Tore Fredvig Erichsen (leder), Hege Bjerke Erlandsen, Eli Skaiaa, Jarle Christiansen

Transkript

1 Møteprotokoll Grimstad kontrollutvalg Dato: kl. 10:00 Sted: Formannskapssalen Arkivsak: 18/00113 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Tore Fredvig Erichsen (leder), Hege Bjerke Erlandsen, Eli Skaiaa, Jarle Christiansen Tårån Haugstøl Gunnar Topland Temark: Rådgiver Sander Haga Ask, daglig leder Line Bosnes Hegna Daglig leder Kristian Fjellheim Bakke Ordfører Kjetil Glimsdal Spesialrådgiver og varsler Ragnar Holvik sak 52/18 Rådmann Tone Marie Nybø Solheim sak 53-55/18 Kommunalsjef Heidi Sten-Halvorsen sak 55/18 Protokollfører: Line Bosnes Hegna Sakskart Side Møteinnkalling 8/18 18/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 8/18 18/ Godkjenning av protokoll fra møtet Saker til behandling 1

2 52/18 15/ Orientering fra varsler i innkjøpssaken 5 53/18 17/ /18 18/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonen Varsling og ytringsklima blant ansatte og ledere i Grimstad kommune Atferdsregler for lysløype Dømmesmoen og iverksettelse av kommunestyrets vedtak /18 18/ Kjøp av lysanlegg Levermyr Stadion 9 56/18 18/ Kommunal registrering av psykisk utviklingshemmede og grunnlag for kompensasjon fra staten 10 57/18 18/ Orientering fra revisor /18 18/ Eventuelt Grimstad, Tore Fredvig Erichsen Kontrollutvalgsleder Line Bosnes Hegna Møtesekretær 2

3 Møteinnkalling 8/18 Godkjenning av møteinnkalling Grimstad kontrollutvalg /18 Møteinnkallingen godkjennes. Ingen merknader. Forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Møteinnkallingen godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 8/18 Godkjenning av protokoll fra møtet Grimstad kontrollutvalg /18 Protokoll fra møtet godkjennes. I vedtaket til sak 49/18 er kontrollutvalgets møtedato feil og det skulle stått Merknad til protokoll /protokolltilførsel fra Jarle Christiansen: «I sak 49/18 blandet KU-sekretariatet seg inn i avstemningen og ba om pause i møtet for å lage en protokolltilførsel med protest mot å invitere helsekjøpsvarsler Ragnar Holvik til KU møtet 6. desember Dette var en utilbørlig innblanding fra sekretariatets side.» Forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Protokoll fra møtet godkjennes. 4

5 Saker til behandling 52/18 Orientering fra varsler i innkjøpssaken 1 Grimstad kontrollutvalg /18 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Spesialrådgiver og varsler Ragnar Holvik orienterte kontrollutvalget om sin erfaring i saken. Spørsmål og kommentarer fra kontrollutvalget til Holvik. Jarle Christiansens (Ap) forslag til vedtak: «Kontrollutvalget tar Holviks presentasjon til orientering. Kontrollutvalget ber kommunestyret sørge for at varslerne i helsekjøpsaken saksbehandles i henhold til kommunens varslingsplakat og retningslinjer for varsling. Kontrollutvalget ber kommunestyret sørge for at varslere i helsekjøpssaken blir ivaretatt i henhold til kommunens etiske retningslinjer og retningslinjer for varsling og at nødvendige tiltak for å verne varslere mot gjengjeldelse innføres. Kommunen har ansvar for at varslere får et forsvarlig arbeidsmiljø. Kontrollutvalget ber kommunestyret gjennomføre en uavhengig granskning av hvordan varslerne og varslene er håndtert av administrasjonen og politikerne.» Leder Tore Fredvig Erichsen (Frp) forslag til vedtak: «Kontrollutvalget tar Holviks presentasjon til orientering. Kontrollutvalget oversender varselet til kommunestyret og ber kommunestyret vurdere hvordan varselet skal håndteres videre» Leders forslag til vedtak vedtatt med 4 (Frp, H, Krf, Frp) mot 1 (Ap) stemme. Jarle Christiansen forslag falt. Kontrollutvalget tar Holviks presentasjon til orientering. 5

6 Kontrollutvalget oversender varselet til kommunestyret og ber kommunestyret vurdere hvordan varselet skal håndteres videre 6

7 53/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonen Varsling og ytringsklima blant ansatte og ledere i Grimstad kommune 1 Grimstad kontrollutvalg /18 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Rådmann la frem og kommenterte på den skriftlige tilbakemeldingen for utvalget. Felles forslag til vedtak: «Kontrollutvalget ber om jevnlig oppdatering fra både rådmann og representanter for de ansatte om hvordan varslings- og ytringsklima oppleves fremover.» Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. Kontrollutvalget ber om jevnlig oppdatering fra både rådmann og representanter for de ansatte om hvordan varslings- og ytringsklima oppleves fremover. 7

8 54/18 Atferdsregler for lysløype Dømmesmoen og iverksettelse av kommunestyrets vedtak 1 Grimstad kontrollutvalg /18 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Rådmann Tone Marie Nybø Solheim orienterte i saken og svarte på spørsmål. Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 8

9 55/18 Kjøp av lysanlegg Levermyr Stadion 1 Grimstad kontrollutvalg /18 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Kommunalsjef samfunn og miljø Heidi Sten-Halvorsen orienterte i saken og svarte på spørsmål. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 9

10 56/18 Kommunal registrering av psykisk utviklingshemmede og grunnlag for kompensasjon fra staten 1 Grimstad kontrollutvalg /18 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Rådgiver Ask orienterte litt om bakgrunnen for saken. Daglig leder i Aust-Agder revisjons IKS Fjellheim Bakke orienterte om revisors rolle i slike type saker. Kontrollutvalget hadde spørsmål til konkrete diagnoser. Møtet ble lukket kl 14:20 14:45 Jf. kommuneloven 31 nr 2 jf. forvaltningsloven 13 første ledd 1). Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 10

11 57/18 Orientering fra revisor Grimstad kontrollutvalg /18 Saken tas til orientering. Revisor orienterte om det løpende revisjonsoppgavene i kommunen og status i arbeidet med forvaltningsrevisjonen om Psykososialt miljø i Grimstadskolen. Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 11

12 58/18 Eventuelt Grimstad kontrollutvalg /18 Saken tas til orientering. 1. Kontrollutvalgets saker behandlet i kommunestyret. a. Ingen saker. 2. Neste møte blir kl Eventuelt: Medlemmer melder seg på KU konferansen, gi beskjed til Sander Haga Ask. Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 12