FIGGJO BYDELSUTVALG INNKALLES TIL KONSTITUERENDE MØTE MANDAG 5. DESEMBER 2011 KL I FIGGJO-HUSET, MØTEROM 2. ETASJE

Transkript

1 Figgjo bydelsutvalg Møte nr. 7/2011 FIGGJO BYDELSUTVALG INNKALLES TIL KONSTITUERENDE MØTE MANDAG 5. DESEMBER 2011 KL I FIGGJO-HUSET, MØTEROM 2. ETASJE SAKLISTE PROTOKOLL FRA MØTET 5. DESEMBER 2011 Sak 26/11 VALG AV LEDER OG NESTLEDER TIL BYDELSUTVALGET FOR PERIODEN Sak 27/11 VALG AV SEKRETÆR TIL BYDELSUTVALGET FOR PERIODEN Sak 28/11 Sak 29/11 OPPNEVNELSE AV POLITISK REPRESENTANT OG VARAREPRESENTANT TIL SAMARBEIDSUTVALGET VED FIGGJO SKOLE. OPPNEVNELSE AV POLITISK REPRESENTANT OG VARAREPRESENTANT TIL SAMARBEIDSUTVALGET VED FIGGJO BARNEHAGE. Sak 30/11 FORSLAG TIL MØTEPLAN FOR 2012 Sak 31/11 Sak 32/11 Sak 33/11 STIFTELSEN FIGGJOHUSET VALG AV 7 MEDLEMMER MED PERSONLIGE VARAMEDLEMMER TIL STYRET HØRING BRÅSTEINVEIEN LEKEPLASS FOR BEBOERE I FIGGJO SENTRUM EVENTUELT MELDINGER Medlemmene av bydelsutvalgene har møteplikt, dvs. når det ikke foreligger gyldig forfall, som beskrevet i kommunelovens 40 nr. 1, med unntak for elevrådsvalgte representanter. Forfall meldes utvalgsleder - på tlf og innkalling av varamedlemmer gjøres av medlemmet som melder forfall. Sandnes, 4.november Erling Eknes leder Leni Tande sentral sekretær

2 MELDINGER 5. DESEMBER 2011 FIGGJO BYDELSUTVALG Nr. 22/11 Nr. 23/11 Svar på tilbakemelding fra Sviland bydelsutvalg om saksbehandlingstid. Bygging av fortau i Tjessheimveien.

3 PROTOKOLL Figgjo bydelsutvalg Utvalg: Møtenr.: Møtedato: Saksnr.: Figgjo bydelsutvalg 07/ /11 Tilstede: Til stede: Erling Eknes (AP), Tron Håland (Frp), Øystein Sviland (Sp), Julie Sørbø Sviggum (H), Sunniva Fjogstad Mæland (Ap), Alexander T. Kjærvoll (Ung.repr) og Ane Maren Gjerdrum Ungd.repr). Leder Erling Eknes (Ap) ledet møtet og var også sekretær. Innkallingen ble godkjent uten merknader. Protokollen fra møtet ble godkjent med følgende anmerkning: Leder lurte på hva som hadde skjedd under forrige møte. En sak under eventuelt hadde blitt sendt inn ca tre uker etter avholdt møte og protokollen var sendt inn og at et svarbrev lå inne som melding. Leder påpekte at ingen saker kan sendes inn etter at protokollen er skrevet og lagt ut for offentligheten. Saker som blir aktuelle i etterkant, tas opp som sak i neste møte. Sak 26/11 VALG AV LEDER OG NESTLEDER TIL BYDELSUTVALGET FOR PERIODEN Valg av leder: Sunniva F. Mæland (Ap) foreslo Erling Eknes som leder. Eknes ble enstemmig valgt. Valg av nestleder: Tre forslag til nestleder ble lagt frem. Erling Eknes (Ap) foreslo Sunniva F. Mæland (Ap). Øystein Sviland (Sp) foreslo Julie S. Sviggum (H). Tron Håland (Frp) foreslo sitt eget kandidatur. Skriftlig votering: Tron Håland (Frp) 1 stemme Sunniva F. Mæland (Ap) 1 stemme Julie S. Sviggum (H) 5 stemmer Figgjo bydelsutvalg gjorde følgende Erling Eknes (Ap) ble enstemmig valgt som leder for Figgjo bydelsutvalg. Julie Sørbø Sviggum (H) ble valgt til nestleder for Figgjo bydelsutvalg. Sak 27/11 VALG AV SEKRETÆR TIL BYDELSUTVALGET FOR PERIODEN Erling Eknes (Ap) foreslo Sunniva F. Mæland som sekretær i bydelsutvalget i perioden Forslaget ble enstemmig vedtatt.

