Møteinnkalling. Halden kommune. Hovedutvalg for administrasjon. Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00. Formannskapssalen, Halden rådhus

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side 1

2 Saksliste PS 2012/71 PS 2012/72 PS 2012/73 PS 2012/74 RS 2012/17 PS 2012/75 PS 2012/76 PS 2012/77 PS 2012/78 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkiv- Saksnr Økonomirapport per september /984 Søknad om utlysing av stillinger - godkjenning 2012/2936 Stillinger i enhet teknisk forvaltning 2012/5205 Rekruttering av tre kommunalsjefer 2012/2936 Sykefraværsstatistikk pr /1969 Side nr. Morten Christoffersen utvalgsleder Side 2

3 Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Morten Christoffersen Leder KRF Lena Beate Karlsen Nestleder H Sverre Stang Medlem V Ellen Simensen Medlem AP Roy Eilertsen Medlem SV Kirsti Rørmyr Medlem Ans.repr. Asle Milde Medlem Ans.repr. Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Ingen Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Toril Bjerkeli Rådmannens representant/personalsjef Side 3

4 Underskrift: Vi bekrefter med underskriftene våre at det som er ført i møteboka, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet. Morten Christoffersen Utvalgsleder Sissel Thorvik Sellevoll Utvalgssekretær Side 4

5 Saksliste PS 2012/64 PS 2012/65 PS 2012/66 PS 2012/67 RS 2012/15 RS 2012/16 PS 2012/68 PS 2012/70 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Økonomirapport pr. 2. tertial /984 Kjøp av tjenester fra vikarbyråer 2008/3690 Utlysing av stillinger - godkjenning 2012/2936 Sykefraværsstatistikk og rapport pr /1969 Side nr. Morten Christoffersen utvalgsleder Side 5

6 PS 2012/64 Godkjenning av innkalling Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Roy Eilertsen, SV bemerket sen innkalling. Utvalgsleder viste til at sakspapirene er tilgjengelig på mail, men at papirutgaven må være tilgjengelig på et tidligere tidspunkt. Innkallingen ble enstemmig godkjent. Vedtak: Innkallingen ble godkjent. PS 2012/65 Godkjenning av saksliste Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Endelig sykefraværsstatistikk ble delt ut i møtet. Ellen Simensen, Ap, ba om at RS 2012/15 «Økonomirapport pr. 2. tertial 2012» ble gjort om til politisk sak.. Utvalgsleder viste til reglene for omgjøring av saker hvor enten utvalgsleder eller 1/3 av medlemmene kan motsi seg dette. Det ble under votering stemt 4 for at RS 2012/15 ble gjort om til politisk sak, (Ap, SV, ansattes representanter) og 3 stemmer i mot (H, Krf, V). Simensens forslag fikk 4 stemmer og falt. Sakslisten ble med dette godkjent. Vedtak: Sakslisten ble godkjent. PS 2012/66 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Protokoll fra forrige møte ble enstemmig godkjent. Vedtak: Protokoll fra forrige møte ble godkjent. Side 6

7 PS 2012/67 Referatsaker Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Referatsakene ble enstemmig tatt til orientering. Vedtak: Referatsakene ble tatt til orientering. RS 2012/15 Økonomirapport pr. 2. tertial 2012 RS 2012/16 Kjøp av tjenester fra vikarbyråer PS 2012/68 Utlysing av stillinger - godkjenning Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Nestleder Lena Karlsen, H, fremmet følgende forslag til vedtak: Hovedutvalg for administrasjon godkjenner intern utlysing av 100% vernepleiestilling og 74,42% ved Isebakke samlokaliserte bolig. Når det gjelder generell utlysing av helgestillinger i helse og sosial vil utvalget avvente en helhetlig vurdering av kommunens eksterne og interne vikarordninger. Kirsti Rørmyr, ans.repr. fremmet rådmannens innstilling: Administrasjonsutvalget godkjenner utlysing av stillinger innenfor kommunalavdeling helse og omsorg som gjengitt i saken. Karlsens forslag til vedtak ble votert opp mot rådmannens innstilling og falt (H, Krf og V). H, Kfr og V anket saken til formannskapet. Vedtak: Administrasjonsutvalget godkjenner utlysing av stillinger innenfor kommunalavdeling helse og omsorg som gjengitt i saken. H, Kfr og V anket saken til formannskapet. Side 7

8 PS 2012/70 Sykefraværsstatistikk og rapport pr Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Sykefraværsstatistikk pr samt rapporter fra kommunalavdelingene tas til orientering. Side 8

