Styret Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF 10.juni BESØKSADRESSE: POSTADRESSE: Tlf: Org.nr.

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF 10.juni 2016 SAK NR Virksomhetsrapport per april 2016 Forslag til vedtak: 1. Styret tar virksomhetsrapporten til etterretning Gjøvik, 3.juni 2016 Lars Erik Tandsæther Administrerende direktør

2 Sak Virksomhetsrapport per april Administrerende direktørs anbefaling Administrerende direktør anbefaler at Styret tar virksomhetsrapporten til etterretning Administrerende direktør er fornøyd med den økonomiske utviklingen for Kostnader og investeringer følger budsjett og prognoser, og kostnadsprognosene er redusert siden forrige rapportering. De finansielle utfordringene relatert til innføringen og ferdigstillelsen av nødnett som HDO nå ser for er diskutert med Helse- og omsorgsdepartementet (ref. sak ). De finansielle utfordringene er også drøftet med AD-møtet med de fire regionale helseforetakene. Administrerende direktør mener at driftssituasjonen viser en bedring som reduserer risikoen for HDO videre. Planverket for videre innføring av nødnett er under utarbeidelse, og det gjenstår å revidere risikobildet. Antall nye feil registrert viser en positiv nedgang, selv om det er utfordringer med kvalitet og leveransetider fra leverandøren. Leverandøren følger ikke opp, eller retter feil, i tråd med kontrakt og forventninger HDO og HDOs brukere har, og administrerende direktør jobber for å intensivere oppfølgingen av eskalerte feil med DNK. HDO har gjennomført en brukerundersøkelse som gir HDO godt grunnlag for videre arbeid med å forbedre egne interne arbeidsprosesser, og profesjonalisere HDO som en leverandør til nødmeldetjenesten i helseforetak og kommuner. Administrerende direktør viderefører dialogen med Helsedirektoratet og DNK for å vurdere hvilke videre tiltak som kan iverksettes for å håndtere situasjonen i drift og innføringsprosjektet på en best mulig måte videre. Driftssituasjonen viser en positiv utvikling, som følge av de feilrettinger som er mottatt fra leverandøren, og de interne tiltak som er iverksatt gir positive effekter på kvaliteten i HDOs leveranser. 2 Faktabeskrivelse Regnskapet for april 2016 viser en kostnad på 13,4 mill. mot budsjett på 16,4 mill. Stansen i innføringsprosjektet oktober mars 2016 har ført til en lavere produksjon og kostnader så langt i Forsinkelsen medfører at kostnadene videreføres ut hele året og må videreføres lengre i Dette er en periodeforskyving i forhold til budsjettet. Dette vil medfør at den totale prosjektkostnaden for innføringen blir større enn tidligere estimert, fordi prosjektorganisasjonen må opprettholdes over en lengre periode. Flere tiltak er iverksatt for å redusere kostnadene i 2016 for å møte underdekningen i statlige midler for innføringen av nødnett i primærhelsetjenesten. Kostnadene er redusert i april på grunn av redusert konsulentbruk. Kostnader til forsert utrulling reduseres ut året og prognosen gir en kostnadsreduksjon på ca. 8,0 mill. i 2016.

3 Sammendag og målkort April Økonomi Målindikator Resultat Budsjett Akk. Resultat Akk. Budsjett trend Omsetning mot budsjett Inntekt Kommunehelsetjenesten Kostander ekstern bistand Påløpte Investeringer HR Målindikator Baseline Mål Akk. Baseline Akk. Mål trend Bemanningsutvikling Turnover Sykefravær 3,60 % 5,00 % 4,20 % 5,00 % 2.1 Økonomi per april 2016 Hittil i år Denne periode Avvik Avvik Omsetning Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Kr % Sum Omsetning ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) 10,27 Sum Varekjøp ,45 Sum personalkostnader ,25 Sum Driftskostnader ,12 Sum Finans (17 387) (25 000) ( ) ( ) (26,52) Resultat (20 132) (1 013) (48 142) (29 961) Totale inntekter i ble 13,4 mill. mot budsjett på 16,4 mill. i april, akkumulerte inntekter pr mars er kr 55,1 mill. mot budsjett på kr 61,4 mill. et avvik på 6,3 mill. Dette medfører at HDO har fakturert sine eiere for 6,3 mill. mindre enn hva som lå i budsjett hittil i år. Avviket på -6,3 mill. skyldes stans i innføringsprosjektet i perioden januar -mars, hvor konsulentkostnadene er tatt ned, både for teknisk innføring og forsert innføring (forsert innføring ble besluttet av Helse- og omsorgsdepartementet). Stansen i innføring har også redusert reiseaktiviteten betydelig, samt noe lavere kostnader for IKT utstyr og vedlikehold. Lønns- og personalkostnad akkumulert utgjør 19,0 mill. mot budsjett på 19,2 mill. Det var budsjettert med økt bemanning i fra april på retrofit og forvaltningsoppgaver, disse stillingene er ikke besatt pr. april, noe som har redusert kostnadene Driftskostnader i april utgjør 8,5 mill. mot budsjett på 11,1 mill. som er kr 2,5 mill. under budsjett for april. Kostnadene til ekstern bistand var budsjettert til 3,7 mill. i april. Virkelig kostnad ble 1,9 mill. kostnadsreduksjonen skyldes i all hovedsak redusert konsulentbruk og kostnader til ekstern bistand/feltapparat. Akkumulerte kostnader pr april er 35,9 mill. mot budsjett på 41,8 mill. - et positivt avvik på 5,9 mill.

