PROSJEKTDIREKTIV. Ny teknologi AMK

Transkript

1 PROSJEKTDIREKTIV Ny teknologi AMK Dokumentkontroll Utfylt av Attestert av Godkjent av Prosjektleder Prosjektstyreleder Distribusjonsliste: Prosjektstyre Prosjektgruppe Endringslogg Versjon Dato Endring Etablert dokumentet Forberedt oppstartsmøte kjernegruppe og arkitekturgruppe Bearbeidet i prosjektgruppemøte Klargjort for fremlegging i styringsgruppemøte Innarbeidet ny risikovurdering etter prosjektgruppemøte Innarbeidet revidert versjon av interessenter etter prosjektgruppemøte Innarbeidet prosjektbemanning pr. i dag Klargjort for utsending til styringsgruppen for høring Klargjort for utsending til styringsgruppen Godkjent med innarbeidede merknader fra styringsgruppemøtet 1.01 Revideres for fremlegging i prosjektstyre 1.02 Legges frem for prosjektstyret Godkjent av prosjektstyret i møte Mindre revisjon. Vegvesnet referansegruppe. Legevakt ut Prosjektstyre HSØ: Nystuen ut, Meinich inn Oppdatert status for prosjektleveranser Revidert tidsplan for milepæler Avgrensning mot pepj Forutsetninger tatt ut da de ikke holdt, og ny fremdriftsplan er etablert som en konsekvens av dette Budsjett, lagt til et avsnitt som påpeker at det ikke er revidert Side 1 av 13

2 Side 2 av 13

3 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. MÅL/HENSIKT MED PROSJEKTET EIERSKAP OG ORGANISERING ORGANISERING AV PROSJEKTET Prosjektstyre pr. april Arbeidsutvalg Referansegrupper BAKGRUNN PÅVIRKNING PÅ NIKTS PORTEFØLJE INNOVASJON INTERESSENTANALYSE PROSJEKTETS MÅL EFFEKTMÅL PROSJEKTLEVERANSER (RESULTATMÅL) AVGRENSNINGER FORUTSETNINGER: RESSURSBEHOV BUDSJETTRAMMER KOST-NYTTE VURDERING USIKKERHETSVURDERING PROSJEKTPLAN RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER GODKJENNING Side 3 av 13

4 1. Mål/hensikt med prosjektet Fakta Beskriv Kommentar Hva skal prosjektet oppnå? Prosjektet skal gjennomføre en anskaffelse av ny teknologi i den medisinske nødmeldetjenesten for å understøtte målene beskrevet i kapittel 7. Når er forventet oppstart? 12.januar 2015, dato for første prosjektstyremøte 5. mai 2015 er dato for offisiell kick.off for alle prosjektgrupper Når er forventet sluttleveranse? 1 Mars 2017 Hvor stort er ressursbehovet? 15,7 MNOK over fire år i direkte prosjektkostnader. Personell innen kompetanseområdene AMK-operatør (MO/RK) Arkitektur Bruker/Pasient Fagansvar medisin Fagansvar teknikk Fagledelse IKT-drift/ forvaltning/ kommunikasjon Innkjøp Juridisk Økonomi I varierende grad, men med størst behov i 2016, estimert til ca. 25 årsverk fordelt på ca personer. Se også kapittel 7 for nærmere beskrivelse av mål i prosjektet 2. EIERSKAP OG ORGANISERING Prosjektet ble besluttet opprettet i styremøte i Nasjonal IKT HF 15. oktober 2014, og med styret som prosjekteier. Saken var tidligere behandlet i Nasjonal IKT Prosjektforum 15. mai 2014 og 11. september 2014, samt i styremøte i Nasjonal IKT HF 6. juni Side 4 av 13

