SOMA BYDELSUTVALG INNKALLES TIL MØTE. MANDAG 25. OKTOBER 2010 Kl PÅ SOMA SKOLE

Transkript

1 Soma bydelsutvalg Møte nr. 7/2010 SOMA BYDELSUTVALG INNKALLES TIL MØTE MANDAG 25. OKTOBER 2010 Kl PÅ SOMA SKOLE SAKLISTE PROTOKOLL FRA MØTET 25. OKTOBER 2010 Sak 24/10 Sak 25/10 Sak 26/10 Sak 27/10 FORDELING AV TILSKUDDSMIDLER TIL BYDELSUTVALGENE OVERFØRING AV TILSKUDDSMIDLER VED ÅRSAVSLUTNINGER OPPNEVNELSE AV POLITISK VARAREPRESENTANT TIL SAMARBEIDSUTVALGET VED JØNNINGHEIA BARNEHAGE KOMMUNEDELPLAN FOR BYBANE STAVANGER SANDNES. VARSLING AV OPPSTART AV PLANARBEID OG OFFENTLIG ETTERSYN FOR FORSLAG TIL PLANPROGRAM (Ettersendt pr e-post) MELDINGER EVENTUELT Medlemmene av bydelsutvalgene har møteplikt, dvs. når det ikke foreligger gyldig forfall, som beskrevet i kommunelovens 40 nr. 1, med unntak for elevrådsvalgte representanter. Forfall meldes utvalgsleder - på tlf og innkalling av varamedlemmer gjøres av medlemmet som melder forfall. Sandnes, 11. oktober 2010 Audun Stokka leder Britt Sandven sentral sekretær

2 Soma bydelsutvalg sak 25/10 Bydelsutvalgenes ledere Bydelsutvalgene i Sandnes UTSKRIFT AV PROTOKOLL Utvalg: Møtenr.: Møtedato: Utvalgssak: Bydelsutvalgenes ledere Eventuelt 2 Overføring av tilskuddsmidler ved årsavslutninger Sigbjørn Flørli, Trones og sentrum bydelsutvalg, foreslo følgende: Tilskuddsmidler som ikke er brukt opp i det ene regnskapsåret, overføres til neste år. Henning Løland, Lura bydelsutvalg, foreslo følgende: Saken utsettes og sendes til det enkelte bydelsutvalg for uttalelse. Svar fra regnskapsavdelingen med begrunnelse på hvorfor noen utvalg får overføre midler, men ikke bydelsutvalgene, legges ved. Votering: Ved alternativ votering over Flørlis og Lølands forslag, ble Lølands forslag vedtatt med 8 mot 3 stemmer. Bydelsutvalgenes ledere gjorde følgende VEDTAK: Saken utsettes og sendes til det enkelte bydelsutvalg for uttalelse. Svar fra regnskapsavdelingen med begrunnelse på hvorfor noen utvalg får overføre midler, men ikke bydelsutvalgene, legges ved. Sandnes, 30. juni 2010 Rett utskrift: Bydelsutvalgenes ledere Magne David Malmin leder Britt Sandven sentral sekretær