9 PS 2012/71 Godkjenning av innkalling PS 2012/72 Godkjenning av saksliste PS 2012/73 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Side 9

10 PS 2012/74 Referatsaker Side 10

11 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Elin Cathrine Hagen Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Kommunestyret Hovedutvalg for næringsutvikling Hovedutvalg for undervisning og oppvekst Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold Hovedutvalg for teknisk drift og byggesak Hovedutvalg for administrasjon Hovedutvalg for plan, miljø og landbruk Økonomirapport per september 2012 Budsjettet for 2012 ble vedtatt i kommunestyret sak PS 2011/ 104. I henhold til vedtakets punkt 3 skal rådmannen påse at rammer og vedtak følges opp og rapporterer månedlig enhetenes økonomi samt fremdrift på innsparinger og andre tiltak til Hovedutvalgene, Formannskapet og kommunestyret. Ved avvik som kan medføre budsjettoverskridelser skal rådmannen umiddelbart legge fram alternative forslag til inndekning for aktuelt politisk organ i henhold til dette vedtaket og delegeringsreglementet. Rådmannen fremlegger med dette enhetenes økonomi og status på vedtatte tiltak ved utgangen av september. Prognosen per september viser et forventet merforbruk på 52,4 mkr ved utgangen av Dette er en forbedring på 23,5 mkr i forhold til økonomirapporten for 2. tertial. Endringen i prognosen kommer i hovedsak som følge av økte fellesinntekter. Prognosen for fellesinntektene er økt med 22 mkr i forhold til forrige måned. Det er to forhold knyttet til denne endringen. Budsjettet for 2012 inneholder en avsetning på 10 mkr for å dekke deler av underskuddet fra 2011 samt en avsetning til disposisjonsfond på 2,3 mkr. Disse avsetningene har vært inkludert i prognosen gjennom året. Vi innser nå at det mest sannsynlig ikke vil være mulig å komme i balanse i 2012 og ved en underskuddssituasjon er det ikke mulig å foreta disse avsetningene. I tillegg er finansdepartementets anslag for årets skatteinntekter oppjustert med 10 mkr i forbindelse med fremleggelsen av statsbudsjettet for Denne justeringen av skatteinntektene Side 11

12 kommer i tillegg til justeringen på 10 mkr som ble gjort i forbindelse med revidert nasjonalbudsjett tidligere i år. Det er generelt svake forbedringer i kommunalavdelingenes prognoser per september i forhold til prognosen per 2. tertial. Det henvises derfor til forrige rapport når det gjelder kommentarer knyttet til kommunalavdelingenes drift. Tabellen under viser et sammendrag av de ulike områdene. Positive tall i endringskolonnen betyr forbedringer fra forrige rapport (i millioner kroner). Tall i mkr Budsjett Prognose Avvik Endring fra 2. tertial Fellesinntekter , ,03 5,16 22,16 Sentral/ Felles 112,05 118,47-6,41 0,48 NAV 49,66 52,65-3,01 0,06 Undervisning og oppvekst 459,18 464,94-5,77 0,39 Helse og omsorg 601,56 631,12-29,56-0,38 Teknisk 36,07 49,09-13,02 0,61 Kultur 41,28 41,11 0,18 0,21 Totalt -1,07 51,35-52,44 23,52 De økonomiske utfordringene er fortsatt store selv om prognosen er vesentlig forbedret fra forrige økonomirapport. Utgiftssiden har samme fart som tidligere og aktivitetsnivået er fortsatt for høyt i forhold til de økonomiske rammebetingelsene som Halden kommune har. Likviditeten er anstrengt og administrasjonen forventer å bruke trekkrettigheten i bank i november og desember for å være i stand til å møte betalingsforpliktelsene. Tiltaksrapportering og rapportering på verbaldelen i budsjettet er vedlegg til økonomirapporten. Side 2 av 2 Side 12

