Styret Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF BESØKSADRESSE: POSTADRESSE: Tlf: Org.nr.

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF SAK NR ADs orienteringer Forslag til vedtak: Styret tar ADs gjennomgang til orientering Gjøvik, 14.oktober Lars Erik Tandsæther Administrerende direktør Vedlegg: 1. Status driftssituasjonen 2. Status i arbeidet med brukerbetaling i helsetjenesten 3. Omorganisering av HDO 4. Ressursutfordringer i nasjonale initiativ 5. Status forsert utrulling 6. Oversikt over tidligere styrevedtak i HDO HF

2 Sak ADs orienteringer 1 Administrerende direktørs anbefaling Administrerende direktør ber om at styret tar gjennomgangen til orientering 2 Faktabeskrivelse Administrerende direktør vil redegjøre for to saker. En relatert til at det er etablert en møtearena mellom direktørene for de felleseide selskapene. Den andre saken omhandler orienteringssakene som ble presentert av HDO på siste styringsgruppemøte. 3 Administrerende direktørs vurderinger Samarbeidsarena for de felleseide selskapene De fire regionale helseforetakene har pr mai 2015 etablert seks felleseide selskap. Selskapene følger i hovedsak samme rutine knyttet til f eks oppdragsdokument og årlig melding. I løpet av 2014/15 har RHF-ene satt større søkelys på driften og oppfølgingen av de felleseide selskapene. Nytt er også initiativ fra eierstyringsgruppen som har invitert til separatmøter med styreleder og administrerende direktør i de felleseide selskapene. De administrerende direktørene i de nasjonale selskapene har sett nytte av å etablere et nettverk for å styrke samarbeidet, utveksle erfaringer og bidra til bedre leveranser. Styringsgruppemøte for nødnett helse ble gjennomført 24. september i HOD, hvor HDO orienterte om følgende saker: Status driftssituasjonen Status i arbeidet med brukerbetaling i helsetjenesten Omorganisering av HDO Ressursutfordringer i nasjonale initiativ Status forsert utrulling

3 Status for driftssituasjonen: Orienteringen underbygger det høye risikobildet for nødnett helse. Dette synliggjøres med stort trykk på driftsorganisasjonen som skal håndtere drift av løsninger med mye feil, lang feilrettingstid på programvare feil fra leverandør, mottak av tre nye kontrollrom hver uke hvor disse har med seg et for høyt antall feil. Det ble informert om at det har oppstått nye feilsymptomer, en for kontrollromsløsningen for akuttmottak og legevaktsentraler, og en for forbindelsen mellom kontrollrom og TETRA nettet. Konsekvensene og omfanget var uklart ved rapporteringstidspunktet. Status nå er at saken med ustabile løsning for små kontrollrom ikke er løst (korte brudd i transmisjon), men videre eskalert av HDO. Ustabil forbindelse mellom kontrollrom og TETRA virker å være løst (skiftet hardware). Saken ble tatt til orientering. På grunn av det høye risikobildet besluttet styringsgruppen å gjennomføre et ekstra styringsgruppemøte før nyttår (25. november). Status i arbeidet med brukerbetaling i helsetjenesten: Styringsgruppen ble informert om status for arbeidet med brukerbetaling og tok saken til orientering. Ingen kommentarer eller innspill kom i møtet. Omorganisering av HDO: Styringsgruppen ble orientert om omorganiseringen ved HDO, hvordan organisasjonen er sammensatt og hvem som bemanner lederrollene. Saken ble tatt til orientering uten ytterligere kommentarer. Ressursutfordringer i nasjonale initiativ: Saken ble løftet til styringsgruppen da det er HDO sin vurdering at det må sikres tilstrekkelig ressurser og kapasitet til å gjennomføre allerede iverksatte prosjekter og initiativ, slik at allerede inngåtte forpliktelser kan leveres og avsluttes, før nye større initiativ iverksettes. Den koordineringen som HDO nå skal gjøre på vegne av RHF ene, vil bidra til dette. Det er nødvendig å prioritere nødnett innføring og den nasjonale anskaffelsen av AMK teknologi som gjennomføres i regi av NIKT HF. Prioriteringene som gjøres må være forankret hos alle aktører i nødmeldetjenesten. Styringsgruppen støttet anbefalingen fra HDO: «HSN ber aktørene involvert i styring og utvikling av den akuttmedisinske kjede vurdere kritikalitet på nye initiativ og avstemme dette med HDO, slik at ressurssituasjonen i nødnett prosjektet ikke blir negativt påvirket.» Status forsert utrulling: HDO orienterte om status for tiltakene for å støtte opp under forsert utrulling av nødnett helse. Tiltakene ble besluttet i møte i Helse og omsorgsdepartementet før sommeren og kommunisert i brev til Helse Sør-Øst RHF. Estimatet på 12,5MNOK ble fremlagt og tatt til orientering av styringsgruppen. Det kom ingen avklaringer rundt finansieringen av disse ekstra kostnadene som påføres HDO.

