Styret Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF 17.mars BESØKSADRESSE: POSTADRESSE: Tlf: Org.nr.

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF 17.mars 2016 SAK NR Virksomhetsrapport per januar 2016 Forslag til vedtak: 1. Styret tar virksomhetsrapporten til etterretning Gjøvik, 10.mars 2016 Lars Erik Tandsæther Administrerende direktør

2 Sak Virksomhetsrapport per januar Administrerende direktørs anbefaling Administrerende direktør anbefaler at Styret tar virksomhetsrapporten til etterretning Administrerende direktør er fornøyd med den økonomiske utviklingen for Kostnader og investeringer følger budsjett og prognoser. Det er imidlertid utfordrende at prognosen til HDO er økt med 10 mnok ifht godkjent budsjett, som en konsekvens av at de regionale helseforetakene i 2015 fakturerte HDO for mer enn hva som var signalisert i Administrerende direktør mener at driftssituasjonen fremdeles er håndterbar, men at det totale risikobildet er meget bekymringsfullt. Prosjektet kjøres med svært høy risiko og en av disse risikoområdene har inntruffet. Framdriften i nødnettprosjektet er utfordrende, siden Helsedirektoratet med bakgrunn i en teknisk feil i leveransene har anbefalt å ikke produksjonssette flere legevaktsentraler eller akuttmottak på nødnett. Feilrettingen viser endelig resultater og volum på feil er nå kraftig redusert. Estimert oppstart videre utrulling er etter påske. Antall nye feil registrert viser en vekst i tråd med prognosene. Dette er en utfordrende situasjon for HDO, og vil være meget utfordrende for den totale ressurssituasjonen i Administrerende direktør har iverksatt tiltak med å flytte ressurser fra prosjekt til drift i en periode, inntil innføringsprosjektet kommer i gang igjen. Dette er et midlertidig tiltak som avhjelper håndteringen av innmeldte saker noe. Leverandøren følger ikke opp, eller retter feil, i tråd med kontrakt og forventninger HDO og HDOs brukere har, og administrerende direktør jobber for å intensivere oppfølgingen av eskalerte feil med DNK. Administrerende direktør er bekymret for at det ikke foreligger avtaler med leverandør om anskaffelse av radioterminaler, om videre forvaltning og support til helses kontrollromløsninger, samt at finansiering av nødvendige oppgraderinger av nødnett i drift og forvaltningsfasen ikke er avklart. Dette vil bli en risiko som fra 2017 vil kunne medføre en voksende risiko for helses bruk av nødnett. Administrerende direktør viderefører dialogen med Helsedirektoratet og DnK for å vurdere hvilke videre tiltak som kan iverksettes for å håndtere den utfordrende situasjonen i drift og innføringsprosjektet. 2 Faktabeskrivelse Regnskapet for januar 2016 viser en kostnad på 13,3 mill. mot budsjett på 14,7 mill. Innføringsprosjektet har i hele perioden vært stanset pga. feil i leveransene fra leverandøren. Dette har ført til en lavere produksjon og kostnadene er således redusert i perioden. Det jobbes aktivt med å redusere kostnadene til innleie av konsulenter til innføringsprosjektet ved ikke-planlagte stopp og utsettelser. En slik forsinkelse vil bety at kostnadene videreføres ut hele året og lengre inn i 2017.

3 Sammendag og målkort Økonomi Målindikator Resultat Budsjett Akk. Resultat Akk. Budsjett trend Kostnader mot budsjett Inntekt Kommunehelsetjenesten Kostander ekstern bistand Påløpte Investeringer HR Målindikator Baseline Mål Akk. Baseline Akk. Mål trend Bemanningsutvikling Turnover Sykefravær 4,70 % 5,00 % 4,70 % 5,00 % 2.1 Økonomi per januar 2016 Denne periode Avvik Avvik Hittil i år Avvik Avvik Omsetning Virkelig Budsjett Kr % Virkelig Budsjett Kr % Sum Omsetning ( ) ( ) ( ) 9,76 ( ) ( ) ( ) 9,76 Sum Varekjøp , ,17 Sum personalkostnader (42 603) (0,88) (42 603) (0,88) Sum Driftskostnader , ,74 Sum Finans (79 363) (55 000) (44,30) (79 363) (55 000) (44,30) Resultat (76) (16 766) , (76) (16 766) - Totale kostnader i januar ble 13,2 mill. mot budsjett på 14,7 mill., et positivt avvik på 1,4 mill. Lønns og personalkostnad utgjør 4,9 mill. som er i henhold til budsjett. Driftskostnader utgjør 8,4 mill. mot budsjett på 9,8 mill. Avviket på -1,4 mill. skyldes stans i innføringsprosjektet i perioden, hvor konsulentkostnadene er tatt ned. Stansen i innføring har også redusert reiseaktiviteten betydelig. Inntektene for 2016 er basert på tjenesteprising for de enkelte oppgaver og områder. Driften av kontrollrom for kommunehelsetjenesten belastes de enkelte legevaktsentraler ut i fra vedtatt modell for brukerfinansieringen. Dog medfører stansen i innføring reduserte inntekter for HDO fra kommunehelsetjenesten all den tid færre legevaktsentraler er drifts satt enn budsjettert.

