Konkurransegrunnlag. for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskel. ved kjøp av. Renholdstjenester til sjåførfasiliteter ved kollektivanlegg

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskel ved kjøp av Renholdstjenester til sjåførfasiliteter ved kollektivanlegg For perioden til med mulighet for forlengelse 1+1 år HFK

2 Innholdsfortegnelse Konkurransegrunnlag 1. Tilbudsinnbydelse 2. Tilbudsskjema 3. Orientering om prosjektet 4. Konkurransebestemmelser 5. Kontrakts bestemmelser 6. Forretningsrutiner Vedlegg Vedlegg 1: Oppdragsbeskrivelse Vedlegg 2: Minimumskrav for oppdraget Vedlegg 3: Tildelingskriterier Vedlegg 4: Prismatrise Vedlegg 5: HMS-mal (Inkludert) Vedlegg 6: ILO konvensjon (Inkludert) Vedlegg 7: Miljøerklæring for kjøp av tjenester Vedlegg 8: Bilder Konkurransegrunnlag HFK Side 2 av 12

3

4 2. TILBUDSSKJEMA Tilbudet forutsettes basert på de pr. dato gjeldende priser. Prisendringer godtas såfremt endringen skyldes generelle endringer i gjeldende arbeidstidslønninger fastsatt ved tariffavtale mellom arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene. Av kontraktsummen eks mva. skal 100 % ansees være lønnsavhengig. Kontrakts beløp kan reguleres en gang pr år, første gang 12 mnd. etter kontraktsinngåelse. Prisene kan endres en gang pr. år med bakgrunn i dokumenterte endringer i Tariffmessige lønnsøkninger, endringer i offentlige avgifter og arealendringer. Hvis prisendringen, uansett årsak overstiger 15 % har oppdragsgiver rett til å avslutte kontrakten med 3 måneders oppsigelse. Tekst Storavatne Lagunen terminal sjåfør Lagunen bybane Lagunen terminal 1 Lagunen terminal 2 Vadmyra Nipedalen Barlien Oasen Varden Bønestoppen Løvstakken Birkelundstoppen Mindeveien Mulen Lønborg Øyjorden Birkelandsskifte Dolvik Terminal Sandeide terminal Støbotn Gravdal Beløp NOK Konkurransegrunnlag HFK Side 4 av 12

5 Bergveien Slettebakken Loddefjord terminal Bjorøy Arna Stasjon Starefossen Ytrebygdsveien Sum timepriser eks mva. (fra kap.2.3 i tilbudsskjemaet) SUM ekskl. mva. Merverdiavgift Tilbudssum 2.3 Timepriser Vask basert på forhåndsavtale og ved behov. Tilleggstjenester betyr her komplette tjenester inklusiv utstyr, rekvisita, rekvisita etc. Timepriser skal benyttes ved eventuelle ekstraarbeider. Mengde benyttes kun for evaluering av anbud og er ikke bindende. Kategori Enhet Mengde Timepris SUM Utvendig vindusvask Time 50 Hovedrenhold Time SUM TIMEPRISER Sum overføres til Tilbudssammenstilling. Merknader eller forbehold Utfyllende kommentarer må inngå i oversendelsesbrev, med henvisning til punkter i konkurransegrunnlaget. Undertegnede erklærer herved at tilbudet er gitt i samsvar med tilbudsinnbydelsen og tilbudsgrunnlaget. Sted/ dato:. Ansvarlig underskrift og stempel Konkurransegrunnlag HFK Side 5 av 12

6 3. ORIENTERING OM PROSJEKTET 3.1 Bakgrunn Hordaland fylkeskommune, eigedomsseksjonen skal gjennomføre en anbudskonkurranse på kjøp av renholdstjenester til sjåførfasilitetene ved kollektivanlegg i områdene i og rundt Bergen. Oppdragsgiver: Hordaland fylkeskommune, eiendomsseksjonen. 3.2 Anskaffelsens formål og omfang Formålet med anskaffelsen er å inngå rammeavtale med en leverandør for levering av regelmessige og periodiske renholdstjenester til sjåførfasiliteter ved kollektivanlegg Omfanget er beskrevet i vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse vedlegg 4 Areal/prisskjema vedlegg 8 Tegninger 3.3 Kontrakt Det skal inngås rammeavtale mellom oppdragsgiver og en leverandør med sikte på oppstart 1. januar Oppdeling av leveransen Det vil ikke være anledning til å forespørre om deltakelse på deler av anskaffelsen. 3.5 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 3.6 Fremdrift for anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Aktivitet Dato Kunngjort i Doffin Tilbudsfrist Evaluering av kvalifikasjoner og tilbud desember 2013 Estimat Kontraktstildeling desember 2013 Estimat 3.7 Informasjonsformidling før tilbudsfrist Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristen. Dersom Oppdragsgiver retter, supplerer eller endrer konkurransegrunnlaget, legges rettelsene, suppleringene eller endringene ut på Eventuelle spørsmål tilbydere måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen 10 dager før tilbudsfristen FRIST er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og sende ut til alle tilbydere innen tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har registrert sin interesse på Alle henvendelser skal skje skriftlig på e-post til kontaktperson for denne anskaffelsen: Kontaktperson: E-post: Mona Engum mona.engum@hfk.no 3.8 Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 3.9 Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentlighetsloven) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 404 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentlighetsloven 11 Konkurransegrunnlag HFK Side 6 av 12

