BEREDSKAPSPLAN FOR ØSTRE TOTEN KOMMUNE

Transkript

1 BEREDSKAPSPLAN FOR ØSTRE TOTEN KOMMUNE Revidert administrativt

2 FORORD BEREDSKAPSPRINSIPPENE De overordnede prinsippene om ansvar, likhet og nærhet ligger til grunn for alt sikkerhets- og beredskapsarbeid. Ansvar: Den som har ansvar for et fagområde i en normalsituasjon, har også ansvar for å håndtere uønskede og/eller ekstraordinære hendelser og kriser på det samme området. Likhet: Den organiseringen man opererer med til daglig, og den organiseringen som benyttes under uønskede og/eller ekstraordinære hendelser og kriser, skal være mest mulig lik. Nærhet: Uønskede og/eller ekstraordinære hendelser og kriser skal organisatorisk håndteres på lavest mulige nivå. Unntatt fra dette er atomhendelser og sikkerhetspolitiske kriser, som håndteres på nasjonalt og sentralt nivå. Hensikt og mål: Overordnet beredskapsplan er utarbeidet i forhold til kommunens risiko- og sårbarhetsbilde basert på kommunens ROS analyse og historiske erfaringer fra ulike hendelser gjennom flere år. Denne planen skal samordne og integrere øvrige beredskapsplaner i kommunen og andre relevante offentlige og private krise- og beredskapsplaner. Ved all kommunal planlegging, utbygging og drift skal det tas nødvendige beredskapsmessige hensyn. Kommunen: Beredskapsplan skal være et verktøy for å håndtere uønskede hendelser som berører kommunen og kommunens innbyggere når disse oppstår. Kommunale virksomheter: Beredskapsplan er også et verktøy for den enkelte kommunale virksomhet når uønskede hendelser oppstår. I beredskapsplanen inngår: Kommunens plan for kriseledelse, varslingslister, virksomhetenes beredskapsplaner, ressursoversikter, evakueringsplaner, kriseteam, smittevernplaner m.v.. Kvalitetssikring: INNHOLD Beredskapsarbeidet kvalitetssikres ved at denne planen revideres administrativt hvert år, og politisk hvert fjerde år innen 4 måneder etter at nytt kommunestyre er valgt. 2

3 1 KOMMUNALT KRISEHÅNDTERINGSAPPARAT Side 5 1 KOMMUNAL KRISELEDELSE Side varsling av kriseledelsen fullmakt for kriseledelsen sted for etablering av kriseledelsen kriseledelsens oppgaver andre opplysninger hovedoppgaver for kriseledelsen ansvarsdeling mot politi/lensmann og fylkesmann avslutning etterbehandling INFORMASJON Side EVAKUERING Side MENNESKER I KRISE Side KRISELEDELSENS FULLMAKT Side BEREDSKAPSSENTER Side INTERNE VARSLINGSRUTINER Side 12 2 HANDLINGSPLANER Side STØRRE BRANNER OG ULYKKER Side FORURENSNING Side BORTFALL AV INFRASTRUKTUR Side SYKDOMSUTBRUDD Side 17 3 TILTAKSPLANER Side EVAKUERINGSPLAN Side organisering av evakueringsarbeidet oppgavene til kommunens støtteapparat for evakuering aktuelle arbeidsoppgaver og rollefordeling under evakuering INFORMASJONSPLAN Side mål overordnede prinsipper fare for informasjonskrise organisering av informasjonsberedskapen oppgaver for informasjonsrådgiver oppgaver for leder informasjonsavdelingen/kommunalsjef for støtte leder for servicetorg ressurser og fordeling når kommunal kriseledelse ikke settes budskap medier, kanaler, virkemidler varsling via radio medieovervåking opptreden overfor medier m.v. 24 3

4 4 OPERATIVE SKJEMA Side SKJEMA FOR RAPPORTERING TIL FYLKESMANNEN Side LOGG FOR KRISELEDELSEN Side LOGG FOR MOTTAKSSENTRALER VED EVAKUERING Side EVAKUERINGSOVERSIKT, NAVNELISTE FOR MOTTAKSSENTRALER Side 29 5 VARSLINGSLISTER OG VIKTIGE KONTAKTER Side KRISELEDELSEN Side KOMMUNALT FAGPERSONELL/NØKKELPERSONELL Side BEMANNING SERVICETORG Side KRISETEAM Side BEREDSKAPSRÅD Side EKSTERNE NASJONALE OG FAGLIGE RESSURSER Side EVAKUERINGSMANNSKAP Side PERSONELL FOR EKSTRA BEMANNING SERVICETORG Side FYLKESMANNENS BEREDSKAPSSTAB Side GJØVIK REGIONEN OG ANDRE NABO KOMMUNER Side TRANSPORT OG MASKINENTREPRENØRER Side MEDIER Side REDNINGSRESSURSER Side INNKVARTERING OG STORHUSHOLDNING Side FORDELINGSLISTE FOR BEREDSKAPSPLANEN Side 38 6 FAGPLANER Side KOMMUNALE FAGPLANER Side Kommunale beredskapsplaner Andre planer 40 7 INTERNKONTROLL Side INSTRUKS FOR INTERNKONTROLL Side Årlig kontroll, revisjon og oppfølging Kontroll og oppfølging ved kriser og øvelser Kontrollskjema SJEKKLISTE Side 43 8 VEDLEGG Side 43 4

5 1. KOMMUNALT KRISEHÅNDTERINGSAPPARAT 1. KOMMUNAL KRISELEDELSE Ved en ulykke, krise eller katastrofe som berører kommunen og/eller kommunens innbyggere kan rådmannen beslutte at hele kriseledelsen eller deler av kriseledelsen etableres. Kriseledelsen består av personer ansatt i kommunen. Den kommunale kriseledelsen har den overordnede ledelse av hendelsen og det kommunale ansvaret for å lede krisen. I akuttfasen av en hendelse innenfor egen kommune vil det være brannvesenet eller annen kommunal tjeneste som håndterer krisen. Den kommunale kriseledelsen vil etter den første akuttfase være: Rådmann Ordfører Kommunalsjefer Kommuneoverlege Informasjonsrådgiver Brannsjef Kommunale fagpersoner vil innkalles etter behov. Personell som inngår i krisearbeidet benytter vester med påskrift Østre Toten kommune, beredskap. Brannvesenet benytter sin uniformering Varsling av kriseledelsen Kriseledelsen kan varsles via telefon, mail eller andre kommunikasjonssystemer. Rådmannen varsles ved behov av kommunalsjef, brannsjef, politiet eller annen myndighet. Rådmannen vurderer hendelsens omfang. Rådmannen innkaller kriseledelsen og kommunens eget fagpersonale og eksternt fagpersonell etter behov Økonomisk fullmakt for kriseledelsen Fullmakter for den kommunale kriseledelsen er vedtatt av kommunestyret i sak nr. 99/1999. Disponerer inntil kr til nødvendig hjelp til kriserammede, til forpleining, skadebegrensning, nødvendige sikringstiltak for å verne liv-, verdier og miljø, til akutt behov for opprydding og utbedring av materielle skader og funksjonsforstyrrelser. Rammebeløpet kan overskrides ved påtrengende behov, og når bevilgende politiske folkevalgte ikke kan sammenkalles. Oversikt over forbruk skal så snart som mulig forelegges formannskapet til godkjenning Sted for etablering av kriseledelsen Kriseledelsen holder til i Skreia/Kapp salen. Avlastningskontor er Lena salen. Informasjonsstab, holder til i møterom Krinsil og på egne kontorer. Intern kommunikasjon/informasjonsflyt skal også i krisesituasjoner i hovedprinsippet følge vanlige kommandolinjer i administrasjonen. Brannstasjonen er tilholdssted for kriseledelsen hvis rådhuset er skadet eller ute av drift Kriseledelsens oppgaver Innhente opplysninger og vurdere situasjonen. Ta avgjørelser om å sette i verk tiltak for å hindre skader på personer og materielle verdier. Prioritere kommunens egne ressurser. Utarbeide og sende ut informasjon internt og eksternt. Avgi rapporter om situasjonen til Fylkesmannens beredskapsavdeling. Etablere kontakt mot LRS(Lokal redningssentral, tlf 02800) Sette i verk evakuering av berørt personer ved behov. Innkvartere og ta hånd om berørte personer. Rekvirere kriseteam når situasjonen krever det. Ved større hendelser, utvide kriseteamet med flere fagpersoner. Forpleining av redningsmannskaper og annet fagpersonell. 5

