Styret Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF 3. februar BESØKSADRESSE: POSTADRESSE: Tlf: Org.nr.

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF 3. februar 2016 SAK NR ADs orienteringer Forslag til vedtak: 1. Styret tar ADs gjennomgang til orientering. Gjøvik, 25. januar 2016 Lars Erik Tandsæther Administrerende direktør Vedlegg: 1. Oversikt over tidligere styrevedtak i HDO HF

2 Sak ADs orienteringer 1 Administrerende direktørs anbefaling Administrerende direktør ber om at styret tar gjennomgangen til orientering 2 Faktabeskrivelse Administrerende direktør vil redegjøre for følgende saker. 1. Status for lederutviklingsprosess 2. Status for strategiske tiltak Utkast til oppdragsdokument 2016 for HDO HF 4. Eskalering av manglende etterlevelse av SLA og eskaleringer 5. Program for forbedring av nødmeldetjenesten (PFN) - teknologiutredning 3 Administrerende direktørs vurderinger 1. Status for lederutviklingsprosess i HDO AD har for å følge opp OU prosessen igangsatt en lederutviklingsprosess for nivå 2 og 3 ledere. Dette startet opp i fjor høst og vil pågå til sommeren Fokus for prosessen er å utvikle lederne innen de fire lederkriteriene som er definert i HDO: 1. Personalledelse 2. Strategisk ledelse 3. Ledelse av arbeidsprosesser, prosjekter og fag 4. Kontinuerlig forbedring Det gjennomføres samlinger for ledergruppen og teamlederne alene og i fellesskap. Det fokuseres både på gruppen og den enkelte leder. Prosessen fokuserer på å håndtere konkrete arbeidsoppgaver og prosesser lederne uansett må gjennomføre i sin lederoppgave for å sikre at dette oppleves som positivt og nødvendig.

3 2. Status for strategiske tiltak HDO har som en del av lederutviklingsprosessen og lederkriterie 2; strategisk ledelse, jobbet med å skape felles eierskap til HDOs strategi. Ledergruppen har jobbet aktivt med forståelse av hva strategien betyr for HDO, og hva det krever av ledergruppen. Som en del av dette arbeidet har ledergruppen gjort en gapanalyse i forhold til HDOs 5 strategiske hovedmål. Det er så gjennomført en strategiworkshop i utvidet ledergruppe, avdelingene og stabene for å foreslå strategiske tiltak for Denne prosessen, sammen med oppdragsdokument 2016, vil danne grunnlag for virksomhetsplan for HDO, brutt ned i avdelinger og staber, samt mål og planer for ansatte. 3. Utkast til oppdragsdokument 2016 for HDO HF Innspill til oppdragsdokument for HDO HF ble behandlet på forrige styremøte. Styreleder og administrerende direktør har mottatt oppdragsdokumentet til gjennomlesing. Utkast til oppdragsbrev bygger på våre vedtekter og vedtatt strategi. Utkast til oppdragsbrev ivaretar vårt ønske om presiseringer innen Eierskap og forvaltning av nødnett helse: «Justis- og beredskapsdepartementet og Helse og omsorgsdepartementet har foreløpig ikke besluttet hvordan eierskapet til helses nødnett utstyr skal organiseres i helsetjenesten. Hvis eierskapet og forvaltningsansvaret legges til helsesektorens vil dette kunne ivaretas av Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett. De regionale helseforetakene vil komme tilbake med nærmere anvisning om dette når beslutning er fattet.» Nasjonal koordinering prehospitalt: «Det vises til AD-møtesak Samordning av nødnett og øvrige prehospitale tjenester utfordringer, der det fremgår at Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal ta initiativ til nasjonal koordinering av aktørene innen det prehospitale området og at det skal legges frem en konkretisert plan for arbeidet. Det forutsettes at planen forankres faglig i de fire regionale helseforetakene og behandles av det interregionale fagdirektørmøtet, før den forelegges AD-møtet. Arbeidet iverksettes når planen er godkjent.» Oppfølging av vedtatt strategi: Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal gjennomføre vedtatte strategi , operasjonalisere denne for å utvikle Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF innen innføring av nødnett, effektiv og stabil drift, sterkt kundefokus, endringsdyktig organisasjon og pådriver for videreutvikling av tjenester til nødmelde- og prehospitale tjenester. Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal koordinere sin aktivitet med øvrige nasjonale og regionale tiltak i samarbeid med Helsedirektoratet, helseforetak og kommuner. Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal forberede og forankre ivaretakelse av ansvaret for nasjonale driftsoppgaver innen den medisinske nødmeldetjenesten.

4 4. Eskalering av manglende etterlevelse av drift og eskaleringer ihht SLA Det er etablert et månedlig driftsmøte hvor status for driften rapporteres relatert til kontraktskrav (Driftssamarbeidsmøter). Møteserien fasiliteres av DNK som eier kontrakten, og øvrige deltagere er nødetatenes driftsorganisasjoner og leverandøren MSI. HDO stiller med leder for avdeling for drift og endringer. HDO rapporterer månedlig på status og avvik fra SLA. HDO har over lengre tid meldt at leveransene fra MSI ikke er akseptable og ikke iht. SLA. Det er også etablert et regime for å rapportere overordnet innen områdene drift og forvaltning (Samarbeidsråd). HDO stiller i møtet med Administrerende direktør og leder for avdeling for kunder og brukerforvaltning. Helsedirektoratet er også representert i møteserien. Saker som eskaleres fra driftsmøtene behandles her, samt at det mottas en overordnet rapportering fra DNK på drift av nødnettet. HDO har nå krevd at manglende driftsleveranser ihht SLA av leverandøren, samt eskaleringsrutiner må gjennomgås i felleskap. HDO vil rapportere hvordan vi påvirkes av dårlige leveranser og manglende respons ved eskaleringer til leverandør og DNK. Møtet planlegges gjennomført 10. februar. 5. Program for forbedring av nødmeldetjenesten (PFN) teknologiutredning Regjeringen har konkludert med at anbefalingene fra Nasjonalt nødmeldingsprosjekt skal følges opp gjennom Program for forbedring av nødmeldingstjenesten (PFN). En viktig del av dette forbedringsarbeidet er knyttet til området teknologi. PFN er eid av Justis- og beredskapsdepartementet (JDB), og styres i felleskap av JBD, Helse- og omsorgsdepartementet samt Kommunal og fornyingsdepartementet. Hensikten med det utredningsarbeidet som nå starter er å beskrive rammene for utredningen som skal gjennomføres tverretatlig av helse, politiet og brann- og redningsetaten i samarbeid med Direktoratet for nødkommunikasjon. Utredningen vil ha flere faser. Fase 1 skal utrede muligheten for forbedringstiltak som kan gjennomføres innenfor tidsperioden , med begrenset risiko og stort gevinstpotensiale. Mandat for Fase 2 vil utarbeides i andre kvartal 2016 og regulere neste fase av utredningen. HDO HF er sammen med Nasjonal IKT HF og Helsedirektoratet helsesektorens deltakere i dette arbeidet.

5 Vedlegg Tidligere styrevedtak i HDO HF Saksnr Sakstittel Vedtak Status Temasak - sept. Informasjon om utfordringer knyttet til budsjett 2016 Styret ber administrasjonen om å forberede et underlag til neste styremøte som viser omfanget av budsjettbehovet innenfor de områdene hvor ansvaret ikke er avklart samt belyser evt. inntektsgrunnlag i form av tjenesteprising. Eventuelt sept. Brukererfaringer fra operativt miljø Styret ber om at administrasjonen tar disse erfaringene med seg tilbake for videre oppfølging Datahall for akuttmottak og legevaktsentraler i fase 0 og 1 1. Styret ber administrerende direktør gjennomføre en risikovurdering i forhold til nåværende lokasjoner ifht behov for utvidet areal. 2. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å innhente tilbud fra lokasjonene på Gjøvik og Stavanger for datahall for fase 0 og 1 for deretter å komme tilbake til styret med et beslutningsunderlag for endelig beslutning Opplæringskonsept i driftsfase Styret tar saken til etterretning og ber om at administrerende direktør sørger for at konseptet markedsføres på en god måte Budsjett 2016 Styret vedtar et driftsbudsjett på kr ,- samt et investeringsbudsjett på kr ,- for Årsplan styresaker Styret tar endret styremøtedato i desember 2015 til etterretning og ber om at 11. desember innarbeides i årsplan for styresaker Rammer og føringer budsjett Styret tar saken til foreløpig orientering, og ber om at Administrerende direktør innarbeider Styrets innspill til endelig budsjett Styret ber om at Administrasjonen formidler rammer ut fra foreløpig budsjett til RHFene så snart som mulig Oppdatering av økonomihåndbok Styret tar saken til etterretning Brukerfinansiering for drift av brukerutstyr i 1. Styret tar sak om brukerfinansiering til etterretning. nødnett 2. Styret ber Administrerende direktør iverksette brukerfinansiering for drift av brukerutstyr i nødnett fra Virksomhetsrapportering 1. Styret tar virksomhetsrapporten til etterretning 2. Styret ber administrerende direktør følge opp risikobildet med DnK og Helsedirektoratet