4 PROTOKOLL FRA MØTE I FIGGJO BYDELSUTVALG 05.DESEMBER 2011 Figgjo bydelsutvalget gjorde enstemmig følgende Sunniva Fjogstad Mæland ble valgt til sekretær for Figgjo bydelsutvalg. Sak 28/11 OPPNEVNELSE AV POLITISK REPRESENTANT OG VARA- REPRESENTANT TIL SAMARBEIDSUTVALGET VED FIGGJO SKOLE. Erling Eknes (Ap) foreslo Tron Håland (Frp) som fast representant, og Øystein Sviland (Sp) som vararepresentant. Figgjo bydelsutvalget gjorde enstemmig følgende Tron Håland oppnevnes som fast representant og Øystein Sviland som vararepresentant. Sak 29/11 OPPNEVNELSE AV POLITISK REPRESENTANT OG VARAREPRESENTANT TIL SAMARBEIDSUTVALGET VED FIGGJO BARNEHAGE. Erling Eknes (Ap) foreslo Tron Håland (Frp) som fast representant til samarbeidsutvalget ved Figgjo barnehage, og Julie Sørbø Sviggum (H) som vararepresentant. Begge forslagene ble enstemmig vedtatt. Figgjo bydelsutvalg gjorde enstemmig følgende Tron Håland (Frp) ble oppnevnt til fast representant og Julie Sørbø Sviggum til vararepresentant. Sak 30/11 FORSLAG TIL MØTEPLAN FOR 2012 Figgjo bydelsutvalg gjorde enstemmig følgende Saken tas til orientering. Ingen merknader. Sak 31/11 STIFTELSEN FIGGJOHUSET VALG AV 7 MEDLEMMER MED PERSONLIGE VARAMEDLEMMER TIL STYRET Figgjo bydelsutvalg gjorde enstemmig følgende Erling Eknes (Ap) som medlem og Øystein Sviland (Sp) som personlig varamedlem. Side 2 av 3

