FORVALTNINGSREVISJON INNKJØPSAVTALER SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE JUNI TITTEL - 1

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON INNKJØPSAVTALER SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE JUNI TITTEL - 1

2

3 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag fra Sør-Trøndelags fylkeskommunes kontrollutvalg i perioden september mai 2015 Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Trondheim, Anna Ølnes /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Espen Langseth /s/ Prosjektmedarbeider - INNKJØPSAVTALER - 3

4 Sammendrag Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK) bestilte i sak 035/14 en forvaltningsrevisjon av STFKs oppfølging av innkjøpsavtaler. Revisjonen har vært gjennomført med følgende problemsstillinger: 1. Har STFK tilfredsstillende oppfølging av innkjøpsavtalene med leverandør? 2. Har STFK tilfredsstillende oppfølging av innkjøpsavtalene med interne enheter og kommunene? Med disse problemstillingene har vi undersøkt kontraktsoppfølging, informasjon om og bruk av innkjøpsavtalene. Informasjonen som ligger til grunn for våre vurderinger tyder på at STFK i all hovedsak har tilfredsstillende oppfølging av leverandører. Etter vår vurdering har STFK tilfredsstillende ansvarsfordeling og organisering av innkjøpsavtalene, og kompetansen er god nok til å ivareta dette ansvaret. STFKs innkjøpsstrategi går ut inneværende år, og ny strategi er under utarbeiding. Revisjonen konkluderer også med at: Det er brukerterskler som hindrer effektiv utnyttelse av e-handelsystemet. STFK kan bli bedre på systematisk evaluering av innkjøpsavtaler. STFK har i hovedsak tilfredsstillende oppfølging av enhetsledere og kommuner. Brukergruppene ser ikke ut til å fungere helt optimalt, i og med at deltakelsen fra kommunene er svak, og at brukergruppene er mindre aktive etter at avtale er inngått. I hovedsak er det tilfredsstillende avtalelojalitet, men kommunene kan bli mer lojale. Informasjonen ut til den enkelte innkjøper i kommunene ser ikke ut til å være tilfredsstillende. Vurderinger og konklusjoner bygger på data som er innsamlet rundt tre innkjøpsavtaler: Kontorrekvisita, møbler og inventar og arbeidsklær. Vi har hentet data gjennom intervju med kontaktpersoner for disse avtale, både fra STFKs side og fra leverandørenes side. Videre er det gjennomført en nettbasert spørreskjemaundersøkelse blant representanter for interne og - INNKJØPSAVTALER - 4

5 eksterne brukere. Vi viser ellers til kapittel 2, hvor metode for datainnsamling og analyse er beskrevet, i tillegg til revisjonskriterier. Vi viser dessuten til kapitlene 3 og 4, der datagrunnlaget og revisors vurderinger er beskrevet. Videre viser vi til kapittel 6, som inneholder konklusjon og anbefalinger. Rapporten har vært på høring hos fylkesrådmannen. - INNKJØPSAVTALER - 5

6 Innholdsfortegnelse Forord... 3 Sammendrag... 4 Innholdsfortegnelse Innledning Bestilling Om innkjøp i STFK Organisering av innkjøp i STFK Om rammeavtaler Undersøkelsesopplegget Avgrensing Problemstillinger Revisjonskriterier Lov, forskrift og lokale politiske vedtak Andre kilder Metode STFKs oppfølging av innkjøpsavtalene med leverandør Kriterier Data Ansvar, kompetanse og rutiner Kontraktsinngåelse STFKs leverandøroppfølging Brukernes kontakt med leverandørene Evaluering Revisors vurdering STFKs oppfølging av interne enheter og kommunene rundt innkjøpsavtaler Kriterier Data Tilrettelegging Aktuelle innkjøpsavtaler Kunnskap, informasjon og erfaring med avtalene Bistand fra jus- og innkjøpsenheten Lojalitet INNKJØPSAVTALER - 6

7 4.3 Revisors vurdering Høring Konklusjoner og anbefalinger Konklusjon Anbefalinger...46 Kilder...47 Vedlegg Vedlegg 2 Resultat - kommunekontakter...49 Figurer Figur 1. Administrativ organisering i STFK... 9 Figur 2. Om enhetens dialog/erfaringer med leverandørene av kontorrekvisita Figur 3. Om enheten har opplevd avvik fra avtalte vilkår om kontorrekvisita (N=20)...20 Figur 4. Om enhetens dialog/erfaringer med leverandørene av møbler og inventar Figur 5. Om enheten har opplevd avvik fra vilkårene for møbler og inventar Figur 6. Om enhetens dialog/erfaringer med leverandørene av arbeidsklær Figur 7. Om enheten har opplevd avvik fra vilkårene for arbeidsklær Figur 8. Kunnskap om og mangler på innkjøpsavtaler...29 Figur 9. Kunnskap, informasjon og erfaring med avtalen for kontorrekvisita...31 Figur 10. Kunnskap, informasjon og erfaring med avtalen om møbler og inventar...32 Figur 11. Kunnskap, informasjon og erfaring med avtalen om arbeidsklær...33 Figur 12. Bistand fra jus- og innkjøpstjenesten på avtalen om kontorrekvisita...34 Figur 13. Bistand fra jus- og innkjøpstjenesten på avtalen om møbler og inventar...35 Figur 14. Bistand fra jus- og innkjøpstjenesten på avtalen om arbeidsklær...36 Figur 15. Avtalelojalitet, kontorrekvisita Figur 16. Avtalelojalitet, møbler og inventar Figur 17. Avtalelojalitet, arbeidsklær INNKJØPSAVTALER - 7

8 1 Innledning I dette kapitlet redegjør vi for bestillingen, generelt om anskaffelser og innkjøpsavtaler og om innkjøpsområdet i STFK spesielt. 1.1 Bestilling Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK) bestilte i sak 035/14 1 forvaltningsrevisjon innen området innkjøpsavtaler. I protokollen fra saken fremgår følgende vedtak: Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av fylkeskommunens oppfølging av innkjøpsavtaler. Prosjektet bør ha hovedfokus på kontraktsoppfølging, informasjon om og bruk av innkjøpsavtalene. Utvalget ber revisjonen komme tilbake med en skisse til innretning til kontrollutvalgets møte 9. september, og vil komme tilbake til omfang og leveringsfrist. Med utgangspunkt i temaene kontraktsoppfølging, informasjon om og bruk av innkjøpsavtalene, ble kontrollutvalget og revisor e om innretning i sak 45/ Om innkjøp i STFK Figur 1 nedenfor viser administrativ organisering av STFK. Når det gjelder innkjøpsområdet, er det Jus- og innkjøpstjenesten (heretter jus og innkjøp) som har det faglige ansvaret for dette på vegne av fylkesrådmannen. På nettsidene til STFK vises det til følgende ansvar for området: - Velge ut hvilke vareområder hvor det skal inngås felles innkjøpsavtaler - Inngå fylkeskommunens fellesavtaler for kjøp av varer og tjenester - Følge opp inngåtte avtaler - Gi generell innkjøpsveiledning og bistand - Være en regional utviklingsaktør Organisering av innkjøp i STFK Den administrative organisasjonen i STFK er delt i to nivå: fylkesrådmannen, og hans ledergruppe, og enhetene, med respektive enhetsledere. Jus og innkjøp er en støttetjeneste i STFK som ledes av jus- og innkjøpssjefen (enhetsleder). 1 Møte den INNKJØPSAVTALER - 8

9 Figur 1. Administrativ organisering i STFK Jus- og innkjøpstjenesten Kilde: STFK.no Om rammeavtaler På nettsidene vises det til at for å optimalisere ressursbruken skal STFKs innkjøp samordnes i størst mulig grad. Anskaffelser med årlige kjøp over kr , eks. merverdiavgift per vareslag 2, som er felles for flere av enhetene, skal foretas sentralt ved Jus- og innkjøpstjenesten. En rammeavtale er en avtale som er inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører. Bruk av rammeavtaler kan gi administrative besparelser både for oppdragsgivere og leverandører. Rammeavtaler kan gi oppdragsgiver stor fleksibilitet der anskaffelser skal skje jevnlig over et tidsrom. Flere kommuner er tilsluttet Sør-Trøndelag fylkeskommunes innkjøpsavtaler. Dette innebærer at kommunene er tilsluttet en avtale med Sør-Trøndelag fylkeskommune for en rekke rammeavtaler som er fremforhandlet av fylkeskommunen. Fylkesavtalen favner et vidt spekter av varer og tjenester, og skal dekke en stor del av de varer og tjenester kommunen 2 Ekskl. bygge- og anleggskontrakter - INNKJØPSAVTALER - 9

10 har behov for i sin daglige drift. Gjennom fylkesavtalen er kommunen forpliktet til å benytte leverandører som inngår i avtalene. STFK er ansvarlig for at regelverket blir fulgt, og de deltakende kommunene er ansvarlig for å være lojale til avtalene. Fylkeskommunen er ansvarlig for at anskaffelsesprosedyren og avtaleinngåelsen er i samsvar med gjeldende lover og regler. Det betyr at det er fylkeskommunen som foretar kunngjøringen osv., men kommunene er selv ansvarlig for at regelverket følges. Kommunene foretar selv anskaffelser i henhold til den enkelte rammeavtale. I tabell 1 viser vi en oversikt over deltakende kommuner. Tabell 1. Kommuner som deltar i fylkesavtalen pr Agdenes Holtålen Melhus Osen Rissa Bjugn Klæbu Midtre Gauldal Roan Skaun Frøya Malvik Oppdal Røros Snillfjord Hemne Meldal Orkdal Rennebu Åfjord I tillegg deltar fire folkehøyskoler i samarbeidet: Fredly folkehøgskole, Peder Morset folkehøgskole, Torshus folkehøgskole, Øya videregående skole. Andre virksomheter som deltar er: - Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS - IKA-Trøndelag IKS - Rørosmuseet - Fylkesmannen i Sør-Trøndelag - Norges geologiske undersøkelse (NGU) - AtB AS - Direktoratet for mineralforvaltning med Bergmesteren for Svalbard - Vekst Melhus AS Deltakerne betaler for tilknytning til fylkeskommunens innkjøpsavtaler. I avtalen er det angitt at kommunens virksomheter er forpliktet til å benytte disse avtalene, både nåværende og eventuelle fremtidige avtaleområder. - INNKJØPSAVTALER - 10

11 2 Undersøkelsesopplegget I dette kapitlet redegjør vi for hvordan vi har konkretisert og gjennomført undersøkelsen. 2.1 Avgrensing Undersøkelsen er avgrenset fra å se på STFKs samarbeid med Fylkeskommunene Nord, Trondheim kommune, folkehøyskoler og andre virksomheter, bortsett fra på et overordnet systemnivå. Det innebærer at fokuset i undersøkelsen er på STFKs interne enheter og kommuner som inngår i innkjøpsavtalene. I 2007 gjennomførte Revisjon Midt-Norge en forvaltningsrevisjon med tema Offentlige anskaffelser følges regelverket -. Her ble følgende tema belyst: 1)Hvordan vil organiseringen av innkjøpsfunksjonen ha betydning for anskaffelsesreglene? 2) Følges regelverket med tanke på terskelverdier? 3) Følges egne lokale bestemmelser? 4) Hvordan registreres innkomne tilbud i anbudssaker (tilbudsåpning)? 5) Journalføres dokumenter i anskaffelsesprosessen? 6) Følges regelverket ved inngåelse av rammeavtaler? 7) Foretas det innkjøp i samsvar med rammeavtalene? I nåværende forvaltningsrevisjon er disse temaene i liten grad belyst, og vi vil presisere at undersøkelsen ikke omhandler krav for hvordan innkjøp skal gjennomføres slik dette er fastsatt i Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 2.2 Problemstillinger Som vi ser av bestilling, skal undersøkelsen ha fokus på oppfølging av innkjøpsavtaler. Det blir vist til at prosjektet bør ha hovedfokus på: - kontraktsoppfølging, - informasjon om innkjøpsavtalene - bruk av innkjøpsavtalene. Slik revisor leser dette omhandler punkt 1 STFKs forhold til leverandører, mens punkt 2 og 3 retter seg mot STFKs forhold til kommuner, folkehøgskoler og andre virksomheter tilsluttet fylkeskommunens innkjøpsavtaler. Dette inkluderer også STFKs egne enheter. - INNKJØPSAVTALER - 11

