Møteinnkalling. Halden kommune. Hovedutvalg for administrasjon. Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00. Formannskapssalen, Halden rådhus

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side 1

2 Saksliste PS 2012/64 PS 2012/65 PS 2012/66 PS 2012/67 RS 2012/15 RS 2012/16 PS 2012/68 PS 2012/70 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkiv- Saksnr Økonomirapport pr. 2. tertial /984 Kjøp av tjenester fra vikarbyråer 2008/3690 Utlysing av stillinger - godkjenning 2012/2936 Sykefraværsstatistikk og rapport pr /1969 Side nr. Morten Christoffersen utvalgsleder Side 2

3 Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00-16:15 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Morten Christoffersen Leder KRF Lena Beate Karlsen Nestleder H Sverre Stang Medlem V Ellen Simensen Medlem AP Roy Eilertsen Medlem SV Asle Milde Medlem Ans.repr. Kirsti Rørmyr Medlem Ans.repr. Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for: Representerer Merknader Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Toril Bjerkeli Rådmannens representant/personalsjef Underskrift: Vi bekrefter med underskriftene våre at det som er ført i møteboka, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet. Morten Christoffersen Utvalgsleder Else-Marie Breda Utvalgssekretær Side 3

4 Saksliste PS 2012/60 PS 2012/61 PS 2012/62 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr PS 2012/63 Utlysing av stillinger - godkjenning 2012/2936 Side nr. Morten Christoffersen utvalgsleder Side 4

5 PS 2012/60 Godkjenning av innkalling Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Ihht. utsending av papirversjonen av møteinnkallingen ble det gjort oppmerksom på at siste side manglet. Denne siden ble utdelt i møtet. E-postutsendingen var derimot komplett. Innkallingen ble med dette enstemmig godkjent. Vedtak: Innkallingen ble godkjent. PS 2012/61 Godkjenning av saksliste Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Sakslisten ble enstemmig godkjent. Vedtak: Sakslisten ble godkjent. PS 2012/62 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Protokoll fra forrige møte ble enstemmig godkjent. Vedtak: Protokoll fra forrige møte ble godkjent. PS 2012/63 Utlysing av stillinger - godkjenning Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Ansattes representant Kirsti Rørmyr fremmet tilleggsforslag til rådmannens innstilling: «samt generell utlysning av helgestillinger». Lena Karlsen, H, fremmet følgende forslag til vedtak: Side 5

6 Hovedutvalg for administrasjon godkjenner ekstern utlysing av 100% stilling som vernepleier ved Rådyrfaret samlokaliserte bolig. Når det gjelder generell utlysing av helgestillinger i helse bes om en nærmere beskrivelse av omfang og lokalisering som legges frem for behandling i utvalget i neste møte. Karlsens forslag til vedtak ble votert opp mot rådmannens innstilling med Rørmyrs tilleggsforslag. Karlsens forslag til vedtak ble vedtatt med 5 stemmer (Krf, H, Ap, SV). Vedtak: Hovedutvalg for administrasjon godkjenner ekstern utlysing av 100% stilling som vernepleier ved Rådyrfaret samlokaliserte bolig. Når det gjelder generell utlysing av helgestillinger i helse bes om en nærmere beskrivelse av omfang og lokalisering som legges frem for behandling i utvalget i neste møte. Side 6

7 PS 2012/64 Godkjenning av innkalling PS 2012/65 Godkjenning av saksliste PS 2012/66 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Side 7

8 PS 2012/67 Referatsaker Side 8

9 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Lars Vidar Hennum Hansen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 2012/ Hovedutvalg for undervisning og oppvekst Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold Kommunestyret Hovedutvalg for næringsutvikling Hovedutvalg for teknisk drift og byggesak Hovedutvalg for administrasjon 2012/ Hovedutvalg for plan, miljø og landbruk 2012/ Utsendte vedlegg 1 Sektorrapporter pr. 2. tertial 2 Tiltaksrapporter pr. 2. tertial Investeringsrapport pr. 2. tertial 2012 Ikke utsendte vedlegg Økonomirapport pr. 2. tertial 2012 Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Elin Cathrine Hagen, Thomas Bjørnstad Sammendrag av saken: Rådmannen fremlegger med dette økonomirapport for 2. tertial 2012 til politisk behandling. Periodeavviket for årets åtte første måneder viser et negativt avvik på 67,2 mkr målt mot periodisert budsjett. Av dette er ca 6 mkr periodiske merinntekter på området for fellesinntekter og finans, og ca 73,5 mkr i mindreinntekter fra kommunalavdelingenes drift. Ved en videreføring av aktiviteten hittil i år, hensyntatt vedtatte tiltak i budsjett 2012, samt ytterligere tiltak vedtatt i kommunestyret , prognostiseres et negativt avvik ved utgangen av året på 76 mkr. Årsaker og sammenhenger til dette avviket fremkommer i de vedlagte sektor-rapportene, samt under saksutredningen i denne saken. Side 9