5 PROTOKOLL FRA MØTE I FIGGJO BYDELSUTVALG 05.DESEMBER 2011 Sak 32/11 HØRING BRÅSTEINVEIEN Å ha en vei som har et navn som kan områdefestes til de eiendommene denne saken dreier seg om, i tillegg til nummerering av hus, skaper en trygghet for beboerne. Dette til at både ambulanse og brannbil kommer raskest mulig frem ved brann eller ulykke. Figgjo bydelsutvalg vil at ønskene til beboerne som tilhører veien skal bli hørt. Figgjo bydelsutvalg går derfor enstemmig inn for at veien får navnet Bråsteinveien med nummer på hus. Figgjo bydelsutvalg gjorde enstemmig følgende Figgjo bydelsutvalg går inn for at Bråsteinveien blir det endelige veinavnet (ikke Bråstein som er dagens adresse) Sak 33/11 LEKEPLASS FOR BEBOERE I FIGGJO SENTRUM Figgjo bydelsutvalg fikk brev fra beboerne i sentrum av Figgjo at der de påpeker at det finnes svært få muligheter i sentrum av bydelen for de minste barna og lekeplass. Enten må de opp til Kvednaberget, eller så må de opp i Rossåsen. Bydelsutvalget ser at en samlingsplass for foreldre som er hjemme med barna er viktig i nærmiljøet. Sandnes kommune har tidligere fjernet tre lekeplasser i Rossåsen som administrasjonen så som farlige å leke på. Lekeplassen i Kvednaberget er totalt igjengrodd, og mye farligere en de som var i Rossåsen. Bydelsutvalget har diskutert saken, og kommet frem til at kanskje en lekeplass i Figvedparken kunne være en løsning? Figgjo bydelsutvalg ber administrasjonen vurdere hvilke tiltak de ser som mulige lekeplasser i Figgjo sentrum. Enten en oppgradering av lekeplassen på Kvednaberget, eller å etablere ny lekeplass i Figvedparken. SAK 34/11 TILDELING AV MIDLER FOR 2011 Figgjo bydelsutvalg har internt foreslått å gi bydelsutvalgets midler fordelt på to søknader som kom inn under møtet. Halvparten gis til treningssenteret TrenJa i Figgjohuset til innkjøp av medisinballer og slynger. Andre halvpart gis til Figgjo skolekorps til innkjøp av utstyr. Begge de tildelte må sende inn kvittering for kjøpt utstyr innen Figgjo bydelsutvalg gjorde enstemmig følgende Figgjo bydelsutvalg tildeler treningssenteret TrenJa i Figgjohuset, og Figgjo skolekorps kr.4000 hver i Møtet ble avsluttet med smørbrød og ønsker om en riktig god jul. Møtet sluttet Leder og sekretær Erling Eknes (Ap). Side 3 av 3

6 Figgjo bydelsutvalg møte sak 26/11 SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 033 : Leni Tande Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Figgjo bydelsutvalg FIGGJO BU - FORSLAG PÅ VALG AV LEDER OG NESTLEDER Jf. bydelsutvalgenes reglement 4, skal bydelsutvalgene selv velge leder, nestleder og sekretær.(egen sak). Jf. kommunelovens 12, vedr. kommunevalg, kan de bydelsutvalgene som har hatt direktevalg selv velge leder og nestleder. Derimot må de bydelsutvalg som ikke har hatt direktevalg foreslå leder og nestleder som så skal godkjennes av kommunestyret. Saken legges fram for Figgjo bydelsutvalg og for bystyret for endelig vedtak. Som leder for Figgjo bydelsutvalg foreslås Som nestleder for Figgjo bydelsutvalg foreslås. RÅDMANNEN I SANDNES, Leni Tande Sentral sekretær Side 1 av 1

7 Figgjo bydelsutvalg møte sak 27/11 SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 033 : Leni Tande Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Figgjo bydelsutvalg FIGGJO BYDELSUTVALG - VALG AV SEKRETÆR Jf. bydelsutvalgenes reglement 4, skal bydelsutvalgene selv velge leder, nestleder og sekretær. Saken legges fram for Figgjo bydelsutvalg for endelig vedtak. Som sekretær for Figgjo bydelsutvalg foreslås RÅDMANNEN I SANDNES, Leni Tande sentral sekretær Side 1 av 1

8 Figgjo bydelsutvalg møte sak 28/11 SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 033 A20 : Leni Tande Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Figgjo bydelsutvalg FIGGJO BYDELSUTVALG -OPPNEVNELSE AV POLITISK REPRESENTANT OG VARAREPRESENTANT TIL SAMARBEIDSUTVALGET VED FIGGJO SKOLE Figgjo skole skal i henhold til Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) 11-1 oppnevne samarbeidsutvalg med politisk representasjon. På bakgrunn av dette oppnevner Figgjo bydelsutvalg politisk representant og vararepresentant til dette samarbeidsutvalget, jf. bydelsutvalgenes reglement 3: Valg av kommunens representanter: Det enkelte bydelsutvalg velger en av kommunens to representanter i samarbeidsutvalget til skolene i bydelen i tråd med opplæringslovens 11.1, og en av kommunens representanter i samarbeidsutvalgene i barnehagene i tråd med barnehagelovens 4. Dersom flere bydelsutvalg sogner til samme skole og barnehage, foretas valget av representant til det aktuelle samarbeidsutvalg av utvalget i bydelen hvor skolen ligger. Valget gjøres etter samråd med bydelsutvalget som ikke har skolen eller barnehagen i sin bydel. Saken legges fram for Figgjo bydelsutvalg for endelig vedtak. Som politisk representant i samarbeidsutvalget ved Figgjo skole oppnevnes og som vararepresentant oppnevnes. RÅDMANNEN I SANDNES, 21. november 2011 Leni Tande sentral sekretær Side 1 av 1