4 Vedlegg 1 Status driftssituasjonen Driftsrapportering Helsetjenestenes driftsorganisasjon for nødnett HF 11. september 2015 Driftsstabilitet Feil som medførte forsinkelser i Helse sitt utrullingsløp høsten 14/vinteren 15 anses som løst. Extender Leverandør har implementert ny teknisk løsning på alle AMK sentraler både i drift og prosjekt DCS (grensesnitt for Tetra lyd mellom Frequentis og Motorola sine leveranser) Feil funnet og utbedret av leverandør Software Helse benytter for tiden Funksjonalitetsrelease nr 3 (FR3 patch 3) fra Frequentis. I løpet av uke 39 vil alle kontrollrom både i drift og prosjekt ligge på lik versjon HDO ser at risikoen er redusert, og har etter disse utbedringene akseptert å ta nye kontrollrom i drift Risiko vedrørende driftsstabilitet vurderes løpende (ref bilde 6)

5 Volum i drift Helse har per september 77 operative kontrollrom (+28 siden Mars) Helse har 6912 operative radioterminaler pr august ( siden mars) Helse drifter totalt 71 opplæringsplasser fordelt på 7 klasserom (+ 50 plasser siden mars) Trenden viser en økning av henvendelser til HDO i takt med antall operative kontrollrom. På tross av økningen i antall henvendelser har HDO kontroll på antallet utestående saker Innen utgangen av 2015 vil 53 nye kontrollrom settes i drift totalt 130 Antall kontroll som settes i drift i sept-des vil være dobbelt så mange som mars-august. Telefonhenvendelser til HDO Nye feilsaker Fordeling av antall kontrollrom i drift per september AM LV AMK CICCS Totalsum Vurderinger ift driftsstabilitet Periodevis korte bortfall av kommunikasjon mellom kontrollrom og sentrale datarom Brukeren må benytte reserve telefoni løsning Saken er eskalert til DNK og MSI for løsing Brukerutstyr på kontrollrom har ustabilitet i kontakt med TETRA nettet Saken er eskalert til DNK og MSI for å få en vurdering Konsekvensanalyse pågår med tanke på utrullingen og drift Feil på strømkabling for å skape redundans er avdekket i noen installasjoner Saken er forelagt DNK og MSI

