MØTEINNKALLING Kommunestyret

Transkript

1 Ås kommune MØTEINNKALLING Kommunestyret Møtetid: kl. 17:30 NB! Møtested: Ås kulturhus, Store sal Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på rådmannskontoret, servicetorget, bibliotekene, og Saksliste Side Referatsaker Saker til behandling 26/15 1. tertialrapport /15 Budsjettreguleringer 1.tertial /15 Årsmelding med årsberetning /15 Ås kommunes årsregnskap /15 Rapport fra prosjektgruppe - Ny tertialrapport 25 31/15 R Detaljreguleringsplan for "Ny jord" 28 32/15 R Detaljreguleringsplan for g/s-vei for del av Grimsrudveien 36 33/15 Vaktmesterordningen i Ås kommune 41 34/15 Voksenopplæring - organisasjonsendring 51 35/15 Evaluering av organiseringen av flyktningkonsulent og introduksjon/programrådgiver 58 36/15 Veien mot en bedre barnevernstjeneste i Ås kommune /15 Tilstandsrapport for kommunale barnehager og grunnskoler i Ås /00600

2 38/15 Endringer i forskrift om foreldrebetaling i barnehager - nasjonal ordning for reduksjon i foreldrebetalingen 92 39/15 Etterberegning tilskudd til private barnehager for /15 Lokaler til Follo Lokalmedisinske senter (LMS) /15 Ås kommunes reglementer - revidering - Forslag fra politisk arbeidsgruppe /15 Fritak for eiendomsskatt /15 Høring - forslag om endringer i helligdagsloven for å tillate søndagsåpne butikker /15 Selskapskontroll av Follo Ren IKS /15 Aktiv på dagtid Interpellasjon 2/15 Interpellasjon om arbeidsgiverpolitikk 126 Ås, Johan Alnes Ordfører Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no v/jeanette Karlsen. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Kommunestyret Side 2 av 126

3 Referatsaker: GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> 15/15 Uttalelse fra Ås eldreråd - Leie av sykehjemsplasser Uttalelse fra Ås eldreråds møte vedrørende leie av sykehjemsplasser. Se separat dokument, ref. 15/ /15 Kontrollutvalget møteprotokoll Kan leses på hjemmesiden til Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat. 17/15 Kontrollutvalget møteinnkalling Kan leses på hjemmesiden til Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat. Kommunestyret Side 3 av 126

4 K-26/15 1. tertialrapport 2015 GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Emil Schmidt Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Administrasjonsutvalget 4/ Arbeidsmiljøutvalget 3 Hovedutvalg for helse og sosial 13/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 13/ Hovedutvalg for teknikk og miljø 21/ Formannskapet 26/ Kommunestyret 26/ Formannskapets innstilling : 1. tertialrapport 2015 tas til orientering. Utvalgsbehandlinger: Formannskapets behandling : Anne Odenmarck (Ap) orienterte om administrasjonsutvalgets behandling og innstilling Protokolltilførsel, tilsvarende den som ble fremmet i administrasjonsutvalget, ble fremmet med tilslutning fra FrP: Det konstateres at budsjettvedtakets innsparinger ikke er realisert. Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt. Formannskapets innstilling : 1. tertialrapport 2015 tas til orientering. Protokolltilførsel fra Ap og FrP: Det konstateres at budsjettvedtakets innsparinger ikke er realisert. Hovedutvalg for teknikk og miljøs behandling : Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt. Hovedutvalg for teknikk og miljøs innstilling : 1. tertialrapport 2015 tas til orientering. Kommunestyret Side 4 av 126

5 Hovedutvalg for oppvekst og kulturs behandling : Votering: (6 stemmer) Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt. Hovedutvalg for oppvekst og kulturs innstilling : 1. tertialrapport 2015 tas til orientering. Hovedutvalg for helse og sosials behandling : Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt. Hovedutvalg for helse og sosials innstilling : 1. tertialrapport 2015 tas til orientering. Administrasjonsutvalgets behandling : Johan Alnes (Ap) fremmet protokolltilførsel: Det konstateres at budsjettvedtakets innsparinger ikke er realisert. Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt. Administrasjonsutvalgets innstilling : 1. tertialrapport 2015 tas til orientering. Protokolltilførsel fra Ap: Det konstateres at budsjettvedtakets innsparinger ikke er realisert. Rådmannens innstilling: 1. tertialrapport 2015 tas til orientering. Ås, Saksfremlegg: Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Kommunestyret Side 5 av 126

6 Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: AMU (orientering, behandles i møte juni) Administrasjonsutvalg Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for teknikk og miljø Kontrollutvalg (uttalelse, behandles i møte ) Formannskap Kommunestyre Vedlegg: (separat dokument / nettbrett: Vedlegg til flere utvalg) 1. tertialrapport 2015 SAKSUTREDNING: Fakta i saken Tertialrapportene er bygd opp etter samme struktur som handlingsprogram I tertialrapporten rapporteres det på følgende: - Tiltak beskrevet i handlingsprogrammet - Oppfølging av vedtak - Økonomi - Planoversikt 1. tertialrapport er en rapportering på målsettinger i vedtatt handlingsprogram og økonomiplan. Da det er vedtatt mange mål med tilhørende tiltak, gis det ikke en uttømmende rapportering på hvert enkelt tiltak. Der det imidlertid er avvik mellom vedtatte tiltak og faktisk gjennomføring, blir dette rapportert. Mål og tiltak der det har vært aktivitet i perioden, og strategier og tiltak med høyt politisk fokus som er gjennomført fra mai til august, er også trukket frem. En prosjektgruppe sammensatt av medlemmer fra administrasjonen og politikere har sett på tiltak for å forbedre tertialrapporteringen. Økonomirapporteringen er endret i tråd med forslaget fra denne prosjektgruppen. Økonomiske konsekvenser: Se egen sak om budsjettreguleringer 1. tertial Konklusjon med begrunnelse: Tertialrapport er fast rapportering til kommunestyret. Rådmannen anbefaler at 1. tertialrapport 2015 tas til orientering. Kommunestyret Side 6 av 126

7 K-27/15 Budsjettreguleringer 1.tertial 2015 GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Charlotte Barbulla Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Hovedutvalg for helse og sosial 14/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 14/ Hovedutvalg for teknikk og miljø 22/ Administrasjonsutvalget 5/ Formannskapet 27/ Arbeidsmiljøutvalget 7 Kommunestyret 27/ Saken tas opp til behandling hvis det til gruppemøtene foreligger nytt salderingsforslag fra rådmannen. Utvalgsbehandlinger: Formannskapets behandling : Ordfører orienterte om administrasjonsutvalgets behandling og innstilling Anne Odenmarck fremmet følgende alternative forslag til rådmannens/administrasjonsutvalgets innstilling punkt 1: Driftsbudsjettet Rådmannens forslag til regulering av driftsbudsjettet for 2015 sendes tilbake for ny administrativ behandling med følgende føringer: 1. Ås kommune har ikke råd til å øke driftsbudsjettet for 2015 slik rådmannen foreslår. 2. Utgiftsøkningene i 2015 må holde seg innenfor de økte inntektene uten bruk av pensjonsfondet. 3. Det er ikke akseptabelt at kommunestyrets budsjettvedtak ikke er fulgt opp. Investeringsbudsjettet Som rådmannens forslag Votering: Ap s forslag ble tiltrådt 5-4 (2Sp, V, SV) ved alternativ votering mot rådmannens innstilling. Rådmannens forslag punkt 2 ble enstemmig tiltrådt. Kommunestyret Side 7 av 126

8 Formannskapets innstilling : 1. Driftsbudsjettet Rådmannens forslag til regulering av driftsbudsjettet for 2015 sendes tilbake for ny administrativ behandling med følgende føringer: 1. Ås kommune har ikke råd til å øke driftsbudsjettet for 2015 slik rådmannen foreslår. 2. Utgiftsøkningene i 2015 må holde seg innenfor de økte inntektene uten bruk av pensjonsfondet. 3. Det er ikke akseptabelt at kommunestyrets budsjettvedtak ikke er fulgt opp. Investeringsbudsjettet Som rådmannens forslag 2. Det vedtas økt låneopptak for 2015 på kr. Dette gjelder opptak av for lite lån i henhold til vedtatt låneopptak fra 2014 på kr og kr som følge av nye lånebehov i Hovedutvalg for teknikk og miljøs behandling : Ola Nordal (Ap) fremmet følgende alternativ til innstillingen: Hovedutvalg for teknikk og miljø er av den oppfatning at kommunen ikke har råd til rådmannens samlede foreslåtte budsjettreguleringer. Formannskapet og kommunestyret må ta endelig stilling til budsjettreguleringene. Votering: Ap s forslag ble tiltrådt 8-1 (Sp) ved alternativ votering mot rådmannens innstilling. Hovedutvalg for teknikk og miljøs innstilling : Hovedutvalg for teknikk og miljø er av den oppfatning at kommunen ikke har råd til rådmannens samlede foreslåtte budsjettreguleringer. Formannskapet og kommunestyret må ta endelig stilling til budsjettreguleringene. Hovedutvalg for oppvekst og kulturs behandling : Laila P. Nordsveen (A) fremmet følgende forslag: Driftsbudsjettet: Rådmannens forslag til budsjettreguleringer i driftsbudsjettet avvises. Selv om kommunestyrets mindretall (16 av 33) hevdet at rådmannens budsjettforslag var urealistisk i sine uspesifiserte kuttforslag ble det med noen endringer vedtatt av kommunestyrets flertall (17 av 33). Det er ikke akseptabelt at kommunestyrets budsjettvedtak ikke er forsøkt fulgt opp. Følgende uspesifiserte kutt foreslått av rådmannen og vedtatt av kommunestyrets flertall er ikke fulgt opp: - Uspesifisert innsparing kulturområdet: kr Uspesifisert innsparing helse- og sosialsektoren: kr Uspesifisert kutt i sentraladministrasjonen: kr 325 Kommunestyret Side 8 av 126

9 I tillegg vedtok kommunestyrets flertall følgende innsparinger som heller ikke er fulgt opp: - Billettinntekter bibliotek: kr 500 i økte inntekter - Omorganisere forebyggende helsetjenester: kr i sparte utgifter I stedet for å gjennomføre egne og kommunestyrets innsparingsforslag foreslår rådmannen millioner i økte utgifter. Det mest uakseptable i rådmannens budsjettrevidering er likevel å inntektsføre 14,0 mill. av kommunens premiefond i KLP for bruk i Tilsvarende penger er ikke disponible for senere år. Investeringsbudsjettet: Rådmannens endringsforslag vedtas. Hilde Kristin Marås (H) fremmet følgende fellesforslag på vegne av H, V og Sp: 1. Hovedutvalg for oppvekst og kultur tar rådmannens innstilling til orientering. 2. Budsjettregulering jf. post 13 i tabellen godkjennes ikke. Inntektskrav på kr opprettholdes. Votering: Aps forslag ble nedstemt 5-4 (2Ap, 1FrP, 1SV). Fellesforslaget ble tiltrådt 5-4 (2Ap, 1FrP, 1SV). Hovedutvalg for oppvekst og kulturs innstilling : 1. Hovedutvalg for oppvekst og kultur tar rådmannens innstilling til orientering. 2. Budsjettregulering jf. post 13 i tabellen godkjennes ikke. Inntektskrav på kr opprettholdes. Hovedutvalg for helse og sosials behandling : Anne Odenmarck (Ap) fremmet følgende forslag: Tilsvarer hovedutvalgets innstilling. Votering: Arbeiderpartiets forslag ble enstemmig tiltrådt. Hovedutvalg for helse og sosials innstilling : 1. HHS er av den oppfatning at kommunen ikke har råd til rådmannens foreslåtte budsjettreguleringer. 2. Deler av vedtatt budsjett - uspesifiserte innsparinger på helse og sosial er ikke innarbeidet. 3. Formannskap og kommunestyret må ta endelig stilling til budsjettreguleringene. Administrasjonsutvalgets behandling : Johan Alnes (Ap) fremmet følgende alternative forslag: Driftsbudsjettet Kommunestyret Side 9 av 126

10 Rådmannens forslag til regulering av driftsbudsjettet for 2015 sendes tilbake for ny administrativ behandling med følgende føringer: 4. Ås kommune har ikke råd til å øke driftsbudsjettet for 2015 slik rådmannen foreslår. 5. Utgiftsøkningene i 2015 må holde seg innenfor de økte inntektene uten bruk av pensjonsfondet. 6. Det er ikke akseptabelt at kommunestyrets budsjettvedtak ikke er fulgt opp. Investeringsbudsjettet Som rådmannens forslag. Votering: Rådmannens innstilling ble tiltrådt 6-3 (2Ap, FrP) ved alternativ votering mot Ap s forslag. Administrasjonsutvalgets innstilling : 1. Budsjettregulering foretas i henhold til tabell 1 og Det vedtas økt låneopptak for 2015 på kr. Dette gjelder opptak av for lite lån i henhold til vedtatt låneopptak fra 2014 på kr og kr som følge av nye lånebehov i Saksfremlegg: Rådmannens innstilling: 1. Budsjettregulering foretas i henhold til tabell 1 og Det vedtas økt låneopptak for 2015 på kr. Dette gjelder opptak av for lite lån i henhold til vedtatt låneopptak fra 2014 på kr og kr som følge av nye lånebehov i Ås, Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Kommunestyret Side 10 av 126

11 Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for teknikk og miljø Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for oppvekst og kultur Administrasjonsutvalg Formannskap Kommunestyre Vedlegg: Ingen Vedtak i saken sendes til: Etatssjefer Økonomiavdelingen Revisjonen Plankomiteen SAKSUTREDNING: Vedtatt handlingsprogram innebærer et netto driftsresultat på 1,5 %. Status per 1. tertial viser at prognosen for resultatet for 2015 blir omtrent som opprinnelig vedtatt. Helse og sosial har store budsjettutfordringer, samtidig viser prognoser at sentrale inntektsposter kan økes. I 2014 ble det vedtatt opptak av lån på kr. Rådmannen tok opp et lån på kr. Resterende låneopptak må tas opp i 2015 for å sikre fullfinansiering av vedtatte prosjekter fra Dette utgjør et lånebehov på kr. I 2015 er det vedtatt finansiering av investeringsprosjekter med inntekter fra salg av Dyster Eldor på 20 mill. kr og Hangartomta på 5 mill. kr. Salg av disse prosjektene er utsatt og vil derfor ikke kunne finansiere investeringer i Det er derfor et finansieringsbehov på 25 mill. kr som følge av dette. Samtidig avslutter Rådmannen flere investeringsprosjekter med mindreforbruk og foreslår økninger i eksisterende og nye prosjekter. Netto innebærer endringer i prosjektrammer en innsparing på kr. Samlet sett er det behov for et økt låneopptak i 2015 på kr: Finansieringsbehov 2015 Utsatt salg av Dyster Eldor og Hangartomta Netto forbruk avsluttede prosjekter Overføring fra drift Netto lånebehov endringer i rammer Fullfinansiering av vedtatt låneopptak Samlet nytt låneopptak Kommunestyret Side 11 av 126

12 Behov for reguleringer av driftsbudsjettet for etatene Rådmannen foreslår følgende budsjettreguleringer for 2015 som følge endringer i rammebetingelser og nye prognoser per 1. tertial 2015: Tabell 1 Budsjettreguleringer innen drift Tabell 1. Budsjettreguleringer drift Regnskap 2014 Oppr. budsjett 2015 Rev. budsjett 2015 Endring Nytt rev. budsjett Sentraladministrasjonen 1. 10* Godtgjørelse kommunestyre og folkevalgte Tilskudd til organisasjoner/lag Gebyrinntekter * Lønn Kjøp fra kommuner/kemneren * Lønn eiendomsskatt Bidrag/overføring Krisesenter Uspesifisert kutt Statstilskudd Krisesenter Tilleggbevilgning K-sak 12/ Tabell 1. Budsjettreguleringer drift Oppvekst og kultur Regnskap 2014 Oppr. budsjett 2015 Rev. budsjett 2015 Endring Nytt rev. budsjett Overføring investeringsregnskapet Kjøp fra Follo barne og u-skole Billettinntekter bibliotek Helse og sosial Øvrige bevilninger/ vedtatt kutt Kjøp fra andre private Øvrige bevilninger/ vedtatt kutt * Lønnsmidler helsestasjon Bidrag sosial omsorg/barnevern * * Lønn og driftsmidler Kjøp fra andre private Refusjon fra staten Ress.krev.brukere Egenbetaling langtidsopphold * Lønn kompetanseansvarlig * Lønn kompetanseansvarlig Kjøp fra kommuner Leie/leasing transportmidler Overføring investeringsregnskapet Annen brukerbetaling Tilskudd * Lønnsmidler/ vedtatt kutt Teknikk og miljø Øvrige bevilgninger Kjøp av inventar Vedlikehold av uteareal og Kommunestyret Side 12 av 126

13 veier Kjøp av maskiner og utstyr Vedlikehold av uteareal og veier Mater. Vedl.h. uteareal og veier Kjøp av maskiner og utstyr Vedlikehold av uteareal og veier Kjøp av maskiner og utstyr Vedlikehold uteareal og veier Konsulenttjenester * Lønn Flaggheising Øvrige bevilgninger Vedlikehold Fellesinntekter og -utgifter Vertskommunetilskudd Asylmottak Integreringstilskudd Konsulenttjenester - Eiendomsskatt Skatteinntekter Rammetilskudd Renteutgifter Renteinntekter Minimumsavdrag Annet Bruk av premiefond KLP Avsetning til dispfond Kommentarer budsjettreguleringer drift 1.tertial 2015 Sentraladministrasjonen 1. Styrking av budsjettet som følge av økt godtgjørelse til kommunestyret og folkevalgte. 2. Økt godtgjørelse til kommunestyret og folkevalgte medfører økt tilskudd til politiske partier. 3. Budsjettet for gebyrinntektene vil ikke innfris og må tas ned. Dette dekkes opp med reduserte utgifter til seniortiltak, se pkt Effekten av nye avtaler på seniortiltak viser at det er rom for å ta ned budsjettet. Midlene overføres til plan og utvikling for å dekke opp for uteblitte gebyrinntekter, se pkt Driftsregnskap 2014 for Kemneren viser et mindreforbruk på 3,35 mill. kr. Representantskapet har vedtatt at overskuddet skal tilbakeføres eierkommunene i Ås kommune sin andel utgjør kr. 6. Det er avsatt kr i konsulentutgifter til forvaltning av eiendomsskatt, herunder kartlegging av eiendommer, taksering, juridisk rådgivning og klagebehandling, se HP s Ås kommune har engasjert en egen medarbeider til å utføre mest mulig av dette arbeidet, da dette totalt sett er mest økonomisk fordelaktig. Lønnsmidler til engasjementet omdisponeres fra konsulenttjenester, se pkt Overføring til Krisesenteret. Utbetalingen må sees i sammenheng med statstilskuddet som kommunen mottar til Krisesenteret, se pkt Etaten har et ufordelt kutt vedtatt i HP punkt 44. Kuttet dekkes inn ved at overføringen til Kemneren reduseres, se pkt. 5. Kommunestyret Side 13 av 126