9 Figgjo bydelsutvalg møte sak 29/11 SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 033 A10 : Leni Tande Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Figgjo bydelsutvalg OPPNEVNELSE AV POLITISK REPRESENTANT OG VARAREPRESENTANT TIL SAMARBEIDSUTVALGET VED FIGGJO BARNEHAGE Barnehagene skal i henhold til barnehagelovens 4 oppnevne samarbeidsutvalg med politisk representasjon. På bakgrunn av dette oppnevner Figgjo bydelsutvalg politisk representant og vararepresentant til dette samarbeidsutvalget, jf. bydelsutvalgenes reglement 3: Valg av kommunens representanter: Det enkelte bydelsutvalg velger en av kommunens to representanter i samarbeidsutvalget til barnehagene i tråd med barnehagelovens 4. Dersom flere bydelsutvalg sogner til samme barnehage, foretas valget av representant til det aktuelle samarbeidsutvalg av utvalget i bydelen hvor barnehagen ligger. Valget gjøres etter samråd med bydelsutvalget som ikke har barnehagen i sin bydel. Saken legges fram for Figgjo bydelsutvalg for endelig vedtak. Som politisk representant i samarbeidsutvalget ved Figgjo barnehage oppnevnes og som vararepresentant oppnevnes. RÅDMANNEN I SANDNES, Leni Tande Sentral sekretær Side 1 av 1

10 Figgjo bydelsutvalg møte sak 30/11 MØTEPLAN 2012 FOR BYDELSUTVALGENE I SANDNES Bydelsutvalg Jan. Febr. Mars April Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Des. Austrått bydelsutvalg Bogafjell bydelsutvalg Figgjo bydelsutvalg Ganddal bydelsutvalg Hana bydelsutvalg Høle bydelsutvalg Lura bydelsutvalg Malmheim og Soma bydelsutvalg Riska bydelsutvalg Sandved bydelsutvalg Stangeland bydelsutvalg Sviland bydelsutvalg Trones og sentrum Bydelsutvalgenes ledere (etter behov) 19. Uke 8, februar 2012 Vinterferie i grunnskolen i Sandnes Uke 14, april 2012 Påskeferie i grunnskolen i Sandnes 17.mai 2012 Kr. Himmelfartsdag 28. mai pinsedag 23. juni St. Hans aften Forslag høstferie uke 41

11 Figgjo bydelsutvalg møte sak 31/11 SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 033 : Jeanette Tuasuun Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Utvalg for kultur og oppvekst Figgjo bydelsutvalg Valgnemnda Formannskapet STIFTELSEN FIGGJOHUSET - VALG AV 7 MEDLEMMER MED PERSONLIGE VARAMEDLEMMER TIL STYRET Ifølge 2 i vedtektene for Stiftelsen Figgjohuset skal stiftelsen ledes av et styre som skal bestå av 7 medlemmer med personlige varamedlemmer. Av styret oppnevnes 4 medlemmer av formannskapet etter forslag fra utvalg for kultur og oppvekst, samt fra Figgjo bydelsutvalg: 3 medlemmer fra utvalg for kultur og oppvekst 1 medlem fra bydelsutvalget alle med personlige varamedlemmer. Det bør foreslås flere kandidater. Styret konstituerer seg selv med leder, nestleder og eventuelt sekretær og kasserer, valgt for en 2 års periode. RÅDMANNEN I SANDNES, Trine Bolstad leder politisk sekretariat Side 1 av 1