3 Fra: Vikan, Hilde Sendt: 18. august :47 Til: Sandven, Britt I. Kopi: Nilsen, Torunn S; Vatne, Kirsten; Fosså, Odd Emne: SV: Bydelsutvalgene - reglement for økonomisk tilskudd Bydelsutvalgene, tilskudd til lag og foreninger: Kommunens regnskap føres etter anordningsprinsippet. Dette innebærer at alle kjente utgifter og inntekter skal tas med enten de er betalt eller ikke når regnskapet avsluttes. Jeg tar forbehold om hva slags praksis det har vært mellom politisk sekretariat og regnskapsenheten tidligere, men jeg vil anta at politisk har sendt melding (skriftlig) til regnskapsenheten om hvilke tilsagn om tilskudd som ikke har blitt utbetalt ved årets slutt. Regnskapsenheten har deretter sørget for å periodisere tilskuddet til korrekt år. Selve utbetalingen har funnet sted påfølgende år når kvittering har foreligget ihht reglement for tilskuddsordningen. Det er ikke noe krav om at beløpet må utbetales senest om 6 måneder i følge regnskapslovgivningen, denne regelen følger av reglement for tilskuddsordningen. Jeg vil påpeke at dette er en svært tungvint prosess både for dere og regnskapsenheten, pga kravet om dokumentasjon og periodisering med mer. Jeg ville anbefalt at man hadde søknadsfrist for tilskuddene i begynnelsen av året, gjerne 1. mars. Da vil sannsynligvis de aller fleste av tilskuddene bli utbetalt inneværende år, og man slipper å periodisere tilskuddene mellom årene. Budsjettet for utvalgene følger jo kalenderåret. Overføring av budsjettmidler mellom år: I følge kommunens økonomireglement kan en resultatenhet overføre inntil kr mellom budsjettår (se utdrag fra reglement under). Det presiseres at dette gjelder hele resultatenheten. Jeg er ikke kjent med at noen hovedutvalg eller kommunale utvalg har fått overført midler siste regnskapsår Bystyret vedtar overføring av mindre-/merforbruk i resultatenhetene i sak om årsregnskapet (avsetning til disposisjonsfond). Overføring av mindreforbruk mellom budsjettår kan bare gjøres dersom kommunen samlet sett går med overskudd eller er i balanse etter overføringene Et ikke-disponert regnskapsresultat skal gis følgende prioritering i sak om års-regnskapet: a) 10 % av årets mindreforbruk for kommunen (bykassen) skal først avsettes til oppbygging av kommunens (bykassens) felles reservefond. b) Deretter kan resultatenhetene overføre det resterende mindreforbruket til disposisjonsfond innenfor en gitt ramme i henhold til Resultatenheten kan få overført et regnskapsmessig mindreforbruk i forhold til netto budsjettramme på inntil kr mellom budsjettår forutsatt at vilkårene beskrevet i punkt og er oppfylt. Dernest betinger det at oppgaver er løst på en rimelig god måte ifht. forutsetninger nedfelt i vedkommende enhets interne kontrakt Ved et regnskapsmessig merforbruk ifht. netto budsjettramme, må resultatenheten påregne å få en inndragning i etterfølgende årsbudsjett, tilsvarende merforbruket i foregående regnskapsår. Overføring av faktisk merforbruk skjer innenfor en ramme på inntil kr for resultatenheten. Ved spesielle forhold kan det gjøres unntak fra dette. Eventuelle unntak må foreslås av rådmannen i sak til bystyret om årsregnskapet. Hilde 1

4 Fra: Sandven, Britt I. Sendt: 17. august :13 Til: Vikan, Hilde; Fosså, Odd Kopi: Nilsen, Torunn S; Vatne, Kirsten Emne: VS: Bydelsutvalgene - reglement for økonomisk tilskudd Viktighet: Høy Hei :o) Viser til e post sendt og purring Da jeg ikke har fått noen tilbakemelding tillater jeg meg å purre igjen. Med vennlig hilsen Britt Sandven britt.sandven@sandnes.kommune.no Bydelsutv. sekretariat bydelsekr@sandnes.kommune.no Sandnes kommune tlf Fra: Sandven, Britt I. Sendt: 30. juni :29 Til: Vikan, Hilde; Fosså, Odd Kopi: Nilsen, Torunn S Emne: Bydelsutvalgene - reglement for økonomisk tilskudd Hei :o) Viser til e post som jeg sendte Nå har bydelsutvalgenes ledere hatt møtet, og vedtak gjort under eventuelt 2 er vedlagt. Det etterlyses svar på e posten, samt begrunnelse på hvorfor noen hovedutvalg, kommunale utvalg får overføre midler fra et regnskapsår til neste, men ikke bydelsutvalgene. Med vennlig hilsen Britt Sandven britt.sandven@sandnes.kommune.no Bydelsutv. sekretariat bydelsekr@sandnes.kommune.no Sandnes kommune tlf Fra: Sandven, Britt I. Sendt: 20. mai :15 Til: Vikan, Hilde; Fosså, Odd Emne: Bydelsutvalgene - reglement for økonomisk tilskudd Hei :o) Bydelsutvalgenes ledere (tidligere bydelsutvalgenes fellesråd) skal ha møte torsdag