6 Vedlegg 2 Status i arbeidet med brukerbetaling i helsetjenesten Brukerbetaling Helsetjenestenes driftsorganisasjon for nødnett HF 11. september 2015 Status brukerbetaling St prop 100S forutsetter brukerorientert finansiering av driften oppdrag gitt HDO i 2015 Nedsatt arbeidsgruppe bestående av representanter fra HDO, de regionale helseforetakene, KS og kommunene Anbefaling overlevert mai 2015 Styrebehandlet i HDO HF juni 2015 Sendt for innspill til DNK og HDIR juli 2015 Presentert for Helsedirektoratet september 2015 Hovedprinsipper lagt til grunn Minst mulig byråkrati og administrasjon Beregningene skal være transparente SHT vil faktureres tilsvarende dagens ordning Særlig fokus på å finne egnet modell for KHT Rettferdig fordelingsnøkkel Anbefaling Primært: Sentral oppgjørsordning til HDO hvor drift av Nødnett i primærhelsetjenesten fullfinansieres av staten. Sekundært: Delkostnadsnøkkelen for primærhelsetjenesten i inntektssystemet legges til grunn for beregning og fordeling av driftskostnadene, og faktureres den enkelte kommune

7 Vedlegg 3 Informasjon knyttet til omorganiseringprosessen i HDO Til: HSN Fra: HDO HF Dato: Saksbehandler: Bakgrunn for saken Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal bidra til å realisere helsetjenestens samlede målsetninger for den nasjonale medisinske nødmeldetjenesten, herunder nødvendige og lovpålagt samarbeid mellom regionale helseforetak og kommuner innen nødmeldetjenesten. HDO skal bidra til å realisere enhetlige og stabile kommunikasjonsløsninger og fagsystemer som skal støtte opp om sørge for-ansvaret, samt bidra til nasjonalt samarbeid i spørsmål knyttet til videre utvikling av helsesektorens nødmeldetjeneste, herunder teknisk utvikling, test, implementer, drift og opplæring. HDO er etablert som et helseforetak og eies av de 4 regionale helseforetakene og gjennom dette et etablert styre hvor også KS har en observatørrolle. I HDOs strategiplan for står det følgende: «For å sørge for sikker og stabil drift, samt å raskt løse brukernes utfordringer, er det viktig at vi i HDO ivaretar vårt sterke kundefokus har arenaer for kunnskapsdeling har en organisasjonsstruktur som tydeliggjør ansvar og fremmer beslutningsevne har robuste tjenester som dekker brukernes behov er bevisst på at våre interne rutiner, som etterlevelse av gode driftsprosesser gjennom å følge ITIL-rammeverket1, er grunnleggende for å tilby våre brukere sikker og stabil drift» Videre har vi i vår strategiplan utarbeidet fem strategiske hovedmål for å kunne realisere vår visjon og vårt målbilde. De fem strategiske hovedmålene er: 1. Vellykket teknisk innføring av nødnett-brukerutstyr 2. Effektiv og stabil drift 3. Sterkt kundefokus 4. Endringsdyktig organisasjon 5. Pådriver for videreutvikling For å imøtekomme dette så vi nødvendigheten av å kjøre en organisasjonsutviklingsprosess for å se på om hvorvidt vi var riktig bemannet og organisert.

8 I prosessen har vi lagt vekt på at det er vårt driftsansvar som skulle være styrende for hvordan vi skulle være organisert, i dette ligger bl.a. et høyt fokus på ITIL-prosesser 1) Etter gjennomført organisasjonsutviklingsprosess ser HDOs organisasjon slik ut: Helse Sør-Øst RHF Helse Vest RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHF HDOs styre Lars Erik Tandsæther Administrerende direktør Morten Korslund Leder for Økonomi, administrasjon og HR Ketil Are Lund Direktør for Strategisk utv. og virksomhetsstyring Ståle Lybekk Avdelingsleder for Teknologiforvaltning Vegar Hermansson Avdelingsleder for Drift og Endringer Anita Østlund Avd.leder for Kundeog brukerforvaltning Ludvig Nedregård Teamleder for IT- Infrastruktur Roar Schytte Teamleder for Mobile enheter Reidar Honningsvåg Teamleder for Støtteprosesser Per-Erland Wold Teamleder for Endrings-prosesser Anders Johnsgaard Teamleder for Driftsprosesser Geir H. Joten Teamleder for Service Desk Vi i HDO har stor tro på at dette er et riktig veivalg og at vi med dette står enda sterkere ifht å kunne levere stabil og effektiv drift for våre kunder. Forslag til vedtak 1. HSN tar saken til orientering 1 Information Technology Infrastructure Library (ITIL) er et strukturert rammeverk eller ontologi for kvalitetssikring av leveranse, drift og support innen fortrinnsvis IT. ITIL går inn i organisasjonsstrukturen, og de faglige ferdigheter til en IT-organisasjon, ved å presentere et utførlig sett managementprosedyrer som en organisasjon kan benytte til å styre sine IT-operasjoner. Disse prosedyrer er leverandøruavhengige og er relevante for alle aspekter av en ITinfrastruktur.

