Kontrakt - rammeavtale. Rådgivningstjenester

Transkript

1 /HM Arkivref.: 2013/272/033 Kontrakt - rammeavtale mellom Oppdragsgiver NTNU og Leverandør NN om Rådgivningstjenester Bistand til utarbeiding av grunnlagsdokumentasjon for konseptvalgutredning og usikkerhetsanalyser Innhold Kap. 1. Underskriftsside 2. Møtereferat fra avklaringsmøte 3. Kontraktsbestemmelser 4. NS 8402 Rådgivningshonorar etter medgått tid Bilag 1 Tilbuds-/svarskjema 2 Samhandlingsavtale 3 Leverandørens tilbudsbrev m/dokumentasjon 4 Endringer/tillegg etter avtaleinngåelse

2 1 Signaturside 3 2 Møtereferat fra avklaringsmøte 4 3 Kontraktsbestemmelser Oppdraget Kontraktstype Type tjeneste Fremdrift Tilbyders ressurspersoner Oppdragsgivers ytelser Honorar Faktura/betaling Kopiering etc Øvrige utgifter Andre bestemmelser Offentlige avgifter Avbestilling/opphør Utfyllende kommentarer/avvik til NS 8402 ikke nevnt over Reiser/reisetid utenom normal arbeidstid Underleverandører/assistenter Utenlandsk arbeidskraft Tvister 9 4 Kontraktsstandarder 9 2

3 1 Signaturside Rammeavtale om rådgivningstjenester mellom NTNU Norges teknisk- naturvitenskapelige universitet (heretter kalt NTNU eller Oppdragsgiver) og Agendum strategi og ledelse (heretter kalt Leverandøren) For NTNU: Trondheim.. mars 2013 (sted/dato) Aud Magna Gabrielsen (navn/underskrift) Økonomidirektør (tittel) For Leverandøren:. (sted/dato) N.N.... (navn/underskrift) Adm.dir. og Partner (tittel) Avtalen er undertegnet i to eksemplarer, hvorav partene beholder en hver. Skriftlige henvendelser om avtaleforhold adresseres Til Oppdragsgiver: Til Leverandøren: NTNU Eiendomsforvaltningen 7491 Trondheim e-post: ma@adm.ntnu.no Kontaktpersoner For NTNU: Navn Tlf./fax e-post For NTNU vil kontaktperson bli definert ved det enkelte avrop som skal skje skriftlig For Leverandøren Navn Tlf./fax e-post 3

4 2 Møtereferat fra avklaringsmøte Generelt Her vil et omforent referat fra et eventuelt avklaringsmøte bli limt inn. Møtereferat Tid Sted Avklaringer Opplisting nedenfor, i det vesentlige klippet fra avsnitt 5, Gjennomføring av avtalen i konkurransegrunnlaget legger føringer som skal sikre en god gjennomføring av avtalen. Omfang og formål Rammeavtale inngås for 3 år, regnet fra 30. mai Oppdragsgiver kan velge å forlenge den initielle avtaleperioden med ytterligere 2 år. Eksklusivitet Intensjonen med rammeavtalen er at prosjektet skal dekke sine behov innen nevnte tjenestekategorier fra rammeavtaleleverandøren. Avrop kan kun avtales av navngitte personer hos partene som i rammeavtalen er definert å ha slik myndighet. Ved avrop fra tilbydergrupper vil oppdragsgiver foretrekke at gruppen har en kontaktadresse for kanalisering av oppdrag, fakturering oa. administrative gjøremål. Avrop Avtale om avrop skal skje skriftlig. Ved avrop innenfor rammeavtalen vil bli gitt en nærmere oppdragsbeskrivelse. Denne vil presisere art, omfang, ressurspersoner og forventet resultat av oppdraget. Avtale om avrop av deloppdrag skal definere: Oppdragets art Resultat av oppdraget Omfang i timer Datoer for oppstart og avslutning Administrasjon av avvik og endringer ift. opprinnelig avrop Navn på og honorarsatser for ressurspersoner som skal delta i avropt delprosjekt Navn på personer med myndighet til å inngå avtale om å gjøre endringer på et avrop. Det er et felles ansvar for partene at avrop blir regulert iht. ovenstående. Data omkring avropet føres på eget ark og underskrives av begge parter. Leverandør skal starte opp arbeidet med avropt oppdrag innen 4 uker fra avropet er meddelt (bekreftet vha. skriftlig bestilling) med mindre annet er avtalt særskilt. Oppdragsgivers rett til resultatet Prosjektmaterialet er oppdragsgivers eiendom. Oppdragsgiver har rett til å bruke, publisere og mangfoldiggjøre løpende rapportering og endelig sluttrapport med underliggende 4

5 dokumentasjon. Rapporter skal gjøres tilgjengelig for oppdragsgiver på en standard programvare, i et allment tilgjengelig elektronisk format. Denne retten gjelder ikke hjelpemidler, knowhow, datasystem eller tilgang til slikt som Leverandøren selv har ervervet. Endringer hos leverandøren Ved vesentlige endringer i avtaleperioden mht. frafall av kompetansepersoner som tilbys, så kan avtalen sies opp med 3 måneders varsel. Likeledes kan endringer i eierstruktur hos leverandøren i avtaleperioden, dersom slik endring kan gi utilsiktet virkning, gi oppdragsgiver anledning til å revurdere avtaleforholdet. Ehandel og elektronisk faktura Det er med virkning fra 1. juli 2012 et krav til leverandører mot offentlige oppdragsgivere at de skal utstede elektronisk faktura. Tilbyder må bekrefte om han på tilbudstidspunktet har et fungerende system for dette eller når han vil ha det. Se Vedlegg 4 til konkurransegrunnlaget, Implementeringsguide. NTNU bruker i dag Basware PM som bestillingssystem integrert mot den offentlige E- handelsplattformen (EHP). Leverandøren må påregne at han i avtaleperioden oppretter abonnementsavtale med CapGemini, som i dag drifter EHP, og at det opprettes en elektronisk katalog. Vederlag Oppdraget honoreres etter en timepris for den oppdragsansvarlige og en annen, lavere pris for de øvrige oppdragsmedarbeidere. Nedenfor er spesifisert hvor stor del av leveransen hver enkelt konsulent er forutsatt å utføre. Oppgitt timepris forutsettes å dekke: a) Alt utført arbeid b) Alle reiseutgifter i forbindelse med oppdrag. Dekning av utgifter til øvrige reiser samt eventuell diett og hotellopphold mv. forutsetter utstedt reiseordre fra Oppdragsgiver. Statens satser kommer da til anvendelse. Dersom Oppdragsgiver har avtale om rabattordninger på fly, hotell etc. skal slike benyttes, med mindre det medfører særlig ulempe for utførelsen av oppdraget c) Alle øvrige direkte og indirekte utgifter Leverandøren har i forbindelse med oppdraget, herunder IT-relaterte utgifter, telefon, kontorrekvisita, mangfoldiggjøring, ekspedisjon, fakturering m.v. Timelønn for tidsforbruk i forbindelse med reiser inntil 2 timer pr. dag og pr. konsulent kan ikke faktureres. Dersom Leverandøren har behov for å ta inn underleverandør i det enkelte oppdrag, skal underleverandørens godtgjørelse faktureres videre krone for krone uten påslag. Leverandøren skal føre timelister som skal holdes ajour til enhver tid. Oppdragsgiver har rett til når som helst å kreve innsyn i timelistene. Prisendring 5

6 Timepriser indeksjusteres årlig, første gang januar 2014, iht SSBs Tabell 03362, Konsumprisindeks for varer og tjenester: Andre tjenester med arbeidslønn som dominerende faktor. Basis indeks vil være som for måned for tilbudsfrist. Regulering av timepriser kan gjøres gjeldende for 80 % av timeprisen. Årlige møter Møter for oppfølging av rammeavtalene gjennomføres 1 gang årlig. Møter for oppfølging av det enkelte avropte oppdrag gjennomføres i forhold til hver enkelt prosjektplan. 6

7 3 Kontraktsbestemmelser 3.1 Oppdraget Kontraktstype For denne kontrakten gjelder: NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid. Standarden er del av dette kontraktsdokument, (jfr. Kap 4) med mindre noe annet følger av bestemmelsene nedenfor Type tjeneste Leverandør NN strategi og ledelse, Org.nr. 9 siffer NO (som evt. representerer en tilbydergruppe) påtar seg ved denne kontrakt å utføre tjenester i kategori(er) som spesifisert i denne kontrakt Tabell 1A Tjenesteområde(r) Kategori Tjenesteområde(r) Selskaps-/firmanavn tilbyder, alt. ansvarlig for tilbydergruppe Timer som stilles til rådighet pr. år Fremdrift Fordi både samtidige utredninger og senere faser kan være avhengig av resultat fra andre oppdrag, er det viktig at avtalt fremdrift overholdes. Leverandøren plikter å varsle Oppdragsgiver omgående ved avvik i avtalt fremdrift, både i forhold til avtalte frister for ferdigstilling og milepeler. Om dagmulktbelagte frister, jfr. NS 8402, punkt 9.2. Om frister for ferdigstilling, jfr. NS 8402, pkt. 8.2 og 11 Konkretisering av omfang, tidspunkt for oppstart, fristdatoer krav til resultat og omfang i NOK skal være nedfelt i egne avtaler for avrop. 3.2 Tilbyders ressurspersoner Nedenfor er listet opp de ressurspersoner som tilbys til eventuelle deloppdrag. Leverandøren kan ikke uten å ha innhentet oppdragsgivers skriftlige samtykke erstatte de nevnte personer under utførelse av deloppdrag med andre. Dersom tilbyder representerer en tilbydergruppe vil nedenstående tabell kopieres opp i antall (A-Å) som tilsvarer deltakere i tilbydergruppen Tabell 2A. Ressurspersoner som tilbys Fra tilbyder/ansvarlig for tilbydergruppe 7

8 Etternavn, fornavn Profesjon/utdanning Kategori/tjenesteområde Tabell 2B. Ressurspersoner fra tilbydergruppe Underleverandør Etternavn, fornavn Profesjon/utdanning Kategori/tjenesteområde Dersom skifte av personell godkjennes av oppdragsgiver vil Leverandøren likevel være forpliktet til selv å dekke et antatt merforbruk i timer som følge av utskiftingen. Leverandøren bærer og risikoen for evt. konsekvenser som for eksempel forsinket levering som kan gi grunnlag for dagbøter. 3.3 Oppdragsgivers ytelser Honorar Honorar til innleide ressurspersoner skal være som følger av tabell nedenfor. Tabell 3. Honorar Navn ressursperson Tjenestekategori Honorar, NOK pr. time inkl. reiser, eks mva * *) jfr. NS 8402, punkt 12 og 13 Honorar/timesatser skal justeres maksimalt en gang pr. år og da iht. endring i konsumprisindeks fra 1. mai 2006, - første gangs endring pr. 1. mai Honorarsats skal inkludere reiser fra leverandørens kontorsted. Arbeid utover normal arbeidsdag honoreres med vanlig timesats pr. time. Honorarsatser fra ansvarlig og deltakere i tilbydergrupper skal inkludere administrative påslag for å koordinere gruppen Faktura/betaling Avregning skal skje i henhold til dokumentert fremdrift for foregående måned. Betalingsforfall skal være pr 30 dager regnet fra fakturadato. For sen betaling kan morarenter beregnes i henhold til satser i Lov om renter ved forsinket betaling Kopiering etc. Utgifter til annonsering, porto, kopiering og distribusjon av tegninger oa. materiale til bruk utenfor leverandørens sin egen anvendelse, dekkes av oppdragsgiver etter regning. 8

9 3.3.4 Øvrige utgifter Andre utgifter enn de som er nevnt over, kan bare kreves refundert når det er særskilt avtalt på forhånd. 3.4 Andre bestemmelser Offentlige avgifter Gjeldende avgiftsbestemmelser og satser legges til grunn for kontrakt. Dersom avgifter endres i oppdragsperioden blir endring gjort gjeldende for den del av oppdraget som blir berørt av endringen Avbestilling/opphør Ved eventuell avbestilling av oppdrag eller at avtalen opphører, skal påløpte honorar og godtgjørelse utbetales. 3.5 Utfyllende kommentarer/avvik til NS 8402 ikke nevnt over Reiser/reisetid utenom normal arbeidstid Rekvirerte reiser ved studiereiser etc. dekkes etter statens satser. Dette gjelder også overnatting pålagt av oppdragsgiver Underleverandører/assistenter Leverandøren kan gjøre bruk av assistenter og/eller underleverandører som ikke er definert som ressurspersoner i tabell over, kun når Oppdragsgiver har gitt skriftlig samtykke til dette Utenlandsk arbeidskraft Leverandøren er ansvarlig for å rapportere eventuelle utenlandske assistenter og underleverandører til sentralskattekontoret for utenlandssaker (SFU) i henhold til Ligningsloven av 13. juni, 6-10 med tilhørende forskrifter av desember 1983, gitt av Finansdepartementet Tvister Tvister skal primært søkes løst gjennom forhandling mellom partene. Om dette ikke lar seg gjøre utpekes en oppmann som skal megle. Mislykkes dette skal NS 8402, punkt 17 benyttes med den presisering at tvisten avgjøres ved voldgift etter Tvistemålsloven kap. 32 med Trondheim Byrett som verneting. 4 Kontraktsstandarder Som kontraktsstandard gjelder: Norsk Standard NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid hvilken utgave? 9

10 Standarden skal legges ved de originale kontraktseksemplar. Hver av partene holder sitt eksemplar. 10