7 4. KONKURRANSEBESTEMMELSER Det vises til kunngjøring i og TED databasene: HFK Renholdstjenester - sjåførfasiliteter kollektivanlegg Anskaffelsen gjennomføres som Åpen anbudskonkurranse etter FOR nr. 402: Forskrift om offentlige anskaffelser, Del I og III, anskaffelser over EØS-terskelverdiene. Utover forskriftene gjelder følgende supplerende opplysninger. 4.1 Konkurransegrunnlag Består av dette dokument med vedlegg og henvisninger som fremgår av innholdsfortegnelsen. 4.2 Befaringer og konferanser Det blir ikke holdt felles tilbudsbefaring. 4.3 Kvalifikasjonskrav Formålet med å stille krav til tilbyders kvalifikasjoner er å sikre at disse opptrer innenfor lovverket, og er i stand til å oppfylle den etterspurte leveransen. Dersom en eller flere tilbydere ikke har levert HMS-egenerklæring, skatteattest eller annen etterspurt dokumentasjon tilgjengelig i offentlige registre, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersending av disse dokumentene. Tilbyder vil bli avvist dersom kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt jfr. forskriftene 11-10(1) Skatt og mva Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal oppfylle sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. Dokumentasjon Bevis for at det stilte krav er oppfylt 1. Skatteattest utstedes av kemner/kommunekasserer 2. Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefuten Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder Tilbyderens juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon Bevis for at det stilte krav er oppfylt Firmaattest eller evt. Registrering i faglig register i leverandørenes hjemland Egenerklæringer Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal etterleve helse- miljø og sikkerhetslovgivningen Det blir stilt krav om at alle arbeidstakere har gjengs lønnsvilkår Dokumentasjon Bevis for at det stilte krav er oppfylt Signert HMS egenerklæring jfr vedlegg 5 ( skal signeres av daglig leder og hovedtillitsvalgt) Bekreftelse på tilslutning til ILO-konvensjonen nr 94 Bekreftelse gis på vedlagt skjema, vedlegg 6 Konkurransegrunnlag HFK Side 7 av 12

8 4.3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Der leverandøren har gyldig grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan vedkommende godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Kvalifikasjonskrav Det kreves tilfredsstillende økonomi for gjennomføringa av oppdraget Dokumentasjon Bevis for at det stilte krav er oppfylt Revisorgodkjent regnskap for de siste år Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Bevis for at det stilte krav er oppfylt Tilbyder må ha et velfungerende kvalitetssikringssystem Leverandøren må ha et miljøstyringssystem eller planlegg å innføre dette Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse og rutiner som dokumenterer at kravet er dekket mht. miljøforhold. Leverandøren må gi en redegjørelse for interne miljøstyringssystem eller sertifikat fra offisielle kvalitetskontrollinstitutt. 3.4 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 90 dager etter tilbudsfristen 3.5 Tilbudets utforming Tilbudet skal være skriftlig og avgis i lukket og merket forsendelse, enten direkte eller pr. post. Merkingen skal være tydelig og ihht. tilbudsinnbydelsen, og tilbudet skal være stemplet og undertegnet. Følgende dokumenter skal returneres oppdragsgiver: Tilbudsbrev Komplett konkurransegrunnlag i utfylt stand, herunder komplett tilbudsskjema. Den etterspurte dokumentasjonen under kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Dersom leverandøren er registrert i StartBANK er det tilstrekkelig å levere registreringsbevis fra StartBANK som dokumentasjon for Kvalifikasjonskrav under pkt Dokumentasjon for Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner må likevel leveres. Se pkt Kontraktsoppfølging Tilbudet skal leveres i (1) eksemplar. 4.6 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å anta ethvert tilbud eller forkaste samtlige dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Oppdragsgiver forbeholder seg videre retten til å avlyse konkurransen på ethvert stadium dersom det foreligger saklig grunn. Konkurransegrunnlag HFK Side 8 av 12