4 Tabellen viser en fordeling av inntektene pr måned ut i fra tjenesteprisingen som ligger til grunn for kostnadene i Omsetning 2016 tall i nok Virkelig inntekt Budsjett Tabellen viser total omsetning i perioden mot budsjett gjennom HDO sitt resultat for året skal være på 0,- derfor balanseres kostnadene og inntektene tilnærmet 0,- pr måned gjennom året. Reduksjonen i kostnader vil redusere omsetningen tilsvarende, dette vil igjen gi de regionale helseforetakene en redusert kostnad for driften av HDO.

5 Fakturering av kommunehelsetjenesten ble iverksatt fra januar. Omsetningen i perioden ble 1,3 mill. mot budsjett 1,6 mill. Avviket skyldes færre driftssatte legevaktsentraler enn budsjettert pga. stansen i utrullingen av kontrollrom som har pågått siden november Totalt er årlig inntekt fra kommunehelsetjenesten beregnet til 26,5 mill. ved fullført innføring, budsjett 2016 er beregnet til en omsetning på 22,6 mill. Stansen i innføringen vil redusere denne omsetningen i Dette gir en månedlig omsetning for HDO på 2,2 mill. Det vil ikke være mulig å hente inn igjen den inntekten som ligger etter budsjett med mindre utrullingen økes betydelig etter denne stansen i innføringen. Da det ikke fulgte midler med forsert utrulling, for å øke takten av utrullingen, har prosessen heller blitt redusert, for å redusere HDO sine kostnader. Kostnadene til ekstern bistand var budsjettert til 3,2 mill. i januar. Virkelig kostnad ble 2,8 mill. Redusert kostnad til forsert utrulling og lavere ekstern bistand til drift og felt apparat i januar ga en kostnadsbesparelse på 0,4 mill. i måneden.

6 Månedlig avskriving Virkelig kostnad Budsjett Av investeringsrammen på 23,5 mill. er 2,6 mill. forbrukt i 2016, i tillegg til de 2,2 mill. som ble belastet 2015 regnskapet. Månedlig avskriving økes ut over i 2016 i takt med planen for når investeringen er forventet ferdig levert. INVESTERINGER 2016 År Hva Kr Levering / igangkjøring Avdeling Investering i 2016 Påløpt i 2015 Påløpt i Backup Kommer i 2016 Drift og endring Radio remote Resterende i 2016 Mobileenheter SUM Av investeringsrammen for 2016 på kr 23,5 mill. gjenstår kr 18,7 mill.

7 Dekningen av Administrasjonskostnaden fra de regionale helseforetakene ble 2,0 mill mot budsjett på 2,4 mill. Driftsintektene for AMK- og AM plasser ble 2,6 mill som er på budsjett. Driftsinntekt på radio 1,3 mill som er i tråd med budsjettet. Driftsinntektene for legevaktsentraler ble på 1,3 mill. mot budsjett på 1,6 mill. Avviket skyldes forsinkelser i innføringen. Opplæringskonsepet ga en inntekt på 0,3 mill mot budsjett 0,4 mill. Stans og utsettelser i innføringen medfører at inntektene rundt AMK, AM, LVS og radio ikke økes i takt med budsjettet. Dette medfører at administasjonskostnaden økes, all den tid denne totalt driftskostnaden er tilnærmet konstant gjennom året. Finansiering pr januar Grunnlag for 68% Statlige Underdekning Basiskostnad Forsert utrulling Innføringskostnad statlige midler midler Statlige midler Netto finansiering Helse Sør-Øst RHF ( ) Helse Midt-Norge RHF ( ) Helse Nord RHF ( ) Helse Vest RHF ( ) Kommunehelsetjenesten Andre kunder Sum Drift Nødnett HDO ( ) Finansiering Budsjett pr januar Grunnlag for 68% Statlige Underdekning Basiskostnad Forsert utrulling Innføringskostnad statlige midler midler Statlige midler Netto finansiering Helse Sør-Øst RHF ( ) Helse Midt-Norge RHF ( ) Helse Nord RHF ( ) Helse Vest RHF ( ) Kommunehelsetjenesten Andre kunder Sum Drift Nødnett HDO ( ) Totale innføringsinntekter brutto ble 5,7 mill. mot budsjett 6,4 mill. Redusert kostnad på innføringen ga også en redusert bruk av statlige midler på 0,2 mill. i januar.

