MØTEINNKALLING SAKSLISTE 31/12 12/492 A PEDERSEN KYSTFISKEBÅT AS - STØTTE FRA NÆRINGSFONDET 32/12 12/573 JENSEN KRISTIAN - STØTTE FRA NÆRINGSFONDET

Transkript

1 Ordfører Utvalg: Formannskapet Møtested: Bystyresalen Møtedato: Klokkeslett: kl MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes på tlf eller For varamedlemmenes vedkommende gjelder sakslista som innkalling først når stemplet "INNKALLING TIL MØTE" er påført. Dokumentene legges ut på Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 30/12 10/426 RUSSEBAKERIET SAKSLISTE 31/12 12/492 A PEDERSEN KYSTFISKEBÅT AS - STØTTE FRA NÆRINGSFONDET 32/12 12/573 JENSEN KRISTIAN - STØTTE FRA NÆRINGSFONDET 33/12 12/590 VADSØ PENSJONISTFORENING - STØTTE TIL KULTURFORMIDLING 34/12 12/605 GLOBAL FUTURE FINNMARK KULL 2 - ØKONOMISK STØTTE 35/12 12/639 NORSK LANDBRUKSRÅDGIVING FINNMARK - TILSKUDD TIL LANDBRUKSRÅDGIVNING 36/12 12/702 TRUKKET

2 37/12 12/704 VADSØ MENIGHET - DEKNING AV UNDERSKUDD 38/12 12/705 VADSØ MENIGHET - TILSKUDD TIL KJØP AV NY KIRKEGÅRDSUTSTYR 39/12 12/729 NORILDS GUTTELAG - REISESTØTTE 40/12 12/754 VADSØLAGET I OSLO - ØKONOMISK STØTTE 41/12 12/757 STØTTE TIL ARRANGEMENTET FLYTTE HJEM 42/12 12/778 ENDRING AV REGLEMENT FOR HOVEDUTVALG 43/12 12/810 RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSE 44/12 12/813 LØYPEMASKIN VADSØ- INNKJØP AV NYE BELTER 45/12 12/309 INNKJØP AV PRIVAT TJENESTEUTØVER Vadsø, Svein Dragnes Ordfører

3 RUSSEBAKERIET Saksbehandler: Jens Betsi Arkivkode: 614 Arkivsaksnr.: 10/426 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 30/12 Formannskapet Forslag til vedtak/innstilling: Formannskapet innvilger 70% av kostnadene, maksimalt kr ,- til istandsetting av Russebakeriet i hht søknad fra Vadsø historielag. Tilskuddet utbetales når det foreligger godkjent regnskap for tiltaket. Beløpet finansieres over formannskapets disposisjoner. Vedlegg: Bakgrunn: Vadsø historielag søker i brev av om støtte til innlegging av vann og kloakk i Russebakeriet (Havnegata 49 A, gnr 8/954): Side 3 av 42

4 Sak 30/12 Vurdering: Pga ulike forhold er søknaden ikke behandlet tidligere. Det er høyst beklagelig. Russebakeriet er oppført i 1848 av Isak Tiberg. Bygget er i en etasje og har en grunnflate på ca 50 m2. Historielaget ønsker å gjøre lokalet egnet for tidsmessig bruk f eks som møtelokale for egen- og andre lag/foreninger. Vadsø historielag anslår at kostnader forbundet med innleggelse av vann og kloakk vil beløpe seg til ca kr ,- og søker Vadsø kommune om kr ,- Øvrig del vil finansieres av egne midler. Historielaget har henvendt seg til andre hold (Uni-stiftelsen) men fått avslag. Bygget ble i 1978 overtatt av Vadsø historielag. Dersom historielaget ikke kunne drifte bygningen skulle den tilfalle enten Vadsø kommune eller Vadsø museum. Historielaget ser seg i stand til å drifte bygget videre om det legges inn vann og avløp. Hvis ikke må andre overta bygget. Aktuelle overtakere av bygget vil være Varanger museum avd Vadsø. De har pr i dag ansvaret for drift av en rekke museale bygg. Finansieringen av disse skjer i stor grad basert på søknader/innhenting av ulike eksterne midler i stor grad fra Riksantikvaren. I 2012 har Riksantikvaren meddelt Varanger museum at midler til vedlikehold av kommunale museumsbygg ikke lenger kan påregnes. Det kan tas til inntekt for at kommunen bør være restriktive med å overta nye museale bygningsobjekter. Nå er det kommuner (bl annet Vardø) som har organisert sine museumsbygg i egne stiftelser og som sådan fortsatt er støtteberettiget fra Riksantikvaren. Side 4 av 42

5 Sak 30/12 Det er også andre eiere av verneverdige bygg som har henvendt seg til kommunen med noenlunde tilsvarende anmodinger. Det gamle bedehuset beliggende i Amtmannsgate 11 ble av formannskapet bevilget kr ,- til driftsstøtte (sak 104/10). Styret i det gamle bedehuset ble samtidig oppfordret til å utrede forslag til fremtidig drift og organisering av bygget. Det er i hht rådmannens kjennskap ikke mottatt noe slik utredning ennå men det er gitt signaler fra styret om at videre drift er vanskelig/krevende gitt nåværende organisering/eierform. Det synes å foreligge argumenter for å innvilge støtte til Vadsø historielag for å sikre videre privat drift nærmest for å unngå en kommunal ansvarsovertakelse. Det kan i så fall komme til å bli realiteten også for minst ett annet verneverdig bygg. Vadsø kommune har imidlertid en begrenset praksis i fht det å bevilge støtte til opparbeidelse av kommunal infrastruktur. Det vises i den sammenheng til formannskapets diskusjoner i sak 24/12 (Sandmo AS). Jens R. Betsi Rådmann Side 5 av 42

6 A PEDERSEN KYSTFISKEBÅT AS - STØTTE FRA NÆRINGSFONDET Saksbehandler: Jan Wengen Arkivkode: NAVN A Pedersens Kystfiskebåt AS Arkivsaksnr.: 12/492 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 31/12 Formannskapet Forslag til vedtak/innstilling: Søknaden avslås. Begrunnelse: Oljevern går ikke under begrepet primærnæring og er dermed ikke berettiget tilskudd over primærnæringsfondet. Vedlegg: Søknad om tilskudd fra Vadsø kommunes primærnæringsfond dat Bakgrunn: Myndighetene har startet et program for å utvikle kystnært oljevernberedskap. Til dette formålet vil en engasjere kystflåten. A Pedersen kystbåt AS har inngått kontrakt med Kystverket med utgangspunkt i depot i Vadsø havn. De ønsker å benytte eget fiskefartøy til formålet. I denne forbindelse må der kjøpes inn noe utstyr samt at båten må ombygges en del. Kostnadene til dette er anslått til kr ,- Det søkes om kr ,- fra primærnæringsfondet. Vurdering: Søknaden har vært forelagt utviklingsfondet og der fått avslag. Vadsø kommune har i tråd med krav fra Finnmark fylkeskommune overført alle tidligere midler tilført kommunens næringsfond til et eget utviklingsfond samt et primærnæringsfond. Dette utviklingsfondet har statutter som gjør at kun tiltak i tråd med strategisk næringsplan kan innvilges støtte. I strategisk næringsplan er reiseliv, energirelatert virksomhet, KIFT-næringer og havnerelatert virksomhet prioriterte satsingsområder. Side 6 av 42

7 Sak 31/12 Primærnæringsfondet skal nyttes til tiltak innen jordbruk og fiske. Fondets midler er begrenset og det må føres en forholdsvis begrenset støtteutøvelse. I vedtektene åpnes det for en støtte ved kjøp av eget fartøy på maks 20 % av samlet kapitalbehov dog ikke utover kr ,-. Fondet kan også nyttes til tiltak som styrker helse-, miljø- og sikkerhetsmessige aspekter. Slike tilskudd kan ikke overstige kr ,-. I dette tilfellet er det tale om ombygging av en fiskebåt slik at den blir egnet til oljevernberedskap. Det er derfor ikke tale om kjøp av en ny båt eller om støtte til tiltak som styrker helse, miljø eller sikkerhetsmessige aspekter for fiskerne. Ut fra dette innstiller rådmannen på følgende vedtak: Jens R. Betsi Rådmann Side 7 av 42

8 JENSEN KRISTIAN - STØTTE FRA NÆRINGSFONDET Saksbehandler: Jan Wengen Arkivkode: NAVN Jensne Arkivsaksnr.: 12/573 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 32/12 Formannskapet Forslag til vedtak/innstilling: 1. Kristain Jensen innvilges et tilskudd på 20 %, maks kr ,- til kjøp av eget fiskefartøy. Tilskuddet finansieres over primærnæringsfondet. 2. Om søker skulle avhende fartøyet eller flytte fra kommunen i perioden 3 år etter investering kan kommunen kreve tilskuddet tilbakebetalt i sin helhet. Bakgrunn: Kristian Jensen har drevet som fisker siden Han har to års fartstid på sjark og har ved siden av vært på trål i 3 år. Han er registret som fisker på blad B i fiskerimanntallet. Han har fagbrev som fisker samt kystskippereksamen. Han går nå på teknisk fagskole som vil avsluttes våren Han ønsker å starte opp som fisker med egen båt og søker i den forbindelse om et tilskudd på 20 %, dvs kr ,-, for kjøp av et fiskefartøy. Vurdering: Vadsø kommune har i tråd med krav fra Finnmark fylkeskommune overført alle tidligere midler tilført kommunens næringsfond til et eget utviklingsfond samt et primærnæringsfond. Dette utviklingsfondet har statutter som gjør at kun tiltak i tråd med strategisk næringsplan kan innvilges støtte. I strategisk næringsplan er reiseliv, energirelatert virksomhet, KIFT-næringer og havnerelatert virksomhet prioriterte satsingsområder. Primærnæringsfondet skal nyttes til tiltak innen jordbruk og fiske. Fondets midler er begrenset og det må føres en forholdsvis begrenset støtteutøvelse. I vedtektene åpnes det for en støtte ved kjøp av eget fartøy på maks 20 % av samlet kapitalbehov dog ikke utover kr ,-. Side 8 av 42

9 Fondet kan også nyttes til tiltak som styrker helse-, miljø- og sikkerhetsmessige aspekter. Slike tilskudd kan ikke overstige kr ,-. I dette tilfellet er det tale om kjøp av eget fiskefartøy og det kan da innvilges et tilskudd på inntil 20 % av investeringskostnadene. Jens R. Betsi Rådmann Sak 32/12 Side 9 av 42

10 VADSØ PENSJONISTFORENING - STØTTE TIL KULTURFORMIDLING Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 223 Arkivsaksnr.: 12/590 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 33/12 Formannskapet Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø formannskap avslår søknaden om økonomisk støtte til Vadsø pensjonistforenings hurtigrutetur. Avslaget begrunnes med at dette ikke er et tiltak som kommer innenfor kommunens prioriteringer. Vedlegg: Bakgrunn: Vadsø pensjonistforening søker Vadsø formannskap om økonomisk støtte inntil kr i forbindelse med hurtigrutetur fra Bergen til Vadsø. Av søknaden fremgår følgende: Side 10 av 42

11 Sak 33/12 Vurdering: Rådmannen gjør oppmerksom på at Vadsø pensjonistforening (VPF) ikke er i målgruppen for tildeling av ordinær reisestøtte/kulturmidler i Vadsø kommune (jf kommunestyrets bevilgning ). Disse er forbeholdt målgruppen barn og unge. Rådmannen ser verdien av den formen for kulturformidling som her er skissert men ser ikke at Vadsø kommune kan prioritere å støtte dette tiltaket økonomisk. Jens R. Betsi Rådmann Side 11 av 42

12 GLOBAL FUTURE FINNMARK KULL 2 - ØKONOMISK STØTTE Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 223 Arkivsaksnr.: 12/605 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 34/12 Formannskapet Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø formannskap viser til søknad om støtte til Global Future Finnmark kull 2 og innvilger kr til nevnte prosjekt. Støtten finansieres av formannskapets disposisjoner. Vedlegg: Prosjektbeskrivelse: Global Future i Finnmark Kull 2 Bakgrunn: Global Future Finnmark søker Vadsø kommune om økonomisk støtte kr til gjennomføring av kull 2 i nevnte prosjekt. Se vedlegg for nærmere presentasjon av prosjektet. I hht prosjektbeskrivelsen skal Global Future Finnmark gjennom økt sysselsetting av innvandrere bidra til en fremtidsrettet verdiskapning i fylket. Konkret handler dette om å kvalifisere allerede høyt utdannede innvandrere til relevant arbeid i Finnmark. Prosjektet startet opp sitt første kull med 18 deltakere i august 2011, og disse forventes å være ferdig i juli Seks deltakere i kull 1 er bosatt i Vadsø kommune og 4 av disse kom hit som flyktninger. Kull 1 er finansiert av NHO, Finnmark fylkeskommune, Innovasjon Norge og VRI Finnmark, mens det lokale næringslivet, fylkeskommunen og Statens vegvesen bidrar som mentorer for kull1. Nå håper Global Future Finnmark at Vadsø kommune ønsker å bidra til at prosjektet kan videreføres fom sommeren 2012 i form av oppstart av kull 2. Av søknaden fremgår følgende hva gjelder finansiering: Side 12 av 42

13 Side 13 av 42 Sak 34/12

14 Side 14 av 42 Sak 34/12

15 Vurdering: Rådmannen vurderer prosjektet som svært interessant med tanke på muligheten for å kvalifisere høyt utdannede innvandrere til arbeid i Finnmark og i Vadsø. Mange av våre nye innbyggere representerer i dag en arbeidskraftsressurs som dessverre ofte ikke blir benyttet. Dette til tross for at mange av disse har med seg betydelig og etterspurt kompetanse fra sitt hjemland. Begrunnelsen er ofte knyttet til manglende kunnskap om det norske samfunn og mekanismene i det norske arbeidsmarked. Rådmannen forstår prosjektet Global Future som et forsøk på å møte nettopp denne utfordringen. Med bakgrunn i dette vil rådmannen anbefale at søknaden om medfinansiering fra Vadsø kommune imøtekommes. Sak 34/12 Jens R. Betsi Rådmann Side 15 av 42

16 NORSK LANDBRUKSRÅDGIVING FINNMARK - TILSKUDD TIL LANDBRUKSRÅDGIVNIN Saksbehandler: Jan Wengen Arkivkode: NAVN NLF Arkivsaksnr.: 12/639 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 35/12 Formannskapet Forslag til vedtak/innstilling: Norsk Landbruksrådgivning innvilges et tilskudd på kr ,-. Tilskuddet finansieres over primærnæringsfondet. Bakgrunn: Norsk landbruksrådgivnings (NLR), tidligere Forsøksringen i Øst - Finnmark, hovedoppgave er faglig utvikling og rådgivning i landbruket. Arbeidet utføres av 41 lokale rådgivningsenheter i hele landet. NLR Finnmark er en av rådgivningsenhetene. De driver med direkte rådgivning til bønder i hele Øst-Finnmark og Lebesby. Ved årsskiftet var der 116 medlemmer, derav 25 fra Vadsø kommune. I 2011 bidro Vadsø kommune med kr ,- i støtte, Sør-Varanger kommune med kr ,- og Tana kommune, som vertskapskommune, med kr ,-. Det søkes i år om kr ,- i tilskudd. Vurdering: Vadsø kommune med 20 % av medlemsmassen, betaler litt over 20 % av de kommunale tilskudd. Rådmannen ser ingen grunn til at Vadsø kommune skal øke sitt forholdsmessige tilskudd og innstiller derfor som følger: Jens R. Betsi Rådmann Side 16 av 42

17 NG KIWI NORD AS - SØKNAD OM BEVILLING FOR SALG AV ALKOHOLHOLDIG DRIKK FOR UTSALGSSTEDET KIWI 151 VADSØ Saksbehandler: Toril Ongamo Arkivkode: U62 Arkivsaksnr.: 12/702 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 36/12 Formannskapet SAKEN ER TRUKKET Side 17 av 42

18 VADSØ MENIGHET - DEKNING AV UNDERSKUDD Saksbehandler: Jon Ragnar Morso Arkivkode: 223 Arkivsaksnr.: 12/704 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 37/12 Formannskapet / Kommunestyret Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø kommunestyre avslår søknad om inndekking av driftsmessig underskudd for årene med kr ,45. Inndekking av akkumulert underskudd gjøres innenfor menighetsrådets egne budsjettrammer. Kommunestyret ber om ny status for menighetsrådets drift i forbindelse med årsbudsjett 2013, og at økonomiplan med inndekking av akkumulert underskudd utarbeides for årene Vedlegg: Søknad fra Den Norske Kirke, Vadsø menighet Bakgrunn: I søknad av søker Den Norske Kirke, v/vadsø menighet om tilskudd til inndekking av driftsmessig underskudd for årene med til sammen kr ,45. Side 18 av 42

19 Sak 37/12 Vurdering: Vadsø menighet styres av et menighetsråd som er et offentlig organ med ansvar for forvaltningsoppgavene noe som bl.a. også omfatter økonomiske og administrative oppgaver. Rådet skal vurdere prioriteringer innenfor den kirkelige virksomheten. Planen skal omfatte hele virksomheten og være en realistisk oversikt over alle forventede inntekter og utgifter. Planen skal legges fram for kommunen. Råde vedtar selv både årsbudsjett og økonomiplan. Hovedkilden til finansiering for menighetsrådet kommer fra kommunalt tilskudd. Det kommunale ansvaret er nedfelt i kl. (kirkeloven) 15. Ansvaret omfatter bl.a. drift og vedlikehold av kirker, anlegg og drift av gravplasser, noen stillinger ved menigheten, Side 19 av 42

20 Sak 37/12 utgifter til administrasjon, konfirmasjonsopplæring og kontorhold for prester. Nivået på bevilgede midler er allikevel ikke fastsatt gjennom annet enn at utgiftsdekningen skal gi grunnlag for at det i sognene kan holdes de gudstjenester biskopen forordner, at nødvendige kirkelige tjenester kan ytes, at arbeidsforholdene for de kirkelige tilsatte er tilfredsstillende og at menighetsråd og fellesråd har tilstrekkelig administrativ hjelp. Gjennom avtaler kan også kommunal tjenesteyting erstatte særskilte bevilgninger til angitte formål. Verdien av tjenesteytingsavtaler skal for øvrig inngå i menighetsrådets budsjett og inngå i det totale kommunale bidraget til menighetsrådet. Selv om utgiftene blir større enn inntektene tilligger det menighetsrådet gjennom økonomistyringen ansvar for at virksomheten ikke går med underskudd. Menighetsrådet må vurdere hvilke muligheter det forefinnes for økte inntekter og redusering av utgifter. Økte inntekter utover anmodning om økte tilskudd fra stat- /kommune er begrensede. Disse består gjerne av kollekt, andre givertjenester og gaver. Utgiftene består i hovedsak av lønn. Muligheter for vakanser, redusert vikarbruk og færre stillinger er virkningsfulle virkemidler. Redusert vedlikehold er et ofte benyttet tiltak, men er i liten grad egnet da dette gjerne ikke reduserer reelt vedlikeholdsbehov som vil manifestere seg igjen på et senere tidspunkt. Felles innkjøpsordninger kan være et virkemiddel for å redusere driftsutgifter, likeledes samarbeid der det er mulig ved utføring av arbeidsoppgaver. Herunder tjenesteytingsavtaler med kommunale enheter. Menighetsrådet skal selv ha det overordnede ansvaret for økonomiforvaltningen og sørge for nødvendige tiltak gjennomføres. Menighetsrådet skal følge kommunale regnskapsprinsipp for budsjett og regnskap. Dette innebærer like behandlingsregler for disponering av overskudd og inndekking av underskudd. Dette innbærer at inndekking at et angitt års underskudd må dekkes innen 2 år. Under særlige forhold, som ikke er nærmere presisert, kan inndekking forlenges med ytterligere 2 år. Dette betyr i praksis at underskudd fra 2007 og 2008 skulle vært behandlet i budsjettene for år 2009 og Underskudd 2010 må i henhold til loven dekkes inn i år Side 20 av 42

21 Sak 37/12 MENIGHETSRÅDETS REGNSKAP R2011 B2012 DRIFTSUTGIFTER herav lønn renter og avdrag andre DU DRIFTSINNTEKTER refusjoner og tilskudd tilskudd kommune leier og festeavgifter annet NETTO Det har i perioden blitt opparbeidet et betydelig akkumulert underskudd for menighetsrådet. I sum pr. utgangen av regnskapsåret 2010, kr ,45. I tillegg er regnskapet for 2011 ikke endelig fastsatt, men avlevert med et negativt driftsresultat på 0,45 mill. kr. Som man ser har løpende drift til og med år 2011 vært i driftsmessig ubalanse, med unntak av året 2009 hvor man hadde en ekstraordinær høy inntektsføring av sykelønnsrefusjon og også lavere lønnsutgifter. Vadsø kommune har bevilget kr ,- i årlig tilskudd i perioden I kommunestyrets sak 104/11 av ble også søknad fra Vadsø kirke om økt tilskudd fra kr ,- til kr ,-, avslått. Gjennom bystyrevedtak gjort i 2010 ble lån i størrelsesorden kr ,- overtatt av Vadsø kommune. Dette har gitt en betydelig lettelse i driftsutgiftene for menighetsrådet. Videre er det inngått tjenesteytingsavtale overfor Vadsø kirke fom. sommeren Avtalen skal gi en ytterligere lettelse i driftsutgiftene. Verdien av avtalen er beregnet til kr ,- årlig. Menighetsrådet har gjort en betydelig jobb for å tilpasse drift til økonomiske rammer. Endringer gjennomført i budsjett 2012 tilsvarer en nettoreduksjon på 0,57 mill. kr. Fra regnskap I løpet av 2012 vil en hel stilling utgå i budsjettet og ekstrahjelp budsjettet er redusert som en konsekvens av tjenesteytingsavtalen med Vadsø kommune. Menighetsrådet legger også i egen sak fram forslag om justering av gravfesteavgifter fom. året Tiltakene vil også bidra med økt effekt i årene fremover. Andre tiltak som gjennomføres: -Det tas kun inn vikar ved ferieavvikling. Når organist har frihelg blir det gudstjeneste uten musikk. -Bruk av ekstrahjelp reduseres. Jfr. Tjenestytingsavtalen. Side 21 av 42

22 Sak 37/12 -Det betales ikke overtid kun avspasering. -Fokus holdes på reduserte driftsutgifter. Strømavtale gjøres i innkjøpssamarbeid. - Varangernatta gjennomføres ikke i Det planlegges ingen formiddagskonserter i kirka i Med bakgrunn i omstillinger og gjennomføring av betydelige tiltak framover vil man kunne budsjettere med å avsette midler til inndekking av tidligere års underskudd i kommende planperiode innenfor egne budsjettrammer. Det bør utarbeides ny økonomiplan for årene hvor akkumulert underskudd tas til inndekking. Jens R. Betsi Rådmann Side 22 av 42

23 VADSØ MENIGHET - TILSKUDD TIL KJØP AV NY KIRKEGÅRDSUTSTYR Saksbehandler: Jens Betsi Arkivkode: 223 Arkivsaksnr.: 12/705 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 38/12 Formannskapet / Kommunestyret Forslag til vedtak/innstilling: Formannskapet innstiller på følgende; 1. Rådmannen gis anledning til å gå til innkjøp av ny, egnet graver for utføring av kirkegårdsarbeide samt andre mulige beslektede oppgaver 2. Vadsø menighet ytes et tilskudd på kr ,- til anskaffelse av nytt senkeapparat Tiltakene har en samlet investeringsramme på kr ,- som innarbeides i fbm budsjettreguleringen våren Vedlegg: Bakgrunn: Vadsø menighet søker i brev av om tilskudd til kjøp av ny kirkegårdsgraver og nytt senkeapparat: Side 23 av 42

24 Sak 38/12 Vurdering: Ved innføringen av kirkeloven av 1996 ble kommunens rolle overfor den lokale kirke endret til å være finansieringskilde. Dagens kirkelov fastsetter at det skal være en kirke i hvert sokn og pålegger kommunene et økonomisk ansvar for den lokale kirkelige virksomheten som i dag i all hovedsak blir finansiert ved overføringer fra kommunene. Det økonomiske ansvaret for driften ligger hos kirkelig fellesråd som får det alt vesentlige av sine inntekter fra kommunen. Vadsø kommune yter årlig et tilskudd på kr 3,1 mill til finansiering av kirkelig drift (endret fra kr 2,85 i 2009). Utover dette har kommunen ved en rekke anledninger ytt direkte investeringstilskudd, aktivitetstilskudd, overtatt låneforpliktelser samt etablert tjenesteytingsavtaler av betydelig verdi for det kirkelige arbeidet. I dag forestår Vadsø kommune gjennom tjenesteytingsavtale nær sagt alt vedlikehold av kirkegårder inklusive vesentlige oppgaver knyttet til graving. Menighetens egne folk bistår imidlertid under graving og forestår selv nedfiring. Kommunens egen erfaring tilsier klart at kirkegårdsgraver bør skiftes ut. Årlig foretas det ca begravelser til ulike tider på året. Gravene må være ferdigstilt i tide. Eksisterende graver fremstår som lite egnet for oppgaven (for svak løfte kapasitet) og er også etter hvert beheftet med en del feil. For tiden er den ute av drift pga feil og man har måtte leie inn en maskin i påvente av reparasjon. Hvis kommunen skal fortsette med å Side 24 av 42

25 Sak 38/12 utføre tjenester på vegne av menigheten vil en ny graver være en viktig forutsetning for å opprettholde den samordningen tjenesteytingsavtalen er tuftet på. I den siste tiden har også nedfiringsapparatet til menigheten vært i uorden. Over noe tid har nedfiring derfor måtte skje manuelt basert på frivillige fra gravfølget. Det kan fremstå for noen som både uverdig og lite tilfredsstillende. Det representer også en risiko for feil under begravelsen. Det bør derfor være slik at menigheten har et senkeapparat i reserve. Rådmannen vil foreslå at kommunen forestår innkjøp og drift av ny kirkegårdsgraver og vurderer hvorvidt den kan være egnet til også andre, egne oppdrag. Vadsø menighet ytes et tilskudd på kr ,- til innkjøp av nytt senkeapparat. Jens R. Betsi Rådmann Side 25 av 42

26 NORILDS GUTTELAG - REISESTØTTE Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 223 Arkivsaksnr.: 12/729 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 39/12 Formannskapet Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø formannskap viser til søknad fra IL Norilds guttelag 1996/97 og innvilger reisestøtte kr pr. spiller til deltakelse i Norway Cup Innvilget beløp utbetales ved fremleggelse av dokumentasjon på deltakelse. Støtten finansieres av formannskapets disposisjoner. Vedlegg: Bakgrunn: Norilds guttelag årgang 1996 og 1997 søker Vadsø formannskap om reisestøtte til deltakelse i Norway Cup 27.juli-5.august Av søknaden fremgår følgende: Side 26 av 42

27 Sak 39/12 Budsjett : A-kort Buss t/r Gardermoen Ekstra natt Fly t/r Knes-Gardermoen (estimert) Buss t/r Vadsø-Knes Pr i dag har gruppen jobbet inn kr Videre beregnes egenandel i størrelsesorden kr , hvorav 10 er fritatt for denne. Med bakgrunn i dette er der fortsatt kr som ikke er finansiert. Vurdering: I tillegg til søknad til formannskapet har Norilds guttelag også søkt og fått innvilget støtte til samme formål gjennom Vadsø kommunes kulturmidler som inntil videre er gjenstand for administrativ behandling. Av tildelingsbrev av fremgår følgende: Vi viser til søknad om reisestøtte til Norway Cup 27. juli 5. august 2012, til 20 eller 30 deltakere. Med bakgrunn i de opplysninger som er gitt, samt gjeldende retningslinjer for tilskudd til frivillige lag og foreninger, innvilges det reisestøtte til deltakelse på Norway Cup. Beløpets størrelse vil bli utregnet ut fra antall deltakere under 18 år. Side 27 av 42

28 Sak 39/12 For 30 deltakere vil reisestøtte utgjøre inntil kr ,-. Vi gjør for ordens skyld oppmerksom på at total stønad til ett enkelt lag/forening herunder laget/klubben IL Norild ikke kan overstige 10% av den årlige kommunale rammebevilgning til tilskudd for kulturformål, ref. gjeldende retningslinjer. Rammebevilgning for 2012 er kr ,-, det vil si at IL Norild kan få utbetalt inntil kr ,- totalt i reise- og aktivitetstilskudd for Innvilget beløp vil bli utbetalt når det foreligger et regnskap/dokumentasjon på reise/deltakelse i Norway Cup. Utbetaling til Norilds guttelag vil regnes som del av det totale tilskuddet til klubben. Med bakgrunn i dette er Norilds guttelag allerede innvilget inntil kr (kr.500 pr deltaker under 18 år) i reisestøtte. Vadsø formannskap har erfaringsmessig vært positiv til å yte økonomisk støtte til idrettslag og enkeltpersoner som skal delta i idrettsarrangement utenfor Finnmark fylke, sist i formannskapets behandling av sak 25/12. Rådmannen anbefaler derfor at søknaden innvilges med kr pr spiller, totalt inntil kr Jens R. Betsi Rådmann Side 28 av 42

29 VADSØLAGET I OSLO - ØKONOMISK STØTTE Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 223 Arkivsaksnr.: 12/754 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 40/12 Formannskapet Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø formannskap avslår søknaden om økonomisk støtte til Vadsølaget i Oslo. Avslaget begrunnes med at dette ikke er et tiltak som kommer innenfor kommunens prioriteringer. Vedlegg: Bakgrunn: Vadsølaget i Oslo søker Vadsø kommune om økonomisk støtte kr til gjennomføring av arrangement på Litteraturhuset i Oslo. Av søknad fremgår følgende: Side 29 av 42

30 Side 30 av 42 Sak 40/12

31 Sak 40/12 Vurdering: Rådmannen vurderer Vadsølagets initiativ og aktiviteter i Oslo som positive, og trolig svært nyttig for lagets medlemmer i Oslo. Laget er imidlertid ikke i målgruppen for tildeling av ordinære kulturmidler i Vadsø kommune da disse er forbeholdt målgruppen barn og unge. Videre ser ikke rådmannen at der foreligger argumenter av reiselivsmessigeller markedsføringsmessig karakter som skulle tilsi at Vadsø kommune gjennom formannskapets disposisjoner kan prioritere å støtte Vadsølagets aktiviteter i Oslo økonomisk. Jens R. Betsi Rådmann Side 31 av 42

32 STØTTE TIL ARRANGEMENTET FLYTTE HJEM Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 223 Arkivsaksnr.: 12/757 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 41/12 Formannskapet Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø formannskap støtter arrangementet Flytte hjem med kr Bevilgningen finansieres av formannskapets disposisjoner. Vedlegg: Bakgrunn: Arrangørene for Flytte hjem søker Vadsø kommune om økonomisk støtte til gjennomføring av frokostarrangement på Sirkka-gården 8.august Av søknaden fremgår følgende: Side 32 av 42

33 Sak 41/12 Til orientering har Vadsø kommune v/administrasjonen takket ja til invitasjonen som innleder på nevnte arrangement. Vurdering: Rådmannen vurderer dette arrangementet som et tiltak i tråd med handlingsplan for rekruttering vedtatt av kommunestyret i desember Av denne fremgår at kommunen skal holde jevnlig kontakt med studenter for å informere om kommunens behov for arbeidskraft. Med bakgrunn i dette vil også rådmannen anbefale formannskapet å støtte arrangementet økonomisk. Jens R. Betsi Rådmann Side 33 av 42

34 ENDRING AV REGLEMENT FOR HOVEDUTVALG Saksbehandler: Jens Betsi Arkivkode: Arkivsaksnr.: 12/778 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 42/12 Formannskapet / Kommunestyret Forslag til vedtak/innstilling: Kommunestyret i Vadsø vedtar følgende: 1. Hovedutvalgenes fellesbestemmelser, pkt 1 nest siste avsnitt endres til følgende: Kommunestyret velger leder og nestleder, disse skal være blant kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer. Valgene gjelder for den kommunale valgperioden. 2. Denne endringen trer i kraft fra dags dato. Bakgrunn: Kommunestyret vedtok i møte (sak 18/12 og 19/12 om valg av hovedutvalg) følgende: Saken utsettes. Vurdering: Bakgrunnen for kommunestyrets utsettelsesvedtak var at det av valgnemnda fremlagte forslag til sammensetning av hovedutvalg ikke var i tråd med gjeldende reglement. Valgnemnda la i møte frem forslag på Beate Aronsen som leder av hovedutvalg for helse, rehabilitering og omsorg. Beate Aronsen er varamedlem til kommunestyret og i hht gjeldende reglement kan hun ikke velges til leder. Det er Hovedutvalgenes fellesbestemmelser pkt 1 Valg og sammensetning, nest siste avsnitt som regulerer dette.: Kommunestyret velger leder og nestleder, disse skal være blant kommunestyrets medlemmer. Valgene gjelder for den kommunale valgperioden. Side 34 av 42

35 I hht hva som ble oppfattet av kommunestyrets diskusjon er det ønskelig med en endring av denne bestemmelsen slik at også kommunestyrets varamenn kan velges som hhv leder og/eller nestleder til hovedutvalg. Sak 42/12 Jens R. Betsi Rådmann Side 35 av 42

36 RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSE Saksbehandler: Jens Betsi Arkivkode: Arkivsaksnr.: 12/810 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 43/12 Formannskapet Forslag til vedtak/innstilling: Formannskapet i Vadsø vedtar følgende: 1. Det fremlagte forslag til helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse for Vadsø kommune sendes ut for gjennomgang/innspill til alle relevante offentlige- og private aktører. Utkastet legges også ut på Vadsø kommunes hjemmesider. 2. Det gis en frist for innspill/tilbakemeldinger til Innkomne innspill, merknader behandles og ev hensyntas i fbm kommunestyrets sluttbehandling av risiko- og sårbarhetsanalysen i juni 2012 Vedlegg: Risiko- og sårbarhetsanalyse Vadsø kommune 2012 Bakgrunn: Sivilbeskyttelsesloven (lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret, nr juni 2010) med tilhørende forskrift (forskrift om kommunal beredskapsplikt nr august 2011) pålegger kommunen å utarbeide en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (jfr lovens 14 samt forskriftens 2) samt basert på denne analysen etablere et helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeide (jfr forskriftens 3 og 4). Fylkesmannen i Finnmark v/beredskapsavdelingen førte tilsyn med Vadsø kommunes beredskap sett i forhold til gjeldende lover. Tilsynet avdekte to avvik; I. Vadsø kommune må ferdigstille en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse II. Vadsø kommune må revidere sin overordnede beredskapsplan Side 36 av 42

37 Revideringen av Vadsø kommunes overordnede beredskapsplan er igangsatt. En helhetlig ROSanalyse har imidlertid ikke vært utarbeidet før. I hht forskrift om kommunal beredskapsplikt 2 skal risiko- og sårbarhetsanalysen forankres i kommunestyret. Sak 43/12 Vurdering: Vadsø kommune har de senere år opplevd at både naturgitte hendelser, uventede hendelser og villede hendelser har satt det kommunale beredskapsapparatet på prøve. Ekstremvær, stormflo, pandemisk influensa, vulkanutbrudd, atomulykker, trafikkulykke og terroranslag er hendelser som alle i Vadsø har fått oppleve på nært hold. De langt fleste av disse har ført til at det kommunale beredskapsapparatet har vært aktivert i større eller mindre grad for å skadeforebygge eller skaderedusere. Videre har nok de fleste et inntrykk av at det kommer til nye hendelsestyper (som f eks vulkanutbrudd), gamle trusselbilder revitaliseres (som f eks atomulykker) og at frekvensen av erfarte hendelser gjerne tiltar (som f eks ekstremvær). Befolkningens trygghetsfølelse betinges i stadig større grad av at kommunen ivaretar det helhetlige, systematiske og dynamiske arbeidet med samfunnssikkerhet. Svikt i det kommunale beredskapsarbeidet representerer etter hvert en kritisk hendelse i seg selv. En risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) handler fundamentalt om kartlegging av mulige farer og uønskede hendelser som analyseområdet kan være utsatt for. Enhver fare eller uønsket hendelse vil kunne beskrives i form av sannsynlighet og konsekvens. Produktet av sannsynlighet og konsekvens representerer hendelsens risiko. Sårbarheten til et analyseområde defineres av evnen til å motstå en slik kritisk hendelse eller evnen til å gjenopprette en normalsituasjon etter at en slik hendelse har inntruffet. Hendelsens risiko danner rammene for etablering av forebyggende- og opprettende kapasitet. For å forfølge dette ansvaret ble det funnet hensiktsmessig å arrangere arbeidet i et eget prosjekt med følgende målsettinger: a) Utarbeide en overordnet risiko- og sårbarhetsanalyse for kommunens virksomheter b) På grunnlag av analysen identifisere forebyggende tiltak som kan minimalisere faren for at uønskede hendelser inntreffer c) Utarbeide en standard for gjennomføring av ROS-analyser som kan benyttes i alle kommunale enheter og for kommende oppdatering av analysen. Prosjektet benyttet en metode for risiko- og sårbarhetsanalyse som er utviklet ved Nasjonalt utdanningssenter for samfunnssikkerhet og beredskap (NUSB), og som i hovedsak består av følgende trinn: - Identifisere eksisterende og framtidige risiko- og sårbarhetsfaktorer i kommunen - Velge ut analyseområder(virksomhetsområder), identifisere uønskede hendelser innenfor disse og vurdere sannsynligheten for at de kan inntreffe - Utrede mulige konsekvenser av uønskede hendelser og alvorlighetsgraden av disse - Vurdere behov for nye tiltak som kan forebygge slike hendelser, og utrede ressursmessige konsekvenser ved iverksetting av tiltakene Arbeidsgruppene leverte sine første utkast til analyser/beskrivelser våren Etter behandling i styringsgruppa ble det samlede bildet mht kritiske hendelser lagt frem for regional beredskapsmyndighet (Fylkesmannen i Finnmark). Med bakgrunn i tilbakemelding ble så arbeidsgruppene igjen aktivert for å drive utfyllende analysearbeid. Et korrigert utkast til helhetlig hendelsesliste forelå ved årsskiftet 2011/2012. Side 37 av 42

38 Basert på nasjonalt- og regionalt risikobilde samt allerede etablerte ROS-analyser er det i prosjektprosessen etablert en struktur bestående av analyseområder og hendelseskategorier: - Analyseområder som illustrerer sentrale ansvarsområder for Vadsø kommune - Hendelseskategorier som inneholder utfall som kan være truende, kritisk for ivaretakelse av ansvar Sak 43/12 Analyseområder Hendelsekategorier Kritisk infrastruktur, Lokalsamfunn, kommunal tjenesteproduksjon Naturgitte hendelser, ulykker/uventede hendelser, villede/tilsiktede hendelser Gjennom prosessen har man så gjennom grundige vurderinger og diskusjoner etablert et risikobilde bestående av 41 ulike hendelser innenfor de definerte analyseområder og hendelseskategorier. Deretter er det basert på etablert skjematikk beskrevet sannsynlighet og konsekvens for disse ulike hendelsene. Hendelser som fremstår som sannsynlig (eller mer) og/eller har konsekvens farlig (eller mer) må følges opp særskilt. ROS-analysen skal også legges til grunn for utarbeiding av planer i hht plan- og bygningsloven. ROS-analysen er ikke på noen måte statisk. Løpende erfaringer, innspill etc mht hendelser og risikobilde vil være viktig å fange opp og innlemme i ROS-analysen løpende. ROS-analysen skal også legges til grunn for periodiske øvelser for også å ivareta den beredskapsmessige dimensjonen. I hht forskrift om kommunal beredskapsplikt 2, 4. ledd skal kommunen påse at alle relevante offentlige- og private aktører inviteres med i arbeidet med utarbeidelse av risiko- og sårbarhetsanalysen. I praksis betyr det alle aktører som i hht sektorlovgivingen har ansvar for levering av aktuelle tjenester og som normalt også vil bidra i håndteringen av de uønskede hendelsene. Involveringen foreslås gjort ved at formannskapet i Vadsø stadfester et utkast til risiko- og sårbarhetsanalyse som sendes ut til aktuelle aktører. Innspill, merknader innarbeides da i fbm kommunestyrets sluttbehandling. I fbm evalueringen av eksisterende brannordning i Vadsø kommune (kommunestyret sak 63/11) ble det opplyst om at det også ville bli lagt fram en ny ROS-analyse for brannområdet. Denne ROS-analysen er ferdigstilt og klar til behandling i kommunestyret. Denne skal imidlertid ikke oversendes offentlige- og private aktører for medvirkning. Når kommunestyret har vedtatt den skal den oversendes Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). Risiko- og sårbarhetsanalyse for Vadsø brannvesen vil derfor legges fram for kommunestyret til behandling samtidig med Vadsø kommunes helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse. Jens R. Betsi Rådmann Side 38 av 42

39 LØYPEMASKIN VADSØ- INNKJØP AV NYE BELTER Saksbehandler: Magne Lindi Arkivkode: Arkivsaksnr.: 12/813 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 44/12 Formannskapet Forslag til vedtak/innstilling: Med hjemmel i kommunelovens 13, vedtar Vadsø formannskap at det innkjøpes nye belter til løypemaskinen i byen. Kostnadene for innkjøpet, kr ,-, innarbeides i budsjettreguleringen juni Bakgrunn: Vadsø skiklubb, som disponerer kommunens løypemaskin i byen, meddelte i januar/ februar om at eksisterende belte på løypemaskinen var i meget dårlig forfatning. Dette gjaldt spesielt det venstre beltet. Fredag 16. mars røk beltet under preparering av løypenettet (Vadsørenntraceen). Beltet ble midlertidig reparert på stedet slik at maskinen kunne kjøres til byen. Rådmannen ble varslet om havariet og i en e-post av ble formannskapets medlemmer varslet om problemene knyttet til løypemaskinen. Etter positive tilbakemeldinger fra formannskapets medlemmer, ga rådmannen tillatelse til bestilling av nye belter. Vurdering: Teknisk drift har kjent til problemene med beltene til løypemaskinen i Vadsø. Det har de siste årene vært problemer med at ribbene på det venstre beltet løsner og blir ødelagte. Årsaken til at problemene oppstår på det venstre beltet kan være at løypemaskinen inntil sist vinter kjørte på brøytet vei fra garasjen ved Varangerhallen til skistadion. Da beltene ikke er konstruert for kjøring på vei, må det antas at det venstre beltet er blitt påført ekstra stor belastning som følge av at denne for det meste har rullet på bar asfalt (midt på veien) mens det høyre beltet at fulgt veikanten der det normalt ligger et snødekke over veibanen. I følge leverandøren av maskinen, foreligger det 2 typer belter til løypemaskinen: Side 39 av 42

40 Sak 44/12 Standardbelter- Denne beltetypen er standard ved levering av en ny løypemaskin. Beltene på eksisterende maskin er ikke skiftet tidligere. Ny pris inkl mva kr ,- Helårsbelter- denne beltetypen har lavere ribber enn standard beltene. Ny pris inkl mva kr ,- I følge leverandøren må begge belter skiftes samtid. Ved skifte av belter, må også drivhjul skiftes. Ovennevnte priser omfatter 2 stk belter inkl drivhjul. Fraktkostnader stipulert til kr ,- er ikke inkludert. Vadsø skiklubb har anbefalt at det kjøpes helårsbelter. Helårsbelter er bestilt og vil leveres Vadsø i uke 13/14. Montering av de nye beltene vil skje på kommunens verksted i Johan Grønvighsgate. Det vil ikke påløpe ekstra kostnader ved skifting av beltene. Jens R. Betsi Rådmann Side 40 av 42

41 INNKJØP AV PRIVAT TJENESTEUTØVER Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaksnr.: 12/309 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 45/12 Formannskapet Forslag til vedtak/innstilling: Det innstilles på at tjenestetilbudet gis av privat anbyder. Det inngås avtale med privat tjenesteutøver på bakgrunn av anbefalinger etter avholdt anbudsrunde. Vedlegg: Vedtak i inntaksteam av 31/ ( Løpenummer 1137, sak 31/2012). Bakgrunn: 1. Delegering til hovedutvalg for helse, rehabilitering og omsorg Myndighet i hht lovens kpt 3, 7 og 10 er delegert til rådmannen. Kommunestyret treffer selv vedtak når det gjelder privat virksomhet som en del av helsetjenesten i kommunen jfr kap Enkeltvedtak fattet i inntaksteamet innebærer heldøgns tjeneste til en ung mann med omfattende pleie og omsorgsbehov på grunn av rus/psykiatriproblematikk. Det vurderes at mannen må ha tilgjengelig kvalifisert personell hele døgnet. Målsetting med tjenesten er å sikre ivaretakelse av grunnleggende behov og på sikt få ham til å fungere i egen bolig uten personell tilstede hele døgnet. Brukeren har hatt rus/psykiatri problematikk i snart 10 år. Det har tidligere vært iverksatt tiltak i kommunen uten at dette har bidratt til at bruker har blitt bedre. Han har vært innlagt ved forskjellige typer statlige institusjoner siden november 2010 for behandling or utredning. Side 41 av 42

42 Sak 45/12 Vurdering: Pr dags dato har ikke Vadsø kommune utbygd egnet tjenestetilbud til brukere med omfattende behov for pleie og omsorgstjenester til mennesker med rus/psykiatriproblematikk. Et kommunalt egnet tilbud vil kreve minimum 4,6 stillinger med en kostnadsramme på ca 2,5 millioner kroner. I tilegg vil man ha utfordringer ifht å skaffe kvalifisert personale. Det antas at tilgangen på kvalifisert personale i Vadsø er relativt begrenset. En oppbygging av et slikt tilbud ansees på sikt å kunne ivareta flere brukere slik at kostnadsrammen pr bruker blir lavere. Oppbygging av et slikt tjenestetilbud er tidkrevende og det må beregnes ca ½ år fra man starter planlegging til tilbudet er på plass. Lønnsutgifter til administrering en slik oppbygging vil påløpe i tilegg til utgifter til direkte tjenesteutøving. Det krever i tilegg at man finner en egnet bolig til et slikt formål. Alternativet til en oppbygging av dette tilbudet er å sikre tjenestene gjennom innkjøp av tjenestetilbudet fra privat anbyder. Et foreløpig tilbud fra Aleris gir en døgnkostnad på 4320,- Tilsvarende ca 1,6 million pr år. Brukeren betaler selv for kost og losji, mens kommune må betale for bemanning. Tilbudet innebærer at brukeren får en leilighet i et bofelleskap på Finnsnes. Brukeren fyller kriterier for at kommunen får tilskudd til lønnsutgifter for særlig ressurskrevende helse og sosialtjenester jf Rundskriv IS Innslagspunktet i 2012 er på kr ,- og kommunen får refundert 80% av påløpte lønnsutgifter utover dette beløpet. Kostnadsramme: Alternativ 1 Heldøgnstilbud i kommunal regi Egenandel ,- 20% av overskytende ,- Totalt ,- Alternativ 2 Privat tjenesteyter Egenandel ,- 20% av overskytende ,- Totalt ,- Jens R. Betsi Rådmann Side 42 av 42