6 Bistå med opprydding og beskyttelse av miljøet. Gjennomføre forebyggende tiltak for å forhindre ytterligere skade. Gjennomføre rasjonerings- og reguleringstiltak. Sikre vann- og strømforsyning til institusjoner, tekniske kommunale funksjoner, brannstasjon og rådhus Andre opplysninger Ved langvarig strømbrudd vil kriseledelsen etableres i brannstasjonens lokaler. Brannstasjonen har egen nødstrømforsyning for drift av hele bygningsmassen. Tilgang til kommunale kart finnes i kommunens kartsystem, kontakt GIS ansvarlig. TV, video og radio er tilgjengelig i kriseledelsens lokaler og brannstasjonen. Oversikt over personer som kan betjene servicetorg og sentralbord finnes i egne vedlegg, kap Hovedoppgaver for kriseledelsen Ordfører: Ordføreren er kommunens ansikt utad. Deltar på pressekonferanser. Uttaler seg på vegne av kommunen, med vekt på empati, betydninger for liv og helse. Hva har skjedd, når skjedde hendelsen, hvem/hva er involvert, hva gjør vi osv.. Ikke gå inn på årsaksforhold. Varaordfører erstatter og/eller bistår ordføreren dersom dette er nødvendig. Rådmann: Lede kriseledelsen. Ta beslutninger i samarbeid med fagpersonell i kriseledelsen. Ansvarlig for innhold i intern og ekstern informasjon Delta i utformingen av pressemeldinger. Ivareta de ansatte. Holde kontakt med LRS, Fylkesmannen og andre eksterne samarbeidspartnere. Kommunalsjefer: Sørge for kontakt mot sine respektive ansvarsområder. Bistå rådmannen med faglige spørsmål og gjøremål. Ivareta de ansatte. Informere og mobilisere de kommunale virksomhetene i forhold til aktuelle hendelse. Informere og mobilisere eksterne personer og virksomheter i forhold til aktuelle hendelse. Mobilisere informasjons- og kommunikasjonsressurser (egen plan). Kommuneoverlege: I verk sette nødvendige helsetiltak i forhold til aktuelle hendelse. Etablere kriseteam og evt. utvidet kriseteam. Kontakt mot eksterne helseforetak og nasjonalt helseapparat. Kontakt mot Mattilsynet. Informasjonsrådgiver: Utarbeide pressemeldinger ut ifra rådmannens behov. Håndtere og tilrettelegge for media i samarbeid med øvrige informasjons- og kommunikasjonsressurser (egen plan) Gjennomføre pressekonferanser, sted, tid, deltagere og innhold. Informere gjennom ulike kanaler som facebook, kommunal hjemmeside, sms-varsling og twitter. Brannsjef: Bistå rådmannen i ledelse av krisen, planverk m.m.. Tilrettelegging og gjennomføring i henhold til beredskapsplanen. 6

7 Kontakt mot fylkesmannens beredskapsavdeling. Bistå med samhandling av kommunale driftsenheter. Kontakt mot eksterne redningsetater og annen bistand som er nødvendig. Konklusjon: Kriseledelsen utgjør et fellesskap som foretar nødvendige vurderinger og beslutninger når hendelsen krever dette. Kriseledelsen er bredt sammensatt med forskjellig kompetanse og ansvarsforhold Ansvarsdeling mot politi og fylkesmann Politiet har ansvar for å lede redningsaksjoner hvor det er fare for tap av menneskeliv, fare for skade på mennesker, tap av store verdier og saker hvor det er begått straffbare handlinger eller det er mistanke om dette. LRS(lokal reningssentral) kan i samråd med kommunen overta deler av ansvaret for krisehåndteringen til den kommunale kriseledelsen. Kommunen vil normalt ha ansvaret for hendelser som strekker seg over lengre tid og hvor fare for menneskeliv er lav, eksempelvis ekstreme værforhold. Det må utvises varsomhet med å kommentere hendelser som vil bli etterforsket for straffbare handlinger, dette kan også gjelde andre forhold som ikke direkte, men indirekte berører etterforskningen. Dersom det er tvil kontakt politi/lensmann eller LRS. Ifølge kongelig resolusjon av gis fylkesmannen anledning til, ved større regionale kriser, å overføre ansvaret for kriseledelsen fra politimestrene til egen krisestab Avslutning etterbehandling Nedtrapping, rådmannen avgjør når kommunen trapper ned og avslutter krise arbeidet. Evt. etterbehandling av hendelsen, evt. pårørende og innstaspersonell vurderes av rådmannen sammen med aktuelle fagmyndighet. Kriseteam og evt. utvidet kriseteam avslutter sitt arbeid i samråd med kommuneoverlegen. Videre behandling overtas av primærhelsetjenesten. 1.2 INFORMASJON(Se informasjonsplan kap. 3, pkt. 3.2). Informasjonsansvarlig : Rådmann Formidling av ekstern informasjon : Ordfører Koordinering av informasjonsressursene : Informasjonsrådgiver Informasjonsrådgivning : Informasjonsmedarbeider Informasjonssenter : Servicetorg? Pressesenter ved større hendelser : Rådhuset, studiesenteret EPS (evakuerte og pårørende senter) : Lokalt: Totenhallene, eller annet passende lokale. EPS, hendelser som krever store lokaliteter : Quality Hotel Strand Gjøvik Informasjonstjenesten består av: Ordfører Leder informasjonsavdeling Informasjonsmedarbeider Servicepersonell Målet med informasjonsarbeidet i krisesituasjoner: Bidra til å skape trygghet og sikkerhet. Redusere unødig frykt/angst psykisk og fysisk. Avgrense skade og konsekvenser. Forhindre rykter og feilinformasjon, riktig informasjon til rett tid er viktig. Rettlede og gi råd til involverte og berørte. Opptre tillitsfullt og ivareta kommunens omdømme. 7