4 Inntekter fra Kommune helsetjenesten Fakturering av kommunehelsetjenesten ble iverksatt fra januar Omsetningen for kommunehelsetjenesten i perioden ble 1,4 mill. mot budsjett 1,8 mill. Avviket skyldes færre driftssatte legevaktsentraler enn budsjettert pga. stansen i utrullingen av kontrollrom som har vart siden november Totalt er årlig inntekt fra kommunehelsetjenesten beregnet til 26,5 mill. ved fullført innføring. Budsjett 2016 er beregnet til en omsetning på 22,6 mill. Det vil ikke være mulig å hente inn igjen den inntekten som ligger etter budsjett. Da det ikke fulgte midler med forsert utrulling, for å øke takten av utrullingen, har innføringstakten blitt redusert, for å redusere HDO sine kostnader. INVESTERINGER 2016 År Hva Kr Levering / igangkjøring Avdeling Investering i 2016 Påløpt i 2015 Påløpt i Backup Kommer i 2016 Drift og endring Radio remote Resterende i 2016 Mobileenheter SUM Av investeringsrammen på 23,5 mill. er 2,8 mill forbrukt i 2016, i tillegg til de 2,2 mill. som ble belastet 2015 regnskapet. Månedlig avskriving økes ut over i 2016 i takt med planen for når investeringen er forventet ferdig levert. Av investeringsrammen for 2016 på kr 23,5 mill. gjenstår kr 18,5 mill.

5 2.2 Finansiering per april 2016 Omsetningen pr regionale Helseforetak og andre kunder, fordelt på tjenesteområder. Tjenesteprising ut i fra driftsvolum Akkumulert Omsetning og budsjett pr April Helse Sør-Øst RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHF Helse Vest RHF Andre kunder Sum totalt Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Drift, administrasjon Drift AMK Drift AM Drift LV Drift radio Opplæring / kurs Basiskostnad Innføringskostnad Forsert utrulling Retrofit Ny teknologi Forvaltningsoppgaver Sum brutto Statlige midler ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Sum netto Akkumulerte driftsinntekter fra de regionale helseforetakene er 12,6 mill mot budsjett på 13,3 mill. Driftsintektene for AMK- og akuttmottak ble kr 11,4 mill mot budsjett på kr 9,5 mill. Det er driftsatt flere AMK- og akuttmottaksplasser i perioden enn budsjettert. Driftsinntekt på radio 2,0 mill mot budsjettet på 1,9 mill. Inntektene fra Kommunehelsetjenesten pr april ble 5,4 mill mot budsjett 6,6 mill. Opplæringskonsepet ga en inntekt på 1,5 mill mot budsjett 1,5 mill. Totale innføringsinntekter brutto ble kr 22,5 mill. mot budsjett kr 25,8 mill. Forbruk av statlige midler pr april er kr 15,5 mill. mot budsjett på kr 17,5 mill. Likviditet Beholdningen av statlige midler for dekning av innføring nødnett i kommunehelsetjenesten er ved utgangen av april kr 24,3 mill. Forbruk i april ble kr 3,1 mill. mot budsjettert kr 4,5 mill. Beholdning på driftskontoen var kr 23,7 mill. Innbetaling i fra Kommunehelsetjenesten går i henhold til plan.

