Offentlig elektronisk postjournal

Transkript

1 Offentlig elektronisk postjournal Gjesteforelesing FINF 4001 Oslo,

2 Kort introduksjon Jakob A. Sandal Seniorrådgjevar i Avdeling for IT drift og utvikling E-post: jsa@difi.no Direktoratet for forvaltning og IKT

3 Tema 1. Om OEP Bakgrunn Nøkkeltal 2. OEP i eit demokrati- og openheitsperspektiv Mål for OEP Lovverk Personvern i OEP 3. Korleis forvaltar Difi OEP-løysinga? Still gjerne spørsmål undervegs Direktoratet for forvaltning og IKT

4 1. Om OEP Direktoratet for forvaltning og IKT

5 Elektronisk postjournal (EPJ) Etablert i 1993 som eit pilotprosjekt etter forslag frå regjeringas informasjonsutval Passordbeskytta nettstad der 155 redaksjonar kunne søke innsyn i postjournalane til 36 verksemder I overkant av 8 mill journalpostar tilgjengeleg Framleis tilgjengeleg som historisk base Direktoratet for forvaltning og IKT

6 Direktoratet for forvaltning og IKT Skjemdump av søkebilde i EPJ

7 Forankra i lov Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd 10. Plikt til å føre journal. Tilgjengeleggjering av journalar og dokument på Internett Kongen kan gi forskrift om at organ som fører elektronisk journal, skal gjere han allment tilgjengeleg på Internett, og om korleis det skal gjerast. Forskrift til offentleglova 6. Tilgjengeleggjering av journalar på Internett Direktoratet for forvaltning og IKT

8 Kven skal vere med i OEP? Alle departement og Statsministerens kontor Alle statlege direktorat med heile landet som verkeområde Alle statlege tilsyn med heile landet som verkeområde Fylkesmennene Foto: Dolescum/Flickr.com Direktoratet for forvaltning og IKT

9 Korleis fungerer OEP? Innhald Verksemda opprettar/mottar dokument Blir ført i journal og overført til OEP OEP Bruker kan søke etter dokument samla på ein stad Kan gratis kreve innsyn i dei dokument han ønskjer Innsyn Kravet går elektronisk til ansvarlig verksemd Brukeren får dokumenta tilsendt elektronisk Direktoratet for forvaltning og IKT

10 Dagens løysing Innholdsleverandør Utfører Sluttbruker Utfører Uttrekk av journalposter Publisere journalposter Søke etter journalposter og sende innsynskrav Saksbehandle innsynskrav OEP løsning Saks- og arkiv løsning

11 Nokre nøkkeltal 120 verksemder leverer journaldata til OEP 15 millionar journalpostar søkbare i OEP innsynskrav sidan Direktoratet for forvaltning og IKT

12 Direktoratet for forvaltning og IKT

13

14 Utvikling i leverte journalpostar Tal journalpostar levert Direktoratet for forvaltning og IKT

15 Utvikling i tal innsynskrav Tal innsynskrav Direktoratet for forvaltning og IKT

16 Korleis vert framtida? Fleire journalpostar skal gjerast tilgjengelege på nett Tal innsynskrav er venta å vere stabilt, men avheng av kjennskapa til tenesta Høgare kjennskap til OEP, nye teknologiske løysingar og enklare tilgjengelege dokument kan påverke situasjonen

17 The lessons learnt are of potential high value for any other State: by its nature, vast scope, and rich modus operandi, this e-service happens to be a "flagship" service that could, should be replicated elsewhere Foto: European Insititute for Public Administration Direktoratet for forvaltning og IKT

18 Direktoratet for forvaltning og IKT

19 2. OEP i eit demokrati- og openheitsperspektiv Direktoratet for forvaltning og IKT

20 Mål for OEP OEP skal gjere det enklare for allmenta å få tilgang til dokument i forvaltninga OEP skal effektivisere gjennomføringa av offentlegprinsippet i forvaltninga Direktoratet for forvaltning og IKT

21 Forankret i Lov Offentleglova Forvaltningslova Arkivlova Personopplysningslova Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

22 Offentleglova Foto: Peaceplusone/Flickr.com 1. Formål Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon Direktoratet for forvaltning og IKT

23 Offentleglova (II) 3. Hovudregel Saksdokument, journalar og liknande register er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og likande register hos vedkommande organ Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

24 Offentleglova (III) 10 Plikt til å føre journal. Tilgjengeleggjering av journalar og dokument på Internett «Organet skal føre journal etter reglane i arkivlova med forskrifter. Kongen kan gje forskrift om at organ som fører elektronisk journal, skal gjere han allment tilgjengeleg på Internett, og om korleis det skal gjerast» Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