12 Figgjo bydelsutvalg møte sak 32/11 Sandnes mållag Sandnes historie- og ættesogelag Figgjo bydelsutvalg Egil Tjessheim Kultur Sandnes, Deres ref: Vår ref: Saksbehandler JAHE Arkiv: E: L32 Høring - Bråsteinveien Kultursjefen ber med dette om deres syn på Bråsteinveien som nytt veinavn på Bråstein. Veien er en privat stikkvei som knytter matrikkeladresse Bråstein 3, 11, 14, 39 til Ålgårdsveien. Etter høringsrunden vil saken legges frem for vedtak i Utvalg for kultur og oppvekst, som utgjør den kommunale vedtaksmyndigheten i navnesaker. Kultursjefen ber om deres uttalelse innen Eventuelle henvendelser kan rettes til Janne Weisser, tlf: Bakgrunn: I brev datert ber eierne av matrikkeladresse Bråstein 3,11,12,14 og 39 om at stikkveien som knyttes disse eiendommene til Ålgårdsveien kalles Bråsteinveien. Etter Lov om stadnamn 5b kan eiere ta opp saker om skrivemåte på stedsnavn. Denne veien har per i dag ikke eget navn. Hva er en navnesak? En navnesak betyr at det igangsettes en prosess som har til hensikt å avklare skrivemåten på et navn. Lov om stadnamn (Lov mai nr.11) skal brukes når organ for stat, fylkeskommune og kommune skal fastsette stedsnavn eller dets skrivemåte. 1 viser til formål og virkeområde for loven: [ ] å ta vare på stadnamn som kulturminne, gi dei ei skriftform som er praktisk og tenleg, og medverke til kjennskap til og aktiv bruk av namna. Kommunen vedtar skrivemåten av offisiell adresse og navn på tettsteder, grender, kommunale gater, veier, torg, bydeler, boligfelt, anlegg og lignende ( 5). Lov om stadnamn regulerer som nevnt skrivemåten av stedsnavn. I 4 slås to prinsipper fast: Dersom ikkje anna er fastsett i denne lova, skal det ved fastsettjing av skrivemåten for stadnamn takast utgangspunkt i den nedervde uttalen. Skrivemåten skal følgje gjeldande rettskrivingsprinsipp for norsk og samisk. Prinsippene om a) lokal uttale og b) gjeldende rettskrivingsprinsipp, er med andre ord førende for hvordan stedsnavn skal skrives. Postadresse: Postboks 583, 4305 Sandnes. E-post: postmottak@sandnes.kommune.no Sandnes - i sentrum for framtiden. Romslig, modig og sunn

13 Hvem har uttalerett? Det er 6 i loven som regulerer hvem som har uttalerett: Eigar eller festar har rett til å uttale seg i saker som gjeld bruksnamn. Eigar eller festar har òg rett til å uttale seg i saker som gjeld gardsnamn, når skrivemåten av gardsnamnet skal vere retningsgivande for skrivemåten av bruksnamnet[...] Lokale organisasjonar har rett til å uttale seg i saker som gjeld stadnamn organisasjonen har ei særleg tilknyting til. Før vedtak om skrivemåte blir gjort, skal namnekonsulentane gi tilråding om skrivemåten. I denne saken er det først og fremst kommunen og grunneiere som har uttalerett. Bruksnavnene går frem av kommunens GAB-register. I tillegg til disse parter åpner loven for at lokale organisasjoner kan uttale seg. Kultursjefen ber på denne bakgrunn om uttalelse fra eierne av martikkeladressene langs veien, Figgjo bydelsutvalg, SandnesMållag og Sandnes historie- og ættesogelag. Saksgang I dette tilfellet er det et privat initiativ som ber om at en reiser navnesak. Saken er sendt videre til Sandnes historie- og ættesogelag for vurdering og navneforslag. Kommunen har ansvaret for å koordinere høringsprosessen lokalt, dvs. blant grunneiere med høringsrett, organisasjoner og Kommunale organer. Kommunen sender så resultatet av høringen til statens navnekonsulenter som i sin tur kommer med et endelig råd om skrivemåten. Til slutt legges saken frem for Utvalg for kultur og oppvekst, den kommunale vedtaksmyndigheten i navnesaker. Vurdering Kultursjefen har i tråd med vanlig saksgang for navnesaker, bedt Sandnes historie- og ættesogelag om en første vurdering av forslaget til veinavn. De har i sin vurdering av navnet begrunnet at de støtter navneforslaget med bakgrunn i at veien går på tvers over den sentrale delen av gården Bråstein, og dette medfører at mange av eierne av matrikkeladressene har veien som adkomst til sine eiendommer. Ingen andre veier peker seg bedre ut til å få dette navnet, selv om det skulle bli utbygging. Dessuten er navnet foreslått ev eierne. Kultursjefen anbefaler med dette Bråsteinveien som nytt veinavn på Bråstein. Vennlig hilsen Erland Bræin Kultursjef Janne Weisser Rådgiver kultur Vedlegg: 1. Brev fra Egil Tjessheim med ønske om at det settes i gang navnesak (med kart), datert Forslag/vurdering av veinavn fra Sandnes historie- og ættesogelag, datert