12 På bakgrunn av det ovenstående har vi formulert følgene problemstillinger: 1. Har STFK tilfredsstillende oppfølging av innkjøpsavtalene med leverandør? - Herunder kontraktsoppfølging 2. Har STFK tilfredsstillende oppfølging av innkjøpsavtalene med interne enheter og kommunene? - Herunder informasjon om og bruk av innkjøpsavtalene 2.3 Revisjonskriterier Kildene for revisjonskriteriene er som følger: Lov, forskrift og lokale politiske vedtak Lov om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser. FOR Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Innkjøpsstrategi for Sør-Trøndelag fylkeskommune Vedtatt i fylkestinget den den (sak 181/2011) Andre kilder Veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser. Direktoratet for forvaltning og IKT 2.4 Metode Hovedhensikten i datainnhentingen har vært å få kunnskap om hvordan STFK følger opp leverandører og kommuner og andre som omfattes av innkjøpsavtalen. For å få god dybdekunnskap og innsikt om arbeidet med innkjøpsavtaler, finner vi det hensiktsmessig å blant annet ta utgangspunkt i eksempelvis tre case for å undersøke hvordan disse håndteres. Casene (avtalene) vi har gjennomgått er: Kontorrekvisita, møbler og inventar og arbeidsklær. - INNKJØPSAVTALER - 12

13 Vi har gjennomført oppstartsmøte, der jus- og innkjøpssjefen og økonomidirektøren deltok. Vi har gjennomført dybdeintervju med leder og ansatte i jus- og innkjøp, som er kontaktpersoner for utvalgte avtaler. o Kontaktperson for avtalen for kontorrekvisita o Leder for jus- og innkjøpstjenesten og ny kontaktperson for møbler og inventar og arbeidsklær Vi har gjennomført to elektroniske spørreskjemaundersøkelser; en rettet mot enhetsledere i STFK og en rettet mot kommunekontakter i de deltakende kommunene. o 36 enhetsledere mottok undersøkelsen, 28 har svart (78 %) o 19 kommunekontakter mottok undersøkelsen, 10 har svart (53 %) Vi har gjennomført telefonintervju med kontaktpersoner for tre utvalgte innkjøpsavtaler: o Kontaktperson for kontorrekvisita o Kontaktperson for 2 av de 3 leverandørene av møbler og inventar o Kontaktperson for arbeidsklær I presentasjonen av resultatene gjengir vi svarene fra enhetslederne i STFK i grafer og tekst, mens svarene for kommunekontaktene gjengis i tekst, og med henvisning til tabellvedlegg. I grafene bruker vi prosenttall, mens vi i teksten bruker absolutte tall. I hovedsak var det spørsmål formulert som påstander, der respondentene skulle svare på en skala fra 1 (helt u) til 6 (helt ). Vet ikke var også et svaralternativ. I analysen og presentasjonene av dataene har vi slått sammen verdiene 1-2 (u), 3-4 (delvis ) og 5-6 (). Når det gjelder lojalitet til innkjøpsavtalene bygger vi på resultatene i spørreskjemaundersøkelsen, ikke f.eks. regnskapsinformasjon. Vi har gjennomført telefonintervju med kontaktpersoner for leverandørene for alle tre avtalene vi har valgt ut som case (unntatt en av de tre møbel- og inventarleverandørene) Dokumentgjennomgang med fokus på system og oppfølging o Innkjøpsportalen o Saksstyringssystemet Elark 360 o Mapper for de tre casene Vi mener at vi med dette har fått et tilstrekkelig datagrunnlag for de vurderingene og konklusjonene som er gjort. Foreløpig rapport har vært til høring hos fylkesrådmannen, og høringssvaret er kommentert i kapittel 5 og vedlagt rapporten (vedlegg 1). - INNKJØPSAVTALER - 13

14 3 STFKs oppfølging av innkjøpsavtalene med leverandør Dette kapitlet omhandler problemstilling 1, om STFK følger oppfølging av leverandørene som det er inngått avtaler med. 3.1 Kriterier STFK inngår innkjøpsavtaler med leverandører både på egne vegne, og på vegne av kommuner og andre offentlige aktører i Sør-Trøndelag som er tilsluttet innkjøpsavtalen. Til grunn for kriteriene vi har utledet i denne undersøkelsen, og vurderingene som er gjort, ligger Lov om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven) 3 og Forskrift om offentlige anskaffelser 4 Kriteriene i dette kapitlet er hentet fra regelverk og anbefalinger som sier noe om hvordan STFK skal ivareta dette ansvaret overfor leverandører. I tillegg til lovverket har vi hentet kriterier fra statlige veiledninger fra Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) og STFKs egen gjeldende innkjøpsstrategi 5. Når det gjelder lovverket er det særlig 23 i kommuneloven som er aktuell, om administrasjonssjefens ansvar for betryggende kontroll. For å oppnå betryggende kontroll er det viktig at kommunen/fylkeskommunen har system for å ivareta oppfølging av innkjøpsavtalene overfor leverandørene. I Difis veiledningsmateriale har vi for denne problemstillingen tatt utgangspunkt i veiledende informasjon som gjelder: - Kontraktsinngåelse o om STFK har system for kontraktsinngåelse, o om det er system for å ivareta sentrale målsettinger i kontraktene: miljøkrav, sosial dumping, etikk og eventuelle krav om å ta inn lærlinger. - Leverandøroppfølging o om valgte leverandører sørger for å levere de varene det er inngått avtale om, o om prisen på leverte varer er i henhold til avtale, o om det blir gitt informasjon om og tilbakemeldinger ved endringer i produkt. - Evaluering o om det gjennomføres systematiske evalueringer, o om resultat og erfaringer fra evalueringene blir brukt, o evalueringer underveis, for eksempel reforhandling ved høy pris, o evaluering av kontraktene før ny avtaleinngåelse. 3 LOV Lov om offentlige anskaffelser 4 FOR Forskrift om offentlige anskaffelser 5 Sør-Trøndelag fylkeskommunes innkjøpsstrategi, INNKJØPSAVTALER - 14

15 For å ivareta den systematiske oppfølgingen av leverandører, er det viktig at organiseringen av disse funksjonene er hensiktsmessige. Både Difis veiledningsmateriale og STFKs innkjøpsstrategi legger vekt på tydelig ansvar, kompetanse og system i form av rutiner og retningslinjer. Dette vil være det første vi ser på (3.2.1). Difi anbefaler dessuten at organisasjoner lærer av avtalene, og at avtalene evalueres. Dette vil vi se på i kapittel Data I dette kapitlet legger vi fram data basert på intervjuinformasjon, spørreskjemaundersøkelse og skriftlig dokumentasjon som vi har fått tilgang til Ansvar, kompetanse og rutiner Det første vi vil se på er organiseringen, og om ansvaret for systematisk oppfølging av leverandører er organisert med tydelig roller og ansvar, medregnet tilfredsstillende kompetanse. Ansvaret for å inngå innkjøpsavtaler ligger til jus og innkjøp i STFK. Det er jus og innkjøp som håndterer det meste av fylkeskommunens anskaffelser. Det gjelder årlige kjøp over kr , som er felles for flere av enhetene. Unntaket er innkjøp innenfor bygg og anlegg. Jus og innkjøp har 6 årsverk, noe innkjøpssjefen mener er få ansatte sammenlignet med andre fylkeskommuner. Alle, unntatt en, jobber med innkjøpsspørsmål, og har ansvar for oppfølging av egne avtaler. Innkjøpssjefen ga uttrykk for at kompetansen i enheten er god og riktig. Enheten skal være oppdatert på relevant lov- og regelverk, og de ansatte blir sendt på kurs når det er hensiktsmessig. Jus- og innkjøpstjenestens kompetanseplan er ikke oppdatert, ifølge innkjøpssjefen. Hun mener at de likevel har god kontroll. Ansvaret for innkjøpsavtalene går ut på å følge opp i forbindelse med kontraktsinngåelse og oppfølging av kontrakten ut mot blant annet leverandører, kommuner og enheter internt i STFK. I kommunene er det oppnevnt kontaktpersoner for innkjøp. STFK har en innkjøpsstrategi for perioden Overordnet mål for innkjøpsarbeidet i STFK (Sør-Trøndelag fylkeskommunes) er at innkjøp skal være miljø- og kostnadseffektive og skape tillit til Sør-Trøndelag fylkeskommune som innkjøper. Videre framgår det hvilket ansvar den øverste administrative ledelsen, jus- og innkjøpssjefen og enhetslederne har når det gjelder innkjøp i fylkeskommunen og innkjøpsavtaler i fylket. Ifølge innkjøpssjefen er det 6 Innkjøpsstrategi for Sør-Trøndelag fylkeskommune, INNKJØPSAVTALER - 15

16 satt i gang en prosess med å revidere strategien, og den nye strategien vil bli gjort gjeldende fra Kontraktsinngåelse I dette delkapitlet ser vi på STFKs system for kontraktsinngåelse. Vi er mest opptatt av at systemene for kontraktsinngåelse ivaretar generelle føringer for samfunnsansvar, slik Difi har anbefalt: - Sosial dumping I anskaffelsessammenheng er arbeid mot sosial dumping bl.a. knyttet til å stille og følge opp krav om lønns- og arbeidsvilkår i kontrakter. - Etisk handel Etisk handel har i hovedsak utgangspunkt i Den internasjonale arbeidstakerorganisasjonen (ILO), som er FNs særorganisasjon for arbeidslivet. ILO jobber for å bedre arbeidsforhold, arbeidsmuligheter og levevilkår for arbeidere over hele verden. ILO har definert fire områder som særlig viktige; forbud mot barnearbeid, forbud mot diskriminering, forbud mot tvangsarbeid og organisasjonsfrihet. - Miljø Dette er et omfattende område, men det som er aktuelt her er krav til miljøsertifisering og miljømerking av leverandører og varer. I tillegg ser vi på om fylkestingets krav om lærlinger er tatt inn. I intervju med innkjøpssjefen sa hun at det i STFKs standard avtalevilkår stilles krav til lønnsog arbeidsvilkår for de avtaler som omfattes av forskrift av 8. februar 2008 nr. 112, om lønnsog arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Dette gjelder i forhold til bygge- og anleggskontrakter og tjenestekontrakter. STFK har også utarbeidet et nytt egenrapporteringsskjema som skal leveres av leverandøren etter oppstart av avtalen, og som i tillegg kan kreves flere ganger i avtaletiden. Dette er system som gjelder sosial dumping. Når det gjelder etisk ansvar vises det til ILO-konvensjonen og krav om HMS-erklæring. De samme kravene gjelder for underleverandører. Dette gjelder krav til leverandørene i konkurransegrunnlaget, om at eventuelle underleverandører som skal benyttes i avtalen skal legge ved dokumentasjon. STFK deltar i et samarbeid med Oslo kommune gjennom at de er med på en avtale for kjøp av oppfølgingstjenester i tilknytning til etisk handel. Den brukes sjelden, ifølge innkjøpssjefen. - INNKJØPSAVTALER - 16

