FORVENTA PROSJEKTLEDERYTELSE PROSJEKT: NY KOPERVIK KIRKE

Transkript

1 FORVENTA PROSJEKTLEDERYTELSE PROSJEKT: NY KOPERVIK KIRKE Entrepriseform: Delt entreprise 0.1 HONORARBEREGNING Merknad Se konkurransegrunnlag 0.2 KONTRAKTSBESTEMMELSER For opprettelse av avtale gjelder NS "Alminnelige kontraktbestemmelser for prosjekteringsoppdrag". 0.3 PRISSTIGNING Timepris er fast i avtaleperioden 1 PROSJEKTLEDELSE GENERELT 1.1 Prosjektledelse er å styre en samling administrative oppgaver knyttet til et konkret prosjekt. prosjektlederen. Støtteapparatets størrelse og sammensetningen i henhold til prosjektets utdelt prosjektbeskrivelse. 1.2 Prosjektlederen ivaretar prosjekteierens og prosjektets interesser, og representerer prosjekteieren overfor øvrige parter som deltar i, eller berøres av prosjektet. 1.3 Prosjektlederen skal fungere som et bindeledd mellom oppdragsgiver og løsningskompetansen i prosjektet med koordinering, ledelse og styring av prosjektet gjennom alle dets faser. Med løsningskompetanse menes rådgivere og utførende som engasjeres i forbindelse med planlegging og gjennomføring av prosjektet. 1.4 Dersom Arkitekt påtar seg rollen som ansvarlig søker etter Plan- og bygningsloven, er han også bindeledd mot bygningsmyndighetene. 1.5 HMS-koordinator for prosjektering og/eller utførelse i henhold til Byggherreforskriften utføres av prosjekteringsleder (arkitekt) Byggeleder har ansvar for HMS på byggeplassen og ansvar for vedlikehold av HMS-planen. 1.6 Grensesnittene mellom prosjektlederens-, prosjekteringslederens- og byggelederens arbeidsoppgaver skal reguleres av særskilte kontrakter med klare angivelser av grensesnitt mellom oppdragstakerne. Prosjektlederen står på vegne av oppdragsgiver ansvarlig for å klargjøre disse grensesnitt. 1.7 Normalt tas utgangspunkt i at de prosjekterende lager beskrivelser og tegninger koordinert av prosjekteringslederen, mens byggelederen har ansvaret for koordinering, kvalitetskontroll, økonomi og framdrift i forhold til entreprisekontraktene. 2 ORGANISASJON Prosjektleders første oppgaver er å sørge for at det blir utredet og tatt 2.1 beslutning om hvordan prosjektet skal organiseres og gjennomføres i de enkelte faser. 2.2 Valg av anskaffelsesprosedyrer mv for engasjement av bl.a. arkitekt, rådgivende ingeniører og senere entreprenører. 2.3 Prosjektlederen må sørge for at alle krav til prosjektet som er hjemlet i offentlige lover og forskrifter, blir ivaretatt og fulgt opp av prosjektdeltakerne Mandater og fullmakter Mandater og fullmakter må avtales særskilt. - Mandat/fullmakt på vegne av byggherren overfor de prosjekterende og entreprenører. 1 av 7

