ETAT FOR EIENDOM KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL II OPPDRAGSBESKRIVELSE

Transkript

1 ETAT FOR EIENDOM KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL II OPPDRAGSBESKRIVELSE ANSKAFFELSE AV TILSTANDSANALYSER 2012, 14 SKOLEANLEGG MED UNDERBRUK/ GRENDASKOLER

2 A Generelt om prosjektet...4 A.1 Prosjektbeskrivelse... 4 A.1.1 Kortfattet beskrivelse av prosjektet... 4 A.1.2 Målsetting... 4 A A.2 Oppdragsgivers organisasjon... 5 B Ytelser...6 B.1 Beskrivelse av hva som skal leveres... 6 B.1.1 Generelt... 6 B B.1.3 ytelse... 8 B B B B B.1.8 Møtevirksomhet og fullmakt... 9 B B B.1.11 Fremdrift... 9 B B B B.2 Tegninger, rapporter m.m. av eksisterende bygningsmasse B.3 Krav til prosess B.3.1 UTgår B.3.2 utgår B.3.3 Grunnlaget for tilstandsanalyse B C Fremdrift og frister C.1 Fremdrift C.2 Dagmulktsbelagte frister C.2.1 frist nr 1 Tilbyders oppgitte leveringsdato C.2.2 frist nr 2 konkurransens minstekrav for levering D Vederlaget D.1 Svardokument inkl. tilbudsskjema E Alminnelige bestemmelser E.1 Generelle kontraktsbestemmelser SIDE NR.: 2 av 14

3 E.1.1 NS 8401:2010 med endringer E.1.2 Offentligrettslige krav (NS pkt ) E.1.3 Endringer (NS 8401 pkt 10) E.1.4 Pris. Betaling(NS 8401 pkt 15) E.1.5 Avbestilling av oppdrag (NS 8401 pkt 16) E.1.6 Tvister (NS 8401 pkt 18) E.2 Utgår E.3 Administrative bestemmelser E.3.1 språk E E.3.3 Korrespondanse E.3.4 Referater E.3.5 Fakturering E E Vedleggsnr Dokumentnavn Merknad II.1 Oppdragsgivers overordnet fremdriftsplan Vedlegg til informasjon II.2 Informasjon til skolene om tilstandskartlegging Vedlegg til kontrakt II.3 Situasjonsplan, skråfoto og arealoppgave Vedlegg til informasjon II.4 MAL Forside tilstandsrapport Del 1 - Vedlegg til kontrakt Sluttrapport II.5 MAL Sluttrapport EFE Beskrivelse av Vedlegg til kontrakt bygningsmessig tilstand. II.6 MAL Risikobasert tilstandsregistrering med Vedlegg til kontrakt kostnad. II.7 MAL Fotoserie med 6 bilder pr ark Vedlegg til kontrakt II.8 MAL Forside tilstandsrapport Del2 Vedlegg Vedlegg til kontrakt II.9 MAL Innholdsfortegnelse del 2 - Vedlegg Vedlegg til kontrakt II.10 Oversikt dokumentasjonsunderlag som vil Vedlegg til informasjon utleveres samt behov for ulike kontrollmålinger. II.11 Inneklimamåling info 2012 Vedlegg til kontrakt II.12 MAL Inneklimamåling - elevbelastning Vedlegg til kontrakt II.13 Skolebruksplan Vedlegg til informasjon II.14 Revidert kvalitetsnorm for renhold Vedlegg til informasjon II.15 Skole-oppgradering og rehab. Budsjett 2013 Vedlegg til informasjon webartikkel. II.16 Rapportoppbygging og rutine for distribusjon Vedlegg til kontrakt tilstandsrapporter. II.17 Telefon og kontaktliste Vedlegg til informasjon SIDE NR.: 3 av 14