8 Omsetningen pr. regionale Helseforetak og Kommunehelsetjenesten ( andre kunder ), fordelt på tjenesteområder. Omsetning og budsjett pr januar Helse Sør-Øst RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHF Helse Vest RHF Andre kunder Sum totalt Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Drift, administrasjon Drift AMK Drift AM Drift LV Drift radio Opplæring / kurs Basiskostnad Innføringskostnad Forsert utrulling Retrofit Ny teknologi Forvaltningsoppgaver Sum brutto Statlige midler ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Sum netto Likviditet Usikkerheten omkring de regionale helseforetakenes egne innføringskostnader som dekkes av statlige midler er tidligere belyst, og hvordan det vil påvirke netto kostnad for RHF ene i 2016.De samlede for RHFenes kostander til kommunehelsetjenesten for 2. halvår 2015 ble kr 19,2 mill. Dette har således redusert beholdningen av midler til dekning i 2016 til kr 39, 9 mill. Budsjettet for 2016 var bygget på en beholdning på 50,0 mill. og et behov på kr 51,3 mill. Beholdning Bruk i Desember ( ) Sum midler til HN ( ) 2. halvår 2015 HSØ 0,00 2. halvår 2015 HM ( ) 2. halvår 2015 HV ( ) 2. halvår 2015 Saldo Fordeling av resterende midler i 2016 og periodisert netto kostnad pr RHF. Statlige midler Helse Sør-Øst RHF ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Helse Midt-Norge RHF ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Helse Nord RHF ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Helse Vest RHF ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Sum Grunnlag ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) - - ( ) Netto kostnad Helse Sør-Øst RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHF Helse Vest RHF Kommunehelsetjenesten Andre kunder Sum netto kostnad

9 Midlene beregnet oppbrukt i oktober, det medfører at månedlig kostnad for de Regionale Helseforetakene øke i 4 kvartal Likviditetsbeholdning Bankinnskudd Statlige midler Sum likviditet Beholdningen av statlige midler for dekning av kommunehelsetjenesten er ved utgangen av januar 2016 kr 39, 9 mill. Forbruk i januar ble kr 4,1 mill. Beholdning ved utgangen av januar er kr 35,8 mill.

10 Prognose for Prognose / Årsbudsjett 2016 Helse Sør-Øst RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHF Helse Vest RHF Andre kunder Sum totalt Prognose Budsjett Prognose Budsjett Prognose Budsjett Prognose Budsjett Prognose Budsjett Prognose Budsjett Drift, administrasjon Drift AMK Drift AM Drift LV Drift radio Opplæring / kurs Basiskostnad Innføringskostnad Forsert utrulling Retrofit Ny teknologi Forvaltningsoppgaver Sum brutto Statlige midler ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Underdekning Statlige midler Sum Prognosen basert på januar regnskapet gir en prognose på 149,5 mnok, mot et budsjett på 139 mnok. Dette skyldes i hovedsak at redusert beholdning av statlige midler inn i 2016 øker finansieringen fra de regionale helseforetakene tilsvarende. Det vil bli foretatt kostnadsreduserende tiltak for å reduserer denne økningen i Forsinkelser og forskyvninger i innføringsprosjektet vil medføre økte kostnader gjennom året, siden prosjektet må opprettholdes lenger enn planlagt. Kostnadsreduserende tiltak vil bli iverksatt for å redusere underdekningen av Statlige midler, slik at nettokostnaden i 2016 for de regionale helseforetakene kommer nærmere budsjettert finansiering for Forsert utrulling, innleide konsulenter tas ned og avsluttes. Nye arbeidsoppgaver forsøkes fordelt internt før nyansettelser. Oppgaver som ikke behøver å gå parallelt forskyves. Redusere reiseaktiviteten, utnytt videokonferanseutstyr i større utstrekning.

11 HR og merkantilt pr januar 2016 Sykefraværet i januar var totalt på 4,0 %. Gjennomsnittlig sykefravær siste 12 måneder er 4,4 %. Målsetning er å ligge under 5,0%. Det er registrert 13 AML-brudd i januar Samme periode i 2015 hadde 22 AML-brudd. Bruddene skyldes oppdekking av vakter i turnus pga. sykdom og oppgraderinger som måtte fullføres på kveldstid.

