Hvorfor internkontroll?

Transkript

1

2 Dagens tema Definisjon av internkontroll (Coso) Kontrollmiljøet Risikovurdering Informasjon og kommunikasjon Kontrollaktiviterer Overvåking (monitoring) Begrensinger ved internkontroll

3 Hvorfor internkontroll?

4 Krav om internkontroll i norske kommuner Forankret i kommuneloven, Videre en lang rekke bestemmelser i kommuneloven og særlover som knyttes til internkontroll. Regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon

5 Kontrollspor Det er to kontrollinjer som løper ut fra kommunestyret. Den ene er til rådmannen via formannskapet, og den andre er gjennom kontrollutvalget til valgt revisor.

6 Rapporter som er utarbeidet Internkontroll i norske kommuner, kommunalog regionaldepartementet, Agenda, Internkontroll i kommuner, kommunal- og regionaldepartementet, PwC. 85 tilrådinger for styrkt eiegenkontroll i kommunane, kommunal- og regionaldepartementet.

7 Kort «summeoppgave» Hvordan praktiseres internkontroll hos dere?

8 Definisjon av internkontroll - COSO COSO fremstår idag som internasjonalt annerkjent hva som angår normativ beskrivelse av internkontroll. Intern kontroll defineres som en prosess som er iscenesatt og gjennomført av de ansatte i en virksomhet, og utformet for å oppnå målsettinger. Målrettet og effektiv drift. Pålitelig ekstern regnskapsrapportering. Overholdelse av gjeldende lover og regler.

9 Internkontroll Internkontroll kan ses på som et styringskonsept som innebærer kvalitetssikring av prosesser og rutiner, med siktemål å sikre forventet målrealisering. En sentral arbeidsmåte innenfor dette konseptet er å avdekke risiko for framtidige feil/mangler/misligheter, samt iverksette motvirkende tiltak som reduserer slike risiki i tilstrekkelig/ønsket grad. Intern kontroll dreier seg altså i stor grad om å være beredt og forebygge og å gjøre dette på en slik måte at det gir trygghet for at virksomhetens utvikling går i ønsket retning. Virksomheten skal tilby kvalitet og arbeide effektivt, overholde lover og regler slik at omgivelser og innbyggere tenker godt om oss!

10 COSO modellen

11 Metodikk Målekategori Måleffektiv og kostnadseffektiv drift Regnskapsrapportering Overholdelse av lover og bestemmelser Prosesser Lønnsrutiner Kjøp av varer og tjenester Fakturering for varer og tjenester Oppfølging av fordringer Finansforvaltning Sikring av egne verdier Budsjettering Regnskapsføring kommuneregnskapet Generell oppfølging av lover og forskrifter Oppfølging av kommunale vedtak Etablering og utvikling av etisk plattform

12 Kontrollmiljøet Kontrollmiløet Overvåking Risikovurdering Internkontroll Informasjon og kommunikasjon Kontrollaktiviterer

13 Kontrollmiljøet Grunnlag for de øvrige komponentene i COSO Påvirker ansattes holdning til kontroll og organisasjonskultur.

14 Kontrollmiljøet Kontrollmiljø setter standarden for en organisasjon når det gjelder å påvirke de ansattes holdning til kontroll og styring. Det danner grunnlaget for de øvrige kontrollkomponentene og gir orden og struktur. Følgende elementer inngår: Integritet/etiske verdier Kompetanse hos virksomhetens medarbeidere Ledelsens filosofi og driftsform Måten ledelsen fordeler ansvar og myndighet på Hvordan ledelsen organiserer og utvikler de menneskelige ressursene Kontrollmiljøet er grunnlag for de øvrige kontrollkomponentene, gir orden og struktur. Et kompetent og ærlig personale er avgjørende for god intern kontroll, der er de ansatte som får internkontrollsystemet til å virke.

15 Kontrollmiljøet Kontrollmiljøet har en altomfattende innflytelse på forretningsprosessenes struktur, etablering av målsettinger og risikovurderinger. Påvirker også kontrollaktivitetene, informasjons. Og kommunikasjonssystemer og overvåkingsaktivitetene. Ikke bare utformingen, men også måten de fungerer på til daglig. Kontrollmiljøet er påvirket av historie og kultur, og påvirker de ansattes kontrollbevissthet.

16 Kontrollmiljøet integritet og etiske verdier Integritet er en forutsetning for etisk arbeid i alle nivåer Det må legges vekt på å utvikle sunne etiske holdninger blant de menneskene som utgjør arbeidsmiljøet. Ledelsen handlemåte og lederstil smitter over på de ansatte, Ledelsen må gå foran og vise gode etiske holdninger. Vanskelig å etablere etiske verdier, med tanke på å ta hensyn til flere parter. Ledelsen verdier må balanseres ut fra hensyn til bedriften, - de ansatte - leverandører - kunder - konkurrenter - samfunnet Etikk har fått et sterkere fokus i senere tid, eks fair trade.

17 Kontrollmiljøet - kompetanse Kompetanse hos en person skal reflektere den kunnskap og de ferdigheter som er nødvendig for å utføre de oppgaver som er definert i vedkommendes stilling. Ledelsen må definere kompetansenivået for de enkelte arbeidsoppgaver og omforme disse til nødvendige ferdigheter og kunnskaper.

18 Kontrollmiljøet Ledelsesfilosofi og driftsform Ledelsens filosofi og driftsform påvirker måten virksomheten drives på, inkludert forretningsrisiko som aksepteres. En forretning som har lyktes i satsning på høyrisikoprosjekt kan ha et annet syn på internkontroll enn ensom har måttet tåle harde økonomiske eller rettslige konsekvenser som følge av å satse høyt. En forretning som ledes på en uformell måte muntlig kontakt mellom nøkkelpersoner. Mer formelt sette sin lit til skriftlige handlingsplaner, resultatindikator og avviksrapportering.

19 Risikovurdering Kontrollmiljøet Overvåking Risikovurdering Internkontroll Informasjon og kommunikasjon Kontrollaktiviteter

20 Risikovurdering ja fordi ting skjer

21 Risikovurderinger En hver virksomhet står overfor en rekke eksterne og interne risiki som den må ta hensyn til. Risikovurdering består av identifisering og analyse av risiki som er relevante når det gjelder oppnåelse av virksomhetens målsetninger. Identifiseringen og analysen danner så et grunnlag for hvordan risikoen skal håndteres. Det trengs også mekanismer som kan identifisere og håndtere risiko i forbindelse med endringer.

22 Risikovurderinger Identifisere og analysere risiki for å nå målsettinger. Målsettinger finnes i eksempelvis økonomiplan. Identifisere og analysere hvordan risiko skal håndteres. Økonomiske og driftsmessige forhold endres, derfor spesielt risiko knyttet til endringer.

23 Risikovurderinger

24 Risiko på økonomiområdet kan oppstå når det er Endring i omgivelser endringer i regelverk eller forhold som kan endre risikobildet Nytt personale nytt personale kan ha en annen vinkling eller forståelse på IK Nye eller oppdaterte informasjonssystemer betydelige eller raske endringer i informasjonssystemer kan endre risiko relatert til den interne kontrollen Ny teknologi innføring av nye informasjonssystemer kan endre risiko som er forbundet med IK. Restrukturering restrukturering kan medføre reduksjon i antall medarbeidere og endringer i tilsyn og arbeidsdeling kan endre risikoen forbundet med IK. Nye/endring i regnskapsprinsipper endringer i regnskapsprinsipper kan påvirke risikoer i forbindelse med utarbeidelse av regnskap.

25 Risikovurdering inntekter

26 Kort oppgave Hvilke risiko finnes ved kjøp av varer og tjenester? - Risiko - Konsekvens - Rangering

27 Risikovurdering innkjøp Risiko Konsekvenser Rangering Kjøper inn uten fullmakt Mange små kjøp til høy pris Faktura gjelder privat vare- eller tjenestekjøp. Feil avgifts behandling Uklare ansvarsforhold. Urettmessig krav overfor kommunen. Mislighet varer til eget bruk. Uøkonomisk Uetisk, fare for økonomisk tap/ overskridelser. Feilaktig praktisering av mva-reglene kan medføre økonomisk tap/etterbtalingskrav. Merarbeid Alvorlig Alvorlig Alvorlig Alvorlig

28 Risikovurdering budsjett Risiko Konsekvenser Rangering Urealistiske budsjettforslag fra etatene/rådmannen Uklarheter i hva som ligger i rammetilskudd og hva som er øremerkede tilskudd Budsjettvedtak er ikke i henhold til lover og regler Kan medføre budsjettoverskridelser og i verste fall økonomisk tap dersom feilbudsjetteringen ikke blir rettet opp. Kan også føre til misligheter Inntekter kan dobbeltbudsjetteres Vedtak kan kjennes ugyldig. Dette kan igjen føre til tap på inntekter Alvorlig Moderat Alvorlig

29 Risikovurdering En risikovurdering kan avsluttes med forskjellige konklusjoner. Det kan være aktuelt å endre rutiner Det kan være risiki man ikke kan gardere seg mot. Der det ikke finnes egnede risikohåndterings tiltak. Må akseptere risiko og overvåke

30 Kontrollaktiviteter Kontrollmiljøet Overvåking Risikovurdering Internkontroll Kontrollaktiviteter Informasjon og kommuniikasjon

31 Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter er handlingsplaner og rutiner som sikrer gjennomføring av ledelsens direktiver. Kontrollaktiviteter foretas i hele organisasjonen, på alle nivåer og i alle funksjoner. De omfatter en rekke aktiviteter, blant annet: Godkjennelser Anvisninger Verifikasjoner Avstemminger Driftsgjennomgåelse Sikring av ressurser

32 Kontrollaktiviteter Kontrolltiltak må utvikles og iverksettes i kontakt med de ansatte. Først da gis ansatte mulighet til å forstå hvilke holdninger som skal prege organisasjonen. - etablere internkontrollkultur.

33 Kontrollaktiviteter «et reglement er ikke på plass før det er meningsfullt kjent i organisasjonen. Innhold og opplæring må tilpasses den enkelte kommune» KS- rådmannens internkontroll. Hvordan oppnå dette?

34

35 Kontrollaktiviteter inntekter

36 Kort oppgave Diskuter kontrollaktiviteter knyttet til innkjøpsområdet.

37 Kontrollaktiviteter - innkjøp Risiko Konsekvenser Rangering Kjøper inn uten fullmakt Mange små kjøp til høy pris Faktura gjelder privat vare- eller tjenestekjøp. Feil avgifts behandling Uklare ansvarsforhold. Urettmessig krav overfor kommunen. Mislighet varer til eget bruk. Alvorlig Kontroll-aktiviteter Pålegger leverandør at rekvisisjon og/eller kjøpers navn skal fremkomme på faktura/pakkseddel. Uøkonomisk Alvorlig Rammeavtaler Uetisk, fare for økonomisk tap/ overskridelser. Feilaktig praktisering av mva-reglene kan medføre økonomisk tap/etterbtalingskrav. Merarbeid Alvorlig Alvorlig Vektlegge holdninger. Innehaver av attestasjonsfullmakt må sikre seg at varen er levert, alle bilag er tilstede Opplæring

38 Informasjon og kommunikasjon Kontrollmiløet Overvåking Risikovurdering Internkontroll Informasjon og kommuniikasjon Kontrollaktiviteter

39 Informasjon og kommunikasjon Informasjon beveger seg mellom sender og mottaker gjennom ulike kanaler.

40 Informasjon og kommunikasjon Form og innhold (intranett, håndbøker etc ) Rapportering om drift og økonomi Informasjonssystemer Riktig informasjon til rett person til rett tid. Informasjon må kommuniseres effektivt oppover og nedover, samt på tvers i virksomheten. Skal kommunikasjonen ha funnet sted må meddelelsen være mottatt og forstått av mottakeren. Alle ansatte må forstå sin egen rolle i kontrollsystemet og hvordan deres aktiviteter og handlinger relaterer seg til andre arbeid.

41 Overvåking Kontrollmiljøet Overvåking Risikovurdering Internkontroll Informasjon og kommunikasjon Kontrollaktiviteter

42 Overvåking Kontroll med etterlevelse Evaluering av internkontroll Tiltak for å forbedre svakheter Internrevisjonen Overvåking kan skje : - Kontinuerlig parallelt med driften integrert i handlinger ansatte gjør. - Frittstående omfang og hyppighet avhengig av risikovurdering - Kombinasjon av begge

43 Oppfølgingsmodell IK Etablere et grunnlag Ledelsens holdning Organisasjonsstruktur Grunnleggende forståelse av effekten av internkontroll Utarbeide og gjennomføre Prioritere risikoer Identifisere kontroller Identifisere relevant og pålitelig informasjon om kontroller Implementere oppfølgingsprosedyrer Vurdere og rapportere Prioritere resultater Rapportere resultater til rett nivå Følge opp og korrigere tiltak Konklusjoner som underbygger kontrollens hensiktsmessighet

44 Forutsetninger for god IK

45 Sammenheng mellom komponentene Kontrollmiljøet representerer det strategiske perspektivet i internkontrollen, og er grunnmuren som de andre komponentene bygger på. Risikovurderinger er en del av internkontrollens operasjonelle perspektiv, og viser til en nødvendig aktivitet for at målene nås. Identifisere og analysere risiko er en kontinuerlig prosess. Kontrollaktiviteter representerer de metoder og tiltak som er nødvendig for å håndtere risiko. For å nå mål, må det også foreligge informasjonsflyt på alle nivåer i organisasjonen. Forutsetter at det er etablert arenaer og systemer for informasjonsflyt. Informasjon må også kommuniseres. Internkontrollen er dynamisk og det samlede systemets effektivitet må følges opp og vurderes.

46 Sammenheng mellom komponentene Komponentene i COSO kan benyttes hver for seg, flere sammen eller alle samlet mot hver av de tre formålene med intern kontroll.

47 Begrensninger ved den interne kontrollen Uansett hvor godt internkontrollsystemet planlegges og gjennomføres kan det bare gi ledelsen og styret en rimelig sikkerhet for at foretaket vil oppnå sine målsettinger. Sannsynligheten for at målsettinger oppnås, påvirkes av de begrensinger som ligger i ethvert internkontrollsystem. Disse begrensningene inkluderer det at de vurderinger som ligger til grunn for en avgjørelse kan være feilaktige og at det kan oppstå sammenbrudd på grunn av menneskelig svikt, feiltakelse og misforståelser. En annen faktor er behovet for å vurdere kontrollrutinens relative kostnad og nytte.

48