13 Side 13

14 Side 14

15 Side 15

16 Side 16

17 Side 17

18 Side 18

19 Side 19

20 Side 20

21 Side 21

22 Side 22

23 Side 23

24 Side 24

25 Side 25

26 Side 26

27 Side 27

28 Side 28

29 Side 29

30 Side 30

31 Side 31

32 Side 32

33 Side 33

34 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Sissel Thorvik Sellevold Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2012/ Utsendte vedlegg Søknad om utlysing av stillinger - godkjenning Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandler: Toril Bjerkeli Sammendrag av saken: Det vises til tidligere PS-sak 2012/34 Behandling av ansettelsessaker i hovedutvalget for administrasjon retningslinjer, hvor det bl.a. ble fattet følgende vedtak pkt. 1 og 2: 1. Utlysing av faste stillinger, vikariater av lengre varighet og engasjementer legges fram for hovedutvalget for godkjenning etter framlagt liste med kort begrunnelse og konsekvens. 2. Ledige stillinger og vikariater kan ved særskilte behov lyses ut med forbehold om politisk godkjenning. Rådmannens innstilling: Administrasjonsutvalget godkjenner utlysing av stillinger i henhold til saksframstillingen. Saksutredning: Kommunalavdeling teknisk og kultur 1 stilling Utlysning av stilling som brannsjef Nåværende brannsjef går av med pensjon 1. februar Av Forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen 2-5 framgår: 2-5. Brannsjefen og avdelingsledelse Brannsjefens fullmakter følger av brann- og eksplosjonsvernlovens 12 og kommunens delegeringsvedtak. Brannsjefen skal ha en stedfortreder. I kommuner eller brannvernregioner med mer enn innbyggere skal brannvesenet ledes av en kvalifisert person i hel stilling. Side 34

35 Brannvesenet skal organiseres med en forebyggende avdeling og en beredskapsavdeling. I kommuner eller brannvernregioner med mer enn innbyggere skal hver avdeling ledes av en person i hel stilling. Stillingen er følgelig lovpålagt og må besettes. Det er ønskelig med best mulig vurderingsgrunnlag for tilsetting i denne viktige stillingen. Stillingen utlyses eksternt. Kommunalavdelingen undervisning og oppvekst 1) Grunnskolen har to ass. rektorstillinger som det søkes om blir eksternt utlyst. Tistedal skole: Det er nødvendig å tilsette i stillingen, da stillingen har vært stående ubemannet pga. sykdom. På bakgrunn av dette ble saken behandlet i personalteam for kommunalavdeling undervisning og oppvekst , samt fattet følgene vedtak: 1. Det konstitueres en intern ansatt i stillingen som assisterende rektor fram til Stillingen som assisterende rektor utlyses eksternt som et vikariat for perioden med mulighet for fast ansettelse. 3. Innstillingen i pkt. 2 oversendes HAD for godkjenning. 2) Øberg skole: Assisterende rektor har sagt opp stillingen for å gå av med AFP. Han fratrer stillingen 1. februar På bakgrunn av dette behandlet personalteam for kommunalavdeling undervisning og oppvekst saken i møte , og fattet følgende vedtak: 1. Stillingen som assisterende rektor utlyses eksternt. 2. Innstillingen i pkt. 1 oversendes til HAD for godkjenning. Assisterende rektor defineres innenfor betegnelsen undervisningsstillinger. Bakgrunn for søknad om ekstern utlysing av de to administrative stillingene er Opplæringsloven 10-4 Utlysing av stillinger: Undervisningsstillingar og rektorstillingar skal lysast ut offentleg. Kravet om slik utlysing gjeld ikkje for stillingar som er ledige for eit kortare tidsrom enn seks månader, eller når arbeidsgivaren skal tilby stillinga til ein arbeidstakar eller tidlegare arbeidstakar i verksemda med heimel i arbeidsmiljøloven 14-2 om førerett til ny tilsetjing, 14-3 om førerett for tilsette som arbeider deltid eller 15-7 om oppseiingsvern. Endra med lover 17 juni 2005 nr. 62 (ikr. 1 jan 2006, etter res. 17 juni 2005 nr. 609), 25 juni 2010 nr. 49 (ikr. 1 aug 2010, etter res. 25 juni 2010 nr. 982). 3) Pedagogisk ledere i barnehager Side 35

36 Det er ledig to 20 % vikariater som pedagogiske ledere i henholdsvis Stangeløkka og Bergknatten barnehager fram tom Stillingen lyses ut slik at én person kan arbeide begge steder. Dersom stillingene ikke blir besatt, oppfylles ikke Lov om barnehager jfr. krav om at pedagogisk leder skal ha førskolelærerutdanning. Da det ikke finnes ledige førskolelærere internt, ber vi om at vikariatene lyses ut eksternt. Stillingen lyses ut samtidig med en 100 % pedagogisk lederstilling på Isebakke, som tidligere er søkt om, men hvor vi ikke lykkes med tilsettingen, da vedkommende sluttet etter kort tid. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Toril Bjerkeli Side 36

37 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 2012/ Håvard Tafjord Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2012/ Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Stillinger i enhet teknisk forvaltning Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Ved gjennomføring av Fylkesmannens tilsyn av Remmendalen avløpsanlegg og tilhørende avløpsanlegg i desember 2011 ble det blant annet uttrykt bekymring over den lave bemanningen med tanke på gjennomføringen av prosjekter innenfor avløpssektoren. Bemanningen knyttet til forvaltningen av kommunens vann- og avløpsanlegg var den gang 8 personer. I dag jobber 5 personer med oppgaver knyttet til forvaltning av kommunens vann- og avløpsanlegg, hvorav en også har fått ansvar for å føre opplysninger i kommunens VA-kartverk Gemini, en oppgave det tidligere ble brukt et årsverk på. Kommunens VA-kartverk danner grunnlaget for all prosjektering av sanering og nyanlegg. Videre har to av personene sagt opp og går over i alderspensjon. Fra vil VA-forvaltningen i Halden kommune bestå av 3 personer, hvorav en blir 70 år. Fylkesmannen uttrykte også bekymring for kommunens arbeid i forhold til internkontroll og HMS, spesielt sett i forhold til skader på det ytre miljø. Teknisk forvaltning har pr i dag ingen stilling med ansvar for HMS, men oppgavene gjøres på deltid av en prosjektleder i prosjektgruppa. Kommunen har foran seg mange år svært store utfordringer knyttet til fornyelse og separering av kommunens avløpsanlegg. Forslaget til Hovedplan VA som er under utarbeidelse legger opp til utstrakt nødvendig fornying av ledningsnettet. Skal kommunen være i stand til å gjennomføre prosjektene i Hovedplan VA, må VA-forvaltningen dimensjoneres riktig. Reduksjonen medfører en generell svekkelse av enhetens evne til å ivareta sine oppgaver som forvalter av kommunens vann- og avløpsanlegg og kan få konsekvenser for gjennomføringen av Hovedplan VA som skal opp til politisk behandling i november, herunder prosjekt for Side 37

38 utvidelse/fornyelse av avløpsrenseanlegg. En svekkelse over tid av forvaltningen av kommunens vann- og avløpsanlegg vil kunne medføre store økonomiske konsekvenser og dårligere tilbud til kommunens innbyggere og næringsliv, samt etterslep i saneringen som vil medføre høyere vannog avløpsgebyrer enn det rådmannen legger opp til i Hovedplan-VA. Videre vil manglende gjennomføringsevne på fornyelse av eksisterende VA-anlegg kunne medføre at kommunen ikke vil kunne få godkjent reguleringsplaner for nye bolig- og næringsarealer. Det er rådmannens vurdering at enhet for teknisk forvaltning er svært underbemannet, og at underbemanningen vil medføre at man ikke vil kunne gjennomføre nødvendige oppgaver knyttet til fornyelse av kommunens vannforsyning og rensing av avløp på en tilfredsstillende måte. Rådmannens innstilling: Hovedutvalg for administrasjon gir rådmannen fullmakt til eksternt og/eller internt å utlyse inntil 7 stillinger i enhet for teknisk forvaltning. Rådmannen avgjør valg av utlysningsform for de enkelte stillinger. Inntil fire stillinger skal brukes til å styrke VA-forvaltningen, 2 stillinger brukes til prosjektledelse i forbindelse med planlagte VA-prosjekter og en stilling brukes til å styrke arbeidet med internkontroll og HMS innenfor teknisk sektor. Saksutredning: Bakgrunn Enhet teknisk forvaltning, VA-forvaltningen, har ansvar for forvaltning av kommunens vann- og avløpsanlegg, herunder vannrenseanleggene og avløpsrenseanlegg. Anleggene representerer svært store verdier for kommunen, og det er derfor svært viktig at disse verdiene forvaltes på en bærekraftig og effektiv måte. Forvaltningen skal sørge for at anleggene er i kontinuerlig drift, at man leverer trygt og godt drikkevann til kommunens innbyggere og næringsliv, at det ikke medfører forurensning til det ytre miljø i strid med utslippstillatelse og at anlegget fornyes og bygges ut for å ivareta eksiterende bebyggelse, samt å legge til rette for ny utvikling i kommunen. VA-forvaltningen har mange oppgaver knyttet til kommunens vannforsyning og avløp. Herunder å kartlegge og planlegge sanering og utvidelser av dagens anlegg. Videre skal den besørge at innbyggere kobler seg til og benytter anleggene, slik at man oppnår en best mulig rensing av utslipp i kommunen og derigjennom hindrer forurensning til det ytre miljø. Det bedrives industrikontroll for å sikre at det ikke slippes inn fett som tetter avløpsrørene og ødelegger pumpestasjonene i anlegget. Enhet for teknisk forvaltning har ansvaret for prosjektledelse i egen regi og for oppfølging av eksterne prosjektledere, samt å være byggherrerepresentant i alle prosjekter knyttet til vann- og avløpsanlegget. Viktige hensyn og krav som må tilfredsstilles ved valg av løsning Egen og andre administrative enheters anliggende For Halden kommune representerer vann- og avløpsanlegget svært store verdier. God og riktig forvaltning av anleggene vil medføre at kostnadene ved å drifte og vedlikeholde anleggene ikke blir større enn nødvendige. Side 38