5 2.1. Organisering av prosjektet Prosjektstyre pr. april 2016 Navn Rolle Stilling/funksjon/fagområde/enhet Alterskjær, Sissel Prosjektstyremedlem Konserntillitsvalgt, UNIO, Helse Nord Berg, Siri Beate Prosjektstyremedlem Assisterende direktør HEMIT Brudeseth, Tore Vara, møtende Konserntillitsvalgt, LO, Helse Midt Bye, Ørjan Stange Prosjektstyremedlem Porteføljeansvarlig, Nasjonal IKT HF Elsbakk, Trond Marius Prosjektstyremedlem Rådgiver fagavdelingen Helse Nord RHF Fauskanger, Gisle Prosjektstyreleder Administrerende direktør Nasjonal IKT HF Haga, Kirsten Mo Prosjektstyremedlem Avdelingsleder AMK St. Olavs Hospital Klausen, Hanne Prosjektstyremedlem Klinikkdirektør Kirurgisk Serviceklinikk HUS Lund, Ketil Are Prosjektstyremedlem Direktør strategi og virksomhetsstyring HDO Mathisen, Jon Henrik Prosjektstyremedlem Klinikksjef akuttmedisinsk klinikk UNN Ness, Snorre Prosjektstyremedlem Leder brukerutvalget, Helse Midt RHF Meinich, Per Prosjektstyremedlem Seniorrådgiver Teknologi og e-helse, Helse Sør Øst Strand, Terje Prosjektstyremedlem Klinikksjef Oslo Universitetssykehus Øen, Terje Olav Prosjektstyremedlem Regional prosjektleder Nødnett Helse Vest RHF Arbeidsutvalg Navn Stilling/funksjon/-fagområde Enhet Aase, Cathrine AMK-operatør HUS Aase, Oddmund Prosjektledelse Nasjonal IKT Christensen, Thomas AMK-operatør OUS Heer, Hans Jørgen Fagansvar teknikk OUS Holsen, Nils Harald Arkitektur Nasjonal IKT Side 5 av 13

6 Navn Stilling/funksjon/-fagområde Enhet Juvkam, Per Christian Fagansvar medisin Helse Møre og Romsdal Kosmo, Joakim Prosjektledelse Nasjonal IKT Lynum, Per Arne Fagansvar teknikk Helse Nord Trøndelag Salte, Elisabet Bjørheim Bruker/Pasient Brukerutvalget Stokke, Arne Fagledelse Sykehuset Innlandet Østergård, Arild Fagledelse Helse Sør Øst Referansegrupper Referansegruppe Navn kontaktperson(er) Funksjon R-AMK forum Rune Gehrken Leder R-AMK forum Ambulansesjeflaget Erlend Sundland Nasjonalt kompetansesenter for legevaktmedisin (NKLM) Jesper Blinkenberg Vivian Midtbø Luftambulansetjenesten ANS Per Magne Tveitane Vegvesenet Det arbeides med flere referansegrupper, dette er imidlertid ikke klart pr. april BAKGRUNN Opprinnelse Bakgrunnen for prosjektet er Helse Vest sin henvendelse til Nasjonal IKT i forbindelse med at det i deres prosjekt Virtuell AMK Helse Vest ble avdekket et behov for omfattende oppgradering av den teknologien som AMK-sentralene i dag rår over for å underbygge operatørene i sentralene sine arbeidsprosesser. Ved henvendelse til Nasjonal IKT om hvorvidt det var et nasjonalt potensiale i en slik anskaffelse, ble det også klart at Helse Sør Øst gjennom sitt arbeid med IKT i prehospitale tjenester hadde avdekket et tilsvarende behov. Helse Nord og Helse Midt var i helsedirektoratets oppfølgingsarbeid etter 22.juli-hendelsen, veldig tydelig på behovet for et nasjonalt prosjekt. De sluttet seg derfor til disse behovene for oppgradering av sentralenes IKT-systemer. Styret i Nasjonal IKT HF besluttet deretter i møte 15.oktober 2014 at et nasjonalt anskaffelsesprosjekt skal startes. Prosjektet er også forankret i protokoll fra foretaksmøtet mellom HOD og de regionale helseforetakene , der det i kapittel om informasjonsteknologi og digitale tjenester (ehelse) står at foretaksmøtet ber de regionale helseforetakene om å sikre at det blir gjennomført felles innkjøp i forbindelse med nye IKT-løsninger ved AMK-sentralene. Dagens situasjon AMK-sentralen er i dag gjennomgående ikke i stand til å oppfylle anbefalinger fra Helsedirektoratets læringsrapport etter terrorhendelsene i 22. juli I rapporten pekes det på at en må få på plass robuste løsninger som sikrer at alle AMK-sentraler henger sammen i ett og samme system som sikrer kontinuitet og kapasitet, slik at sentralen kan avlaste hverandre og ta over for hverandre. I tillegg pekes det på at regional AMK må gis reell Side 6 av 13