9 Vedlegg 4 Ressursutfordringer og nasjonale initiativ Til: HSN Fra: HDO HF Dato: Saksbehandler: Bakgrunn for saken Det er mange pågående prosjekter og initiativ relatert til den akuttmedisinske kjeden. HDO er involvert i flere av disse, og ser at helseforetakene har utfordringer med å stille med tilstrekkelige ressurser til alle. Nasjonal IKT HF gjennomfører, på vegne av de regionale helseforetakene, et anskaffelsesprosjekt «ny teknologi til AMK». Prosjektet er forankret i foretaksprotokollene til de 4 RHF-ene for 2015, og har en overordnet plan for å sluttføre anskaffelsen innen årsskiftet 2016/17. Deretter vil det være naturlig å se et nasjonalt innførings- og implementeringsprosjekt starte. HDO er i gang med å planlegge og forberede oppgradering av teknologien i nødnett fase 0 og 1 (retrofit). Dette er arbeid som planlegges gjennomført i 2016 og Helsedirektoratet har initiert en oppfølging av den nye akuttmedisinforskriften som trådte i kraft i 2015 for å sikre riktig bruk av kommunikasjonsteknisk utstyr med nødvendig funksjonalitet og sikkerhet i den akuttmedisinske kjede. Helsedirektoratet initierer nå en prosess med flere arbeidsgrupper som skal se på behov for eventuelle krav til de regionale helseforetakenes og kommunenes bruk av kommunikasjonsteknisk utstyr innenfor teknisk utstyr, opplæring, prosedyrer, drift og organisering. Vurdering Arbeidet med å sluttføre nødnett utrulling, håndtere de forsinkelser som allerede er inntrådt i prosjektet gjennom 2014 og 2015, er utfordrende ifht kapasitet og kompetanse, ikke bare for HDO HF, men også for de involverte helseforetakene. AD-ene i de fire RHF ene har vedtatt at HDO, på vegne av de regionale helseforetakene, skal koordinere aktivitetene innen den medisinske nødmeldetjenesten. De regionale helseforetakene ønsker på denne måten å bidra til at de samlede ressurser utnyttes på en god måte, til å skape lokale, regionale og nasjonale effekter innen prehospitale tjenester, samt til bedre koordinering mellom primær- og spesialisthelsetjenesten. Det er HDO sin vurdering at det må sikres tilstrekkelig ressurser og kapasitet til å gjennomføre allerede iverksatte prosjekter og initiativ, slik at allerede inngåtte forpliktelser kan leveres og avsluttes, før nye større initiativ iverksettes. Den koordineringen som HDO nå skal gjøre på vegne av RHF ene, vil bidra til dette. Det er nødvendig å prioritere nødnett innføring og den nasjonale anskaffelsen av AMK teknologi som gjennomføres i regi av NIKT HF. Prioriteringene som gjøres må være forankret hos alle aktører i nødmeldetjenesten.

10 Nødnett innføringen vil være krevende gjennom hele 2016, og alle aktørene vil måtte være forberedt på omprioriteringer av ressurser for å sikre gjennomføring ihht plan. Flere parallelle nasjonale initiativ innenfor nødmeldetjenesten vil utfordre leveranser og effektiv ressursutnyttelse i helseforetakene, og det er behov for å sikre en bedre koordinering nasjonalt, regionalt og lokalt. Eventuelle nye initiativ må ha en god forankring hos alle involverte aktører og være fundamentert i faktiske behov som vil gi en positiv effekt på den akuttmedisinske kjede. Forslag til vedtak 1. HSN ber aktørene involvert i styring og utvikling av den akuttmedisinske kjede vurdere kritikalitet på nye initiativ og avstemme dette med HDO, slik at ressurssituasjonen i nødnett prosjektet ikke blir negativt påvirket.

11 Vedlegg 5 Status forsert utrulling Ny plan forsert utrulling Helsetjenestenes driftsorganisasjon for nødnett HF 11. september 2015 Status forsert utrulling Stoppende feil ved AMK-sentralene i Vestfold/Telemark og Sørlandet høsten 2014 førte til stopp i utrullingsplanen i 6 mnd En slik forsinkelse ville uten tiltak og ny plan - ha ført til at prosjektet ble ferdig Q1/17 Ny plan med fokus på en stabil utrulling første halvår ble vedtatt, og iverksatt 2.kvartal AMK sentraler har gått live etter dette. Overordnet føring til prosjektet om å etablere en plan med ferdigstillelse før sommeren Finnmark er unntatt fra denne planen. Den nye planen er etablert med 3 GoLive i uken frem til uke 26/16 Stabilitetstest gjennomføres for å sikre kvalitet Den nye planen er ikke gjennomførbar uten tilførsel av ekstra ressurser Planen er uten slakk, noe som medfører stor risiko for at den sklir på tid Ny plan for Finnmark er under utarbeidelse Målet er å bli ferdig med Finnmark ila 2016 Prosjektmodell og ressurser er ikke avklart fra DNK og leverandøren sin side

12 Forsert utrulling forts. Prosjekt Ny plan krever tilførte ressurser til utrullingsprosjektet fram til uke 26/16 Den korte tiden medfører at tilførte ressurser må ha tilfredsstillende kompetanse, rekker ikke opplæring Totalt estimeres fire nye ressurser for å styrke test og ferdigstillelse av kontrollrommene En ressurs på plass fra DNK/leverandør En ekstern innleid til HDO En ressurs hentet fra HDO internt Pågår arbeid for å leie kapasitet fra RHFene Ikt selskaper/enheter Automatisert støtteverktøy, under utvikling av HDO, for å sikre kvaliteten på kontrollrommene som er under innføring, versjon 2016 er ferdig og testet, noe forbedringer pågår Drift Den nye planen medfører også betydelig press på HDO sin driftsorganisasjon, noe som krever styrking av mottaksapparatet. Totalt er det så langt identifisert behov for to ekstra ressurser En ressurs til driftsstøtte er identifisert og vil leies inn av HDO Det er ikke avklart om HDO vil få støtte fra leverandøren eller DNK for å sikre mottakskapasitet Forsert utrulling forts. Det er estimert en ekstra kostnad som følge av ny plan på ca 12,5 millioner Ekstern bistand i 12 mnd (inkl konsulenter og verktøy); 5 mill Innleide fra RHF-ene i 12 mnd; 7,5 mill Ressurs fra leverandøren er ikke inkludert I tillegg kommer ekstra støtte fra HDO sin linjeorganisasjon for å støtte prosjektet. Dette medfører økte kostander for HDO ifht drift og support.

13 Vedlegg 6 Tidligere styrevedtak i HDO HF Saksnr Sakstittel Vedtak Status Forventet utført Årlig melding 2014 Styret tar Årlig melding 2014 til orientering og ber administrasjonen OK om å innarbeide de endringsforslagene som kom frem i møtet og oversende ny versjon. Ans. Kommentar Styreevaluering Styret tar styreevalueringen til orientering og ber om at styremedlemmene hver for seg tar med seg videre de kommentarer som kom frem gjennom evalueringen. OK Oppdragsdokument Årsberetning og årsregnskap Styret tar foreløpig oppdragsdokument 2015 til orientering og avventer endelig dokument etter foretaksmøtet den 23.februar Styret vedtar fremlagt årsberetning og årsregnskap med de endringer som fremkom i møtet. 2. Styret har mottatt dokumentet "Oppsummering av revisjonen for Nummerert brev nr. 2" fra HDOS revisor. 3. Styret ber om at administrasjonen i HDO svarer ut de puntene som revisor påpeker i dette brevet. OK Oppdragsdokument Usikkerhetsområder knyttet til ansettelser kontra engasjement 1. Styret tar Oppdragsdokument 2015 til etterretning. 2. Styret ber om at administrerende direktør sørger for at bestillingene i oppdragsdokumentet blir innarbeidet i virksomhetsplanen. 3. Styret ber om at en midtveisrapport på styremøtet i september. Styret tar saken til orientering og ver om at administrerende direktør fremlegger en organisasjons- og bemanningsplan som ivaretar fordeling av faste- og engasjementsstillinger til styremøtet i juni. OK OK

14 Virksomhetsrapport ering Organisasjons- og bemanningsplan Brukerfinansiering for drift Nødnett Driftskostnader relatert til fjernprogrammering av radioterminaler Styret tar virksomhetsrapporten til orientering og ber om at: Administrerende direktør følger opp de avvik som er knyttet til virksomhetsrapporteringen og som har relasjon til HDIR/HOD. Administrerende direktør følger opp mot Helsedirektoratet det pålegg som er tillagt HDO som en følge av innføring av lydlogg. 1. Styret tar redegjørelsen knyttet til ny organisering av HDO til orientering. 2. Styret godkjenner forslaget til konvertering av opp til 18 engasjementstillinger til faste stillinger. 1. Styret tar arbeidsgruppens rapport til foreløpig orientering. 2. Styret ber om at styreleder, styrets nestleder sammen med administrerende direktør og økonomisjef ber om et møte med HOD hvor arbeidsgruppens rapport og anbefaling fremlegges. 1. Styret tar redegjørelsen om fjernprogrammering av radioer til etterretning. 2. Styret slutter seg til administrerende direktørs anbefaling, og forutsetter at kostnader knyttet til dette dekkes inn under brukerbetaling. OK OK Driftsansvar opplæringsportal Nakos 1. Styret tar redegjørelsen om drift av servere til orientering. 2. Styret godkjenner forslaget om at HDO drifter servere relatert til kursportalen for NAKOS 3. Styret ber om at medgåtte kostnader til å etablere tjenesten og drifte løsningen faktureres NAKOS LET / SL Datoer for styremøter 2016 og årsplan styresaker 1. Styret godkjenner fremlagt forslag til møteplan for 2016 med de endringer som fremkom i møtet. 2. Styret tar fremlagt årsplan styresaker til orientering. OK AØ Opplæring i driftsfase 1. Styret tar saken til orientering. 2. Styret ber HDO forankre anbefalingen med KS. 3. Styret ber HDO legge dette frem som en beslutningssak på neste styremøte KAL/AØ

15 Oppfølging av kvalitet og avtaleregulering rundt lokal infrastruktur Temasak - sept. Informasjon om utfordringer knyttet til budsjett 2016 Styret tar saken til orientering og ber om at administrerende direktør følger dette opp imot planverket for nasjonal koordinering. Styret ber administrasjonen om å forberede et underlag til neste styremøte som viser omfanget av budsjettbehovet innenfor de områdene hvor ansvaret ikke er avklart samt belyser evt. inntektsgrunnlag i form av tjenesteprising. KAL MK Evnt. sept. Brukererfaringer fra operativt miljø Styret ber om at administrasjonen tar disse erfaringene med seg tilbake for videre oppfølging AØ