17 For bortimot alle avtalene blir det stilt miljøkrav, ofte både som minimumskrav og som tildelingskriterier. Det er miljøspesifikasjoner fra Difi som i stor grad blir brukt. Innkjøpssjefen sa at gjeldende strategi ikke har spesifikke krav knyttet til klima, men at dette sannsynligvis vil komme inn i ny strategi. Hun medga at slike krav kan bli vanskelig å konkretisere. Forskriften er tydelig på at det skal være forhold ved produktet som det skal evalueres på. Det kan være vanskelig å knytte klima til selve produktet. Det er «må-krav» om miljø i kravspesifikasjonen, og følgelig må tilbydere tilfredsstille noen minimumskrav, for i det hele tatt å være med i konkurransen. Utover det teller miljø 15 % i avtalen om kontorrekvisita, i tillegg til at det er krav om deltakelse i Grønt punkt 7. Når det gjelder møbler, skal miljø telle 10 %. Miljøkravene er basert på maler fra DIFI, og andre organisasjoner. Innkjøpssjefen ga uttrykk for at dette er et område hvor man må utvise skjønn, og hvor saksbehandler velger kriterier som er relevant for den aktuelle anskaffelsen. Når det gjelder sosiale kontraktsforhold, barnearbeid osv. signerer leverandørene et skjema der det blant annet går fram at de overholder de ulike ILO-kravene, og at de påser at underleverandører gjør det. Innkjøpssjefen mener at dette kan følges bedre opp fra STFKs side. Fylkestinget har stilt krav om at leverandørene skal ta inn lærlinger der det er mulig. Etter forskriften kan det settes som betingelse at norske leverandører skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning, men bare i de tilfeller at det er et klart definert behov for lærlingeplasser i den aktuelle bransje. Innkjøpssjefen sa at jus og innkjøp har en kontaktperson i fagenheten for videregående opplæring rundt dette. Hver gang et skal inngås en ny avtale sjekker jus og innkjøp om det er behov for lærlinger. Det tas med i avtalene dersom kontaktpersonen anbefaler det. Det er ikke stilt krav om lærlinger i noen de avtalene som er inngått om kontorrekvisita, møbler og inventar og arbeidsklær STFKs leverandøroppfølging I dette delkapitlet ser vi på om STFK har system for å følge opp at leveransene omfatter de varene det er inngått avtale om, og om prisen er i henhold til avtalen. Videre ser vi på om STFK har system for å følge med endringer i produkt og tilbakemeldinger fra leverandør. 7 Grønt punkt - INNKJØPSAVTALER - 17

18 Etter oppstart av kontrakten gjennomføres det statusmøter for oppfølging av betingelsene i kontrakten, gjerne 2-3 ganger pr. år. Referat fra disse møtene skal ligge i Elark. STFK har gått over til nytt innkjøpssystem, Mercell (2015). Det er integrert med Elark. I telefonintervju med kontaktpersoner fra leverandørene kom det fram at alle er fornøyd med måten STFK opptrer og følger opp innkjøpsavtaler på, også i anbudsprosesser. Alle gir tilbakemelding om minimum årlige statusmøter, der rapportering på bl.a. annet omsetning inngår. For kontorrekvisita er det 2 statusmøter i året. Utover det gir de uttrykk for at det er lett å ordne opp i ting utenom statusmøtene. En av leverandørene innenfor møbler og inventar mente at STFK har mer å gå på når det gjelder informasjon overfor deltakerne om hva de har forpliktet seg til, og hvilken verdi avtalen har, sammenlignet med å gå utenom. Kontaktpersonen for arbeidsklær mente at spekteret av varer i avtalen er litt begrenset; de leverer i hovedsak arbeidsklær innenfor anleggs- og håndverksområdet Brukernes kontakt med leverandørene I dette kapitlet gjengir vi data om brukernes kontakt og erfaringer med leverandørene av kontorrekvisita, møbler og inventar, og arbeidsklær. Brukerne er enhetsledere og kontaktpersoner i kommunene. Vi presenterer først en diagramoversikt som viser enhetslederes dialog og erfaring med leverandørene av kontorrekvisita. Diagrammene er i prosent. Teksten under er i absolutte tall. Deretter presenterer vi resultat for kommunekontaktene i tekst, med henvisning til tabellvedlegg (vedlegg 2). - INNKJØPSAVTALER - 18

19 Figur 2. Om enhetens dialog/erfaringer med leverandørene av kontorrekvisita. (N=20) 10 % 20 % 5 % 20 % 20 % 25 % 50 % 40 % 55 % 15 % 70 % 5 % 35 % 5 % 35 % 30 % 10 % 5 % 15 % 30 % Leverandøren retter eventuelle feil hurtig Vi kontrollerer at priser/rabatter er iht. avtale på varene som er levert Det er lett å finne informasjon om vareutvalget Det er lett å finne informasjon om priser/rabatter Vi har fått henvendelse fra leverandøren om enhetens bruk av kontorrekvisita 15 % 15 % 70 % 0 % Det er enkelt å bestille kontrorekvisita 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % U Verken eller Enig Vet ikke Kilde: Revisjon Midt-Norge. Figuren viser at 11, av de 20 som har svart, er e i at leverandøren retter feil hurtig. 14 av 20 kontrollerer om pris/rabatter er i henhold til avtale på varene. 8 av 20 er delvis e i at det er lett å finne informasjon om vareutvalget, mens 7 er e i dette. 6 mener at det er lett å finne informasjon om priser og rabatter, mens 7 er delvis e i det. 3 av 20 gir tilbakemelding om at enheten har fått henvendelse fra vareleverandøren og 10 har svart at de ikke har fått det. 14 av de 20 mener at det er enkelt å bestille kontorrekvisita. Svarfordelingen for de kontaktpersonene i kommunene som har svart på disse påstandene følger noenlunde samme mønster (vedlegg 2 tabell 6). - INNKJØPSAVTALER - 19

20 Figur 3. Om enheten har opplevd avvik fra avtalte vilkår om kontorrekvisita (N=20) Manglende tilgang til prisliste/varekatalog 25 % 50 % 25 % Sen levering 15 % 65 % 20 % Feil pris 10 % 50 % 40 % 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Ja Nei Vet ikke Kilde: Revisjon Midt-Norge Vi ser av figuren at manglende tilgang til prisliste/varekatalog er det avviket flest enheter har opplevd (5 av 20 enheter). Når det gjelder pris er det 8 av 20, som ikke vet om det har vært avvik fra de avtalte vilkårene når det gjelder pris. Svarene fra kontaktpersonene i kommunene viser for det første, at rundt halvparten ikke vet hvordan situasjonen er for kommunen på eventuelle avvik (vedlegg 2 tabell 7). Ellers svarer 1 av 10 at de har opplevd manglende tilgang til prisliste og 1 av 10 har opplevd sen levering. Nedenfor presenterer vi resultat av tilbakemeldinger fra enhetsledere i STFK og kontaktpersoner i kommunene om erfaringer med leverandører av møbler og inventar. - INNKJØPSAVTALER - 20

21 Figur 4. Om enhetens dialog/erfaringer med leverandørene av møbler og inventar. (N=19) 11 % 5 % 53 % 32 % 5 % 5 % 90 % 0 % 5 % 32 % 58 % 5 % 5 % 32 % 53 % 11 % 21 % 16 % 16 % 47 % Leverandøren retter eventuelle feil hurtig Vi kontrollerer at priser/rabatter er iht. avtale på varene som er levert Det er lett å finne informasjon om vareutvalget Det er lett å finne informasjon om priser/rabatter Vi har fått henvendelse fra leverandøren om enhetens bruk av møbler og inventar 05 % 84 % 11 % Det er enkelt å bestille møbler og inventar 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % U Verken eller Enig Vet ikke Kilde: Revisjon Midt-Norge Figuren her viser at 6 av 19 ikke vet hvilke erfaringer enheten har med om leverandørene retter feil hurtig. 17 av 19 kontrollerer at priser/rabatter er i henhold til avtale. 11 av 19 har svart at det er lett å finne informasjon om vareutvalget, og 10 av 19 svarer at det er lett å finne informasjon om priser/rabatter. 9 av 19 vet ikke om enheten har fått henvendelser fra leverandøren om bruk av møbler og inventar, 4 mener at det har de ikke. 16 av 19 mener at det er enkelt å bestille møbler. Kontaktpersonene i kommunene svarer slik (vedlegg 2 tabell 12): 6 av 9 vet ikke om leverandører retter eventuelle feil, 2 av 9 mener at de gjør det. 6 av 9 svarer at de kontrollerer at priser/rabatter er i henhold til avtaler, 4 av 9 mener at det er lett å finne informasjon om vareutvalget og 4 av 9 har svart at det er lett å finne informasjon om priser/rabatter. Videre har 3 av 9 svart at kommunen har fått henvendelser fra leverandøren om kommunens bruk av (avtalen om) møbler og inventar, og 8 av 9 kontaktpersoner er e i at det er enkelt å bestille møbler og inventar. - INNKJØPSAVTALER - 21

22 Figur 5. Om enheten har opplevd avvik fra vilkårene for møbler og inventar. (N=19) Manglende tilgang til prisliste/varekatalog 21 % 58 % 21 % Sen levering 42 % 37 % 21 % Feil pris 5 % 74 % 21 % 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Ja Nei Vet ikke Revisjon Midt-Norge 1 av 19 har opplevd feil pris, og 8 har opplevd sein levering av møbler og inventar. 4 har opplevd manglende tilgang på prisliste/varekatalog. 4 har svart vet ikke på alle tre spørsmålene. 5 av de 9 kommunekontaktene som har svart (vedlegg 2 tabell 13), har svart vet ikke på spørsmål om feil pris. 4 har svart vet ikke på de to andre spørsmålene. Ellers er det ingen som har opplevd å få feil pris, mens det er 1 av kommunekontaktene som har opplevd manglende tilgang til varekataloger/prisliste. 2 av kontaktene har opplevd sen levering. 13 av de enhetslederne som har svart har avtale om arbeidsklær. - INNKJØPSAVTALER - 22