39 For innbyggerne og næringslivet er leveranse av rent drikkevann og et fungerende avløpssystem avgjørende for å kunne bo og drive i kommunen. God forvaltning av anleggene vil over tid medføre sikre leveranser uten at vann- og avløpsgebyrene blir for høye Personal- og organisasjonsspørsmål Stillingene er ment å utføre oppgaver innenfor VA-området, og vil ikke belastes kommunens ordinære lønnsbudsjett. Da det er stor konkurranse om arbeidskraft med relevant kompetanse på dette fagområdet, er det viktig å starte rekrutteringsprosessen så snart som mulig. Rådmannen er i tvil om det vil la seg gjøre å fylle alle stillingene umiddelbart, men ønsker å kunne drive en kontinuerlig rekrutteringsprosess for å sikre nødvendig kompetanse på sikt. Betydning for kommunens næringsutvikling Næringslivet, herunder spesielt prosessindustri og landbruket er helt avhengige av pålitelig leveranser av rent vann. Betydning for kommunens miljøvernengasjement Kommunen har fått utslippstillatelse fra Fylkesmannen for Remmendalen rensedistrikt, og forplikter seg til ikke å forurense det ytre miljøet utover det som ligger i tillatelsen. Man er nå derfor helt avhengig av å øke saneringstakten av dagens anlegg for å oppfylle kravene. Alternative løsninger Alternativene til å ansette 7 nye medarbeidere i enhet for teknisk forvaltning er å ansette færre eller ingen. Vurdering av løsningsmulighetene Dersom man velger å ansette færre medarbeidere i enhet for teknisk forvaltning vil dette medføre at Halden kommune ikke vil være i stand til, eller dårligere rustet, å gjennomføre tiltakene som foreslås i hovedplan-va. Dette vil igjen medføre at Fylkesmannen i Østfold gir Halden kommune kr 1 mill i tvangsmulkt. Tvangsmulkten vil ikke kunne dekkes av VA-midler, men må dekkes over kommunens ordinære driftsbudsjett. Viktigere er at kommunen vil kunne få innsigelser fra Fylkesmannen som vil bremse eller stanse reguleringsplaner for nye byggeområder for boliger eller næring dersom kommunen inne klarer å oppfylle vilkårene i utslippstillatelsen. Konklusjon Rådmannen mener at det er viktig å starte rekrutteringsarbeidet snarest mulig for å sikre at Halden kommune i årene fremover skal klare å bygge opp en faglig sterk va-forvaltning som er i stand til å sørge for at kommunen oppfyller krav i utslippstillatelse, klarer å levere vann med kvalitet som tilfredsstiller mattilsynets krav til drikkevannskvalitet og innbyggernes og næringslivets krav til forutsigbar leveranse av trygt og godt drikkevann. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Lars T. Larsen Side 39

40 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Toril Bjerkeli Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2012/ Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Rekruttering av tre kommunalsjefer Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Anne Beate Olaussen Sammendrag av saken: Tre kommunalsjefstillinger er ledige for fast tilsetting: - Kommunalsjefstilling undervisning og oppvekst - Kommunalsjefstilling helse og omsorg - Kommunalsjefstilling teknisk og kultur Rådmannen har vurdert rekrutteringsmåte og tidspunkt for de tre ledige kommunalsjefstillingene. Rådmannens innstilling: 1. Rekruttering av tre nye kommunalsjefer gjennomføres ved bruk av eksternt rekrutteringsfirma. 2. Eksisterende rekrutteringsavtale for rådmann med opsjon benyttes ved rekrutteringen av tre kommunalsjefer. Høyeste rammebeløp for oppdraget innhentes før opsjonen iverksettes. 3. De tre kommunalsjefene tilsettes av ny rådmann. Saksutredning: Bakgrunn Flg. kommunalsjefstillinger er ledige for fast tilsetting etter at én kommunalsjef har sluttet i Halden kommune og to kommunalsjefer har frasagt seg stillingene: Side 40

