Neste utfordring for IT-avdelingen: Tre hovedtrender innen dokumentsamarbeid og -utveksling

Transkript

1 Adobe Acrobat Teknisk dokument Neste utfordring for IT-avdelingen: Tre hovedtrender innen dokumentsamarbeid og -utveksling Oppfylle kunnskaparbeidernes krav i dag og i fremtiden Innhold 1: Globale samarbeidspartnere er fordelt både innenfor og utenfor bedriften 2: Etterspørselen etter dynamiske dokumenter øker 3: IT-avdelinger opplever et konstant press om å kutte kostnader og øke effektiviteten 4: Sluttresultatet Bedriftskommunikasjon kan i dag skje i en mengde formater fra chat, blogger og wikier til de mer tradisjonelle formene, som e-post og interne websider. Dokumenter, inkludert salgsforslag, krav, planer, avtaler og rapporter, er imidlertid fortsatt forretningslivets viktigste valuta, og dokumentsamarbeid er fremdeles kjerneaktiviteten i kunnskapsarbeidernes hverdag. Derfor krever de og trenger de mer effektive verktøy for dokumentsamarbeid og -utveksling. IT-organisasjoner som ønsker å forbedre eller utvide sine funksjoner for bedriftssamarbeid, bør vurdere tre viktige trender og betydningen av dem: Prosjektgrupper med flere tredjeparter er i ferd med å bli standard, og behovet for å opprettholde sikkerheten utenfor brannmuren øker. Det er et voksende behov for dynamiske dokumenter som muliggjør mer effektiv og engasjerende kommunikasjon. Kutt i kostnader via effektivisering er fremdeles øverst på dagsorden for ledelsen. "Programvare fra Adobe sparte oss flere hundre tusen dollar i distribusjon av kurshåndbøker og gav oss kontroll over dokumenttilgangen." Ken Knitter Leder for webbasert kursvirksomhet og opplæring Globale samarbeidspartnere er fordelt både innenfor og utenfor bedriften Bedrifter består stadig oftere av arbeidsgrupper som er spredt over hele verden. Ifølge en undersøkelse Forrester Consulting gjorde for Adobe i 2009 kalt "Building the Future of Collaboration", samarbeider 73 % av kunnskapsarbeiderne med personer i andre tidssoner og geografiske områder minst én gang i måneden. Og slike ulike grupper finnes ikke bare innenfor organisasjonen: 67 % av ansatte jobber med personer i andre selskaper minst én gang i måneden. Samarbeid blir viktigere og viktigere innen kunnskapsarbeid, og verktøyene må støtte og finpusse gjeldende arbeidsvaner samtidig som de legger til rette for en overgang til høyere effektivitet innenfor både kommunikasjon og samarbeid, melder Forrester Consulting. Arbeidsgrupper på ulike geografiske plasseringer skaper uten tvil et behov for bedre samarbeidsverktøy, spesielt når det gjelder dokumentutveksling. Bransjearbeidere samarbeider og utveksler ofte dokumenter med personer utenfor selskapet, blant annet leverandører, partnere, byråer og kunder. Dette er en stadig mer vanlig praksis som kan være lite effektiv og gå ut over sikkerheten i bedriften. De fleste selskaper i dag vil lide betydelige økonomiske tap hvis konfidensiell informasjon blir lekket. Derfor må IT-avdelingene tilbyr dokumentsamarbeidsverktøy som gjør det mulig for de ansatte å beskytte bedriftsinformasjonen, også når dokumentene sendes utenfor dokumenthåndteringssystemet og bedriftens brannmur. Et typisk eksempel er Bombardier, verdens største produsent av sivile luftfartøy. Selskapet må levere omfattende opplæringshåndbøker til piloter og teknikere utenfor bedriften. Vi vil gjøre disse dokumentene lett tilgjengelige for autoriserte lesere, men samtidig inneholder de en enorm mengde åndsverk som må beskyttes, sier Ken Knitter, leder for webbasert kursvirksomhet og opplæring i selskapet. Ved å gå over til PDF og en Adobe-løsning sparte Bombardier flere hundre tusen dollar på distribusjon av dokumenter, blant annet kurshåndbøker, samtidig som de fikk bedre kontroll over tilgangen tilknyttede parter over hele verden har til den sensitive informasjonen.