9 4.7 Tilbyders forbehold Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (pris settes) 4.8 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den kvalifiserte leverandøren som tilbyr det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Kriterier Vekting Evalueringssum 70 % Kvalitet 30 % Evalueringssum fremkommer av tilbudsskjema Tilbud med ufullstendige utfylte prisskjema eller priser gitt i andre deler av tilbudet blir avvist. Karakterskala 1-5 blir brukt område +/- 25 % av middelverdi av tilbudene. Middelverdien 25 % og lavere får karakter 5. Middelverdien +25 % og høyere få karakter 1. Det enkelte tilbud vil få karakter ved lineær interpolering mellom ytterverdiene. Kvalitet Evalueringen av kvalitet blir gjort på grunnlag av oppdragsgivers krav til oppdraget, jf. Pkt. 4 og vedlegg 1,2, 3 Evalueringen av kvalitet blir gjort skjønnsmessig der det beste tilbudet gis karakter 5. De øvrige tilbudene gis skjønnsmessige karakterer lavere enn 5 slik at det gjenspeiler oppdragivers vurdering av tilbudets relative egen skaper i forhold til det beste tilbudet basert på en skale fra 1 til 5. I evalueringen vil det for hvert av de to tildelingskriterier bli gitt karakter. I karaktersettingen blir det benyttet en karakterskala fra 1-5 poeng, der 5 er beste score. Poengsummen som blir gitt for hvert tildelingskriterium blir basert på karakteren som blir gitt multiplisert med kriteriets vekt (prosent). 4.9 Meddelelse Beslutning om tildeling av kontrakt meddeles iht. FOA 22-3 Konkurransegrunnlag HFK Side 9 av 12

10 5. KONTRAKTBESTEMMELSER Kontrakt opprettes i henhold til NS 8431 «Alminnelige kontrakts bestemmelser om levering av fast renhold» Det skal inngås rammeavtale mellom oppdragsgiver og én leverandør med sikte på oppstart 1. januar En rammeavtale er definert som en avtale inngått mellom én eller flere oppdragsgivere og én eller flere leverandører som har til formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og planlagte mengder ( 4-2f i forskrift om offentlige anskaffelser, se referanse i kapittel 3). Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Tilbudet må dekke alle tjenester som er etterspurt i konkurransedokumentene Spesielle kontraktbestemmelser Godkjent lærlingebedrift Krav om lærlingordning gjelder kun norske leverandører. Det stilles i kontrakten krav til at norske leverandører er tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning ved oppstart av kontraktsarbeidet. Leverandøren skal ved kontraktssignering fremlegge dokumentasjon på at bedriften er en offentlig godkjent lærebedrift eller dokumentere at denne plikten vil bli oppfylt senest ved oppstart av kontraktsarbeidet. Hvis denne plikten misligholde er det å anse som et vesentlig mislighold av kontrakten FORRETNINGSRUTINER 6.1 Generelt Forretningsrutinene skal følges av alle parter og har generell gyldighet og kan bare fravikes når det foreligger konkret avtale om dette. De engasjerte parters prosjektansvarlige har ansvaret for at rutinene blir gjort kjent for sine medarbeidere, og at de blir fulgt opp. 6.2 Korrespondanse Prosjektets navn er: HFK Kjøp av renholdstjenester til sjåførfasiliteter ved kollektivanlegg. All korrespondanse skal være merket med prosjektets navn og skal bare omhandle en sak. All korrespondanse skal være datert. Den skal normalt sendes pr. post til vedkommendes forretningsadresse dersom ikke noe annet er spesielt avtalt. Alle brev skal ha påskrift om hvem som får kopi. Det skal avtales egne rutiner for bruk av e-post. 6.3 Fakturering Faktura adresse: Hordaland Fylkeskommune Fakturamottak Postboks Bergen Faktura skal merkes med ressursnummer: Fakturering skjer direkte fra leverandør til oppdragsgiver. Ved bruk av faktureringsselskaper skal kontakt vedrørende faktura skje mot leverandøren. Fakturering fra leverandør skal skje hver måned, med mindre annen avtale er inngått. Faktura skal ha 30 dager betalingsfrist Konkurransegrunnlag HFK Side 10 av 12

11 Vedlegg 5 HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv., jf. Lov 17. juni 2005 nr Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * The following applies for foreign contractors: We hereby confirm that we have taken in consideration the legislation for health, Konkurransegrunnlag HFK Side 11 av 12

12 Vedlegg 6 Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ved utlysning av tjenestekontrakter og bygg- og anleggskontrakter I samsvar med bestemmelsene i forskrift av nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ved utlysning av tjenestekontrakter og bygg- og anleggskontrakter vil følgende plikter pålegges leverandøren: Leverandøren skal i sine kontrakter stille krav om at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Leverandøren er kjent med at Oppdragsgiver skal kreve at leverandøren og eventuelle underleverandører på forespørsel må dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren er kjent med at Oppdragsgiver skal forbeholde seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. Sanksjonen skal være egnet til å påvirke leverandøren eller underleverandøren til å oppfylle kontraktsklausulen. Leverandøren er kjent med at Oppdragsgiver skal gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Undertegnede leverandør erklærer med dette at nevnte forpliktelser vil bli overholdt. Sted: Dato: Underskrift: Konkurransegrunnlag HFK Side 12 av 12