Møteprotokoll for styret i Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF

Transkript

1 Møteprotokoll for styret i Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF Styre Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF Møtedato Møtested Stavanger / Rennesøy Tid Møteleder Steinar Marthinsen Referent Anita Østlund Referatdato Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør Øst RHF Bente Aae, styremedlem, Helse Vest RHF Paul M. Gundersen, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Trond M. Elsbak, styremedlem, Helse Nord RHF Roar Schytte, ansattvalgt styremedlem, HDO HF Jan Vilnes, ansattvalgt styremedlem, HDO HF Geir Henning Joten, ansattvalgt styremedlem, HDO HF Forfall: Anne Cathrine Braarud, styremedlem, Helse Sør-Øst RHF Fra Administrasjonen deltok: Lars Erik Tandsæther, Administrerende direktør, HDO HF Ketil Are Lund, Direktør virksomhetsstyring og strategisk utvikling Morten Korslund, Leder for Økonomi, administrasjon og HR, HDO HF Anita Østlund, Avd.leder for Kunde- og brukerforvaltning, HDO HF Innkalling og saksliste ble godkjent. 1

2 Saker som ble behandlet: Sak Godkjenning av protokoll fra styremøtene 20. april og 10. juni 2016 Protokoll fra styremøtene 20. april og 10. juni 2016 fremlegges. 1. Styret godkjenner protokollene fra styremøtene 20. april og 10. juni Sak Virksomhetsrapportering Følgende områder ble fremlagt under virksomhetsrapporten: Økonomi, administrasjon og HR Drift og brukerstøtte av kontrollrom, radioterminaler, nødnett og nasjonalt legevaktsnummer Kunde- og brukerforvaltning Teknologi forvaltning Nødnett innføring Øvrige prosjekter Administrerende direktør er fornøyd med den økonomiske utviklingen for Kostnader og investeringer er lavere enn budsjettert, og kostnadsprognosene er redusert siden forrige rapportering. De finansielle utfordringene relatert til drift og ferdigstillelsen av nødnett som HDO nå ser for er diskutert med Helse- og Omsorgsdepartementet (ref. sak ) og med AD ene i de fire regionale helseforetakene. HDO avventer videre prosess mellom Helse- og Omsorgsdepartementet og de regionale helseforetakene vedrørende dette. Basert på regnskapet for august og de iverksatte kostnadsreduserende tiltak, gir en prognose på netto kostnad på kr 126,2 mill. mot et budsjett på kr. 140,8 mill. for Administrerende direktør er fornøyd med at den total kostnadsreduksjon for 2016 estimeres til kr. 14,7 mill. ut ifra de tiltakene og utsettelsene som foreligger. Dette vil gjøre at HDO HF ligger an til å fakturere de regionale helseforetakene for mindre enn budsjettert i Administrerende direktør viderefører de kostnadsreduserende tiltakene. Administrerende direktør mener at driftssituasjonen viser en bedring som reduserer risikoen for HDO videre. Planverket for videre innføring av nødnett er utarbeidet, og prosjektet har framdrift som planlagt. Antall nye feil registrert har en økning, men denne økningen er mindre enn prognostisert. HDO mener også å kunne se en bedring på leveranser fra leverandøren hva gjelder kvalitet og leveransetider. 1. Styret tar virksomhetsrapporten til etterretning. 2. Styret ber om å få konkret oversikt over kostnader som vil påløpe kommunehelsetjenesten som ikke er dekket av statlige midler i Styret tar til etterretning at faktureringen trolig blir ca. 25 mill. lavere enn forventet ifht prognose pr. august

3 Sak Status Oppdragsdokument 2016 Administrerende direktør mener HDO er godt i gang med å levere på de oppdrag som er gitt for HDO har kommet langt i å levere på de strategiske målsetninger som er vedtatt, og de spesifikke oppdrag som er gitt fra eiere har en positiv utvikling. Med utgangspunkt i oppdragsdokumentet er hovedutfordringene for HDO relatert til uklare roller og ansvar i forhold til videre eierskap og forvaltning av nødnett, samt til oppdrag gitt hhv HDO HF og Nasjonal IKT HF vedrørende drift av nasjonal løsninger. Dette gir HDO HF en utfordring i å kunne forankre sitt ansvar for nasjonale driftsoppgaver, og risikoen videre for HDO må vurderes. Det er iverksatt tiltak for å sikre videre gjennomføring ut 2016, og de områder som HDO ikke kan levere på, innenfor gjeldende rammer og forutsetninger, er adressert til Styret gjennom året, og videre eskalert til eierne. Administrerende direktør er bekymret for at uavklarte roller og ansvar i grensesnittet mellom Nasjonal IKT HF og HDO HF vil utfordre mulighetene for videre forankring av HDO sitt ansvar for nasjonale driftsoppgaver innen den medisinske nødmeldetjenesten. Administrerende direktør vil, etter en dialog med Nasjonal IKT HF, søke å tydeliggjøre oppdraget med eierne, og videre vurdere risikoen for HDO videre. Vedlagte gjennomgang av oppdragsdokument for 2016 er basert på samme mal som årlig melding Dette gjøres for å sikre transparens fra oppdragsdokument 2016, gjennom denne statusrapporteringen, til årlig melding 2016 skal behandles av Styret i HDO. Statusen identifiserer ett punkt som framstår som uklart, og hvor oppdraget gitt HDO HF framstår som uklart. I oppdragsdokumentet for 2016 fikk HDO presisert at «Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal forberede og forankre ivaretakelse av ansvaret for nasjonale driftsoppgaver innen den medisinske nødmeldetjenesten.» Videre ble det i foretaksmøtet presisert at «Når det gjelder nasjonal anskaffelse av AMK-teknologi legger foretaksmøtet til grunn at driftsansvaret for løsningen avklares av Nasjonal IKT HF i forbindelse med anskaffelsesprosjektet». HDO HF er involvert i anskaffelsesprosjektet i regi av Nasjonal IKT med fagressurser for å bidra til gode faglige råd. Prosjektet har imidlertid ikke et mandat som omfatter å avklare driftsansvar, og videre prosess og ansvar er ikke avklart pt. HDO planlegger å adressere dette til de regionale helseforetakene. 1. Styret tar mellomrapportering på Oppdragsdokument 2016 til etterretning og konstaterer at HDO er godt i gang med å oppfylle de oppdrag som er tildelt gjennom Oppdragsdokumentet. 2. Styret tar til etterretning at det er sendt en henvendelse til eierstyringsgruppen ifht ny AMKløsning. Sak Budsjett 2017 HDO HF mottok 6.september 2016 en e-post fra Helse Sør-Øst RHF v/atle Brynestad, på vegne av de regionale økonomidirektørene, vedrørende innspill til budsjett Frist for innspill til budsjett var 20.september HDO HF sendte den 20. september inn sitt første innspill til budsjett HDO gjorde i oversendelsen oppmerksom på at innspillet ikke er styrebehandlet i HDO HF, og at HDO HF derfor vil jobbe videre med grunnlaget for budsjett 2017, og revidere dette, i parallell til behandling i de fire regionale helseforetakene. Denne saken inneholder det samme budsjettinnspill som oversendt økonomidirektørene i de regionale helseforetakene 20.september