2 Neste steg for IT-avdelingen Vurder statusen for dokumentsamarbeid i din organisasjon. Hvordan samarbeider kunnskapsarbeidere og utveksler dokumenter, og hvilke verktøy bruker de? Hvor kostnadseffektiv er den nåværende prosessen? Hvor i prosessen kan IT-avdelingen forbedre dokumentsamarbeidet blant ulike arbeidsgrupper slik at sluttresultatet styrkes? Står organisasjonen i fare for å eksponere konfidensiell informasjon når dokumentene ikke er sikret utenfor brannmuren? Etterspørselen etter dynamiske dokumenter øker Forventningene til dokumenter er i endring. Med den økte mengden enheter og programvare som er tilgjengelig for å produsere avansert innhold på en enklere måte, ønsker kunnskapsarbeidere å bruke avanserte medier til å gi informasjon bedre kontekst og til å produsere engasjerende og spennende innhold. Dette er en drivkraft bak overgangen fra statiske til dynamiske dokumenter. I motsetning til tradisjonelle, statiske dokumenter er dynamiske dokumenter interaktive. De kan inneholde koblinger, knapper, innebygde beregninger og avansert innhold, blant annet tegninger, bilder, videoer, innebygde websider og skjemaer. Dynamiske dokumenter vises og fungerer på ønsket måte uansett plattform. De er dessuten enkle å opprette, kan deles med andre via eksisterende kanaler, kan sikres og kan raskt integreres i eksisterende dokumentbaserte prosesser eller dokumenthåndteringssystemer. De fleste kunnskapsarbeidere sier de har behov for å skape slagkraftig kommunikasjon minst én gang i måneden, og 76 % må sette sammen flere filtyper som tekst, bilder, videoer og skjemaer, i henhold til Forrester Consulting-undersøkelsen fra Med dynamiske dokumenter kan dette arbeidet gjøres på en enklere og mer effektiv måte: Formidle komplekse prosesser eller konsepter Dynamiske dokumenter forenkler og effektiviserer formidlingen av komplekse ideer. Ved å gi ansatte mulighet til å sette sammen tegninger, bilder, video og tekst på en enkel måte, for eksempel ved utvikling av nye produkter, opplæring og innkjøp, kan de oppnå raskere forståelse og beslutninger. For eksempel har Sundt Construction, en av de største entreprenørene i USA, ansvar for byggeprosjekter verdt et titalls millioner dollar med hundrevis av underentreprenører og leverandører. Ved hjelp av interaktive byggeplaner i PDF-format kan byggeledere og andre klikke på bestemte deler i planen og umiddelbart kobles til relevant side eller detaljinformasjon. Snarveier til bestemte sider og detaljvisninger gjør det raskt og enkelt å svare på spørsmål. Motta og behandle avansert innhold på en effektiv måte Den kraftige økningen i bruken av avansert innhold gjør at ansatte i stadig større omfang må kunne motta, gjennomgå og godta innhold med bilder, lydopptak eller video på en enkel måte. Denne utvekslingen må også være effektiv for parter med mindre teknisk kunnskap. Canadiske OHIA (Ontario Homicide Investigator s Association) stod ovenfor denne utfordringen når det gjaldt saksinformasjon, som kan inneholde åstedsfotografier, lydopptak av vitnesamtaler, politirapporter og papirdokumenter. Det var en manuell og tidkrevende prosess å samle informasjonen for innsending til retten. I tillegg var det svært vanskelig å søke i informasjonen. OHIA løste dette problemet ved å lage en e-formidlingsløsning der det benyttes PDF-filer og -porteføljer. Denne e-formidlingsprosessen blir nå tatt i bruk av politimyndigheter i hele Ontario-provinsen i Canada. Etterforskere og saksansvarlige kan nå bygge opp et e-formidlingsdokument i løpet av dager, i kontrast til månedene som det før var nødvendig å bruke på å klargjøre informasjonen. Etterforskerne har mer tid til å utføre undersøkelser, og kvaliteten på og tilgjengeligheten til innhold som sendes til domstol og advokater, er blitt bedre. Politiavdelingene har oppnådd store besparelser på papir- og fraktutgifter, beløp som kan komme opp i tusenvis av dollar i større saker. Bli mer overbevisende Med dynamiske dokumenter kan kunnskapsarbeidere levere mer spennende presentasjoner og salgsforslag. For eksempel kan dynamiske dokumenter hjelpe selgere med elegant å kombinere salgs- og markedsføringsmateriale og inkludere videoer med kundehistorier og selvkjørende produktdemoer som effektivt overbeviser kundene om fordelene ved deres løsninger. Dividi Projects er et britisk selskap innen markedsføring og kommunikasjon som skaper interaktive presentasjoner med rike medier for bedrifter og organisasjoner. Ved å bruke interaktive PDF-dokumenter hjelper Dividi kundene med å opprettholde et høyt nivå innen merkevarebygging og grafisk design, slik at de kan engasjere og kommunisere med målgruppene på en mer effektiv måte. Den omfattende bruken av gratisprogrammet Adobe Reader betyr at innholdet kan vises uavhengig av plattform. Adobe Acrobat Teknisk dokument 2

3 "Når vi bruker Adobe Acrobat til å sette sammen og presentere video, lyd og annet digitalt materiale i medierike PDF-filer, blir forretningskommunikasjonen mer virkningsfull og arbeidet skiller seg ut." Harry Hemus Grunnlegger, Dividi Projects Neste steg for IT-avdelingen Evaluer eksisterende og fremtidige krav til dynamiske dokumenter i organisasjonen. Hvordan kan IT-infrastrukturen bedre støtte den økende bruken av avansert medieinnhold i dokumenter og det på en effektiv måte? Kan den utvidede bruken av PDF-dokumenter forbedre dynamisk kommunikasjon og redusere IT-kostnadene i bedriften? IT-avdelinger opplever et konstant press om å kutte kostnader og øke effektiviteten Bedre forretningsprosesser og en mer effektiv arbeidsstyrke står øverst på prioriteringslisten for mange toppledere. Ved å standardisere bruken av de rette produktivitetsprogrammene i bedriften kan IT-avdelingen øke produktiviteten og gi kunnskapsarbeidere muligheten til å bli mer effektive på følgende måter: Få fart på gjennomgangene For de fleste kunnskapsarbeidere er tilbakemeldinger om innhold en del av det ukentlige, om ikke daglige, arbeidet. Samtidig kan dokumentgjennomgangssykluser mellom en bedrift og dens leverandører, underentreprenører og kunder forlenge prosjektplanene med dager eller til og med måneder. Kunnskapsarbeiderne ønsker for eksempel ikke hele tiden å være tvunget til å eksportere, importere og sende ut kommentarer fra flere lesere. De trenger et verktøy som gjør at de bedre kan håndtere og få fart på interne og eksterne gjennomganger, slik at produktene kommer på markedet og kundene raskere får respons. Oppnå godkjenning raskere Enten det gjelder interne retningslinjer, kompatibilitetskrav eller overholdelse av regler og forskrifter, er tydelig sporing av når og av hvem et dokument ble godkjent, ofte en nødvendig del av prosessen. Effektive elektroniske godkjenninger som kan arkiveres sammen med originaldokumentet, kan redusere forretningsrisikoen hvis det oppstår spørsmål eller tvister. En godkjenningsløsning bør være fleksibel nok til å omfatte både en enkel elektronisk godkjenning, for eksempel et stempel eller en elektronisk signatur, og en sikrere og mer anerkjent metode som for eksempel en digital signatur. "Adobe er nå en viktig del av den daglige arbeidsflyten. Jobben ville vært omtrent umulig uten." Bill Rue IT-ansvarlig, Hassell Bruk innhold på nytt på en enkel måte Reformatering og omorganisering av informasjon og medier for å lage nye dokumenter eller presentasjoner kan ta knekken på produktiviteten for mange. Markedsundersøkelser Adobe har utført, viste at 40 % av kunnskapsarbeiderne ønsket seg en mulighet til å redigere PDF-innhold eller bruke det på nytt uten å måtte gå tilbake til den opprinnelige kildefilen. De hadde også behov for å bruke innhold fra en PDF-fil på nytt i andre formater. Finn informasjon raskere Ansatte kaster bort mye tid på å søke etter informasjon, enten den er papirbasert eller digital. Ifølge IDC-rapporten "Hidden Costs of Information Work (Doc.# )" fra 2009 ble det gjennomsnittlig brukt 8,8 timer per uke på å søke etter informasjon, noe som koster USD per ansatt per år. Ved å redusere denne tiden kan produktiviteten øke dramatisk. Lag og håndter skjemaer på en bedre måte Selv om avdelingsspesifikke og bedriftsinterne skjemaer er i elektronisk format, for eksempel Microsoft Word eller Excel eller statiske PDF-filer, blir de ofte behandlet manuelt. Automatisering av disse skjemaene er ofte lavt prioritert fordi det krever mye tid og ressurser av IT-avdelingen. Imidlertid kan en brukervennlig selvbetjeningsløsning som gir kunnskapsarbeidere mulighet til å automatisere sine egne avdelingsspesifikke skjemaer, lette byrden for IT-avdelingen. Denne løsningen må være intuitiv gjennom hele prosessen fra skjemaoppretting til distribusjon og datainnsamling. Produktivitetsprogramvare som allerede inneholder denne funksjonaliteten, kan bidra til å kutte kostnadene og redusere IT-avdelingens behov for å støtte ytterligere programmer. Automatiser vanlige oppgaver Som en del av interne prosesser eller overholdelse av bedriftens retningslinjer kan ansatte være pålagt å utføre en rekke dokumentoppgaver regelmessig. Hvis brukerne for eksempel skal legge ut dokumenter på bedriftens webområde, kan det finnes krav til hvordan de skal sikre dokumentet, hvilke metadata som skal inkluderes, og hvordan filstørrelsen skal optimaliseres. Ved å automatisere disse oppgavene vil bedriften ikke bare forbedre produktiviteten blant de ansatte, men også sørge for samsvar og overholdelse av retningslinjene. Adobe Acrobat Teknisk dokument 3

4 Neste steg for IT-avdelingen Samarbeid med bedriftens eiere for å identifisere produktivitetshull i organisasjonen. Får brukerne dekket sine behov av de eksisterende produktivitetsprogrammene, eller benytter de seg av eksterne verktøy? Hvor mye tid og penger kan du spare på å konsolidere IT-miljøet og satse på de rette produktivitetsprogrammene? Sluttresultatet For å kunne hjelpe en organisasjon med å oppfylle forretningsmålene må IT-avdelingen være proaktiv når det gjelder å bedre effektiviteten ved dokumentsamarbeid og tilby mer dynamiske kommunikasjonsmetoder. Kunnskapsarbeidere er allerede på utkikk etter slike løsninger og vil i noen tilfeller implementere disse verktøyene i bedriftsmiljøet, noe som skaper vansker for IT-avdelingen. For å lykkes må IT-avdelingen tilby løsninger for dokumentsamarbeid og -utveksling som er brede nok til å dekke et stort behovsspekter, som på en kostnadseffektiv måte kan skaleres til å omfatte hele organisasjonen og eksterne parter, som tilbyr påkrevd dokumentkontroll for sikkerhet og personvern, og som på en fleksibel måte omfatter flere språk, dataplattformer og kunnskapsnivåer. Adobe Systems Nordic AB Box 47, Kista, Sverige Adobe, the Adobe logo, Acrobat, and Reader are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. Java is a trademark or registered trademark of Sun Microsystems, Inc. in the United States and other countries. All other trademarks are the property of their respective owners Adobe Systems Incorporated. All rights reserved. Printed in Norway /11 4

5 Forespørsel om informasjon om Adobe Hvis du vil snakke med en Adobe-representant og få mer informasjon om Adobes løsninger for dokumentsamarbeid og -utveksling, ber vi deg fylle ut og sende inn skjemaet nedenfor. * Obligatoriske felt KONTAKTINFORMASJON Fornavn * Etternavn * Jobbtittel * Organisasjonsnavn * Telefonnummer * E-post * Land/region * Stat/provins Postnummer INFORMASJON OM ORGANISASJONEN Hva beskriver best din bransje? * Hva beskriver best den primære jobbfunksjonen din? * Hvor mange ansatte i bedriften vil bruke dette produktet? * GENERELL INFORMASJON Spørsmål eller kommentarer Merk: Når jeg oppgir kontaktinformasjon, gir jeg Adobe og Adobes representanter ("Adobe") tillatelse til å kontakte meg (via e-post, telefon og/eller post) i forbindelse med Adobe og Adobes produkter og tjenester, inkludert produktlanseringer og -oppdateringer, seminarer, arrangementer, spørreundersøkelser, opplæring og spesialtilbud. Jeg vil ha anledning til å be om ikke å bli kontaktet mer, og Adobe kan bruke data jeg har oppgitt, i henhold til Adobes retningslinjer for personvern på nettet. Les Adobes retningslinjer for personvern på nettet her: