Handlingsplan for. oppfølging av innkjøpssaken. KS vedtak PS 17/ Versjon 02/17 Rådmannen

Transkript

1 Handlingsplan for oppfølging av innkjøpssaken KS vedtak PS 17/13 Versjon 02/17 Rådmannen

2 Innholdsfortegnelse Innledning... 2 BDO-rapporten omhandler:... 3 Fakta... 3 Organisering av arbeidet:... 4 Prosjekt «Struktur»... 4 Prosjekt «Gjennomgang av kommunens etiske retningslinjer og varslingsrutiner»... 4 Prosjekt «Tillit»... 5 Oppfølging av tiltak og vedtak: Kompetanse (pkt 1 i KS vedtak):... 6 Oppfølging: Soliditet - regelverk/ rutiner (pkt 2, 4, 9 i KS vedtak):... 6 Oppfølging: Organisering (pkt 6 i KS vedtak):... 7 Oppfølging: Ledelse (pkt 7b i KS vedtak):... 8 Oppfølging: Tillit, trygghet, kreativitet (pkt 7 i KS vedtak):... 9 Oppfølging: Vedlegg: Revidert organisasjonsstrategi ferdig (evt endringer behandles KS) Oversikt på styringsdokumenter ferdig Reviderte lederavtaler - ferdig

3 Innledning Kontrollutvalget behandlet BDO-rapporten i møte 7. desember 2016 (sak 40/2016) og utvalgets anbefalinger ble lagt fram for kommunestyret i møte 30. januar. Rådmannen har iverksatt en rekke tiltak for å sørge at kommunen skal sikre at kjøp av varer og tjenester skal skje innenfor gjeldende anskaffelsesregelverk. Kommunestyret behandlet i møte 30. januar 2017 BDO s rapport om kjøp av helsetjenester og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i BDOs rapport av 7. desember 2016 vedrørende kjøp av helsetjenester i Grimstad kommune. Dette gjelder: - Forebygge brudd på anskaffelsesreglene - Heve kompetansen når det gjelder krav til anskaffelse av helsetjenester - Sikre forsvarlig støttefunksjon ved anskaffelsesprosesser - Avklare roller, fullmakt og ansvar ved anskaffelser/innkjøp - Sikre kvalitet i kontraktsdokumenter ved kjøp av helsetjenester - Gjennomføre leverandørkontroll Kommunestyret ber rådmannen legge frem en skriftlig plan for helse- og omsorgsutvalget og formannskapet om gjennomføring av tiltak, samt jevnlig rapportere skriftlig til både helseog omsorgsutvalget, formannskapet og kontrollutvalget om fremdriften i dette arbeidet. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å sørge for at kommunen får på plass nye avtaler i tråd med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 3. Kommunestyret ber kontrollutvalget iverksette en forvaltningsrevisjon vedrørende varsling og ytringsklima blant ledere og ansatte i Grimstad kommune. 4. Kommunestyret ber rådmannen ta initiativ til en leverandørkontroll hos Farm in Action. Kontrollen gjennomføres av ekstern aktør, og rapport fra kontrollen legges så snart som mulig frem for kommunestyret. 5. Kommunestyret ber kontrollutvalget om å innhente ekstern juridisk vurdering av om vilkårene for innsyn i e-postkontoer for ytterligere belysning av sentrale spørsmål i BDO rapporten, er tilstede. Kontrollutvalget må komme tilbake til kommunestyret med en sak der en redegjør for økonomi og mandat for en eventuell gjennomgang av e-poster.

4 6. Kommunestyret forutsetter at rådmannen iverksetter nødvendige endringer i organisasjonen. Det kan være både strategiske, organisatoriske og personalmessige grep. Formannskapet skal holdes fortløpende orientert. 7. Kommunestyret ber rådmannen umiddelbart sette i gang tiltak for å bedre kommunikasjonen, samt identifisere og løse opp i eventuelle konflikter blant ledere og ansatte i Grimstad kommune. Forbedringstiltakene bør knytte sammen identifiserte utfordringer med det pågående lederutviklingsprogrammet, og fremme en løsningsfokusert samarbeidskultur preget av tillit, trygghet og kreativitet. 8. Kommunestyret ber om at det settes opp en fast post på hvert kommunestyremøte i 2017 hvor rådmannen gir en skriftlig orientering vedrørende alle punktene ovenfor. 9. Kommunestyret ber i løpet av 2017 om en sak hvor måten kommunen har organisert sin internkontroll med egen virksomhet blir belyst. BDO-rapporten omhandler: Kjøp av tjenester uten konkurranse Dokumentasjon Ny rammeavtale 2016 Ikke leverte tjenester Habilitet/ inhabilitet Ytringsklima Ledelse Innkjøpskompetanse og delegering av fullmakt Fakta Foranledningen til saken var at rådmannen høsten 2015 avdekket at det over tid var kjøpt inn tjenester til enkeltbrukere i helse- og omsorgssektoren fra leverandører som ikke hadde rammeavtale med kommunen. Kontrollutvalget fikk orientering om saken i sitt møte 14. oktober 2015 (sak 36/2015). Etter at Kontrollutvalget i møte 27. april 2016 ba revisjonen