12 HR Antall Beskrivelse Bemanning 63 ansatte 51 faste 12 på engasjement Oppsigelser/slutter 1 person Sluttet Nyansettelser 1 person Ansatt i stillingen Kvalitet og risikostyring, oppstart Stillingsutlysninger En ekstern utlysning som opplæringsansvarlig (som erstatning for en fratredelse 31/1-16) Eksterne konsulenter 7 konsulenter 4 konsulenter direkte til innføringsprosjektet 1 konsulent for Kvalitet og risikostyring. 20 % 1 konsulent, etablering prosjektprosess på 25 % 1 konsulent, Strategi fase 2 (fordelt på flere konsulenter) utgjør en 15 % stilling Sykefravær 1 sykmeldt En ansatt i 30 % stilling er 100 % sykmeldt. Permisjon 1 ansatt En i 100 % foreldrepermisjon til Merkantile oppgaver Hva Status Beskrivelse Pågår HelseCIM Tilslutning og avrop på rammeavtale Vi er med i et prosjekt i regi av Helse Sørøst RHF for innføringen av HelseCIM hos alle felleseide enheter. Vi har mottatt avtaledokumenter fra Once Voice AS som er klar til signering. Radioterminaler Pågår Et prosjekt er opprettet i samarbeid med HINAS for etablere en rammeavtale på anskaffelsen av ulike merker og modeller radioterminaler og tilbehør til de forskjellige fasene av nødnett prosjektet. Det pågår en dialog mellom DNK og HDO / PFT om samarbeid i denne anskaffelsen Konsulenttjenester offentlige anskaffelser Retrofit - datahall og kontorlokaler Avsluttet Pågår Anskaffelsen er kjørt via HINAS. 12 tilbydere meldte sin interesse. Vinneren ble Inventura AS. Kontrakten er signert En utvidelse av eksisterende kontrakt med Evry om utvidelse av datahall og ev kontorlokale pågår. De merkantile prosessene er under kontroll, og har ikke noen identifisert risiko eller mangel på framdrift.

13 2.2 Drift og brukerstøtte av kontrollrom Per 2. mars 2016 hadde HDO driftsansvar for totalt 107 kontrollrom. Med Go-live for AMK Tromsø i uke 8 og AMK Sørlandet i uke 9 var dette de første operative kontrollrommene til å gå i drift siden oktober For legevaktsentraler og akuttmottak er det fremdeles stans i utrullingsprosjektet. Totalt er 35 planlagte driftssettinger utsatt pr februar. Den største aktiviteten som pågår på de kontrollrommene som er satt i drift er oppgradering til Funksjonalitetsrelease 4 (FR4). Arbeidet gjøres som et samarbeid mellom leverandør og HDO, hvor leverandør i tillegg til FR4 oppgraderingen gjør en vesentlig modernisering av serverplattformen på alle AMK er. Den delen av arbeidet som utføres av leverandør er i henhold til investeringsbudsjett for 2016 og vil være avsluttet i henhold til plan medio april. På tross av meget omfattende testing av FR4 knyttet det seg en viss usikkerhet til hvordan den generelle feilsituasjonen ville påvirkes av den nye programvaren. Status så langt er at også FR4 har noen mindre feil som ikke ble avdekket i forkant, men så langt er det ikke funnet stabilitetsproblemer som krever aktiv inngripen fra HDO. Negativt for HDO og helses brukere av nødnett er det at helse trekker med seg enkelte store og alvorlige feilsituasjoner fra FR3 over i FR4. AMK Oslo som landets desidert største AMK er den sentralen som hovedsakelig merker disse problemene. Siden de manglende leveransene etter HDO sitt syn er kontraktsbrudd fra leverandør, jobber HDO aktivt med nødvendige eskaleringer av enkeltfeil. Siden feilene ikke finner sin løsning direkte mellom HDO og leverandør, er DNK involvert som aktiv part i flere av feilsakene. Samtidig som utrulling av FR4 pågår for fullt, er test av Funksjonalitetsrelease 5 (FR5) godt i gang. En del feil er avdekket med så høy alvorlighetsgrad at de må rettes av leverandør før en godkjenning kan vurderes. Målet til HDO er å oppgradere minimum et AMK distrikt til FR5 før sommeren, med påfølgende nasjonal utrulling så tidlig på høsten 2016 som mulig. For å kunne fullføre en nasjonal utrulling av FR5 er det en forutsetning at Retrofit (oppgradering/bytte av maskinvare) av legevaktsentraler og akuttmottak i fase 0 gjennomføres. Med den kunnskapen HDO sitter inne med vil det ikke være mulig å løfte disse kontrollrommene opp på en Windows plattform som understøtter FR5. Grunnet den teknisk tette knytningen mellom AMK og LV/AM i et AMK område betyr det i praksis at hverken AMK Oslo eller AMK Vestre Viken kan oppgraderes til FR5 før retrofit fase 0 er gjennomført. Et stort faremoment i et slikt scenario sett fra drift sin side er at det etter et gitt tidspunkt ikke tilbys nødvendig support og feilretting på FR4. Utviklingen av antall nye feilsaker pr måned fremstilles sammen med en prognose for resten av året i grafen under. Antallet saker pr måned er i februar tilbake på et normalt antall etter en januar måned med svært mange saker. Situasjonen i januar kan forklares med stor ustabilitet i datakommunikasjonen ut til legevaktsentraler og akuttmottak i fase 2 4. Situasjonen ble av HDO oppfattet som så alvorlig at det gikk en skriftlig henstilling til alle berørte kunder om å vurdere forsvarligheten i å bruke løsningen. På tross av den ustabile driftsituasjonen var det bare 2 kunder som vurderte den som så uforsvarlig at de valgte å flytte sine innkommende telefonhenvendelser over på reserveløsning. 3. februar klarte Motorola sammen med sine underleverandører å identifisere den sannsynlige hovedårsaken til problematikken som over lengre tid har skapt problemer både for drift og prosjekt. Etter at nødvendige endringer ble implementert er det registrert mer sporadiske hendelser som følges opp av arbeidsgruppen Antallet nye feil i februar er i henhold til prognose, men likevel noe opp i forhold til desember. Dette kan forklares med noe etterslep på datakommunikasjonsfeil, noen utfordringer knyttet til selve FR4 oppgraderingen samt introduksjon av en ny AMK sentral.

14 Etter to måneder med positiv trend knyttet til antallet åpne saker ved månedsslutt går antallet utestående saker marginalt opp i februar. Ca. 2/3 av sakene venter enten på tilbakemeldinger fra leverandør eller på ny programvare. 17 av disse sakene er eskalert grunnet brudd på SLA tider, hvorav 3 er eskalert til nivå 3 og 1 til nivå 4. Resterende ca. 1/3 av sakene arbeides det aktivt med i HDO for å løse. Videre utvikling vil overvåkes nøye for å sikre at HDO har kontroll på saksmengden når innføringsprosjektet starter opp igjen.

15 Henvendelser på telefon til HDO (08915) fortsetter å følge samme trend som antall registrerte hendelser. Etter en kraftig økning i antallet innkommende telefoner i januar er HDO tilbake på normalt nivå i februar. Det svært positive er at på tross av «all time high» i antall telefoner i januar påvirkes HDOs evne til å besvare innen 30 sekunder marginalt. Grafen under illustrerer prosentvis fordeling av samtaler besvart innenfor/utenfor 30 sekunder. Gjennomsnittlig ventetid ligger stabilt på mellom 8 og 9 sekunder de siste 12 månedene. SL1 saker Det ble i januar måned registrert 3 hendelser med høyeste alvorlighetsgrad (SL 1). I februar ble det ikke registrert noen slike hendelser. 2 av hendelsene fra januar er knyttet til brudd på datakommunikasjon i forbindelse med stormen «Tor». HDO kunne ikke overvåke eller feilsøke mens kommunikasjonen var nede, men det er ikke rapportert om at hendelsene hadde noen større påvirkning på de rammede AMK ene. Siste SL 1 sak i januar påvirket kapasiteten på telefoni inn til datasenteret på Gjøvik. Grunnet redundant arkitektur og god overkapasitet påvirket ikke fiberbruddet sluttbruker. Number Kunde Kort beskrivelse INM Datacentre Gjøvik Fiberbrudd hos Telenor på Gjøvik medførte 50% kapasitetsreduksjon på telefoni og tap av redundans for LV og AM i fase 2. Ingen påvirkning på sluttbruker INM AMK Førde IPVPN nede som en følge av stormen «Tor». HDO mister muligheten til å overvåke samt yte support ved behov. Eller ingen vesentlig påvirkning på kunde INM AMK Bergen IPVPN nede som en følge av stormen «Tor». HDO mister muligheten til å overvåke samt yte support ved behov. Eller ingen vesentlig påvirkning på kunde I tillegg til de nye SL1 sakene åpnet i perioden jobber HDO fremdeles med leverandør for å løse to gamle utestående SL 1 saker Utalarmering virker ikke HDO problem referanse PRM Utalarmering (ambulansealarm) er en funksjonalitet som det over tid har vært utfordringer med å få til å fungere 100% stabilt. I flere programvareoppgradering fra leverandør har det kommet feilrettinger som skal stabilisere funksjonaliteten, men like ofte har det dukket opp nye varianter av feil som fører til at utalarmering slutter å virke, og dette krever inngripen fra HDO. Den konkrete feilen som nå medfører feil i utalarmering ble registrert 2. oktober 2015 med frist i henhold til kontrakt for levering av endelig løsning 30 oktober.

16 Som rapportert i styremøtet 3. februar var saken eskalert til nivå 3 (nest høyeste nivå) for å sikre fremdrift med feilsøking og feilretting hos leverandør. På tross av dette foreligger fremdeles ikke en fullverdig løsning og saken er eskalert til nivå 4 (høyeste nivå). HDO forventer en forbedring i situasjonen når mottatt feilretting implementeres. Pågående feilsak - «INM011203/ INC RWP DISCONNECTS FROM RSV» Denne saken ble først rapporter til Styret i oktober I kontrollromsløsning til legevaktsentraler og akuttmottak i Nødnett byggefase 2-5 er det avdekket en svakhet som forårsaker uregelmessig brudd på dataforbindelsen til kontrollrommene. HDO har jobbet aktivt sammen med Direktoratet for nødkommunikasjon (DNK) og leverandøren med å finne årsak og en løsning på problemet. 3. februar ble det implementert en endring på Broadnet sine routere som brukes til å knytte sammen alle helses kontrollrom. Etter at denne endringen ble implementert har det kun vært registrert sporadiske hendelser. Det jobbes nå sammen med leverandør for å avklare videre prosess for å sikre en optimal konfigurasjon når HDO skal ta avgjørelsen på om saken kan anses som løst. En lukking av saken er en forutsetning for å fortsette utrullingsprosjektet. 2.3 Radioterminaler Ved utgangen av februar har HDO ca radioterminaler aktivert i Nødnett (uendret siden desember). Det gjenstår aktivering og utlevering av et lite antall terminaler i byggefase 5 i På tross av at antall radioterminaler er høyt utgjør feil på radioterminaler en liten del av den totale saksmengden til HDO og håndteres fortløpende. Det er et antall mindre, men kjente feil på flere av terminalene som det jobbes sammen med leverandør for å løse. Det planlegges en større oppgraderingsjobb med oppstart første halvår 2016 for å håndtere dette. I forkant av oppgraderingsjobben planlegger HDO med at fjernprogrammeringsløsningen for radioterminaler implementeres over store deler av landet. Pilot for løsningen er kjørt i AMK område Innlandet med godt resultat. Det er i økende grad etterspørsel etter radioterminaler som er mindre og lettere enn de som benyttes av ambulansetjenesten. Dette gjelder i første rekke brukere som opererer innendørs på sykehus. 2.4 Nødnett (Tetra) Det har ikke vært gjennomført SLA rapportering på Nødnett siden forrige styremøte (3.februar 16). Det kan likevel nevnes at perioden var preget av stormen «Tor» som satte deler av Nødnett på prøve. Stormen viser at det er behov for å forbedre både prosedyrer og verktøy hos flere av de involverte for å være i stand til kontinuerlig å få ut god nok informasjon til sluttbruker og andre som trenger å informeres. Det jobbes med DNK for å få en god videre prosess i arbeidet Feilmottak for Nasjonalt Legevaktsnummer (116117) generer et lavt antall henvendelser til HDO som håndteres innenfor de avtaler som er gjort med Helsedirektoratet. 29. februar oppsto en landsdekkende feil hos Telenor som gjorde at blant annet ikke fungerte en periode midt på dagen. HDO varslet sine samarbeidsparter om dette. HDO venter på ytterligere analyser og rapport fra Telenor på hendelsen og vil komme tilbake med rapportering til Styret.