41 - Kommunalsjefstilling undervisning og oppvekst - Kommunalsjefstilling helse og omsorg - Kommunalsjefstilling teknisk og kultur Det er foretatt konstitueringer i alle tre stillingene. Konstitueringene varer fram til det er gjennomført en rekrutteringsprosess og nye kommunalsjefer er tilsatt i stillingene. Rådmannen har vurdert rekrutteringstidspunkt og rekrutteringsmåte for de tre kommunalsjefstillingene og har kommet fram til at ny rådmann må være tilsatt før rekruttering av nye kommunalsjefer finner sted. Det er viktig at ny rådmann kan velge sine nærmeste ledere. Etter planen skal ny rådmann tilsettes i kommunestyrets møte 18.oktober, og utvelgelsesprosessen av de tre kommunalsjefene antas å kunne starte ca. 1.november. Viktige hensyn og krav som må tilfredsstilles ved valg av løsning Juridiske forhold/økonomi Etter gjennomført konkurranse, ble det , signert avtale mellom Halden kommune og Utviklingspartner AS (kontraktssum eks.mva) om levering av rekrutteringstjenester knyttet til ansettelse av ny rådmann. Det er foretatt en intern vurdering i forhold til om det er juridisk grunnlag for å kjøpe rekrutteringstjenester knyttet til ansettelse av 3 kommunalsjefer fra eksisterende avtale med Utviklingspartner AS. I avtalen av er det bestemmelse om at tjenestekjøpet ikke skal overstige ,- eks mva, i tillegg er det en opsjonsmulighet i avtalen. (En opsjon innebærer at kommunen har en rett, men ikke plikt til å kjøpe flere relaterte tjenester fra Utviklingspartner AS). Dette taler for at det er anledning til å kjøpe ytterligere rekrutteringstjenester (i tillegg til rekrutteringstjenester rådmann) fra samme avtale, så lenge anskaffelsen totalt sett ikke overstiger kroner ,- eks.mva. Alternative løsninger 1. Ny anskaffelsesprosess gjennomføres for rekrutteringstjenesten. Resultatet av denne blir at samme eller ny leverandør blir valgt. 2. Rekrutteringen gjennomføres i egenregi. Vurdering av løsningsmulighetene Rådmannen har også kommet fram til at rekrutteringen av tre nye kommunalsjefer bør skje gjennom bruk av et eksternt rekrutteringsfirma. Rekrutteringsprosesser er tidkrevende, og kapasiteten i organisasjonen til å gjennomføre en omfattende rekrutteringsprosess er begrenset. Det vil dessuten være ønskelig med et bredest mulig søkergrunnlag til de tre toppstillingene i organisasjonen. Leverandøren av rekrutteringstjenester - rådmann har allerede foretatt en kartlegging og analyse av kommunen, i forkant av utarbeidelsen av kravspesifikasjonen av ny rådmann. Dette legges til grunn at dette arbeidet, og tilegnet kunnskap, også kan benyttes som grunnlag for rekruttering av tre kommunalsjefer. Dette er kunnskaper som en ny leverandør må bruke ressurser på i rekrutteringen noe som mest sannsynlig vil føre til høyere pris. Lov om offentlige anskaffelser 1 har en formålsbestemmelse som sier at regelverket skal sikre en mest mulig effektiv Side 41

42 ressursbruk i kommunens anskaffelser. Det vurderes til å være i tråd bestemmelsen å benytte eksisterende leverandør, som allerede innehar nevnte kunnskap om kommunen. Konklusjon Rekruttering av tre nye kommunalsjefer gjennomføres gjennom bruk av eksternt rekrutteringsfirma. Eksisterende rekrutteringsavtale - rådmann med opsjon benyttes. Høyeste rammebeløp innhentes før opsjonen iverksettes. De tre kommunalsjefene tilsettes av ny rådmann. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Eivind Hansen Side 42

43 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Else Marie Breda Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2012/ Hovedarbeidsmiljøutvalget 2012/ Utsendte vedlegg 1 Sykefraværsstatistikk pr Rapport for sentral felles pr Rapport for NAV pr Rapport for undervisning og oppvekst pr Rapport for teknisk og kultur Rapport for helse og omsorg pr Ikke utsendte vedlegg Sykefraværsstatistikk pr Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Mette Hansen og Benny Karlsen Sammendrag av saken: Vedlagt saken er sykefraværsstatistikk for hele kommunen, kommunalavdelingene og NAV kommunal del. Statistikken viser tall for august måned. Rapportene for kommunalavdelingene og Nav kommunal del viser sykefraværet fordelt på enheter og områder, samt gir en analyse av tallene og sier noe om hvilke tiltak som er iverksatt for å øke nærværet. Rådmannens innstilling: Sykefraværsstatistikk pr samt rapporter fra kommunalavdelingene tas til orientering. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Toril Bjerkeli Side 43