6 Oppfølging av kvalitet og avtaleregulering rundt lokal infrastruktur Styret tar saken til orientering og ber om at administrerende direktør følger dette opp i mot planverket for nasjonal koordinering Opplæring i driftsfase 1. Styret tar saken til orientering. 2. Styret ber HDO forankre anbefalingen med KS. 3. Styret ber HDO legge dette frem som en beslutningssak på neste styremøte Datoer for styremøter 2016 og årsplan styresaker 1. Styret godkjenner fremlagt forslag til møteplan for 2016 med de endringer som fremkom i møtet. 2. Styret tar fremlagt årsplan styresaker til orientering Driftsansvar opplæringsportal Nakos 1. Styret tar redegjørelsen om drift av servere til orientering. 2. Styret godkjenner forslaget om at HDO drifter servere relatert til kursportalen for NAKOS 3. Styret ber om at medgåtte kostnader til å etablere tjenesten og drifte løsningen faktureres NAKOS Driftskostnader relatert til fjernprogrammering av radioterminaler 1. Styret tar redegjørelsen om fjernprogrammering av radioer til etterretning. 2. Styret slutter seg til administrerende direktørs anbefaling, og forutsetter at kostnader knyttet til dette dekkes inn under brukerbetaling Brukerfinansiering for drift Nødnett 1. Styret tar arbeidsgruppens rapport til foreløpig orientering. 2. Styret ber om at styreleder, styrets nestleder sammen med administrerende direktør og økonomisjef ber om et møte med HOD hvor arbeidsgruppens rapport og anbefaling fremlegges Organisasjons- og bemanningsplan 1. Styret tar redegjørelsen knyttet til ny organisering av HDO til orientering. 2. Styret godkjenner forslaget til konvertering av opp til 18 engasjementstillinger til faste stillinger.

7 Virksomhetsrapportering Usikkerhetsområder knyttet til ansettelser kontra engasjement Styret tar virksomhetsrapporten til orientering og ber om at: Administrerende direktør følger opp de avvik som er knyttet til virksomhetsrapporteringen og som har relasjon til HDIR/HOD. Administrerende direktør følger opp mot Helsedirektoratet det pålegg som er tillagt HDO som en følge av innføring av lydlogg. Styret tar saken til orientering og ver om at administrerende direktør fremlegger en organisasjons- og bemanningsplan som ivaretar fordeling av faste- og engasjementsstillinger til styremøtet i juni Oppdragsdokument Styret tar Oppdragsdokument 2015 til etterretning. 2. Styret ber om at administrerende direktør sørger for at bestillingene i oppdragsdokumentet blir innarbeidet i virksomhetsplanen. 3. Styret ber om at en midtveisrapport på styremøtet i september Årsberetning og årsregnskap 1. Styret vedtar fremlagt årsberetning og årsregnskap med de endringer som fremkom i møtet. 2. Styret har mottatt dokumentet "Oppsummering av revisjonen for Nummerert brev nr. 2" fra HDOS revisor. 3. Styret ber om at administrasjonen i HDO svarer ut de puntene som revisor påpeker i dette brevet Oppdragsdokument 2015 Styret tar foreløpig oppdragsdokument 2015 til orientering og avventer endelig dokument etter foretaksmøtet den 23.februar Styreevaluering Styret tar styreevalueringen til orientering og ber om at styremedlemmene hver for seg tar med seg videre de kommentarer som kom frem gjennom evalueringen Årlig melding 2014 Styret tar Årlig melding 2014 til orientering og ber administrasjonen om å innarbeide de endringsforslagene som kom frem i møtet og oversende ny versjon.