7 mulighet til å få oversikt og ivareta en koordinerende funksjon. Det må også sikres at det etableres systemer som gjør det mulig å holde oversikt over ambulanse- og luftambulanseressurser på tvers av AMK, foretak og regionale nivå. I det regjeringsoppnevnte akuttutvalgets delrapport til HOD pekes det også på manglende bruk av logistikkverktøy og virkemidler for å utnytte ambulanseberedskapen. Det er også mangelfullt på området for bruk av elektronisk verktøy for beslutningsstøtte. Når det gjelder samhandling med primærhelsetjenesten og øvrige nødetater er det i dag lite og ingen elektronisk utveksling av relevant informasjon. Sentralene er også stilt overfor forskriftsfestede svartidskrav som er utfordrende å oppfylle, i tillegg til at det er en stadig økning i antall henvendelser til den medisinske nødmeldetjenesten. Prosjektets bidrag til å løse nevnte utfordringer Gjennom anskaffelse av ny teknologi, gis AMK-sentralene et bedre tilpasset, integrert verktøy for å effektivt håndtere nødsamtaler, utnytte ressurser på beste måte, tilordne rett respons og få tilgjengelig beslutningsstøtte for medisinske og operative beslutninger. I tillegg økes muligheten til å samhandle elektronisk med kommunehelsetjenesten, og en får mulighet for standardiserte måleverktøy som gir likt målegrunnlag for alle sentraler. Det vil også legges et grunnlag for innovativ bruk av AMK-ressurser på tvers av AMK-sentraler og regioner. Overordnede gevinster vil være bedre kvalitet på tjenesten gjennom bl.a. å oppfylle forskriftsfestede svartidskrav, og å kunne utnytte ressurser på en bedre måte for derved å unngå oppbemanning for å møte vekst i hendelser. 4. PÅVIRKNING PÅ NIKTs PORTEFØLJE Forhold til Nasjonal IKTs mål og strategi Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten for perioden definerer et fremtidsbilde bestående av blant annet felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet, IKT-støtte for helhetlige standardiserte pasientforløp og Rett informasjon til rett tid og til rett mottaker. Gjennom anskaffelse av felles AMK teknologi understøttes dette fremtidsbildet. Forhold / avhengigheter til andre prosjekter NIKT tiltak 62 Konseptutredning Robust Mobilt Helsenett NIKT tiltak 60 Konseptutredning Prehospital EPJ Utredningen «IKT driftsmodell i den medisinske nødmeldetjenesten» (ref. avsluttet tiltak og sak 73_15 behandlet i NIKT styre 10/2015) Termer og symboler (ref. avsluttet tiltak 39.1 i Nasjonal IKT, «Videreføring Termer og Symboler»). Ovenfor vises kun prosjekter i NIKT sin portefølje. Utover det finnes det en rekke nasjonale og regionale prosjekter og etablerte systemer som en må forholde seg til. Her kan bl.a. nevnes: PFN Teknologiutredningen tverretatlig samarbeid i nødmeldetjenesten i regi av Side 7 av 13

8 Justisdepartementet Prehospital Strategisk Satsing - Helsedirektoratet Innføring av nødnett o Dette prosjektet løper delvis i parallell med innføring av nødnett. Nødnett bidrar også til ivaretagelse av deler av utfordringsbildet som dette prosjektet skal håndtere. Det vil derfor være behov for tett samarbeid mellom prosjektene, noe som organiseringen av prosjektet også viser. Det er ressurser som arbeider med Nødnett involvert i ulike grupper i dette prosjektet, fra styringsgruppe og utover. Pasientreiser 5. INNOVASJON Prosjektet skal handle i et modent internasjonalt leverandørmarked, og tror ikke at dette prosjektet vil omfatte teknologiske innovative løsninger som vi skal være med og utvikle sammen med leverandør. Prosjektet vil underveis vurdere om anskaffelsen blir av en sånn karakter at det vil kunne bli nødvendig å ha innslag av innovasjon. Tilpasninger til de behov som blir avklart i løpet av anskaffelsesprosessen vil kunne ha innslag av behov for innovasjon. Leverandørers evne til å opptre innovativt etter at anskaffelse er gjennomført, vil bli vurdert. Selv om prosjektet leveranser teknologisk ikke er innovative så kan løsningene være innovativt for AMK sentralene og for den prehospitale pasientflyt, da det muliggjør nye arbeidsprosesser og måter å arbeide på. 6. INTERESSENTANALYSE Interessentanalyse er dokumentert i prosjektets strategidokument. 7. PROSJEKTETS MÅL 7.1. Effektmål Gi innbyggerne en best mulig medisinsk nødmeldetjeneste gjennom å anskaffe teknologi som: Gjør AMK i stand til effektivt å kunne håndtere nødsamtaler i henhold til samfunnets forventninger, samt lover og forskrifter Gir riktig utnyttelse av ressurser og tilordning av beste respons gjennom bedre beslutningsstøtte Gjør helseforetakene bedre i stand til å håndtere pasientflyt i forhold til akuttmedisinske hendelser Gjør helseforetakene bedre i stand til å kunne samhandle med primærhelsetjenesten om akutte hendelser Legger til rette for overordnet virksomhetsstyring og forskning Gjør støttefunksjoner mer effektive gjennom samlet drift og forvaltning Side 8 av 13

9 7.2. Prosjektleveranser (resultatmål) ID Type Produkt Status P 1 Ledelsesprodukt Etablere prosjektet og få godkjent direktiv OK P 2 Ledelsesprodukt Risiko log Pågående P 3 Ledelsesprodukt Status rapportering gjennom NIKT Pågående P 4 Ledelsesprodukt Prosjektbegrunnelse OK P 5 Ledelsesprodukt Sluttrapport P 6 Hovedprodukt Gjennomføre markedsaktiviteter OK P 7 Hovedprodukt Anbefaling om anskaffelsesprosedyre OK P 8 Hovedprodukt Lage overordnede beskrivelser av kjerneprosesser og -oppgaver OK P 9 Hovedprodukt Anbefale modell for drift og forvaltning Pågående P 10 Hovedprodukt Løpende estimat av finansieringsbehov Pågående P 11 Hovedprodukt Redegjørelse av konsekvenser ved ulike kontraktsformer, samt OK anbefaling P 12 Hovedprodukt Lage kravspesifikasjon Pågående P 13 Hovedprodukt Lang liste over kvalifiserte søkere OK P 14 Hovedprodukt Kort liste over søkere man ønsker nærmere dialog med OK P 15 Hovedprodukt Invitasjon til anbud inkludert kontraktforslag med vedlagt kravspesifikasjon P 16 Hovedprodukt Anbefaling om kontraktsinngåelse innenfor rammene av kontraktforslag P 17 Hovedprodukt Anbefale modell for implementering for å sikre ibrukstagelse og gevinstrealisering 7.3. Avgrensninger Prosjektet skal ikke omfatte organisering av sentralene. Prosjektet skal ikke innføre systemet, men overlevere anskaffelsen til etablert innføringsprosjekt som vil få ansvar for å etablere en plan for gevinstrealisering. Prosjektet vil ikke anskaffe løsninger på vegne av primærhelsetjenesten, men prosjektets løsninger vil kunne tilby potensielt integrasjoner som benyttes mot legevakt og primærhelsetjeneste. Prosjektet vil ikke anskaffe løsninger for prehospital EPJ Forutsetninger: Side 9 av 13

10 8. Ressursbehov Et prosjekt av denne størrelsen vil være avhengig av tilgjengelige ressurser fra foretak i de ulike regioner, innenfor ulike kompetanseområder I starten av prosjektet var representasjonslikhet mellom regioner av en viss viktighet. Etter hvert som prosjektet har gått fremover har dette blitt tonet ned, og de ulike regioner bidrar med kompetanse av ulik størrelsesorden innen ulike fagområder, men likevel slik at belastninger ikke blir uforholdsmessig stor eller liten på hver enkelt. Det er likevel av viktighet at dagens 16 AMK-sentraler er representert med personell som også har brukerkompetanse. Det er disse som skal ta i bruk teknologien som skal anskaffes og det er viktig at det opparbeides et eierforhold gjennom reell medvirkning. Kompetanseområdene som er etablert i prosjektet er: AMK-operatør (MO/RK) Arkitektur Bruker/Pasient Fagansvar medisin Fagansvar teknikk Fagledelse IKT-drift/forvaltning/kommunikasjon Innkjøp Juridisk Økonomi Prosjektet er organisert med fire hovedarbeidsgrupper: Funksjonalitet Arkitektur Innføring Økonomi/jus Ressurser er fordelt på ulike hoved- og underarbeidsgrupper, og noen medvirker i flere. Det er identifisert det største ressursbehovet i 2016, estimert til ca. 25 årsverk fordelt på ca personer. 9. BUDSJETTRAMMER Det pågår en konsekvensutredning av ny fremdriftsplan som vil resultere i et nytt budsjett. Budsjett under er ikke revidert. Budsjettet beskrevet i dette kapitlet omfatter kun kostnad knyttet til sentrale ressurser fra NIKT, i tillegg er ressurser fra RHFene direkte finansiert av dem selv, den samlede kostnad for dette prosjektet er dermed vesentlig større enn det som er beskrevet her. Prosjektet fikk tildelt en ramme på 5,0 MNOK i oktober 2014 for perioden En antok da at hovedaktiviteten ville foregå i Det var utfordrende å få tildelt ressurser, og dette var en medvirkende årsak til at en fikk en forskyving fra 2015 til I tillegg valgte en å gjennomføre anskaffelsen etter konkurransepreget dialog, noe som er en krevende konkurranseform. Pr. april 2016 er det laget et budsjettforslag som behandles i prosjektstyret og i styret i Nasjonal IKT, og som tar utgangspunkt i tallene vist i tabellen under. Side 10 av 13

11 Totalt Sum brukt pr Estimert. Gjenstående 2016 og 2017 Estimert prognose Opprinnelig Budsjett, gitt i 2014 for hele prosjektet Estimert behovsøkning (estimert prognose minus opprinnelig budsjett) Prosjektleder/ ass. prosjektleder NIKT-ressurser Prosessbistand Innkjøp-/juridisk rådgiving Juridisk rådgiving, buffer Møter Reiser Sum KOST-NYTTE VURDERING Kost nytte for prosjektet er detaljert i prosjektets prosjektbegrunnelse 11. USIKKERHETSVURDERING Prosjektets arbeid med usikkerhet er dokumenter i prosjektets usikkerhets strategi. Usikkerheter knyttet til både prosjektets og dets løsninger er fortløpende dokumentert i Usikkerhetsregisteret på prosjektets samhandlingsplattform. Usikkerhet rapporteres forløpende gjennom normal rapporteringsvei. 12. PROSJEKTPLAN Milepæler Dato Aktivitet Ansvarlig Status M Når prosjektet er etablert med styringsgruppe, PL Gjennomført kjernegruppe og arkitekturgruppe, og foreløpig direktiv er godkjent, basert på styrets rammer M Når direktiv er godkjent i endelig versjon PL Gjennomført M Når markedsvurderinger er gjennomført PL Gjennomført M Når overordnede beskrivelser av kjerneprosesser PL Gjennomført og -oppgaver er utarbeidet. M Når beslutning om anskaffelsesprosedyre er tatt PS Gjennomført av styringsgruppen M Når invitasjon til konkurranse er sendt ut PL Gjennomført M Når prekvalifisering er gjennomført og invitasjon til dialog er sendt ut M Når løsningsbeskrivelser er evaluert og antall løsninger er redusert til 3-5. PL PS Gjennomført Gjennomført Side 11 av 13

12 Milepæler Dato Aktivitet Ansvarlig Status M Når prinsipper for finansieringsplan er akseptert i AD RHF møte M Når Prosjektstyret godkjenner å gå inn i siste dialogrunde for kontraktsavklaringer og forhandlinger M Når kravspesifiseringsarbeidet er gjennomført og invitasjon til endelig tilbud er sendt ut. M Når anbefaling om leverandør(er) er godkjent av PL styringsgruppen M Når kontrakt(er) er underskrevet PL M Når prosjektets sluttrapport/erfaringsrapport er godkjent av styringsgruppen PS SG PL PL Side 12 av 13

13 Kort beskrivelse av prosjektets totale varighet Milepælene ovenfor tar utgangspunkt i prosjektets fremdriftsplan sist revidert prosjektstyremøte RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetbeskyttet dokumentasjon. I forhold til behandling av anbud må særlige regler for taushetsplikt ivaretas. Nasjonal IKT har opphavsrett til prosjektets produkter. 14. GODKJENNING Prosjektdirektivet er behandlet i Nasjonal IKTs prosjektstyre og godkjent i versjon 2.0 den 11. april 2016 Prosjektdirektivet er behandlet i Nasjonal IKTs prosjektstyre og godkjent i versjon 4.0 den 23. september 2016 Side 13 av 13