4 A Generelt om prosjektet A.1 Prosjektbeskrivelse A.1.1 KORTFATTET BESKRIVELSE AV PROSJEKTET Oppdraget gjelder å utarbeide en fullstendig tilstandsrapport med analyse og anbefalinger om tidfestet tiltaksplan for eksisterende bygningsmasse ved totalt 14 skoleanlegg med 5 underbruk/ grendaskoler iht. NS 3424 nivå 2. Det presiseres at "Eventuelt mer omfattende registreringer eller målinger for å klarlegge objektets oppbygning eller tilstand skal gjennomføres når symptomer eller formål tilsier dette". Rapporten skal danne grunnlaget for videre behandling både administrativt og politisk. Det er derfor viktig at faglige anbefalinger fremkommer slik at tiltak også hensynstar hva som er økonomisk best for kommunen i et langtidsperspektiv relatert til FDVU-kostnader.(LCC). Basert på faglige anbefalinger må kommunen få de innspill som behøves relatert til forventet restlevetid og anbefaling om tiltaksnivå for å heve bygget i best mulig grad til dagens standard med hensyn på enten: 1. Ordinært vedlikehold/ etterslep 2. Større vedlikeholdstiltak/ etterslep og utvikling/ modernisering 3. Rivning / bygge nytt. Herunder nødvendig tiltaksplan inntil rivning kan skje. Analysen skal innbefatte både byggtekniske og tekniske fag, det vil si bygg, rør, elektro og ventilasjon og gjennomgang av eksisterende/ utlevert dokumentasjon, samt enkel enøkvurdering. Skoleanleggene som dette gjelder er beskrevet i tabellform jf. Vedlegg II.10. Oppdraget er delt inn i 3 «pakker» med 4-5 skoleanlegg i hver pakke. Det vil være flere skolebygg på hvert skoleanlegg. A.1.2 MÅLSETTING Oppdraget om tilstandsvurdering av 14 skoleanlegg med 5 underbruk/ grendaskoler skal resultere i én sluttrapport og ett vedlegg til sluttrapport for hver enhet og slik som fremkommer i tabellene under pkt B. Tilbydere skal levere inn tilbud på tilstandsanalyser for én eller flere av «pakkene». Dette betyr at Oppdraget vil kunne deles mellom flere Leverandører. Beskrivelse at de aktuelle skoleanleggene og tilgjengelig teknisk informasjon er lagt ved som vedlegg II.3 og II.10. Ytterligere informasjon om skoleanleggene vil utleveres til valgte leverandører av konkurransen. Det fremgår av egen matrise, jf. vedlegg II.10, hvilke dokumenter som vil utleveres. Etat for eiendom har til hensikt å velge de/den leverandøren som har det mest økonomisk fordelaktige tilbud(ene). A.1.3 SIDE NR.: 4 av 14

5 A.2 Oppdragsgivers organisasjon Oppdragsgiver: Bergen kommune, Etat for eiendom Knut Folkestad Allehelgens gate Bergen Telefon sentralbord: E-post: bkb@bergen.kommune.no SIDE NR.: 5 av 14