5 innhente ytterligere dokumentasjon om tjenestekjøpene har saken fått betydelig medieomtale. I 2014 kjøpte helse- og omsorgssektoren helsetjenester til 22 enkeltbrukere (boveiledertjenesten og sosialtjenesten). I 2015 ble det kjøpt tjenester til 13 enkeltbrukere og i 2016 til åtte enkeltbrukere. Januar 2017 kjøpte helse- og omsorgssektoren helsetjenester til seks enkeltbrukere. Organisering av arbeidet: Det meste av arbeidet i denne planen vil gå i «linjen». Virksomhetsstyring vil ha systemansvar mens sektorene vil ha ansvar for gjennomføring og oppfølging samt medansvar for innspill og deltagelse. Tre av områdene vil organiseres som egne prosjekt: Prosjekt «Struktur» Prosjektgruppen vil bestå av rådmann, tillitsvalgte for hovedsammenslutningene og hovedverneombud. Rådmannens ledergruppe og kommunikasjonsavdelingen vil bidra i arbeidet. Gruppen gjennomfører en prosess som også inkluderer plasstillitsvalgte og utarbeider en egen kommunikasjonsplan for arbeidet. Plan for arbeidet skal være klar og ferdig Prosjekt «Gjennomgang av kommunens etiske retningslinjer og varslingsrutiner» Prosjektgruppen vil bestå av hovedtillitsvalgte, hovedverneombud, kvalitetssjef og HR-sjef med rådmannens ledergruppe som styringsgruppe. Andre med erfaring på feltet vil tilsluttes gruppen ved behov. Kommunikasjonsavdelingen vil bidra i arbeidet. Forslaget vil ta inn i seg Arbeids- og sosialdepartementets høring om endringer i arbeidsmiljølovens regler om varsling (20. juni 2016): Tiltak for å styrke varslervernet. Det er vurdert en ekstern ROSanalyse, men KS vedtak om forvaltningsrevisjon dekker trolig dette. Det er lagt opp til følgende fremdrift: Møte med hovedsammenslutningene og hovedverneombud Felles ledermøte Rådmannens ledermøte Utvidet samrådsmøte fra kl , ev noe lengre om nødvendig Arbeidsmiljøutvalget Forslag til varslingsordning oversendes rådmannens ledergruppe Behandling i rådmannens ledermøte Skrivefrist politisk sak Behandling i kommunestyret

6 Prosjekt «Tillit» Prosjektgruppen vil bestå av rådmann, HR, spesialrådgiver, kommunalsjefer, enhetsleder, fagpersoner, tillitsvalgte, hvo, kommunikasjonsavdelingen. Ekstern kompetanse hentes inn til prosess evt til enkeltarrangement. Arbeidet starter umiddelbart og varer ut 2017.

7 Oppfølging av tiltak og vedtak: 1. Kompetanse (pkt 1 i KS vedtak): Mandat: tilstrekkelig innkjøpsfaglig kompetanse hos den som har ansvar for innkjøp Plan: HO des 2016 Fagledere/ enhetsledere jan 2017 Avdelingsvise møter vår 2017 Nyansattekurs/ internkurs vår/ høst 2017 Fagledere/ enhetsledere jan 2018 Detaljplan: målgruppe tiltak frist status Alle ledere i kommunen som bestiller varer og/eller tjenester Enhetslederne i helse- og omsorgssektoren, andre sektorer etter plan Oppfriskningskurs innkjøp Januar 2017 Opplæring i lov om offentlige anskaffelser, kommunens innkjøpsreglementet og nye retningslinjer Vår 2017 Nyansatte Kurs i innkjøp gjennomføres som fast del av kommunens internopplæring to ganger i året Oppfølging: 2. Soliditet - regelverk/ rutiner (pkt 2, 4, 9 i KS vedtak): Mandat: Innkjøp i tråd med regelverk, etterprøvbart og etisk forankret. Plan: revidering regelverk strategi for kjøp tjenester nye rammeavtaler vår 2017 gjennomgang internkontrollsystem vår 2017 leverandørkontroll FIA vår 2017 Detaljplan: målgruppe tiltak frist status

8 De ulike sektorene De ulike sektorene Innkjøpsrådgiver/ ledere i HO Innkjøpsrådgiver/ kommunalsjefer/ innkjøpere Innkjøpere Ledere Ledere i HO Ledere i HO Sektorene/ RLG Kartlegging av behovet for inngåelse av nye rammeavtaler i de ulike sektorene Oversikt over gjeldende rammeavtaler Si opp og inngå nye rammeavtaler (inngått 2016) Innkjøpsreglement revideres administrativt i.h.t endringer i lov og forskrift om offentlige anskaffelser Nytt punkt i innkjøpsreglement og mal for kontrakt om leverandørkontroll Strategi for kjøp av tjenester eller levering av tjenestene i egen regi Rutine og sjekkliste for kvalitetskontroll med helse- og omsorgstjenester som kommunen kjøper fra private leverandører Retningslinjer for oppfølging av dagens rammeavtaler for kjøp av tjenester til enkeltbrukere i helseog omsorgssektoren Gjennomgang og oppdatering av internkontrollsystemet innen - Kartlegging Våren 2017 Januar 2017 Januar 2017 Februar 2017 November 2016 November 2016 Våren 2017 Innkjøpere Arkivering i nytt fagsystem Våren 2017 Rutiner og kompetanseheving Arkivansvarlige Lukke avvik arkivplan Mars 2017 Innkjøpsrådgiver/ økonomiavdeling Gjennomføring leverandørkontroll FIA Våren 2017 Oppfølging: 3. Organisering (pkt 6 i KS vedtak): Mandat: Foreta nødvendige endringer i organisasjonen. Det kan være både strategiske, organisatoriske og personalmessige grep.