44 Sykefraværsstatistikk pr. 31. august 12 endelige tall Halden kommune totalt Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2011 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,6 % 1,5 % 1,3 % 4,8 % 9,2 % 9,7 % 9,2 % Feb 1,5 % 1,5 % 1,3 % 5,0 % 9,3 % 9,0 % 9,4 % Mar 1,4 % 1,2 % 1,5 % 4,4 % 8,4 % 9,0 % 9,2 % 1.kvartal 1,5 % 1,4 % 1,4 % 4,7 % 9,0 % 9,2 % April 1,0 % 1,3 % 1,5 % 4,4 % 8,2 % 8,1 % 9,1 % Mai 0,8 % 1,2 % 1,3 % 4,2 % 7,5 % 7,8 % 8,8 % Juni 0,7 % 0,9 % 1,6 % 4,0 % 7,2 % 7,1 % 8,6 % 2.kvartal 0,8 % 1,1 % 1,5 % 4,2 % 7,6 % 7,7 % Juli 0,3 % 0,8 % 1,0 % 2,8 % 4,9 % 5,6 % 8,1 % August 0,7 % 1,4 % 1,4 % 2,1 % 5,6 % 6,1 % 7,8 % September 3.kvartal Oktober November Desember 4.kvartal Sentral felles Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2011 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 2,8 % 1,2 % 1,0 % 2,3 % 7,2 % 5,0 % 7,2 % Feb 2,5 % 1,2 % 0,1 % 2,2 % 6,1 % 3,8 % 6,7 % Mar 0,8 % 1,1 % 0,7 % 1,5 % 4,1 % 4,7 % 5,8 % 1.kvartal 2,0 % 1,2 % 0,6 % 2,0 % 5,8 % 4,5 % April 1,3 % 1,0 % 1,0 % 1,2 % 4,6 % 3,0 % 5,7 % Mai 1,3 % 1,5 % 0,1 % 2,1 % 5,0 % 4,1 % 5,6 % Juni 1,2 % 0,4 % 0,9 % 2,2 % 4,7 % 3,4 % 5,4 % 2.kvartal 1,3 % 1,0 % 0,7 % 1,8 % 4,8 % 3,5 % Juli 0,1 % 1,1 % 0,2 % 1,7 % 3,1 % 2,6 % 5,3 % August 1,2 % 1,0 % 1,9 % 1,4 % 5,4 % 4,4 % 5,3 % September 3.kvartal Oktober November Desember 4.kvartal NAV- kommunal del Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2011 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,7 % 3,1 % 3,2 % 1,9 % 9,9 % 20,8 % 9,9 % Feb 0,2 % 4,2 % 8,1 % 3,2 % 15,7 % 16,0 % 16,2 % Mar 1,4 % 0,0 % 1,2 % 6,6 % 9,1 % 18,2 % 13,9 % 1.kvartal 1,1 % 2,4 % 4,2 % 3,9 % 11,6 % 18,3 % April 1,6 % 0,5 % 2,8 % 1,7 % 6,6 % 7,5 % 12,4 % Mai 1,0 % 1,2 % 1,2 % 4,2 % 7,7 % 6,6 % 11,6 % Juni 0,2 % 0,0 % 0,0 % 6,6 % 6,8 % 5,9 % 10,8 % 2.kvartal 0,9 % 0,6 % 1,3 % 4,2 % 7,0 % 6,7 % pr. pr. pr. Personalavdelingen side 1 av 3 sider Side 44