6 Prognose for Prognose / Årsbudsjett 2016 Helse Sør-Øst RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHF Helse Vest RHF Andre kunder Sum totalt Prognose Budsjett Prognose Budsjett Prognose Budsjett Prognose Budsjett Prognose Budsjett Prognose Budsjett Drift, administrasjon Drift AMK Drift AM Drift LV Drift radio Opplæring / kurs Basiskostnad Innføringskostnad Forsert utrulling Retrofit Ny teknologi Forvaltningsoppgaver Sum brutto Statlige midler ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Underdekning Sum Basert på regnskapet for april og de tiltak som er iverksatt for kostnadsreduksjon, gir dette en prognose på kr 141,5 mill. mot et budsjett på kr. 139,1 mill. ut 2016 prognosen er redusert med 5,7 mill. siden forrige rapportering. Det vil bli foretatt kontinuerlig kostnadsreduserende tiltak for å holde budsjett i Forsinkelser og forskyvninger i innføringsprosjektet vil medføre økte kostnader gjennom året, siden prosjektet må opprettholdes lenger enn planlagt. Kostnadsreduserende tiltak vil bli iverksatt for å redusere underdekningen av Statlige midler, slik at nettokostnaden i 2016 for de regionale helseforetakene kommer nærmere budsjettert finansiering for Av tiltak kan nevnes: Forsert utrulling: innleide konsulenter tas ned og avsluttes. Nye arbeidsoppgaver forsøkes fordelt internt før bruk av konsulenter eller nyansettelser. Oppgaver som ikke behøver å gå parallelt forskyves. Redusere reiseaktiviteten, utnytt videokonferanseutstyr i større utstrekning.

7 HR og merkantilt pr april 2016 Sykefraværet i april var totalt på 3,6 %. Fraværet i april 2015 var 2,3 % til sammenligning. Gjennomsnittlig sykefravær siste 12 måneder er 4,6 %. Målsetning er å ligge under 5,0 %. Det er registrert 1 AML-brudd i april Samme periode i 2015 hadde 25 AML-brudd. Akkumulert har HDO 44 brudd i 2016 mot 99 på samme tid i 2015.

8 HR Antall Beskrivelse Bemanning 63 ansatte 54 faste 9 på engasjement Oppsigelser/slutter 1 En ansatt på engasjement i avdeling Endringsprosesser Nyansettelser Stillingsutlysninger Eksterne konsulenter 5 konsulenter 3 konsulenter til innføringsprosjektet 1 konsulent for Kvalitet og risikostyring. 20 % 1 konsulent, strategi fase 2 (fordelt på flere konsulenter) utgjør en 15 % stilling Sykefravær 1 sykmeldt En ansatt i 30 % stilling er 100 % sykmeldt. Permisjon 1 ansatt En i 100 % foreldrepermisjon til Hva Status Beskrivelse HelseCIM Pågår Er installert hos OneVoice AS. Har begynt å sette dette opp ifht HDOs behov. Anskaffelser, Radioterminaler og tilbehør Retrofit - datahall og kontorlokaler Pågår Pågår Kurs 24. og 25. mai Arbeidsmøter og workshop er gjennomført med PFT og DNK. Definere supportnivå, software update, teknisk support. Nytt møte med Inventura 25. mai for forberedelse av utlysning av konkurranse. Avventer avklaring rundt finansiering før videre prosess med Evry. Anskaffelse, Juridiske tjenester Pågår Arbeidet med nytt advokatanbud er i gang og ledes av HINAS. Anskaffelse av Økonomi og lønnstjenester Pågår Eksisterende avtale går ut Arbeidet med kravspesifikasjon er i gang for utlysning av konkurranse. De merkantile prosessene er under kontroll, og har ikke noen identifisert risiko eller mangel på framdrift.