10 Den generelle reduksjonen av lønnsutgifter på nærmere 67 mkr er ikke innarbeidet i dette tallmaterialet. Prosessene og konkretiseringen av dette tiltaket synes å gi en større utfordring enn først antatt. Rådmannen anser det ikke lenger sannsynlig med færre antall ansatte i inneværende år, men i forhold til nedgang i vikarbruk er det sannsynlig med en positiv effekt utover høsten. Ved rapportering pr. 2. tertial legger rådmannen frem en total negativ prognose på -76 mkr som relaterer seg til følgende områder: * Fellesinntekter - 17,0 mkr * Sentral/Felles - 6,9 mkr * Nav - 3,1 mkr * Undervisning - 6,1 mkr * Helse - 29,2 mkr * Teknisk - 13,6 mkr * Kultur + 0,0 mkr - 75,9 mkr Rådmannens innstilling: 1. Saken tas til orientering. Saksutredning: Rådmannen skal hvert tertial fremlegge økonomirapport til politisk behandling. Rapporteringsløpet starter i Formannskapet, men settes også opp i underutvalgene. Kommunestyret sluttbehandler tertialrapportene. Årsprognose Kommunalavdelingenes rapporter oppsummeres til en negativ prognose på 59 mkr. I tillegg kommer en negativ prognose på fellesinntekter/finans på - 17 mkr, slik at negativ prognose utgjør 76 mkr. Fellesinntekter og finanskostnader Avvikene innenfor dette området er flere, og samlet sett prognostiseres en mindreinntekt på 17 mkr. Skatteinntekter og rammetilskudd I revidert nasjonalbudsjett for 2012 øker finansdepartementets prognoser for skatteinntekter med 2,3 mrd på landsbasis. Halden kommunes andel av skatteinngang er i underkant av 75 % av landsgjennomsnittet. Etter utjevning for lav skatteinngang beregnes denne økningen å gi omlag 10 mkr i merinntekter utover det opprinnelige budsjettet. På den annen sider er det i budsjettet budsjettert med 10 mkr i ekstraordinært skjønn fra Fylkesmannen. Rådmannen kan ikke se at disse 10 millionene vil komme, og dermed settes prognosen lik budsjett. Eiendomsskatt Faktureringsgrunnlaget for 3. termin 2012 er kjørt ved rapporteringstidspunktet. Denne viser en liten økning i fht det periodiserte budsjettet på i underkant av ,-. Dette avviket var også gjeldende for de 2 første terminene og fremskrevet prognose viser et positivt avvik på ca 0,4mkr. Netto mva-kompensasjon fra Investeringer Side 10