45 Sykefraværsstatistikk pr. 31. august 12 endelige tall Juli 0,2 % 0,0 % 2,9 % 3,3 % 6,4 % 4,8 % 10,1 % August 0,6 % 0,0 % 0,0 % 1,3 % 1,9 % 5,1 % 9,0 % September 3.kvartal Oktober November Desember 4.kvartal Undervisning og oppvekst Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2011 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,6 % 1,4 % 1,1 % 5,0 % 9,2 % 8,8 % 9,2 % Feb 1,5 % 1,2 % 1,0 % 5,2 % 8,9 % 8,3 % 9,1 % Mar 1,4 % 0,8 % 1,5 % 4,3 % 8,1 % 8,9 % 9,0 % 1.kvartal 1,5 % 1,1 % 1,2 % 4,8 % 8,7 % 8,7 % April 1,1 % 1,3 % 1,3 % 4,8 % 8,6 % 6,8 % 9,1 % Mai 0,7 % 1,1 % 1,1 % 4,6 % 7,5 % 7,4 % 8,8 % Juni 0,5 % 0,6 % 0,9 % 4,4 % 6,4 % 6,1 % 8,6 % 2.kvartal 0,8 % 1,0 % 1,1 % 4,6 % 7,5 % 6,8 % Juli 0,0 % 0,4 % 0,6 % 2,6 % 3,7 % 4,0 % 7,8 % August 0,5 % 0,8 % 1,5 % 1,7 % 4,5 % 4,8 % 7,4 % September 3.kvartal Oktober November Desember 4.kvartal Teknisk Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2011 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,9 % 1,8 % 2,1 % 2,1 % 7,9 % 4,8 % 7,9 % Feb 0,8 % 1,5 % 1,0 % 3,5 % 7,0 % 6,5 % 7,5 % Mar 1,1 % 1,3 % 1,0 % 2,2 % 5,6 % 7,6 % 7,1 % 1.kvartal 1,3 % 1,5 % 1,4 % 2,6 % 6,8 % 6,3 % April 0,6 % 0,9 % 1,0 % 2,7 % 5,3 % 6,7 % 6,9 % Mai 0,4 % 0,5 % 2,0 % 1,3 % 4,2 % 3,0 % 6,3 % Juni 0,2 % 0,7 % 1,1 % 3,5 % 5,4 % 2,3 % 6,4 % 2.kvartal 0,4 % 0,7 % 1,4 % 2,5 % 5,0 % 4,0 % Juli 0,6 % 0,4 % 1,0 % 2,5 % 4,5 % 3,1 % 6,3 % August 0,4 % 0,9 % 0,0 % 2,3 % 3,6 % 3,7 % 6,0 % September 3.kvartal Oktober November Desember 4.kvartal pr. pr. Personalavdelingen side 2 av 3 sider Side 45

46 Sykefraværsstatistikk pr. 31. august 12 endelige tall Kultur Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2011 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 0,5 % 2,5 % 1,9 % 0,0 % 4,9 % 4,8 % 4,9 % Feb 0,7 % 0,5 % 0,0 % 0,0 % 1,1 % 1,8 % 3,1 % Mar 0,5 % 1,7 % 0,0 % 0,0 % 2,1 % 2,1 % 2,9 % 1.kvartal 0,6 % 1,6 % 0,6 % 0,0 % 2,7 % 2,9 % April 0,0 % 1,5 % 0,0 % 0,0 % 1,5 % 0,8 % 2,8 % Mai 0,3 % 0,9 % 2,8 % 0,7 % 4,7 % 3,5 % 3,1 % Juni 0,2 % 0,0 % 2,7 % 0,8 % 3,7 % 4,0 % 3,3 % 2.kvartal 0,2 % 0,8 % 1,8 % 0,5 % 3,3 % 2,8 % Juli 0,0 % 1,7 % 0,4 % 0,5 % 2,6 % 1,0 % 3,3 % August 0,0 % 0,9 % 0,0 % 0,0 % 0,9 % 1,3 % 3,0 % September 3.kvartal Oktober November Desember 4.kvartal Helse og omsorg Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2011 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,4 % 1,6 % 1,3 % 5,7 % 10,0 % 11,7 % 10,0 % Feb 1,5 % 1,6 % 1,6 % 5,8 % 10,5 % 11,0 % 10,3 % Mar 1,6 % 1,4 % 1,7 % 5,2 % 9,8 % 10,7 % 10,3 % 1.kvartal 1,5 % 1,5 % 1,5 % 5,6 % 10,1 % 11,1 % April 1,0 % 1,3 % 1,8 % 5,0 % 9,2 % 10,6 % 10,1 % Mai 0,9 % 1,3 % 1,5 % 4,8 % 8,5 % 9,8 % 9,8 % Juni 0,8 % 1,3 % 2,3 % 4,0 % 8,4 % 9,5 % 9,6 % 2.kvartal 2,7 % 1,3 % 1,9 % 4,6 % 8,7 % 10,0 % Juli 0,4 % 1,0 % 1,3 % 3,2 % 6,0 % 8,0 % 9,1 % August 0,8 % 1,9 % 1,5 % 2,5 % 6,8 % 8,1 % 8,8 % September 3.kvartal Oktober November Desember 4.kvartal pr. pr. Akkumulert pr dato viser fra til siste dato i den måned rapporten kjøres for: februar mars april osv Personalavdelingen side 3 av 3 sider Side 46