2 - Mandat/fullmakt på vegne av byggherren overfor myndighetene. 2.0 Mandater og fullmakter skal reflekteres i det juridiske og økonomiske ansvaret som pålegges prosjektdeltakerne, og beskrives i spesifikke instrukser og kontrakter. 3. ARBEIDSOPPGAVER 3.1 Generelt Prosjektlederens mulige arbeidsoppgaver: a) utvikle prosjektmål. b) sørge for risikoanalyse og -styring. c) planlegge, organisere, styre, samordne og integrere den totale prosessen. d) utføre eller besørge utført de funksjoner som oppdragsgiver står ansvarlig for, og som ikke entydig påligger oppdragsgiver selv. e) motivere hele prosjektorganisasjonen til å arbeide mot fastlagte felles mål. f) sørge for at kommunikasjon og informasjon i prosjektet fungerer etter forutsetningene Avklaring av disse grensesnittene vil alltid være av vesentlig betydning for prosjektlederens arbeid. Det er en forutsetning for gjennomføringen av oppdraget Prosjektlederens arbeidsoppgaver kan deles i to hovedområder - Ledelsesfunksjoner - Administrative oppgaver I byggeprosjekter av mer gjennomsnittlig størrelse fungerer prosjektlederen både som leder og administrator med ansvar for både ledelse/planlegging samt styring, oppfølging og kontroll iht vedtatte planer. Det er viktig å skille klart mellom prosjektlederens arbeidsoppgaver og oppdragsgiverens arbeidsoppgaver innenfor disse områdene Prosjektlederen definere grensesnittene mellom de forskjellige lederfunksjonene og de administrative funksjonene i prosjektet Organisering Prosjektlederens hovedarbeidsoppgaver vil være å; a) utrede aktuell organisasjonsform for prosjektet med en samordnet prosjektorganisasjonsplan basert på delplaner for: b) byggherreorganisasjonen inkl nødvendig brukermedvirkning mv c) programmeringsorganisasjonen d) prosjekteringsorganisasjonen e) entrepriseorganisasjonen f) FDV-organisasjonen g) utrede en prosjektspesifikk gjennomføringsmodell ut fra oppdragsgiverens behov, forutsetninger og ønsker, inkludert valg av anskaffelsesprosedyrer mv. h) forestå gjennomføring av anskaffelsesprosessen for engasjering av de øvrige eksternt engasjerte prosjektdeltakere som arkitekt, rådgivende ingeniører og entreprenører. 2 av 7

3 3.2.2 Prosjektorganiseringen definerer basis for de kontrakter og avtaler partene skal operere innenfor Kontraktene må definere de interne grensesnittene mellom de forskjellige aktørene, og mellom byggherren og de engasjerte 3.4 Tidsplaner 1 Prosjektlederen skal lage en overordnet fremdriftsplan for prosjektet. Han vil da normalt også være ansvarlig for å vedlikeholde denne gjennom hele byggeprosessen. 2 Prosjektlederen kan også utarbeide nødvendige premisser for de øvrige prosjektdeltakernes ansvar for å lage mer detaljerte fremdriftsog leveranseplaner innenfor rammen av den overordnede fremdriftsplanen samt fremdriftsrapportering mv. 3 De detaljerte fremdriftsplanene må være spesifikke nok til at prosjektet kan styres og kontrolleres tidsmessig ved hjelp av dem. 4 Prosjektlederen lager regelmessig (kvartalsmessige) en prosjektrapport til byggherren, med status for prosjektets fremdrift, økonomi, kvalitetsstyring, miljø og HMS, inkludert dokumentasjon av oppfyllelse av myndighetskrav mv, basert på sammenstilling av delrapporter fra alle kontraktspartene. 3.5 Økonomi 1 Prosjektlederen skal sørge for at det blir utarbeidet modeller for nødvendige økonomistyringsfunksjoner. Dette omfatter bla.; - kalkyler, budsjett og budsjettrevisjoner, herunder særskilt nødvendig vurdering av usikkerhet og risiko i prosjektet (spesielt viktig i tidlig fase av prosjektet). - kostnadsstyring, -oppfølging og -rapportering (inkl. system for behandling av endringer og fakturaer mv). - regnskapsførsel (inkl. hensyn til avgiftsforhold). 2 Prosjektet følger opp dette slik at oppdragsgiver til enhver tid har den forutsatte oversikt over den økonomiske utviklingen i prosjektet. 3.6 Dokumentasjon 1 Prosjektlederen kan lage en oversikt over alle dokumenter (dokumentplan) som forutsettes utarbeidet i de enkelte faser av prosjektet 2 Han spesifiserer eventuelle krav til dokumentenes innhold og detaljeringsgrad. 3 Offentlige myndigheters krav til dokumentenes innhold og detaljeringsgrad vil ofte avvike fra de krav som er tilstrekkelig for prosjektets eget behov. 4 Sentralt for prosjektleder må være sammen med byggherre og definere kravene til FDVU-dokumentasjon, hvilken norm som skal brukes og detaljeringsgrad. Dette bør gjøres allerede i startfasen. 3.7 Miljøledelse Prosjektlederen skal bidra til at byggherrens miljømål blir avklart og 1 prioritert, også i forhold til øvrige mål, og at offentlige myndigheters miljøkrav blir ivaretatt i planleggingen og gjennomføringen av prosjektet. 2 Særlig viktig er at prosjektleder bevisstgjør miljøriktig prosjektering og 3 av 7