11 I budsjettet er det lagt inn 40% av total mva-kompensasjon fra det vedtatte investeringsbudsjettet. Dette fordeler seg med 33,7 mkr i mva-kompensasjon (100%) og 20,2 mkr som tilbakeføres til investeringsregnskapet (60%) slik at netto inntekten er budsjettert til 13,5 mkr (40 %). Inngående mva-kompensasjon fra investeringer ligger langt etter periodisert budsjett ved utgangen av august. Formannskapet vedtok i sitt møte i februar stopp i nær sagt alle mvakompensasjonsberettigete investeringer. Videre har det blitt åpnet for at utvalgene i sin tur kan vedta igangsetting av enkelte prosjekter. Et anslag på slike enkeltprosjekter er lagt til grunn i prognosen, noe som gir 8 mkr netto svikt. I dette er det tatt hensyn til at prosjektene på Prestebakke og Hjortsberg skoler, samt bygging av Båstadlund starter opp. Finansutgifter Prognostiseres til et negativt avvik på 3,7 mkr som følge av forventet økning i rentekostnadene, og et tidligere opptakstidspunkt for vedtatte investeringer i 2012 enn budsjettert. Rådmannen har inngått 2 nye renteswap-avtaler, samt bundet en større andel av startlånene til en rente på 2,18 % i 5 år for å sikre at kommunen følger vedtatt finansstrategi. Finansinntekter Prognostiseres til et negativt avvik på 5,7 mkr, hovedsakelig som følge av en lavere renteinntekt på foliokonto på grunn av kommunens likviditetssituasjon, samt lavere utbytte fra Østfold Energi enn budsjettert. Sistnevnte utgjør en svikt på 3,2 mkr i fht budsjett. Oppsummering av kommunalavdelingenes drift Prognoseavviket i kommunalavdelingenes drift summerer seg til et negativt avvik på til sammen 59 mkr. I denne prognosen er ikke det generelle tiltaket om nedbemanning i størrelsesorden 67 mkr på årsbasis med. Nærmere beskrivelse av kommunalavdelingenes rapporter Sentral / Felles Sentraladministrasjonen med fellesområder prognostiseres til et negativt avvik på 6,9 mkr. Avvikene er flere, og ca 4 mkr er knyttet til nettolønnsprognosen. - Ubudsjetterte stillinger (allsang, juridisk, rådmannen) 2,0 mkr - Politiske møtegodtgjørelser 1,7 mkr - Afp og amortiseringskostnader 1,5 mkr Avviket knyttet til andre driftsutgifter utgjør -3,5 mkr og knytter seg til følgende; - Revisjonsutgifter - 1,0 mkr - Kons/Juridisk bistand - 0,8 mkr - Tap på fordringer - 1,0 mkr - Næringsbidrag - 0,4 mkr - Forsikringer - 0,2 mkr - Tinglysningsgebyr - 0,2 mkr - Allsang - 1,5 mkr - IT utstyr + 0,4 mkr (som følge av innkjøpsstopp) - Generelt mindreforbruk +0,4 mkr Det positive avviket på andre inntekter på 1,6 mkr knytter seg til; Internoverføring som finansierer 1 IT stilling 0,8 mkr, merinntekter på sentralkjøkkenet 0,9 mkr. Side 11

12 NAV NAV prognostiseres til et negativt avvik på 3,1 mkr i Hovedårsaken til avviket er lønn til personer på kvalifiseringsstønad. Det var i snitt 50 slike mottakere i 2. kvartal. Det har vært en økning av slike tilfeller den siste tiden uten at dette blir fullt ut kompensert med overføringer fra staten via rammetilskuddet. Det har også vært en økning i antall personer på introduksjonsstønad dette året. I august var det 19 mottakere av introduksjonsstønad. Bruttolønnsavviket prognostiseres til 3mkr. For å begrense lønnsavviket har det ikke blitt benyttet vikarer i 2. kvartal NAV ble tillagt økte syke- /fødselspengerefusjoner i budsjettet for Prognosen er basert på enhetsleders realistiske vurdering og gir et negativt avvik på ca 0,2 mkr. Dersom planlagte tiltak med henblikk på forvaltning og fortsatt gjennomgang av langtidsmottagere på økonomisk sosialhjelp blir en suksess, kan det innebære økte inntekter fra refusjoner og få brukere over på riktige ytelser. Dette vil kunne påvirke resultatet i positiv retning. Samtidig er det usikre prognoser, da man aldri helt vet hvor mange arbeidsledige og antall brukere på øk sosialhjelp vil bli i tiden fremover. Det er viktig å bemerke at gjennom gode tiltak, kontroll og rutiner, etterstreber virksomheten et regnskap i balanse til enhver tid. For enheten samlet sett viser prognosen et merforbruk på 3 mill, samme som stort sett er rapport i hele periode med unntak av juli måned. Det er en nedgang i antall mottagere på økonomisk sosialstønad. Det er også reduksjon i antall mottagere med sosialstønad som hovedinntekt. NAV`s utfordring er boutgifter. Kommunen mangler utleieboliger og vi må benytte det private markedet. Kommunalavdeling undervisning og oppvekst Undervisning og oppvekst sin prognose pr. 2. tertial 2012 viser et negativt avvik på 6,1 mkr. Dette er en vesentlig forverring fra tidligere rapporteringer og skyldes blant annet opprettelse av 2 nye barnehageavdelinger, samt liten effekt av 2 av de tiltakene rådmannen foreslo før sommeren. De to nyopprettede barnehageavdelingene prognostiseres til en merkostnad på om lag 1,2 mkr fra august til desember Det er ikke bevilget midler til denne økningen som genererer utgifter til 6 årsverk (med 5/12-dels virkning i 2012), samt noe driftsutgifter. Til fratrekk kommer brukerbetaling. Rådmannen foreslo i kommunestyrets junimøte alternative tiltak for å dekke inn den manglende effekten av tiltak vedtatt i budsjett Tiltaket om «generell innsparing kommunalsjefens område» på 1 mkr viser seg og ikke kunne gjennomføres. Sektoren klarer videre ikke å innfri den økonomiske effekten av tiltaket om ytterligere reduksjon av assistenter/miljøarbeider og lærerårsverk på til sammen 1,5 mkr. I tillegg er det som tidligere rapportert ikke mulig å innfri forventningene om redusert strømutgift så lenge det ikke blir investert i ENØK-tiltak. Det budsjetterte forholdet mellom vikarlønn og refusjoner er som tidligere rapportert vanskelig å oppnå, og medfører negativt avvik målt mot budsjett. Kommunalavdeling helse og omsorg Brutto lønn er prognostisert på årsbasis til 606,8 mkr, et negativt avvik på 40 mkr. Her kommenteres det største avvikene: Samlokaliserte boliger: Side 12