5 I den forbindelse skal reglement for økonomisk tilskudd tas opp som sak. Dette reglementet er det bydelsutvalgenes fellesråd som har vedtatt i Se vedlagte link: 4i&context=0 Fristen for å søke bydelsutvalgene om tilskudd er 1. november hvert år. Bydelsutvalgene pleier å behandle disse søknadene i siste møtene før jul som oftest er i november/desember. Dette er ingen god løsning slik jeg har forstått, da det ikke kan gå for lang tid etter nyttår for å kunne føre tilskuddene på forrige års regnskap. Samtidig står følgende tekst i punkt 4: Hvis ev. utstyr ikke er innkjøpt sendes kvittering så snart som mulig til sentral sekretær før beløpet utbetales, og senest innen 6 mnd. ellers vil tilskuddet bortfalle. Det vil si at etter gjeldende reglement for økonomisk tilskudd kan kvittering leveres i juni måned året etter at tilskuddet egentlig ble gitt, og vil da følgelig ikke kunne føres på noe fjorårsregnskap. Det er ønskelig å endre gjeldende reglement slik at det er bedre tilpasset årsavslutninger og regnskapslov, derfor tas dette opp i kommende møte med bydelsutvalgenes ledere. Kan dere hjelpe meg med noen henvisninger til evt lovtekst ifm årsavslutning, eller en enkel forklaring til hvorfor en ikke kan tilbakeføre til fjorårets regnskap så langt ut på året? Med andre ord noe håndfast jeg kan vise/forklare til bydelsutvalgenes ledere. Med vennlig hilsen Britt Sandven britt.sandven@sandnes.kommune.no Bydelsutv. sekretariat bydelsekr@sandnes.kommune.no Sandnes kommune tlf

6 SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Soma bydelsutvalg sak 26/10 Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 033 : Britt Sandven Behandles av: Møtedato Utvalgssaksnr. Soma bydelsutvalg /10 OPPNEVNELSE AV POLITISK VARAREPRESENTANT TIL SAMARBEIDSUTVALGET VED JØNNINGHEIA BARNEHAGE Barnehagene skal i henhold til barnehagelovens 4 oppnevne samarbeidsutvalg med politisk representasjon. På bakgrunn av dette oppnevner Soma bydelsutvalg politisk representant og vararepresentant til dette samarbeidsutvalget, jf. bydelsutvalgenes reglement 3: Valg av kommunens representanter: Det enkelte bydelsutvalg velger en av kommunens to representanter i samarbeidsutvalget til barnehagene i tråd med barnehagelovens 4. Dersom flere bydelsutvalg sogner til samme barnehage, foretas valget av representant til det aktuelle samarbeidsutvalg av utvalget i bydelen hvor barnehagen ligger. Valget gjøres etter samråd med bydelsutvalget som ikke har barnehagen i sin bydel. Vidar B. Sørensen (Ap) ble i møte sak 20/07 valgt til medlem i samarbeidsutvalget. Da det tidligere ikke er valgt vararepresentant til samarbeidsutvalget, legges dette nå fram for bydelsutvalget. Saken legges fram for Soma bydelsutvalg for endelig vedtak. VEDTAK: Som politisk vararepresentant i samarbeidsutvalget ved Jønningheia barnehage oppnevnes RÅDMANNEN I SANDNES, 10. september 2010 Britt Sandven sentral sekretær Side 1 av 1