9 2.3 Drift og brukerstøtte av kontrollrom Per 30. april 2016 hadde HDO driftsansvaret for totalt 123 kontrollrom. Dette er en økning på 12 kontrollrom siden mars. Det samme antall nye kontrollrom planlegges overført til drift også i mai, men fra juni og utover resten av 2016 justeres Go-live takten ned til ca. 2 kontrollrom pr uke. På tross av høy takt i innføringsprosjektet oppleves ikke dette problematisk i drift. Arbeidet med å oppgradere kontrollromsløsningen til funksjonalitetsrelease 4 (FR4) ble avsluttet i henhold til plan medio april med AMK Oslo og tilhørende legevaktsentraler og akuttmottak som siste område. I store trekk fremstår FR4 som mer driftsstabil enn sin forgjenger (FR3), og leverandør har begynt å levere feilrettinger på de feil som er identifisert. Alle AMK sentraler ble «patchet» allerede i april og i mai/juni forventes en noe større «patch» som også vil avhjelpe driften av legevaktsentraler og akuttmottak. Det gjenstår fremdeles en del arbeid hos leverandør for å sikre at helse mottar feilrettinger innen avtalte SLA tider, men HDO opplever en forbedring fra leverandøren i arbeidet med feilretting. I tillegg til oppgradering til FR4 er det svært gledelig at samtlige av Helse sine kontrollrom (med unntak av legevaktsentraler og akuttmottak i fase 0 og 1 som avventer finansiering av «retrofit») er oppgradert med serverløsninger som er mer driftseffektive og som ikke minst legger til rette for gode rutiner for back up og restore. HDO avventer rettelser på feil avdekket gjennom interne tester på Funksjonalitetsrelease 5 (FR5). Det foreligger ingen nærmere plan for når oppgraderingen kan starte, men det forventes i løpet av høsten. Antall feilsaker innrapportert til HDO i april 2016 viser en økning på 23 % sammenlignet med mars innmeldte saker er likevel godt under de justerte prognosene for april. HDO har som et prøveprosjekt dedikert 3 nyopplærte ansatte til å håndtere alt av 1. linjes feilmottak på dagtid. En av de positive effektene med dette er en høyere (og mer korrekt) grad av registrering av «mindre» hendelser sammenlignet med tidligere. HDO tolker dette slik at de 12 nye kontrollrommene satt i drift i april ikke påvirker driften nevneverdig.

10 Antall åpne feilsaker ved månedsslutt viser en positiv nedgang i april. Noe av nedgangen kan forklares med lukking av gamle feilsaker etter oppgradering til FR4 på et stort antall kontrollrom i Oslo, Akershus og Østfold. Antall henvendelser på telefon til HDO (08915) viser som forventet en liten oppgang i april i takt med antall registrerte hendelser. Gjennomsnittlig svartid har økt noe sammenlignet med mars, men dette kan forklares blant annet med innfasing av nytt uerfarent personell. I forhold til SLA kravet om å besvare innen 30 sekunder fortsetter HDO å ligge godt an, noe grafen under viser.

11 SL1 (Alvorlighetsgrad 1) saker Det ble i april måned registrert 6 hendelser med høyeste alvorlighetsgrad (SL 1). 3 saker er mer eller mindre like ved at det oppstår maskinvarefeil etter omstart av operatørplasser ifm oppgradering til FR4. Grunnen til at det settes høy alvorlighetsgrad er at de aktuelle kontrollrommene bare har 1 operatørplass, og dermed ikke har tilgang til ICCS frem til feilene utbedres. De resterende feilene er enkeltsaker som følges opp i henhold normale feilrettingsrutiner. ID Kunde Forklaring INM CR264 Feil på harddisk avdekket i forbindelse med oppgradering til FR4. Behov for reinstallasjon av PC på operatørplass. Nedetid frem til ny harddisk var levert fra Motorola sitt lager INM CR265 Feil konfigurasjon etter oppgradering til FR4. Behov for ekstern assistanse for å lokalisere feilen. Kontrollrom ikke tilgjengelig etter oppgradering og frem til feilen ble lokalisert INM CR086 Feil på harddisk avdekket i forbindelse med oppgradering til FR4. Behov for reinstallasjon av PC på operatørplass. Nedetid frem til ny harddisk var levert fra Motorola sitt lager INM CR063 INM AMK Oslo INM CR348 Feil på kort i Telenor sentral medførte brudd på enkle telefonsamtaler. Påvirket ikke 113 samtaler, men hovedsakelig administrative samtaler Feil på navn og adresseoppslag fra NRDB på 113 samtaler. Ved innrapportering oppfattet HDO at feilen var langt mer alvorlig enn den etter hvert viste seg å være. Analyse viser at feilen inntreffer bare i spesielle tilfeller de aller fleste samtaler får oppslag på normal måte. Feil rettes i «patch» til FR4. Kunde er informert Feil på harddisk avdekket i forbindelse med oppgradering til FR4. Behov for reinstallasjon av PC på operatørplass. Nedetid frem til ny harddisk var levert fra Motorola sitt lager HDO jobber med en nærmere analyse av problematikken vedrørende disse SL1 feilene for å unngå tilsvarende i fremtiden. 2.4 Drift av datasenter For å understøtte driften av de tekniske løsningene for legevakter og akuttmottak har HDO installert teknisk utstyr i tre datasentre geografisk fordelt rundt i Norge. I tillegg til å ha utstyr på Gjøvik er det etablert ett datasenter i Stavangerområdet og ett i Tromsø gjennom et samarbeid med universitetet og Helse Nord IKT. Lokasjonene på Gjøvik og i Stavanger viser god driftsstabilitet. For lokasjonen i Tromsø er første kunde planlagt driftsatt uke Som en del av forberedelsene til driftsetting ble det avdekket en del feil og mangler ved utleiers infrastruktur som de har jobbet sammen med HDO for å utbedre. HDO oppfatter at utleier må fortsette å jobbe med egne rutiner og prosedyrer for å sikre sikker og stabil drift. HDO følger opp utleier vedrørende dette.