17 2.6 Kunde- og brukerforvalting Brukerfinansiering Avtaleinngåelse med kommuner ifht brukerfinansiering pågår fortsatt. Avtaler med kommuner i driftssatte områder er snart på plass. Det samme gjelder endringsbilag for driftssatte kontrollrom (legevaktsentraler). For ikke-driftssatte områder tas dette fortløpende utover senvinteren/våren Kundeklager /-avviksmeldinger Ingen klager/avviksmeldinger så langt i Opplæring Opplæringsansvarlig er ansatt. HDO er i ferd med å innhente interessenter ifht opplæringskonseptet hvor det er vedtatt å gå for innleie/frikjøp av inntil 6 ressurser i inntil 50% stilling fra det operative miljøet. Flere gode kandidater har meldt sin interesse. 2.7 Teknologiforvaltning Rammeavtaler radioterminaler og tilleggsutstyr Denne saken ble belyst i styremøtet 3. februar HDO har iverksatt planleggingsarbeid og arbeider for å få inn headsett i tillegg til radioterminaler og garnityr i rammeavtalen. HDO har tidligere meddelt at man så for seg å være ferdig med dette arbeidet medio mai 2016, men pga. avklaringer vedrørende roller og ansvar med Direktoratet for nødkommunikasjon så vil dette dessverre ta lengre tid. HDO må vurdere hvilken risiko dette medfører for HDO og HDOs brukere. Forlengelse av leverandørens kontrollromavtale Direktoratet for nødkommunikasjon har initiert en prosess for å sikre videre support og forvaltning av helses kontrollromløsninger også etter HDOs rolle og involvering av dette må avklares videre, men dette kan potensielt bli en risiko for helses bruk av nødnett. 2.8 Nødnett innføring Ved utgangen av februar har prosjektet fortsatt ikke kommet i gang med innføringen av de små kontrollrommene, med bakgrunn i den alvorlige feilen som er meldt tidligere. Tiltakene som ble iverksatt rundt årsskiftet for å rette feilen, viste seg ikke ha noe effekt. Nye tiltak er nå iverksatt, og prognosene ser nå lovende ut. Hvis disse tiltakene er tilfredsstillende, kan feilen forhåpentligvis lukkes før påske, slik at den videre innføringen kan starte snarest etter påske. HDO har stilt som krav at verktøyet (ASK) for automatisk innhenting av data fra alle kontrollrom, som det ble referert til ved siste møtet, skal være tilgjengelig. Uten dette verktøyet vil ikke HDO ha muligheten til å overvåke stabiliteten på kontrollrommene. Erfaringene viser at det ikke er noen alternativer til dette verktøyet.

18 Sannsynlighet 1=Usannsynlig, 2=Mindre sannsynlig, 3=Mulig, 4=Sannsynlig HDO vil fortsatt vektlegge kvaliteten på leveransene fra leverandøren, og vil derfor fortsette med testing og kvalitets-sjekk før Go-Live. Det gjøres testing og verifisering av maskinvaren, programvaren og dokumentasjon. Kontrollrommene som har stått på vent i opptil 20 måneder, må retestes og klargjøres før de kan settes i drift. Dette vil kreve ekstra ressurser fra HDO, i tillegg til det som ligger i den opprinnelige planen. HDO har iverksatt tiltak ved Innføringsprosjektet for å holde kostnadene på et minimum, og kvaliteten på et tilfredsstillende nivå. Blant annet er innføringstakten redusert til to kontrollrom pr uke. Dette medfører en lavere risiko for prosjektet og drift i HDO. Erfaringene fra denne innføringstakten vil bli gjort av både Innføringsprosjektet og HDO/Drift, slik at man kan justere ved behov. Avdekkes tilsvarende feilhyppighet som i dag, kan det bli aktuelt med en ytterligere reduksjon i innføringstakten. Ny plan for den videre utrullingen er ikke fastlagt på nåværende tidspunkt. Prosjektet vil bli forlenget som følge av den oppståtte feilsituasjonen. Opplæringen for brukeren av små kontrollrom er holdt igjen for de som nå får utsettelse i forhold til opprinnelig plan. Ny opplæringsplan er ikke utarbeidet på nåværende tidspunkt. Risikobildet som ble presentert i juni 2016 har slått til når det gjelder flere risikoelementer. Spesielt ser HDO at mangelen på slakk i planen har gjort prosjektet meget sårbart med tanke på håndtering av feil og mangler. Den videre planen vil derfor legge inn nødvendige elementer, slik at Innføringsprosjektet kan levere kontrollrom med tilfredsstillende kvalitet til HDO/Drift. Ingen oppdatering av risikobildet pr uke 9/16. Dette vil komme som følge av etablering av ny plan for fortsatt utrulling. 4 Risikokart Konsekvensvurdering 1=Ubetydelig, 2=Moderat, 3=Alvorlig, 4=Svært alvorlig