7 MELDINGER 25. OKTOBER 2010 SOMA BYDELSUTVALG Nr. 12/10 Nr. 13/10 Nr. 14/10 Nr. 15/10 Brev fra kultursjefen datert vedrørende igangsetting av ny saksgang for navnesaker i Sandnes. Referat fra møte i samarbeidsutvalget og skolemiljøutvalget ved Smeaheia skole Melding fra park- og idrettssjefen datert vedrørende begrenset revisjon av kommunedelplan for idrett, fysisk aktivitet og friluftsliv Justert fremdriftsplan. Brev fra Dimensjon Rådgivning AS datert vedrørende detaljregulering for krysset Fv 328 Somaveien Bedriftsveien og gang- og sykkelveg langs del av Somaveien. Plan

8 Melding til Soma bydelsutvalg Nr 12/10 Bydelsutvalgene Kultur Sandnes, Deres ref: Vår ref: Saksbehandler GUFL Arkiv: E: L32 Igangsetting av ny saksgang for navnesaker i Sandnes Utvalg for kultur og oppvekst vedtok den følgende saksgang for navesaker i Sandnes: 1. Navnesak reises 2. Sandnes historie- og ættesogelag bes om navneforslag. (mulig uformell kontakt mellom Sandnes historie- og ættesogelag, Sandnes mållag, bydelsutvalg og lokalt historielag). 3. Saken med navneforslag sendes på høring til Sandnes historie- og ættesogelag, Sandes mållag og bydelsutvalg. Eventuelt lokalt historielag i bydelene skal høres i navnesaker i aktuell bydel. 4. Rådmannens forslag og evt. Alternativer sendes navnekonsulentene for språklig vurdering. 5. Sak med innstilling til utvalg for kultur og oppvekst. Alle nye navnesaker vil følge ny saksgang fra dags dato. Som beskrevet i punkt 2 vil Sandnes historie- og ættesogelag kontakte leder for det aktuelle bydelsutvalg i de sakene hvor det er nødvendig. Erland Bræin Kultursjef Postadresse: Postboks 583, 4305 Sandnes. E-post: postmottak@sandnes.kommune.no

9 Melding til Soma bydelsutvalg Nr 14/10 MELDING UTVALG FOR TEKNISKE SAKER FORMANNSKAP BYSTYRE DATO 15. september 2010 BEGRENSET REVISJON AV KOMMUNEDELPLAN FOR IDRETT, FYSISK AKTIVITET OG FRILUFTSLIV JUSTERT FREMDRIFTSPLAN Det er igangsatt et arbeid med begrenset revisjon av kommunedelplan for idrett, fysisk aktivitet og friluftsliv, som skal være gjeldene for årene Følgende arbeidsgruppe er opprettet: Ingjerd Bratterud leder SK Hilde Uberg SK Torhild Fjermestad IRS Tor Olav Brustveit IRS Ane Eikehaugen sekretær SK Rådmannens ledergruppe vil fungere som styringsgruppe. Følgende enheter inviteres til å delta i arbeidet: Fritid, Kultur, stab for skole/oppvekst, Sunn by, Sandnes eiendom evnt andre. Bakgrunn for utsettelsen er stor arbeidsmengde i de aktuelle enheter som jobber med planen, samt at en ønsker å effektivisere arbeidet med planen ift at planens nye handlingsprogram kun da utarbeides en gang i 2011, samtidig med økonomiplanen. På bakgrunn av dette utsettes ferdigstilling slik at denne vedtas i bystyret desember 2011, isteden for i april En vil i den forbindelse også utvide høringsfrist for innspill til planen fra 15/9 til 15/10. Følgende justert fremdriftsplan foreslås: Når Hva Kommentar 16/ Sak planprogram på høring F Ferdig 23/ Sak planprogram på høring BYST Ferdig Innen 24/3 - Opprette arbeidsgruppe Ferdig / Annonsere oppstart høring planprogram Ferdig aviser innspill frist 7/5. Brev om oppstart høring planprogram til lag og foreninger. 7/ Frist høring planprogram Ferdig 2/ Sak planprogram UTS Ferdig 15/ Sak planprogram F Ferdig 22/ Sak planprogram BYST Ferdig 23/ Annonsere oppstart planprosess aviser innspill. Brev om oppstart planprosess til klubber, Ferdig/ frist justeres til 15/10 info på nettet. Ferdig, frist justeres til 15/10