8 Overordnede prinsipper: En krisesituasjon deles i tre faser: Akuttfasen(normalt de første timene og det første døgnet). Driftfasen, etter et døgn og videre håndtering av krisen. Avslutning, tilbake til normal drift. Denne planen kan omfatte de tre nevnte faser, der følgende prinsipper gjelder: 1. Det er politiet/lrs(lokal redningssentral) som gir konkret informasjon om hendelsens utbredelse og konsekvenser. 2. Kommunens oppgave består først og fremst i å a. Varsle de som er utsatt for fare og evt. deres pårørende. b. Koordinere innstas på systemnivå, og orientere om tiltak. c. Forebygge og forhindre unødvendig frykt. I driftsfasen tar kommunen over mer av ledelsen og koordineringen også på skadestedet. 1.3 EVAKUERING Politiet/LRS leder selve evakueringen. Kommunen bistår med sine evakueringsplaner. Oppgaven til kommunen er først og fremst å sørge for innkvartering og bistå med evakueringsarbeidet. Det vises også til Felles plan for Evakuerte- og pårørendesenter (EPS) i Gjøvikregionen som benyttes ved store hendelser der man ikke har stor nok EPS kapasitet lokalt. Se evakueringsplaner. Evakueringsleder Evakueringsnestleder Andre opplysninger ifm evakueringsopplegg Evakueringsplasser i kommunen Evakueringsplass utenfor kommunen Ressurser : Brannsjef : Varabrannsjef : Helse, omsorg og velferd, leder stab : Skreiahallen, Kapp melkefabrikk, Totenhallene og Kolbu skole. : Quality Hotel Strand Gjøvik : Sanitetskvinnene, Røde Kors og Sivilforsvaret. Oppgaver til ressursene ved evakuering: 1. Evakuering kan iverksettes av politi/lensmann eller lokalt(f.eks av en institusjon ved behov). I en krigssituasjon kan også Fylkesmannen iverksette evakuering. 2. De evakuerte samles i på forhånd bestemte lokaler. 3. Det skal registreres hvem som er evakuert, hvem som innkvarteres hvor, hvem som flytter på egenhånd m.m.. 4. Samarbeide nært med kriseledelsen og informere om arbeidet. 5. Sørge for forpleining. 6. Sørge for at helsetjeneste og omsorgsfunksjoner blir ivaretatt. 7. Når politiet har ansvar for evakuering og registrering, benyttes politiets registreringsskjemaer. 8

9 1.4 MENNESKER I KRISE, PSYKOSOSIAL STØTTE Ved plutselige dødsfall som rammer kommunens ansatte og/eller innbyggere i forbindelse med ulykker, utenrikstjeneste og drap vil det være behov for å kunne gi den profesjonelle hjelp som en slik type situasjon vil kreve. Mest mulig av hjelpen bør komme fra den/de rammedes nærmiljø, det vil si mobilisering av støtte fra familie, venner, arbeidskollegaer, naboer osv.. Det kommunale kriseteam bør være et supplement, og/eller alternativ i tilfeller der det sosiale nettverket ikke kan by på tilstrekkelig hjelp. Unntaket er ved større katastrofer og ulykker, i slike tilfeller skal det tilbys profesjonell hjelp fra kommunen. Kommunen har kriseteam som mobiliseres av kommuneoverlege og/eller helsesjef. Ved større hendelser vil kriseteamet utvides etter behov. Oppgaver: 1. Vurdere om psykososial assistanse skal gis. 2. Innkalle fagpersonell til kriseteamet. 3. Vurdere hva slags type hjelp som skal gis, og i hvilket omfang. 4. Avklare hvem som skal ha hjelp. 5. Sette i verk og gjennomføre tiltak. 6. Evaluere assistansen fortløpende og samordne innsatsen. 7. Avgjøre tidsbruk og lengde på innsatsen. 8. Vurdere om det er behov for felles markering. 9. Samarbeide med sosiale nettverk. 10. Tilrettelegge for selvhjelp og normalisering av situasjonen. 11. Etter avsluttet hendelse, gjennomføre en evaluering av innsatsen og evt. notere forbedringspunkter, sette opp tids plan- og utpeke ansvarlig for oppfølging. 9

10 1.5 KRISELEDELSENS FULLMAKT Fullmakter Det er nødvendig med delegert myndighet og forholdsvis vide fullmakter for at kriseledelsen skal kunne utføre sitt arbeid på den best mulige måten. 1. Utøve den kommunale myndighet som situasjonen krever. 2. Omdisponere kommunalt personell og maskiner/redskap til påtrengende hjelpetiltak, og utføre de oppgaver som situasjonen krever. 3. Stanse midlertidig enkelte av kommunens virksomheter hvor dette er påkrevd for å benytte ressursene der det er nødvendig for å begrense omfanget av en eller flere hendelser. 4. Pålegge overtids- og ekstraarbeid. Økonomisk ansvar Kommunen vil normalt stå økonomisk ansvarlig for de utgifter som påløper i forbindelse med kriseinnsats, utgifter den selv har tatt initiativ til. Dersom disse er betydelige, er det mulig i ettertid å søke staten om delvis dekning av disse. Kommunen er pliktig til vederlagsfritt å stille ressurser til disposisjon for redningstjenesten hvis det anmodes om dette. Normalt vil en på anmodning kunne få nødvendig støtte fra andre offentlige organer vederlagsfritt i en krisesituasjon. Bestillinger og rekvisisjoner som skjer gjennom politiet, eks. LRS(lokal redningstjeneste) og sivilforsvaret står de selv ansvarlig for. Det kan være hensiktsmessig å vurdere om ansvaret for oppgaven som skal løses ligger hos politiet og avklare det økonomiske med disse før en gjennomfører enkeltaksjoner. Beredskapskostnader ellers Kommunen må på forhånd ha avklart en del økonomiske forutsetninger for å kunne ta rasjonelle beslutninger til rett tid i en krisesituasjon, følgende forhåndstiltak må være utført: 1. Tilrettelagt for økt informasjonsbehov. 2. Reservestrømforsyning 3. Situasjons betingede utgifter som leie av maskintjenester og annet utstyr. 10

11 1.6 BEREDSKAPSSENTER Beredskapssenteret er plassert i rådhuset. Hovedrommet ligger i 1 etasje, Skreia/Kapp salen, med Lena salen som avlastnings rom. Beredskapsrommet skal ha følgende utstyr: Stasjonær PC med internett tilgang. 3 arbeidsstasjoner reservert til loggføring, GIS og medieovervåking. 2 projektorer som kan vise innhold fra samtlige PC-er. Mulighet for to tilkoplede bærbare PC etter ønske. 2 tilhørende lerret. Whitboard-tavler, hvorav fire mindre, skyvbare. Flippover. 2 TV-skjermer som kan vise TV-program eller innhold fra ønskede PC-er i rommet. Aktuelle papirkart. Telefoner i beredskapsrommet: Tlf.nr.: Tlf.nr.: Tlf.nr.: BEREDSKAPSSENTER Alternativt beredskapssenter, brannstasjonen: Bærbare og stasjonære PC-er med internett tilgang. 1 projektor som kan vise innhold fra en bærbar PC, loggføring. 1 tilhørende lerret. Whitboard-tavler, hvorav to mindre, skyvbare. Flippover. 2 TV-skjermer som kan vise TV-program eller innhold fra ønskede PC-er i rommet. Aktuelle papirkart(fra rådhusets beredskapssenter). Tlf.nr.: Tlf.nr.: 11