9 Plan: Forstudie Kommunikasjonsog dialogplan Strukturmodell Status Gjennomført Detaljplan: målgruppe tiltak frist status Innkjøpere Alle ansatte Sentralisering av innkjøpsfunksjonen vurderes (HM/ ØT) - Ses i sammenheng med punkt under Prosjekt «struktur» - gjennomgang av organisasjonen rett person/ kompetanse på rett sted og effektivt organisert bla - vurdering av støttefunksjonene - vurdering av tjenesteområder Fremdriftsplan: - Allmøte rådhuset Forstudie ledergruppe/ tillitsvalgte/ HVO - Organisere arbeidet Kommunikasjons- og dialogplan Evt allmøter sektorvis - Strukturmodell Status Gjennomføring Oppfølging: 4. Ledelse (pkt 7b i KS vedtak): Mandat: Kompetente ledere som ivaretar drift og bidrar til trygghet, tillit og kreativitet. Plan: revidering av delegeringsreg nyansattekurs revidere lederavtaler lederutviklingsprogram vår 2018 Detaljplan:

10 målgruppe tiltak frist status Ledere Ledere/ nøkkelpersoner Revidering av delegeringsreglementet inkl ansvar ulike ledernivå Gjennomføre lederutviklingsprogram Juni 2018 Ledere Nyansatte ledere Revidere lederavtalene, avklare ledernivåenes rolle og ansvar Opplæringsplan for nyansatte ledere Oppfølging: 5. Tillit, trygghet, kreativitet (pkt 7 i KS vedtak): Mandat: Sette i verk tiltak for å bedre kommunikasjonen, samt identifisere og løse opp i eventuelle konflikter blant ledere og ansatte i Grimstad kommune. Forbedringstiltakene bør knytte sammen identifiserte utfordringer med det pågående lederutviklingsprogrammet, og fremme en løsningsfokusert samarbeidskultur preget av tillit, trygghet og kreativitet. Plan: grunnlagsdata inkl medarb.u.s avdelingsvis oppfølging medarb.u.s stor satsing etter egen plan Detaljplan: målgruppe tiltak frist stat us Alle ansatte Gjennomgang av kommunens etiske retningslinjer og varslingsrutiner: Handbok/, jer%20for%20folkevalgte%20og%20ansatte%20i%20grimstad% 20kommune.pdf Behandlet i AMU 15.02: - Tas inn i oppfølgingsarbeidet med 10 faktor på den enkelte arbeidsplass i samarbeid med tv/vo

11 Alle ansatte Ledere/ tillitsvalgt HVO Ledere/ tillitsvalgte/ VO Gruppetiltak - Revidere gjeldende «rutiner for varsling» og gjøre tilgjengelig (medio april), definere begrepet varsling Tillitsvalgte/ HVO/VS mm, egen fremdriftsplan, til vedtak KS Vurdere AMU som etikkutvalg - Bevissthet rundt, og verktøy til, etisk refleksjon til alle ledere (etikk-kort med hverdagscase) - Ytringsklima som tema på enhetsledermøtet og Medarbeiderundersøkelse 10 faktor - Oppfølging i enhetene etter egen veileder HMS-kurs HMS-kurs for AMU Mars 2017 Våren 2017 Kurs i Hovedavtalen, samarbeid KS Tiltak avtalt med lederutviklingskonsulent pålagt deltagelse - utsatt Politikk/ administrasjon Alle ansatte Møte Transparency International Norge - Vurdere særlige tiltak etter innspill i møtet Prosjekt «Tillit» initiere en «bevegelse» i organisasjonen som skaper felles verdier, sikrer åpen og verdsettende kommunikasjon og kultur for å håndtere konflikter på lavest mulig nivå tidligst mulig. - bruke 10 faktor-begrepene i arbeidet - oppsummere 360-kartlegging 50 ledere fra lederutviklingsprogrammet resultater medarbeiderundersøkelsen erfaringer fra varslersaker avdelingsvis oppfølging særlige individuelle- eller gruppetiltak i enheter stor satsing i hele organisasjonen Oppfølging:

12 Vedlegg: Revidert organisasjonsstrategi ferdig (evt endringer behandles KS) Oversikt på styringsdokumenter ferdig Reviderte lederavtaler - ferdig 30.06