14

15

16

17 Figgjo bydelsutvalg møte sak 33/11

18 Melding Figgjo bydelsutvalg møte /11 Sviland bydelsutvalg Kommuneadvokaten Sandnes, Deres ref: Vår ref: Saksbehandler RKA Arkiv: E: 033 &11 Svar på tilbakemelding fra Sviland bydelsutvalg om saksbehandlingstid Det vises til Sviland bydelsutvalg sitt vedtak på møte 6. september i år i forbindelse med melding 24/11. Av vedtaket fremkommer at bydelsutvalget legger til grunn at det er urimelig med en svarfrist for administrasjonen på forespørsler og lignende fra bydelsutvalgene på tre måneder når andre har en svarfrist på 1 måned etter forvaltningsloven. Siden omtalte bestemmelse i bydelsutvalgenes reglement ble vedtatt av bystyret 21. juni i år - og Sviland bydelsutvalg sitt synspunkt var kjent ser ikke rådmannen grunnlag for på nåværende tidspunkt å fremme sak om endring av bydelsutvalgenes reglement på dette punkt. Det vises for øvrig til tidligere tilbakemelding fra rådmannen av 29. juni i år til Sviland bydelsutvalg. Det bes i ovennevnte vedtak om at kopi av vedtaket sendes som melding til alle bydelsutvalg. Dette vil bli besørget av politisk sekretariat ved sekretær for bydelsutvalgene. Dette til orientering. Tore Sirnes rådmann Rune Kanne advokat Postadresse: Postboks 583, 4305 Sandnes. E-post: postmottak@sandnes.kommune.no Besøksadresse: Kommuneadvokaten, rådhuset. Telefon: Fax:

19 Rådmannen v/rune kanne Ref: Sviland bydelsutvalg UTSKRIFT AV PROTOKOLL Utvalg: Møtenr.: Møtedato: Utvalgssak: Sviland bydelsutvalg 5/ Melding 24/11 Tilbakemelding vedrørende henvendelse fra Sviland bydelsutvalg om saksbehandlingstid Dette må være feil, når bydelsutvalget sender ein sak kan det ta opp til 3 mnd. Sviland bydelsutvalg synes det er urimelig at de har lenger svarfrist til bydelsutvalga enn til privatpersoner. Svarfristen bør være lik uansett kven det er til dvs 1 mnd. Svaret bør kunne sendes til leder og at det tas opp på neste møte. Vi ber om at dette blir sendt som melding til alle bydelsutvalg. Rett utskrift. Sandnes, 12.september 2011 Sviland bydelsutvalg Leiv Velle Åreskjold leder Leni Tande sentral sekretær