12 1.7 INTERNE VARSLINGSRUTINER Overordnet vakt i brannvesenet eller annen kommunal tjenesteperson Arbeidsoppgaver i startfasen av en hendelse som kan få store konsekvenser for kommunens innbyggere og verdier: 1. Strakstiltak for å begrense skaden. 2. Informere og evakuere personer som er i akutt fare. 3. Varsle kriseledelsen snarest mulig. Varsling av den kommunale ledelsen Dersom det har oppstått en situasjon som antas å ha, eller kan få store konsekvenser for kommunens innbyggere og verdier, skal den kommunale ledelsen varsles via brannvesen, politi og/eller fylkesmannen. Varslingsmønster Overordnet vakt eller kommunal tjenesteperson varsler første tilgjengelige person i kriseledelsen: 1. Rådmann. 2. Stedfortredende rådmann, kommunalsjef(er). 3. Brannsjef. Innkalling av den kommunale kriseledelsen Den første tilgjengelige i henhold til forrige avsnitt som blir varslet foretar en hendelsesvurdering og innkaller etter behov. 1. Rådmannen vurderer hendelsens omfang sammen med den som varsler om hendelsen. 2. Hvis det ikke er politiet som har varslet hendelsen, kan vurderingen skje i samråd med lensmann/politi hvis det er behov for dette. 3. Kriseledelsen innkalles etter behov samt nødvendig fagpersonell fra interne- og eksterne virksomheter. 4. Ordfører, kommunalsjefer, kommuneoverlege, informasjonsrådgiver og brannsjef skal varsles i alle tilfeller. 12

13 2 HANDLINGSPLANER Handlingsplanene tar utgangspunkt i forhold som er avdekket i kommunens ROS analyse. Handlingsplaner Større branner og ulykker Brann i boliger Brann i større bygninger Trafikkulykker Ulykker relatert til ekstremvær Andre ulykker Forurensning Oljebaserte produkter(olje, diesel, parafin m.m.) Kjemikalie utslipp Gjødselutslipp Bortfall av infrastruktur Strøm IT og telefoni Vannforsyning Sykdomsutbrudd Epidemi/pandemi Næringsmiddelbåren smitte 13

14 2.1 STØRRE BRANNER OG ULYKKER HENDELSE Konsekvenser Forberedelser Tiltak Brann i boliger, brann i større bygninger, trafikkulykker, ulykker relatert til ekstremvær, andre ulykker, flyulykker m.m.. Personskader/fare for omkomne, bortfall av livsviktig infrastruktur, tap av økonomiske verdier og skader på miljøet. Tette sluk i overvannsnettet, tette rister i stikkrenner m.m.. Den daglige beredskapen skal ivaretas av kommunens brannvesen og skal være øvd for å kunne håndtere denne kategori hendelser innenfor det som er normalt akseptabelt i ROS analysen. Teknisk drift håndterer skader på vann- og avløpsnett. Kommunen må sørge for at mottakere av beredskapsmeldinger fra NVE og fylkesmannen er kjent med prosedyrer og betydningen for varsling av spesielle værsituasjoner. Kommunen må vurdere om hendelsen kan få konsekvenser for drift og infrastruktur. Ut fra disse vurderingene må følgende varsles: Aktuelle kommunale virksomheter, barnehager, skoler, institusjoner m.fl.. Private virksomheter, og virksomheter som driver med byggearbeid. Andre særlig utsatte(f. eks. deler av landbruksnæringen, KIMs). Kommunens innbyggere via tilgjengelige medier. Merknader: Kommunen må forberede seg på hjelpeinnsats, f.eks ved å ha et etablert kontaktnett mot graventreprenører, taxi, busselskaper, sivilforsvaret, heimevernet, frivillige organisasjoner osv.. Tiltak som iverksettes må vurderes nøye, og det samme gjelder konsekvenser av den informasjon som blir formidlet internt og eksternt. Det er viktig at man informerer via facebook, twitter, kommunens nettside, radio og TV. Det er viktig å informere innbyggerne om at de selv må følge med på utviklingen av hendelsen og følge de tilrådinger som blir gitt. Nødmeldetjenesten, 110, 112 og 113 har ansvaret for å varsle lokale beredskapsetater. Videre har Det norske meteorologiske institutt(dnmi) ansvaret for varsling til HRS(Hovedredningssentralen), som igjen varsler LRS. Kopi av varselet sendes til Fylkesmannen. Politiet(LRS) har varslingsplikt til Fylkesmannen og til lensmennene. Fylkesmannen har varslingsplikt overfor kommunene. Kopi av varsel går til nærradioer og NRK. Ved fare for flom har Norges vassdrags- og energidirektorat(nve) varslingsansvar. Fylkesmannen videreformidler flomvarsel til de berørte kommuner. Varslingsrutiner, Fylkesmannen varsler i henhold til beredskapsplan pr. e-post. Kommunal tjenestemann-/kvinne besvarer henvendelsen og eventuelt formidler dette til kriseledelsen. 14

15 2.2 FORURENSNING HENDELSE Konsekvenser Forberedelser Tiltak Utslipp av oljebaserte produkter som olje, parafin, diesel, fyringsolje m.m.. Kjemikalieutslipp og gjødselutslipp. Med forurensning forstås tilførsel av væske og/eller stoff som kan være eller føre til skade eller ulempe for miljøet. Forurensningen defineres som akutt når den inntreffer plutselig, den er av betydning og den er ikke tillatt etter bestemmelser i- eller i medhold av forurensningsloven. Personskader/fare for omkomne, tap av økonomiske verdier og skader på miljøet. Den daglige beredskapen skal ivaretas av kommunens brannvesen og skal være øvd for å kunne håndtere denne kategori hendelser innenfor det som er normalt akseptabelt i ROS analysen. Teknisk drift håndterer skader på vann- og avløpsnett. Helsetjenesten er forberedt på å håndtere skader og sykdomstilfeller på personer. Det er den ansvarlige forurenser som må aksjonere mot og rydde opp etter en akutt forurensning. Denne vil også måtte dekke alle kostnader forbundet med det akutte utslippet. Kommunen må vurdere om den hendelsen kan få konsekvenser for drift og infrastruktur. Ut fra disse vurderingene må følgende varsles: Aktuelle kommunale virksomheter, barnehager, skoler, institusjoner m.fl.. Private virksomheter, og virksomheter som driver med byggearbeid. Andre særlig utsatte(f. eks. deler av landbruksnæringen, KIMs). Kommunens innbyggere via tilgjengelige medier. Merknader: Kommunen deltar i interkommunalt samarbeid mot akutt forurensning(iua). Dette er en felles ressurs som må tilkalles i nevnt tilfelle. Kommunen må forberede seg på hjelpeinnsats, f.eks ved å ha et etablert kontaktnett mot graventreprenører, sivilforsvaret, osv.. Tiltak som iverksettes må vurderes nøye, og det samme gjelder konsekvenser av den informasjon som blir formidlet internt og eksternt. Det er viktig at man informerer via facebook, twitter, kommunens nettside, radio og TV. Det er viktig å informere innbyggerne om at de selv må følge med på utviklingen av hendelsen og følge de tilrådinger som blir gitt. Nødmeldetjenesten, 110, 112 og 113 har ansvaret for å varsle lokale beredskapsetater. Kommunen varsler Fylkesmannen om hendelsen. Klima- og forurensningsdirektoratet(klif) vil være en sentral kompetanseressurs ved håndtering av denne type hendelser. Politiet(LRS) har varslingsplikt til Fylkesmannen og til lensmennene. Fylkesmannen har varslingsplikt overfor kommunene. Varslingsrutiner, Fylkesmannen varsler i henhold til beredskapsplan pr. e-post. Kommunal tjenestemann-/kvinne besvarer henvendelsen og eventuelt formidler dette til kriseledelsen. 15

16 2.3 BORTFALL AV INFRASTRUKTUR HENDELSE Konsekvenser Forberedelser Tiltak Merknader: Ekstremt uvær(kraftig vind, nedbør) Spesielle værforhold(flom, kulde, tørke m.m..) Personskader/fare for omkomne, bortfall av livsviktig infrastruktur som strøm og telenett, tap av økonomiske verdier og skader på miljøet. Tette sluk i overvannsnettet, tette rister i stikkrenner m.m.. Det kan bli stans i strømleveransen til institusjoner, kommunale vann- og avløpsinstallasjoner, kommunale driftsenheter, private virksomheter og private husholdninger. Ved mindre strømbrudd, 1 24 timer vil situasjonen kunne løses innenfor de daglige driftsrammene med enkle tiltak. Utover dette vil situasjonen på institusjoner og tekniske driftsanlegg måtte håndteres ekstraordinært. Kommunen må sørge for at mottakere av beredskapsmeldinger fra NVE og fylkesmannen er kjent med prosedyrer og betydningen for varsling av spesielle værsituasjoner. Kommunene må ha prioritert hvor det skal være alternativ strømforsyning og når alternativ strømforsyning skal benyttes. Det må foreligge en ajourført oversikt over transportable strømaggregater, effekt på disse og hvor de befinner seg. Kommunen har sammen med strømleverandøren satt opp prioriteringsliste for hvordan strømleveransen skal prioriteres innenfor kommunen avhengig av hvilke radialer som kan benyttes. Kommunen må vurdere om den varslede værsituasjonen kan få konsekvenser for drift og infrastruktur. Ut fra disse vurderingene må følgende varsles: Aktuelle kommunale virksomheter, barnehager, skoler, institusjoner m.fl.. Private virksomheter, og virksomheter som driver med byggearbeid. Andre særlig utsatte(f. eks. deler av landbruksnæringen, KIMs). Kommunens innbyggere via tilgjengelige medier. Bygg- og eiendomsavdelingen sørger for at det foreligger oppdaterte tegninger og informasjon om hvordan provisorisk strømforsyning skal benyttes på den enkelte institusjon, rådhuset, skoler og barnehager. Teknisk drift har ansvaret for sine bygninger og installasjoner. Brannvesenet har ansvaret for brannstasjonen. Teknisk klargjøring av strømnettet i de bygninger/installasjoner hvor nødstrømforsyning skal etableres, etablere instrukser og rutiner for påkobling, drift og nedkobling. Kommunen må forberede seg på hjelpeinnsats, f.eks ved å ha et etablert kontaktnett mot graventreprenører, taxi, busselskaper, sivilforsvaret, heimevernet, frivillige organisasjoner osv.. Tiltak som iverksettes må vurderes nøye, og det samme gjelder konsekvenser av den informasjon som blir formidlet internt og eksternt. Det er viktig at man informerer via nettsider, radio og TV. Og at men etter å ha gitt varsel at den enkelte innbygger selv må følge med på utviklingen av hendelsen og følge de tilrådinger som blir gitt. Varslingsansvar, Det norske meteorologiske institutt(dnmi) har ansvaret for varsling til HRS(Hovedredningssentralen), som igjen varsler LRS. Kopi av varselet sendes til Fylkesmannen. Politiet(LRS) har varslingsplikt til Fylkesmannen og til lensmennene. Fylkesmannen har varslingsplikt overfor kommunene. Kopi av varsel går til nærradioer og NRK. Ved fare for flom har Norges vassdrags- og energidirektorat(nve) varslingsansvar. Fylkesmannen videreformidler flomvarsel til de berørte kommuner. Varslingsrutiner, Fylkesmannen varsler i henhold til beredskapsplan pr. e-post. Kommunal tjenestemann-/kvinne besvarer henvendelsen og eventuelt formidler dette til kriseledelsen. 16

17 2.4 SYKDOMSUTBRUDD HENDELSE Konsekvenser Forberedelser Tiltak Smitte av sykdom mellom mennesker. Mindre eller større epidemier. Et influensavirus ville kunne spre seg raskt fra land til land. Spreding via vann, luft, matvarer eller direkte kontakt mellom mennekser. Den daglige beredskapen ivaretas av kommunens helsetjeneste. Kommunen har opplegg og erfaring med gjennomføring av massevaksinasjon. Kommunens virksomheter må være forberedt på å håndtere en situasjon der store deler av tjenesteapparatet er syke. Etablere sted for massevaksinasjon. Ha gode rutiner for distribusjon av vaksine. Merknader: Kommunen må være forberedt på både å ivareta sykdommen blant kommunens innbyggere og forberedt på ivareta den daglige tjenesteproduksjon til tross for redusert bemanning. 17

18 3 TILTAKSPLANER Følgende tiltaksplaner foreligger: Evakueringsplan Informasjonsplan 3.1 EVAKUERINGSPLAN I gitte situasjoner kan personer måtte flyttes fra et farlig til et trygt område. Det kan være fordi det ikke er mulig å forsyne dem med nødvendige tjenester (vann, strøm mv.), fordi det medfører fare å oppholde seg på stedet (brann, eksplosjon, lekkasje av farlige stoffer mv.) eller at deres tilstedeværelse forstyrrer en evt. redningsinnsats. Evakuering av personer fra et skadeområde eller et utsatt område i kommunen til et annet område i eller utenfor kommunen iverksettes og ledes av politiet/lrs. I en krigssituasjon kan også Fylkesmannen iverksette evakuering. LRS varsler kriseledelsen som igjen varsler støtteapparat for evakuering. Oppgaven til kommunens støtteapparat er først og fremst å sørge for registrering og evt. innkvartering og å bistå politiet/lrs i evakueringsarbeidet Organisering av evakueringsarbeidet Kommunens støtteapparat i forbindelse med evakuering/innkvartering bistår politiet/lrs. Støtteapparatet ledes av leder stab helse, omsorg og velferd og består for øvrig av personer i innenfor disse enhetene. Brannsjef/Varabrannsjef vurderer sammen med LRS nødvendig transportkapasitet. Ved evakuering etableres mottakssentraler i Skreiahallen, Kapp melkefabrikk, Totenhallene og Kolbu skole. Ved evakuering utenfor kommunen, benyttes Quality Hotel Strand Gjøvik Ungdomsskolene på Lena og Skreia benyttes ved behov. Kommunens kriseledelse har ansvar for å rekvirere nødvendig innkvarteringskapasitet. Støtteapparat for evakuering tar seg av den tekniske siden av innkvarteringen etter behov. Forpleining mv. på mottakssentraler og evt. på innkvarteringssteder kan lokale sanitetskvinner og Røde Kors bistå. Ved behov for psykososial støtte, så vil dette bli vurdert av kommuneoverlegen i samråd med kriseledelsen Oppgavene til kommunens støtteapparat for evakuering Sammen med LRS å skaffe til veie nødvendig transportkapasitet fra skadested/omgivelser til mottakssentraler og evt. videre til innkvarteringssted. Varsle mottakssted og etablere mottaksapparat på aktuelle mottakssentraler. Samle alle evakuerte på den aktuelle mottakssentralen. Registrere de som evakueres og eventuelt hvem som innkvarteres hvor, hvem som flytter på egen hånd m.m.. Samarbeide nært med kriseledelsen og LRS. Sørge for å innkalle aktuelle støttespillere for forpleining og forlegning. Kontakt mot kommunens kriseteam og nødvendige støttespillere for omsorgsfunksjoner. 18

19 3.1.3 Aktuelle arbeidsoppgaver og rollefordeling under evakuering Oppgaver Roller Merknader Tilrettelegge lokalene som skal brukes. Klarlegge behovet for ressurser utenfra: Mat, toalettpapir, tørkepapir, såpe, utstyr for øvrig. Delegasjon Veilede evakuerte for rekvisisjonsmyndighet og styre dem til rett for sted. slike oppgaver. Sørge for ro og orden ute. Sørge for at uvedkommende ikke kommer inn i lokalene 2 personer Viktig at den tekniske infrastrukturen fungerer. Støtteapparatet må disponere et kontor som er avskjermet, men sentralt beliggende i mottaksstedet. Ordensvakter utenfor Henvise presse til rådhuset, studiesenteret. mottakssted, 1-2 personer. Etablere registreringsplass, for inn- og ut registrering. Registrere alle på vedlagte skjema. Lose de registrerte til rett sted/avdeling Innregistrering og utregistrering. 2 personer Det er av stor betydning at evakuerte blir nøye kategorisert og henvist til riktig sted. Sammenblanding av evakuerte skaper uro. Registrere alle som forlater mottakssentralen særskilt. Myndighet til å bestemme om noen kan forlate samlingsstedet og gir da beskjed til den som registrer ut. Viktig logistikk for evakueringsledelsen. Loggføre alle formelle henvendelser og hendelser, avgjørelse/beslutninger. Ivareta evakuerte som har behov for bistand og omsorg knyttet til hendelser de ulike evakuerte har vært igjennom. Ved behov gis leder bistand og omsorg delegasjon for å rekvirere ekstern bistand. 1 person 1 reserve Bistand og omsorg, antall personer etter behov, 1-6 personer. Viktig med dokumentasjon på alle henvendelser og hendelser på evakueringsstedet. Loggen er også viktig for evaluering av hendelsen. Fortløpende gi evakueringsledelsen status for evakuerte. Sørge for å være tidlig ute med behov for ytterlige ressurser. Raskt orientere og informere innregistrering om det viser seg at feil innregistrering har skjedd. Holde oppsyn med at det er ro og orden inne i mottakssentralen. Ved behov gis leder orden delegasjon til å rekvirere politi. Ordensvakt inne, 1-4 personer Viktig at ordensgruppa holder god kontakt med innregistrering og utregistrering slik at kategorier evakuerte blir plassert riktig på mottaket Sørge for kommunikasjon mellom evakuerte og for eksempel pårørende. Bistå evakuerte med å få kontakt med sine pårørende. Kommunikasjon mellom evakuerte og utenverden: 2 personer Ha oppmerksomhet rettet mot alle kategorier evakuerte. Gi fortløpende informasjon begge veier. Observere under hele evakueringen. Observatør, 1 person Gi evakueringsledelsen råd under evakueringen. Lage rapport om evakueringen som overleveres ledelsen. 19

20 3.2 INFORMASJONSPLAN Mål Målet for informasjonsarbeidet i en krisesituasjon er å: bidra til å skape trygghet og sikkerhet redusere unødig frykt/angst avgrense skade og forebygge skade, materielt avgrense og forebygge psykiske konsekvenser for involverte personer forhindre rykter og feilinformasjon rettlede og gi råd styrke tilliten til kommunen og ivareta omdømme En avgjørende faktor for at kriseinformasjonsarbeidet skal fungere, er tid. Det er nødvendig å være raskt ute for blant annet å unngå en informasjonskrise(se pkt ) i tillegg til den egentlige krisa. Denne planen dekker først og fremst hendelser av et slikt omfang at de utløser kommunal kriseledelse. For hendelser av mindre omfang, vil imidlertid det sentrale kommunikasjonsapparatet bistå ansatte, virksomhetene, avdelinger og enheter etter behov. Denne planen ivaretar informasjon til berørte parter, publikum og medier Overordnede prinsipper En omfattende krisesituasjon kan deles i tre faser: En krisesituasjon deles i tre faser: Akuttfasen(normalt de første timene og det første døgnet). Driftfasen, etter et døgn og videre håndtering av krisen. Avslutning, tilbake til normal drift. Akuttfase (normalt det første døgnet) og driftsfase. Denne planen omfatter i hovedsak akuttfasen, der følgende prinsipper gjelder: Det er politiet/lokal redningssentral (LRS) som gir konkret informasjon om hendelsens utbredelse og konsekvenser Kommunens oppgave består først og fremst i å: varsle de som er utsatt for fare og eventuelt deres pårørende koordinere innsats på systemnivå og orientere om tiltak forhindre unødvendig frykt I driftsfasen tar kommunen over mer av ledelsen og koordineringen også på skadestedet Fare for informasjonskrise Alle slags uheldige hendelser fører med seg et informasjonsbehov. Mangel på informasjon kombinert med stor interesse fra innbyggere, berørte og mediene, er et av kjennetegnene på en krise. Dette fylles av saklig eller usaklig, korrekt eller mindre korrekt informasjon ut fra hva som er tilgjengelig. Dersom det ikke er god nok tilgang til saklig og korrekt informasjon, skapes det rykter og informasjon basert på personlige opplevelse og/eller følelser. I tillegg til den faktiske krisa kan det også oppstå en informasjonskrise. En informasjonskrise har mange negative konsekvenser. Først og fremst at mennesker blir unødig skremt og/eller at mennesker som har behov for å vernes/komme seg bort, ikke blir varslet i tide. Mangel på informasjon kan føre til større skadeomfang enn nødvendig og i verste fall til panikk eller kaos. Ei slik informasjonskrise vil også svekke tilliten til kommunen og kommunens omdømme. Det er viktig å være bevisst på det mangfoldet av informasjonskanaler og hastigheten som infor- 20

21 masjon spres med i dag, på godt og vondt. Det handler ikke lenger bare om papiraviser, radio og TV, men i tillegg sosial medier, blogger, nett-aviser, nett-radio, nett-tv og ulike former for mobiltelefonbaserte kanaler (SMS, MMS, Wap mv.). Tempo og krav til tilgjengelighet har økt. Det samme har mulighetene, både for å spre korrekt informasjon, feil informasjon og rykter. Utfordringen med de nye mediene er at de ikke alltid er underlagt et tydelig redaktøransvar som ivaretar en korrekt og balansert formidling Organisering av informasjonsberedskapen Rådmannen er øverste ansvarlige for all informasjon i kriser. Informasjonsrådgiver inngår i kommunens kriseledelse. Ved hendelser som ikke krever sammenkalling av den sentrale kriseledelsen, har den enkelte virksomhet, avdeling eller enhet ansvar for nødvendig informasjon til publikum og mediene. Informasjonsrådgiver vil likevel være til disposisjon for praktisk assistanse. Det legges vekt på at denne planen er person-uavhengig. Det betyr at det i planen henvises til funksjonene. Hvem som bekler disse stillingene vil til enhver tid framgå av vedlegg til denne planen. Informasjonsarbeidet er organisert slik: Politi/LRS Medier Liaison Pressekonferanser K R I S E L E D E L S E Rådmann Ordfører/ varaordfører Informasjonsrådgiver Kommunalsjefer Kommuneoverlege Brannsjef Sosiale medier Facebook/Twitter Koordinering av info./ kom. ressurser I S N T F A O B Kont.medarb. Kont.medarb. Kont.medarb. Loggføring Kont.med..arb. Kont.med. Medieovervåking Nettsider S (Hjemmeside/internt). Intranett P U B L I K U M Virksomhet Avdeling Enhet Leder servicetorg S E R V Servicekonsulent Servicekonsulent Servicekonsulent Telefon, chat, mail m.m. Ansatt Ved alvorlige hendelser som krever at kriseledelsen sammenkalles, koordinerer rådmannen informasjonsarbeidet. Rådmannen innkaller nødvendig personell etter behov. Informasjonsstab har til oppgave å dekke den totale informasjonsberedskapen i en krisesituasjon i samråd med kriseledelsen: informere de av kommunens ansatte som har behov for oppdatert kunnskap, særlig med tanke på å informere videre i organisasjonen informere berørte og pårørende, varsle ved for eksempel behov for evakuering informere mediene ut fra en vurdering av gjensidig behov informere innbyggere og andre med informasjonsbehov besvare henvendelser fra allmennheten informere kommunens politikere 21

22 3.2.5 Oppgaver for informasjonsrådgiver Inngå i kriseledelsen som informasjonsrådgiver. Formulere informasjon og pressemeldinger i samråd med kriseledelsen. Distribuere informasjon og pressemeldinger som blir utarbeidet til øvrige informasjonsressurser/presse. Koordinere informasjonsarbeidet ved mindre hendelser, sammen med berørt virksomhet, avdeling, enhet Oppgaver for kommunalsjef for støtte Koordinere informasjonsressurser i henhold til egen plan som er utarbeidet for informasjonsstaben. Publisering av informasjon (sosiale medier, web, blogg, sms varsling). Etablere pressesenter og lede pressekonferanser. Overvåke media, sosiale medier og internett. Sørge for at kommunens nettsider og andre kanaler som er oppdatert. Sørger for informasjonsflyt til operative informasjonsressurser, leder servicetorg m.fl.. Organisere og informere informasjonsstab Leder servicetorg Hovedansvar for publikumskontakt, sentralbord(telefon), chat og servicetorg Gjøre kjent og aktivt bruke forhåndsdefinerte medie- og publikumssvar. Sørge for at telefonsvar kapasitet er tilstrekkelig og kvalitetssikret Organisere og informere medarbeidere på servicetorget Ressurser og fordeling Kommunikasjonsmedarbeidere Består av ansatte i serviceavdelingen, servicetorget, IKT avdeling og personalavdelingen. Disse vil bistå praktisk med produksjon av nettbasert informasjon, pressemeldinger, nyhetsovervåking m.m.. Øvrige ressurser Ved fravær eller ved kriser av spesielt stort omfang, må det påregnes nevnte funksjoner må forsterkes. Som vedlegg til planen følger liste over personer som kan bistå disse instansene etter behov. Liaison-ordning hos LRS For å sikre informasjonsstrømmen mellom LRS og kommunens kriseledelse må det avsettes en person, som utpekes av kriseledelsen, nær LRS i situasjoner som har et slikt omfang at LRS og kommunal kriseledelse settes Når kommunal kriseledelse ikke settes Også ved uønskede hendelser med omfang eller alvorlighetsgrad som ikke gjør det naturlig at kommunal kriseledelse settes, oppstår det informasjonsutfordringer. Normalt er det da leder på det nivået som eier krisen(virksomhet/avdeling/enhet) som også er ansvarlig for informasjonsarbeidet. Informasjonsmedarbeider bistår i så fall etter ønske/behov. Det forventes at det i beredskapsplaner på ulike nivåer i organisasjonen inngår et punkt om hvordan informasjonsbehov ved kriser skal dekkes Budskap Alt informasjonsarbeid skjer i samråd med rådmann og ordfører og evt. LRS. Informasjon som går ut fra kommunen skal kvalitetssikres for å unngå feilinformasjon eller misforståelser. I hovedsak er det LRS som i akuttfasen uttaler seg om situasjonen på skadestedet, skadeomfang og personskader og/eller omkomne. Kommunen bringer da dette videre kun i den utstrekning informasjonen er kvalitetssikret/avklart med LRS. Kommunen vil normalt ikke informere om årsaksforhold. Det er LRS som evt. gir mediene tilgang til skadestedet. 22

23 Kommunens informasjonsansvar består først og fremst i å ivareta publikum slik at ikke skadene blir større enn nødvendig og slik at det ikke oppstår unødig frykt, panikk eller kaos. Det vil normalt være ordfører som er kommunens ansikt utad og som informerer om hendelsen. Budskapet i en krise skal følge følgende prioritering: Liv og helse Miljø Materielle verdier Medier, kanaler, virkemidler Ved kriser er kommunens hovedkanaler ut mot publikum de samme som ellers: Facebook, Twitter, Internett kommunens hjemmeside, sms varsling. I hovedsak skjer informasjonsformidlingen ved at meldinger legges ut på sosiale medier og internett. Der oppgis også telefonnumre for publikumskontakt (servicetorget) og mediekontakt. Telefon svartjeneste ved servicetorget Alle telefonhenvendelser styres til/via kommunens servicetorg, som evt. forsterkes med personell fra virksomhetene. For øvrig brukes etter behov SMS-varsling, telefonvarsling, E-post, aviser, radio og TV. Det er viktig å sørge for at publikum, berørte, pårørende mv. i størst mulig grad kan betjene seg selv via internett og at flest mulig kan få enkle svar på sine spørsmål i servicetorget. I helt spesielle situasjoner kan også følgende kanaler tas i bruk: Telefaks Sivilforsvarets tyfoner (signalet Viktig melding lytt på radio! ) Høyttaler i brannbiler Dør til dør-aksjon Husbesøk informasjonsmøter Brosjyrer, løpesedler, distribueres eget personell eller posten(postkasser, skoler, barnehager) I hendelser av typen en viss fare og farlig, brukes facebook, kommunens ordinære nettsider og sms varsling. I kriser av typen kritisk og katastrofalt, legges omtalen inn slik at den alltid ligger på toppen av nyhetsfeltet på kommunens nettsider. I alle krisesituasjoner må det legges en melding på intranettet om at ansatte i organisasjonen bruker aktuell internettportal for å holde seg oppdatert Varsling via radio Ved kriser av en viss størrelse vil NRK og nærradioene samarbeide med myndighetene. For Østre Toten gjelder dette NRK Hedmark og Oppland og Totenradioen. Det er fylkesmannen og/eller politimesteren som anmoder medieorganene om å formidle kriseinformasjon. Informasjonssenter i studiesenteret i rådhuset Ved behov opprettes det et pressesenter i studiesenteret. Følgende må være klargjort: Det som må være tilgjengelig for at et pressesenter skal kunne fungere, er påloggingsmulighet for internett (Trådløst tilkoplingspunkt), tilgang til TV og tilgang telefon. Strømforsyning til teknisk utstyr, lading mv. Studiesenteret kan/ vil også være utgangspunktet for arbeidet til informasjonstjenesten. Det vil imidlertid være naturlig at minst en medarbeider bistår informasjonslederen/kriseledelsen med medieovervåking i beredskapsrommet. Pressekonferanser avholdes i studiesenteret. Derfra bør det være mulig å kringkaste direkte til webtv. 23

24 Mediene har i en krisesituasjon ikke tilgang til andre deler av rådhuset. Intervjuer, samtaler med fagpersonell mv. skal skje i pressesenteret eller utenfor rådhuset og koordineres av informasjonsleder Medieovervåking En sentral oppgave for informasjonstjenesten i kriser er å overvåke omtalen i mediene. Avhengig av omfanget må det settes av egne medarbeidere til dette. Det er lagt til rette for at en arbeidsstasjon benyttes til medieovervåking i beredskapsrommet. Det vil være naturlig å ha hovedfokus på digitale medier, først og fremst nettaviser/-radio/-tv, men også andre sosiale medier. Medieovervåkingen har til hensikt å kartlegge hva som meldes som grunnlag for videre handling, evt. retting av feilinformasjon og missforståelser Opptreden overfor media Noen generelle tips/retningslinjer for kontakt med medier. De fleste råd kan med fordel brukes i kontakt med berørte, pårørende mv. Tenk gjennom budskapet i forkant. En fornuftig rekkefølge er ofte: Menneske og empati Miljø Materielle verdier Hva har kommunen gjort og hva vil kommunen gjøre Hvordan bør innbyggerne forholde seg og eventuelt gjøre i forhold til situasjonen Tips og retningslinjer: Vær rask, kampen om sannheten består i å være først på banen. Vær ærlig, unngå spekulasjoner og vurderinger, hold deg i størst mulig grad til fakta. Forsøk en balansert framstilling, ikke overdriv eller bagatelliser. Kjøp deg tid, bestem tidspunkt for informasjonsslipp og pressekonferanser. Vi må kjøpe tid for å få gitt riktig informasjon. Ikke informer mediene før pårørende mv. er informert. Vær bevisst og marker tydelig at det er klare grenser for hva kommunen informerer om. Ikke bruk sperrefrist. Det som ikke kan publiseres får vente. Ikke la deg presse av medienes tidspress eller deadline. Avtaler med mediene skal overholdes. Vær så åpen som mulig. Mediene er en viktig ressurs for å få ut informasjon. Mediene skal behandles med åpenhet og respekt, alle aktører skal behandles likeverdig. Forklar hvorfor det er informasjon vi ikke kan gå ut med, unngå Ingen kommentar, men for eksempel på nåværende tidspunkt kan vi ikke si noe om dette, men vi vil så raskt som komme med ytterligere informasjon om dette. Før logg for kontakt med medier, navn, medienavn, mobilnummer/e-postadresse, tidspunkt for kontakt. Evt. uoverensstemmelse med mediene avklares i ettertid, fortrinnsvis med redaksjonsledelsen. 24

25 4 OPERATIVE SKJEMA Følgende skjema foreligger Rapportering til fylkesmannen Logg for kriseledelsen, CIM.(manuelle skjemaer finnes også) Logg for mottakssentral ved evakuering Evakueringsoversikt, navneliste for mottakssentraler ved evakuering Alle skjemaer finnes digitalt. Papirutgaver er kun ment brukt i ekstraordinære tilfeller og som backup. 25

26 4.1 SKJEMA FOR RAPPORTERING TIL FYLKESMANNEN SIDE AV TOTALT SIDER Situasjonsrapport fra Østre Toten kommune DATO TIDSPUNKT TYPE HENDELSE TILTAK SOM ER IVERKSATT TILTAK SOM VURDERES IVERKSATT ETABLERT BEREDSKAPSORGANISASJON ANDRE OPPLYSNINGER 26

27 4.2 LOGG FOR KRISELEDELSEN Nr Dato/ klokkeslett Handlingsbeskrivelse Merknad Loggen må oppbevares slik at den er tilgjengelig for alle i kriseledelsen. 27

28 4.3 LOGG FOR MOTTAKSSENTRALER VED EVAKUERING Logg for evakueringslokasjon: Hendelse Ansvarlig Tidspunkt Meldt til Vidersendt til Merknader 28

29 4.4 EVAKUERINGSOVERSIKT, NAVNELISTE FOR MOTTAKSSENTRALER Logg for evakueringslokasjon: Navn Adresse bosted Adresse skadested Ankomst Dato/tid Avreise Dato/tid Videresendt til 29

30 5 VARSLINGSLISTER OG VIKTIGE KONTAKTER Følgende lister foreligger Kriseledelsen Kommunalt fagpersonell Personer servicetorg Kriseteam Beredskapsråd Eksterne nasjonale og faglige ressurser Evakueringsmannskap Personell for ekstra bemanning av servicetorg Fylkesmannens beredskapsstab Nabokommuner og Gjøvik-regionen Transport og maskinentreprenører Medier 5.1 KRISELEDELSEN Navn Stilling Tlf. privat Tlf. kontor Mobil Hans Seierstad (Kai Magne Rødningsby) Ordfører (Varaordfører) ( ) Aslaug Dæhlen Rådmann Roy Thomassen Kommunalsjef Marit Lium Dahlborg Kommunalsjef Bjørn Bollum Kommunalsjef Øivind Skogli Info.rådgiver Alf Ursin Kom.overlege Anders Brusveen Brannsjef