12 Nasjonalt Legevaktsnummer Feilmottak for Nasjonalt Legevaktsnummer (116117) generer et lavt antall henvendelser til HDO som håndteres innenfor de avtaler for driftstjenester og finansiering som er gjort med Helsedirektoratet. Flest feilmeldinger kommer av samtaler som rutes til feil legevaktsentral. Man kommer ikke utenom disse feilrutingene, da systemet hos Telenor ikke klarer å posisjonere alle samtaler nøyaktig. Telenor kalkulerer med 1-2 % feilrutinger, og dette ble av Helsedirektoratet tydelig kommunisert ut til alle legevaktsentraler i forkant av nasjonal bruk av

13 2.6 Kunde- og brukerforvalting Kundeklager /-avviksmeldinger HDO mottok to klagesaker i april/mai Begge sakene var relatert til AMK Oslo (CR057). Sak 1 dreide seg om feil på telefoni der det så ut til at samtalen ble brutt etter at den var besvart på ICCS. Grunnet lang behandlingstid hos HDO fikk ikke leverandør gode nok logger slik at det ble vanskelig å finne årsaken til denne feilen. HDO har lagt om sine rutiner for å unngå at dette skal skje igjen. Sak 2 ble meldt inn som følge av at AMK Oslo/Sykehuspartner opplevde at deres argumentasjon for/mot oppgradering til FR4 ikke ble tilstrekkelig hensyntatt (ref. en teknisk feil på statistikker som medfører at tapte anrop ikke vises). HDO har gjennomført møte med både AMK Oslo og Sykehuspartner for å gjennomgå hendelsesforløpet samt oppklare evt. misforståelser. Opplæring Prosessen med å leie inn ressurser til Opplæringskonseptet (ref. styresak ) er godt i gang. 5 ressurser er klare, og HDO avventer tilbakemelding fra OUS HF da HDO ønsker å få med en representant fra OUS. Kunde- og brukerundersøkelse 2016 Undersøkelsen ble sendt til 377 mottakere, og det ble innhentet 296 svar. Mottakere av undersøkelsen kunne videresende denne til andre ansatte så hvor mange som reelt har hatt mulighet til å delta på undersøkelsen er ukjent. Over 50 % av svarene kom fra spesialisthelsetjenesten, og flest svar kom fra legevaktsentraler, ambulansetjenesten og AMK-sentraler. Oppsummert har brukerundersøkelsen gitt følgende tilbakemeldinger til HDO: Kommunikasjon Brukerne er stort sett godt fornøyd med måten HDO kommuniserer på. Det er imidlertid viktig for HDO å hele tiden kunne forbedre seg og vi har sett at vi har noen forbedringsområder ut i fra disse kommentarene som ble meldt inn i undersøkelsen: Informasjon fra HDO oppleves som teknisk og vanskelig å forstå for enkelte brukere. Brukerne oppfatter av og til at intern kommunikasjon mellom ansatte i HDO er for liten ifht innmeldte problem, og HDO framstår derfor som noe fragmentert. Brukerne opplever å ha blitt møtt med frustrasjon fra HDO når de ringer om samme problemstilling flere ganger. En del brukere opplever at HDO samler inn mye informasjon, uten at brukerne dermed ser relevansen av dette ifht problemløsningen og brukerens oppfattelse av saken Svartid på telefon og saksgang hos HDO Brukerne er fornøyde i forhold til ventetid på telefon, og opplever at saker stort sett løses raskt. Det er derimot enkelte utfordringer når sakene er komplekse og involverer leverandører til HDO. Det pekes også på at brukerne opplever at HDO av og til ikke forstår alvorlighetsgraden av feil. Tilbakemelding på hva som ble gjort for å rette feil etterlyses også hos flere. Det er kommentarer på at det oppleves mye ustabilitet på utstyret og feil på hardware som gjør at det er en del problemer som gjentar seg. Det oppleves også at noen feil mer eller mindre aldri blir rettet, og brukeren resignerer isteden og lærer seg å leve med problemene.

14 Vedlikehold og oppgraderinger Brukerne opplever til en viss grad at vedlikehold, oppgraderinger og nedetid skjer så ofte at det er til ulempe i arbeidshverdagen % av AMK- og akuttmottaks-brukerne opplever at frekvensen er av en sånn art at det påvirker arbeidshverdagen på en negativ måte. Legevaktsentralene ser derimot ikke dette som et like stort problem. Tilbakemeldingene på varslingene fra HDO er stort sett positive, men noen brukere ønsker at tilbakemeldingene skal ha mer fokus på konsekvens for brukerne istedenfor hva som teknisk skal utføres. Noen har også stilt spørsmål om levererandører inn i nødnett (Motorola, FRQ og Telenor er her nevnt som eksempler) har forstått at det er etablert strikse driftsrutiner for 113. Noen brukere synes også at det blir i overkant mye varsling, noe som kan føre til at viktige varslinger blir oversett. Hovedinntrykket til HDO er at brukerne er godt fornøyd med informasjon og frekvensen på vedlikehold og oppgraderinger. Sammenlignet med tilsvarende undersøkelse fra 2014 Noen av spørsmålene i denne brukerundersøkelsen er sammenfallende med undersøkelsen fra I 2014 var det kun 45 brukere som svarte på brukerundersøkelsen, mens det i år var 296 deltakere. Det er derfor ikke mulig å få en god sammenligning av disse to undersøkelsene, grunnet for stor forskjell på datagrunnlaget. I 2014 var det større andel (95%) som var enig eller svært enig i at det var enkelt å komme i kontakt med HDO, mens det i årets undersøkelse var 62 %. Andelen som mener at det er kort ventetid før du får kontakt med HDO har også gått ned. Overordnet er inntrykket HDO får en litt mer variert tilbakemelding nå, enn på tilsvarende undersøkelse i 2014, uten at det er tydelig at dette skyldes kvaliteten på HDO sine leveranser og tjenester. Konklusjon 296 har svart på undersøkelsen, over 50 % av deltakerne var fra spesialisthelsetjenesten. Gjennomsnittlig er brukerne godt fornøyd med HDO. Kun 2 % er misfornøyd eller svært misfornøyd med HDO. HDO fikk gjennom undersøkelsen verdifulle innspill som kan brukes videre i å forbedre tjenesten ut til kunder og brukere. Noen av kommentarene peker på forbedringspotensialer relatert til kommunikasjon ut mot brukere. Videre pekes det på at HDOs arbeid med feilrettingstid, oppgraderinger, vedlikehold og nedetid kan forbedres. HDO må ta med seg dette i videre arbeid med profesjonalisering av egen organisasjon, og i dialoger med leverandører og samarbeidspartnere.

15 2.7 Teknologiforvaltning Rammeavtaler radioterminaler og tilleggsutstyr Denne saken er tidligere belyst i virksomhetsrapportene til styremøtene gjennom HDO har, i samarbeid med de andre nødetatene og DNK, avklart at hver enkelt etat må gjennomføre egne anskaffelsesprosesser for radioterminaler og tilleggsutstyr. HDO har skissert en plan for gjennomføring som legger opp til kontraktsignering innen utgangen av Dette er imidlertid avhengig av en klar rolle og ansvarsfordeling mellom DNK og HDO, og at det oppnås enighet om grunnleggende krav til radioterminalene. HDO er i dialog med DNK for å avklare dette. HDOs vurdering av risiko er at den fortsatt er lav i forhold til re-anskaffelse av radioterminaler. Ny rammeavtale for Kontrollrom Dagens rammeavtale som er inngått av Direktoratet for nødkommunikasjon (DNK), går ut i 2016 og det er behov for ny avtale fra Rammeavtalen omhandler blant annet hvordan service og support skal leveres fra leverandøren. Det er Direktoratet for Nødkommunikasjon(DNK) som forvalter avtalen på vegne av staten, og som har fått i oppdrag av Justisdepartementet å igangsette forhandling om ny avtale. DNK har nedsatt et prosjekt hvor de tar utgangspunkt i dagens avtaleverk og har som mål å fremforhandle en ny signert avtale innen november HDO er i dialog med DNK for avklare videre involvering i forhandlingene. Per i dag mener HDO at det er for stor avstand mellom HDO og DNK som ansvarlig for forhandlingene, noe som kan redusere mulighetene for å ta ut gode effekter i helsesektoren videre. HDO diskuterte dette med DNK i møte 25/5, og nytt møte med DNK er berammet til 6.juni 2016.