13 Områdets negative avvik utgjør 13,6 mkr hvorav 10 mkr kan relateres til to nye brukere. Utover dette er det betydelig merforbruk knyttet til vikarer ved ferie og sykdom. Her ble budsjettet redusert betraktelig, bl.a som følge av effekt av ny ressurspool. Denne effekten har latt vente på seg. Hjemmebaserte tjenester: Områdets negative prognose på posten utgjør 12,5 mkr. Ca 10 mkr er relaterer seg til budsjettert reduksjon som så langt ikke har vært mulig å gjennomføre, bla. som følge av økt volum relatert til samhandlingsreformen. Omsorgsboliger: Prognoseavviket utgjør 8,4 mkr. Budsjetterte effekter/ reduksjoner mellom Søsterveien og Hagegata/ Vaterland er ikke fullt ut oppnådd og utgjør hovedårsaken til avviket. Institusjon: Prognosen relatert til brutto lønn viser et negativt avvik på 5,1 mkr. Mye av dette skyldes variabel lønn, men også noen overtallige. Andre driftsutgifter prognostiseres til et merforbruk på 12 mkr. 7 mkr av dette relaterer seg til Familiens hus, som inkluder barnevernet. Barnevernet har hatt store utfordringer knyttet til økt antall meldinger og økt antall tiltak. Avviket på kjøp av plasser fra staten er alene på 5,5 mkr. Koordinerende fellestjenester har et avvik innenfor andre utgifter på 2,5 mkr som i hovedsak relaterer seg til kostand knyttet til tilbakelevering av leasingbiler og avlastning til nye brukere. Andre driftsinntekter prognostiseres til en merinntekt på 23,5 mkr. 11 mkr av dette er knyttet til tilskudd for ressurskrevende bruker og ca 1 mkr til vertskommunetilskuddet. Andre merinntekter knytter seg til øremerkede tilskudd fra Husbanken og fylkesmannen. Videre er det inntektsført 4,2 mkr i bruk av fond. Kommunalavdeling teknisk og kultur Kultur Enhet Kultur og Idrett prognostiseres i balanse når den tekniske budsjettjusteringen på 3,6 mkr er gjennomført i hht vedtak i budsjettsak i kommunestyrets junimøte. Selv om enheten går mot balanse er det flere forhold som bør kommenteres. Kultursalen klarer ikke å drifte sin virksomhet i hht de budsjettrammene som er gitt. Dette dekkes inn ved at enheten har hatt både sykefravær og svangerskapspermisjoner hvor man ikke har satt inn vikarer selv om enheten har mottatt refusjoner. Dette har bidratt til et «overskudd» på nettolønn, som igjen har vært med på å dekke inn driftsavviket på blant annet kultursalen. Teknisk Nettolønn Prognosen for 2012 viser et prognosevvik på 2,1 mill kr. Årsaken til dette er blant annet at det er prognostisert en oppbemanning av plan, byggesak og geodata med tre årsverk. VVA forvaltning har også prognostisert med en oppbemanning for å få gjennomført oppgaver som virksomhetsplanlegging og internkontroll. Prognosen for veier og gater er omtrent som budsjett, det samme er prognosen for miljø og landbruk. Brann har redusert vaktlagene til fire personer, noe som gir en positiv effekt på lønn. Nemndsavgjørelsen i brannvesenet ga en årlig merutgift på lønn ( ,- pr år) som ikke var budsjettert. Eiendom har prognostisert med et merforbruk på 1,5 mill på lønn. På den annen side prognostiseres det med en merinntekt på 1,7 mkr knyttet til refusjon syke-og fødselspenger. Andre driftsutgifter prognostiseres til et merforbruk på ca 4 mkr. Side 13

14 Årsaken til dette merforbruket er blant annet et innsparingstiltak som er registrert på kommunalsjefens område som ikke er mulig å gjennomføre. Nødnettet hos brann har kostet med enn forventet i budsjettet Andre driftsinntekter prognostiseres til en mindreinntekt på ca 9,2 mkr. Hovedårsaken til dette avviket er at gebyrøkningen på plan, byggesak og geodata ikke har vært i samsvar med budsjettet. Videre arbeid for å redusere prognostisert avvik Rådmannen fortsetter arbeidet knyttet til den vedtatte lønnsreduksjonen på 67 mkr, og tar sikte på en innarbeidelse av dette tiltaket i forbindelse med budsjett Utover dette pågår en løpende oppfølging av vedtatte tiltak, samt tiltak knyttet til forbruk på andre arter enn lønnsarter. Investeringer Statusrapport per pågående investeringsprosjekt følger som vedlegg til økonomirapporten. Likviditet Pr utgjorde disponible midler på bankkonti 62,3 mkr. Likviditeten i Halden kommune er fortsatt anstrengt. Det er ved tidligere anledninger varslet behovet for bruk av kassakreditt i kortere perioder. Innvilget kreditt i Nordea er 125 mkr. Rådmannen varslet i 1. tertialrapport at det ville bli behov for å bruke deler av denne kreditten i løpet av sommermånedene. Rådmannen rapporterer nå bruk av trekkrettigheten på følgende dagsintervaller i sommermånedene: 30/ / ,4 mkr 10/ / ,8 mkr Rådmannen varsler videre mulig behov for bruk av trekkrettighet mot slutten av året. Særlig kritisk vil det være fra medio november og ut året. Langsiktig lånegjeld eks. startlån, utgjør pr utgangen av 2. tertial mkr. Konklusjon Prognosen per juli viste et forventet merforbruk på 74,5 mkr (inkludert lønnsoppgjør og vedtaket om to nye avdelinger ved de kommunale barnehagene). Tertialrapporten for 2. tertial viser totalt et forventet merforbruk på 76 mkr. Økningen i prognosen fra forrige rapportering er på 1,5 mkr. De økonomiske utfordringene i Halden kommune er fremdeles veldig store og det er fortsatt ubalanse i den økonomiske driften. For å bringe økonomien i balanse er det helt avgjørende at prosesser knyttet til lønnsreduksjoner på 67 mkr intensiveres. Det er også avgjørende at tiltaksarbeidet i forbindelse med budsjett 2013 gir konkrete og realistiske resultater i forhold til hvilke tjenester som skal produseres slik at tjenesteproduksjonen tilpasses rammene som er vedtatt i økonomiplanen for Dokumentet er elektronisk godkjent av: Eivind Hansen Elin Cathrine Hagen Side 14

15 Side 15

16 Side 16

17 Side 17

18 Side 18

19 Side 19

20 Side 20

21 Side 21

22 Side 22

23 Side 23

24 Side 24

25 Side 25

26 Side 26

27 Side 27

28 Side 28

29 Side 29

30 Side 30

31 Side 31

32 Side 32

33 Side 33

34 Side 34

35 Side 35

36 Side 36

37 Side 37

38 Side 38

39 Side 39

40 Side 40

41 Side 41

42 Side 42

43 Side 43

44 Side 44

45 Side 45

46 Side 46

47 Side 47

48 Side 48

49 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Toril Bjerkeli Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon Kjøp av tjenester fra vikarbyråer Det vises til behandling av sak 2012/63 vedr. godkjenning av utlysning av stillinger i møte der det kom opp spørsmål om kommunens kjøp av tjenester fra vikarbyråer. Hittil i 2012 er det kjøpt tjenester fra vikarbyråer slik oversikten nedenfor viser: Navn Sum Temp-Team AS ,00 Adecco Helse AS ,45 Vacant Helse AS ,00 Orange Helse AS ,00 TOTALSUM ,45 Kjøp av tjenester fra vikarbyråer gjelder kommunalavdeling helse og omsorg. Side 49

50 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Sissel Thorvik Sellevold Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2012/ Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Utlysing av stillinger - godkjenning Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Benny Karlsen Sammendrag av saken: Det vises til tidligere PS-sak 2012/34 Behandling av ansettelsessaker i hovedutvalget for administrasjon retningslinjer, hvor det bl.a. ble fattet følgende vedtak pkt. 1 og 2: 1. Utlysing av faste stillinger, vikariater av lengre varighet og engasjementer legges fram for hovedutvalget for godkjenning etter framlagt liste med kort begrunnelse og konsekvens. 2. Ledige stillinger og vikariater kan ved særskilte behov lyses ut med forbehold om politisk godkjenning. Det vises også til vedtak i HAD : Hovedutvalg for administrasjon godkjenner ekstern utlysing av 100% stilling som vernepleier ved Rådyrfaret samlokaliserte bolig. Når det gjelder generell utlysing av helgestillinger i helse bes om en nærmere beskrivelse av omfang og lokalisering som legges frem for behandling i utvalget i neste møte. Vedlagt følger en redegjørelse fra kommunalsjef helse og omsorg vedr. utlysing av helgestillinger (sak 2) samt søknad om utlysing av to høgskolestillinger (vernepleiere). Rådmannens innstilling: Administrasjonsutvalget godkjenner utlysing av stillinger innenfor kommunalavdeling helse og omsorg som gjengitt i saken. Side 50

51 Saksutredning: Sak 1 - Utlysning av høgskolestillinger - vernepleierstilling 100 % eksternt og 70,42 % internt ved Isebakke samlokaliserte bolig. Dette er vakante stillinger, og det behov for vernepleierkompetanse for å kunne dekke det behovet for tjenesteyting til brukerne som er der, og tilhørende tjenester disse skal ha. Det er behov for personer med erfaring og riktig kompetanse som kan bidra til en bedre hverdag for bruker og som er økonomisk gunstig for arbeidsgiver. Ber om å få utlyse disse høgskolestillingene internt. Sak 2 generell utlysing av helgestillinger I møtet i HAD møte fremmet rådmannen en sak om generell utlysning av helgestillinger i kommunalavdeling helse og omsorg: Det er mange helgestillinger i helse som står vakante. For å få dekket disse vaktene og for å yte tjenestetilbudet mot brukere i helger, bruker man ansatte som har stilling/arbeidsforhold i helse eller tjenester fra vikarbyrå. Dette fører til bruk av overtid, forskjøvet arbeidstid og økning av krav om høyere stilling i henhold til arbeidsmiljøloven HAD fattet følgende vedtak : Når det gjelder generell utlysing av helgestillinger i helse bes om en nærmere beskrivelse av omfang og lokalisering som legges frem for behandling i utvalget i neste møte. Pr er det innenfor kommunalavdeling helse og omsorg følgende vakante helgestillinger: Enhet/Lokasjon Antall Sum årsverk Område hjemmebasert: 31 6 Område samlokalisert: 8 1,5 Område omsorgsboliger: 25 5 Område sykehjem: 20 4 Innenfor alle ovennevnte områder er det utarbeidet turnuser, både grunnturnus og personturnuser, der personturnus er arbeidsplaner for den enkelte ansatte. Disse turnuser gir en forutsigbarhet som arbeidstaker har krav på etter AML Turnus og ressurser som ligger i en grunnturnus er fra arbeidsgivers side en plan på hvordan man skal bruke de nødvendige ressurser til å yte tjenester til ulike tider på døgnet og gjennom uka. Turnus bygger igjen på en bemanningsplan som viser dimensjonering og faglig sammensetning gjennom døgnet. Den viser altså ressursbehovet for å produsere tjenester som er utmålt med bakgrunn i individuelt fattede vedtak. Side 51

52 Når en stilling i turnus står vakant, blir det vakter innenfor en turnus hvor vi ikke har arbeidskraft å sette inn. Dette behovet dekkes da av andre. Pr i dag gjøres dette ved - Innleie fra vikarbyråer - Bruk av vikarer på arbeidskontrakt, ikke fast ansatte vikarer - Bruk av faste ansatte som ikke er i 100 % stilling og som ønsker ekstra vakter - I enkelte tilfeller beordres ansatte på vakt - dette utløser overtid De vakante stillingene har også i noen grad, spesielt innenfor hjemmebaserte tjenester, blitt dekket ved bruk av ressurser i ressurspool. Dette har medført at ressurspoolen ikke har fungert etter intensjonen og ikke har hatt ressurser når korttidsfravær skulle dekkes inn andre steder. Slik det framgår av sak til HAD : «Dette fører til bruk av overtid, forskjøvet arbeidstid og økning av krav om høyere stilling i henhold til arbeidsmiljøloven 14-9.» Rådmannen ønsker ikke denne utviklingen og ber derfor om å få lyse ut alle vakante stillinger, spesielt helgestillinger. Rådmannen har etablert et fora, personalteam, der kommunalsjef og personal gjennomgår alle utlysninger og behov for stillinger, samtidig som det forsøkes å dekke ledige stillinger med ansatte som er overtallige, i omstilling eller har et krav om fast tilsetting etter AML Rådmannen mener det er viktig å påpeke personalteamets betydning, og det er ikke slik at alle vakante stillinger uten videre vil bli lyst ut eksternt. Det er i utgangspunktet vanskelig å dekke helgestillinger, da det er liten søkning til disse. Halden kommune har i mange år vært i den situasjonen at et stort antall helgestillinger ikke har vært besatt med faste ansatte. Det bes om godkjenning for utlysning av vakante helgestillinger i helse og omsorg. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Toril Bjerkeli Side 52

53 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Else Marie Breda Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2012/ Utsendte vedlegg 1 Sykefraværsstatistikk pr Rapport pr for sentral felles 3 Rapport pr for Nav 4 Rapport pr for undervisning og oppvekst 5 Rapport pr for teknisk og kultur 6 Rapport pr for helse og omsorg Ikke utsendte vedlegg Sykefraværsstatistikk og rapport pr Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Mette Hansen og Benny Karlsen Sammendrag av saken: Vedlagt saken er sykefraværsstatistikk for hele kommunen, kommunalavdelingene og NAV kommunal del. Statistikken viser tall for juli måned. Rapportene for kommunalavdelingene og Nav kommunal del viser sykefraværet fordelt på enheter og områder, samt gir en analyse av tallene og sier noe om hvilke tiltak som er iverksatt for å øke nærværet. Rådmannens innstilling: Sykefraværsstatistikk pr samt rapporter fra kommunalavdelingene tas til orientering. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Toril Bjerkeli Side 53

54 Sykefraværsstatistikk pr. 31. juli 12 endelige tall Halden kommune totalt Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2011 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,6 % 1,5 % 1,3 % 4,8 % 9,2 % 9,7 % 9,2 % Feb 1,5 % 1,5 % 1,3 % 5,0 % 9,3 % 9,0 % 9,4 % Mar 1,4 % 1,2 % 1,5 % 4,4 % 8,4 % 9,0 % 9,2 % 1.kvartal 1,5 % 1,4 % 1,4 % 4,7 % 9,0 % 9,2 % April 1,0 % 1,3 % 1,5 % 4,4 % 8,2 % 8,1 % 9,1 % Mai 0,8 % 1,2 % 1,3 % 4,2 % 7,5 % 7,8 % 8,8 % Juni 0,7 % 0,9 % 1,6 % 4,0 % 7,2 % 7,1 % 8,6 % 2.kvartal 0,8 % 1,1 % 1,5 % 4,2 % 7,6 % 7,7 % Juli 0,3 % 0,8 % 1,0 % 2,8 % 4,9 % 5,6 % 8,1 % August September Sentral felles Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2011 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 2,8 % 1,2 % 1,0 % 2,3 % 7,2 % 5,0 % 7,2 % Feb 2,5 % 1,2 % 0,1 % 2,2 % 6,1 % 3,8 % 6,7 % Mar 0,8 % 1,1 % 0,7 % 1,5 % 4,1 % 4,7 % 5,8 % 1.kvartal 2,0 % 1,2 % 0,6 % 2,0 % 5,8 % 4,5 % April 1,3 % 1,0 % 1,0 % 1,2 % 4,6 % 3,0 % 5,7 % Mai 1,3 % 1,5 % 0,1 % 2,1 % 5,0 % 4,1 % 5,6 % Juni 1,2 % 0,4 % 0,9 % 2,2 % 4,7 % 3,4 % 5,4 % 2.kvartal 1,3 % 1,0 % 0,7 % 1,8 % 4,8 % 3,5 % Juli 0,1 % 1,1 % 0,2 % 1,7 % 3,1 % 2,6 % August September NAV- kommunal del Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2011 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,7 % 3,1 % 3,2 % 1,9 % 9,9 % 20,8 % 9,9 % Feb 0,2 % 4,2 % 8,1 % 3,2 % 15,7 % 16,0 % 16,2 % Mar 1,4 % 0,0 % 1,2 % 6,6 % 9,1 % 18,2 % 13,9 % 1.kvartal 1,1 % 2,4 % 4,2 % 3,9 % 11,6 % 18,3 % April 1,6 % 0,5 % 2,8 % 1,7 % 6,6 % 7,5 % 12,4 % Mai 1,0 % 1,2 % 1,2 % 4,2 % 7,7 % 6,6 % 11,6 % Juni 0,2 % 0,0 % 0,0 % 6,6 % 6,8 % 5,9 % 10,8 % 2.kvartal 0,9 % 0,6 % 1,3 % 4,2 % 7,0 % 6,7 % Juli 0,2 % 0,0 % 2,9 % 3,3 % 6,4 % 4,8 % August September Undervisning og oppvekst Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2011 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,6 % 1,4 % 1,1 % 5,0 % 9,2 % 8,8 % 9,2 % Feb 1,5 % 1,2 % 1,0 % 5,2 % 8,9 % 8,3 % 9,1 % Mar 1,4 % 0,8 % 1,5 % 4,3 % 8,1 % 8,9 % 9,0 % 1.kvartal 1,5 % 1,1 % 1,2 % 4,8 % 8,7 % 8,7 % pr. pr. pr. pr. Personalavdelingen side 1 av 3 sider Side 54

55 Sykefraværsstatistikk pr. 31. juli 12 endelige tall April 1,1 % 1,3 % 1,3 % 4,8 % 8,6 % 6,8 % 9,1 % Mai 0,7 % 1,1 % 1,1 % 4,6 % 7,5 % 7,4 % 8,8 % Juni 0,5 % 0,6 % 0,9 % 4,4 % 6,4 % 6,1 % 8,6 % 2.kvartal 0,8 % 1,0 % 1,1 % 4,6 % 7,5 % 6,8 % Juli 0,0 % 0,4 % 0,6 % 2,6 % 3,7 % 4,0 % 7,8 % August Teknisk Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2011 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,9 % 1,8 % 2,1 % 2,1 % 7,9 % 4,8 % 7,9 % Feb 0,8 % 1,5 % 1,0 % 3,5 % 7,0 % 6,5 % 7,5 % Mar 1,1 % 1,3 % 1,0 % 2,2 % 5,6 % 7,6 % 7,1 % 1.kvartal 1,3 % 1,5 % 1,4 % 2,6 % 6,8 % 6,3 % April 0,6 % 0,9 % 1,0 % 2,7 % 5,3 % 6,7 % 6,9 % Mai 0,4 % 0,5 % 2,0 % 1,3 % 4,2 % 3,0 % 6,3 % Juni 0,2 % 0,7 % 1,1 % 3,5 % 5,4 % 2,3 % 6,4 % 2.kvartal 0,4 % 0,7 % 1,4 % 2,5 % 5,0 % 4,0 % Juli 0,6 % 0,4 % 1,0 % 2,5 % 4,5 % 3,1 % 6,3 % August Kultur Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2011 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 0,5 % 2,5 % 1,9 % 0,0 % 4,9 % 4,8 % 4,9 % Feb 0,7 % 0,5 % 0,0 % 0,0 % 1,1 % 1,8 % 3,1 % Mar 0,5 % 1,7 % 0,0 % 0,0 % 2,1 % 2,1 % 2,9 % 1.kvartal 0,6 % 1,6 % 0,6 % 0,0 % 2,7 % 2,9 % April 0,0 % 1,5 % 0,0 % 0,0 % 1,5 % 0,8 % 2,8 % Mai 0,3 % 0,9 % 2,8 % 0,7 % 4,7 % 3,5 % 3,1 % Juni 0,2 % 0,0 % 2,7 % 0,8 % 3,7 % 4,0 % 3,3 % 2.kvartal 0,2 % 0,8 % 1,8 % 0,5 % 3,3 % 2,8 % Juli 0,0 % 1,7 % 0,4 % 0,5 % 2,6 % 1,3 % 3,3 % August September Helse og omsorg Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2011 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,4 % 1,6 % 1,3 % 5,7 % 10,0 % 11,7 % 10,0 % Feb 1,5 % 1,6 % 1,6 % 5,8 % 10,5 % 11,0 % 10,3 % Mar 1,6 % 1,4 % 1,7 % 5,2 % 9,8 % 10,7 % 10,3 % 1.kvartal 1,5 % 1,5 % 1,5 % 5,6 % 10,1 % 11,1 % April 1,0 % 1,3 % 1,8 % 5,0 % 9,2 % 10,6 % 10,1 % Mai 0,9 % 1,3 % 1,5 % 4,8 % 8,5 % 9,8 % 9,8 % Juni 0,8 % 1,3 % 2,3 % 4,0 % 8,4 % 9,5 % 9,6 % 2.kvartal 2,7 % 1,3 % 1,9 % 4,6 % 8,7 % 10,0 % Juli 0,4 % 1,0 % 1,3 % 3,2 % 6,0 % 8,0 % 9,1 % August September pr. pr. pr. Personalavdelingen side 2 av 3 sider Side 55

56 Sykefraværsstatistikk pr. 31. juli 12 endelige tall Akkumulert pr dato viser fra til siste dato i den måned rapporten kjøres for: februar mars april osv Personalavdelingen side 3 av 3 sider Side 56