4 sammen med tiltakshaver og de prosjekterende definerer omfanget av avfallshåndtering, byggrenholdet, rengjøringsklasser og grader ( RENT TØRT BYGG ). 3 Sørge for at det blir utarbeidet miljøsaneringsrapporter før prosjektoppstart, og at konklusjonene i disse rapportene legges til grunn for den videre prosjektering og utførelse. 3.8 HMS 1 Byggherren og prosjektlederen plikter å følge Forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- og anleggsplasser (Byggherreforskriften). Dette innebærer blant annet: - 7 Utpeking av koordinatorer for henholdsvis prosjektering og utførelse - 8 Plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (HMS-plan) - 9 Forhåndsmelding til Arbeidstilsynet 2 I henhold til Byggeherreforskriften skal det foreligge skriftlig avtale mellom byggherre og prosjektleder om hvem som skal utpeke HMSkoordinatorer for hhv prosjekteringsfasen og utførelsesfasen, utarbeide plan for sikkerhet, helse og miljø (HMS-plan) og sende forhåndsmelding til Arbeidstilsynet. 3 HMS-planer skal vedlikeholdes og avspeile de aktuelle faser som prosjektet til enhver tid er inne i. Dette arbeidet utføres av prosjekteringsleder og byggeleder, når disse er engasjert 4 Prosjektleder plikter å definere hovedbedriftsansvaret. Spesielt er dette viktig på store byggeplasser med sidestilte entrepriser. 3.9 Kvalitetsstyring 1 Utarbeide en prosjektadministrativ håndbok (PA-bok), tilpasset oppdragsgiverens målsetninger og myndighetskravene i aktuelle lover og forskrifter. 2 Prosjektlederen bør så tidlig som mulig lage en slik PA-bok og sørge for at den i nødvendig grad blir ajourført og supplert i takt med prosjektets utvikling gjennom de enkelte faser. 3 Rutinene i PA-boken må tilpasses vedtatt gjennomføring av prosjektet med rammer og krav til: - prosjektorganisering og stillingsbeskrivelser for nøkkelpersonell - entreprisestruktur - beslutningsgrunnlag - regler for- og omfang av anskaffelser - detaljeringsnivå for prosjektdokumenter - kommunikasjon mellom prosjektdeltakerne - møter (møtetyper, -deltakere, -referater mv) - befaringer (befaringstyper, -deltakere, -rapporter mv) - løpende rapportering av prosjektets status mht fremdrift og økonomi mv - intern og ekstern kommunikasjon og informasjon mot offentlige myndigheter, media og evnt tredje person - kvalitetsplaner og dokumentasjon på oppfyllelsen av offentlige og kontraktuelle krav - HMS- og Miljøplaner - DAK- og WEB-manualer - FDV-dokumentasjon - eventuelt annet etter prosjektets behov 4 Prosjektlederen er ansvarlig for at PA-boka følges opp og revideres 4 av 7

5 etter behov i gjennomføringen av prosjektet. 5 Prosjektlederen og dennes foretak skal ha et eget kvalitetsstyringssystem som sikrer ivaretakelse av inngått kontrakt. - organisasjonsplan som viser ansvars- og oppgavefordelingen - rutiner som sikrer at oppgaveløsningen skjer på en kvalifisert måte - identifikasjon av gjeldende krav i Plan- og bygningslovgivningen for gjennomføring av oppdrag - system for å identifisere, rette opp og hindre gjentagelse av avvik - styring av dokumenter 4 FORESPØRSEL OG PROSJEKTERINGSLEDELSE, PROSJEKTERENDE OG BYGGELDELSE Generelt 4.1 Prosjektet som skal gjennomføres i regi av det offentlige er fra 01. juli 2001 pålagt å forholde seg til Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrift. Loven og forskriften omfatter tjenesteytelser og leveranser og gjelder for prosjekter der honorar eller prosjektkostnader overstiger visse terskelverdier. Terskelverdiene er nærmere angitt i forskriften. Anskaffelser over terskelverdi kan i prinsippet foretas enten ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse - eller ved direkte anskaffelse eller forhandlinger dersom særskilte vilkår er oppfylt. Hvilken prosedyre som skal benyttes er også avhengig av tjenestens størrelse, eller prosjektets samlede verdi. Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget skal sikre at byggherren får et tilbud som tilfredsstiller hans krav og forventninger. Det skal også sikre at tilbyderne får alle nødvendige opplysninger, slik at de kan utarbeide tilbud som dekker byggherrens behov og er sammenlignbare. Det er også et hovedpoeng at alle tilbydere skal behandles likt 5. EVALUERING - BESTILLING 5.1 Generelt Byggherrens prosedyre for evaluering av tilbud skal sikre at alle tilbydere behandles likt, og at bestilling foretas på bakgrunn av de faktiske forhold som er presentert i tilbudet. Hvilke kriterier som vil bli lagt til grunn ved evalueringen skal være gjort kjent for tilbyderne igjennom konkurransegrunnlaget. Følgende engasjementsprosess utføres av prosjektleder RIB, Brann, Lyd, El og VVS Byggeleder Landskapsarkitekt Interiørarkitekt 5.2 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskriterier kan for eksempel være; Skatteattester HMS-erklæring Kompetanse (firma) Kapasitet og leveringsdyktighet Referanser Soliditet Kvalitetssystem 5 av 7