23 Figur 6. Om enhetens dialog/erfaringer med leverandørene av arbeidsklær. (N=13) 0 8 %% 54 % 39 % Leverandøren retter eventuelle feil hurtig 8 0 %% 85 % 8 % Vi kontrollerer at priser/rabatter er iht. avtale på varene som er levert 8 % 15 % 62 % 15 % Det er lett å finne informasjon om vareutvalget 15 % 15 % 54 % 15 % Det er lett å finne informasjon om priser/rabatter 23 % 23 % 15 % 39 % Vi har fått henvendelse fra leverandøren om enhetens bruk av arbeidsklær 15 % 15 % 62 % 8 % Det er enkelt å bestille arbeidsklær 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % U Verken eller Enig Vet ikke Kilde: Revisjon Midt-Norge 7, av de 13 som har svart, mener at leverandøren retter feil hurtig. 11 av 13 kontrollerer at priser og rabatter er i henhold til avtale. Når det gjelder informasjon om vareutvalget er 8 av de 13 e i at det er lett å finne det, og 7 er i at det lett å finne informasjon om pris og rabatter. 2 av 13 mener at leverandøren har kontaktet enheten, mens 5 ikke vet noe om det. 8 av 13 mener det enkelt å bestille arbeidsklær. 6 kommunekontakter har svart at kommunen har avtale om arbeidsklær (vedlegg 2 tabell 18). Av disse har 2 til 3 svart vet ikke på flere av spørsmålene ovenfor. 5 har svart at de enten er delvis, eller i at det er lett å bestille arbeidsklær. Det kommunekontaktene er mest e i er at leverandørene raskt retter opp eventuelle feil. - INNKJØPSAVTALER - 23

24 Figur 7. Om enheten har opplevd avvik fra vilkårene for arbeidsklær. (N=13) Manglende tilgang til prisliste/varekatalog 15 % 46 % 39 % Sen levering 0 % 46 % 54 % Ja Nei Vet ikke Feil pris 0 % 54 % 46 % 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Kilde: Revisjon Midt-Norge Mange, av de 13 som har svart, vet ikke om enheten har opplevd avvik fra de avtalte vilkårene fra leverandørene. Utover det har ikke respondentene opplevd avvik, med unntak av 2 som har opplevd avvik når det gjelder tilgang til prisliste/varekatalog. Halvparten av de 6 kommunekontaktene som har svart vet ikke om det har vært avvik fra vilkårene (vedlegg 2 tabell 19). 1 av de øvrige har svart at det har vært feil pris, og 1 har svart at det har vært sen levering Evaluering Til ansvaret for å få til gode innkjøpsavtaler hører det også med å evaluere prosessene i forkant av avtaleinngåelse og erfaringene med avtale etter at de er gjort gjeldende. Innkjøpssjefen sa i intervju at det ved oppstart av hver anbudskonkurranse foretas en vurdering/evaluering av sist gjennomførte konkurranse for tilsvarende vare-/tjenestekontrakt. Dette gjelder i forhold til hvilke varer som skal anskaffes, behov, volum, avtalebestemmelser og øvrige forhold til fremtidig avtale. Erfaringer fra tidligere avtaler er sentrale opplysninger i denne vurderingen. Utover det har statusmøtene en viktig funksjon når det gjelder evaluering. For avtalen for kontorrekvisita er det statusmøter hver ca. 6 mnd. Da møtes leverandør, ansvarlig rådgiver i - INNKJØPSAVTALER - 24

25 STFK og brukergruppen. I statusmøter tar en opp alle ting som kan ha oppstått. Tilbakemelding fra brukere om noe som ikke fungerer tas med en gang. 3.3 Revisors vurdering Vi har sett på om STFK har tilfredsstillende organisering av, ansvar for og kompetanse i oppfølging av leverandører. Etter vår vurdering er ansvaret for innkjøpsavtaler og oppfølging av leverandører klart definert og forstått: Lederansvaret for oppfølging av innkjøpsavtaler ligger til fylkesrådmannen og enhetsledere, mens jus og innkjøp har det faglige og operative ansvaret for inngåelse og oppfølging av avtaler. Vår informasjon tyder også på at den faglige kompetansen ved jus og innkjøp er tilfredsstillende, og at enheten har relevant økonomikompetanse og kompetanse på relevant lov- og regelverk. Vi registrerer at tjenesten ikke har oppdatert kompetanseplan, noe som er viktig for å ha systematisk oversikt over mangler og behov for kompetanse på kortere og lengre sikt. STFKs innkjøpsstrategi går ut inneværende år, og ny strategi er under utarbeiding. Informasjonen som er framskaffet i denne revisjonen tyder på at innkjøpsstrategiens målsettinger som gjelder sosial dumping, etikk og miljø i hovedsak blir ivaretatt i anbudsprosesser og oppfølging av innkjøpsavtalene. Systemene er i hovedsak basert på tillit, ved at leverandørenes egenerklæringer er «garantien» for at ILO-krav og krav som gjelder sosial dumping følges. Vi registrerer at det er krevende å ha ytterligere oppfølging. Fylkestinget har stilt krav om at leverandørene skal ta inn lærlinger der det er mulig. Det er samarbeid mellom jus og innkjøp og fagenheten for videregående opplæring rundt dette, slik at der det er stort behov for lærlingeplasser blir det med i kravspesifikasjonene. Det var ikke krav om lærlinger i noen av de tre innkjøpsområdene som vi har gjennomgått. Vi har ikke sjekket hvordan situasjonen er, når det gjelder behov for lærlingeplasser, innenfor disse områdene. STFK, ved jus og innkjøp, får gode skussmål fra leverandører. Jus og innkjøp opptrer ryddig og profesjonelt. Vi ser at det er statusmøter minimum en gang i året, gjerne mer for enkelte avtaler. Her gjøres det vurderinger av avtalene, oppfølging og rapportering på omsetning. Vi ser at enkelte leverandører savner mer tydelig informasjon ut mot deltakerne, fortrinnsvis kommunene, om forpliktelsene og fordelene ved å bruke avtalene. - INNKJØPSAVTALER - 25

26 Brukerne, dvs. enhetsledere og kommunekontakter, gir i hovedsak positiv tilbakemelding om leverandørene. Vi ser at lederne og kontaktpersonene mangler oversikt (vet ikke) på en del områder, som avvik på pris, eller andre avvik på leveransen, og om dette blir raskt rettet opp fra leverandørenes side. Kommunekontaktene har lite oversikt over hva som skjer ute i organisasjonen på enkelte områder av avtalene. Det er viktig å evaluere innkjøpsavtaler, både prosessen fram til avtaleinngåelse og erfaringene med avtalen. Det er bare i statusmøtene og i den løpende dialogen det skjer evaluering. - INNKJØPSAVTALER - 26

27 4 STFKs oppfølging av interne enheter og kommunene rundt innkjøpsavtaler Dette kapitlet omhandler problemstilling 2, om STFK har et tilfredsstillende system for å følge opp interne enheter i STFK og kommunene når det gjelder innkjøpsavtaler. 4.1 Kriterier Flere av kommunene i Sør-Trøndelag, samt noen folkehøgskoler og andre virksomheter, er tilsluttet fylkeskommunens innkjøpsavtaler. I STFKs innkjøpsstrategi er et av de overordna målene at STFK skal fremstå som en kompetent og attraktiv samarbeidspartner for kommuner og offentlige etater, og ved dette representere et tilbud til dem om å være med på fylkeskommunens fellesavtaler. Jus- og innkjøp har ansvar for å få på plass sentrale rammeavtaler for virksomheten. Jus- og innkjøp skal representere et tilbud overfor kommuner og offentlige virksomheter om å være tilsluttet STFKs rammeavtaler som kontraktspart. Jus- og innkjøp skal også bidra med innkjøpsfaglig kompetanse ved innkjøpsbehov i STFK som ikke dekkes av sentrale rammeavtaler. Det innebærer også ansvar for å kvalitetssikre bidrag fra øvrige enheter i innkjøpsprosjekt i forhold til anskaffelsesregelverket og retts- og KOFA-praksis. Jus- og innkjøp har ansvar for å følge opp inngåtte avtaler, samt gi nødvendig informasjon til fylkeskommunens ansatte og kommuner og tilsluttede enheter om inngåtte avtaler. Enhetsledere har ansvar for at alle ved enheten følger vedtatt strategi, herunder benytter sentrale fellesavtaler ved egne innkjøp. Enhetsledere har også ansvar for å initiere og ta ansvar for innkjøp innenfor egne ansvarsområder som ikke dekkes av sentrale rammeavtaler. Enhetsledere skal avgi ressurser, slik at ansatte kan delta i det sentrale innkjøpsarbeidet via deltagelse i brukerutvalg/-grupper. 4.2 Data De interne enhetene er forpliktet til å følge STFKs innkjøpsstrategi. Ansvaret til enhetsledere og ansatte er gitt i strategiplanen, men for at enhetsledere og ansatte skal kunne ivareta sitt ansvar bør det være tilrettelagt for god støtte. Det gjelder tilstrekkelig informasjon, veiledning og opplæring, men også nødvendige ressurser til å ivareta målene i innkjøpsstrategien. I dette kapitlet ser vi blant annet på hvordan det er tilrettelagt for at enhetene i STFK kan ivareta målene i innkjøpsstrategien. - INNKJØPSAVTALER - 27

28 4.2.1 Tilrettelegging De viktigste systemene for at enheter i STFK skal kunne ivareta målene i innkjøpsstrategien er kvalitetssystemet ESK, der styrende dokument for offentlige anskaffelser skal ligge, Elark 360, som er saksstyringssystemet i STFK, E-handel, som er et elektronisk netthandelsystem (e-handel) og Innkjøpsportalen, der alle styrende dokumenter for gjeldende avtale ligger. I kommentarene, som enhetsledere i STFK hadde anledning til å gi i spørreskjemaundersøkelsen, er det mange gir uttrykk for misnøye og frustrasjon over systemet for e-handel. Ellers har Jus- og innkjøp faste ressurspersoner på alle avtalene. De står for arbeidet med å forberede konkurranser, følge opp leverandører og veilede og følge opp interne enheter og deltakende kommuner og eksterne aktører. Det blir etablert brukergrupper for hver avtale. I utgangspunktet skal de være sammensatt av to representanter fra fylkeskommunen og to representanter fra kommunene. Oppgavene til brukergruppene er: - Innhold i kravspesifikasjonen - Få til avtaler som tilfredsstiller brukernes behov - Bidra til innhold i konkurransegrunnlaget - Kontakt mot brukere - Deltakelse i statusmøter - Lojalitet til avtalene Jus- og innkjøp går ut internt i organisasjonen i fylkeskommunen og til kontaktpersoner i kommunene med spørsmål om de har representanter til brukergrupper. Ifølge jus- og innkjøpssjefen er det tungt å få representanter fra kommunene, og det er lite interesse derfra for å oppnevne representanter. Innkjøpssjefen ga videre uttrykk for at det er stor variasjon i hvordan brukergruppene fungerer. Hensikten med gruppene er at jus og innkjøp skal få veiledning til å lage gode kravspesifikasjoner. Gruppene har forskjellig kompetanse og erfaring. Det er et ønske fra innkjøpssjefen og jus- og innkjøps kontaktpersoner at gruppene i større grad blir - INNKJØPSAVTALER - 28

29 ansvarliggjort. Gruppene deltar som regel i forbindelse med evaluering (statusmøter) og oppfølging av avtalene. Ifølge ansvarlig ved jus- og innkjøp for avtalen om kontorrekvisita, er brukergruppene mest aktive i forbindelse med inngåelse av avtaler. Revisor har gjennomgått dokumentasjonen på de tre avtalene, og det kom der fram at det var liten tilstedeværelse fra brukerne, og særlig fra kommunenes side, på statusmøtene Aktuelle innkjøpsavtaler I dette kapitlet ser vi på enhetsledere i STFK og kommunekontakters generelle vurdering av innkjøpsavtaler. Figurene nedenfor viser resultat av spørreskjemaundersøkelsen blant enhetsledere i STFK. Resultat for kommunekontaktene presenteres i tekst, med henvisning til tabellvedlegg (vedlegg 2). Figur 8. Kunnskap om og mangler på innkjøpsavtaler (N=28) Jeg har nødvendig kunnskap om regelverk for offentlige anskaffelser til å ivareta enhetslederfunksjonen min på området 04 % 93 % 4 % Fylkeskommunen mangler innkjøpsavtaler på områder som er viktig for oss 46 % 32 % 14 % 7 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 %100 % U Verken eller Enig Vet ikke Kilde: Revisjon Midt-Norge Vi ser at nesten alle mener at de har nødvendig kompetanse om regelverket for offentlige anskaffelser, bortsett fra 2, som har svart vet ikke eller verke eller u. Over - INNKJØPSAVTALER - 29