10 september 2010 skoler, elevråd, bydelsutvalg, andre. Idedugnad klubber, lag og foreninger, andre inviteres Utgår pga manglende kapasitet. aug desember Arbeidsgruppen jobber med planutkast Ferdig utkast 15/ jan/feb Godkjenning i styringsgruppen samt legge inn i mal mars Politisk behandling UTS planutkast ut på høring mars Politisk behandling F planutkast ut på høring mars/april Politisk behandling BYST planutkast ut på 2010 høring mai 2011 Planutkast på offentlig høring 6 uker juni Frist innspill høring 15/ sept/okt Behandling innspill, endelig plan klar nov - des 2011 Endeling politisk behandling Samtidig med økonomiplanen Justert 15. september Ingjerd Bratterud Park og idrettssjef Ane Eikehaugen Fagansvarlig idrett

11 PROTOKOLL Soma bydelsutvalg Utvalg: Møtenr.: Møtedato: Saksnr.: Soma bydelsutvalg 8/ /10 Tilstede: Audun Stokka (Frp), Magne Kjell Flått (Frp), Olav Marvik (Frp), Bengt Borsheim (H), Gerd Inger Moe (Ap), Terje Dalsbø (Krf), Ina C. Kolstø (Ungd.repr.), Ellen Hollund (Ungd.repr.). Forfall: Ingrid Elise Fosse (H), Vidar B. Sørensen (Ap). Leder Audun Stokka (Frp) ledet møtet som startet kl og sluttet kl Innkallingen ble godkjent uten merknader. Protokollen fra møtet ble godkjent uten merknader. Sak 24/10 FORDELING AV TILSKUDDSMIDLER TIL BYDELSUTVALGENE Soma bydelsutvalg gjorde enstemmig følgende VEDTAK: Soma bydelsutvalg ønsker å beholde nåværende ordning. Sak 25/10 OVERFØRING AV TILSKUDDSMIDLER VED ÅRSAVSLUTNINGER Soma bydelsutvalg gjorde enstemmig følgende VEDTAK: Soma bydelsutvalg ønsker å overføre resterende midler fra 2010 til neste år. Sak 26/10 OPPNEVNELSE AV POLITISK VARAREPRESENTANT TIL SAMARBEIDSUTVALGET VED JØNNINGHEIA BARNEHAGE Soma bydelsutvalg gjorde enstemmig følgende VEDTAK: Soma bydelsutvalg velger Gerd Inger Moe (Ap) som vararepresentant til SU Jønningheia barnehage. Sak 27/10 KOMMUNEDELPLAN FOR BYBANE STAVANGER SANDNES. VARSLING AV OPPSTART AV PLANARBEID OG OFFENTLIG ETTERSYN FOR FORSLAG TIL PLANPROGRAM (Ettersendt pr e-post) Soma bydelsutvalg behandlet ikke saken i møtet.

12 PROTOKOLL FRA MØTE I SOMA BYDELSUTVALG 25. OKTOBER 2010 EVENTUELT 1. Gang-/sykkelsti Somaveien E39 Soma bydelsutvalg ønsker som sak neste møte: Gang-/sykkelsti Somaveien E Neste møte i bydelsutvalget Berammet møte i bydelsutvalget blir utsatt til Møtet slutt. Sandnes, Audun Stokka Leder Terje Dalsbø sekretær Side 2 av 2