16 Sannsynlighet 1=Usannsynlig, 2=Mindre sannsynlig, 3=Mulig, 4=Sannsynlig 2.8 Nødnett innføring Prosjektet er nå i full gang med innføringen og GoLive, og følger den planen som ble godkjent fram til sommeren Ny plan for resten av innføringen er utarbeidet, basert på de forutsetningene som er lagt av blant annet HDO. Disse forutsetningene er først og fremst risikoreduserende tiltak, samt tiltak for å redusere kostnader. Planen tar utgangspunkt i en prosjektavslutning til sommeren 2017, hvor de siste små kontrollrommene i Finnmark er tatt i bruk. Dette forutsetter at det er forsvarlig å gå Live med inntil tre kontrollrom i en tre ukers periode. HDO har vurdert at dette er akseptabelt ut fra et kostnadsperspektiv, da alternativet hadde vært å fortsette utrullingen etter sommeren 2017, men påfølgende utsettelse av opplæring av brukerne. Planen vil bli forelagt Prosjektrådet (med Helsedirektoratet) for vurdering. HDO er i tett dialog med prosjektledelsen for Nye Kirkenes sykehus, vedrørende framdrift på byggeprosjektet. Prosjektledelsen meddeler at målet nå er å være klar til å ta imot installasjonen av Nødnett i uke 8/17. Denne datoen er meddelt DNK og leverandøren, som utarbeider sine detaljerte planer ut fra dette. Site Survey vil bli satt til september/oktober Planlagt GoLive dato for AMK Finnmark er satt til uke 20/17. Ny opplæringsplan er under utarbeidelse, og vil bli forankret lokalt og regionalt, både med hensyn til gjennomføring og kostnader. Både planen og budsjettet baserer seg på at det ikke kommer ytterligere forsinkelser som følge av feil i leveransen. Det er ikke avdekket andre alvorlige feil som forsinker innføringen i dag. Ingen oppdatering av risikobildet pr uke 9/16. Dette vil komme som følge av etablering av ny plan for fortsatt utrulling. 4 Risikokart Konsekvensvurdering 1=Ubetydelig, 2=Moderat, 3=Alvorlig, 4=Svært alvorlig

17 2.9 Øvrige prosjekter og aktiviteter Fjerndrift v2: Gjennomføre tiltak fra ROS-analyse datert Tiltak gjennomføres for å lukke identifiserte risiko punkter. HDO har gjennomgått ROS-punkter fra gammelt HDO risiko-register og ROS-rapport for justert løsning fra HDO risikoregister er oppdatert for bedre å reflektere nåsituasjonen pr mai Prosjektet har jobbet fram et prosjektforslag som skal behandles i admininstrasjonen i HDO i juni. Fjernprogrammering radioterminaler Sepura: Prosjektet er i videreføring etter vellykket pilot for radioprogrammering. Prosjektet er i Planfase og har tilfredsstillende fremdrift. Arbeid pågår for å gjøre nødvendige avklaringer med regionale og lokale IKT leverandører. Helse CIM: Enhetlig krisestøtteverktøy for helsesektoren. HDO har signert avtalene for programvaren med One Voice AS i henhold til retningslinjer fra Helse Sør-Øst RHF. Plan for ibruktakelse er under utarbeidelse. Retrofit Fase 0+1. Roller og ansvar avklart med HDIR. Prosjektet er satt på vent grunnet usikkerhet rundt finansiering. Dette ble diskutert i Styringsgruppen for nødnett Helse (HSN) med Helse- og omsorgsdepartementet, og HDO avventer videre behandling i departementet. Lydlogg: Lydlogg til alle legevaktsentraler. Prosjektet er stoppet inntil videre, på grunn av manglende finansiering, Dette ble diskutert i Styringsgruppen for nødnett Helse (HSN) med Helse- og omsorgsdepartementet, og HDO avventer videre behandling i departementet. Det er eksplisitte krav om bruk av lydlogg i Akuttmedisinforskriften, og Hdir har utviklet løsningen for lydlogg i samarbeid med DNK. NAKOS: Etablere nasjonal database for hjertestartere. HDO deltar på forberedende workshop for oppstart av prosjektet. HDOs bidrag dekkes på timebasis av NAKOS. Robust mobilt helsenett: Norsk Helsenett SF har, i samarbeid med Nasjonal IKT HF, igangsatt en konseptfase som går fra januar til mars Arbeidet skal vurdere muligheten for en løsning som tilbyr mobildatakommunikasjon til ambulanser, basert på å utnytte de, til enhver tid, tilgjengelige datanett i aktuelle område. HDO er involvert med fagressurser i arbeidet. Konsept er beskrevet og Nasjonal IKT HF jobber med videre beslutningsprosess. Ny teknologi for AMK sentralene i Norge: Gjennom anskaffelse av ny teknologi, gis AMK-sentralene et bedre tilpasset, integrert verktøy for å effektivt håndtere nødsamtaler, utnytte ressurser på beste måte, tilordne rett respons og få tilgjengelig beslutningsstøtte for medisinske og operative beslutninger. Dette arbeidet ledes av Nasjonal IKT HF. Det er iverksatt arbeid internt i HDO for å koordinere og etablere nødvendige rammer og føringer for HDOs engasjement i prosjektet. HDO jobber med å avklare prinsipper som grunnlag for nasjonal drifts og innføringsmodell av ny amk-teknologi i Norge. Prosjektet er i gang med første dialogrunde med tilbyderne, og HDO bidrar i arbeidet.

18 Optimal organisering av AMK sentralene i Norge: Helse- og Omsorgsdepartementet har iverksatt en utredning av optimal organisering av den medisinske nødmeldetjenesten med vekt på AMK-sentralene. Utredningen skal framskaffe et tilstrekkelig grunnlag for de regionale helseforetakene til å treffe beslutninger om framtidig organisering av nødmeldetjenesten innen sine ansvarsområder. HDO deltar i utredningen for å ivareta teknologiområdet, sammen med de regionale helseforetakene og nasjonale kompetansemiljøer innen nødmeldetjensten. Utredningen skal levere sin rapport i august Program for forbedring av nødmeldetjensten teknologivurdering. Regjeringen har konkludert med at anbefalingene fra Nasjonalt nødmeldingsprosjekt skal følges opp gjennom Program for forbedring av nødmeldingstjenesten (PFN). En viktig del av dette forbedringsarbeidet er knyttet til området teknologi. Fase 1 i 2016 skal utrede følgende tiltak: 1. Beskrive de felles prosessene som inngår i samvirke mellom nødetatene, hvordan disse er regulert og hvilken informasjonsutveksling som foregår. 2. Tiltak som sikrer effektiv innhenting og deling av informasjon, samt effektiv varsling av ressurser på tvers av nødetatene i nødsituasjoner. 3. Tiltak for synliggjøring av andre etaters relevante ressurser og anmodning om bruk av disse, med utgangspunkt i grensesnitt mellom etatene 4. Tiltak for å forbedre kommunikasjon med hørselshemmede 5. Tiltak for forbedret posisjonering av innringer 6. Tiltak som sikrer at sentraler innenfor en etat kan utnytte hverandres ressurser 7. Teknologitiltak i politiet for å redusere antall feilmeldinger til 112 HDO deltar i arbeidet sammen med Nasjonal IKT HF og Helsedirektoratet, som helsetjenestens representanter sammen med aktører fra justissektoren. HDO har innført en standardisert prosjekt gjennomføringsmodell, og jobber nå med å sikre hensiktmessige beslutninger og kompetansebygging i egen organisasjon. HDO har igangsatt planlegging av en strategirevisjonsprosess. Styret og HDOs organisasjon vil bli involvert i dette arbeidet, og målet er å kunne vedta en revidert strategi i løpet av For å følge opp oppdrag gitt i Oppdragsdokumentet for 2016 har HDO gjennomført to møter med alle de regionale helseforetakene for å utarbeide en plan for nasjonal koordinering av aktørene innen det prehospitale området. Planen skal forankres med alle de regionale helseforetakene og interrregionalt fagdirektørmøtet før framleggelse i AD-møtet. Det jobbes med å forberede en behandling av dette i Styret i HDO.