20 Sviland bydelsutvalg Rådmannen Sandnes, Deres ref: Vår ref: Saksbehandler RKA Arkiv: E: 033 &11 Tilbakemelding vedrørende henvendelse fra Sviland bydelsutvalg om saksbehandlingstid Det vises til Sviland bydelsutvalg sitt vedtak på møte 14. juni i år under eventuelt hvor det ble henvist til ny 14 punkt 3 i reglementet for bydelsutvalgene og forvaltningsloven 11 a,og hvor bydelsutvalget ber om at kommunen følger loven og fristen på en måned og at administrasjonen merker seg at saker skal forberedes og avgjøres uten ugrunnet opphold. Bystyret vedtok på sitt møte 21. juni 2011 som del av behandlingen av sak 64/11 følgende ny 14 i reglementet for bydelsutvalg punkt 3: (3)Forespørsler og lignende fra bydelsutvalgene til administrasjonen som er vedtatt i vedtaksform skal besvares snarest mulig og senest innen tre måneder fra vedtaksdato. Kan ikke svar gis innen slik frist skal bydelsutvalget ha et foreløpig svar med opplyst sannsynlig svarfrist innen samme frist. Forvaltningsloven 11 a lyder som følger: Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og såvidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt. Forvaltningsloven 11 a er en del av de alminnelige reglene om saksbehandlingen i forvaltningssaker. Saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven gjelder i utgangspunktet forholdet mellom kommunen og private parter. Disse reglene kommer derfor ikke til anvendelse når et forvaltningsorgan henvender seg til et annet, eller når et bydelsutvalg henvender seg til andre deler av kommunen. Et bydelsutvalg vil i den grad det ikke er å regne som samme forvaltningsorgan som administrasjonen i kommunen være et eget forvaltningsorgan. I den grad saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven skulle direkte regulere forholdet mellom bydelsutvalget og rådmannen (administrasjonen) i kommunen måtte det være hvis Postadresse: Postboks 583, 4305 Sandnes. E-post: postmottak@sandnes.kommune.no Besøksadresse: Kommuneadvokaten, rådhuset. Telefon: Fax:

21 bydelsutvalget var å regne som part i en forvaltningssak. Dette vil bare meget unntaksvis være aktuelt. Utgangspunktet må nok være at når bydelsutvalgene og rådmannen i en kommune kommuniserer skjer det innenfor samme forvaltningsorgan (i dette tilfelle forvaltningsorganet Sandnes kommune) og saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven som skal regulere forholdet mellom et forvaltningsorgan og en privat part kommer ikke direkte til anvendelse. Om denne problemstillingen heter det følgende i forvaltningsloven med kommentarer av Geir Woxholt siste utgave side 244 under kommentarene til forvaltningsloven 11 a: Plikten til å gi foreløpig svar er først og fremst ment å gjelde i forhold til private parter. Den kommer derfor ikke til anvendelse når forvaltningsorganer henvender seg til andre forvaltningsorganer, med mindre organet etter 2 fjerde ledd må likestilles med part. En annen sak er at man også i forhold forvaltningsorganer imellom bør gi varsel dersom det tar uforholdsmessig lang til å behandle en sak. For øvrig både av nevnte bestemmelse i forvaltningsloven og som et ulovfestet prinsipp følger det at administrasjonen i en kommune skal forberede og avgjøre saker uten ugrunnet opphold. Rådmannen legger til grunn at endringen i reglementet for bydelsutvalg ikke endrer på at administrasjonen også i forhold til henvendelser fra bydelsutvalgene skal besvare disse uten ugrunnet opphold. Slik rådmannen forstår det er noe av bakgrunnen for at fristen for foreløpig svar ikke er satt kortere at bydelsutvalgenes møtestruktur gjør det i praksis umulig med for eksempel en frist på en måned. Dette all den tid bydelsutvalgene ofte ikke har en møtehyppighet som gjør det mulig med tilbakemelding innen en måned. Rådmannen i Sandnes vil arbeide for at bydelsutvalgene på sine henvendelser til administrasjonen i kommunen får gode, grundige tilbakemeldinger uten ugrunnet opphold. Rådmannen vil gjøre sitt for et godt samarbeid fremover. Dette til orientering. Tore Sirnes rådmann Rune Kanne advokat Kopi: Bydelsutvalgenes ledere (utvalget)

22