30 halvparten av enhetslederne er innkjøpsavtaler på områder som er viktige for deres enhet. e, eller delvis e i at fylkeskommunen mangler Vi spurte kommunekontaktene om det samme i spørreskjemaundersøkelsen som ble gjennomført blant dem (vedlegg 2, tabell 1). 2 av 10 kommunekontakter har svart at de er e i at fylkeskommunen mangler innkjøpsavtale på områder som er viktige for dem. 6 av 10 er e i at de har nødvendig kunnskap for å ivareta rollen som kontaktperson på innkjøpsavtaler. Kommunekontaktene er også blitt stilt overfor en påstand, om de har nødvendig støtte i organisasjonen for å utføre funksjonen som kontaktperson. 5 av de 10 er e i den påstanden, mens 3 er delvis. Videre har de blitt stilt overfor påstanden om at de har en tilstrekkelig definert rolle/ansvar for utøve rollen som kontaktperson. Her svarer 6 av 10 at de er litt. De øvrige er ue (2) eller e (2) Kunnskap, informasjon og erfaring med avtalene Nedenfor presenterer vi informasjon fra ansvarlig rådgiver i Jus- og innkjøpstjenesten, enhetsledere og kontaktpersoner i kommunene om kunnskap, informasjon og erfaring med de tre avtalene for kontorrekvisita, møbler og inventar og arbeidsklær. Først er avtalen om kontorrekvisita. Når avtalene er signert, går det ut epost til brukernes kontaktpersoner. I tillegg legges det på innkjøpsportalen, som både de interne enhetene og de eksterne brukerne har en lenke til. Kontaktpersonen ved jus og innkjøp erkjenner at kommunekontaktene kan være et svakt ledd, og at informasjonen til kommunens ledere og innkjøpere stopper ved dem. Det er jus og innkjøp som, sammen med leverandørene, har ansvar for å gjøre avtalene kjent. Leverandørene drar på kundebesøk. Leverandøren for kontorrekvisita har ikke forretningslokaler i Trøndelag, men de har to selgere her. Ved implementering av gjeldende avtale leide de inn selgere fra andre distrikter i Norge som hjalp dem ved å reise rundt i fylket for å informere om avtalen. Selgerne er kontaktpersoner for brukere som kan kontakte dem pr. telefon eller be om at de kommer på besøk. Nedenfor presenterer vi data fra spørreskjemaundersøkelser blant enhetsledere i STFK og kommunekontakter om kunnskap, informasjon og erfaring med avtalen for kontorrekvisita. - INNKJØPSAVTALER - 30

31 Figur 9. Kunnskap, informasjon og erfaring med avtalen for kontorrekvisita (N=20) 0 % 20 % 80 % 0 % Innkjøpsavtalen dekker enhetens behov innenfor kontrorekvisita 5 % 20 % 70 % 5 % Innkjøpsavtalen forenkler arbeidet med innkjøp av kontorrekvisita på min enhet 0 % 40 % 45 % 15 % Innkjøpsavtalen for kontorrekvisita gir innsparing for min enhet 05 % 95 % 0 % Jeg har inntrykk av at min enhet får tilstrekkelig informasjon om 05 % 95 % 0 % Jeg har tilstrekkelig kunnskap om innkjøpsavtalen for kontorrekvisita 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % U Verken eller Enig Vet ikke Kilde: Revisjon Midt-Norge Vi ser at det varierer fra 9 19 som er i de fem påstandene. Det er mest het om at de får tilstrekkelig informasjon om innkjøpsavtalene for kontorrekvisita. Det er også stort sett het om at de har tilstrekkelig kunnskap om denne innkjøpsavtalen. Det som enhetslederne er minst i, er om innkjøpsavtalen for kontorrekvisita forenkler arbeidet med innkjøp for enheten, og om innkjøpsavtalen gir innsparing for enheten. Når det gjelder kommunekontaktene (vedlegg 2, tabell 2) er det minst het om at innkjøpsavtalen for kontorrekvisita gir innsparinger for kommunen, og mest het om at innkjøpsavtalene forenkler arbeidet med innkjøp av kontorrekvisita. Når det gjelder avtalen om møbler og inventar har det vært et skifte av ansvarlig rådgiver ved jus og innkjøp, mens forvaltningsrevisjonen har pågått. Det gjør at vi har fått mindre spesifikk informasjon om oppfølging og erfaring med avtalen fra jus og innkjøps side. Likevel var den generelle tilbakemeldingen at jus og innkjøp har fått tilbakemelding om at de generelt har for dårlig informasjon. Ifølge de som ble intervjuet legges all relevant informasjon om nye avtaler ut på nett; konkurransegrunnlag, prisskjema, mm. Brukerne har plikt til å følge med på om det blir lagt ut ny informasjon om avtalene. I rutinene står det at det også at det skal sendes e-post/ informasjon til kontaktpersonene i kommunen om eventuelle endringer i avtalene. Jus og innkjøp har ikke oversikt over om dette blir fulgt opp. - INNKJØPSAVTALER - 31

32 Figur 10. Kunnskap, informasjon og erfaring med avtalen om møbler og inventar (N=19). 5 % 16 % 74 % 5 % Innkjøpsavtalen dekker enhetens behov innenfor møbler og inventar 0 % 21 % 74 % 5 % Innkjøpsavtalen forenkler arbeidet med innkjøp av møbler og inventar på min enhet 5 % 42 % 26 % 26 % Innkjøpsavtalen for møbler og inventar gir innsparing for min enhet 05 % 89 % 5 % Jeg har inntrykk av at min enhet får tilstrekkelig informasjon om innkjøpsavtalen for møbler og inventar 05 % 95 % 0 % Jeg har tilstrekkelig kunnskap om innkjøpsavtalen for møbler og inventar 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % U Verken eller Enig Vet ikke Kilde: Revisjon Midt-Norge Her varierer det fra 5 18 hvor de 19 enhetslederne i STFK er i påstandene. Det er nokså delte oppfatninger om avtalen om møbler og inventar gir innsparing for enheten, 5 er i det, mens 5 har svart vet ikke. Alle som har svart, mener at de har tilstrekkelig kunnskap om innkjøpsavtalen for møbler og inventar. Mønsteret i kommunekontaktenes svar (vedlegg 2, tabell 8) er omtrent det samme her som for kontorrekvisita: Det er minst het i påstanden om besparelser for kommunen, og mest het i påstanden om at innkjøpsavtalen forenkler arbeidet med innkjøp av møbler og inventar. Skifte av ansvarlig rådgiver ved jus og innkjøp gjelder også for innkjøpsavtalen for arbeidsklær. Den generelle tilbakemeldingen om dårlig informasjon gjelder også her. - INNKJØPSAVTALER - 32

33 Figur 11. Kunnskap, informasjon og erfaring med avtalen om arbeidsklær (N=13) 23 % 23 % 54 % 0 % Innkjøpsavtalen dekker enhetens behov innenfor arbeidsklær 15 % 23 % 62 % 0 % Innkjøpsavtalen forenkler arbeidet med innkjøp avarbeidsklær på min enhet 31 % 15 % 39 % 15 % Innkjøpsavtalen forarbeidsklær gir innsparing for min enhet 8 0 %% 92 % 0 % Jeg har inntrykk av at min enhet får tilstrekkelig informasjon om innkjøpsavtalen for arbeidsklær 0 8 %% 92 % 0 % Jeg har tilstrekkelig kunnskap om innkjøpsavtalen for arbeidsklær 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % U Verken eller Enig Vet ikke Kilde: Revisjon Midt-Norge Når det gjelder avtalen om arbeidsklær kan det se ut til at enhetsledere har tilstrekkelig kunnskap og informasjon om avtalen. 4 av 13 er ikke e i at avtalen gir innsparing for enheten, og 2 er usikre på det. Det er delte meninger om innkjøpsavtalen forenkler arbeidet med innkjøp av arbeidsklær, og om den dekker enhetens behov innenfor arbeidsklær. Når det gjelder de 6 kommunekontaktene som har svart at de deltar i avtalen om arbeidsklær, er det minst het i påstanden om at de er fornøyd med informasjonen som gis om avtalen for arbeidsklær (vedlegg 2 tabell 14). Også for denne avtalen er det mest het i at den forenkler arbeidet med innkjøp av arbeidsklær Bistand fra jus- og innkjøpsenheten I dette avsnittet vil vi se på brukernes erfaring med bistanden jus- og innkjøpstjenesten gir. - INNKJØPSAVTALER - 33

34 Figur 12. Bistand fra jus- og innkjøpstjenesten på avtalen om kontorrekvisita (N=20) 15 % 75 % 10 % Vi blir i tilstrekkelig grad informert om endringer i innkjøpsavtalen for kontorrekvisita 5 % 95 % 0 % Jus og innkjøpsenheten gir nødvendig og tilstrekkelig hjelp når man trenger det 5 % 95 % 0 % Det er lett å komme i kontakt vår kontaktperson i Jus og innkjøpstjenesten 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % U Verken eller Enig Vet ikke Kilde: Revisjon Midt-Norge Figuren viser at enhetslederne stort sett mener at informasjon, hjelp og kontakten med jus og innkjøp er tilfredsstillende. Det er mer forbehold når det gjelder informasjon ved endring av innkjøpsavtalene. Også kommunekontaktene (vedlegg 2, tabell 3) er i hovedsak e i de tre påstandene. 1 er ue i hver av disse påstandene. - INNKJØPSAVTALER - 34

35 Figur 13. Bistand fra jus- og innkjøpstjenesten på avtalen om møbler og inventar (N=19) 11 % 74 % 16 % Vi blir i tilstrekkelig grad informert om endringer i innkjøpsavtalen for møbler og inventar 5 % 79 % 16 % Jus og innkjøpsenheten gir nødvendig og tilstrekkelig hjelp når man trenger det 0 % 90 % 11 % Det er lett å komme i kontakt vår kontaktperson i Jus og innkjøpstjenesten 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % U Verken eller Enig Vet ikke Kilde: Revisjon Midt-Norge De som har svart mener det er lett og komme i kontakt med kontaktpersonen ved jus og innkjøp på møbler og inventar, og at de får nødvendig hjelp når de trenger det. Det er likevel i større grad ulike oppfatninger når det gjelder informasjon om endringer i innkjøpsavtalene. 7-8 av 9 kommunekontakter er e i de tre påstandene om jus og innkjøp, og deres rolle i avtalene om møbler og inventar. 1 av 9 har svart u (vedlegg 2, tabell 9). - INNKJØPSAVTALER - 35

36 Figur 14. Bistand fra jus- og innkjøpstjenesten på avtalen om arbeidsklær (N=13) 8 % 15 % 77 % Vi blir i tilstrekkelig grad informert om endringer i innkjøpsavtalen for arbeidsklær 08 %% 92 % Jus og innkjøpsenheten gir nødvendig og tilstrekkelig hjelp når man trenger det 0 % 100 % Det er lett å komme i kontakt vår kontaktperson i Jus og innkjøpstjenesten 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % U Verken eller Enig Vet ikke Kilde: Revisjon Midt-Norge Også de som har svart på spørsmålene om arbeidsklær er e at det er lett å komme i kontakt med Jus- og innkjøpstjenesten i spørsmål om avtalen. Her er det i større grad ulike oppfatninger om informasjonen fra jus og innkjøpstjenesten ved endringer. De 6 kommunekontaktene (vedlegg 2 tabell 15) er hovedsak e i de påstandene som gjelder jus- og innkjøpstjenesten, men det er noe forbehold når det gjelder tilstrekkelig informasjon om endringer. For hver av påstandene er det 1 som har svart u Lojalitet Enhetsledere har ansvar for at alle ved enheten følger vedtatt strategi, herunder benytter sentrale fellesavtaler ved egne innkjøp. Enhetsledere har også ansvar for å initiere og ta ansvar for innkjøp innenfor egne ansvarsområder som ikke dekkes av sentrale rammeavtaler. Enhetsledere skal avgi ressurser slik at ansatte kan delta i det sentrale innkjøpsarbeidet via deltagelse i brukergrupper. STFKs innkjøpsavtaler bør i størst mulig grad være slik at deltakerne, enten det er interne enheter, eller eksterne deltakere, finner det naturlig å følge avtalene. Vår revisjon vil her rette seg mot enhetsledernes ansvar for å følge avtalene. Kommunene bør også være lojale til avtalene de deltar i. Kommunenes grad av lojalitet er her interessant informasjon når det - INNKJØPSAVTALER - 36

37 gjelder STFKs evne til å inngå avtaler som deltakerne finner det meningsfullt å følge lojalt opp. Først vil vi se på lojaliteten til avtalen om kontorrekvisita. Ansvarlig rådgiver ved jus og innkjøp mente at det kunne være en del pågang av leverandører uten avtale «i gangene» hos brukerne. Jus og innkjøp hadde lite informasjon om lojaliteten til gjeldende avtale, men det har vært få henvendelser fra leverandør, noe som kan tyde på at avtalen brukes. Jus- og innkjøpstjenesten får en del telefoner fra kommuner som forhører seg om det er rammeavtale for aktuelle produkt. De har også mulighet til å spørre leverandørene etter den type statistikk som de ønsker. Ut fra statistikk fra leverandør kan en se både volum og hvilke skoler/enheter/kommuner/virksomheter som har handlet på avtalen. Dette viser noe om lojaliteten, selv om det ikke vises hvor mye som er blitt kjøpt av feil leverandør. Er det kommuner som ikke benytter en avtale kan jus og innkjøp ta kontakt for å forhøre seg om årsaken. Figur 15. Avtalelojalitet, kontorrekvisita. (N=20) 10 % 90,00 % 0 % Min enhet benytter alltid innkjøpsavtalen innenfor kontorrekvisita 5 % 90,00 % 5 % Min enheten har iverksatt tiltak for å sikre at innkjøpsavtalen for kontorrekvisita brukes 0 % 100,00 % 0 % Det er tydelig kommunisert i min enhet at fylkeskommunens innkjøpsavtalen for kontorrekvisita skal benyttes 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % U Verken eller Enig Vet ikke Kilde: Revisjon Midt-Norge Vi ser at det i stor grad er tilslutning til at fylkeskommunens innkjøpsavtale for kontorrekvisita skal benyttes. Det ser også ut til at det er iverksatt tiltak ved enhetene for å sikre at innkjøpsavtalen for kontorrekvisita brukes. Når det gjelder bruken av innkjøpsavtalen viser diagrammet at det ikke alltid skjer. På oppfølgingsspørsmål om hva årsaken til at innkjøpsavtalen eventuelt ikke følges svarte 13 av 20 at det var fordi leverandøren ikke har - INNKJØPSAVTALER - 37

38 aktuell vare på lager. 5 av 20 svarte at enheten ikke har gjort anskaffelser utenom innkjøpsavtalen for kontorrekvisita. Alle kommunekontaktene (vedlegg 2, tabell 4) mener at det er tydelig kommunisert i deres kommune at det er innkjøpsavtalen om kontorrekvisita som skal brukes. 8 av 10 er i at kommunen har iverksatt tiltak for å sikre at innkjøpsavtalen brukes. Det er i hovedsak het i påstanden om at kommunen alltid bruker innkjøpsavtalen for kontorrekvisita. Leverandøren manglet varen, er det som oftest oppgis som grunn til at kommunen har handlet utenom avtalen (4/10) (vedlegg 2, tabell 5). Tilbakemelding fra leverandør av kontorrekvisita tyder på at fylkeskommunens enheter bruker e-handelsløsningen, og er lojale til kontrakt og avtaleverk. Ifølge kontaktpersonen fra leverandøren ser kommunene også nytten av avtalen, og ønsker å være lojale mot avtalen. Det har imidlertid vist seg at ikke alle som driver med innkjøp i kommunen har kjennskap til avtalen. Markedet er oversiktlig, og leverandøren har oversikt over hvor de forventer at det skal være foretatt innkjøp, og hvor det er foretatt innkjøp. Hvis de for eksempel ser at en skole ikke har foretatt innkjøp av kontorrekvisita, så tar de kontakt med økonomisjefen i den aktuelle kommunen. Det viser seg gjerne da at de ikke er informert om avtalen. Etter leverandørens syn skyldes dette interne forhold i kommunen, og at avtaleverket er ikke godt nok informert om internt. Informasjon om nye avtaler blir sendt rundt til alle enheter, men ikke fulgt opp. Når leverandøren tar kontakt, synes kommunen å ta tak i det. Leverandøren jobber kontinuerlig med å få med alle som er tilknyttet avtalen. De involverer også fylkeskommunen, slik at de er informert. De jobber i hovedsak mot økonomisjefen i hver kommune, og har en god dialog og konstruktiv dialog med dem, ifølge kontaktpersonen for leverandøren av kontorrekvisita. De fra jus og innkjøp som uttalte seg om innkjøpsavtalen for møbler og inventar (og arbeidsklær) viste til at innkjøpssjef og ansatte ved tjenesten ikke har myndighet til å pålegge enhetene i STFK å bruke innkjøpsavtalene, den myndigheten ligger til fylkesrådmannen. Dersom jus og innkjøp får kunnskap om at interne enheter ikke har brukt avtalen, rapporteres dette til fylkesrådmannen ved økonomidirektøren. Hvis kommunene ikke bruker avtalene i tråd med den inngåtte avtalen, følges dette opp mot kommunens kontaktperson. Jus- og innkjøps inntrykk er at det er en stor grad av lojalitet til de avtalene som er inngått. - INNKJØPSAVTALER - 38

39 Figur 16. Avtalelojalitet, møbler og inventar. (N=19) 11 % 90 % Min enhet benytter alltid innkjøpsavtalen innenfor møbler og inventar 16 % 84 % Min enheten har iverksatt tiltak for å sikre at innkjøpsavtalen for møbler og inventar brukes 0 % 100 % Det er tydelig kommunisert i min enhet at fylkeskommunens innkjøpsavtalen for møbler og inventar skal benyttes 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % U Verken eller Enig Vet ikke Kilde: Revisjon Midt-Norge Alle enhetslederne svarer i større eller mindre grad at de er e i disse påstandene. Det er ulik grad av het når det gjelder tiltak for å sikre at innkjøpsavtalen for møbler og inventar brukes, og det er grader av het om at enheten alltid bruker innkjøpsavtalene om møbler og inventar. Av de 19 som har svart på hvorfor de eventuelt har handlet utenom avtalene har 11 svart at det er fordi leverandøren ikke har hatt den aktuelle varen på lager. 9 har svart at de ikke har kjøpt varer utenom innkjøpsavtalene om møbler og inventar. Alle kommunekontaktene mener at det er tydelig kommunisert i deres kommune at det er innkjøpsavtalen om møbler og inventar som skal brukes. 2 av 9 er ue i at kommunen har iverksatt tiltak for å sikre at innkjøpsavtalen brukes. Det er i hovedsak het i påstanden om at kommunen alltid bruker innkjøpsavtalen for kontorrekvisita (vedlegg 2 tabell 10). Billigere varer et annet sted, er den årsaken som oppgis av flest kommunekontakter, til at de handlet utenom avtalen (vedlegg 2 tabell 11). Tilbakemelding fra leverandør av møbler og inventar tyder på at fylkeskommunen sine enheter og kommunene følger ulikt opp avtalen. - INNKJØPSAVTALER - 39

40 Ifølge leverandøren er de fleste kommunene flinke til å overholde avtalene. De klarer ikke å ha oversikt over om kommunene følger avtalen, men ved tilfeldigheter kommer de over eksempler på innkjøp utenfor avtalen. Det kan være nye skolebygg i kommunen, som ikke har handlet inn møbler via avtalene. Leverandøren kan også være på besøk, og ser at det nylig er handlet. Enkelte distriktskommuner har en tendens til heller å velge en lokal leverandør når det er tilgjengelig. Personlige preferanser og oppfatninger i enkelte kommuner kan også være avgjørende for hvorvidt de forholder seg til avtalen. Leverandøren påpeker eventuelle innkjøp utenfor avtalene skriftlig til kontaktpersonen i kommunen, med kopi til STFK. STFK tar det så opp med de aktuelle kommunene og minner de på om hvilke forpliktelser de har som deltakere i avtalen. Ifølge leverandøren oppleves det som lønnsomt å ha avtale med fylkeskommunen. Den andre av leverandørene vi snakket med bekreftet i hovedsak denne informasjonen. Jus og innkjøps tilbakemelding om møbler og inventar gjaldt også arbeidsklær. Figur 17. Avtalelojalitet, arbeidsklær. (N=13) 23 % 15 % 54 % 8 % Min enhet benytter alltid innkjøpsavtalen innenfor arbeidsklær 8 0 %% 92 % 0 % Min enheten har iverksatt tiltak for å sikre at innkjøpsavtalen for arbeidsklær brukes 0 % 100 % 0 % Det er tydelig kommunisert i min enhet at fylkeskommunens innkjøpsavtalen for arbeidsklær skal benyttes 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % U Verken eller Enig Vet ikke Kilde: Revisjon Midt-Norge 3 av 13 enhetsledere har svart at ikke alltid benytter innkjøpsavtalen for arbeidsklær, og ytterligere 2 har tatt noe forbehold om det, ved at de har svart delvis. De andre påstandene er det i hovedsak het om, med et unntak for påstanden om at enheten har iverksatt tiltak for å sikre at innkjøpsavtalen arbeidsklær blir benyttet. - INNKJØPSAVTALER - 40

41 Også for denne avtalen er det argumentet om at leverandøren ikke har hatt den varen som var ønsket som oftest oppgis som grunn for ikke å benytte avtalen. 4 av de 13 som har svart tilbakemeldte at de ikke har kjøpt varer utenom innkjøpsavtalen for arbeidsklær. Kommunekontaktene er i hovedsak e i påstandene ovenfor (vedlegg 2 tabell 16), med unntak av påstanden om at deres kommune alltid bruker innkjøpsavtalen for arbeidsklær: 2 av 6 har svart at de er ue i den. Den årsaken som oppgis oftest er at leverandøren ikke hadde varen (vedlegg 2 tabell 17). Leverandøren av arbeidsklær mente at enhetene i STFK er lojale. Enkelte kommuner vil ikke bruke den avtalte leverandøren, og de er lite begeistret for avtalen. Andre kommuner derimot holder seg til avtalene, så det varierer. Leverandøren har prøvd å følge opp de kommunene som ikke ønsker å bruke dem, men når ikke frem til de mest negative. Tilbakemeldingen er at kommunen ønsker å bestemme dette selv. Leverandøren har tatt det opp med fylkeskommunen. Fylkeskommunen har hatt en dialog med de aktuelle kommunene, ifølge leverandøren, men fortalt at de ikke har mulighet til å pålegge kommunene å bruke avtalen, kun anmode. 4.3 Revisors vurdering De interne enhetene er forpliktet til å følge STFKs innkjøpsstrategi. For at enhetsledere skal følge opp ansvaret bør de ha god støtte i form faglig veiledning, tydelig og nok informasjon og nødvendige ressurser. Vi mener at det er lagt til rette for nødvendig støtte for at enhetslederne skal følge opp ansvaret sitt. Vi vil likevel synliggjøre at det er en del misnøye med hvordan systemet for e-handel fungerer. Brukergruppene som blir opprettet i forbindelse med inngåelse og oppfølging av avtalene har ressurspersoner fra jus og innkjøp og nøkkelpersoner i STFK med spesiell kompetanse på de varene som avtalen gjelder. I tillegg deltar to representanter fra kommunene. Selv om brukergruppene skal være virksomme gjennom hele avtaleforløpet (fra anbudsprosess til avtaleslutt), ser det ut til at de er mest aktive i starten, i forbindelse med inngåelse av avtalen. I intervju og annen dokumentasjon viser det seg at det er forholdsvis lav deltakelse i disse gruppene, særlig fra kommunenes side. STFK kan ikke pålegge deltakelse, men kan synliggjøre betydningen og verdien av slik deltakelse. Enhetslederne i STFK har stort sett tilfredsstillende kunnskap om avtalene, i egne øyne. Kommunekontaktene har litt svakere kunnskap. Informasjonen vi har fått i denne - INNKJØPSAVTALER - 41

42 undersøkelsen tyder på at STFK mangler avtaler for flere områder som enhetsledere og kommunekontakter ser på som viktige. Videre tyder informasjonen på at kommunekontaktene ser en del utfordringer med å ivareta rollen sin som kontaktpersoner på innkjøp. Det kan, etter revisors vurdering, se ut til at både enhetsledere og kommunekontakter savner avtaler på viktige områder for deres virksomhet. Revisjonen har plukket ut tre områder som STFK har inngått avtale for: kontorrekvisita, møbler og inventar og arbeidsklær. For alle tre avtalene opplever både enhetsledere og kommunekontakter at de har nok kunnskap og informasjon om avtalen. Det som det stilles spørsmål ved er om avtalene forenkler arbeidet med innkjøp, og om de gir innsparinger. Spørsmål om innsparelser gjelder særlig avtalen om møbler og inventar og arbeidsklær, der både enhetsledere i STFK og kommunekontakter stiller spørsmål ved om avtalen gir innsparinger. Der enhetsledere internt i STFK stiller spørsmål ved om avtalene forenkler arbeidet med innkjøp, er dette noe kommunekontaktene oppfatter som positivt, at avtalene bidrar til å forenkle arbeidet med innkjøp. Etter revisjonens vurdering kan det se ut til at avtalen om arbeidsklær ikke fullt ut dekker enhetenes behov for arbeidsklær. Det kan se ut til at informasjonen rundt denne avtalen ikke er tilfredsstillende, sett fra kommunenes side. Etter vår vurdering opplever både enhetsledere og kommunekontakter kontakten med jus og innkjøp som tilfredsstillende. Det kan likevel se ut til at det er forbedringsmuligheter når det gjelder informasjon i forbindelse med endringer av avtalene. Når det gjelder avtalelojalitet ser den i hovedsak ut til å være bra for enhetene i STFK, selv om anskaffelser utenom avtalene forekommer. Den er bra for kommunene også, men anskaffelser utenom avtalene forekommer oftere der. Det begrunnes i hovedsak med at leverandøren manglet aktuell vare. Tilbakemeldingene fra leverandørene tyder på at enhetene i STFK er lojale mot avtalen, noe som kan forklares med at innkjøpene der skjer ved e-handel. Leverandørene opplever at kommunene også stort sett er lojale, men her er det unntak. Det kan se ut til at det er et behov for mer informasjon om verdien av avtalene ut til kommunene. - INNKJØPSAVTALER - 42

43 Av de tre avtalene vi har gjennomgått kan det se ut til at avtalen om arbeidsklær er den som har størst forbedringspotensial når det gjelder opplevd vareutvalg og pris. Dette bekreftes både gjennom informasjon fra enhetsledere og kommunekontakter, men også fra leverandørene. - INNKJØPSAVTALER - 43

44 5 Høring Et utkast til rapport har vært til høring hos fylkesrådmannen. Fylkesrådmannen, ved Jus- og innkjøpssjefen, har i e-post av avgitt høringsuttalelse. Det er noen merknader i høringsuttalelsen. Sidehenvisningene i høringsuttalelsen gjelder kapittel 1.2.2, henholdsvis 3. avsnitt, tabell 1 og nest siste avsnitt i denne rapporten. Kommentarene er korrigert i den endelige rapporten. Videre gjelder kommentaren med henvisning til side 17 i den foreløpige rapporten kapittel om kontraktsinngåelse. Vi har flyttet setningen til første avsnitt etter de tre strekpunktene om sosial dumping, etisk handel og miljø. Når det gjelder kommentaren om manglende samsvar mellom enkelte figurer og tilhørende tekst, har vi gjennomgått alle figurene, med tilhørende tekst, og korrigert noen tall knyttet til tabellene 3, 8 og 9. Ingen av korrigeringene har medført endringer i vurderinger eller konklusjon. - INNKJØPSAVTALER - 44

45 6 Konklusjoner og anbefalinger Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK) bestilte i sak 035/14 forvaltningsrevisjon innen området innkjøpsavtaler. I sak 45/14 ble kontrollutvalget og revisor e om følgende innretning: - kontraktsoppfølging, - informasjon om innkjøpsavtalene, - bruk av innkjøpsavtalene. Med det som utgangspunkt har vi i denne forvaltningsrevisjonen sett på følgende problemstillinger: 1. Har STFK tilfredsstillende oppfølging av innkjøpsavtalene med leverandør? 2. Har STFK tilfredsstillende oppfølging av innkjøpsavtalene med interne enheter og kommunene? 6.1 Konklusjon Informasjonen som ligger til grunn for våre vurderinger tyder på at STFK i all hovedsak har tilfredsstillende oppfølging av leverandører. Etter vår vurdering har STFK tilfredsstillende ansvarsfordeling og organisering av innkjøpsavtalene, og kompetansen er god nok til å ivareta dette ansvaret. Vi registrerer at tjenesten for jus og innkjøp ikke har oppdatert kompetanseplan, noe som er viktig for å ha systematisk oversikt over mangler og behov for kompetanse på kortere og lengre sikt. STFKs innkjøpsstrategi går ut inneværende år, og ny strategi er under utarbeiding. Vi ser at elektronisk innkjøpssystem (e-handel) bidrar til større grad av avtalelojalitet internt i STFK. Samtidig viser tilbakemelding fra enhetsledere at det er noen brukerterskler som hindrer effektiv utnyttelse av systemet. Vi registrerer at leverandørene vi har vært i kontakt med, er tilfredse med kontakten og dialogen med STFK. STFK har forbedringspotensial når det gjelder mer systematisk evaluering av avtalene. Vi konkluderer videre med at STFK i hovedsak har tilfredsstillende oppfølging av enhetsledere og kommuner. Vi vil likevel peke på at brukergruppene ikke ser ut til å fungere helt optimalt, i og med at deltakelsen fra kommunene er svak, og at brukergruppene er - INNKJØPSAVTALER - 45

46 mindre aktive etter at avtale er inngått. STFK kan ikke pålegge kommunene å delta, men de kan synliggjøre betydningen og verdien av slik deltakelse. Deltakerne i avtalene ser spesielt ut til å mangle informasjon om besparelsene som avtalene gir for enhetene og kommunene. I hovedsak er det tilfredsstillende avtalelojalitet, men kommunene kan bli mer lojale. Informasjonen ut til den enkelte innkjøper i kommunene ser ikke ut til å være tilfredsstillende. Kontaktpersonene i kommunene har en nøkkelrolle her, og det er viktig at dialogen mellom STFK og kontaktpersonene er god for at lojaliteten til avtalene skal være tilstede. Av de tre avtalene vi har gjennomgått kan det se ut til at avtalen om arbeidsklær er den som har størst forbedringspotensial når det gjelder opplevd vareutvalg og pris. Dette bekreftes både gjennom informasjon fra enhetsledere og kommunekontakter, men også fra leverandørene. 6.2 Anbefalinger Vi anbefaler fylkesrådmannen å: oppdatere kompetanseplanen innenfor innkjøpsområdet sørge for at brukerne av nettbaserte innkjøpssystem har kunnskap om og ferdigheter i bruk av systemet, og følge opp bruken av systemet sørge for at innkjøpsavtalene blir systematisk evaluert styrke brukergruppene, ved bl.a å legge til rette for bedre deltakelse fra brukernes side styrke samhandlingen med kommunene - INNKJØPSAVTALER - 46

47 Kilder LOV Lov om offentlige anskaffelser. FOR Forskrift om offentlige anskaffelser Innkjøpsstrategi for Sør-Trøndelag fylkeskommune Vedtatt av fylkestinget i sak 181/2011 ( ) Vedlegg til innkjøpsstrategi for Sør-Trøndelag fylkeskommune for perioden Veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser. Versjon 2. Direktoratet for forvaltning og IKT. Rapporter fra forvaltningsrevisjon gjennomført av Revisjon Midt- Norge med fokus på innkjøp i kommuner i Sør-Trøndelag - INNKJØPSAVTALER - 47

48 Vedlegg 1 Fylkesrådmannens høringsuttalelse Fra: Tove Jebens [mailto:tove.jebens@stfk.no] Sendt: 29. mai :51 Til: Ølnes Anna Kopi: Knut Aspås Emne: SV: Reivisjonsrapport Hei. Jeg viser til foreløpig rapport og har følgende kommentarer: s avsnitt det er STFK som er ansvarlig for at regelverket blir fulgt, og kommunene er ansvarlig for å være lojale til avtalene. I oversikten over kommuner pr utgår Selbu Bjugn kommer til. Siste avsnitt her ville jeg satt stor pris på om dere hadde tatt ut de to siste setninger. Dette pga at det er konkurranse i markedet. s. 17 nest siste avsnitt, nest siste punktum: samarbeidet med Oslo kommune gjelder i forhold til at vi er med på en avtale for kjøp av oppfølgingstjenester i forhold til Etisk handel. For øvrig ser det for meg ut som at det i enkelte av forklaringene til tabellene/figurene ikke er helt samsvar med teksten som er beskrevet under. Med vennlig hilsen Tove Jebens Tlf: / INNKJØPSAVTALER - 48

49 Innkjøp i kommuner :01 Vedlegg 2 Resultat - kommunekontakter Innkjøp i kommuner 1. Generelt Fylkeskommunen mangler innkjøpsavtaler på områder som er viktig for oss Jeg har nødvendig kompetanse om regelverk for offentlige anskaffelser til å ivareta funksjonen min Jeg får støtte i arbeidet som kontaktperson i egen organisasjon Jeg har tilstrekkelig definert rolle/ansvar i rollen som kontaktperson for innkjøpsavtaler 1 - Helt u 2 - Delvis u 3 - Litt u 4 - Litt 5 - Delvis 6 - Helt Vet ikke N 2. Om den inngåtte innkjøpsavtale om kontorrekvisita Vi spør vi om ditt inntrykk av innkjøpsavtalen som gjelder kontorrekvisita, samt ditt inntrykk av Jus og innkjøpsenhetene i STFK når det gjelder oppfølging av denne avtalen. Ta stilling til følgende påstander: Jeg har tilstrekkelig kunnskap om innkjøpsavtalen for kontorrekvisita Jeg er fornøyd med tilgjengelig informasjon om innkjøpsavtalen for kontorrekvisita Innkjøpsavtalen for kontorrekvisita gir innsparing for min kommune Innkjøpsavtalen forenkler arbeidet med innkjøp av kontorrekvisita på min kommune Innkjøpsavtalen dekker kommunens behov innenfor kontorrekvisita 1 Helt u 2 Delvis u 3 Litt u 4 Litt 5 Delvis 6 Helt Vet ikke N

50 Innkjøp i kommuner :01 3. Om bistand fra Jus og innkjøpstjenesten i STFK ved spørsmål om innkjøpsavtalen på kontorrekvisita Ta stilling til følgende påstander: Det er lett å komme i kontakt vår kontaktperson i Jus og innkjøpstjenesten Jus og innkjøpsenheten gir nødvendig og tilstrekkelig hjelp når man trenger det Vi blir i tilstrekkelig grad informert om endringer i innkjøpsavtalen for kontorrekvisita 1 Helt u 2 Delvis u 3 Litt u 4 Litt 5 Delvis 6 Helt Vet ikke N 4. Avtalelojalitet - kontorrekvisita Her spør vi om kommunens lojalitet til innkjøpsavtalen om kontorrekvisita. Ta stilling til følgende påstander: Det er tydelig kommunisert i min kommune at fylkeskommunens innkjøpsavtalen for kontorrekvisita skal benyttes Min kommune har iverksatt tiltak for å sikre at innkjøpsavtalen for kontorrekvisita brukes Min kommune benytter alltid innkjøpsavtalen innenfor kontorrekvisita 1 Helt u 2 Delvis u 3 Litt u 4 Litt 5 Delvis 6 Helt Vet ikke N

51 Innkjøp i kommuner :01 5. Hva er eventuelt årsaken til at kommune din har handlet utenfor innkjøpsavtalen for kontorrekvisita Flere svaralternativ er mulig. Ta stilling til følgende påstander: Navn Antall Kommune har ikke kjøpt varer utenom avtalen 3 Fikk billigere varer et annet sted 3 Leverandør hadde ikke den varen vi ønsket 4 Enklere å handle utenfor avtalen 1 Kjente ikke til rammeavtalen 1 Vil bruke vår lokale leverandør 1 Dårlig service 1 Vet ikke 1 Annet 1 N Om leverandører av kontorrekvisita Her spør vi om kommunens dialog/erfaringer med leverandørene av kontorrekvisita. Ta stilling til følgende påstander: 1 Helt u 2 Delvis u 3 Litt u 4 Litt 5 Delvis Det er enkelt å bestille kontorrekvisita Vi har fått henvendelse fra leverandøren om kommunens bruk av kontorrekvisita Det er lett å finne informasjon om priser/rabatter Det er lett å finne informasjon om vareutvalget Vi kontrollerer at priser/rabatter er iht. avtale på varene som er levert Leverandøren retter eventuelle feil hurtig Helt Vet ikke N 7. Har kommunen opplevd avvik fra de avtalte vilkårene om kontorrekvisita fra leverandøren? Ta stilling til følgende påstander: Ja Nei Vet ikke N Feil pris Sen levering Manglende tilgang til prisliste/varekatalog

52 Innkjøp i kommuner :01 8. Om den inngåtte innkjøpsavtale om møbler og inventar Vi spør om ditt inntrykk av innkjøpsavtalen som gjelder møbler og inventar, samt ditt inntrykk av Jus og innkjøpsenhetene i STFK når det gjelder oppfølging av denne avtalen. Ta stilling til følgende påstander: Jeg har tilstrekkelig kunnskap om innkjøpsavtalen for møbler og inventar Jeg er fornøyd med tilgjengelig informasjon om innkjøpsavtalen for møbler og inventar Innkjøpsavtalen for møbler og inventar gir innsparing for min kommune Innkjøpsavtalen forenkler arbeidet med innkjøp av møbler og inventar for min kommune Innkjøpsavtalen dekker kommunens behov innenfor møbler og inventar 1 Helt u 2 Delvis u 3 Litt u 4 Litt 5 Delvis 6 Helt Vet ikke N 9. Om bistand fra Jus og innkjøpstjenesten i STFK ved spørsmål om innkjøpsavtalen på Møbler og inventar Ta stilling til følgende påstander: Det er lett å komme i kontakt med vår kontaktperson i Jus og innkjøpstjenesten Jus og innkjøpsenheten gir nødvendig og tilstrekkelig hjelp når man trenger det Vi blir i tilstrekkelig grad informert om endringer i innkjøpsavtalen for møbler og inventar 1 Helt u 2 Delvis u 3 Litt u 4 Litt 5 Delvis 6 Helt Vet ikke N

53 Innkjøp i kommuner : Avtalelojalitet - møbler og inventar Her spør vi om kommunens lojalitet til innkjøpsavtalen om møbler og inventar. Ta stilling til følgende påstander: 1 2 Helt Delvis u u Det er tydelig kommunisert i min kommune at fylkeskommunens innkjøpsavtalen for møbler og inventar skal benyttes Min kommune har iverksatt tiltak for å sikre at innkjøpsavtalen for møbler og inventar brukes Min kommune benytter alltid innkjøpsavtalen innenfor møbler og inventar 3 Litt u 4 Litt 5 Delvis 6 Helt Vet ikke N 11. Hva er eventuelt årsaken til at kommunen din har handlet utenfor innkjøpsavtalen for Møbler og inventar Flere svaralternativ er mulig. Ta stilling til følgende påstander: Navn Antall kommune har ikke kjøpt varer utenom avtalen 2 Fikk billigere varer et annet sted 5 Leverandør hadde ikke den varen vi ønsket 4 Enklere å handle utenfor avtalen 1 Kjente ikke til rammeavtalen 1 Vil bruke vår lokale leverandør 1 Dårlig service 0 Vet ikke 2 Annet 0 N 9

54 Innkjøp i kommuner : Om leverandører av møbler og inventar Her spør vi om kommunens dialog/erfaringer med leverandørene av møbler og inventar. Ta stilling til følgende påstander: 1 Helt u 2 Delvis u 3 Litt u 4 Litt 5 Delvis Det er enkelt å bestille møbler og inventar Vi har fått henvendelse fra leverandøren om enhetens bruk av møbler og inventar Det er lett å finne informasjon om priser/rabatter Det er lett å finne informasjon om vareutvalget Vi kontrollerer at priser/rabatter er iht. avtale på varene som er levert Leverandøren retter eventuelle feil hurtig Helt Vet ikke N 13. Har kommunen opplevd avvik fra de avtalte vilkårene om møbler og inventar fra leverandøren? Ta stilling til følgende påstander: Ja Nei Vet ikke N Feil pris Sen levering Manglende tilgang til prisliste/varekatalog Om den inngåtte innkjøpsavtale om arbeidsklær Vi spør om ditt inntrykk av innkjøpsavtalen som gjelder arbeidsklær, samt ditt inntrykk av Jus og innkjøpsenhetene i STFK når det gjelder oppfølging av denne avtalen. Ta stilling til følgende påstander: Jeg har tilstrekkelig kunnskap om innkjøpsavtalen for arbeidsklær Jeg er fornøyd med tilgjengelig informasjon om innkjøpsavtalen for arbeidsklær Innkjøpsavtalen forarbeidsklær gir innsparing for min kommune Innkjøpsavtalen forenkler arbeidet med innkjøp av arbeidsklær på min kommune Innkjøpsavtalen dekker kommunens behov innenfor arbeidsklær 1 Helt u 2 Delvis u 3 Litt u 4 Litt 5 Delvis 6 Helt Vet ikke N

55 Innkjøp i kommuner : Om bistand fra Jus og innkjøpstjenesten i STFK ved spørsmål om innkjøpsavtalen på arbeidsklær Ta stilling til følgende påstander: Det er lett å komme i kontakt vår kontaktperson i Jus og innkjøpstjenesten Jus og innkjøpsenheten gir nødvendig og tilstrekkelig hjelp når man trenger det Vi blir i tilstrekkelig grad informert om endringer i innkjøpsavtalen for arbeidsklær 1 Helt u 2 Delvis u 3 Litt u 4 Litt 5 Delvis 6 Helt Vet ikke N 16. Avtalelojalitet - arbeidsklær Her spør vi om kommunens lojalitet til innkjøpsavtalen om arbeidsklær. Ta stilling til følgende påstander: Det er tydelig kommunisert i min kommune at fylkeskommunens innkjøpsavtalen for arbeidsklær skal benyttes Min kommune har iverksatt tiltak for å sikre at innkjøpsavtalen for arbeidsklær brukes Min kommune benytter alltid innkjøpsavtalen innenfor arbeidsklær 1 Helt u 2 Delvis u 3 Litt u 4 Litt 5 Delvis 6 Helt Vet ikke N

56 Innkjøp i kommuner : Hva er eventuelt årsaken til at kommunen din har handlet utenfor innkjøpsavtalen for arbeidsklær: Flere svaralternativ er mulig. Ta stilling til følgende påstander: Navn Antall Kommunen har ikke kjøpt varer utenom avtalen 1 Fikk billigere varer et annet sted 2 Leverandør hadde ikke den varen vi ønsket 4 Enklere å handle utenfor avtalen 0 Kjente ikke til rammeavtalen 1 Vil bruke vår lokale leverandør 1 Dårlig service 2 Vet ikke 1 Annet 1 N Om leverandører av Arbeidsklær Her spør vi om kommunens dialog/erfaringer med leverandørene av arbeidsklær. Ta stilling til følgende påstander: 1 Helt u 2 Delvis u 3 Litt u 4 Litt 5 Delvis Det er enkelt å bestille arbeidsklær Vi har fått henvendelse fra leverandøren om enhetens bruk av arbeidsklær Det er lett å finne informasjon om priser/rabatter Det er lett å finne informasjon om vareutvalget Vi kontrollerer at priser/rabatter er iht. avtale på varene som er levert Leverandøren retter eventuelle feil hurtig Helt Vet ikke N 19. Har kommunen opplevd avvik fra de avtalte vilkårene om arbeidsklær fra leverandøren? Ta stilling til følgende påstander: Ja Nei Vet ikke N Feil pris Sen levering Manglende tilgang til prisliste/varekatalog

57 Postadresse: Sandenveien 5, 7300 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf