Tilsyn med kommunal beredskapsplikt - Midtre Gauldal kommune - helhetlig risiko og sårbarhetsanalyse

Transkript

1 Saksframlegg Arkivnr. 20 Saksnr. 2014/ Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret Saksbehandler: Knut Dukane Tilsyn med kommunal beredskapsplikt - Midtre Gauldal kommune - helhetlig risiko og sårbarhetsanalyse Dokumenter i saken: 1 I Tilsyn med kommunal beredskapsplikt - Midtre Gauldal kommune 2 I Tilsyn med kommunal beredskapsplikt Midtre Gauldal kommune I Foreløpig rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt Midtre Gauldal kommune U Tilsyn med kommunal beredskapsplikt - Midtre Gauldal kommune 5 I VS: Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt Midtre Gauldal kommune I Orientering til Kontrollutvalget - kommunal beredskapsplikt 7 U Oppfølging av rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt Midtre Gauldal kommune 8 S Tilsyn med kommunal beredskapsplikt - Midtre Gauldal kommune - helhetlig risiko og sårbarhetsanalyse Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Fylkesmannen i Sør - Trøndelag

2 Saksopplysninger Fylkesmannen i Sør Trøndelag gjennomførte tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Midtre Gauldal kommune 16 juni Hovedkonklusjonen fra fylkesmannen etter gjennomført tilsyn er: «Samfunnssikkerhetsarbeidet i Midtre Gauldal kommune blir håndtert tilfredsstillende og kommunen har et tydelig fokus på utvikling av sitt arbeid med beredskap. Kommunen fremstår med høy bevissthet på beredskap, og jobber systematisk og kontinuerlig med forbedring innen sitt arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Midtre Gauldal kommune har en risiko- og sårbarhetsanalyse som ikke tilfredsstiller sivilbeskyttelsesloven 14 da den ikke er revidert og behandlet i kommunestyret siste fire år. Kommunens beredskapsplan har ikke en evakueringsplan som er basert på kommunens helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse og som derfor ikke tilfredsstiller sivilbeskyttelsesloven 15.» Vurdering Saksforholdet er et tiltak til å oppfylle samfunnsdelens overordnede mål om at kommunen skal ivareta trygghet og sikkerhet gjennom arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. Kommunen startet allerede på midten av 1990 tallet med risiko og sårbarhetsanalyser, og det er videre en del av kommunens løpende arbeid ift tiltak som faller inn under bl.a plan og bygningsloven. Videre nevnes politirådet hvor ulike forebyggende tiltak drøftes og iversettes. Før gjennomført tilsyn hadde kommunen utarbeidet en risiko og sårbarhetsanalyse hvor 32 uheldige hendelser var analysert. Hendelser som var analysert spente fra bortfall av strøm i hele kommunen, vold trussel i skolen og til leteaksjoner. Som påpekt av fylkesmannen var ikke denne lagt frem for kommunestyret, men var kjent i kommunens beredskapsråd. Det nevnes og at beredskapsrådet gjennomførte møte høst 14 hvor hovedtema var mulige konsekvenser at et strømbortfall på 8 10 dager. Forbedringspunktet i utarbeidet ROS analyse var at hendelsene ikke var analysert i forhold til hverandre,- gjensidig påvirkning. Direktoratet utgav i okt 14 en ny veileder for ROS analyser. Det understrekes der at følgende hendelser skal analyseres: - Uønskede hendelser med potensielt store konsekvenser - Uønskede hendelser som berører flere sektorer/ansvarsområder og som krever samordning - Uønskede hendelser som går ut over kommunens kapasitet til håndtering ved hjelp av ordinære rutiner og redningstjeneste - Uønskede hendelser som skaper stor frykt/bekymring i befolkningen Av dette kan sluttes at tidligere utarbeide ROS analyse var noe for detaljert. Det er større hendelser som skal analyseres. Veilederen innebar og en endret metodikk i arbeidet. Kommunen avholdt derfor møte med fylkesmannen 25 mars hvor metodikken ble gjennomgått.

3 Rådmannen sluttet etter gjennomgangen med fylkesmannen at arbeidet med ROS analyser gjennomføres slik: En prosjektgruppe bestående av rådmann, assisterende rådmann, enhetsleder NPF, informasjonsansvarlig, økonomisjef og IT sjef gjennomfører en «første» ROS analyse for å svare opp fylkesmannens tilsyn. Deretter planlegges en større revisjon, hvor og beredskapsrådet innkalles til dialog og innspill. Dette arbeidet bør være avsluttet ila Kommunen vil, inntil det større revisjonsarbeidet er avsluttet, kunne anvende tidligere utarbeidede ROS analyse, ROS Trøndelag, samt de uheldige hendelsene som prosjektgruppen har analysert. Prosjektgruppen vil i utgangspunktet ferdigstille og oversende til Fylkesmannen følgende hendelser - Ekstremvær (flom) - Farlig gods og gasslekkasje - Alvorlige smittsomme sykdommer på husdyr og fugl og sykdom og skadedyr på planter - ABC- hendelser - Svikt i telekommunikasjon/sammenbrudd i datasystemer - Svikt i finansinntekter - Organisert kriminalitet - Togulykke - Pandemi - Vold og trusler mot ansatte Analyserte hendelser legges ikke frem for kommunestyret nå, men i det nedenstående vises et eksempel på metodikken: Nr. 8 Uønsket hendelse Lekkasje av sensitiv informasjon Beskrivelse av uønsket hendelse og lokale forhold Sensitiv informasjon fra kommunens elektroniske informasjonssystem eller papirarkiver kommer på avveie. Årsaker Uforsiktig/ukyndig behandling av egne systemer/arkiver Villet handling av ansatt Hacking/ekstern inntrenging Identifiserte eksisterende tiltak Fokus på arbeid med Kvalitetssystem for informasjonssikkerhet (KIS). Rutiner for tildeling og sperring av tilganger til informasjonssystemer Internkurs (KS) i informasjonssikkerhet Oppdaterte brannmurer Sannsynlighet A B C D E Forklaring 1 gang i løpet av år Begrunnelse for sannsynlighet Kompleksiteten av informasjonssystemene og stort antall brukere gir mange faktorer der noe potensielt kan glippe. Sårbarhetsvurdering

4 Nr. 8 Uønsket hendelse Lekkasje av sensitiv informasjon Informasjonssystemet i virksomheten blir mer og mer komplekst, og det er økte krav til kommunikasjon mellom ulike systemer. Større kompleksitet gir økt sannsynlighet for at noe kan glippe. I noen tilfeller må data sendes fysisk mellom virksomheter (f.eks ved deponering). Da er det viktig at materialet pakkes grundig. Mange ansatte jobber mot disse systemene, og de må samtidig forholde seg til stadig flere systemer. Det er også viktig at de ansatte har generell god kunnskap om informasjonssikkerhet. Alle ansatte skal sette seg inn i kommunens retningslinjer (Databrukeravtalen) før de blir gitt tilgang. Det er også nødvendig å ha fokus på rutiner i forhold til tildeling av riktig tilgang for hver ansatt og ikke minst utmelding når tilgangen ikke lengre er aktuell (f.eks ved avslutning av arbeidsforhold). Når det gjelder eksterne trusler (hacking) er det viktig at kommunen har oppdaterte versjoner av brannmurer o.a. Papirarkiver som inneholder sensitive personopplysninger må til enhver tid være fysisk sikret. Verdensbildet viser en økende grad av eksterne trusler mot offentlige informasjonssystemer. Konsekvensvurdering Samfunnsverdi Konsekvenstype Konsekvenskategori Forklaring Liv og helse Dødsfall Skader og sykdom En kan tenke seg at vissheten om at sensitiv informasjon er på avveie og kan dukke opp i offentligheten kan være en påkjenning for enkelte Stabilitet Manglende dekning av grunnleggende behov Forstyrrelser i dagliglivet Natur og miljø Langtidsskader - naturmiljø Langtidsskader - kulturmiljø Materielle Økonomiske tap verdier Samlet begrunnelse av konsekvens Potensielt store konsekvenser for den som blir berørt som person. Omdømmesvikt for kommunen. Kommunen må beregne økt pågang fra media og privatpersoner. Behov for befolkningsvarsling Behov for evakuering Offentligheten må gjøres kjent med hendelsen, på kommunens initiativ. De enkelte berørte må, så langt det er mulig, kontaktes personlig. Ingen

5 Usikkerhet Middels Begrunnelse Styrbarhet Høy Begrunnelse Forslag til tiltak Det er mange faktorer som kan spille inn og forårsake lekkasje av personopplysninger. Det er vanskelig å holde oversikt og kontroll og forutsi hvordan det kan skje. Grundig arbeid med rutiner, ROS-analyser og kunnskapsspredning kan i høy grad styrke den samlede informasjonssikkerheten i kommunen. Det må gjennomføres ROS-analyser i forhold til systemene kommunen bruker ved behandling av personopplysninger. God brukeropplæring må til enhver tid være i fokus. Kurs i informasjonssikkerhet rulles ut for hele virksomheten. Overførbarhet Tilsynet påpekte og at kommunen ikke hadde utarbeidet evakueringsplan. Evakueringsplanen, som tar høyde for å møte ulike hendelser, er nå utarbeidet og ligger som et vedlegg i kommunens overordnede kriseplan. Evakueringsplanen er uttrykt slik: «Evakueringsplan I gitte situasjoner kan personer måtte flyttes fra et farlig til et trygt område. Det kan være fordi det ikke er mulig å forsyne dem med nødvendige tjenester (vann, strøm mv.), fordi det medfører fare å oppholde seg på stedet (brann, eksplosjon, lekkasje av farlige stoffer mv.) eller at deres tilstedeværelse forstyrrer redningsarbeid for øvrig. Evakuering av personer fra et skadeområde eller et utsatt område i kommunen til et annet område i eller utenfor kommunen iverksettes og ledes av politiet/lrs. I en krigssituasjon kan også Fylkesmannen iverksette evakuering. LRS varsler kriseledelsen som igjen varsler støtteapparat for evakuering. Oppgaven til kommunens støtteapparat er først og fremst å sørge for registrering og evt. innkvartering og å bistå politiet/lrs i evakueringsarbeidet. Organisering av evakueringsarbeidet Kommunens støtteapparat i forbindelse med evakuering/innkvartering bistår politiet/lrs. Støtteapparatet ledes av utpekte personer som skal opprette og drifte mottakssenter i samarbeid med beordret annet personell. Støtteapparatet for evakuering sørger sammen med LRS for nødvendig transportkapasitet. Ved evakuering etableres mottakssentraler ved Støren barneskole og eventuelt GSK Kommunens kriseledelse har ansvar for å rekvirere nødvendig innkvarteringskapasitet. Støtteapparat for evakuering tar seg av den tekniske sida av innkvarteringen etter behov. For forpleining mv. på mottakssentraler og evt. på innkvarteringssteder kan Norske Kvinners Sanitetsforening avd. MG bistå. Det kan evt. også Sivilforsvaret ved FIG og Røde kors som kommunen har avtaler med. Ved behov for psykososial støtte, kontaktes legevakt/psykososialt kriseteam. Oppgavene til kommunens støtteapparat for evakuering Sammen med LRS å skaffe til veie nødvendig transportkapasitet fra skadested/omgivelser til mottakssentraler og evt. videre til innkvarteringssted. Varsle mottakssted og etablere mottaksapparat på en av to aktuelle mottakssentraler.

6 Samle alle evakuerte på den aktuelle mottakssentralen. Registrere de som evakueres og eventuelt hvem som innkvarteres hvor, hvem som flytter på egen hånd m.m. Samarbeide nært med kriseledelsen og LRS. Sørge for å innkalle aktuelle støttespillere for forpleining og forlegning. Evt. trekke inn med kommunens psykososiale kriseteam og nødvendige støttespillere for omsorgsfunksjoner. Aktuelle arbeidsoppgaver og rollefordeling under evakuering Oppgaver Roller Merknader Ordensvakter Henvise presse til rådhuset. utenfor mottakssentral 1-2 personer Veilede evakuerte og styre dem til rett sted Sørge for ro og orden ute. Sørge for at uvedkommende ikke kommer inn i lokalene Ordne registreringsplass Registrere alle på eget skjema. Lose de registrerte til avsatte rom Ordne registreringsplass. Registrere alle som forlater mottakssentralen særskilt. Myndighet til å bestemme om noen kan forlate GSK/Støren barneskole,.. eller Støren hotell og gir da beskjed til den som registrer ut Loggføre alle formelle henvendelser og avgjørelse/beslutninger. Tilrettelegge lokalene som skal brukes. Klarlegge behovet for ressurser utenfra: Mat, transport, utstyr for øvrig. Delegasjon for rekvisisjonsmyndighet for slike oppgaver. Ivareta evakuerte som har behov for bistand og omsorg knyttet til hendelser de ulike evakuerte har vært igjennom. Ved behov gis leder bistand og omsorg delegasjon for å rekvirere ekstern bistand. Innregistrering - 2 personer Utregistrering Loggfører - 1 reserve Tilrettelegger av lokaler og ressurser for øvrig - 2 personer Bistand og omsorg personer Det er av stor betydning at evakuerte blir nøye kategorisert og henvist til riktig sted. Sammenblanding av evakuerte skaper uro. Viktig logistikk for evakueringsledelsen. Viktig dokumentasjon på alle hendelser. Loggen er også viktig for evaluering av katastrofe/øvelse. Viktig at den digitale infrastrukturen fungerer. Evakueringsledelsen må disponere et kontor som er avskjermet, men sentralt beliggende i mottakssentralen. Fortløpende gi evakueringsledelsen status for evakuerte. Sørge for å være tidlig ute med behov for ytterlige ressurser. Raskt orientere og informere innregistrering om det viser seg at feil innregistrering har skjedd.

7 Holde oppsyn med at det er ro og orden inne i mottakssentralen. Ved behov gis leder orden delegasjon til å rekvirere politi. Sørge for kommunikasjon mellom evakuerte og for eksempel pårørende. Bistå evakuerte med å få kontakt med sine pårørende. Observere under hele evakueringen. Ordensvakt inne personer Kommunikasjon mellom evakuerte og utenverden: Observatør Viktig at ordensgruppa holder god kontakt med innregistrering og utregistrering slik at kategorier evakuerte blir plassert riktig på mottaket Ha oppmerksomhet rettet mot alle kategorier evakuerte. Gi fortløpende informasjon begge veier. Gi evakueringsledelsen råd under evakueringen. Lage rapport om evakueringen som overleveres ledelsen. Rådmannens innstilling 1. Midtre Gauldal kommunestyre godkjenner orienteringen og rådmannens anbefalinger om oppfølging av Fylkesmannens tilsyn ift kommunal beredskapsplikt. 2. Midtre Gauldal kommunestyre vedtar at revidert helhetlig ROS analyse fremlegges for kommunestyret i løpet av Beredskapsrådet skal involveres i dette arbeidet.