25 Offentlegforskrifta Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

26 Offentlegforskrifta (II) Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

27 Offentlegforskrifta (III) Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

28 Offentlegprinsippet Offentlegprinsippet er frå 30. september 2004 lovfesta i Grunnloven Grunnloven 100 femte ledd: Enhver har Ret til Indsyn i Statens og Kommunernes Akter og til at følge Forhandlingerne i Retsmøder og folkevalgte Organer. Det kan i Lov fastsættes Begrænsninger i denne Ret ud fra Hensyn til Personvern og af andre tungtveiende Grunde. Det føl vidare av grl. 100 sjette ledd at statlege styresmakter har ansvar for å legge til rette for ein open og opplyst offentleg samtale Direktoratet for forvaltning og IKT

29 Demokratihensynet Innsyn styrker og videreutvikler demokratiet Informasjon om samfunnsspørsmål er en forutsetning for en informert samfunnsdebatt Åpenhet bidrar til å øke allmennhetens innsikt i politiske spørsmål og prosesser, og til engasjement i samfunnsspørsmål NOU: 2003: 30 Ny offentlighetslov Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

30 Kontrollhensynet Mulighet for direkte kontroll av forvaltningens virksomhet Innsyn under saksforbredelse gjør at kontroll kan gjøres før vedtak fattes Effektivt for å forhindre og forebygge maktmisbruk, og for å sikre likebehandling Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

31 Rettsikkerhetshensynet Primært gjennom andre mekanismer enn offentlighetsprinsippet Parter i en forvaltningssak kan ha stor interesse i å få innsyn i en annen sak enn sin egen Åpenhet sikrer respekten for legalitetsprinsippet, fastsatte prosedyreregler og forhindrer myndighetsmisbruk Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

32 Hensynet til det offentlige som informasjonsbank Bidrar til en god samfunnsmessig bruk av informasjonsressurser Historisk verdi blant annet for forskning, men også for å sikre individuelle rettigheter. Sentralt for å forfølge et mulig strafferettslig, forvaltningsrettslig, konstitusjonelt eller politisk ansvar. Sentralt for å utnytte potensialet som ligger i viderebruk Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

33 Arkiv Arkivlova Definisjon dokument 2: «Ei logisk avgrensa «registrere alle inngåande eller informasjonsmengd som er lagra Arkivforskriftens på utgående 2-9: dokument som etter eit medium for seinare lesing, lyding, offentleglova 4 må reknast som framsyning «For eller elektronisk overføring» journalføring skal offentlege saksdokument organ for normalt organet, nytte dersom eit arkivsystem som følgjer krava i Noark-standarden. dei er gjenstand for Nye saksbehandling system skal vere godkjente av Riksarkivaren eller før har dei verdi blir tekne som dokumentasjon» i bruk.» Plikt til å føre journal 6 «Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er trygge informasjonskjelder for samtid og ettertid» Arkivforskriften Journalføring 2-6: «organinterne dokument registrerer organet i journalen så langt organet finn det tjeneleg.» Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

34 Noark Norsk arkivstandard Standard for arkivdanning Krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet Teknologiuavhengig Skal bedre samhandling mellom systemer og organer Avleveringsuttrekk laget etter Noark 5 standarden er egnet til langtidslagring 16 midlertidig godkjente systemer 1 endelig godkjent system Direktoratet for forvaltning og IKT

35 Døme på journalpost <JOURNPOST.OJ> <JP.JAAR>2012</JP.JAAR> <JP.SEKNR>49</JP.SEKNR> <JP.POSTNR>272</JP.POSTNR> <JP.JDATO> </JP.JDATO> <JP.NDOKTYPE>I</JP.NDOKTYPE><JP.DOKDATO> </ JP.DOKDATO><JP.OFFINNHOLD>Test av ny versjon</jp.offinnhold> <JP.TGKODE>U</JP.TGKODE> <AVSMOT.OJ> <AM.NAVN>Jakob A. Sandal</AM.NAVN> <AM.IHTYPE>0</AM.IHTYPE> </AVSMOT.OJ> </JOURNPOST.OJ> Direktoratet for forvaltning og IKT

36 Forvaltningsloven 13 Taushetsplikt Saksbehandling Partsinnsyn Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

37 Personopplysningsloven Retten til privatliv Offentlighetsprinsippet Skjerme personopplysninger Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

38 Personvern Det enkelte mennesket sin ukrenkelighet og krav på respekt fra andre mennesker, respekt for egen integritet og privatlivets fred Knytt til enkeltindividers mulighet for privatliv, selvbestemmelse og selvutfoldelse. Følger bla. av den Europeiske menneskerettighetskonvensjonen (EMK art. 8) og er sentralt i Eus personverndirektiv (95/46 EF) Direktoratet for forvaltning og IKT

39 Finns det grenser for openheit? Skjermdump: twitter.com Direktoratet for forvaltning og IKT

40 Men, kva om? Bilde: Jhack/flickr.com Foto: teamaskins/flickr.com Direktoratet for forvaltning og IKT

41 Personverntiltak i OEP Skjermdump: google.no Hindre indeksering i kjente søkemotorar Direktoratet for forvaltning og IKT

42 Personverntiltak i OEP II Søk på personnamn gir ikkje treff i journalpostar som er eldre enn 12 månedar Alle personnamn i journaler vert manuelt merka før verksemdene publiserer til OEP Kjem likevel fram av resultatet dersom ein søkjer etter andre kriterier Foto: Ed Yourdon/flickr.com Direktoratet for forvaltning og IKT

43 Kor går grensa for openheit? Openheit Personvern Ressursser Direktoratet for forvaltning og IKT

44 Direktoratet for forvaltning og IKT Image: Opensourceway, Flickr.com

45 3.Forvaltning av OEP Direktoratet for forvaltning og IKT

46 ITIL-rammeverket Prosessar og prosedyrer for handtering av: Forespørslar Hendingar Varslingar Direktoratet for forvaltning og IKT

47 Prosess for handtering av forespørslar Direktoratet for forvaltning og IKT

48 Tenesteavtale for OEP Sikre felles forståing av omfang og innhald for tenesta, og roller og ansvar for partane Samhandling Sluttbrukarhandtering Brukarstøtte Databehandleravtale Direktoratet for forvaltning og IKT

49 Samarbeidsarenaer Opplæring Samarbeidsforum Arbeidsgruppe Dialogmøter med pressens organisasjoner Møter med sak- og arkivsystemleverandørane Direktoratet for forvaltning og IKT

50 Samarbeidsforum Direktoratet for forvaltning og IKT

51 Direktoratet for forvaltning og IKT

52 Direktoratet for forvaltning og IKT Skjermdump offentlighet.no

53 Kva syns brukarane? Sluttbrukere Det går for lang tid å få dokumentene tilsendt Difis brukerundersøkelse 2011 Arkivmedarbeidere Mer effektiv håndtering av innsynskrav Virksomhetsledelse Trenger et system for å publisere dokumenter Direktoratet for forvaltning og IKT

54 Sluttbrukarar Kjønn Menn 76% Ærend Jobb 61% Yrke Kvinner 24% Privat 28% For org./lag. 7% Journalist 50% Privat næringsliv 22% Offentlig ansatt 17% Forskning 3% Direktoratet for forvaltning og IKT

55 Utfordringar 38% av verksemdene som er med i OEP har auka ressursbruken 16% planlegg å auke ressursbruken det kommande året 28% veit ikkje endå om dei må auke ressursbruken Behandling av klagesaker 33% Opplæring av ansatte 67% Behandling av innsynskrav 89% Produksjon og kvalitetssikring av journal 61% Direktoratet for forvaltning og IKT

56 «Regjeringen foreslår å bevilge 13 millioner kroner til en ny løsning for Offentlig elektronisk postjournal (OEP). En ny løsning betyr at innbyggere og presse raskere vil finne dokumenter, og ansatte i forvaltningen kan bruke mindre tid på innsynsbegjæringer. Vi styrker demokratiet ved å legge til rette for mer åpenhet og innsyn, sier kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner.»

57 Føresetnadar for OEP i dag Elektroniske arkiv Manuell opplasting av periodevise uttrekk frå offentleg journal i XML-format Manuell markering av personnamn Manuell kvalitetskontroll

58 Samhandling i OEP i dag Innsynskrav vert distribuert til verksemdene via epost Nokre leverandørar tilbyr innsynsmodular i saksog arkivsystem Eit marginalt tal dokument er tilgjengelege i fulltekst

59 Tidstjuv Reduserer verksemdas moglegheit til å nå mål Reduserer verksemdas evne til å vere effektiv Tek uførehaldsmessig mykje tid for fagpersonell Vert opplevd som unødvendig

60 Utfordringar 3-5 år Meir bruk, fleire innsynskrav Overgang til Noark 5 kan ti-doble datagrunnlaget for nokre verksemder Krav om tilrettelegging av informasjon på brukarane sine eigne premissar

61 Mål for ein ny OEP Løysinga skal gjere det enklare for ålmenta å få tilgang til offentlege dokument Løysinga skal effektivisere handteringa av dokumentoffentlegheit i forvaltninga Løysinga skal stette høgare sikkerheitskrav enn i dag

62 Meir effektiv datafangst Bortfall av dagens opplasting av journalar Kvalitetssikring som del av normal journalføring Frå manuelle til automatiske operasjonar

63 Enklare tilgong til dokumenta Tilgang til dokument i fulltekst Slepp gjentatte handeringar av innsynskrav Raskare tilgang til informasjon Sleppe innsynskrav i dokument som kan publiserast

64 Automatisert markering av personnamn Forvaltninga brukar fire årsverk på å markere personnamn i journal for å stette krava til søkesperre i offentlegforskrifta.

65 Hyppigare oppdateringar av informasjon Slepp manuell oppdatering av databasekonflikter i OEP Over tre årsverk vert brukt til handtering av konflikter Over 5000 konflikter ligg uløyste i OEP

66 earkiv

67 Direktoratet for forvaltning og IKT

68 Den viktigste forutsetningen for å få tilgang til et offentlig dokument er å vite at det finnes Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

69 Direktoratet for forvaltning og IKT

70 Direktoratet for forvaltning og IKT Skjermdump: journalisten.no

71 Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

72 Direktoratet for forvaltning og IKT

73