6 B Ytelser B.1 Beskrivelse av hva som skal leveres B.1.1 GENERELT Oppdraget gjelder å utarbeide en fullstendig tilstandsrapport med analyse og anbefalinger om tidfestet tiltaksplan for eksisterende bygningsmasse ved totalt 14 skoleanlegg iht. NS 3424 nivå 2. Det presiseres at "Eventuelt mer omfattende registreringer eller målinger for å klarlegge objektets oppbygning eller tilstand skal gjennomføres når symptomer eller formål tilsier dette". Utleverte maler for tilstandsregistrering og rapportering skal benyttes. Det fremgår av malene ytterligere detaljer/ anvisninger om hva som skal leveres som forutsettes gjennomgått før tilbudsinnlevering. Malene vil gjennomgås på tilbudskonferansen. «Alle» forhold rundt byggene og brukernes ve og vel skal samles i malen «Risikobasert tilstandsregistrering» Rapporten skal danne grunnlaget for videre behandling både administrativt og politisk. Det er derfor viktig at faglige anbefalinger fremkommer slik at tiltak også hensynstar hva som er økonomisk best for kommunen i et langtidsperspektiv relatert til FDVU-kostnader.(LCC). Basert på faglige anbefalinger må kommunen få de innspill som behøves relatert til forventet restlevetid og anbefaling om tiltaksnivå for å heve bygget i best mulig grad til dagens standard med hensyn på enten: 1. Ordinært vedlikehold/ etterslep 2. Større vedlikeholdstiltak/ etterslep og utvikling/ modernisering 3. Rivning/ bygge nytt. Herunder nødvendig tiltaksplan inntil rivning kan skje. Analysen skal innbefatte både byggtekniske og tekniske fag, det vil si bygg, rør, el og ventilasjon og gjennomgang av eksisterende/ utlevert dokumentasjon, samt enøkvurdering. Oppdraget gjelder for 14 skoleanlegg inkludert underbruk/grendaskoler. Oppdraget vil deles inn i 3 «pakker» med 4-5 skoleanlegg i hver pakke. Det vil være flere bygg på hvert skoleanlegg. Se vedlegg II.10 for nærmere detaljer. Denne gruppen av skoler har Etat for helsetjenester utført tilsyn på iht. forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler med videre. Rapportene fra Etat for helsetjenester vil være en del av underlagsdokumentasjonen som utleveres de/den leverandør(er) som får tildelt oppdrag(ene). Disse rapportene må hensynstas i forbindelse med tilstandskartleggingen slik at skolen forblir helseverngodkjent eller oppnår en slik godkjenning. Oppdraget er delt inn i følgende deloppdrag/pakker: Deloppdrag 1/ pakke 1 Skoleanlegg Skolenavn Eiendomsnummer Kvm BTA Skoleanlegg 1 Aurdalslia skole Skoleanlegg 9 Riple skole Skoleanlegg 12 Skeie skole Skoleanlegg 13a Trengereid oppveksttun-skole Skoleanlegg 13b Trengereid oppveksttun-bhg 2161 Skoleanlegg 14 Ytre Arna skole SIDE NR.: 6 av 14

7 Deloppdrag / pakke 2 Skoleanlegg Skolenavn Eiendomsnummer Kvm BTA Skoleanlegg 3a Christi Krybbe skoler * Skoleanlegg 3b Christi Krybbe skoler-sfo Skoleanlegg 5 Kronstad skole Skoleanlegg 7 Loddefjord skole Skoleanlegg 8 Løvås oppveksttun Skoleanlegg 11 Seljedalen skole *=Vaktmesterbolig avstengt. Vurderes generelt på 1- siffernivå (bygndel 2-7) Deloppdrag / pakke 3 Skoleanlegg Skolenavn Eiendomsnummer Kvm BTA Skoleanlegg 2 Blokkhaugen skole Skoleanlegg 4 Eidsvåg barne- og ungd.skole * Skoleanlegg 6 Li skole Skoleanlegg 10a Rolland skole Skoleanlegg 10b Rollandshallen Skoleanlegg 10c Kollåsen skole Skoleanlegg 10d Storåsen skole *=Tyskerbrakke avstengt. Vurderes generelt på 1- siffernivå (bygndel 2-7) Presisering av elementer som er viktig for tilstandsanalysen og gjennomføringen av denne: At informasjonsskriv til skolene om tilstandskartlegging følges. God planlegging og dialog med nøkkelpersonell på den enkelte skole er viktig å få etablert. Bruker medvirkning. Vurdering av strakstiltak relatert til risiko og tilbakemelding om helseplager i intervjufase og lokalisering av hvor plagene/ problemene oppstår. Få klarhet i behov for arbeidsplasser og ansattes dusj/wc forhold (jfr. utført kartlegging) og mulige anbefalte løsninger for å tilfredsstille krav. Fokus på øvrige HMS-relaterte faktorer i bygningsmassen. Enkel enøkvurdering skal utføres på alle bygg. I forbindelse med inneklimalogging av CO2/ temp/ rf må følere plasseres noenlunde og hensiktsmessig midt i det enkelte rom og i normal oppholdssone/ høyde. Det legges til grunn 3. oppholdsrom (herunder også rom for lærerarbeidersplasser) for hvert enkelt bygg. Rommene må være representative og plukket ut sammen med skolen, og da særlig de steder som oppleves mindre bra. Noe fleksibilitet ift antall målepunkter pr bygg kan tillates innenfor totalrammen. Med logging forstås intervallregistrering av nevnte måleparametere over en nærmere definert tidsperiode. Intervallene bør ikke være lengre enn 5minutter. (Etat for helsetjenester anbefaler 1minutt intervall) SIDE NR.: 7 av 14

8 Vedrørende avtale om befaring/ møte vil avtalen med rektor være det styrende. Driftsog vedlikeholdspersonell som fremgår av utlevert telefonliste må kontaktes av leverandør og informeres om fastsatt møtetidspunkt. Disse må varsles i så god tid som mulig. Spesielt om skjemaet Risikobasert tilstandsregistrering Vedlegg II.6. Skjemaet er tenkt å ta høyde for tiltak også sett godt frem i tid. Tilstandsbeskrivelse skal gjøres utfra nåsituasjon og vurderes utfra mulighetene til å heve bygget/ bygningsdelen opp til dagens standard. Normale levetidsbetraktninger legges til grunn utfra antatt restlevetid før evt. tiltak må iverksettes. Det vil si at årstall føres inn selv om det kanskje er 40 år til anbefalt periodisk vedlikeholdstiltak. Kostnader vil automatisk periodiseres i summeringstabell hvor kostnader flyttes automatisk etter hvert som tiden går. Det vil si at dersom ingen tiltak kommer til utførelse slik som anbefalt på angitt år vil alle tiltak tilslutt havne i kategorien «strakstiltak.». Språk, format, kopier gjeldende for sluttrapport og vedlegg til sluttrapport Sluttrapportene og sluttrapportenes vedlegg skal leveres i egne eksemplarer, totalt 7 eksemplarer av sluttrapporter og sluttrapportens vedlegg. Eksemplarene skal være i farge, tosidig A4 papirformat, plastomslag i ringspiral av metall. Annet format tillates for enkeltsider, men må være brettet til A4. I tillegg skal sluttrapport og sluttrapportens vedlegg leveres digitalt i både originalt digitalformat og i PDF-format. For nærmere detaljer henvises det til Vedlegg II.16. B.1.2 B.1.3 YTELSE Dette oppdraget gjelder tverrfaglig tilstandsanalyse i en gruppe som minimum omfatter fagene RIB, RIV, RIE. Gruppen skal ha en prosjektansvarlig/ oppdragsansvarlig, som er kontaktpunkt mot Etat for eiendom i forbindelse med oppdraget. Det er viktig at rollen som prosjektleder utøves med både fasthet, oversikt og fleksibilitet. Dette medfører at en, samtidig som å være en pådriver for fremdrift av prosjektet, også skal forestå en grundig kvalitetssikring av samhandlingen mellom de forskjellige rådgiverne og deres materiell, og ha gode samarbeidsevner. B.1.4 B.1.5 SIDE NR.: 8 av 14

9 B.1.6 B.1.7 B.1.8 MØTEVIRKSOMHET OG FULLMAKT Leverandør må påregne møtevirksomhet og befaring på det enkelte skoleanlegg. Slik påregnet møtevirksomhet og befaring for den enkelte skole må fremkomme av Tilbyders fremdriftsplan, herunder høringsperiode. Det vises i så måte bl.a til vedlegg II.1. Jevnlig oppdatering via telefon møte eller epost må påregnes med oppdragsgiver. Det må påregnes møte med Etat for Eiendom i forbindelse med drøfting, spørsmål og merknader rundt høringsutkast. Etter overlevering av rapportene må det kunne påregnes møter/ spørsmål i forbindelse med presentasjon av rapportene. B.1.9 B.1.10 B.1.11 FREMDRIFT Valgte Leverandører skal i samarbeid med den enkelte bruker utarbeide en detaljert fremdriftsplan for «pakken(e)» av skoleanlegg som er inngått avtale på. I fremdriftsplanen skal det fremkomme Leverandørens oppstartsdato, milepæler, angitte tidspunkt for møter med brukere, høringsrunde med høringsfrist og tidspunkt for ferdig levert sluttrapporter for hvert skoleanlegg, jfr Vedlegg II.1 Tidsfrist for oppstart er ikke en del av tildelingskriteriet, men frist for ferdig levert sluttrapport vil være en del av tildelingskriteriet Leveringstilpasning, se konkurransegrunnlagets del 1, pkt. 5 Tildelingskriterier. Det gjøres oppmerksom på at Tilbyders oppgitte leveringsdato for sluttrapport vil være frist med hensyn på dagmulkter dersom denne er tidligere enn satt minimum leveringsdato jf. Pkt. C.2.1 Tilbyders oppgitte leveringsdato. B.1.12 B.1.13 SIDE NR.: 9 av 14

10 B.1.14 B.2 Tegninger, rapporter m.m. av eksisterende bygningsmasse Se vedlegg II.3 og II.10. Ytterligere informasjon/ dokumentasjon vil leveres til de valgte leverandører. B.3 Krav til prosess B.3.1 B.3.2 B.3.3 GRUNNLAGET FOR TILSTANDSANALYSE Prosjektbeskrivelse, jfr. pkt A.1.1 i dette dokument Oppgitte vedlegg til denne konkurranse samt utleverte dokumenter til valgte leverandører Ytelser beskrevet i fellesdel og ytelsesbeskrivelsene NS3424 Myndighetskrav B.3.4 SIDE NR.: 10 av 14

11 C Fremdrift og frister C.1 Fremdrift Oppdragsgivers fremdriftsplan for tilstandsvurdering av 14 skoleanlegg inklusive 5 underbruk/ grendaskoler. Fremdriftsplan og frister er lik for alle deloppdrag/pakker i selve oppdraget. Se vedlegg II.1 Overordnet fremdriftsplan. Det forventes snarlig oppstart av oppdraget etter kontraktsignering. Minstekrav for levering av ferdig rapport med tilstandsanalyse etter utført høringsrunder er 22. april Dersom Tilbyder likevel ikke leverer i henhold til minstekrav for levering eller til leveringsdato angitt i Tilbyders konkurransegrunnlag, så vil Oppdragsgiver gi dagmulkt etter frister og dagmulktsbeløp angitt under C.2 Dagmulktsbelagte frister. C.2 Dagmulktsbelagte frister C.2.1 FRIST NR 1 TILBYDERS OPPGITTE LEVERINGSDATO Leverandørens tilbudte fristdato for levering av ferdig rapport og vedlegg med tilstandsanalyse Frist: xx.xx.xx Dagmulktsbeløp: 500,- NOK C.2.2 FRIST NR 2 KONKURRANSENS MINSTEKRAV FOR LEVERING Siste frist for levering av ferdig rapport og vedlegg med tilstandsanalyse Frist: Dagmulktsbeløp: 500,- NOK D Vederlaget D.1 Svardokument inkl. tilbudsskjema Tilbudsskjema inngår i Svardokumentet vedlagt konkurransegrunnlaget. SIDE NR.: 11 av 14

12 E Alminnelige bestemmelser E.1 Generelle kontraktsbestemmelser E.1.1 NS 8401:2010 MED ENDRINGER NS 8401:2010 med de endringer som er beskrevet i nedenstående punkter, gjelder som generelle kontraktsbestemmelser i Bergen kommune, Etat for eiendom sine tjenestekontrakter for prosjekteringsoppdrag. I visse prosjekter er det behov for å presisere, gi tilleggsbestemmelser eller endre Bergen kommunes generelle kontraktsbestemmelser. Slike bestemmelser er i så fall angitt som spesielle kontraktsbestemmelser for det enkelte prosjekt i pkt E2 nedenfor. Ved motstrid gjelder bestemmelsene i E2 foran bestemmelsene i E1. E.1.2 OFFENTLIGRETTSLIGE KRAV (NS PKT ) Følgende gis som nytt pkt. 8.3 «Lønns- og arbeidsvilkår» «Oppdragstaker skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle kontraktsmedhjelpere, som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8. februar 2008, 5, 2. og 3. ledd. Leder for foretaket er ansvarlig for at denne regelen etterleves.» «Alle avtaler som oppdragstaker inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakt, skal inneholde tilsvarende krav.» «Dersom oppdragstaker ikke etterlever kravene til lønns- og arbeidsvilkår, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktsummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Oppdragsgiver kan holde tilbake et beløp tilsvarende ca. to ganger besparelsen for arbeidsgiveren.» «Oppdragstaker skal på forespørsel dokumentere at de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet er i samsvar med overnevnte krav. Dokumentasjonsplikten omfatter også kontraktsmedhjelpere.» E.1.3 ENDRINGER (NS 8401 PKT 10) Pkt 10.2 «Varsling» Siste og sjette ledd utgår, og erstattes med følgende: «Selv om det foreligger tvist, har den prosjekterende plikt til å utføre det som er pålagt. Oppdragsgiver stiller ikke sikkerhet for omtvistede endringer.» E.1.4 PRIS. BETALING(NS 8401 PKT 15) Pkt «Sluttfaktura og sluttoppgjør». Nytt andre og siste ledd: «Sluttoppstilling skal godkjennes av oppdragsgiver før oversendelse av sluttfaktura.» SIDE NR.: 12 av 14

13 E.1.5 AVBESTILLING AV OPPDRAG (NS 8401 PKT 16) Punktet utgår i sin helhet, og erstattes med følgende nytt punkt: «Oppdragsgiver kan avbestille gjenstående deler av oppdraget. Avbestilling skal skje skriftlig og snarest mulig etter at beslutningen om dette er tatt. Oppdragstaker har kun krav på betaling for den del av oppdraget som er utført, og ikke for sitt påregnelige tap som følge av avbestilling, selv om prosjektet kommer til utførelse.» E.1.6 TVISTER (NS 8401 PKT 18) Annet ledd utgår og erstattes med følgende nytt annet ledd: «Tvister som ikke avgjøres i minnelighet, skal avgjøres ved voldgift.» E.2 Utgår E.3 Administrative bestemmelser E.3.1 SPRÅK All kommunikasjon, muntlig og skriftlig, mellom partene skal foregå på norsk. Leverandørenes nøkkelpersonell på byggene og i hans administrasjon (herunder funksjonene prosjekt og byggeplassleder, SHA-ansvarlig mv), som skal kommunisere med oppdragsgiver og hans kontraktsmedhjelpere, skal beherske norsk godt, både muntlig og skriftlig. Alt materiell som utarbeides i prosjektet skal være på norsk. E.3.2 E.3.3 KORRESPONDANSE All skriftlig kommunikasjon, herunder brev, notater, e-post etc, skal merkes med følgende opplysninger: Prosjektets navn og bygg Hva saken gjelder Grad av tilbakemeldinger, evt. tidsfrister for svar/oppfølging E.3.4 REFERATER Referater skal merkes med prosjektets navn, jf ovenfor. Møtereferater skal inneholde: Møtetype, nummer, dato og sted SIDE NR.: 13 av 14

14 Deltakere, øvrige mottakere av referat Ansvar for oppfølging av saker, neste møte E.3.5 FAKTURERING Alle fakturaer sendes på papir til felles fakturamottak på følgende adresse: Bergen kommune, Etat for eiendom Serviceboks Bergen Krav som må oppfylles ved utstedelse av papirfaktura: Sort skrift på hvit bakgrunn Fast oppsett på fakturaen Faktura skal merkes med bestillers navn og ressursnr. (5 siffer) For at faktura skal kunne bli behandlet av vedlikeholdsansvarlige ved Etat for eiendom må det tydelig spesifiseres på faktura hvilket skoleanlegg faktura gjelder. Det må derfor fremkomme på faktura Total kontraktsum eks.mva i den enkelte pakke, samt delkontraktssum for det enkelte skoleanlegg og eventuelt innestående beløp etter fakturering. Faktureres i henhold til utført arbeid. Delkontraktssummene må fremkomme tydelig da beløpene skal regnskapsføres/ konteres på den enkelte eiendom/ skoleanlegg. Ressursnumre og navn på de vedlikeholdsansvarlige som skal ha faktura i forhold til den enkelte skole fremgår av vedlegg II.10. Kan være samlefaktura så lenge faktura blir riktig spesifisert. Avvik fra overnevnte krav skal godkjennes av BK før de trer i kraft, slik at ikke BK får problemer ved innskanning av fakturaene. Fakturaene skal være spesifiserte, og skal alltid inneholde en referanse til arbeidssted. E.3.6 E.3.7 SIDE NR.: 14 av 14