6 Tilgjengelig utstyr 5.3 Tildelingskriterier Kriterier for valg av engasjerte rådgivere skal være egnet til å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet og vil normalt være; Kompetanse (nøkkelpersoner) Kvalitet Gjennomføringsplan (oppgaveforståelse) Pris 5.4 Valg av tilbud Informasjon om hvem som skal tildeles kontrakt skal skriftlig meddeles alle tilbydere så snart som mulig, og i rimelig tid før kontrakt inngås. 6. KONTRAKTDOKUMENTER 6.1 Generelt Avtale med engasjerte firma skal inngås med bakgrunn i konkurransegrunnlaget og tilbudet. 6.2 Avtaledokument Det skal utarbeides et særskilt avtaledokument som angir kontraktdokumentenes gyldighetsrekkefølge, kontraktssum og henvisning til aktuelle lover og forskrifter samt generelle og eventuelt spesielle kontraktbestemmelser. Avtaledokumentet skal undertegnes av begge avtaleparter. 6.3 Avtaleinnhold Forhold som bør avtales og angis i avtaledokumentet; Kontraktstype Eventuell avgiftsplikt Ansvarsbegrensning Risiko/dagmulkt Tidsplan Honorar og regulering Refusjoner Prosedyre for behandling av endringer i kontrakter Forhold til andre kontrakter (grensesnitt for ansvar/fullmakt) Tvisteløsning Partenes representanter Navn på saksbehandler og eventuell stedfortreder Garantier Forsikringer Eventuelle funksjoner i henhold til Plan- og bygningsloven Eventuelle funksjoner i henhold til Byggherreforskriften Tidspunkt for oppstart og avslutning av oppdrag Ytelser 7. GJENNOMFØRINGSBESKRIVELSE 7.1 Generelt Prosjektleder vil tilstrebe å være engasjert, tilstedeværende prosjektleder, hvor forutsigbarhet i prosjektet vil være et av hovedmålene, slik alle medspiller i prosjektet kan dra i samme retning slik at framdrift, økonomi og produkt blir som forutsatt 7.2 Hovedutfordringer Følgende utfordringer vil ha vårt fokus som prosjektleder 6 av 7

7 Prosess for engasjement av kompetent prosjekteringsleder som forstår oppgaven fullt ut og har nok disponibel tid å utføre sin oppgave til rett tid. Prosjekteringsleder er i dag en undervurdert funksjon i bransjen, som sparer prosjektene for store kostnader/byggefeil, dersom denne funksjonen utføres som tiltenkt Vil anbefale at prosjektet utføres etter BIM, slik at tverrfaglig kontroll kan utføres kontinuerlig Valg av prosjekterende som har nok kompetanse, og disponibel tid til utføre sin prosjektering innen delfrister i prosjekteringsplanen 7.3 Brukermedvirkning Prosjektleder vil avholde jevnlig styringsgruppemøter og brukermøter, der prosjektforutsetninger blir gjennomgått og referat fra disse møtene føres/følges opp av prosjektleder 7.4 Framdrift Overordnet framdriftsplan er ikke utarbeidet, men vi ønsker å planlegge prosjektet med følgende hovedmål Prosjektoppstart Skisseprosjekt ferdig inkl innspill brukertilpasninger. Engasjement prosjekteringsleder/prosjekterende Forprosjekt innen.. Engasjement byggeleder innen Anbudsgrunnlag ferdig innen Kontrahering entrepriser perioden.. Byggeperiode 7.5 Prosjektgjennomføring 7 av 7