gjør at utdanningen og læringsmiljøet evalueres effektivt Tiltak 1) Etablere et godt opplegg for midtveisevalueringer Tiltak 2) Undersøke behovet for et nettbasert avvikssystem på fakultetet Tiltak 3) Opprette dialog med ansvarlige for kvalitetssystemet ved Høgskolen i Stord/Haugesund, med tanke på samordning ved framtidig fusjon Tiltak 4) Gjennomføre studieporteføljeanalyse etter opplegg regissert av sentrale staber ved UiS Tiltak 5) Arrangere dekanlunsj (dialogmøter med StOr) minst en gang i semesteret 13

14 14