19 2.9 Øvrige prosjekter Nye 24/7 Prosjektet har levert ny infrastruktur for HDOs interne IKT systemer i tråd med de behov og krav som prosjektet har beskrevet, dette er iverksatt og i drift. Infrastrukturen er driftssatt. Det gjenstår noen aktiviteter for å sikre kompetanse til drift og forvaltning videre, og dette blir ivaretatt av HDO internt. Videre anbefaler prosjektet å etablere et eget prosjekt for nasjonal utrulling av løsning for radioprogrammering. Dette vil bli håndtert i HDO. Oppdrag/pålegg som potensielt vil bli prosjekter (tiltak, initiativ): Fjerndrift av radioterminaler: Gjennomføre tiltak fra ROS-analyse datert Det jobbes med å avklare hvilke ROS-punkter som kan lukkes for å få et bilde av gjenstående arbeid, deretter vurderes det om et prosjekt skal startes. Lydlogg: Lydlogg levert gjennom nødnettleveransen til alle legevaktsentraler/akuttmottak Helsedirektoratet har sendt brev til brukerne med info om at krav om lydopptak i legevaktsentraler gjelder fra det tidspunktet innføringen av nødnett er sluttført i alle kommuner, estimert Q Det gjenstår å avklare finansiering og kostnadsfordeling før HDO kan iverksette arbeid, og HDO er i dialog med DNK og Helsedirektoratet vedrørende dette. Helse CIM: Enhetlig krisestøtteverktøy for helsesektoren. HDO HF har tilsluttet seg rammeavtalen og avventer tilbakemelding fra Helse Sør-Øst RHF for videre fremdrift. Retrofit Fase 0+1: Oppgradering av gammel kontrollromsløsning for små kontrollrom i fase 0+1 til justert teknisk løsning(cis) Prosjektet ledes av DNK, og Helsedirektoratet er prosjektleder i helse. HDO har gjennomført konseptvurderingen, og estimerte kostander for HDO er inkludert i budsjett grunnlag for Prosjektet mangler finansiering, og er løftet til Helse styringsgruppe for nødnett, ledet av Helse- og omsorgsdepartementet. HDO har iverksatt tiltak for planlegging av etablering datasenter for små kontrollrom i henhold til Styresak 42-15, dette siden datahall er en forutsetning for å kunne gjennomføre retrofit.

20 NAKOS: Etablere nasjonal database for hjertestartere. Nakos ønsker bistand fra HDO i IT relaterte saker i prosjektfasen og driftsfasen. HDO har etablert en samarbeidsavtale med Nakos, og HDO vil kunne fakturere Nakos for sine kostnader til prosjektet. Som et resultat av prosjektet planlegges det med at HDO ivaretar driften av etablert løsning basert på tjenesteprising. Robust mobilt helsenett: Norsk Helsenett SF har igangsatt en konseptfase som går fra januar til mars Arbeidet skal vurdere muligheten for en løsning som tilbyr mobildatakommunikasjon til ambulanser, basert på å utnytte de, til enhver tid, tilgjengelige datanett i aktuelle område. HDO er anmodet om å delta i arbeidet som omhandler tekniske løsninger. Ny teknologi for AMK sentralene i Norge: Gjennom anskaffelse av ny teknologi, gis AMKsentralene et bedre tilpasset, integrert verktøy for å effektivt håndtere nødsamtaler, utnytte ressurser på beste måte, tilordne rett respons og få tilgjengelig beslutningsstøtte for medisinske og operative beslutninger. Dette arbeidet ledes av Nasjonal IKT HF. HDO er engasjert i prosjektet, og bidrar med kompetanse og erfaringer spesielt ifht nasjonal innføring og drift av teknologiske løsninger i helsetjenesten. Optimal organisering av AMK sentralene i Norge: Helse- og Omsorgsdepartementet har iverksatt en utredning av optimal organisering av den medisinske nødmeldetjenesten med vekt på AMKsentralene. Utredningen skal framskaffe et tilstrekkelig grunnlag for de regionale helseforetakene til å treffe beslutninger om framtidig organisering av nødmeldetjenesten innen sine ansvarsområder. HDO deltar i utredningen for å ivareta teknologiområdet, sammen med de regionale helseforetakene og nasjonale kompetansemiljøer innen nødmeldetjensten. Utredningen skal levere sin rapport i august Program for forbedring av nødmeldetjensten teknologivurdering. Regjeringen har konkludert med at anbefalingene fra Nasjonalt nødmeldingsprosjekt skal følges opp gjennom Program for forbedring av nødmeldingstjenesten (PFN). En viktig del av dette forbedringsarbeidet er knyttet til området teknologi. Fase 1 i 2016 skal utrede følgende tiltak: 1. Beskrive de felles prosessene som inngår i samvirke mellom nødetatene, hvordan disse er regulert og hvilken informasjonsutveksling som foregår. 2. Tiltak som sikrer effektiv innhenting og deling av informasjon, samt effektiv varsling av ressurser på tvers av nødetatene i nødsituasjoner. 3. Tiltak for synliggjøring av andre etaters relevante ressurser og anmodning om bruk av disse, med utgangspunkt i grensesnitt mellom etatene 4. Tiltak for å forbedre kommunikasjon med hørselshemmede 5. Tiltak for forbedret posisjonering av innringer 6. Tiltak som sikrer at sentraler innenfor en etat kan utnytte hverandres ressurser 7. Teknologitiltak i politiet for å redusere antall feilmeldinger til 112 HDO deltar i arbeidet sammen med Nasjonal IKT HF og Helsedirektoratet, som helsetjenestens representanter sammen med aktører fra justissektoren.