4 Administrerende direktør anbefaler at styret godkjenner foreløpig budsjett HDO HF 2017 for oversendelse til økonomidirektørene. Administrerende direktør tar sikte på å legge fram endelig budsjett for 2017 i styremøtet Styret tar til etterretning at foreløpig budsjettinnspill 2017 er oversendt til økonomidirektørene i de regionale helseforetakene. 2. Styret ber om at budsjettinnspill 2017 bearbeides ifht tilbakemeldinger gitt i styremøtet og at revidert budsjettinnspill deretter må oversendes økonomidirektørene i de regionale helseforetakene på nytt. 3. Styret ber om å få fremlagt endelig budsjett for beslutning i styremøtet 8. desember Sak Årsplan styremøter 2017 Administrerende direktør inviterer styret til å godkjenne fremlagte forslag til møteplan for Årsplan styresaker legges frem som vanlig til orientering. Det er før styrets møte 29. September ikke fastlagt møteplan for 2017, men fremlagte forslag til årsplan legger til grunn samme antall møter og frekvens som de foregående år. Det er også tatt hensyn til møteplan for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS slik at der hvor det er mulig er møtene samstemte. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS har i januar et to-dagers møte i Skien. Administrerende direktør i HDO foreslår derfor at første styremøte i 2017 for Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF legges til Helse Sør-Østs lokaler på Hamar i begynnelsen av februar Videre forslår administrasjonen at styremøtene i juni og oktober legges til hhv til Bodø og Stjørdal og da til RHFenes lokasjoner. Dette på bakgrunn av at styret tidligere har uttalt at styret gjerne vil besøke eierrepresentantens hjemmeområder. 1. Styret tar fremlagt plan for styresaker til orientering. Sak Nasjonal koordinering Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF (HDO) har, gjennom sitt oppdragsdokument for 2016, fått i oppdrag å ta initiativ til nasjonal koordinering av aktørene innen det prehospitale området og å utvikle en plan for videre nasjonal koordinering. I oppdragsdokumentet for 2016 (kapittel 3, punkt L) står det: «Nasjonal koordinering: Det vises til AD-møtesak Samordning av nødnett og øvrige prehospitale tjenester utfordringer, der det fremgår at Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal ta initiativ til nasjonal koordinering av aktørene innen det prehospitale området og at det skal legges frem en konkretisert plan for arbeidet. Det forutsettes at planen forankres faglig i de fire regionale helseforetakene og behandles av det interregionale fagdirektørmøtet, før den forelegges AD-møtet. Arbeidet iverksettes når planen er godkjent». Oppdraget forstås som at HDO skal ta initiativ til å etablere foraene og møteplassene, samt bistå med teknologisk rådgivning, i arbeidet med nasjonal koordinering. 4

5 Administrerende direktør anbefaler at Styret tar saken til orientering. I henhold til oppdraget gitt HDO i oppdragsdokumentet for 2016, skal planen forankres med det interregionale fagdirektørmøtet før den legges fram for AD-møtet. 1. Styret tar saken til foreløpig orientering og tar til etterretning at dette er i tråd med Oppdragsdokumentets bestilling. 2. Styret ber om at saken oversendes fagdirektørene for en god forankring i de regionale helseforetakene før det legges frem for AD-møtet i desember. Sak Strategirevisjon HDO HF I denne saken beskriver HDO tilnærmingen til arbeidet med å revidere dagens strategi. HDOs strategi er et viktig styringsverktøy som sikrer at organisasjonen drar i samme retning, og holder fokus på de oppgavene som er viktigst for våre eiere, organisasjonen, våre kunder og brukere. Gjennom strategien skal vi løse våre oppdrag og vårt formål slik det er nedfelt i stiftelsesprotokollen. Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF (HDO) gjennomførte i 2014 en strategiprosess med formål om å utarbeide virksomhetside, målbilde med tilhørende strategiske hovedmål, visjoner og verdier for HDO i perioden Strategien ble besluttet i HDOs styret 22. september I løpet av de to årene som har gått siden gjeldene strategi har blitt vedtatt har det skjedd endringer både innad i vår organisasjon og i våre rammevilkår. Det er disse endringene som har ført til et behov for å revidere strategien. Revideringen bygger videre på strategien som ble vedtatt for perioden , men ser fremover på perioden Styret tar saken til orientering og ber om at administrasjonen ivaretar styrets innspill gitt i styremøtet i den videre bearbeidingen av strategidokumentet. Sak Risikovurdering Styret behandlet i styresak risikohåndtering, intern kontroll og avvik i HDO og fikk framlagt konsept og status per mai 2016, hvor styret vedtok: 2. Styret ber administrasjonen komme tilbake med et oppdatert risikobilde samt hvilke tiltak som skal iverksettes etter 2.tertial HDO har etablert en intern 5-trinns prosess for å etablere plan for risikohåndtering, identifisere potensielle risikoer, vurdere sannsynlighet og konsekvens, etablere og vedlikeholde risikoregister med tilhørende tiltak, samt kontinuerlig overvåkning og oppfølging av risiko. Alle identifiserte risikoer blir klassifisert gjennom en vurdering av sannsynlighet og konsekvens (alvorlig innvirkning. Kostnader, tidsplan, omfang og / eller overholdelse av krav i SLA blir sterkt berørt). Administrerende direktør mener det er lagt et godt grunnlag for videre arbeid med risiko, internkontroll og avvikshåndtering i HDO. Konsept og modell for risikokontroll i HDO er basert på en godt bearbeidet modell som også benyttes av de andre aktørene i nødnett. 5

6 Risikoregisteret som er etablert gir et godt utgangspunkt for videre arbeid, internt i HDO og med andre aktører involvert i leveranse og utvikling av de tjenester HDO yter sine kunder. Administrerende direktør vil videreføre arbeidet med risikovurdering, internkontroll og avvikshåndtering i utviklingen av strategi, virksomhetsplaner og handlingsplaner i HDO. Sak Reserveløsning AMK-sentraler I styremøtene 12.juni 2014 og 22.september 2014 tok administrasjonen opp spørsmålet om hvorvidt HDO skulle iverksette en utredning om felles nasjonal reserveløsning for AMK-sentraler. Dette på bakgrunn av en rapport utarbeidet av Helse Sør-Øst RHF i 2014 hvor det pekes på at det bør etableres reserve-lokasjoner for AMK i opprinnelig AMK-sentrals hjemmeområde; «Prosjektet anser det som viktig at en slik løsning etableres så nær opprinnelig AMK-sentral som mulig. Dette begrunnes i behov for bemanning med eget personell for å ivareta lokalkunnskap om prosedyrer og geografi, og for å unngå pendling over lange avstander». Styret ba den gang om at HDO fulgte opp saken med de regionale helseforetakene for en avklaring. Tilbakemeldingene fra de regionale helseforetakene var at dette håndteres lokalt med de enkelte helseforetak, gode avtaler med nabo-amk etc. HDO opplever nå at enkelte helseforetak utreder muligheter for å etablere lokale reserveløsninger for sine AMK-sentraler med fullt utstyrt kontrollrom på en annen lokasjon i nærområdet. Administrerende direktør mener at en sentralt styrt tilgang til utstyr knyttet til reserve-løsninger for AMK-sentraler er mest hensiktsmessig. Dersom de ulike AMK-sentralene skal etablere hver sine lokale reservelokasjoner så vil dette være både økonomisk utfordrende da slike løsninger er svært dyre i innkjøp og drift, samt at de vil øke kompleksiteten ifht driften av nødnett. Administrerende direktør mener videre at det er en risiko at helseforetakene kan ta beslutninger om egne reserve AMK-sentraler uten at et nasjonalt helhetssyn ifht beredskap, økonomi, organisatorisk og teknologisk redundans etc. blir hensyntatt. For å kunne ivareta krav om en helhetlig sammenhengende akuttmedisinsk kjede, understøttet av et nasjonalt system for kommunikasjon, mener administrerende direktør at arbeid med reserve AMK-løsninger må ta utgangspunkt i regionale og nasjonale behov, og ikke i lokale behov i den enkelte AMK-sentral. Administrerende direktør mener dette bør utredes i samarbeid mellom helseforetakene og HDO. 2. Styret ber om at HDOs administrasjon utreder videre alternative reserveløsninger for AMKsentraler i nær kontakt med de helseforetak/amk-sentraler som har tatt kontakt med HDO vedr. dette. 6

7 Sak ADs orientering Administrerende direktør vil redegjøre for følgende saker. 1. Direktørmøte felleseide selskaper juni Status for prosess rundt økonomiske avklaringer for HDO 3. Innspill til eierstyringsgruppa om vedtekter for HDO HF 4. Status for eierskaps, forvaltnings og finansieringsmodell nødnett helse 5. Anbefaling rundt tilknytning for DNK 6. Status for arbeidet med utredning av en evt. fellesfunksjon for nødnett 7. Status for arbeidet med ny kontrollromskontrakt fra Overordnet vurdering av driftssituasjonen i nødnett 9. Anskaffelsen av ny teknologi for AMK Sak Årsplan Styresaker Årsplanen for styresaker ble fremlagt. Eventuelt Ingen saker ble innmeldt under eventuelt. 7

8 Stavanger, 29. september 2016 Bente Aae Nestleder Paul M. Gundersen Trond M. Elsbak Anne Cathrine Braarud Geir Henning Joten Roar Schytte Jan Vilnes Steinar Marthinsen Styreleder Anita Østlund Styresekretær 8