14 9. Statstilskudd som mottas og overføres til Krisesenteret. Tilskuddet må sees i sammenheng med utbetalingen til Krisesenteret, se pkt Overføring av midler til oppgradering av scenerigg sceneteknisk investering i rigg ved Ås kinoteater. Se k-sak 12/ Overføring av midler fra driftsbudsjettet til investeringsbudsjettet. Midlene skal benyttes til sceneteknisk investering i rigg ved Ås kinoteater. Se k-sak 12/15. Oppvekst og kultur 12. Follo barne- og ungdomsskole hadde merforbruk i 2014 som fordeles på eierkommunene. Ås kommunes andel er kr. Faktura er mottatt i I Fellesforslaget for budsjett 2015 som ble vedtatt av kommunestyret i ligger det inne en inntektsforventning på kr. Denne er urealistisk da biblioteket ikke er rustet for denne typen aktiviteter. Helse og sosial 14. I Fellesforslaget for budsjett 2015 som ble vedtatt av kommunestyret i å omorganisere tjenesteområder av forebyggende helsetjenester. Etatene for Helse og sosial og Oppvekst og kultur har et felles prosjekt for barn og unge innenfor PPS, helsestasjonen og barnevernet, se tiltak for oppvekst og kultur og tiltak for helse og sosial i HP side 47 og 65. Prosjektet ser på samarbeid på tvers av etatene og vil gi mulighet for gevinster på sikt men ikke før prosjektet er avsluttet. Prosjektet er fortsatt pågående så innsparingen for 2015 reverseres. 15. Midler til brukere med nye behov reduseres for å dekke opp for økt aktivitet i etaten. 16. Uspesifisert kutt vedtatt i HP , se vedlegg 2 punkt 66. Kuttet dekkes inn ved at etaten får økte inntekter og ved å avslutte en avtale om kjøp av ekstern plass til en ressurs. Se punkter 22 og ,2 årsverk jordmor til prosjektet «Tidlig hjem» omgjøres til fast stilling fra januar ,0 årsverk vikariat helsesøster ved Ås helsestasjon i en periode på 5 måneder i NAV Ås hadde et høyt antall brukere med sosialhjelp som hovedinntekt ved årsskiftet, som har fått videreført vedtak i Barnevernet har et behov for 7,88 mill. kr men tilføres 5,66 mill. kr. Differansen mellom behov og tilførsel må enheten jobben med å spare inn. Se sak 15/ Kommunen har for få sykehjemsplasser og må kjøpe. Det er budsjettert med 2 plasser men p.t. kjøpes det 10 plasser. Dette behovet må videreføres for hele Revisors gjennomgang viser at det er inntektsført for høye refusjoner for ressurskrevende brukere i Inntekter langtidsplasser øker som følge av at flere plasser kjøpes ved Granås sykehjem. 23. Lønnsmidler til kompetanseansvarlig flyttes fra Dagtilbudet til Hjemmebaserte tjenester. Vedtak om midlene er fra HP Lønnsmidler til kompetanseansvarlig flyttes til Hjemmebaserte tjenester fra Dagtilbudet. Vedtak om midlene er fra HP Kommunestyret Side 14 av 126

15 25. Kommunen tar over oppgaver og kjøp av plass hos Aleris avsluttes. Dette gir en innsparing med halvårs effekt for Overføring av midler til investering da to biler tilhørende etaten er kostnadsført i investeringsregnskapet. 27. Overføring av midler til investering for å dekke opp for merforbruk i Brukerbetaling for personer som benytter seg av varmtvannstilbudet justeres ned. 29. Feil budsjettert tilskudd. Tilskuddet som ble mottatt i 2014 var relatert til Partnerskapsmidler som ikke mottas i Vedtak om innsparing på 0,3 årsverk ved Frisklivssentralen, se HP punkt 75. Grunnet tariffbestemmelser fordi den ansatte i stillingen var i svangerskapspermisjon blir det lønnsutgifter for 4,5 måned i Lønnsutgiftene for 2015 må tilføres budsjettet. Teknikk og miljø 31.Uspesifisert kutt vedtatt i HP Kuttet er fordelt ut på enhetene fra teknikk og miljø sentralt Uspesifisert kutt vedtatt i HP VIP(veg, idrett og park) sin andel av 0,5 % innsparingen utgjør kr. Kuttet dekkes inn ved at innkjøp av utstyr og vedlikehold av uteareal og veier reduseres. 42.Lønnsmidler til flaggheising/ firing etter arbeidstid. 43.Uspesifisert kutt vedtatt i HP Eiendomsavdelingen sin andel av 0,5 % innsparingen utgjør kr. Kuttet dekkes inn ved at rehabiliteringen av kjøkken og terrasse i Daginstitusjonen i Skoleveien 4 utsettes. Fellesinntekter og -utgifter 44. Vertskommunetilskudd Asylmottak blir høyere enn forutsatt i opprinnelig budsjett. Videre er tilskudd fra UDI gjeldende 2014 ikke kommet med i regnskapet for 2014 og dette må inntektsføres i ,2 mill. kr. i integreringstilskudd for 2014 er ikke kommet med i regnskapet for 2014 og dette inntektsføres i Det er avsatt kr i konsulentutgifter til forvaltning av eiendomsskatt, herunder kartlegging av eiendommer, taksering, juridisk rådgivning og klagebehandling, se HP s Ås kommune har engasjert en egen medarbeider til å utføre mest mulig av dette arbeidet, da dette totalt sett er mest økonomisk fordelaktig. Lønnsmidler til engasjementet omdisponeres fra konsulenttjenester. Se pkt Skatteanslaget oppjusteres med 3 mill. kr. for Regjeringen foreslår å styrke kommunenes økonomi med 1,1 mrd. kr. i revidert budsjett. Et forsiktig anslag tilsier at Ås kommune får 2 mill. kr. i økt rammetilskudd i 2015 i forhold til opprinnelig budsjett Anslag for renteutgifter nedjusteres med 3 mill. kr. 50. Anslag for renteinntekter nedjusteres med 1 mill. kr. 51. I revisjonsrapport av 28. april 2015 anbefaler revisjonen at Ås kommune endrer prinsipp for beregning av minimumsavdrag. Det finnes to anerkjente metoder for beregning av minimumsavdrag. Modellen som Ås kommune benytter, beregner etter revisjonens vurdering minimumsavdraget for lavt i forhold til kommunens Kommunestyret Side 15 av 126

16 kapitalslit. Rådmannen tar dette til etterretning og foreslår å endre prinsipp fra og med Avdragskostnadene øker med 4 mill. kr. i 2015 som følge av dette. 52. Det budsjetteres med bruk av premiefond på 10 mill. kr fra KLP. I tillegg har Ås kommunen avsatt premiefond på 4 mill. kr. i egen balanse som må inntektsføres i 2015 etter anmodning fra revisjonen i revisjonsrapport av 28. april Samlet sett inntektsføres 14 mill. kr. i Avsetning av midler til disposisjonsfond. Kommunestyret Side 16 av 126

17 Tabell 2 Budsjettreguleringer i investeringsbudsjettet Tabell 2. Budsjettreguleringer investering Regnskap 2014 Rev. budsjett 2015 Endring i budsjett 2015 Nytt rev. Budsjett 2015 Total ramme Scenerigg jf. K-sak12/ Overføring fra driftsregnskapet jf. K-sak 12/ * Biler HS, merforbruk fra * Overføring fra driftregnskapet dekning av innkjøp av biler fra Tomtekjøp Granheim overføring Tomtekjøp Granheim overføring Overføringer Inventar Solbergtunet - avsluttes med mindreforbruk Utvidelse Solbergtunet - avsluttes med mindreforbruk. Jf. K-sak 49/ Ombygging av Myrveien 16 - avsluttes Solbergtunet barnehage inventar del 2 avsluttes Kjøkkenutstyr til kulturhuset avsluttes Audiometre - avsluttes E-Bøker avsluttes Oppussing skolebygg Brønnerud avsluttes Rehab Rustad - avsluttes Prosjekter som avsluttes med mindreforbruk * Sikring av NAV kontor, ombygging, nytt prosjekt Digitalisering av byggesaksarkiv, fullfianansiering Hogstvetveien, Modulbugg 51/4, avsluttes * Inventar Åsgård skole moduler, nytt prosjekt Tilskudd Fjellveien 8 reduseres til siste beregning og ihht orientering i formannskapet Bjørnebekk, musikkbinge, avsluttes Nye prosjekter og prosjekter som avsluttes med merforbruk Garantifond Avsetning til garantifond Fullfiansiering av vedtatt låneopptak fra 2014, jf. K-sak 80/ Utsatt salgstart Dyster Eldor Utsatt salg av Hangar'n Økt finansieringsbehov Finansieringsbehov 2015 Utsatt salg av Dyster Eldor og Hangartomta Netto forbruk avsluttede prosjekter Overføring fra drift Netto lånebehov endringer i rammer Fullfinansiering av vedtatt låneopptak Samlet nytt låneopptak Kommentarer budsjettreguleringer investeringer 1.tertial 2015 Overføringer 1. Ny scenerigg, finansieres av driftsregnskapet. Se k-sak 12/ Ny scenerigg, finansieres av driftsregnskapet. Se k-sak 12/ Bilkjøp HS, merforbruk fra 2014, finansieres med overføring fra drift. 4. Bilkjøp HS, merforbruk fra 2014, finansieres med overføring fra drift. 5. Overføring av budsjettmidler fra prosjekt Granheim til tomtekjøp hvor kostnadene er belastet. Gjelder kjøp av tomt ved Solberg nær Granheimtunet. 6. Overføring av budsjettmidler fra prosjekt Granheim til tomtekjøp hvor kostnadene er belastet. Gjelder kjøp av tomt ved Solberg nær Granheimtunet. Kommunestyret Side 17 av 126

18 Avsetning til ubundet investeringsfond 7. Inventar Solbergtunet barnehage, avsluttes med et stort mindreforbruk grunnet delfinansiering/avgrensning mellom drift og investering 8. Utvidelse Solbergtunet barnehage, avsluttes med et mindreforbruk. Skyldes overføring fra prosjektet Demenssenteret i oppstartfasen. Dette skulle ha blitt tatt til vurdering inn i HP, men uteglemt. 9. Ombygging av Myrveien 16 avsluttes med et mindreforbruk. Kostnadene fra 2014 ble fakturert Myrveien Solbergtunet barnehage inventar avd 2 avsluttes med et mindreforbruk. 11. Kjøkkenutstyr avsluttes med mindreforbruk. 12. Audiometre avsluttes med mindreforbruk. 13. E-Bøker avsluttes med mindreforbruk. 14. Oppussing skolebygg Brønnerud avsluttes med mindreforbruk. 15. Rehabilitering Rustad avsluttes med mindreforbruk. Bruk av ubundet investeringsfond 16. Mottakskontoret ved Nav Ås ombygges for å ivareta sikkerheten til de ansatte. Delfinansiering 50 % med fylket. 17. Fullfinansiering av digitalisering av byggesaksarkivet. Estimert ferdigstilt i Hogstvetveien modulbygg 51/4, avsluttet 2014 med et merforbruk. 19. Inventar Åsgård skole, moduler. 20. Tilskuddet til Fjellveien 8 justeres ihht siste beregninger. Tilskuddet har ikke vært justert etter mottak av tilskudd til trinn 1. Dette i henhold til orientering Bjørnebekk, musikkbinge avsluttes med et merforbruk Avsetning til garantifond 22. Vedtatt låneopptaket fra 2014 fullfinansieres nå. 23. Salgstart Dyster Eldor utsettes til Områdereguleringene er ikke ferdig. 24. Salgstart Hangar n utsatt til Grunnen må reguleres og lageret tømmes. Vurdering av eventuelle økonomiske konsekvenser: Rådmannens forslag til budsjettreguleringer per 1. tertial 2015 innebærer at prognose for netto driftsresultat opprettholdes på ca 1.5 %. Konklusjon med begrunnelse: Budsjettreguleringer foretas i henhold til tabell 1 og 2. Kommunestyret Side 18 av 126

19 K-28/15 Årsmelding med årsberetning 2014 GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Paul Roar Ågedal Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Arbeidsmiljøutvalget 5/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 15/ Hovedutvalg for teknikk og miljø 23/ Hovedutvalg for helse og sosial 17/ Administrasjonsutvalget 6/ Formannskapet 28/ Kommunestyret 28/ Formannskapets innstilling : Årsmelding med årsberetning 2014 tas til orientering. Utvalgsbehandlinger: Formannskapets behandling : Ordfører orienterte om administrasjonsutvalgets behandling og innstilling Eventuelle spørsmål eller merknader kan sendes rådmannen snarest mulig/innen tirsdag 9. juni, trine.christensen@as.kommune.no. Votering: Utvalgenes innstilling ble enstemmig tiltrådt. Formannskapets innstilling : Årsmelding med årsberetning 2014 tas til orientering. Hovedutvalg for teknikk og miljøs behandling : Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt. Hovedutvalg for teknikk og miljøs innstilling : Årsmelding med årsberetning 2014 tas til orientering. Kommunestyret Side 19 av 126

20 Hovedutvalg for oppvekst og kulturs behandling : Votering: (6 stemmer) Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt. Hovedutvalg for oppvekst og kulturs innstilling : Årsmelding med årsberetning 2014 tas til orientering Hovedutvalg for helse og sosials behandling : Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt. Hovedutvalg for helse og sosials innstilling : Årsmelding med årsberetning 2014 tas til orientering. Administrasjonsutvalgets behandling : Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt. Administrasjonsutvalgets innstilling : Årsmelding med årsberetning 2014 tas til orientering Arbeidsmiljøutvalgets behandling : Votering: Enstemmig vedtatt. Arbeidsmiljøutvalgets vedtak : Årsmelding med årsberetning 2014 tas til orientering Saksfremlegg: Rådmannens innstilling: Årsmelding med årsberetning 2014 tas til orientering Ås, Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Kommunestyret Side 20 av 126

21 Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Arbeidsmiljøutvalget Kommunalt råd for funksjonshemmede Ås eldreråd Ungdomsrådet Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for teknikk og miljø Administrasjonsutvalget Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: (separat dokument / nettbrett: Vedlegg til flere utvalg) 1. Årsmelding 2014 med årsberetning Kontrollutvalget Særutskrift SAKSUTREDNING: Fakta i saken: Årsmeldingen er en tilbakemelding på målsettinger i vedtatt handlingsprogram og økonomiplan Årsmeldingens kapittel 2 utgjør «årsberetningen». Årsberetningen er den lovpålagte delen av rapporteringen, jf. Forskrift om årsregnskap og årsberetning. Resterende del av dokumentet utgjør kommunens årsmelding. Denne er ikke en lovpålagt rapportering, men en viktig del av kommunens mål- og resultatstyring. Vurdering: Regnskapsåret 2014 var et økonomisk krevende år. Til tross for innføringen av eiendomsskatt på næring, viste budsjettet et marginalt positivt driftsresultat. Driftsresultatet for 2014 på 5,2 mill.kr er samlet sett i samsvar med budsjettet, men utgiftsveksten på enkelte tjenesteområder er bekymringsfull. Etatene hadde samlet sett et merforbruk, mens meravkastning på finansforvaltning og merinntekter i eiendomsskatt på næring likevel sikret et positivt driftsresultat. Økonomiske konsekvenser: Ås kommunes regnskap for 2014 viser et netto driftsresultat på 5,2 mill.kr, tilsvarende 0,4 prosent av driftsinntektene på mill. kr. Konklusjon med begrunnelse: Årsmelding med årsberetning 2014 tas til orientering. Kommunestyret Side 21 av 126

22 K-29/15 Ås kommunes årsregnskap 2014 GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Gjertrud Mathisen Saksnr.: 14/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Formannskapet 29/ Kommunestyret 29/ Formannskapets innstilling : 1. Årsregnskapet til Ås kommune 2014 godkjennes. 2. Enhetene får overført inntil 1 % av netto mer-/mindreforbruk innenfor en ramme på kr 0 for hele kommunen. 3. Resterende av årets mindreforbruk på kr 5,3 mill.kr overføres generelt disposisjonsfond. Formannskapets behandling : Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt. Saksfremlegg: Rådmannens innstilling: 1. Årsregnskapet til Ås kommune 2014 godkjennes. 2. Enhetene får overført inntil 1 % av netto mer-/mindreforbruk innenfor en ramme på kr 0 for hele kommunen. 3. Resterende av årets mindreforbruk på kr 5,3 mill.kr overføres generelt disposisjonsfond Ås, Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Kommunestyret Side 22 av 126

23 Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: 1. Ås kommunes årsregnskap 2014, rev Revisors beretning Særutskrift fra Kontrollutvalget Revisjonsrapport pr SAKSUTREDNING: Sammendrag: Ås kommunes regnskap for 2014 viser et netto driftsresultat på 5,2 mill.kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på 5,3 mill.kr. Fakta i saken: I henhold til forskrift om årsregnskap skal kommunestyret vedta årsregnskapet innen 1. juli påfølgende år. Vurdering: Ås kommunes driftsresultat er samlet sett i samsvar med budsjett. Etatene har samlet sett et merforbruk, men meravkastning på finansforvaltning og merinntekter på eiendomsskatt på næring sikrer et positivt driftsresultat. Pensjon/premiefond. KLP avsetter midler på kommunens premiefond når avkastningen på pensjonsplasseringer eller når etterberegninger viser at innbetalt premie har vært for høy i forhold til reelle pensjonskostnader. Noen kommuner velger å automatisk redusere årets pensjonsutgift med årets tilførte midler på premiefond. Ås kommune har valgt å holde tilbake oppspart premiefond, slik at det kan brukes av premiefondet når pensjonsutgiftene øker mer enn forutsatt i budsjettet. Pensjonsutgiftene før bruk av premiefond ble høyere i 2014 enn budsjettert, i hovedsak på grunn av lønnsoppgjøret. 14 mill.kr av pensjonspremien ble finansiert av midler på premiefondet til KLP slik at netto pensjonskostnader er som budsjettert. Saldo på premiefondet pr er 11,4 mill.kr. Kommunestyret Side 23 av 126

24 Kjente, men ikke korrigerte feil i regnskapet for Følgende er blitt avdekket etter at regnskapet for 2014 ble avlagt : For mye inntektsført ressurskrevende brukere: 1,6 mill.kr For lite inntektsført integreringstilskudd: - 2,2 mill.kr For mye utgiftsført vekstkommunetilskudd - 0,5 mill.kr For lite utgiftsført avregning vann Oppegård kommune 1,5 mill.kr Sum for lite inntektsført/utgiftsført i regnskapet for 2014: 0,4 mill.kr For lite utgiftsført/inntektsført i 2014 bokføres i regnskapet for Rådmannen kommer tilbake til dette i budsjettreguleringer for 1. tertial I 2014 har det vært arbeidet med en grundig gjennomgang av alle innmeldte personer med pensjonsrettigheter i Ås kommune. Dette arbeidet ble avsluttet våren 2015 og viser at kommunen ikke har fått rapportert alle som har avsluttet sitt arbeidsforhold i Ås kommune. Dette skyldes en systemsvikt i rapporteringen fra kommunen til pensjonsselskapet. Dette har imidlertid ikke betydning for den enkeltes pensjon, da det gjøres en særskilt pensjonsberegning for hver pensjonist. For mye avsatt pensjonsreserve får kommunen tilbakeført fra KLP, jfr. 1. tertialrapport Konklusjon: Rådmannen anbefaler at årsregnskapet til Ås kommune 2014 godkjennes. Kommunestyret Side 24 av 126

25 K-30/15 Rapport fra prosjektgruppe - Ny tertialrapport GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Emil Schmidt Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Hovedutvalg for teknikk og miljø 24/ Hovedutvalg for helse og sosial 12/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 16/ Formannskapet 30/ Kommunestyret 30/ Formannskapets vedtak : Prosjektrapport «Forbedring av tertialrapporteringen 2015» tas til orientering. Utvalgsbehandlinger: Formannskapets behandling : Votering: Hovedutvalgenes innstilling ble enstemmig tiltrådt. Formannskapets vedtak : Prosjektrapport «Forbedring av tertialrapporteringen 2015» tas til orientering. Hovedutvalg for teknikk og miljøs behandling : Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt. Hovedutvalg for teknikk og miljøs innstilling : Prosjektrapport «Forbedring av tertialrapporteringen 2015» tas til orientering. Hovedutvalg for oppvekst og kulturs behandling : Votering: (6 stemmer) Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt. Hovedutvalg for oppvekst og kulturs innstilling : Prosjektrapport «Forbedring av tertialrapporteringen 2015» tas til orientering. Kommunestyret Side 25 av 126

26 Hovedutvalg for helse og sosials behandling : Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt Hovedutvalg for helse og sosials innstilling : Prosjektrapport «Forbedring av tertialrapporteringen 2015» tas til orientering. Saksfremlegg: Rådmannens innstilling: Prosjektrapport «Forbedring av tertialrapporteringen 2015» tas til orientering. Ås, Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for teknikk og miljø Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: (Separat dokument / Nettbrett: Vedlegg til flere utvalg, vår 2015) 1. Prosjektplan Forbedring av tertialrapporteringen Prosjektrapport Forbedring av tertialrapporteringen 2015 Vedtak i saken sendes til: Økonomisjefen Kommunestyret Side 26 av 126

27 SAKSUTREDNING: Fakta i saken: Bakgrunnen for gjennomføringen av prosjektet er et felles ønske fra politikere og administrasjonen om å forbedre og forenkle rapporteringsprosessen knyttet til tertialrapporteringene. Kommunestyrets vedtok at det skulle nedsettes et ad hoc-utvalg fra politikere og administrasjonen. Prosjektgruppen skulle legge fram et forslag til forenkling og forbedring av tertialrapporteringen. Prosjektgruppen har vært ledet va økonomisjefen og har hatt følgende medlemmer: 1. Økonomirådgiver Charlotte Barbulla (sekretariat) 2. Controller Paul Roar Ågedal (sekretariat) 3. Plan og utviklingssjef Greta Løkhaug 4. Marianne Røed (Sp) 5. Ivar Ekanger (Ap), 6. Gro Haug (FrP) 7. Egil Ørbeck (H) Rådmannens ledergruppe har vært styringsgruppe for prosjektet. Prosjektgruppens rapport ble behandlet og godkjent av styringsgruppen Konklusjon med begrunnelse: Rådmannen anbefaler at prosjektgruppens rapport tas til orientering. Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Kommunestyret Side 27 av 126

28 K-31/15 R Detaljreguleringsplan for "Ny jord" GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Liv Marit Søyseth Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Hovedutvalg for teknikk og miljø 25/ Kommunestyret 31/ Hovedutvalg for teknikk og miljøs innstilling : R-294 Detaljreguleringsplan for «Ny jord», som vist på kart datert , med reviderte reguleringsbestemmelser datert , vedtas med endringer beskrevet under i medhold av plan- og bygningsloven Bestemmelse 3 revideres til å inkludere jordfysiske kriterier for å sikre at arbeidet med jordflyttingen ikke gjenopptas for tidlig etter ugunstige værforhold. Jordforbedringsområder som foreslås tatt ut av planen anbefales regulert og opparbeidet som et avbøtende tiltak for landbruket i forbindelse med reguleringen av ny trase for E18. Dette i henhold til vedtatt kommunedelplanen for E18, med følgende endringer: Kulepunkt nr. 2 (H570) og nr. 3 (H730) i reguleringsbestemmelsenes 2, strykes. 9 i reguleringsbestemmelsene strykes. Hovedutvalg for teknikk og miljøs behandling : Ola Nordal (Ap) ba om å være inhabil i saken og fikk tilslutning fra utvalget. Viser til fvl. 6 og 8 andre ledd. Shanguan Chen (Ap) tiltrådte. Kjetil Barfelt (FrP) fremmet følgende alternative innstilling: Reguleringsplanen avvises, fordi kostnaden er urimelig høy. Innenfor kostnadsrammen kan man bryte til dekar dyrket mark istedenfor å flytte dekar jord. Odd Rønningen (Sp) fremmet følgende endringsforslag: Kulepunkt nr. 2 (H570) og nr. 3 (H730) i reguleringsbestemmelsenes 2, strykes. 9 i reguleringsbestemmelsene strykes. Kommunestyret Side 28 av 126

29 Votering: Rådmannens innstilling med Sp s endringsforslag ble tiltrådt 7-2 (FrP, 1H) ved alternativ votering mot FrP s forslag. Saksfremlegg: Rådmannens innstilling: R-294 Detaljreguleringsplan for «Ny jord», som vist på kart datert , med reviderte reguleringsbestemmelser datert , vedtas med endringer beskrevet under i medhold av plan- og bygningsloven Bestemmelse 3 revideres til å inkludere jordfysiske kriterier for å sikre at arbeidet med jordflyttingen ikke gjenopptas for tidlig etter ugunstige værforhold. Jordforbedringsområder som foreslås tatt ut av planen anbefales regulert og opparbeidet som et avbøtende tiltak for landbruket i forbindelse med reguleringen av ny trase for E18. Dette i henhold til vedtatt kommunedelplanen for E18. Ås, Trine Christensen Rådmann Greta Løkhaug Plan- og utviklingssjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Behandlet etter plan- og bygningsloven 3-7 Offentlig ettersyn: Hovedutvalget for teknikk og miljø: Kommunestyret Vedlegg: (Separat dokument / Nettbrett: Vedlegg til flere utvalg/vår 2015.) 1. Oversendelsesbrev Ås kommune 2. Planbeskrivelse med bestemmelser 3. Plankart 4. Konsekvensutredning 5. ROS-analyse 6. Innkomne merknader samlet 7. Utdypende merknad Ås grunneierlag 8. Merknadsbehandling 9. NJ1_tilleggsutredning av områdestabilitet deponi NJ7_tilleggsutredning av områdestabilitet deponi 7 Kommunestyret Side 29 av 126

30 Øvrige dokumenter som ligger i saken: Tidligere behandlinger Sakens øvrige dokumenter Vedtak i saken sendes til: Statens vegvesen Berørte parter SAKSUTREDNING Bakgrunn Kommunedelplan for ny E18 fra Akershus grense til Vinterbro ble vedtatt i Den vedtatte traséen for ny E18 medfører at dyrka jord vil beslaglegges og bygges ned. Ivaretakelse av jordressursene er en viktig samfunnsoppgave som er lovfestet gjennom plan- og bygningslovens 3. Grunnet hensynet til blant annet jordvern fremmet Fylkesmannen i Oslo og Akershus innsigelse til kommunedelplanen. For å imøtekomme innsigelsen tok Statens vegvesen inn en ny planbestemmelse i kommunedelplanen: «Statens vegvesen vil erstatte 100 % av dyrka mark som bygges ned som følge av ny E18. Disse arealene med dyrka mark skal ha tilsvarende kvalitet som den dyrka marka som bygges ned. I tillegg skal tiltak for å begrense ulemper for landbruksinteresser vurderes som del av reguleringsarbeidet.» Med dette forpliktet Statens vegvesen seg til å erstatte dyrka jord som ble beslaglagt av ny E18. I henhold til fylkesmannens uttalelse var ikke Ny jord-prosjektet en forutsetning for at Fylkesmannens landbruksavdeling skulle frafalle innsigelsen. Videre forpliktet kommunedelplanen samfunnet å bære kostnaden ved å erstatte den beslaglagte dyrka jorda. Ny jord-prosjektet er en del av prosessen for å oppfylle planbestemmelsen i kommunedelplanen, og følgelig har hensikten med reguleringsplanen vært å sikre areal som er egnet som ny dyrkningsjord. Ny jord-arealene vil sammen med massedeponier som vil reguleres til fremtidig jordbruksareal i forbindelse med reguleringsplan for E18, utgjøre erstatningen for den dyrka jorda som går tap som følge av utbyggingen av ny E18. Det er ikke tidligere gjennomført jordflytting i denne størrelsesorden i Norge. Prosjektet er slik sett et pilotprosjekt som kan bli førende for fremtidige samferdselsprosjekter og utbyggingsprosjekter. Planprosessen Reguleringsplanen har vært på høring i perioden I høringsperioden er det gjennomført et åpent informasjonsmøte. Det ble også arrangert åpne møter i forbindelse med oppstart og utarbeidelse av planprogrammet. Videre har kommunen, ved saksbehandler og landbrukssjefen, deltatt i en rekke Kommunestyret Side 30 av 126

31 samarbeidsmøter. Statens vegvesen har ved flere anledninger orientert Hovedutvalget for teknikk og miljø. Planforslaget Planforslaget er utarbeidet av Asplan Viak på vegne av Statens vegvesen. Reguleringsplanen er konsekvensutredet etter Forskrift om konsekvensutredning. Planforslaget beskrives i detalj i planbeskrivelsen med tilhørende underlagsdokumenter. Under vil kun hovedmomenter gjengis. Statens vegvesen startet arbeidet med å identifisere mulige nydyrkingsområder våren Totalt ble det meldt inn rundt 1000 dekar av grunneiere og andre. 20 % av de 1000 dekarene er klassifisert som ikke dyrkbar, og tilhører direkte berørte grunneiere. Av disse 200 dekarene er 100 dekar fortsatt aktuelle som nydyrkingsarealer, 30 dekar gjennom ny jord-prosjektet og de resterende 70 dekarene som deponi med fremtidig formål jordbruk. Etter en grovsiling og konsekvensutredning av arealene, foreslås det i denne reguleringsplanen ni erstatningsområder. Av disse er tre av områdene i Ås kommune, mens de resterende seks ligger i Ski kommune. Alle ny jord-områdene utgjør til sammen et planområde på 230 dekar, hvorav 142 dekar ligger i Ås kommune. Det oppgis at det totalt vil gå tapt 203 dekar i Ås som følge av E18- utbyggingen, og det er da et underskudd på 61 dekar. Jordforbedringsområder på tidligere dyrka jord er tatt ut av planen. Områdene i Ås har fått navn NJ1, NJ6 og NJ7. Områdene foreslås hovedsakelig regulert til LNFR (landbruks-, natur- og friluftsområde samt reindrift). Kommunestyret Side 31 av 126

32 Oversiktskart ny jord-områder i Ås kommune; 1, 6 og 7. Samtlige ny jord-områder i Ås ligger i tilknytning til bekk/vassdrag, og det er derfor i bestemmelsene knyttet krav om tiltak for å hindre partikkelforurensning. Videre vil bestemmelser angående hvordan jordflyttingen skal skje være avgjørende for å sikre et best mulig resultat. I bestemmelsene stilles det derfor krav til oppdyrkingsplaner, til massetilførsel, til kontroll av massetilførsel og tiltak for å unngå spredning av svartelista arter og planteskadegjører. Det vil bli krevende å etablere ny dyrkingsjord av god kvalitet. Særlig vil værforholdene potensielt ha stor innvirkning på resultatet. Rådmannen anbefaler derfor at bestemmelse 3 oppdateres i tråd med uttalelse fra Fylkesmannens landbruksavdeling. Uttalelser Planen ble lagt ut til offentlig ettersyn i perioden Totalt er det innkommet 18 uttalelser, hvorav seks uttalelser gjelder Ås kommune og syv uttalelser gjelder både Ås og Ski kommuner. Statens vegvesen har mottatt én innsigelse til reguleringsplanen. Innsigelsen er fremmet av Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE), og gjelder tre delområder i planen; NJ1, NJ1b og NJ7. NJ1b er ikke videreført i planen da dette er et jordforbedringsareal på tidligere dyrka jord. Alle delområder er i Ås kommune. På grunnlag av opplysninger i geotekniske tilleggsrapporter datert Kommunestyret Side 32 av 126

33 frafaller NVE i e-post til Statens vegvesen den sin innsigelse til planen. Rådmannen har gått gjennom Statens vegvesens merknadsbehandling og viser til denne, se vedlegg. Forslagsstillers kommentarer vurderes i hovedsak til å være i tråd med rådmannens oppfatning. Utover dette har rådmannen følgende tilleggskommentarer: Forutsetninger for planen Landbruksområdet som blir berørt av E18 har generelt svært gode forutsetninger for jordbruk med stor andel dyrka og dyrkbar jord, og det har derfor også vist seg vanskelig å finne ikke-dyrkbare egnede områder for flytting av berørt dyrka jord. Videre har prosessen med å finne arealer for nydyrking vist at mange av de innmeldte arealene ikke er egnet som erstatningsareal grunnet andre hensyn som kulturminner og natur- og friluftsinteresser. Et videre kompliserende forhold er at regulering til landbruks-, natur- og friluftsområder ikke gir hjemmel for ekspropriasjon, og Statens vegvesen har derfor vært avhengige av frivillige avtaler. På bakgrunn av dette vurderer rådmannen at Statens vegvesen har funnet en god avveining mellom de ideelle krav og praktisk gjennomførbarhet. Forhold til meklingsprotokollen og planbestemmelsen i kommunedelplanen Flere mener planforslaget ikke er i tråd med meklingsprotokollen og at planforslaget derfor bør avvises. I henhold til meklingsprotokollen skulle all dyrka og dyrkbar jord erstattes, mens det i kommunedelplanen kun vises til dyrka jord. Statens vegvesen viser til at det skal reguleres områder til massedeponi i forbindelse med reguleringsplanen for ny E18, og at det er det samlede arealet ny jord-områder og massedeponier istandsatt til jordbruk som vil avgjøre om planbestemmelsen i kommunedelplanen oppfylles. Av hensynet til fremdrift sammenfaller ikke reguleringsplanen for Ny jord og reguleringsplanen for ny E18 i tid. Rådmannen har forståelse for det praktiske ved gjennomføringen av et slikt prosjekt, men mener likevel at det samlede arealet, det vil si både ny jord-områder og planlagte massedeponier, burde ha blitt redegjort for og inkludert i arealregnskapet i Ny jordplanen. I merknadsbehandlingen vises det til at Statens vegvesen vurderer ca. 630 dekar som mulige deponiområder. Rådmannen har derfor tiltro til at målet om å erstatte beslaglagt dyrka jord vil kunne innfris, og vil ikke kreve oppdatering av arealregnskapet i denne omgangen. Det forutsettes at dette vil bli en del av detaljreguleringsplanen for E18. Selv om planforslaget viser at målsetningen fra meklingsprotokollen om å opprettholde det samlede arealet dyrka og dyrkbar jord i Ås og Ski ikke nås med denne planen alene, stiller rådmannen seg bak Statens vegvesen og fylkesmannens vurdering av at det er planbestemmelsen som er juridisk bindende og som skal oppfylles. Meklingsprotokollen er ikke et juridisk bindende dokument, og det kan derfor ikke stilles krav om at meklingsprotokollen skal overholdes bokstavrett. Samlet vurdering Rådmannen ønsker å vise til fylkesmannens uttalelse som på en god måte oppsummerer forutsetningene for prosjektet: Kommunestyret Side 33 av 126

34 «Dyrka og dyrkbar jord er ikke-fornybare ressurser som i så stor grad som mulig må skjermes mot omdisponering for å nå nasjonale mål for jordvern og større nasjonal matproduksjon i et langsiktig perspektiv. I noen tilfeller må jordvernet vike for viktige samfunnsinteresser når disse tillegges stor vekt og betydning nasjonalt. Større stamveiprosjekter er et eksempel på at hensynet til dyrka jord kan måtte vike. I de tilfeller der hensynet til dyrka jord må vike og omdisponering ikke er til å unngå fordi andre alternativer ikke kan realiseres, kan det være samfunnsmessig fornuftig å ta vare på høyproduktiv matjord og undergrunnsjord i så stor grad som mulig ved å flytte jordmasser til andre arealer. Men flytting er kostbar, og resultatet vil i de fleste tilfeller bli dårligere enn utgangspunktet. Flytting av jord i stort omfang vil også lett kunne komme i konflikt med andre arealbruksinteresser, lokalt og regionalt. Oppsummert må premisser for flytting av matjord derfor være at andre samfunnsinteresser har så stor vekt at jordvernet må vike, og at det ut fra en samlet vurdering ikke lar seg gjøre å finne alternative arealer for samfunnsmessig høyt prioriterte utbyggingstiltak. Fylkesmannen presiserer derfor at pilotprosjektet med flytting av matjord som følge av E18-utbygging kun ble akseptert fordi arealplanprosessene viste at denne veiutbyggingen var en samfunnsinteresse av svært stor vekt, og at det ikke fantes andre realistiske utbyggingsalternativ.( ) Vi legger til grunn at dette planarbeidet, sammen med arealer som ligger inne i den foreliggende reguleringsplanen, vil gi svar på om det er mulig å nå målet om å opprettholde den samlede jordressursen etter etableringen av E18 i tråd med planbestemmelsene til kommunedelplanen.» Rådmannen har i sin vurdering vektlagt at Ny jord-prosjektet er et nybrottsarbeid. Jordflytting har ikke blitt gjennomført i denne skalaen før i Norge. Det vurderes derfor som positivt at Statens vegvesen selv har påtatt seg å drive frem dette prosjektet. Forskning og utvikling er nødvendigvis heftet med økonomiske kostnader og høy risiko. Men det er først gjennom erfaringsbasert og systematisk forsking at det kan opparbeides et godt kunnskapsgrunnlag som gjøre oss i stand til å ta informerte valg i fremtiden. Det understrekes at denne kostnaden har samfunnet besluttet å ta ved å godta forutsetningene som lå i kommunedelplanen for ny E18, herunder bestemmelsen om å erstatte dyrket jord. Da forutsetningene for planen ble lagt i kommunedelplanen for E18, har rådmannens oppgave i denne saken vært å bidra til en planprosess som sikrer de overordnende rammene for Ny jord-prosjektet. Gjennom jevnlige samarbeidsmøter med Statens vegvesen har kommunen hatt anledning til å påvirke planforslaget. Rådmannen vurderer at denne gjensidige kommunikasjonen har bidratt til et vesentlig forbedret planforslag. Alternativer Alternativt vedtas ikke planen. Forpliktelsene i kommunedelplanen vil følge reguleringsplanen for ny E18, og erstatningsarealene for den beslaglagte dyrka jorda vil inngå i denne planen. Reguleringsplanen for ny E18 vil gi Statens vegvesen Kommunestyret Side 34 av 126

35 hjemmel for ekspropriasjon. Dette vil trolig hverken gavne landbruket eller den enkelte berørte grunneier. Den enkelte berørte grunneier vil da risikere ikke å få erstattet beslaglagt jord med nydyrkingsarealer. Konklusjon med begrunnelse Rådmannen mener dette er et positivt tiltak som vil gi samfunnet svært nyttig kunnskap om jordflytting. Dette er uavhengig av resultatet av prosjektet. Planforslaget vil sikre at storparten av den dyrka jorda som beslaglegges av ny trase for E18 gjennom Ås blir flyttet til nye områder og istandsatt for berørte grunneiere. Videre vurderer rådmannen planforslaget som grundig utarbeidet, og anbefaler derfor at reguleringsplanforslaget vedtas med nødvendige endringer vedrørende 3. Videre anbefales det at allerede redegjorde jordforbedringsarealer på tidligere dyrka jord inngår som en del av et avbøtende tiltak for landbruket i forbindelse med reguleringen av ny trase for E18. Dette i tråd med kommunedelplanens bestemmelse. Kan vedtaket påklages? Ja. Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart. Kommunestyret Side 35 av 126

36 K-32/15 R Detaljreguleringsplan for g/s-vei for del av Grimsrudveien GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Kristine Sand Saksnr.: 14/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 2 Hovedutvalg for teknikk og miljø 27/ Kommunestyret 32/ Hovedutvalg for teknikk og miljøs innstilling : I medhold av plan- og bygningsloven godkjenner Ås kommune R Detaljreguleringsplan for g/s-vei/fortau for del av Grimsrudveien, som vist på kart datert , med reguleringsbestemmelser datert , med følgende tilføyelse: Det innarbeides gangfelt for krysning av Grimsrudveien i tilknytning til barnehagen. Hovedutvalg for teknikk og miljøs behandling : Kjetil Barfelt (FrP) fremmet følgende tilleggsforslag: Det innarbeides gangfelt for krysning av Grimsrudveien i tilknytning til barnehagen. Votering: Rådmannens innstilling med FrP s tilleggsforslag ble enstemmig tiltrådt. Saksfremlegg: Rådmannens innstilling: I medhold av plan- og bygningsloven godkjenner Ås kommune R Detaljreguleringsplan for g/s-vei/fortau for del av Grimsrudveien, som vist på kart datert , med reguleringsbestemmelser datert Ås, Trine Christensen Rådmann Greta Elin Løkhaug Plan- og utviklingssjef Kommunestyret Side 36 av 126

37 Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Forhåndsvarslet: Hovedutvalg for teknikk og miljø 1. gang: Offentlig ettersyn: Hovedutvalg for teknikk og miljø 2. gang: Kommunestyret: Vedlegg: (Separat dokument / Nettbrett: Vedlegg til flere utvalg/vår 2015.) 1. Registreringsrapport kulturminner 2. Planbeskrivelse for Grimsrudveien 3. Reguleringsbestemmelser til planforslag for del av Grimsrudveien 4. ROS-analyse Grimsrudveien 5. Reguleringsplan Grimsrudveien 6. Varslingsliste Grimsrudveien Vedtak i saken sendes til: Sweco Norge AS Adressater i følge liste SAKSUTREDNING: Sammendrag: Sweco Norge AS har på vegne av Ås kommune utarbeidet forslag til gang- og sykkelvei/fortau langs Grimsrudveien. Planforslaget innebærer at det blir mulig å etablere fortau fra gang-/sykkelveien langs Høyungsletta til Sjøskogen langs Grimsrudveien, slik at gående og syklende kan ferdes tryggere blant annet fram til Vinterbro barnehage og Sjøskogen skole. For nærmere beskrivelse av planforslaget henvises det til planbeskrivelsen. Fakta i saken: Beliggenhet, avgrensning og størrelse på planområdet Planområdet ligger i Ås kommune på Vinterbro og omfatter eksisterende vei Grimsrudveien og en liten del av Veidemannsveien. Området grenser mot Tusenfryd i vest og nord, i sør mot eksisterende friområde og Vinterbro barnehage og i vest mot eksisterende boligområde. Grimsrudveien stiger jevnt fra krysset med Høyungsletta opp til Vinterbro barnehage og heller derfra svakt mot vest. Kommunestyret Side 37 av 126

38 Utsnitt av gjeldende reguleringsplan. Rød, stiplet linje = nytt fortau. Forslagsstiller, plankonsulent, berørte eiendommer Forslagsstiller er Ås kommune og plankonsulent er Sweco Norge AS. Planområdet består av del av gnr. 107 bnr. 2. Planområdet berører eller grenser til følgende eiendommer: gnr 107 bnr 51, 515, 527, 545 og 656. Kommuneplanens arealdel Forskrift om konsekvensutredninger av , stiller krav til konsekvensutredning i forbindelse med regulering hvis nødvendig. Grimsrudveien er i dag regulert til vei. Planforslaget innebærer kun en utvidelse av reguleringsbredde for veiformålet. Unntaksreglene i forskriften tilsier at det ikke er nødvendig å foreta en konsekvensutredning for det aktuelle området. Kommunestyret Side 38 av 126

39 Tidligere vedtak i saken 1 Vedtak HTM «I medhold av plan- og bygningslovens vedtar Hovedutvalg for teknikk og miljø å legge ut til offentlig ettersyn forslag til g/s-vei/fortau for del av Grimsrudveien, som vist på kart datert , med reguleringsbestemmelser » Utbyggingsavtaler Det er satt krav til utbyggingsavtale før endelig vedtak kan fattes for planen. Oppstartvarsel Det ble varslet oppstart av igangsatt arbeid med reguleringsplan og Frist for merknader ble satt til 24. oktober Brev ble sendt til berørte naboer og i henhold til varslingsliste. Det ble også annonsert varsel om oppstart i Østlandets blad Offentlig ettersyn Vedtaket ble lagt ut til offentlig ettersyn samt berørte naboer og offentlige instanser varslet Det er ikke kommet inn noen nye innspill til tiltaket etter 1. gangs behandling i HTM i forbindelse med offentlig ettersyn. Tidligere Merknader: Akershus Fylkeskommune: Det er gjennomført registrering av automatisk fredede kulturminner og nyere tids kulturminner innenfor planområdet uten funn. Undersøkelser ble utført november 2014 med overflateregistrering og prøvestikking. Fylkesmannen i Oslo og Akershus: Fylkesmannen har vurdert varslet om oppstart av planarbeid ut fra regionale og nasjonale hensyn innenfor deres ansvarsområder. Basert på varselet har de ingen konkrete merknader. Statens vegvesen: Statens vegvesen informerer om at de arbeider med detaljregulering for E18 på strekningen Retvet- Vinterbro. De ønsker å holdes orientert om det pågående planarbeidet langs del av Grimsrudveien. Follo Ren: Follo Ren ønsker nytt fortau langs Grimsrudveien velkommen og har ingen ytterligere Kommentarer. Konsekvenser: Ås kommune detaljregulerer del av Grimsrudveien på Vinterbro. Det er etter plan- og bygningsloven krav om ROS-analyse. ROS-analysen har ikke avdekket behov for tiltak som må gjennomføres, men det er tre tiltak som bør vurderes gjennomført. Tiltakene som bør vurderes er knyttet til støy/støv i anleggsfasen, kartlegging av kulturminner og akutt forurensning i anleggs- og driftsfasen. Kommunestyret Side 39 av 126

40 Tiltak 1: Kulturminner Dersom man støter på fornminner i anleggsperioden skal arbeidene straks stanses og Akershus fylkeskommune skal varsles. Tiltak 2: Støv og støy Krav til støv- og støyreduserende tiltak i anleggsfase forutsettes overholdt av utførende entreprenør. Tiltak 3: Akutt forurensning Akutt forurensning til overvannssystem må forebygges både i anleggsfase og driftsfase. I tillegg er det stilt krav om at dette skal redegjøres for overvannshåndtering i byggeplanen i forbindelse med søknad om tillatelse til tiltak. Vurdering: Tiltaket vil føre til at det vil bli tryggere å ferdes langs Grimsrudveien med fortau/gang- og sykkelvei. Det er ikke avdekket vesentlige konflikter ved offentlig ettersyn. Konklusjon med begrunnelse: På bakgrunn av de positive konsekvensene av planforslaget, ønsker rådmannen å detaljregulere Grimsrudveien med nytt fortau. Fortauet vil gi gående og syklende muligheten til å ferdes tryggere blant annet fram til Vinterbro barnehage og Sjøskogen skole. Rådmannen anbefaler derfor at planforslaget vedtas. Kan vedtaket påklages? Hovedutvalgets vedtak kan ikke påklages. Endelig kommunestyrevedtak kan påklages. Ikrafttredelse av vedtaket: Kommunestyrets vedtak er juridisk bindende straks vedtaket er fattet. Kommunestyret Side 40 av 126

41 K-33/15 Vaktmesterordningen i Ås kommune GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Nils Erik Pedersen Saksnr.: 13/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 5 Arbeidsmiljøutvalget 3/ Hovedutvalg for teknikk og miljø 26/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 19/ Hovedutvalg for helse og sosial 16/ Formannskapet 33/ Kommunestyret 33/ Formannskapets innstilling : 1. Drift- og vedlikeholdstjenesten fungerer ikke tilfredsstillende i dag, og avdelingene må styrkes i handlingsplan og budsjett for Dagens ordning med driftsoperatører samlet i driftsavdelingen og vedlikeholdsavdelingen under Eiendomsavdelingen opprettholdes, med hovedformål drift og vedlikehold av bygninger. 3. HTM tar til orientering at: Sentral driftskontroll er styrket med en stilling ved omdisponering innen driftsavdelingen. Det er foretatt en avklaring av forholdet mellom Eiendomsavdelingen og brukerne. Ny innkjøper/vedlikeholdsplanlegger er ansatt. 4. For drift og vedlikehold av inventar og løsøre inngås et forpliktende og formalisert samarbeid med NAV. NAV bidrar med mannskaper til gjennomføring av relevante serviceoppdrag i kommunens formålsbygg. Mannskapene ledes av en kommunalt ansatt med relevant fagkompetanse. Det etableres en ny hjemmel. Stillingen skal finansieres med omdisponeringer innenfor eksisterende budsjettrammer. Ordningen skal evalueres våren Kommunestyret Side 41 av 126

42 Utvalgsbehandlinger: Formannskapets behandling : Arne Hillestad (FrP) fremmet Kjetil Barfelts (FrP) forslag i HTM: Rapporten gir ikke den nødvendige informasjon for å fastslå at dagens organisasjon er den beste. Votering: Hovedutvalg for teknikk og miljøs innstilling ble tiltrådt 6-3 (2FrP, KrF) ved alternativ votering mot FrP s forslag. Formannskapets innstilling : 5. Drift- og vedlikeholdstjenesten fungerer ikke tilfredsstillende i dag, og avdelingene må styrkes i handlingsplan og budsjett for Dagens ordning med driftsoperatører samlet i driftsavdelingen og vedlikeholdsavdelingen under Eiendomsavdelingen opprettholdes, med hovedformål drift og vedlikehold av bygninger. 7. HTM tar til orientering at: Sentral driftskontroll er styrket med en stilling ved omdisponering innen driftsavdelingen. Det er foretatt en avklaring av forholdet mellom Eiendomsavdelingen og brukerne. Ny innkjøper/vedlikeholdsplanlegger er ansatt. 8. For drift og vedlikehold av inventar og løsøre inngås et forpliktende og formalisert samarbeid med NAV. NAV bidrar med mannskaper til gjennomføring av relevante serviceoppdrag i kommunens formålsbygg. Mannskapene ledes av en kommunalt ansatt med relevant fagkompetanse. Det etableres en ny hjemmel. Stillingen skal finansieres med omdisponeringer innenfor eksisterende budsjettrammer. Ordningen skal evalueres våren Hovedutvalg for teknikk og miljøs behandling : Bjørn Leivestad, leder av ad hoc-utvalget som har vurdert vaktmesterordningen, presenterte rapporten: «Vaktmesterordningen i Ås kommune». Odd Rønningen (Sp) fremmet følgende forslag: 1. Dagens ordning med driftsoperatører samlet i driftsavdelingen og vedlikeholdsavdelingen under Eiendomsavdelingen opprettholdes, med hovedformål drift og vedlikehold av bygninger. 2. HTM tar til orientering at: Sentral driftskontroll er styrket med en stilling. Det er foretatt en avklaring av forholdet mellom Eiendomsavdelingen og brukerne. Ny innkjøper/vedlikeholdsplanlegger er ansatt. Kommunestyret Side 42 av 126

43 3. For drift og vedlikehold av inventar og løsøre inngås et forpliktende og formalisert samarbeid med NAV. NAV bidrar med mannskaper til gjennomføring av relevante serviceoppdrag i kommunens formålsbygg. Mannskapene ledes av en kommunalt ansatt med relevant fagkompetanse. Det etableres en ny hjemmel. Stillingen skal finansieres med omdisponeringer innenfor eksisterende budsjettrammer. Ordningen skal evalueres våren Kjetil Barfelt (FrP) fremmet følgende forslag: 1. Rapporten gir ikke den nødvendige informasjon for å fastslå at dagens organisasjon er den beste. 2. I Sp s forslag pkt. 2, kulepunkt 1, bør det gå frem at drift samtidig er svekket med en stilling. Ola Nordal (Ap) fremmet følgende supplement til Senterpartiets forslag: 1. Drift- og vedlikeholdstjenesten fungerer ikke tilfredsstillende i dag, og avdelingene må styrkes i handlingsplan og budsjett for Votering: Det ble votert punktvis: Sp s punkt 1 ble tiltrådt 8-1 (FrP) ved alternativ votering mot FrP s forslag pkt. 1. Sp s punkt 2 med FrP s endringsforslag ble enstemmig tiltrådt. Sp s punkt 3 ble enstemmig tiltrådt. Ap s punkt 1 ble enstemmig tiltrådt og flyttet øverst i innstillingen. Hovedutvalg for teknikk og miljøs innstilling : 9. Drift- og vedlikeholdstjenesten fungerer ikke tilfredsstillende i dag, og avdelingene må styrkes i handlingsplan og budsjett for Dagens ordning med driftsoperatører samlet i driftsavdelingen og vedlikeholdsavdelingen under Eiendomsavdelingen opprettholdes, med hovedformål drift og vedlikehold av bygninger. 11. HTM tar til orientering at: Sentral driftskontroll er styrket med en stilling ved omdisponering innen driftsavdelingen. Det er foretatt en avklaring av forholdet mellom Eiendomsavdelingen og brukerne. Ny innkjøper/vedlikeholdsplanlegger er ansatt. 12. For drift og vedlikehold av inventar og løsøre inngås et forpliktende og formalisert samarbeid med NAV. NAV bidrar med mannskaper til gjennomføring av relevante serviceoppdrag i kommunens formålsbygg. Mannskapene ledes av en kommunalt ansatt med relevant fagkompetanse. Det etableres en ny hjemmel. Stillingen skal finansieres med omdisponeringer innenfor eksisterende budsjettrammer. Ordningen skal evalueres våren Kommunestyret Side 43 av 126

44 Hovedutvalg for oppvekst og kulturs behandling : Odd Vangen (Sp) fremmet følgende forslag: 1. Dagens ordning med driftsoperatører samlet i Driftsavdelingen og Vedlikeholdsavdelingen under Eiendomsavdelingen opprettholdes med hovedformål drift og vedlikehold av bygninger. 2. Det tas til orientering at: - Sentral driftskontroll er styrket med en stilling - Rådmannen vil forsøke å innarbeide en styrking av Driftsavdelingen i Handlingsprogram Ny innkjøper/vedlikeholdsplanlegger er ansatt 3. For drift og vedlikehold av inventar og løsøre inngås et forpliktende og formalisert samarbeid med NAV. - NAV bidrar med mannskaper til gjennomføring av relevante serviceoppdrag i kommunens formålsbygg. - Mannskapene ledes av en kommunalt ansatt med relevant fagkompetanse. - Det etableres en ny hjemmel. Stillingen skal finansieres med omdisponeringer innenfor eksisterende budsjettrammer. - Ordningen skal evalueres våren Votering: (7 stemmer) Sps forslag ble enstemmig tiltrådt. Hovedutvalg for oppvekst og kulturs innstilling : - Dagens ordning med driftsoperatører samlet i Driftsavdelingen og Vedlikeholdsavdelingen under Eiendomsavdelingen opprettholdes med hovedformål drift og vedlikehold av bygninger. - Det tas til orientering at: - Sentral driftskontroll er styrket med en stilling - Rådmannen vil forsøke å innarbeide en styrking av Driftsavdelingen i Handlingsprogram Ny innkjøper/vedlikeholdsplanlegger er ansatt - For drift og vedlikehold av inventar og løsøre inngås et forpliktende og formalisert samarbeid med NAV. - NAV bidrar med mannskaper til gjennomføring av relevante serviceoppdrag i kommunens formålsbygg. - Mannskapene ledes av en kommunalt ansatt med relevant fagkompetanse. - Det etableres en ny hjemmel. Stillingen skal finansieres med omdisponeringer innenfor eksisterende budsjettrammer. - Ordningen skal evalueres våren Hovedutvalg for helse og sosials behandling : Dag Guttormsen (H) fremmet følgende forslag til nytt pkt 1: Rapporten tas til orientering. Anne Odenmarck (Ap) fremmet følgende forslag til vedtak: Punkt 1 og 2 i rådmannens innstilling vedtas. Kommunestyret Side 44 av 126

45 Votering: Arbeiderpartiet og Høyres forslag til vedtak ble enstemmig tiltrådt. Hovedutvalg for helse og sosials innstilling : 1. Rapporten tas til orientering. 2. Dagens ordning med driftsoperatører samlet i Eiendomsavdelingen opprettholdes. 3. Det inngås et formalisert og forpliktende samarbeid med NAV, hvor NAV bidrar med mannskaper til gjennomføring av relevante serviceoppdrag i kommunens formålsbygg. Arbeidsmiljøutvalgets behandling : Rådmannen endret sin innstilling i møtet til punkt 3 og 5. Nytt punkt 3: Mannskapene skal ledes av en kommunalt ansatt med relevant fagkompetanse. Nytt punkt 5: Ordningen skal evalueres våren Votering: Enstemmig vedtatt. Arbeidsmiljøutvalgets vedtak : 1. Dagens ordning med driftsoperatører samlet i Eiendomsavdelingen opprettholdes. 2. Det inngås et formalisert og forpliktende samarbeid med NAV, hvor NAV bidrar med mannskaper til gjennomføring av relevante serviceoppdrag i kommunens formålsbygg. 3. Mannskapene skal ledes av en kommunalt ansatt med relevant fagkompetanse. 4. Det etableres en ny hjemmel. Stillingen skal finansieres med omdisponeringer innenfor eksisterende budsjettrammer. 5. Ordningen skal evalueres våren Saksfremlegg: Rådmannens innstilling: 1. Dagens ordning med driftsoperatører samlet i Eiendomsavdelingen opprettholdes. 2. Det inngås et formalisert og forpliktende samarbeid med NAV, hvor NAV bidrar med mannskaper til gjennomføring av relevante serviceoppdrag i kommunens formålsbygg. 3. Mannskapene skal ledes av en kommunalt ansatt med relevant fagkompetanse. 4. Det etableres en ny hjemmel. Stillingen skal finansieres med omdisponeringer innenfor eksisterende budsjettrammer. 5. Ordningen skal evalueres våren Kommunestyret Side 45 av 126

46 Ås, Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Teknisk sjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Arbeidsmiljøutvalget Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for teknikk og miljø Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: (Separat dokument / Nettbrett: Vedlegg til flere utvalg, vår 2015) 1. Vaktmestertjenester Rapport fra ad-hocutvalg 2. Regulering av ansvar, oppgaver, drifts- og vedlikeholdsutgifter for Ås kommunes formålsbygg 3. Vaktmester Driftspersonell Utfordringer i dag 4. Saksprotokoll , HTM-sak 109/13 Øvrige dokumenter som ligger i saken: Ingen Vedtak i saken sendes til: Teknisk sjef Eiendomssjef Oppvekst og kultur sjef Helse og sosialsjef SAKSUTREDNING: Sammendrag: HTM fattet i sak 109/2013 vedtak om opprettelse av et ad hoc-utvalg for vurdering av fremtidig vaktmesterordning ved skoler, barnehager og andre kommunale bygg. Utvalgets mandat var å vurdere dagens løsning opp i mot tidligere praksis med lokale vaktmestere med mål om optimalisering av det daglige vedlikeholdet. Utvalget har gjort en bred sammenstilling av dagens og tidligere løsning. Utvalget konkluderer med at dagens ordning med driftsoperatørene samlet i eiendomsavdelingen bør videreføres. Samtidig bør driftsavdelingen styrkes og Kommunestyret Side 46 av 126

47 skolene bør ansette eget driftspersonell for å ivareta maskiner, inventar, løsøre og øvrige driftsrelaterte serviceoppgaver. Med utgangspunkt i rapporten fra ad-hoc utvalget («Vaktmesterrapporten») er det gjennomført et internt prosjekt «Samhandling mellom Eiendom og brukerne av byggene» for å forankre prosessen i egen organisasjon. Prosjektgruppa ble ledet av Rådmannen, med representanter fra helse og sosial, barnehage, skole, hovedverneombud og eiendom. Prosjektgruppa hadde hovedfokus på arbeidsfordelingen mellom eiendom og brukerne. Resultatet av prosjektet fremkommer i revidert avtaleutkast for regulering av ansvar, oppgaver og drifts- og vedlikeholdsutgifter for Ås kommunes formålsbygg. Det er både i Vaktmesterrapporten og prosjektgruppa avdekket en del oppgaver som hverken eiendomsavdelingen eller brukerne har ressurser til å gjennomføre. Det har i ettertid vært diskutert ulike måter å løse disse oppgavene på innenfor dagens ressurssituasjon. Fakta i saken: Ås kommunes bygningsportefølje, uten boliger, utgjør ca m 2. Samlet har kommunen drifts- og vedlikeholdsansvar for over 175 ulike objekter. Basert på normtall for vedlikehold av f.eks. skolebygg tilsvarer dette et årlig vedlikeholdsbehov på ca. 20 millioner kroner. Tidligere års vedlikeholdsetterslep kommer i tillegg. Brukerne av byggene er i all hovedsak godt fornøyd med den tekniske driften av bygningene. De større vedlikeholdsarbeidene oppfattes imidlertid som enten fullstendig fraværende, eller forsinket, i forhold til opplevd behov. I tillegg er det en rekke funksjoner som ikke blir dekket, slik som vedlikehold av inventar, maskiner og annet løsøre, samt øvrige forefallende arbeider, som det er lite hensiktsmessig å benytte pedagogisk eller administrativt personell til. Det HTM oppnevnte Ad-hoc utvalget foreslår at følgende tiltak innarbeides i økonomi- og handlingsplanen: 1. Den sentrale driftskontrollen styrkes. 2. Driftsavdelingen styrkes for å kunne øke sitt nærvær spesielt ved skolene og bedre ivareta det forebyggende vedlikeholdet. 3. Skolene settes i stand til å ansette eget driftspersonell som kan ivareta maskiner, inventar og løsøre og de serviceoppgavene skolene har behov for å få dekket. 4. Kommunens kompetanse og kapasitet som innkjøper og avtalepartner ved offentlige anskaffelser og inngåelse av rammeavtaler styrkes. Av disse punktene er nr. 4 innarbeidet i HP og en ny innkjøper/vedlikeholdsplanlegger er ansatt. Punkt 1 er ivaretatt gjennom ansettelse av en ny driftsoperatør på sentral drift. Stillingen er imidlertid finansiert med omdisponering av stillingshjemler internt i driftsavdelingen, noe som går på bekostning av tilgjengelige ressurser for ordinære driftsoppgaver. Kommunestyret Side 47 av 126

48 Rådmannen vil forsøke å innarbeide en styrkning av driftsavdelingen i HP Hovedfokus i denne omgang er å finne en hensiktsmessig løsning på punkt 3. Savnet av den lokale vaktmesteren gjør seg mest gjeldende innfor oppgaver som flytting av møbler, oppheng av knagger og hyller, montering av enkelt utstyr, rydding og fjerning av overskudds- og utgått materiell etc. Dersom eiendomsavdelingen skal utføre denne type oppgaver vil det gå på bekostning av mer kritiske drifts- og vedlikeholdsoppdrag, noe som igjen vil medføre klare ulemper for brukerne. Det er med andre ord flere oppgaver å løse enn tilgjengelige ressurser. Det er en grunnleggende forutsetning at eiendomsavdelingen i første rekke må prioritere teknisk drift og verdibevarende vedlikehold. Dette er oppgaver som i økende grad krever teknisk fagkompetanse og forståelse. Ut i fra en slik vurdering er det mest formålstjenlig med en spesialisert eiendomsavdeling som har hovedfokus på eiendomsdrift, vedlikehold og nyetableringer. Styrkning av denne enheten bør gjennomføres for å sikre verdibevaring av kommunens nåværende og fremtidige investeringer. Det vil imidlertid ikke være hensiktsmessig å styrke denne enheten med ressurser for å tilfredsstille brukernes ønsker og behov innfor de omtalte oppgavene. Den opprinnelige ordningen med vaktmestere var forbeholdt skolene (se vedlegg 4). I dagens situasjon er det en rekke andre formålsbygg som har de samme behovene for bistand som skolene. Vi har store barnehager, sentrale bygg innen helse og omsorg og øvrige administrasjonsbygg. Med en betydelig befolkningsvekst er behovet for raske omstillinger og fleksibel arealutnyttelse nødvendig. Behovet for flytting og montering av møbler og øvrig inventar, oppheng av diverse utstyr, rydding og bortkjøring er en naturlig konsekvens av dette. De uløste oppgavene er i all hovedsak av enklere karakter, uten store krav til fagkompetanse. Rådmannen har derfor sett på muligheten for å benytte andre ressursgrupper i kommunen enn egne ansatte. I regi av NAV foregår det en rekke tiltak for å hjelpe ulike stønadsgrupper med å komme ut i lønnet arbeid igjen. Det er varslet strengere krav til arbeidstrening for personer med sosialstønad som hovedinntekt og det er et økende behov for meningsfylte arbeidsoppgaver. NAV Ås har en egen arbeidstreningsgruppe. I forbindelse med aktivitetsplikt for sosialhjelpsmottakere, som er vedtatt og forventes iverksatt i løpet av kort tid, er det behov for å utvide tilbudet om arbeidstrening. NAV har derfor behov for kommunale praksisplasser/arbeidsoppdrag. Rådmannen ser for seg at det etableres en fast «vaktmestergruppe». Gruppen skal bemannes fra NAV og arbeide tett opp i mot eksisterende arbeidstreningsgruppe. Kapasitet og kompetansen vil i stor grad variere på det som er av tilgjengelig arbeidskraft. For å sikre fremdrift, kvalitet og sikkerhetsmessige gjennomføring av de ulike oppgavene bør gruppen ledes av en inkluderende, effektiv person med god praktisk forståelse, gjerne fagarbeider. Stillingen foreslås lagt til NAV, men øremerket Kommunestyret Side 48 av 126

49 for ledelse og drift av «vaktmestergruppa». Stillingen foreslås finansiert med 50% fra helse og sosial og 50% fra oppvekst og kultur. Det forutsettes at lederen av gruppa samarbeider tett opp i mot eiendomsavdelingen i den grad det skal gjennomføres oppdrag som berører bygningstekniske forhold. Vurdering: Dagens situasjon medfører en betydelig grad av frustrasjon der hvor brukerne av formålsbyggene har enkle oppgaver som de hverken har utstyr eller kapasitet til å gjennomføre selv, og eiendomsavdelingen ikke har tilgjengelige ressurser. Det er fortsatt en forventning blant mange av brukerne at dette er «vaktmesteroppgaver» som eiendomsavdelingen skal løse. Det er dermed et behov for klart å definere og kommunisere ut hvor grensen for eiendomsavdelingens oppgaver går. Dette er tenkt løst gjennom inngåelse av avtale (vedlagt) mellom bruker og eiendomsavdelingen for hvert formålsbygg. Avtalen skal tydeliggjøre hvilke oppgaver som i hovedsak tilligger eiendomsavdelingen. Det vil fortsatt være rom for en viss fleksibilitet dersom eiendomsavdelingen allikevel er på bygget, men en tydeligere klargjøring av prioriterte oppgaver vil være hensiktsmessig for alle parter. Det gjenstår da noen behov, hvor utfører hverken kan være bruker eller eiendomsavdelingen. Oppgavene er imidlertid sjelden av høy kompleksitet eller med krav om umiddelbar respons. Dette faller godt sammen med NAV sine behov for arbeidstreningsrelaterte oppgaver. Ved å tilføre beskjedne ledelses- og oppfølgingsressurser vil man raskt kunne oppnå en god effekt, både for NAV og brukerne av formålsbyggene. Økonomiske konsekvenser: Det tilføres en ny stillingshjemmel. Det er imidlertid forutsatt at denne må dekkes inn med en intern omfordeling innenfor eksisterende budsjett. NAV vil som følge av endrede krav ha et betydelig ansvar for å skaffe meningsfylte arbeidsoppgaver til sine brukere. Brukerne av formålsbyggene benytter i dag egne personellressurser for å løse flere av de omtalte oppgavene. Dette er en dårlig utnyttelse av kvalifisert fagpersonell innenfor helse og oppvekst og de faktiske kostnadene for å utføre enkle serviceoppgaver er høye. Samlet vil den foreslåtte løsningen medføre en bedre ressursutnyttelse enn dagens ordning. Legger man i tillegg til effekten av at løsningen kan bidra til at flere kommer seg ut i lønnet arbeid, vil ordningen på sikt bidra økonomisk positivt for kommunen. Alternativer: Det ansettes et driftsteam, øremerket for dekke enklere oppgaver som brukerne av formålsbyggene har. Driftsteamet legges til kultur og oppvekstetaten, men skal være tilgjengelig for brukerne av samtlige formålsbygg. Kommunestyret Side 49 av 126

50 For å dekke minimumsbehovet bør gruppen være på 3-4 personer. Imidlertid er dette lite realistisk ut i fra kommunens økonomiske situasjon og gruppen bør derfor begrenses til 2 personer. Alternativet er mer kostbart, men vil kunne sikre en mer stabil kapasitet og kvalitet. Maks potensiale for gjennomførte arbeidsoppgaver er betydelig mindre. Alternativet bidrar ikke til å avhjelpe NAV sitt behov for økt antall praksisplasser/arbeidsoppdrag. Konklusjon med begrunnelse: Rådmannens anbefaling vil sikre en bedre ressursutnyttelse og en tydeligere definert eiendomsdrift. Gjennom å opprette en vaktmestergruppe i tett samarbeid med NAV vil man kunne løse mange oppgaver som i dag ikke blir løst, eller blir løst av personell tiltenkt andre oppgaver, med marginale ressurser. Løsningen har en tydelig sosial profil ved at kommunen legger til rette for meningsfylte oppgaver til sosialhjelpsmottakere. For at ordningen skal fungere trenger den en tydelig og inkluderende leder, som kan samarbeide tett med NAV sine øvrige ressurser for å sikre seg en kontinuitet i tilgangen på arbeidskraft. Brukerne av kommunens formålsbygg må i tillegg planlegge og melde inn sine behov med en forståelse for at vaktmestergruppen kan trenge noe tid til å skaffe aktuelt personell og utstyr. Det er knyttet en viss usikkerhet til stabilitet og tilgang på arbeidskraft via NAV. Det er videre en viktig forutsetning av arbeidene gjennomføres i tråd med normale krav til kvalitet og utførelse, innen rimelig tid og med godt innarbeidede HMS rutiner. Det foreslås derfor at ordningen skal evalueres innen utgangen av Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Kommunestyret Side 50 av 126

51 K-34/15 Voksenopplæring - organisasjonsendring GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Ellen Benestad Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Kommunalt råd for funksjonshemmede 6/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 20/ Administrasjonsutvalget 8/ Formannskapet 34/ Kommunestyret 34/ Arbeidsmiljøutvalget Formannskapets vedtak : 1. Særskilt tilrettelagt opplæring (STO) i voksenopplæringen legges organisatorisk til PPS i et 2-årig forsøksprosjekt med oppstart Norsk og samfunnsfag legges organisatorisk inn under Ås ungdomsskole med oppstart Utvalgsbehandlinger: Formannskapets behandling : Ordfører orienterte om administrasjonsutvalgets behandling og innstilling Arne Hillestad og Gro Haug (FrP) fremmet forslag om følgende protokolltilførsel: FrP er skeptiske, da saksopplysninger fra oppvekst- og kultursjefen ikke synes å endre problemene forbundet med Voksenopplæringen. Votering: Hovedutvalgets/administrasjonsutvalgets innstilling ble enstemmig tiltrådt. Formannskapets vedtak : 3. Særskilt tilrettelagt opplæring (STO) i voksenopplæringen legges organisatorisk til PPS i et 2-årig forsøksprosjekt med oppstart Norsk og samfunnsfag legges organisatorisk inn under Ås ungdomsskole med oppstart Protokolltilførsel fra FrP: FrP er skeptiske, da saksopplysninger fra oppvekst- og kultursjefen ikke synes å endre problemene forbundet med Voksenopplæringen. Kommunestyret Side 51 av 126

52 Administrasjonsutvalgets behandling : Administrasjonsutvalget vedtok enstemmig å lukke møtet iht. kommuneloven 31 nr. 4 under behandling av saken etter forslag fra Audun Johannessen (UDF). Gro Haug (FrP) fremmet følgende protokolltilførsel: FrP stemte mot, da saksopplysninger fra oppvekst- og kultursjefen ikke synes å endre problemene forbundet med Voksenopplæringen. Votering: Hovedutvalgets innstilling ble tiltrådt 8-1 (FrP). Administrasjonsutvalgets innstilling : 1. Særskilt tilrettelagt opplæring (STO) i voksenopplæringen legges organisatorisk til PPS i et 2-årig forsøksprosjekt med oppstart Norsk og samfunnsfag legges organisatorisk inn under Ås ungdomsskole med oppstart Protokolltilførsel fra FrP: FrP stemte mot, da saksopplysninger fra oppvekst- og kultursjefen ikke synes å endre problemene forbundet med Voksenopplæringen. Hovedutvalg for oppvekst og kulturs behandling : Hovedutvalget vedtok enstemmig å lukke møtet iht. kommuneloven 31 nr. 4. under behandling av saken. Hilde Kristin Marås (H) fremmet følgende forslag til alternativt pkt.2: Norsk og samfunnsfag legges organisatorisk inn under Ås ungdomsskole med oppstart Votering: Rådmannens innstilling pkt. 1 ble enstemmig tiltrådt. Hs forslag til pkt. 2 ble enstemmig tiltrådt. Hovedutvalg for oppvekst og kulturs innstilling : 1. Særskilt tilrettelagt opplæring (STO) i voksenopplæringen legges organisatorisk til PPS i et 2-årig forsøksprosjekt med oppstart Norsk og samfunnsfag legges organisatorisk inn under Ås ungdomsskole med oppstart Kommunalt råd for funksjonshemmedes behandling : Rådet tiltrår rådmannens innstilling Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt. Kommunalt råd for funksjonshemmedes innstilling : 1. Særskilt tilrettelagt opplæring (STO) i voksenopplæringen legges organisatorisk til PPS i et 2-årig forsøksprosjekt med oppstart Kommunestyret Side 52 av 126

53 2. Det nedsettes et prosjekt i 2015 for å vurdere plasseringen av norsk og samfunnskunnskap fra høsten Saksfremlegg: Rådmannens innstilling: 1. Særskilt tilrettelagt opplæring (STO) i voksenopplæringen legges organisatorisk til PPS i et 2-årig forsøksprosjekt med oppstart Det nedsettes et prosjekt i 2015 for å vurdere plasseringen av norsk og samfunnskunnskap fra høsten Ås, Trine Christensen Rådmann Ellen Benestad Oppvekst og kultursjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Kommunalt råd for funksjonshemmede Hovedutvalg for oppvekst og kultur Administrasjonsutvalg Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: Ingen Øvrige dokumenter som ligger i saken: Uttalelse fra lærerne i STO Vedtak i saken sendes til: Rektor voksenopplæringen Leder av PPS Oppvekst og kultursjef SAKSUTREDNING: Kommunestyret Side 53 av 126

54 Sammendrag: Rådmannen foreslår at STO organisatorisk legges under PPS fra i et 2-årig forsøksprosjekt. Personalet får arbeidsplassene sine samlokalisert med PPS i Erik Johansenbygget, men opprettholder undervisningslokalene i Moerveien 10 inntil videre. Rådmannen ønsker at det nedsettes en prosjektgruppe som foretar en gjennomgang av plasseringen av norsk og samfunnskunnskap fra høsten Per i dag ser rådmannen 4 mulige alternativer for organiseringen av norsk og samfunnskunnskap: Opprettholdes som egen enhet Legges som en egen avdeling under Ås ungdomsskole Legges ned og plasser kjøpes i andre kommuner Går inn i en voksenopplæring i en eller flere andre kommuner og drifter sammen med dem/iks. Fakta i saken: I 2012 ble det foretatt en omorganisering av voksenopplæringen etter en periode med høyt konfliktnivå. Resultatet ble at grunnskoletilbudet ble nedlagt i Ås. Det ble i stedet vedtatt å kjøpe inntil 20 grunnskoleplasser fra Ski kommune. Enslige mindreårige flyktningers botilbud og fritidstilbud for funksjonshemmede ble overført til helse- og sosialetaten. Flyktningkonsulenten og programrådgiver ble overført til NAV. Ås voksenopplæringssenter består i dag av følgende tilbud: Norsk og samfunnskunnskap Særskilt tilpasset opplæring (spesialundervisning) Norsk og samfunnskunnskap Norsk, samfunnsfag og introduksjonsordningen er den største gruppen på VO og består av: Varierende antall elever Mange forskjellige nivåer Det gis både dagundervisning og kveldsundervisning Særskilt tilpasset opplæring (STO) STO består i dag av: 20 elever. Årsrammen i vedtakene: 1821 årstimer à 60 minutter Timeantallet til den enkelte varierer fra 2 timer til 6 timer/uke 9 elever har timene organisert som enetimer 9 elever har enetimer og gruppetimer 2 elever har bare gruppetimer. Spesialkompetanse: bliss, tegn til tale, rolltalk, pictogram Kommunestyret Side 54 av 126

55 Opplæringsområder: Norsk: Muntlig, alternativ og supplerende kommunikasjon. Begrepsopplæring, rolltalk, skriftlig, norsk for døve, lese Matematikk: De 4 regneartene og hverdagsmatematikk Engelsk: Muntlig og skriftlig IKT: Tekstbehandling, søke på nettet, nettbank, mail, sms Støtte til kvalifisering i arbeidslivet Vedlikehold av ferdigheter Lyttetrening Elever Elever i alderen år Elever med dysleksi, ADHD, elever med stort sprik i kognitive forutsetninger, ervervet hjerneskade, kommunikasjonsvansker, autisme, elever med alternativ og supplerende kommunikasjon. Rolltalk, bliss, pictogram, døve elever og tegnspråkbruker STO og norsk og samfunnskunnskap er organisert under samme tak i Moerveien 10. Husleiekontrakten går ut våren 2016, men med en mulighet for noe forlengelse av kontrakten. I forbindelse med denne saken har det vært gjennomført 2 møter med alle de ansatte i STO. Hovedtillitsvalgte for Utdanningsforbundet og Fagforbundet har deltatt på møtene. Vurdering: STO I K-sak 9/12 sier rådmannen: Det er viktig at skoler er i utvikling og på lengre sikt vil rådmannen vurdere å se på organiseringen av spesialundervisningen opp mot organiseringen av spesialundervisningen for førskolebarn og organiseringen av PPS. Dette for å vurdere om man kan få en større grad av utnyttelse av kompetansen. Rådmannen ønsker nå å legge spesialundervisningen - STO - under PPS. PPS består i dag av: pedagogisk psykologisk rådgivningstjeneste spesialpedagogisk førskoleteam veiledningstjenesten det nyopprettede atferdsteamet (PIT) fra Det spesialpedagogiske førskoleteamet som består av spesialpedagoger, arbeider med barn med spesialpedagogiske behov i barnehager og hjemmet både individuelt og i grupper samt veiledning av foreldre og personalet i barnehagene. Personalet på STO har 250% stilling fordelt på 4 personer. De underviser stort sett elevene på skolen, men er også i hjemmet eller på arbeidsplassen. De har mye av den samme utdanningsbakgrunnen som det spesialpedagogiske førskoleteamet og Kommunestyret Side 55 av 126

56 arbeider på noe av den samme måten som det spesialpedagogiske førskoleteamet gjør i forhold til førskolebarn. I møter med de ansatte i STO kom det fram at personalet i STO mener at de som jobber med voksenpedagogikk (norsk og samfunnskunnskap og særskilt tilpasset opplæring (STO)) burde være organisert under samme administrasjon. Rådmannen mener at det i dag er få synergieffekter mellom lærerne i norsk og samfunnskunnskap og STO. Ingen av elevene på STO har bakgrunn fra norsk og samfunnskunnskap. Slik var det også i Imidlertid gir en samlokalisering av STO og norsk og samfunnskunnskap mulighet for felles bruk av pedagogiske og digitale hjelpemidler, samt lærebøker og annet pedagogisk materiell. Samlokalisering og organisering av STO under PPS vil gi større muligheter for kompetansedeling/-utnyttelse. PPS underviser også voksne, f.eks innen logopedi da VO ikke innehar den kompetansen. Ved å organisere de ansatte i STO under PPS vil fagmiljøet bli større og til beste for alle parter. Rådmannen foreslår at STO organisatorisk legges under PPS fra i et 2-årig forsøksprosjekt. Det foretas en evaluering ca hvert ½ år, første gang januar Personalet får arbeidsplassene sine samlokalisert med PPS i Erik Johansenbygget. Med utgangspunkt i at kommunen inntil våren 2016 (med mulighet for noe forlengelse) har undervisningslokaler for norsk og samfunnskunnskap i Moerveien 10, foreslår rådmannen at også STO opprettholder undervisningslokalene sine i Moerveien 10 inntil man har funnet mer permanente lokaler. Dette er også et ønske fra personalet i STO. Det må også i prosjektperioden gjøres en vurdering om flere av undervisningstimene kan foregå i boligene eller på arbeidsplassene til brukerne. Dette har vært ønskelig fra boligene til brukerne. Det vil blant annet ha betydning for antall rom STO trenger til sin undervisning. Norsk og samfunnsfag Det er i dag ca 180 deltakere i norsk og samfunnskunnskap og 6-8 lærere i varierende stillingsstørrelser. I forbindelse med forslag om organisasjonsendringer i VO har det vært avholdt 2 møter med de ansatte i norsk og samfunnsfag. Hovedtillitsvalgte for Utdanningsforbundet har deltatt på møtene. Forslag til endringer ble diskutert. Rådmannen har konkludert med at det må foretas en gjennomgang av plasseringen av norsk og samfunnskunnskap fra høsten Per i dag ser rådmannen 4 mulige alternativer for organiseringen av norsk og samfunnskunnskap: Opprettholdes som egen enhet Legges som en egen avdeling under Ås ungdomsskole Legges ned og plasser kjøpes i andre kommuner Kommunestyret Side 56 av 126

57 Går inn i en voksenopplæring i en eller flere andre kommuner og drifter sammen med dem/iks. Rådmannen foreslår at det nedsettes et prosjekt som bruker vinteren 2015 til å undersøke alternativene. Økonomiske konsekvenser: Ved en flytting av STO til PPS vil midler måtte overføres fra voksenopplæringen til PPS. Det får ellers ingen økonomiske konsekvenser. Når det gjelder økonomiske konsekvenser for norsk og samfunnskunnskap, må det vurderes i prosjektet. Alternativer: STO og norsk og samfunnskunnskap fortsetter å være en enhet og blir i voksenopplæringen. Det blir da ingen endringer fra slik det er i dag. Konklusjon med begrunnelse: Voksenopplæringen er en liten enhet med etter rådmannens oppfatning, 2 ganske forskjellige enheter; norsk og samfunnsfag og særskilt tilpasset opplæring (STO). Rådmannen kan ikke se at det i dag er synergieffekter som kommer elevene til gode mellom disse to enhetene. Det er derfor ønskelig å flytte STO til PPS da samlokalisering og organisering av STO under PPS gir større muligheter for kompetansedeling/utnyttelse og fagmiljøet vil bli større. Personalet får arbeidsplassene sine samlokalisert med PPS i Erik Johansenbygget, men opprettholder undervisningslokalene i Moerveien 10 inntil videre. Rådmannen mener det må foretas en gjennomgang av plasseringen av norsk og samfunnskunnskap fra høsten Det er ønskelig å nedsette et prosjekt for å se på hvilke alternativer som finnes. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Kommunestyret Side 57 av 126

58 K-35/15 Evaluering av organiseringen av flyktningkonsulent og introduksjon/programrådgiver GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Robabeh Afshari Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Hovedutvalg for helse og sosial 15/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 26/ Kommunestyret 35/ Arbeidsmiljøutvalget HOK og HHS innstilling : Hovedansvar for bosetting og integreringsarbeid, samt introduksjonsordningen og derved stillinger til flyktningkonsulent og programrådgiver, fortsetter i NAV Ås som en varig ordning. Utvalgsbehandlinger: Hovedutvalg for oppvekst og kulturs behandling : Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt. Hovedutvalg for oppvekst og kulturs innstilling : Hovedansvar for bosetting og integreringsarbeid, samt introduksjonsordningen og derved stillinger til flyktningkonsulent og programrådgiver, fortsetter i NAV Ås som en varig ordning. Hovedutvalg for helse og sosials behandling : Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt. Hovedutvalg for helse og sosials innstilling : Hovedansvar for bosetting og integreringsarbeid, samt introduksjonsordningen og derved stillinger til flyktningkonsulent og programrådgiver, fortsetter i NAV Ås som en varig ordning. Kommunestyret Side 58 av 126

59 Saksfremlegg: Rådmannens innstilling: Hovedansvar for bosetting og integreringsarbeid, samt introduksjonsordningen og derved stillinger til flyktningkonsulent og programrådgiver, fortsetter i NAV Ås som en varig ordning. Ås, Trine Christensen Rådmann Marit Roxrud Leinhardt Helse- og sosialsjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for oppvekst og kultur Kommunestyret Vedlegg: (Separat dokument / Nettbrett: Vedlegg til flere utvalg, vår 2015) Vedlegg 1 - Reglement for tverretatlig styringsgruppe for flyktninger, Elektroniske vedlegg: (Vedleggene kan fås i trykt utgave ved henvendelse til politisk sekretariat / Nettbrett: Vedlegg til flere utvalg, vår 2015) Vedlegg 2 - Rapport NIBR Introduksjonsprogram for flyktninger i norske kommuner, Vedlegg 3 - Publikasjon IMDI - Resultater for introduksjonsprogrammet , Vedlegg 4 - Publikasjon IMDI - Resultater for introduksjonsprogrammet et_pa_kommuneniva.pdf Øvrige dokumenter som ligger i saken: Kommunestyrevedtak sak 72/12 dato Vedtak i saken sendes til: Helse og sosialsjef Oppvekst og kultursjef Rektor for Voksenopplæringen NAV leder Kommunestyret Side 59 av 126

60 SAKSUTREDNING: Bakgrunn for saken: Kommunestyret vedtok i møte , K-sak 72/12, at flyktningetjenesten, og derved flyktningkonsulent samt programrådgiver for introduksjonsprogrammet, skulle overføres fra Ås kommunale Voksenopplæringssenter til NAV Ås fra Kommunestyret besluttet i tillegg at arbeidsgiver sammen med de berørte parter skulle ta en evaluering av organiseringen i NAV etter 2 år, og legge frem evalueringen til politisk behandling. Fakta i saken: Ansvaret for bosetting, integrering og introduksjonsordning lå tidligere under Ås kommunale Voksenopplæringssenteret (VO). Ansvar for sosialhjelp i etableringsfasen, og supplerende sosialhjelp under og etter deltakelse i introduksjonsprogrammet, lå under NAV. I tillegg hadde NAV ansvar for arbeidsmarkedstiltak, siste fase i introduksjonsprogrammet, og etter endt deltakelse i programmet. Oppvekst og kultursjefen igangsatte en prosess i løpet av høsten 2012 der tema var overføring av flyktning- og integreringsarbeid, herunder stillinger til flyktningkonsulent og programrådgiver, fra Voksenopplæringssenteret til NAV. Spørsmålet var hvorvidt en ny og annerledes organisering av flyktningetjenesten kunne fremme et effektivt integreringsarbeid i kommunen. Oppvekst og kultursjefen, helse og sosialsjefen, rektor VO, avdelingsleder ved NAV, flyktningkonsulent og programrådgiver sammen med deres tillitsvalgte møttes tre ganger før det ble konkludert med følgende anbefaling: Flyktningkonsulent og derved flyktningetjeneste samt programrådgiver for introduksjonsprogrammet, overføres fra Ås kommunale voksenopplæringssenter til NAV Ås fra Saken var oppe til behandling i kommunestyret og ble vedtatt som anbefalt. I saksutredningen «organisatorisk plassering av flyktningkonsulent og introduksjonsrådgiver», går det frem at målet for omorganiseringen var at VO skulle stå igjen med oppgaver knyttet til undervisning og oppfølging av elever relatert til dette. Videre ble det i samme sak påpekt en hovedutfordring, at Ås kommune hadde sysselsatt for få flyktninger sammenlignet med nabokommuner. I tillegg ble det lagt vekt på følgende argumenter under avsnitt «vurdering av saken»: Fordeler Alle tjenester knyttet til flyktninger samlet under et tak gjør det vesentlig lettere å sette sammen tverrfaglige Ulemper Programrådgiver vil bli mindre tilgjengelig i Kommunestyret Side 60 av 126

61 team og samarbeide mer effektivt og funksjonelt for å gjøre brukeren uavhengig. Tydeligere fokus på arbeid og selvstendighet fra dag en Et større og bredere fagmiljø for de ansatte som flyttes over fra VO til Nav Ås. Dette gir bedre muligheter for kompetanseutvikling for alle. Nav-ansatte kan lære mer om introduksjonslovverket, kunnskap som i dag er noe fragmentarisk. De som overflyttes kan lære mer om særlig de arbeidsrettede tiltakene. Gir mulighet for et tettere og mer helhetlig samarbeid rundt den enkelte flyktning. hverdagen for samarbeid med lærere på VO og daglig oppfølging av introdeltakerne, noe som kan bøtes på ved at man er noe tilstede på VO og deltar i samarbeidstid med lærerne. K-Sak 72/12, nov 2012 Integreringsarbeid i Ås kommune Ås kommune har relativ lang tradisjon på å bosette flyktninger. Det siste 5 årene har det årlige bosettingsantallet vært mellom I tillegg har det vært flere familiegjenforeninger. Flyktninger blir i hovedsak tatt imot fra asylmottakene, men kommunen har også tatt imot overføringsflyktninger direkte fra flyktningeleir i andre land. Arbeid med bosetting og integrering av flyktninger utføres primært fra flyktningeteamet i NAV. I tillegg til samarbeid internt i NAV, spesielt mellom flyktningetjenesten, arbeid og markedsgruppen og råd, veiledning og økonomigruppen, samarbeides det med flere enheter i kommunen, som gir omfattende tjenestetilbud til flyktninger innenfor alle deler av kommunens tjenesteområder: Eiendomsavdelingen Ås Voksenopplæringssenter Barnehager Skoler Helsetjenesten Næringslivet Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDI) er i tillegg en viktig samarbeidspartner for integreringsarbeid i kommunen. IMDI tildeler integreringstilskudd ved bosetting av flyktninger. Direktoratet arrangerer i tillegg kurs og seminarer for kompetanseheving hos ansatte i flyktningetjeneste og har forventninger til raskere bosettinger og god kvalitet på integreringsarbeid. Ressursbruk Flyktningeteamet i NAV har pr. i dag 3 årsverk, hvorav en ansatt er på engasjement. Arbeidsområdene er bl.a. bosetting, råd og veiledning, miljøarbeid, saksbehandling, Kommunestyret Side 61 av 126

62 oppfølging av deltakere i introduksjonsprogrammet, samt administrative oppgaver som integreringstilskudd og koordinering av flyktningarbeid i kommunen og samarbeid med staten. I tillegg ble det nylig omgjort et årsverk som «introduksjonslærer kombinert med rådgiverfunksjon» med arbeidsplass i VO. Stillingen ble drøftet i Tverrfaglig samarbeidsforum for flyktninger (TSF), (se senere avsnitt for nærmere beskrivelse av TSF), men innholdet i stillingen og fordeling av roller og ansvar mellom programrådgiver i NAV og introduksjonslærer i VO med rådgiverfunksjon, er for øvrig ikke ferdigbehandlet. Medarbeidere i flyktningeteamet betraktes som viktige ressurser både for NAV og for øvrige tjenester i kommunen. Søknader om sosialhjelp i etableringsfasen og eventuelt supplerende sosialhjelp under deltakelse i introduksjonsprogrammet blir behandlet og fulgt opp av flyktningeansatte i NAV. En del henvendelser knyttet til sekundærbosetting og selvbosetting blir besvart i samråd med ledelsen og medarbeidere internt i NAV. Det er behov for flyktningefaglig og juridisk kompetanse for å vurdere mottak av disse personene i kommunen, eller om kommunen skal henvise dem tilbake til rette IMDI regionskontor/ opprinnelig bosettingskommune. Dette gir samfunnsøkonomiske gevinster og bidrar til redusert kø for kommunale boliger, samt hindrer overforbruk av sosialhjelpsbudsjettet. Arbeidsmarkedskontakt: NAV har nylig opprettet en statlig stilling som arbeidsmarkedskontakt som skal bistå hele kontoret med å skaffe arbeidsplasser til brukere. Markedskontakten har tett kontakt med arbeidsgivere, og har en arbeidsgiverbank, som benyttes effektivt blant annet i forbindelse med vilkår om arbeidsplikt for sosialhjelp. Markedskontakten vil også bistå flyktningemedarbeidere i forbindelse med arbeidsretting av introduksjonsprogrammet, språkpraksisplasser, ordinære praksisplasser og arbeid med bistand. Tverretatlig samarbeidsforum på ledernivå (TSF) For IMDI er det helt sentralt at ved bosettinger skal kommunene tilby forsvarlig botilbud, forutsigbar og sikret økonomi til familier og sikre gode oppvekst-vilkår for barn og unge. I tillegg skal kommunene ha et tilpasset og variert tjenestetilbud, herunder opplæring i norsk, samfunnskunnskap, språkpraksis og andre kvalifiserende tiltak i regi av NAV. Dette er viktig og nødvendig for at flyktninger kan komme i arbeid eller ordinær utdanning. Det forutsettes videre at bosetting og integreringsarbeidet har forankring hos både administrativ og politisk ledelse. Ås kommune etablerte på 1990-tallet et tverretatlig samarbeidsforum for flyktninger, kalt TSF, på ledernivå, med mandat til å behandle saker som berørte flyktninger. Kommunestyret Side 62 av 126

63 TSF ble gradvis avviklet i ca. 3 år ( ), men gjenopprettet da flyktningetjenesten ble overført NAV i Reglement for TSF ble revidert i oktober I henhold til reglementet er det Helse og sosialetaten ved NAV som har sekretariat/koordineringsansvar for TSF. Det avholdes 4 møter/år, og forumet består av følgende faste medlemmer: NAV leder (leder) Økonomisjef Boligsjef Rektor Voksenopplæringssenteret Flyktningkonsulent (sekretær). Kommuneoverlege, leder for forebyggende helse og evt. andre ledere blir invitert etter behov for å drøfte relevant tema. Løpende orientering om boligsituasjon, økonomisk støtte til flyktninger, norskopplæring, innhold og arbeidsretting av introduksjonsprogrammet, deltakelse i arbeidslivet, div tilskuddsordninger og prioriteringer i forbindelse med budsjettarbeid er blant temaer som blir behandlet i TSF. Behovet for opprettelse av nye stillinger i forbindelse med bosetting og introduksjonsprogrammet blir også drøftet og behandlet på TSF. Et viktig satsningsområde i TSF i nærmeste fremtid er utarbeidelse av en flyktningeplan, som vil være en viktig faktor for god integrering. I tillegg til introduksjonsdeltakere vil planen også omfatte øvrige flyktninger, siden kommunen har ansvar for flyktninger innen en 5 årsperiode, som er integreringsperioden, og som det utløses integreringstilskudd for. I tillegg til TSF er NAV også sekretariat for kommunens boligtildelingsutvalg, som er tverretatlig sammensatt. Boligsaker som omhandler flyktninger kan dermed behandles uten unødig tidsbruk, ved at saker behandles uten at de må sendes mellom etatene. Det vises for øvrig til kommunens boligsosiale handlingsplan for , som er utarbeidet av boligtildelingsutvalget, og hvor boligbehovet for område flyktninger er godt ivaretatt. Organisering i andre kommuner: I en fersk rapport utarbeidet av Norsk institutt for by- og regionforskning, fremgår det at organisering av introduksjonsprogrammet i NAV er mest utbredt i de små og mellomstore byene. Videre fremgår det at antall kommuner som har organisert introduksjonsprogrammet i NAV har økt fra 188 i 2010 til 197 i Forskere påpeker at selv om økningen er moderat, viser funnene at det likevel har skjedd mye i denne perioden. 44 kommuner har gått fra å ha introduksjonsprogrammet organisert utenfor NAV i 2010 til å ha det organisert i NAV i Kommuner som Ås, Fredrikstad, Hobøl, Kongsvinger, Eidsvoll, m fl. er nevnt blant disse kommunene. Kommunestyret Side 63 av 126

64 Tilsvarende har 36 kommuner gått den andre veien med å flytte hovedansvaret for introduksjonsprogram i kommunen fra NAV til en annen kommunal etat utenfor NAV. (NIBR-rapport 2015:2) Blant Follo kommunene har Ski, Vestby og Frogn en IKS avtale hvor Vestby og Frogn sender sine deltakere til Follo Kvalifiseringssenter (FK) i Ski. Flyktningetjenesten i Vestby er organisert under kultur etaten, mens Ski og Frogn har valgt å organisere tjenesten under sine lokale NAV kontorer. Overordnet ansvar for introduksjonsprogrammet i samtlige kommuner ligger hos kommunene/nav kontorer, mens to programrådgivere som betjener 3 kommuner er plassert i FK. Flyktningetjeneste i Nesodden kommune er nylig flyttet ut av NAV, og blitt egen virksomhet «Integrerings- og mangfoldsavdelingen», under Helse og omsorgssektoren. Samtlige flyktningearbeidere inkludert programrådgiver er organisert under denne avdelingen. Voksenopplæringen er for øvrig egen virksomhet. I Oppegård kommune er flyktningetjenesten med hovedansvar for introduksjonsprogrammet organisert i NAV, mens programrådgiver er plassert i Voksenopplæringen. Evaluering: I følge nasjonalt utvalg for bosetting av flyktninger bestående av IMDI og KS, finnes det ikke en entydig modell for organisering av flyktningarbeid som kan sies å være den beste. Utvalget har kommet frem til at det finnes ulike løsninger tilpasset den enkelte kommunens øvrige organisering. Det understrekes derfor at hver kommune bør foreta en grundig gjennomgang for å avgjøre valg av modell. I løpet av våren 2015, har NAV Ås arrangert tre møter i regi av TSF, hvor samtlige faste medlemmer ble invitert til å delta i evalueringen. I tillegg ble det avholdt interne møter hvor to ledere ved NAV, flyktningkonsulent, programrådgiver og miljøarbeider deltok i. Evalueringen vil ta for seg punktene under fordeler og ulemper som ble lagt frem for kommunestyret i november 2012, i saksnr 72/12 og som nevnt under «fakta opplysninger» i denne sak. I tillegg vil evalueringen gi opplysninger om økonomiske konsekvenser og resultater i introduksjonsprogrammet siden flyktningetjeneste ble overført til NAV i Fordeler med organisering av flyktningetjeneste under NAV Bosetting og integreringsarbeid i kommuner utføres etter lov om introduksjonsprogram og lov om sosiale tjenester. Kommunestyret Side 64 av 126

65 Før flyktningetjenesten ble overført til NAV, var ansvar og oppgaver knyttet til bosettingsarbeid delt mellom VO og NAV. Arbeidet måtte koordineres og samordnes av flyktningkonsulent mellom flere aktører. I dag blir dette ansvaret ivaretatt av kun en person i flyktningeteamet, da vedkommende er plassert i NAV og kan benytte all kompetanse som finnes i enheten i tillegg til relevante fagsystemer som er implementert i Nav. Stortingets nye vedtak om endringer i lov om sosiale tjenester vedr. aktivitetsplikt for sosialhjelpsmottakere, anses å gi økt fokus på utvikling og selvstendighet også hos flyktninger, spesielt kvinner. Lovendringen forventes å tre i kraft fra 01. juli En antar at aktiviteter som norskopplæring, kurs og praksisplass som blir samordnet og fulgt opp av en med flyktningefaglig kompetanse i NAV, vil kunne gi enda bedre resultater når det gjelder flyktninger som ikke har rett til deltakelse i introduksjonsprogrammet. Opplæringsansvaret for deltakere i introduksjonsprogrammet ligger fortsatt hos VO, mens programrådgiver følger opp deltakere i praktiske gjøremål. Programrådgiver kartlegger deltakerens bakgrunn, lager vedtak om deltakelse i introduksjonsprogrammet, sender lønnsmeldinger til økonomi for utbetaling av introduksjonsstønad, trekker for eventuelt fravær, fremskaffer og følger opp språkpraksisplasser og benytter Nav sine virkemidler og arbeidsmarkedstiltak til introduksjonsdeltakere i sluttfasen. Samordning av stønader, samordnet rådgivning som NAV innehar fordi det finnes et bredt felt av kompetanse under ett tak, samt større fokus på arbeidsretting av introduksjonsprogrammet, har vist seg å ha gitt synlige resultater i 2014, jfr. avsnitt om resultater. Ut fra et brukerperspektiv ser det ut til at den nye organiseringen fungerer etter intensjonen, da brukeren blir fulgt opp av kun en person og unngår å bli kasteball mellom flere aktører. Tidligere ble bruker fulgt opp av både veileder i NAV og programrådgiver i VO. Videre konkluderes det med at økt måloppnåelse i introduksjonsprogrammet skyldes helhetlig tenkning rundt brukeren og tiltak med tydelig forventning om deltakelse i arbeidslivet. Organiseringen anses i tillegg å være kostnadseffektiv for kommunen, da en unngår å bruke flere ressurser enn nødvendig for en og samme sak. Ulemper med organisering under NAV Som eneste ulempe for organisering av flyktningeteamet under Nav ble følgende merknad nevnt i saksutredningen til kommunestyrevedtak nov.2012: Kommunestyret Side 65 av 126

66 «Programrådgiver vil bli mindre tilgjengelig i hverdagen for samarbeid med lærere på VO og daglig oppfølging av introdeltakerne, noe som kan bøtes på ved at man er noe tilstede på VO og deltar i samarbeidstid med lærerne» For å imøtekomme denne utfordringen er det igangsatt følgende rutine i Nav: Programrådgiver har faste møter med introduksjonsdeltakere 3 timer/uka på Voksenopplæringssenteret. Programrådgiver lager løpende individuelle planer sammen med deltakere og aktuell norsklærer. Møtene gjennomføres enten i NAV eller på Voksenopplæringssenteret. Programrådgiver tilbyr individuelle samtaler med introduksjonsdeltakere både i NAV og på Voksenopplæringssenteret Det er nylig opprettet en stilling «introduksjonslærer kombinert med rådgiverfunksjon» som har arbeidsplass på Voksenopplæringssenteret. Det forventes at denne stillingen ivaretar det daglige behovet hos introdeltakere for kontakt med en som har rådgiverfunksjon på Voksenopplæringssenteret. Denne personen vil i tillegg fungere som kontaktperson mellom introduksjonsdeltakere og NAV. NAV vurderer nye tiltak for å øke tilgjengeligheten ytterligere, og få til mest mulig lavterskel tilbud til flyktninger, ut fra den enkeltes behov. Faktorer som taler for at denne rutinen kan fungere etter sin hensikt: Den korte avstanden mellom NAV og VO gjør det mulig for både programrådgiver og introduksjonsdeltakere å oppsøke hverandre ved akutt behov. Som et ledd i integreringsarbeid, skal introduksjonsdeltakere læres opp til å lage forhåndsavtaler med det offentlige systemet herunder programrådgiver/miljøarbeider. Sammenlignet med våre nabokommuner Vestby og Frogn som sender sine deltakere til Follo Kvalifiseringssenteret i Ski etter en IKS avtale, er introduksjonsdeltakere i Ås kommune bosatt i sentrale områder og har dermed kort avstand til å oppsøke alle offentlige instanser. Enebakk kommune sender sine introduksjonsdeltakere til Lillestrøm, mens flyktningkonsulent, som også har funksjon som programrådgiver, har arbeidsplass i NAV Enebakk. Ved samorganisering av de som jobber med flyktningsaker unngår problemer i forhold til saksbehandlingssystemer, økonomi, vedtak, personalarbeid, rapportering, oppfølging, introduksjonsstønad mm. Erfaring for introduksjonsprogrammet etter at ansvaret ble overført NAV Introduksjonslovens formål er å styrke nyankomne innvandreres mulighet for å delta i yrkes- og samfunnslivet og at de blir økonomisk selvstendige, jf. Introduksjonsloven 1. Kommunestyret Side 66 av 126

67 Kommunen skal ha en praksis som er i samsvar med lov og forskrift, og skal bidra til økt kvalitet i den kommunale tjenesteproduksjonen. Brudd på introduksjonsloven kan ha både rettssikkerhetsmessige og samfunnsøkonomiske konsekvenser. Opplæring i norsk og samfunnskunnskap er en viktig del av introduksjonsprogrammet og gis ved Voksenopplæringen. Introduksjonsdeltakere som ikke lykkes i å komme ut i arbeid eller utdanning etter endt program, blir et automatisk ansvar for NAV. Tidlige tiltak med NAV sine virkemidler i introduksjonstiden har vist seg å være effektiv og gitt gode resultater etter at ansvaret for bosetting og introduksjonsprogram ble overført Nav. I tillegg blir tiltakene i programmet (opplæring i norsk og samfunnskunnskap samt språkpraksis) stadig kvalitetssikret ved drøftinger i TSF-møter. Ås kommunes resultater for introduksjonsprogrammet i tidsrommet , jf vedlegg i saken, IMDIs publikasjon Intro-ansvar under VO 20 % Intro-ansvar under VO 27 % Intro-ansvar under VO 26 % Intro- ansvar under Nav 33 % Intro-ansvar under Nav 67 % Arb/utdanning Arb/utdanning Arb/utdanning Arb/utdanning Arb/utdanning IMDIs publikasjon, resultater og Økonomiske konsekvenser etter at ansvaret ble overført NAV Kommunen mottar integreringstilskudd over statsbudsjettet ved bosetting av flyktninger etter avtale med IMDI. Det tildeles i tillegg engangstilskudd til personer over 60 år, barnehagetilskudd, samt ekstra tilskudd for personer med alvorlige, kjente funksjonshemminger og/ eller atferdsvansker. Satsene for integreringstilskudd oppjusteres årlig og tilskuddsbeløpet for 2015 er økt til kr over 5 år for voksne, kr for barn under 18 år og kr for enslige voksne. Det utløses i tillegg integreringstilskudd til familiegjenforente medlemmer av bosatte flyktninger. Integreringstilskuddet følger flyktningen ved flytting mellom kommuner. Delingskriteriene mellom kommuner er fastsatt av IMDI. Det gis også eget tilskudd til opplæring innenfor norsk og samfunnskunnskap over 3 år på Voksenopplæringens område. Disse midlene skal dekke bl.a. utgifter til norskopplæring til introduksjonsdeltakere. Siden flyktningetjenesten ble organisert under NAV, er det registrert en økning i mottatt integreringstilskudd, se tabellen under. Dette skyldes at flyktningkonsulenten Kommunestyret Side 67 av 126

68 har fått økt mulighet til å holde oversikt over familiegjenforeninger og innflyttinger (sekundærbosettinger) fra andre kommuner. Dette fordi disse først og fremst henvender seg til NAV for å søke om økonomiske støtteordninger. Det søkes derfor tilskudd fortløpende når flyktningkonsulent får slike opplysninger som følge av samarbeid internt i NAV. Det gjøres oppmerksom på at økningen skyldes ikke bare ovennevnte forhold, men også økt antall bosettinger i 2013 og År Antall bosettinger Mottatt Integreringstilskudd personer Kr personer Kr personer Kr Rådmannen har vurdert inntekter og utgifter på flyktningeområdet. Foreløpig analyse for 2014 viser at inntekter fra integreringstilskudd nå dekker kommunens kostnader. Tidligere analyse fra 2012 viste et lite underskudd. Det er imidlertid stor usikkerhet til disse tallene. Vurdering: For å få en smidig og effektiv bosetting og integreringsarbeid i kommunen vurderes de endringer som er beskrevet under ressursbruk, arbeidsretting av introduksjonsprogram, resultater og økonomiske konsekvenser som hensiktsmessige for at hovedansvaret for bosetting og integreringsarbeidet samt introduksjonsprogrammet fortsetter permanent under NAV. En samlet organisering av flyktningetjenesten under NAV vil gi bedre ressursutnyttelse, oversikt og oppfølging. Sett fra brukerperspektiv når han/hun slipper å bli kasteball mellom flere aktører og når flyktningemedarbeideren får mulighet til tettere og helhetlig oppfølging, anses organiseringen i NAV som mer forsvarlig for brukeren. Det er også en forutsetning for å lykkes i arbeidet med integrering at Tverretatlig samarbeidsmøter (TSF) opprettholdes og utvikles. Økonomiske beregninger, med tilskudd og kostnad viser at oppgaver som er beskrevet, løses innenfor rammen av tilskuddsordningen. Kommunestyret Side 68 av 126

69 Konklusjon: Hovedansvar for bosetting og integreringsarbeid, samt introduksjonsordningen og derved stillinger til flyktningkonsulent og programrådgiver fortsetter permanent i Nav. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Kommunestyret Side 69 av 126

70 K-36/15 Veien mot en bedre barnevernstjeneste i Ås kommune GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Marit Roxrud Leinhardt Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Hovedutvalg for helse og sosial 11/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 21/ Formannskapet 35/ Kommunestyret 36/ Formannskapets innstilling : 1. Kommunestyret tar saken til orientering. 2. Punkt 2 ses i sammenheng med formannskapets innstilling i F-sak 27/15 Budsjettreguleringer 1. tertial Utvalgsbehandlinger: Formannskapets behandling : Rådmannen svarte på Ap s spørsmål i e-post til formannskapet , og opplyste at svar på Sp s spørsmål er under utarbeidelse. Ordfører foreslo at punkt 2 ses i sammenheng med formannskapets innstilling i F-sak 27/15 Budsjettreguleringer 1. tertial Votering: Hovedutvalgenes innstilling punkt 1 og ordførers forslag ble enstemmig tiltrådt. Formannskapets innstilling : 1. Kommunestyret tar saken til orientering. 2. Punkt 2 ses i sammenheng med formannskapets innstilling i F-sak 27/15 Budsjettreguleringer 1. tertial Hovedutvalg for oppvekst og kulturs behandling : Laila P. Nordsveen (Ap) fremmet følgende spørsmål på vegne av Arbeiderpartiet, og ber om at det besvares til formannskapets møte : «Om nødvendig må kommunen redusere nivået på tiltak og tilbud fra barnevernet Kommunestyret Side 70 av 126

71 gjennom konkrete prioriteringer i fremtidige kommunestyrevedtak» (s. 6) Spørsmål: Kan dere utdype og konkretisere mer hvilket handlingsrom man har sett i lys av at endringene i barnevernloven sier at man har en lovfestet plikt til å yte forsvarlige tjenester (s. 6), og at i 3 av tilsynssakene Ås kommune hadde våren 2014, var en vesentlig del av vurderingene relatert til forsvarlighetsprinsippet og skjønn ble i stor grad utøvd? (s. 11)? «Skal det være automatikk i at alle voldssaker uavhengig av type vold, omfang, hyppighet og om de er pågående eller ikke, skal anmeldes?» (s. 12) Spørsmål: Hva menes her (Hvordan tenker man «gradering»)? «Saksportefølgen i enheten ligger nærmere 20 saker pr. saksbehandler, og dette er høyere enn mange kommuner vi kan sammenligne oss med» (s. 12) Spørsmål: Selv om det indirekte framgår av øvrig tekst, ønsker jeg en klarere presisering: Betyr dette at vi har få saksbehandlere sammenlignet med andre kommuner, eller har vi mange saker sammenlignet med andre kommuner, og om det er det siste, hva er årsaken til det? «Bare en av disse har tilstrekkelig erfaring fra saksbehandling i barnevernet. I sin konsekvens betyr det at selv om stillinger er besatt, kan det ikke forvente at disse skal mestre en saksmengde på lik linje med andre. M.a.o. enkelte besatte stillinger har begrenset produktivitet» (s. 14) Spørsmål: Er det bare produktiviteten som blir skadelidende her, eller er det også kvaliteten på saksbehandlingen? «I tillegg er det noe sykefravær / sykmeldinger» (s. 14) Spørsmål: Hvor høyt er sykefraværet? «Firmaene som leverer disse konsulenttjenestene klarer ikke lenger å imøtekomme etterspørselen fra kommunene» (s. 14) Spørsmål: Hvilke firmaer er dette? Votering: (7 stemmer) Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt. Hovedutvalg for oppvekst og kulturs innstilling : 1. Kommunestyret tar saken til orientering. Kommunestyret Side 71 av 126

72 2. Barnevernets budsjettrammer justeres ihht. budsjettregulering 1. tertial 2015 på bakgrunn av befolkningsøkning, nye lovpålagte oppgaver som følge av endringer i barnevernloven og stor økning i bekymringsmeldinger og antall saker. Hovedutvalg for helse og sosials behandling : Rubina Mushtaq (H) fremmet følgende forslag som alternativ til rådmannens innstilling: 1. HHS ber Helse- og sosialsjefen om å redegjøre for hvordan de gjennomførte endringene har påvirket tjenestekvaliteten for brukerne, hvor mange brukere som er i BV tjenesten, hvordan de fordeler seg på ulike tiltak og utvikling/status for brukerne. Tilbakemelding ønsket på septembermøte. 2. HHS ber om en tilbakemelding om budsjettrutiner i enheten samt tiltak som igangsettes mellom nåværende situasjon og ønsket situasjon innen samme tidsfrist som punkt 1. Roberto Puente Corral (SV) fremmet følgende forslag, pkt. 3, som tilleggspunkt til rådmannens innstilling: 3. Ås SV foreslår at Barnevernet i Ås oppretter mellom 1-2 nye stillinger i stedet for å kjøpe eksterne konsulenttjenester for å forsterke barnevernet i Ås kommune. Votering: Høyres forslag ble nedstemt 5-4 (3H, 1Frp) ved alternativ votering til rådmannens innstilling. Deretter ble rådmannens innstilling pkt. 1 enstemmig tiltrådt. Rådmannens innstilling pkt. 2 ble tiltrådt 6-3 (2H, FrP). SV s forslag til nytt pkt. 3 til rådmannens innstilling ble nedstemt 8-1 (1SV). Hovedutvalg for helse og sosials innstilling : 1. Kommunestyret tar saken til orientering. 2. Barnevernets budsjettrammer justeres ihht. budsjettregulering 1. tertial 2015 på bakgrunn av befolkningsøkning, nye lovpålagte oppgaver som følge av endringer i barnevernloven og stor økning i bekymringsmeldinger og antall saker. Kommunestyret Side 72 av 126

73 Saksfremlegg: Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret tar saken til orientering. 2. Barnevernets budsjettrammer justeres ihht. budsjettregulering 1. tertial 2015 på bakgrunn av befolkningsøkning, nye lovpålagte oppgaver som følge av endringer i barnevernloven og stor økning i bekymringsmeldinger og antall saker. Ås, Trine Christensen Rådmann Marit R. Leinhardt Helse og sosialsjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for helse og sosial Formannskap Kommunestyret Vedlegg: (Separat dokument / Nettbrett: Vedlegg til flere utvalg, vår 2015) Vedlegg 1 - Grafisk fremstilling av utviklingen Vedlegg 2 - Rutiner for refusjon for beredskapshjem og fosterhjem Vedlegg 3 - Svar på spørsmål fra partiene Vedtak i saken sendes til: Enhetsleder barnevernet SAKSUTREDNING: Sammendrag: Ås kommune har lagt ned en stor innsats for å sikre «et godt nok» barnevern. Tjenesten ble i sin tid lagt til NAV Ås som hadde store utfordringer ifht nav-reformen. Barnevernet ble dermed «borte» i NAV, både for ledelsen, brukerne, samarbeidspartnere og kommunen ellers. Rådmannen mener det var en viktig og riktig beslutning av kommunestyret å trekke barnevernet ut av NAV. Barnevernstjenesten har gjennomført et stort forbedringsarbeid på mange områder, samtidig med stor befolkningsvekst og en stor økning i antall bekymringsmeldinger og aktive saker. Årsverksveksten i barnevernet har utelukkende vært dekket av statlige øremerkede tilskuddsmidler frem til 2015 hvor tjenesten fikk tilført en stilling i kommunens budsjett. Kommunestyret Side 73 av 126

74 Den store økningen er bekymringsfull, også økonomisiden av dette. Det er avgjørende at tjenesten følger opp tiltakene som er trukket frem etter rådmannens gjennomgang. Forbedringsarbeidet etter Fylkesmannsavvik, nye lovkrav og «barnets beste» har hatt stor fokus frem til nå. Derfor mener rådmannen at økonomistyring må prioriteres i større grad fremover. Det er avgjørende at veksten i barnevernet stabiliseres og at man så langt det er mulig får kontroll på kostnadsutviklingen. Om nødvendig må kommunen redusere nivået på tiltak og tilbud fra barnevernet gjennom konkrete prioriteringer i fremtidige kommunestyrevedtak. Fakta i saken: Barnevernstjenesten er av rådmannen utfordret til å oppsummere de 4 siste år, og har rapportert følgende: ETABLERING AV BARNEVERNTJENESTEN SOM EGEN ENHET Kommunestyret vedtok våren 2011 å trekke barnevernet ut av Nav Ås og etablere barnevernet som en egen enhet i Helse- og sosialetaten. Egne lokaler for tjenesten ble anskaffet og enhetsleder ble ansatt flyttet enheten inn i egne lokaler. Det ble tidlig avdekket at tjenesten hadde store mangler. Dette ble forsterket etter et generelt tilsyn fra Fylkesmannen høsten Rapporten understreket alvoret og synliggjorde et behov for omfattende endringer. AVVIK SOM BLE AVDEKKET I BARNEVERNTJENESTEN I PERIODEN OKTOBER 2011 MAI Saksbehandling: Manglende tilstrekkelige rutiner i arbeidet med meldinger, undersøkelser, hjelpetiltak Fristoverskridelser Manglende tilstrekkelige dokumentasjon generelt Manglende tilstrekkelige dokumentasjon på overlevering av informasjon til barn og unge og på bruk av dem som informanter (FNs barnekonvensjon) Manglende tilstrekkelige tilbakemelding til melder Manglende tilstrekkelig evaluering av hjelpetiltak Mangelfull journalføring og uoversiktlige saksmapper 2. Styringssystem: Mangler tilstrekkelige retningslinjer for saksbehandling i barnevernet Mangler forskrift om internkontroll i tjenesten Det er ikke utarbeidet en samlet oversikt over interne rutiner Det foreligger ingen virksomhetsplan for enheten 3. Kompetanse: Det foreligger ikke en samlet opplæringsplan for de ansatte 4. Avvik i enkeltsaker: 6 saker (avdekket av Fylkesmannen i det generelle tilsynet) Kommunestyret Side 74 av 126

75 I tillegg til funnene i Fylkesmannens rapport, ble mange og til dels alvorlige avvik avdekket av barnevernstjenesten selv i perioden oktober 2011 april NYE OPPGAVER FOR ENHETEN - LUKKING AV EKSISTEREDE AVVIK OG FOREBYGGING AV NYE: Lukking av avvik i enkeltsaker Utarbeide en sjekkliste for saksbehandling i enheten Utarbeide nødvendige skjemaer for rapportering med veileder Nytt skjema for bekymringsmeldinger Starte arbeidet med nye retningslinjer for saksbehandlingen Starte arbeidet med internkontroll Utvikle nye interne organisasjonsrutiner Oppjustering av de merkantile funksjonene Gjennomgang av alle saksmapper og etablere nye rutiner for barnevernets arkiv. Gjennomgang av regnskap og budsjettrutiner Etablere nye samarbeidsrelasjoner med andre instanser Utarbeide en oversikt over eksisterende kompetanse og behovet for nye tiltak Hente inn ekstern veileder med vekt på fagutvikling FORUTSENINGER FOR Å KUNNE GJENNOMFØRE DISSE OPPGAVENE OG ENDRINGENE: Utnytte tjenestens ressurser på en rasjonell og effektiv måte Avgrense tjenestens arbeid til lovpålagte oppgaver Reetablere generalist-funksjonen Omgjøring av fagleder og familiekonsulent til saksbehandlerstillinger Det foretas en gjennomgang av alle arbeidsbeskrivelsene FØLGENDE ENDRINGER ER FORETATT I PERIODEN Behovet for omfattende endringer i tjenesten var stort. Ulike lovpålagte dokumenter for virksomheten måtte produseres, nytt arkivsystem måtte innføres og interne rutiner for det daglige arbeidet måtte på plass. 1. Organisasjon, rutiner og retningslinjer Etablering av en ny organisasjonsmodell (rendyrket generalistmodell) Omgjøring av stillinger for å kunne utnytte den samlede kapasiteten i saksbehandling Opprydding og innføring av nytt arkivsystem. Utarbeidelse av sjekklister i saksbehandlingen Utarbeidelse av retningslinjer for saksbehandlingen klientmapper og klagebehandling melding og undersøkelse Iverksetting av hjelpetiltak plassering utenfor hjemmet refusjon og økonomi Utarbeidelse av internkontroll Kommunestyret Side 75 av 126

76 - kommunens organisering av tjenesten med organisasjonskart - styrings-, ansvars- og rapporteringslinjer - barneverntjenestens hovedoppgaver - mål og utfordringer for tjenesten - rutiner for behandling av avvik med rapporteringsskjemaer for det enkelte avvik og månedlige rapporteringer fra den enkelte saksbehandler på saksområdene Tilrettelegge for avviksrapportering og - kontroll i KSS, spesifikt for barnevernet Utarbeidelse av meldings- og rapportskjemaer med veiledere Utarbeidelse av interne rutiner - møter - arkiv - regnskap og utbetalinger m.m. - post - oppgave- og ansvarsbeskrivelse for ulike rutiner/prosedyrer Utarbeidelse av egen virksomhetsplan Utarbeidelse av egen kompetanseplan Fire nye tilsynssaker og nye gjennomgang av rutiner I forbindelse med disse nye tilsynssakene var det nødvendig å foreta en ny gjennomgang av saksbehandlingsrutinene og internkontrollen i tjenesten for å vurdere justeringer/endringer med tanke på å forebygge, avdekke og forhindre avvik. I tillegg ble de fire sakene gjennomgått, avvikene ble lukket og rapporteringsarbeidet til Fylkesmannen på disse avvikene startet. Oppsummering: Den månedlige rapporteringen i KSS (kvalitetssystemet) har gitt tilsiktet resultat ved at: - Det foretas en vurdering av avviket og den enkelte sak med tanke på korrigering. - Saksmengden vurderes hos den enkelte saksbehandler og det foretas nødvendige justeringer. - En sammenfattet oversikt overleveres på enhetsmøte månedlig for å synliggjøre på hvilke områder enheten følger godt opp og på hvilke områder avvik er blitt registrert. En viktig rettesnor i tjenesten er at retningslinjer, rutiner og registering av avvik oppleves å ha en nytteverdi for den enkelte medarbeider i det daglige arbeidet. En ensidig og for sterk kontroll kan lett få en utilsiktet effekt. Men en samlet vurdering på bakgrunn av tilsynssakene tilsa at en forsterkning av internkontrollen var påkrevd. Som følge at dette fikk følgende oppgaver prioritet: Implementeringsarbeidet av «Retningslinjer for saksbehandling» i tjenesten som helhet - må få økt prioritet. Nytt sjekkskjema utarbeides og legges i den enkelte saksmappe. Saksbehandlerne kvitterer her for utførte oppgaver med dato. Rekruttere faglig leder med nødvendig kompetanse. Oppjustering av fagmøtene i enheten Kommunestyret Side 76 av 126

77 2. Kompetanse Behovet for oppdatert kunnskap på ulike områder har vært stort. I tillegg har det vært behov for å tilrettelegge for implementeringer av nødvendige endringer i enheten. De årlige kursene i Familia ble utvidet (alle) Flere kursmoduler i arkivarbeid ble benyttet (1) Seminar «Tilbakemeldingskultur» (alle) Seminar «Den dialogiske samtalen» (alle) Etterutdanning i «Barnevern i et minoritetsperspektiv» (2) Forskningssirkelen (6) Etterutdanning «Barnesamtalen» (3) Kurser/konferanser og etterutdanning i «Vold i nære relasjoner» (alle) Kommunalt stipend til master i «Vold og traumatisk stress» (1) Kurs/seminarer i saksbehandling/lovverk (alle) Arbeidsseminar «Arbeidsmiljø» (alle) Kurs i Forvaltningsloven og dokumentasjonsarbeidets betydning i barnevernet ble gjennomført (alle) 3 ansatte deltar i «Forskningssirkelen» og 3 ansatte avslutter kurset i «Barnesamtalen» våren 2015 Felles grunnopplæring for nye ansatte i regionen ble drøftet i møte med barnevernlederne i Follo 7. november Nye hjelpemidler/verktøy kontorer Leasing bil (2013) Oppdatering av alle mobiltelefoner (2014) Betydelig oppjustering av datatekniske utstyr (datarommet) (2014) Utvidelse med to kontorer, 1 møterom og 1 venterom (2014) 4. Ansatte 2011: 1 enhetsleder, 1 faglig leder, 4,8 konsulenter (saksbehandlere), 1 tiltakskonsulent, 0,8 sekretær (Til sammen 8,6 stillinger) 2015: 1 enhetsleder, 1 faglig leder, 3 rådgivere, 4,8 konsulenter, 1 økonomikonsulent, 1 sekretær (Til sammen 13,8 stillinger) Merknader: Statstilskudd til 4,2 av stillingene. 1 ny stilling i det kommunale budsjettet for Oppgaver utført ut over lovpålagte tjenester Handlingsplan mot vold i nære relasjoner Initiativ til Ungdata- undersøkelsen i Ås kommune Brukerundersøkelse Kommunestyret Side 77 av 126

78 Fagdag i Ås kommune, «FNs barnekonvensjon» Positivt oppvekstmiljø i Ås kommune (POM) Ungdomsteamet v/ ungdomsskolene Barneteamet v/ barneskolene 6. Deltakelse i eksterne samarbeidsfora Barnevernlederforum i Follo Styret i Barnevernvakten i Follo (styremedlem) Referansegruppe hos fylkesmannen - Barnesamtalen ENDRINGER I BARNEVERNLOVEN (BVL) FRA 1. JANUAR 2014 I 2014 trer en rekke endringer i barnevernloven i kraft. Lovendringene ble vedtatt ved Stortingets behandling av Prop. 106 L ( ) Endringer i barnevernloven. Dette gjelder blant annet kravet til forsvarlige tjenester, endringer i bvl. 4-4 om hjelpetiltak og en presisering av barneverntjenestens ansvar for barn etter en omsorgsovertakelse. Fristen for å bringe et vedtak i fylkesnemnda inn for domstolen kortes ned fra to til én måned. En av de viktigste endringene som er blitt foretatt er at barneverntjenestene etter bvl. 1-4 nå vil ha en lovfestet plikt til å yte forsvarlige tjenester. Forsvarlighetskravet gir rom for skjønn, men innebærer samtidig at alle tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige både når det gjelder innhold, omfang og når tjenestene ytes. Bestemmelsen gir Fylkesmannen adgang til å konstatere lovbrudd, enten alene eller i kombinasjon med andre bestemmelser i barnevernloven. Endringen gir også Fylkesmannen økt adgang til å utøve skjønn i tilsynssaker. I 3 av tilsynssakene Ås kommune hadde våren 2014, var en vesentlig del av vurderingene relatert til forsvarlighetsprinsippet og skjønn ble i stor grad utøvd. Som kjent er det ikke anledning til å påklage Fylkesmannens avgjørelser. I bvl. 4-4 tas ut eksemplene på hvilke hjelpetiltak som kan iverksettes. I stedet innføres en angivelse av hva som er formålet med hjelpetiltaket, som er å bidra til positiv endring hos barnet eller i familien. Fjerningen av eksemplene medfører likevel ingen begrensning av hvilke hjelpetiltak som kan benyttes. Bvl endres for å understreke at barneverntjenesten har et løpende og helhetlig ansvar for barnet etter en omsorgsovertakelse. Endringen innebærer en presisering og tydeliggjøring av barneverntjenestens generelle oppfølgingsansvar, og herunder ansvaret for å følge utviklingen til barnet og foreldrene. Endringen vil også medføre en plikt for barneverntjenesten til å legge til rette for samvær med søsken, dersom hensynet til barnet ikke taler imot det. Det gjøres en endring i bvl 7-24 som innebærer at fristen for å bringe vedtak i fylkesnemnda inn for domstolen kortes ned fra to til én måned. Kommunestyret Side 78 av 126

79 Bvl. 8-4 endres slik at en kommune som har reist sak for fylkesnemnda, beholder ansvaret for saken selv om familien flytter til en annen kommune før fylkesnemnda har fattet vedtak. Bvl. 4-22: Styrking av tilsyn med barn i fosterhjem endringer i dagens tilsynsførerordning. Denne endringen pålegger kommunene økt ansvar for tilrettelegging og oppfølging av arbeidsområdet. Dette innebærer vesentlige nye arbeidsoppgaver for den kommunale barneverntjenesten. Bvl 2-3 b og 5-7: utvidelse av dagens tilsynshjemler slik at også andre statlige tjenester og tiltak enn institusjonene omfattes. Tilsynsmyndighetene får hjemmel til å føre tilsyn med hele tiltakskjeden i barnevernet. Andre viktige endringer i bvl: 2-2 m. fl: endringer i reglene for organisering og oppgavefordeling i statlig barnevern. 4-25: Tvangsplasseringer av barn og unge med alvorlige atferdsvansker er tidsavgrenset. Reglene for plasseringstidens lengde endres slik at eventuell forutgående akuttplassering skal inngå i den totale plasseringstiden 9-4 og 9-5: Reglene endres slik at departementet kan fastsette egne satser for statens betalingsansvar for fosterhjem. 4-1 om medvirkning og oppnevning av tillitsperson for barnet 3-5 om oppfølging av barn i fengsel Vurdering: Endringer og konsekvenser i barnevernstjenesten De store endringene som har funnet sted i barneverntjenesten har hatt mange og ulike konsekvenser i miljøet. Implementering av nye rutiner, nye retningslinjer for saksbehandlingen og ikke minst ny internkontroll har kostet mye, både i form av innsats og ressurser. Prosessen har vært krevende for enheten som helhet. Ser man dette i sammenheng med en kraftig økning i saksmengden, er det ikke unaturlig at dette har slått ut både i sykemeldinger, turbulens i arbeidsmiljøet og avvik i saksbehandlingen. Økt kompleksitet i sakene stiller store krav til kompetanse hos den enkelte saksbehandler. Av den grunn har kompetansebygging hatt prioritet i denne perioden. Med god hjelp av statlige midler er kommunen i dag godt på høyde med de fleste barneverntjenestene mht. faglig nivå. «Vold i nære relasjoner» er et område det er arbeidet mye med og hvor man i dag har en høy kompetanse. Samtidig er dette området både sammensatt og komplisert noe som igjen har gitt uforutsette utfordringer i arbeidet med å nedfelle klare rutiner for hvordan tjenesten skal håndtere slike saker. Skal det være automatikk i at alle voldssaker uavhengig av type vold, omfang, hyppighet og om de er pågående eller ikke, skal anmeldes? Hvilken posisjon gir dette barnevernet mht. hjelpetiltak overfor familiene? Skal barnevernet avvente politiets etterforskning før hjelpetiltak settes inn? Her gis det ulike signaler fra ulike statlige aktører noe som kompliserer arbeidet ytterligere. Dette saksområdet gir et godt bilde på flere saksområder i Kommunestyret Side 79 av 126

80 barneverntjenesten som er sammensatte og kompliserte. Selv små feil kan medføre alvorlige konsekvenser for både brukerne og barneverntjenesten. Rekruttering - kompetanse Rekruttering av nyansatte med nødvendig kompetanse har vært - og er vanskelig. Avstanden mellom kravet til en bachelor grad og kravet i den praktiske utøvelsen av arbeidet som saksbehandler i barnevernet synes å øke. Å rekruttere nye saksbehandlere innebærer i stor grad å tilrettelegge for opplæring i lovverk, saksbehandlingssystemet Familia og generelt sosialt arbeid. Dette er tidkrevende, men nødvendig. Utfordringen for Ås kommune samsvarer med situasjonen på landsbasis. Dette har blant annet resultert i at lønnsplassering i dag varierer sterkt mellom kommunene også i Follo-regionen. Konkurransen mellom kommunene er blitt merkbar i rekrutteringsarbeidet. Arbeidssituasjonen og arbeidsmiljøet Arbeidssituasjonen i enheten preges av labilitet. Forutsigbarhet og planlegging er ofte vanskelig. De akutte sakene kan både være dramatiske og være en påkjenning også rent følelsesmessig. I et lite miljø påvirker disse situasjonene enheten som helhet. Men over tid er det likevel et høyt og vedvarende arbeidspress som bidrar til den største slitasjen. Saksportefølgen i enheten ligger nærmere 20 saker pr. saksbehandler, og dette er høyere enn mange kommuner vi kan sammenligne oss med. Avstanden mellom statlige ideelle mål og krav og den kommunale virkelighet er stor. Av den grunn føler også mange medarbeidere at de kommer til kort. Det er når de daglige små dråpene med negative opplevelser blir for hyppige at de store utfordringene melder seg. Til tross for dette er i hovedsak hverdagen preget av godt humør, interesse og engasjement i barnevernstjenesten i Ås. Utfordringer i arbeidsmiljøet: Hvordan skape en nødvendig avstand (profesjonalitet) i bestemte situasjoner for å beskytte seg selv? Hvordan forhindre at dårlig samvittighet tærer og ødelegger kvaliteten i tjeneste-produksjonen og får konsekvenser for privatlivet? Hvordan aktivere en konstruktiv tilbakemeldingskultur i miljøet (leder og ansatte de ansatte i mellom)? Hvordan kan vi forebygge stress hos den enkelte og i miljøet generelt? For å kunne møte disse utfordringene er det satt i gang et forberedende arbeidet for å kunne styrke arbeidsmiljøet generelt. Det tas sikte på at dette prosjektet vil gå over tid. Barneverntjenesten har etablert et samarbeid med ekstern faglig veileder. I tillegg er det hentet inn en person som skal ivareta den prosessorienterte veiledningen. Veiledningen vil gis til saksbehandlerne som gruppe, men det legges til rette for at den enkelte også kan motta veiledning individuelt når særlige behov/situasjoner oppstår. Kommunestyret Side 80 av 126

81 Offentlig fokus Barnevernet står høyt på dagsorden i den offentlige debatten, noe man ikke minst ser gjennom media. Det har imidlertid skjedd en endring i tilnærmingen til arbeidsområdet. I dag er oppmerksomheten i større grad rettet mot hva barnevernet ikke får gjort, enn mot at barnevernet gjør for mye slik det var tidligere. Fokuset ble tidligere rettet på at barnevernet urettmessig tok ungene fra enkelte familier. I dag fokuseres det på konsekvensene for barna hvis ikke barnevernet iverksetter tiltak overfor problemfamilier. Samtidig synligjøres konsekvensene om ikke barnevernet gjør sin jobb blant annet gjennom tilsyn, ved bøter, sivile søksmål og i Straffelovens 139. Dette fokuset er selvsagt riktig med tanke på barnets beste, med det reduserer ikke presset på barnevernet generelt og den enkelte saksbehandler spesielt. Til tross for høyt arbeidstempo og presset fra utsiden, er det viktig å understreke at det gjøres et godt faglig arbeid av de ansatte i barneverntjenesten i Ås kommune i dag. Ansettelsen av faglig leder i oktober 2014 har betydd mye for tjenesten. Det enkelte saksbehandler får tettere oppfølging og veiledning, noe som igjen gir større trygghet i arbeidet med den enkelte sak. Fagmøtene er blitt oppjustert og det er blitt noe større rom for kritiske refleksjoner på enhetens arbeid med tanke på justeringer/endringer. Fosterhjem beredskapshjem En av de prioriterte oppgavene i tjenesten i dag, er arbeidet med fosterhjem. Barnevernlovens regler om tilsyn med fosterhjem ble endret 1. februar Lovendringen innebærer at plikten til å føre tilsyn, nå er lagt til kommunen. Dette betyr at bortsett fra rekruttering av nye fosterhjem, er ansvaret for dette området i sin helhet lagt til kommunene. Av den grunn registrerte kommunen et behov for en egen koordinatorstilling for å kunne ivareta dette arbeidsområdet. Det ble søkt Fylkesmannen for 2014 om driftsmidler til dette. Søknaden ble innvilget og stillingen er nå besatt. Det arbeides nå med å utvikle retningslinjer og rutiner for å kunne tilrettelegge det faglige arbeidet med etablering, oppfølging (tilsyn) og forsterkning av fosterhjem på en forsvarlig måte. Bruken av beredskapshjem i påvente av fosterhjem, vil også være en del av dette arbeidet. Følgende oppgaver må avklares: - Utvelgelse av fosterforeldre barnets behov (Matchings metodikk) - Godkjenning - Oppfølging og veiledning i etableringsfasen - Tilrettelegge for rask bistand når nye utfordringer avdekkes - Tilrettelegge for tilgjengelighet for fosterhjemmene Ås barneverntjeneste har laget en egen sjekkliste for godkjenning av fosterhjem. I tillegg er det blitt utarbeidet nye rutiner for refusjon/utbetalinger for å kvalitetssikre dette arbeidet bedre: «Refusjon for tilsyn med fosterhjem» og «Refusjon av forsterket fosterhjem» (vedlegg 2). I tillegg til koordinator er ca. 50 % av stillingen til økonomikonsulenten blitt lagt til dette arbeidet. Ytterligere en saksbehandlerstilling vil bli lagt til dette arbeidsområdet i nærmeste framtid. I løpet av mai måned vil det foreligge: «Rutiner for godkjenning og etablering av fosterhjem» og «Rutiner for oppfølging og forsterkning av fosterhjem» Kommunestyret Side 81 av 126

82 Saksmengde og bemanning Som det går fram av vedlegg (grafiske fremstillinger av utviklingen) har barneverntjenesten hatt en betydelig økning i saksmengde. En sammenligning av enkeltsaker i 2011 og 2015 viser at kompleksiteten også har økt betydelig. Tidligere ble unntaksvis juridisk kompetanse trukket inn av brukerne i saker. I dag er dette blitt regelen. For å kunne møte denne utviklingen og for å kunne ivareta barnets behov på en forsvarlig måte, er det også påkrevd at barneverntjenesten benytter juridisk ekspertise. I tillegg ligger det klare føringer på at saker som skal fremmes for Fylkesnemnda bør kunne vise til en sakkyndig utredning. Det betyr at tjenesten også her er avhengig av ekstern ekspertise. Globaliseringen har også i større grad gjort det nødvendig å forholde seg til UD, ambassader og offentlige myndigheter utenfor landes grenser. Dette er ofte tidkrevende, med mange språklige utfordringer og ikke minst så setter disse sakene høye krav til kompetanse i saksbehandlingen. Det å rekruttere medarbeidere med nødvendig erfaring fra saksbehandling, er en stor utfordring i barnevernet generelt. Det siste året har tjenesten ansatt 4 nye medarbeidere til saksbehandling. Bare en av disse har tilstrekkelig erfaring fra saksbehandling i barnevernet. I sin konsekvens betyr det at selv om stillinger er besatt, kan det ikke forvente at disse skal mestre en saksmengde på lik linje med andre. M.a.o. enkelte besatte stillinger har begrenset produktivitet. Pr. i dag har barneverntjenesten 2 ubesatte stillinger. 3 ansatte er under opplæring og har en portefølje hvor antallet saker og kompleksitet er avgrenset. I tillegg er det noe sykefravær / sykmeldinger. Til sammen representerer dette et underskudd på produktiv saksbehandlerkapasitet som tilsvarer 4 saksbehandlere. For å kunne dekke opp manglende saksbehandlingskapasitet har tjenesten hentet inn 5 konsulenter som til sammen representerer 2,5 stillinger (100 %). Firmaene som leverer disse konsulenttjenestene klarer ikke lenger å imøtekomme etterspørselen fra kommunene. Dette understreker alvorligheten for barnevernet generelt. Gapet mellom behov og eksisterende kapasitet er stort også i de øvrige Follo kommunene. Ås barneverntjeneste har pr. i dag ikke tilgjengelig den kapasitet som er nødvendig for å kunne håndtere pågangen av nye saker på en forsvarlig måte. Dette vil kunne bety fristoverskridelser og avvik i rapporteringssystemet i fremtiden. Økonomiske konsekvenser og utfordringer: Økonomiske nøkkeltall: Økonomisk utvikling , budsjett og regnskap for barnevernet. Kommunestyret Side 82 av 126

83 Figuren viser den økonomiske utviklingen i perioden 2011 til Regnskapstallene fra 2013 til 2014 viser en økning i utgiftene tilsvarende 64 % og et budsjettavvik tilsvarende 39 % i Økonomiske nøkkeltall (Tall i hele tusen) Opprinnelig budsjett 2014 Revidert budsjett 2014 Regnskap 2014 Avvik Regnskap 2013 Budsjettavvik 2013 Lønn, sosiale utgifter og sykepengerefusjoner Andre driftsutgifter Driftsinntekter Driftsramme Tabellen viser økonomiske nøkkeltall for Det største budsjettavviket er for posten «Andre driftsutgifter». I posten på 18,9 mill. kr ligger det vesentligste av det som utbetales i tilknytning til enkeltsaker, men også en betydelig andel gjelder kjøp av konsulenttjenester til saksbehandling. På bakgrunn av den økonomiske utviklingen og overskridelsene på budsjettet, har Økonomiavdelingen foretatt en økonomisk kartlegging, utformet et risikobilde og gitt innspill på forslag til tiltak. Generelle betraktninger og tiltaksområder En hver offentlig tjeneste har et potensiale til forbedring av rutiner i den økonomiske forvaltningen. Dette gjelder også barneverntjenesten. Den økonomiske utviklingen er bekymringsfull, samtidig som at et sammensatt antall faktorer indikerer at budsjettet ikke har vært tilstrekkelig for å sikre den formidable oppryddingen, stor befolkningsøkning, lukking av avvik fra Fylkesmannen og en ønsket kvalitet på tjenesten. Den videre økonomistyringen er det en rekke tiltak som kan være aktuelle å implementere, men samtidig kan det medføre en rekke uønskede konsekvenser, på kort - og lengre sikt som vil kunne gi nye utfordringer og eventuelle avvik. Tiltaksområder som er i bearbeidelse eller til vurdering er blant annet: - Styrking av den interne kontrollen og bedre samhandlingen, internt i enheten og med andre enheter. - Økning i grunnbemanningen, og samtidig redusere omfanget av konsulentkjøp - Øke effektiviteten i ressursutnyttelsen, herunder sikre god informasjonsflyt og effektiv bruk av IKT-systemene Kommunestyret Side 83 av 126